Los programas denominados “Hojas de Cálculo” han supuesto una auténtica revolución dentro del mundo empresarial. Una hoja de cálculo es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos desde un nivel sencillo hasta operaciones realmente complejas. Consiste en una serie de datos distribuidos en celdas dispuestas por filas y columnas. Estos pueden ser de varios tipos y se pueden relacionar unos con otros para resolver un cálculo.

Estas barras son la Barra de Herramientas Estándar, la Barra de Formato Y la Barra de Dibujo.

A continuación se darán a conocer las

principales barras que utilizaremos para

trabajar en Excel 2010

Celda

Menús de formato

Filas

Hojas de trabajo

Barra de formulas

Columnas

Barras de

desplazamiento

Acceso al menú de opciones

nos permite dar formato al contenido de la hoja de calculo que esta

seleccionada o en la que estamos trabajando en ese momento. Contiene las

operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,

elegir tipo de fuente, etc.

Contiene iconos de inserción, como son insertar imagen, formas,

gráficos, cuadro de texto entre otros.

Contiene iconos para el diseño de nuestro documento tal como serían los

márgenes el tamaño del documento la orientación y algunos detalles en el

diseño de nuestra hoja de calculo.

Contiene iconos con las diferentes funciones que se utilizaran en la hoja

de calculo, facilitando la inserción de formulas en la hoja de calculo.

Contiene iconos para la revisión del texto dentro de la hoja de calculo, como

son: Ortografía, sinónimos y la traducción de texto.

Obtiene datos externos, conexiones, ordena y filtra la información, y

esquematiza la información

Contiene iconos que nos permiten visualizar la hoja de calculo de diferentes

maneras como son: en pantalla completa, vista de impresión, también nos

permite ampliar una sección o alejarla.

BARRA DE FORMULAS

Nos muestra el contenido de la

celda activa, es decir, la casilla

donde estamos situados.

Cuando vayamos a modificar el

contenido de la celda, dicha

barra variará ligeramente, pero

esto lo estudiaremos más

adelante.

BARRA DE ETIQUETAS

Permite movernos por las distintas

hojas del libro de trabajo.

*LIBRO DE TRABAJO. Puede contener cuantas hojas de cálculos queramos, estas de identifican por pestañas en

la parte inferior del libro.

*HOJA DE CALCULO. Documento principal que se utiliza en Excel para

almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo

se almacena siempre en un libro.),

CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROSOFT

EXCEL

*COLUMNA. Las columnas se nombran mediantes letras siguiendo el orden alfabético de esta. Cuando llega a la letra Z se comienza el recuentro mediante las letras (AA,AB,AC,ect) siguiendo un sistema como el de los automóviles.

*FILA. Las filas se encuentran enumeradas desde la primera (la numero 1) hasta la ultima (la 65,356).

*CELDA. Una celda es el lugar donde se pueden introducir los datos. En hojas de cálculo como Microsoft Excel. es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre como C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).

*RANGO. Un rango es un rectángulo de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero la celda de arriba a la izquierda, después la de abajo a la derecha

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones. - Los argumen tos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) En este caso podemos insertar una formula o una función con el Asistente para insertar una función o formula.

FORMULA O FUNCIÓN

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Existen diferentes tipos de formulas pero las mas usadas en Excel son las de suma, resta ,multiplicación ,división y potencia. También existen las funciones , estas se utilizan cuando queremos que el resultado de alguna formula en este caso puede ser el promedio de una división , primero tenemos que llevar a cabo la formula y después la función.

Las formulas, al querer utilizarlas se inicia por signo “=”,a continuación se pondrá la formula que se implementará en este caso un ejemplo “SUMA”, después se pondrán los el rango donde se encuentran los valores a sumar estos separador por dos puntos en dos paréntesis y a continuación enter para llevar a cabo el resultado.

FORMULAS EN EXCEL 2010

*SUMA. SUMA(número1;número2; ...) Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Fórmula Descripción (Resultado)

=SUMA(3;2) Suma 3 y 2 (5)

=SUMA("5";15;VERDADERO)

Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1 (21).

=SUMA(A2:A4) Suma los tres primeros números de la columna anterior (40).

=SUMA(A2:A4;15) Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55).

=SUMA(A5;A6;2)

Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2).

*PRODUCTO Multiplicar un rango de números por un número En una celda vacía, escriba el número por el que desee multiplicar. Seleccione la celda y en el menú Edición, haga clic en Copiar. Seleccione el rango de números que desee multiplicar. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial. En Operación, haga clic en Multiplicar. Haga clic en Aceptar. Elimine el contenido de la celda introducido en el primer paso.

Fórmula Descripción (Resultado)

=A2*A3 Multiplica los números de las dos primeras celdas (75)

=PRODUCTO(A2:A4) Multiplica todos los números del rango (2250)

=PRODUCTO(A2:A4,2) Multiplica todos los números del rango por 2 (4500)

*POTENCIA. Utilice el operador "^" o la función POTENCIA para realizar esta tarea.

*RAIZ . RAIZ(número) Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener. Observación Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #¡NUM! Fórmula

Descripción (Resultado)

=POTENCIA(5;2) Calcula el cuadrado de cinco (25)

=5^3 Calcula el cubo de cinco (125)

Fórmula Descripción (Resultado)

=RAIZ(16) Raíz cuadrada de 16 (4)

=RAIZ(A2)

Raíz cuadrada del número anterior. Puesto que el número es negativo, se devuelve un error (#¡NUM!)

