word 2010 2010-mod v modèles... · 2013-03-07 · 4 les modèles | word 2010. 1 les modèles 1.1...

Word 2010

Module V

Les modèles

Sygma-D sprl ProsysInfo sprl

Rue des Arts, 17 Rue du Déversoir 38

B - 1400 Nivelles B - 6200 Châtelet

[email protected] [email protected]

+32 (0)475.50.24.24 +32 (0)71.40.06.69

www.sygma-d.com

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.sygma-d.com/

2 Les modèles | Word 2010.

Table des matières

1 LES MODÈLES ..................................................................................................................................... 4

1.1 Qu’est-ce qu’un modèle? 4

1.2 Créer un nouveau document sur base d’un modèle vierge 4

1.3 La catégorie exemples de modèles 5

1.4 Mes modèles 6

1.5 Créer à partir d’un document existant 8

1.6 Microsoft Office Online 8

1.7 Les contrôles de contenu dans un modèle 11 1.7.1 Date de création ..................................................................................................................................... 12 1.7.2 Enregistrer un modèle ............................................................................................................................ 14 1.7.3 Modifier l’emplacement du dossier modèle .......................................................................................... 15 1.7.4 Utiliser un modèle .................................................................................................................................. 16

1.8 Utiliser un document Word comme modèle 17

1.9 Organiser les modèles 18 2 FORMULAIRES .................................................................................................................................. 19

2.1 De quoi s’agit-il? 19

2.2 Créer un formulaire 19 2.2.1 Insérer une zone de texte dans un document ........................................................................................ 20 2.2.2 Insérer une case à cocher dans le document ......................................................................................... 23 2.2.3 Insérer une liste déroulante dans le document ...................................................................................... 24

2.3 Activer les champs de formulaire 25

2.4 Utilisation et sauvegarde des formulaires 27 2.4.1 Enregistrer un formulaire ....................................................................................................................... 27 2.4.2 Utiliser un formulaire .............................................................................................................................. 27

2.5 Imprimer un formulaire 27 3 RENVOIS OU RÉFÉRENCES CROISÉES ............................................................................................... 28

3.1 Renvoi sur base d’un titre 28

3.2 Renvoi basé sur un signet 32 4 LÉGENDES ........................................................................................................................................ 35

4.1 Introduction 35

4.2 Créer une légende 35 4.2.1 Créer une légende .................................................................................................................................. 35 4.2.2 Insérer une légende supplémentaire ...................................................................................................... 36

5 NOTE DE BAS DE PAGE ET NOTE DE FIN .......................................................................................... 37

5.1 Définition 37

5.2 Créer une note de bas de page 37

5.3 Créer une note de fin 38

5.4 Styles des notes de bas de page et des notes de fin 39

5.5 Modification de note de bas de page et de note de fin 39 5.5.1 De la marque vers le texte et inversement............................................................................................. 39 5.5.2 Supprimer une note de bas de page ou une note de fin ........................................................................ 40

5.6 Paramétrer les notes de bas de page ou les notes de fin 40 INDEX ....................................................................................................................................................... 42


1 Les modèles

1.1 Qu’est-ce qu’un modèle?

Un modèle est un fichier que vous avez créé dans Word. Il possède une extension spécifique, dotx ou dotm. Vous l’utilisez comme document de base pour créer d’autres documents. Quand vous démarrez le programme Word, vous ouvrez un nouveau document par défaut basé sur le modèle Normal.dotx. Cela signifie que les paramètres contenus dans le modèle Normal.dotx seront copiés dans le nouveau document qui n’est pas encore nommé. Lorsque que vous apportez des modifications à ce dernier, le modèle reste intact.

L’extension dotx ou dotm ajoutée au fichier dépend de la présence de macros dans votre document. Les macros sont des petits morceaux de programmes codés qui permettent la réalisation de tâches spécifiques. Si un modèle ne contient pas de macro, il aura l’extension dotx. Si, au contraire, il contient des macros, il aura l’extension dotm.

