whitepaper om meer uit je beursdeelname te halen

http://www.laarhovendesign.nl

INHOUDSOPGAVE

Inleiding

1. Weetwiejouwdoelgroepis

2. Formuleerconcretedoelstellingen

3. Formuleerduidelijkjeboodschap

4. Zorgvooreenlinkmethetmarketingproces

5. Zorgvoorafvooreengoedenazorgachteraf

6. Motiveereninstrueerjestandbemanning

7. Verwijderdrempelszoveelmogelijk

8. Plan!Eenbeursdeelnamevereisteengroteinspanningvanjouworganisatie

9. Meet!

10. Evalueerjesucces

2 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen

INLEIDING Een mooie periode breekt aan. Binnenkort neemt jouw organisatie deel aan een beurs en jij bent verantwoordelijk voor organisatie en realisatie.

Eenmooietaak,waarbijveelvanjegevraagdgaatworden.Eenbeursdeelnameheeftveelinzich;

marketing,communicatie,design,projectmanagement,sales,relatiebeheer,logistiekennogveel

meer.Eenmooietaakdieenormzichtbaarisenjoujedekansgeeftjewerkopdekaarttezetten.

Allereerstnatuurlijkvoorjedoelgroep,maarbijvoorbeeldookvoorjecollega’s,management,directie

enconcurrentie.Eenmooietaakdieopsommigemomentenveelvraagtvanjouworganisatieen

jouwcollega’s.Vaakzijnerookaanzienlijkeinvesteringen(directenindirect)meegemoeid.

Belangrijkdusomhetgoedaantepakkenenvooralgoedtekijkennaarhoejedeopbrengstenvan

jebeursdeelnamezohoogmogelijkkankrijgen.Metanderewoorden:hoekrijgikzoveelmogelijk

conversieuitmijnbeursdeelname?

Dezewhitepapergeeftje10praktischetipsomdeconversievanjouwbeursdeelnamezohoog

mogelijktekrijgenenomhetsuccesvanjeeventzogrootmogelijktelatenzijn.

Mochtjenahetlezenvanditdocumentvragenhebben,neemdangerustcontactmetonsop.

Wijhelpenjegraagverder.Succes!

Metvriendelijkegroet,

AntonSlager

CONVERSIE IS DE OMZETTING VAN EEN BEZOEKER NAAR EEN VOORAF GEDEFINIEERD CONVERSIEDOEL

Laarhovendesignpubliceertregelmatigwhitepapersmethandigeadviezeneninformatievoor

Marcomprofessionalsenexposanten.Interesse?Meldjedannuaanvoordedigitalenieuwsbrief

vanLaarhovendesignopwww.laarhovendesign.nlofdirectviainfo@laarhovendesign.nl



1WEET WIE JE DOELGROEP IS

Breng goed in kaart wie je communicatiedoelgroep is voor deze beurs en ga na of jouw doelgroep voldoende is vertegenwoordigd in het bezoekersprofiel van de beurs.

Bijveelbeursorganisatieskunjebezoekersprofielenopvragen.Zitjouwdoelgroepnietinhetbezoekers

profiel?Danheefthetgeenzinomdeeltenemenaandezebeurs!

Verplaatsjeinjedoelgroep.Waaromgaanzijnaardezebeurs?Welkeverwachtingenhebbenzij?Watis

hundoel?Watzoudenzeopjouwstandwillenzienenbeleven?Wathoudjedoelgroepbezig?Watzijn

belangrijkeitemswaarzijnumeebezigzijn?Waarliggenzewakkervan?

Voorbeeld:Desalesmanagervaneenmeubelfabrikantblijftzijnconcurrentievoordoorzijnsalesteamvoorelke

belangrijkebeursalleklantenenkeyprospectstelatenbellen.Zegebruikenhiervoornietdebezoekers

lijstvandebeursorganisatie;zebellenhuncompletedoelgroeplijst.