=RAIZ(ABS(A2)) Raíz cuadrada del valor absoluto del número anterior (4)

*SI. La función =SI( ) La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Observa la sintaxis: =SI(Condición;Verdadero;Falso) Esta es la forma más simple de representar esta función.

*PROMEDIO

*MIN Y MAX

=PROMEDIO(Número1;Número2;......) Función que nos devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis Ejemplos: =PROMEDIO(12;12;13) devolverá 12,33333 =PROMEDIO(A2:A4) devolverá el promedio del rango A2:A4

=MAX(Números) =MIN(Números) Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números.

*MODA. =MODA(Números) Valor que más se repite en un rango

*MEDIANA. =MEDIANA(Números) Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

*CONTAR Y CONTARA. CONTAR(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista. =CONTARA(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista

*CONTAR SI =CONTAR.SI(Rango) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.

En Excel podemos utilizar diferentes tipos de formulas, funciones y

operadores para poder llevar a cabo las operaciones que necesitamos

en ese momento y que son requeridas en el trabajo que estamos

presentando.

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que

se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel

incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de

comparación, texto y de referencia.

OPERADORES

-Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

-Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores.

-Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

-Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

Tipos de

operadores

Operadores

aritméticos

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3+3

- (signo menos) Resta Cambio de signo

B3-B1 -A1

* (asterisco) Multiplicación B3*C3

/ (barra diagonal o slash) División D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2

Operadores de comparación

Operador de comparación Significado Ejemplo

= ( igual ) Igual a A1=B1

> ( mayor ) Mayor que A1>B1

< ( menor ) Menor que A1<B1

>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1

<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Operador de texto Significado Ejemplo

&

("y" comercial)

Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo.

- "Sierra"&" Nevada" produce el valor “Sierra Nevada” - A3&B3 crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3

Operadores de referencia

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas

que se encuentran entre dos referencias a celdas.

B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15

; (punto y coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15

(espacio)

Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias.

B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7

GRAFICOS EN EXCEL

2010

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: -Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

-Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente.

GRAFICOS EN EXCEL 2010

EN FORMA MANUAL Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico. Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos en la imagen.

A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico.

Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico.

Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles.

Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.

Después podremos variar las características del gráfico a nuestro antojo como veremos más adelante.

GRAFICOS EN EXCEL 2010

UTILIZANDO EL ASISTENTE

Excel2010 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de gráficos, de forma que nos resulte más fácil crearlo.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes: Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico... Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

En este paso nos pide elegir el tipo de gráfico. En el recuadro de la derecha aparece como queremos que sea nuestra gráfica estos son los subtipos de gráficos y así aparecerán los subtipos con cada tipo de grafica que tiene el asistente

Para seleccionar los datos que queremos incluir en nuestra grafica, damos click secundario y vamos a seleccionar datos.

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes de entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña y podremos rectificar el rango seleccionando el nuevo rango a representar, después hacer clic sobre el botón.

Para colocar etiquetas a un grafico se debe acceder a través de la cinta de insertar y en herramienta de gráficos en la pestaña presentación.

En esta primera ventana nos permite cambiarle los nombres ,por ejemplo el titulo al gráfico y lo pone en la parte superior de la gráfica, al eje de las y y le pone el nombre en la parte izquierda de la gráfica y al eje de las x , pone el nombre en la parte inferior de la gráfica.

En esta pestaña nos permite hacer que los ejes de la gráfica puedan aparecer automáticamente en la gráfica ya terminada o que no aparezcan de forma automática.

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico. Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda. Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos, el marcador de datos es el punto de intersección entre un valor X y un valor Y. En caso de elegir alguna opción, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Esta pestaña nos da la opción de poner una tabla de datos con los valores que hayamos seleccionado para hacer la gráfica.

UBICACIÓN DEL GRÁFICO, para acceder a esta opción seleccionamos la pestaña de diseño en la cinta de herramientas de graficos, en la opción mover grafico dentro de ubicación, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente. Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, hacer clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo. Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican. En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes. Los filtros automáticos son una de las herramientas más utilizadas a la hora de filtrar la información en una hoja de Excel. A este respecto, una de las grandes ventajas que presenta Microsoft Excel de Microsoft Office 2003 es la posibilidad de activar filtros automáticos para más de una tabla de datos en la misma hoja. En versiones anteriores, si usted trabaja con una hoja como la que vemos en la imagen siguiente, es posible aplicar los filtros automáticos alternativamente a una u otra tabla, pero nunca simultáneamente.

FILTROS

Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en

pantalla pueden incluir controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un

cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de

comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar

datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), como botones de

opción y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén

disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para

asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los

formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft

Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual

Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones

Microsoft.).

Diseñar un formulario

propio en Excel

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

*Primer paso. Dependiendo de lo que deseamos realizar, grafica o tabla dinámica vamos a la pestaña insertar y en la cintilla seleccionamos la flecha en tabla dinámica y seleccionamos tabla dinámica o grafico dinámico.

TABLAS DINÁMICAS

*SEGUNDO PASO: Nos aparecerá una ventana donde se debe insertar el rango o una fuente externa, además de donde se va a colocar el documento, en una hoja nueva o en la ya existente.

Para cambiar el diseño de nuestra tabla dinámica en la parte derecha de la hoja apareció un panel donde podremos acomodar los valores de la tabla a nuestro gusto, asi también como decir que valores incluir y que valores no.

Por ejemplo podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila

arrastramos participante y UA

- - En el campo Columna no arastramos nada Y en valores arrastramos la suma de No.

- Nos quedaría una estructura como podemos ver en la siguiente imagen.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.