Word met à votre disposition une liste de modèles prédéfinis.

Démarrez Microsoft Word.

Activez la vue Backstage en cliquant sur l’onglet Fichier (File) qu’on appelle aussi le bouton Backstage.

Cliquez sur Nouveau (New).

Un nouveau document est toujours basé sur un modèle spécifique. Vous avez accès à un plus grand choix de possibilités en cliquant sur le bouton Backstage. Dans le haut de l’écran se trouve une liste de catégories. Nous allons les explorer ensemble.

1.2 Créer un nouveau document sur base d’un modèle vierge

La catégorie Modèles disponibles (Available templates) contient Document vierge (Blank document), Billet de blog (Blog post) et les Modèles récents (Recent templates). Le modèle Document vierge (Blank document) est le modèle basé sur le fichier Normal.dotx, le modèle standard.


Si vous choisissez un modèle dans la partie centrale de l’écran, vous verrez une prévisualisation du modèle sélectionné à droite. Si le modèle Document vierge (Blank document) est sélectionné, vous voyez à droite un document vide. Ce document ne contient pas de texte. Cependant ce document contient certains paramètres. Par exemple, des styles.

Lorsque vous voulez rapidement créer un document sur base du modèle Normal.dotx, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl+N. Vous ne devrez ainsi, pas afficher la vue Backstage.

1.3 La catégorie exemples de modèles

La catégorie Exemples de modèles (Sample templates) contient un choix de modèles qui se trouvent sur votre ordinateur. Ceux-ci ont été installés en même temps que Microsoft Office.

Sélectionnez la catégorie Exemples de modèles (Sample templates).


Dans cette capture d’écran, le modèle Lettre (Contiguïté) (Adjacency Letter) est sélectionné. Vous remarquerez que ce modèle contient déjà du texte.

1.4 Mes modèles

La catégorie Mes modèles (My templates) de la vue Backstage contient des modèles que vous avez créés ou personnalisés vous-même.

Cliquez sur Mes modèles (My templates).


Quand vous créez un modèle, vous pouvez le sauvegarder dans le dossier Modèles (Templates) de Windows 7. Pour plus de détails, consultez aussi les chapitres 1.7.2 et 1.7.3.

Dans ce dossier il est également possible de créer des sous-dossiers. Ils s’afficheront dans la fenêtre sous forme d’onglets supplémentaires. Nous y reviendrons plus loin dans ce cours.

Dans cette boîte de dialogue, vous remarquerez aussi les boutons radios Document (Document) et Modèle (Template). Grâce à ces options, vous pouvez choisir de créer un document (basé sur un certain modèle) ou un nouveau modèle.

Cliquez sur Annuler (Cancel).


1.5 Créer à partir d’un document existant

Il est aussi possible de créer un nouveau document sur base d’un document existant. Si vous choisissez cette option, vous obtiendrez la boîte de dialogue Créer à partir d’un document existant (New from existing). Celle-ci ressemble à la boîte de dialogue Ouvrir (Open). Choisissez, ici, le document sur lequel vous souhaitez baser votre nouveau document. Le document sélectionné s’ouvre. Si ce document contient du texte, vous le verrez s’afficher. Le nouveau document s’intitule provisoirement Document1 (ou un numéro).

Vous pouvez ainsi créer un nouveau document sur la base du modèle utilisé par un autre document.

1.6 Microsoft Office Online

Microsoft, d’autres firmes ou utilisateurs, peuvent mettre leurs modèles à disposition sur Internet. Vous les trouverez listés dans différentes catégories sous la rubrique Microsoft Office Online.

Cliquez sur certaines catégories afin de découvrir les différentes possibilités.

Cliquez enfin sur la catégorie Mémos (Memos).

Word recherche sur Internet et, après quelques instants, affiche la fenêtre suivante.