Hetsalesteamgebruiktdevolgendebeursalsredenomdedoelgroeptebellen.Hettelefoontjeiseen

uitnodigingvooreenontbijtopdebeurs,datwordtgesponsorddoorhunbedrijf.Alsiemandvanplan

isomtekomennaardebeurs,danmakenzedirectvandegelegenheidgebruikomtecheckenofze

noghetjuistemobielenummerhebben,zodatzeelkaarkunnentelefonischkunnenbereikentijdens

debeurs.Zevolgenhettelefoontjeopmet2gepersonaliseerdeemails.

Klanten,dienietzullenkomennaardebeurs,ontvangenook2emailsenontvangeneen“ontbijtineen

doos”cadeau,metdaarbijinformatieoverdenieuweproductlijnenbeursspecials.



2FORMULEER DUIDELIJKE DOELSTELLINGEN

Ditblijktvoorveelorganisatienogsteedsontzettendmoeilijktezijn.Maarhetisechtnoodzakelijk!

Alsjevoorafgeendoelstellingenhebt,weetjeachterafnooitofjeeensuccesvollebeurshebtgehad.

Bovendienishetzonderdoelstellingenonmogelijkeengoedconcepttebedenken.Accepteernooitdat

jezonderdoelstellingenaaneenbeursdeelneemt.Beursdoelstellingenliggenvaakophetgebiedvan

bijvoorbeeldbranding,leadsgeneratie,verkoop,relatiebeheerofinformatieoverdracht.

Voorbeeld beursdoelstelling branding: 8%meermerkbekendheidbijalle25.000bezoekersuitdeverfindustrienaafloopvandebeurs.

Voorbeeld beursdoelstelling leadsgeneratie:600nieuwecontactenbinnendedoelgroepNederlandseHRmanagerskunnenweaanCRMtoevoegen

vooropvolgingbinnentweewekennadebeurs

Voorbeeld beursdoelstelling informatieoverdracht:300retailershebbendewerkingvanonsnieuwekassasysteemzelfuitgeprobeerdopdebeurs



3FORMULEER DUIDELIJK JE BOODSCHAP

Watwil jecommunicerenopdezebeurs?Metanderewoorden:watwil jedat jouwdoelgroepover

jouworganisatieofproducttewetenkomt?Maakhierineenduidelijkekeuze.Probeernietteveelte

vertellen.Probeerooknietteveeltezenden.Meerdereboodschappenleidentotverwarring.Eénbood

schapisideaal.Helemaalgoedisomdezeboodschapconsequentaantehoudenindehelecampagne.

VoorbeeldAljarenheeftMieledepakkendeenalombekendpayof…“Erisgeenbetere”.

Watzijheelgoeddoen,isdeconsequentievandezepayoffgoedvertalen.Zoalsvaakinmarketingen

communicatieishetnietalleendebuitenkantdiegoed,duidelijkentransparant,wervend,pakkend

moetzijnvoordeklant.Alsjegeengoedproductofdiensthebtkanjeopkortetermijnnogwelietsaan

omzetbinnenhalen.Maarvoordelangetermijnkanikjegaranderendatjeleegloopt.

Hetisdusbelangrijkdatjedeboodschapofbeloftedaadwerkelijkwaarkuntmaken.



4ZORG VOOR EEN LINK MET HET MARKETING- PROCES

Een beursdeelname staat niet op zichzelf, maar is een onderdeel van het hele marketing- en communicatieproces. Je conversie wordt enorm vergroot als je naast het medium beurzen ook gebruik maakt van de andere media. Denk hierbij aan advertising, DM, social media, etc.

Fysieke Facebook button vergroot on- en offline klantbereikOpdeAmsterdamseAutoRAI,hetgrootsteautomotiveevenementvanNederland,hebbendeauto’s

vanHyundaitenopzichtevanalleanderemerkendemeesteFacebookLikesontvangen.Doorhetge

bruikvaneennieuwesocialmediatoepassingopdestandheeftHyundaiongeveertweemiljoenmen

senoverdehelewereldkunnenbereiken.Gedurendehetevenementwerdenerdoorbezoekersvan

destandmeerdan10.000LikesgeplaatstopFacebook.Hyundaiheeftdaarnaastmeerdanduizend

nieuwevriendengemaaktopdeNederlandseHyundaiFacebookpagina.