Vous remarquerez deux (ou plus?) modèles relatifs aux mémos. Vous pouvez sélectionner un modèle et cliquer sur le bouton Télécharger (Download). Il est également possible de double-cliquer sur le modèle pour lancer le téléchargement.

Dans la partie droite de l’écran vous pouvez voir une prévisualisation de ce modèle. Vous avez aussi accès aux avis des utilisateurs sur le modèle choisi ainsi qu’à la taille du fichier. En voici un exemple ci-après.

Sélectionnez le mémo voulu et cliquez sur Télécharger (Download).


Le modèle est téléchargé. Après quelques instants, vous obtenez à l’écran un nouveau document basé sur ce modèle.

En ce qui concerne l’utilisation du modèle, vous pouvez obtenir plus d’informations en cliquant F1.

Cliquez sur la touche F1.


Vous aurez aussi la possibilité de donner votre avis sur le modèle utilisé.

Cliquez sur le lien Plus d’informations sur ce modèle (View more information about this template).

Dans ce cas-ci, vous n’obtiendrez pas plus de détails. C’est aussi un modèle très simple. Pour d’autres modèles plus complets, vous obtiendrez dans certains cas, plus d’informations sur son utilisation.

Fermer la fenêtre d’aide.

1.7 Les contrôles de contenu dans un modèle

Dans ce document, vous remarquerez des textes fixes memo, À: (To:), De: (From:), etc. Vous allez aussi voir des contrôles de contenu affichés entre crochets : [Nom d’entreprise] ([Company]), … etc. Vous pouvez donner une valeur à ces contrôles de contenu. Le contrôle de contenu Société ([Company]) est une propriété de document.

Word complète ce contrôle d’une façon particulière.

Cliquez dans le contrôle Société (Company).

Dans les propriétés du document, vous allez pouvoir compléter une série d’informations dont le nom de l’entreprise. Ces informations peuvent ainsi se retrouver automatiquement dans les contrôles de contenu de vos modèles.

Ouvrez la liste déroulante Propriétés du document (Document Properties) et choisissez Propriétés avancées (Advanced Properties).

Sélectionnez l’onglet Résumé (Summary).


Tapez le nom de l’organisation dans la zone de texte société (Company).

Cliquez sur OK.

Vous remarquerez que le nom de la société s’affiche maintenant dans le contrôle de contenu Société (Company).

Fermer la fenêtre de propriétés.

Fermez la fenêtre de propriétés en cliquant sur Fermer le panneau Informations sur le document (Close the Document Information Panel).

1.7.1 Date de création

Le contrôle de contenu Date (Pick the date) vous offre la possibilité de choisir une date par un sélecteur de date.

Ouvrez la liste déroulante Sélectionner la date (Pick the date).


Vous pouvez choisir une date ou cliquez sur le bouton Aujourd’hui (Today).

Cliquez sur Aujourd’hui (Today).

La date du jour s’affiche dans le contrôle de contenu date.

Vous pouvez aussi paramétrer le contrôle pour que la date actuelle soit choisie par défaut, sans que nous devions la choisir. Supprimez le contrôle de contenu. Cliquez sur le contrôle, sur les pointillés verticaux à gauche pour sélectionner le contrôle.

Supprimez le contrôle Sélectionner la date (Pick the date).

Insérons maintenant la date sous forme de champ. La date devra, alors, être mise à jour chaque fois que nous baserons un nouveau document sur ce modèle.

Sélectionnez l’onglet Insertion (Insert).

Ouvrez la liste déroulante Quickpart (Quick Parts) et choisissez Champ... (Field).

Dans la liste déroulante Catégories (Categories), sélectionnez la catégorie Date et heure (Date and Time).


Nous souhaitons que la date ainsi créée par Word s’affiche dans le mémo. Elle ne pourra plus être modifiée par la suite.