Simpele techniek, geweldig resultaatDooropeenvoudigewijzeeenspecialeRFIDsleutelhangeraaneenFacebookaccounttekoppelen,kon

dendeHyundailiefhebbersonmiddellijkhunfavorieteHyundaimodelonlinedelenmethunFacebook

vrienden.AlleHyundaiauto’sopdestandwarenvoorzienvanfysiekeLikezuilen.Alsdebezoekerde

RFIDsleutelhangereenvoudiglangseenvandezuilenhaalde,werderdirecteenberichtopheteigen

Facebookprikbordweergegeven.



5ZORG VOORAF VOOR EEN GOEDE FOLLOW UP

Als je je follow-up niet goed regelt zijn al je inspanningen op de beurs voor niets geweest. Het is de klassieke valkuil waar nog veel organisaties met open ogen inlopen.

Iedereenisblijdatdebeursweervoorbijisengaatsnelovertotdeordevandedagomzosnelmogelijk

de“verlorentijdopdebeurs”weerintehalen.Deleadsstaanniethoogopdeprioriteitenlijst.

VoorbeeldLaarhovendesignverzorgtdemontageendemontagevanstandsvaneengrootaantalorganisaties.

Onzemonteurszijnmeestaldirectnaafloopvandebeursterplaatseomdematerialenweernetjesin

tepakkenenmeetenemen.Destandbemanningisdanmeestalalvertrokken.Hetkomtookvaakvoor

daterniemandmeeraanwezigisendestandonbeheerdachterblijft.Wemakenzelfsweleensmeedat

degescoordeleadsnogergensindehoekvandebergingligt.Niemandheefteraangedachtdeleads

meetenemen.Nietechteengoedvoorbeeldvaneengoedefollowup!

Gelukkigkanhetookanders:maakgebruikvaneengoedregistratiesysteemenverwerkjeleadsdirect

ineendatabase.Jekuntdanzelfsaltijdensdebeursmeteenfollowupbeginnen.Bijvoorbeeldmeteen

emailwaarinjedebezoekeralvastbedanktvoorhetbezoekaanjestandendatjebinnentweeweken

telefonischcontactopneemtomeenafspraaktemaken.



6INSTRUEER EN MOTIVEER JE STAND-BEMANNING

De standbemanning vormt een essentiële schakel in de weg naar meer conversie.

Jekuntnogzo’nmooiecampagnebedachthebbenennogzo’ncreatiefstandconcept,alsdestandbe

manninghetlaatafwetenwordtdebeursnooiteensucces.

TipHetbelangrijksteverschiltusseneengoedeeneengeweldigebeursdeelnameisechtereenkundige,

goedgetraindeengemotiveerdestandbemanning.Eenprachtigestandispascompleetalsuwmensen

ervanovertuigdzijndatzijmeteengezamenlijkedoestellingoptimaalrendementuitdebeursdeel

namegaanhalen.

Een beursgesprek is geen gewoon verkoopgesprekHetpresenterenopeenbeursvraagtanderevaardighedendanineen1op1verkoopgesprek.Waarde

medewerkerineenpersoonlijkverkoopgesprektijdenprivacyheeft,zaldezeopeenbeurstemaken

krijgenmettijdsdrukeneendrukbezochtestand.Entegelijkertijdmoetdemedewerkerinschatten

watwelenwatgeenpotentiëleklantisenhieropanticiperen.

Erzijntrainingsbureausdiegespecialiseerdzijninhettrainenvanstandbemanning.Maakhiergebruik

vanenjerendementensucceszalenormstijgen.



7VERWIJDER ZOVEEL MOGELIJK DREMPELS

Maak het je doelgroep zo gemakkelijk mogelijk om op jouw stand te komen.

Zorgervoordatjevindbaarbent,zorgervoordatjezichtbaarenherkenbaarbent.Zorgvooreenplat

tegrond, regel parkeerkaarten en/of toegangskaarten. Waar mogelijk gepersonaliseerd en/of voor

ingevuld.Zoveelmogelijkonlineofdigitaal.Zorgervoordathetvoorjedoelgroepduidelijkiswaarhij

zichkanmeldenopdestand.

VoorbeeldEnige tijd geleden kwam ik aan op een beurs. Bij de ingang stond een aantal alleraardigste dames

vaneengrootuitzendbureauuitderandstanddiemijeengratiscappuccinoaanbodenbijhunopde

stand.Zijgavenmijeentegoedbonmetopdeachterzijdeeenplattegrondmetroutehoeikhunstand

gemakkelijkkonvinden.Hoewelikvoorafnietechtvanplanwasomhunstandtebezoeken,beniker

tochevennaartoegegaan.



8PLAN! EEN BEURSDEELNAME VEREIST EEN GROTE INSPANNING VAN JOUW ORGANISATIE

Maak een draaiboek met een heldere planning, tijdslijn en takenlijst.

Beginhierruimoptijdmee.Erzijnveelballendieindeluchtgehoudenmoetenwordenenerzijnvaak

veel(externe)partijenbetrokken.Dedeadlinevoordebeursisonherroepelijk.Debeurswachtnietop

jou!Ookdeinzetvaneigenmedewerkers(collega’s)isbelangrijkomgoedinteplanen.Ooktijdensde

beursiseenduidelijkeplanningentaakindelingvangrootbelang.Iedereenmoetprecieswetenwat

hemtedoenstaat,wanneerhijpauzeheeft,hoelaataanwezigetc.Wanneerditgoedgeregeldiszal

ditdeconversietengoedekomen.

TipSteleenstandmanageraanvoortijdensdebeurs.Destandmanagerzorgtervoordatalleprocessen

rondomdestandsoepelverlopen.Destandmanageropereertvooral“achterdeschermen”.

Takenvandestandmanagerzijno.a.hetmakenvaneenrooster,pauzesbepalenvandestandbe

manning,zorgvoorvoldoendebrochures,schrijfblokken,etc.Aanspreekpuntvoorpers,leveranciers,

standbemanning,beursorganisatie,etc.Destandmanagerzorgtookvoorhetprocesrondomde

leadsverwerkingenfaciliteerthierbijwaarnodig.



9MEET! Meet zoveel mogelijk je inspanningen.

Denkhierbijaanbereik,contacten,kosten,opbrengsten(perlead,percontact)etc.Relateerjeresulta

tenaanjedoelstellingen.Nogbeterishetomdegemaaktekostenaftezettentegendegerealiseerde

opbrengsten.

TipErzijnindemarkteenaantalgoederegistratiesystemenleverbaar.Vaakzijndezeooktehuur.Deze

systemenkunjevoorafinstellenopjouwspecifiekewensenentoespitsenopjouwbeursofevent.Deze

registratiesystemenmakenveelinzichtelijk,bijvoorbeeldaantalleads,aantalleadsperstandbeman

ningslid,aantalleadsgerelateerdaanhettijdstipopdedag(metanderewoorden:watzijndepiekmo

menten).Bijkomendvoordeelvanditsoortsystemenisdathetleadverwerkingsprocestijdensdebeurs

veelsoepelergaatendatdefollowupveelbeteringeplandkanworden.



10EVALUEER JE SUCCES!

Evalueer met alle partijen het verloop van de beursdeelname.

Kijkhierbijnietalleennaardekwantiteit,maarooknaardekwaliteit.Plandeevaluatievantevorenin

(zethetdirectinhetdraaiboek)enplanhetkortnadebeurszodatallesnoggoedinhetgeheugenzit.

Gebruikdepuntenuitdeevaluatievoordevolgendebeursdeelname.

TipAlseenbeursmeerderedagenheeftiseenevaluatieperdageenuitstekendidee.Naafloopvanelke

beursdagevenkortmetdestandbemanningdedagdoornemen.Watgingergoed,watgingerminder

goed.Opdezemanierkunjenogverbeteringendoorvoerenvoordedagenerna!



whitepaper om meer uit je beursdeelname te halen

Documents