Sélectionnez CreateDate dans la liste Noms de champs (Field names).

Sélectionnez le format, par exemple, 10 octobre 2009. Chez vous, la date sera la date du jour.

Cliquez sur OK.

Quand vous cliquez sur la date, vous remarquez que vous avez, en effet, inséré un champ. Le champ récupèrera la valeur de la date au moment où vous allez créer un nouveau document basé sur ce modèle. Ensuite la date ne pourra plus être modifiée.

1.7.2 Enregistrer un modèle

Enregistrons le document.

Activez la vue Backstage et choisissez Enregistrer sous (Save as) / Modèle Word (Word Template).

Veillez bien à vous positionner dans le dossier Modèles, si ce n’était déjà le cas.

Vous pouvez donc sélectionner ce dossier par vous-même. Voici les chemins d’accès vers le dossier modèles dans Windows Vista ou Windows 7

C:\ Users \< User Name >\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Dans Windows XP le chemin d’accès est:

C:\Documents and settings\<User name>\Application Data\Microsoft\Templates

Tapez le nom de fichier souhaité dans la zone de texte Nom de fichier (File name) et cliquez sur Enregistrer (Save).

Word sauvegarde ce document comme un modèle.

Fermer le document.

Lorsque vous placez un fichier dans le dossier Modèles (Templates), vous indiquez à Word que ce modèle peut être ouvert en toute sécurité même si celui-ci contient des macros ou d’autres codes. A l’ouverture des documents, Word vérifie la présence de macros car celles-ci peuvent contenir du code


malveillant. Si vous avez configurez les paramètres de sécurité de votre ordinateur au niveau recommandé, tous les modèles pourront être ouverts par Word. Si un modèle contient des macros, elles seront cependant, désactivées. Concernant les modèles contenus dans le dossier Modèles (Templates), les macros resteront actives. Word considère que ce dossier est sûr. Soyez donc bien attentif à y enregistrer des documents fiables.

1.7.3 Modifier l’emplacement du dossier modèle

Suivez ces étapes:

Sélectionnez l’onglet Fichier (File) et cliquez sur Options (Options).

Dans les rubriques à gauche, choisissez Options avancées (Advanced).

Faites défiler la fenêtre vers le bas jusqu’à la rubrique Général (General). Cliquez sur le bouton Emplacement des fichiers (File Locations).

Cliquez sur Modèles utilisateur (User templates) et cliquez sur Modifier… (Modify).

Dans la boîte de dialogue Changer de dossier (Modify Location), modifier le Nom de dossier (Folder name) ou changer le dossier de sauvegarde de vos modèles dans la zone Regardez dans (Search). Cliquez sur OK.

Cliquez sur OK pour confirmer la modification.


1.7.4 Utiliser un modèle

Créons à présent un document basé sur ce modèle.

Activez la vue Backstage et cliquez sur Nouveau (New).

Cliquez sur la catégorie Mes modèles (My templates).

Le modèle que nous venons de créer a été ajouté à la liste.

Sélectionnez le modèle voulu.

Sélectionnez, au besoin, le bouton radio Document dans la zone Créer un nouveau (Create New) en bas à droite.

Cliquez sur OK.

Vous remarquerez que nous avons insérer une capture d’écran d’un jour plus tard. Word prend la date du jour.

Complétez le document mémo avec quelques données. Cliquez sur un contrôle et entrez vos informations.

Complétez le mémo avec quelques données.

Fermez le document.


1.8 Utiliser un document Word comme modèle

Il est également possible d’utiliser un document Word existant comme modèle.


Cliquez sur Créer à partir d’un document existant (New from existing).

Vous obtenez une boîte de dialogue Créer à partir d’un document existant (New from Existing Document). Cette fenêtre est quasi identique à la boîte de dialogue Ouvrir (Open).

Sélectionnez dans le dossier adéquat, le document que vous voulez “copier” et cliquez sur Créer (Create New).

Vous remarquerez que le nom du fichier dans la barre de titre est document suivi d’un numéro, un nom provisoire en attendant que le fichier soit enregistré. Vous pouvez maintenant le modifier et l’enregistrer. Word va vous demander quel nom vous souhaitez lui attribuer.

Sélectionnez par exemple, quelques dates dans le document.

Activez la vue Backstage et cliquez sur Enregistrez (Save).

Le document n’est pas immédiatement sauvegardé. La boîte de dialogue Enregistrer sous (Save as) apparait.

Sélectionnez le dossier.

Attribué un nom et cliquez sur Enregistrer (Save).

Fermez le document.


1.9 Organiser les modèles

Si vous utilisez votre ordinateur pour votre travail, votre privé ou votre club de sport, vous pouvez subdiviser vos modèles personnels. Vous créez simplement un sous-dossier dans le dossier modèle. Voici comment.

Créez le sous-dossier club de sport dans le dossier modèle de Windows:

Sous Vista ou Windows 7:

C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Ou

Sous XP:

C:\Documents and settings\<username>\Application Data\Microsoft\Templates.

Copiez un autre modèle dans ce dossier.

Voici le résultat.


Cliquez sur Mes modèles (My templates).

Vous remarquerez l’apparition de l’onglet supplémentaire club de sport.

Sélectionnez l’onglet club de sport.

Sous cet onglet vous retrouvez vos modèles.

Créons un nouveau document.

Cliquez sur Annuler (Cancel).

19 Formulaires | Word 2010.

2 Formulaires

2.1 De quoi s’agit-il?

Si vous utilisez souvent des modèles, vous pouvez y ajouter des contrôles de contenu et des instructions pour créer rapidement et simplement des formulaires. Ce formulaire pourra être envoyé à d’autres personnes qui pourront les compléter avec Word 2010 sur leurs propres ordinateurs. Vous pouvez aussi lier les contrôles de contenu de votre formulaire à des données.

2.2 Créer un formulaire

Dans des lettres types ou dans des formulaires, on travaille avec des zones vides qui seront complétées ultérieurement par des données variables. Pour ce faire, Word utilise des champs. Il en existe 3 types :

Zone de texte

Case à cocher

Liste déroulante

Créez un nouveau document.

Créez le formulaire en commençant par la mise en page ou basez-le sur un document existant.

Pour pouvoir utiliser les options de formulaires, vous devez activer un onglet supplémentaire. Suivez ces instructions:

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’onglet Fichier (File) et sélectionnez Personnaliser le ruban (Customize the Ribbon).

Dans la colonne de droite cochez Développeur (Developer).


Cliquez sur OK.

L’onglet Développeur (Developer) apparait.

2.2.1 Insérer une zone de texte dans un document

Une zone de texte est un champ Fill-in où les utilisateurs peuvent entrer des données. Vous pouvez prévoir un texte par défaut. L’utilisateur ne modifiera que ce qui lui sera nécessaire. Suivez ces étapes.

Placez le curseur là où vous souhaitez insérer un champ.

Activez l’onglet Développeur (Developer).

Dans le groupe Contrôles (Controls) cliquez sur le bouton Outils hérités (Legacy Tools).

Cliquez sur le bouton Champ texte (Text Form Field).

Sélectionnez ce champ et cliquez sur Propriétés du contrôle (Properties) dans le groupe Contrôles (Controls).


La boîte de dialogue Options de champ: texte (Text Form Field Options) s’affiche :


Dans cette boîte de dialogue se trouve une série d’options :

Dans la rubrique Type vous pouvez aussi, en dehors de l’option standard Texte ordinaire (Regular text), choisir Date (Date), Nombre (Number), etc. Voici leurs usages.

Texte ordinaire:

(Regular text)

N’importe quoi

Nombre:

(Number)

Seuls des chiffres sont admis

Date:

(Date)

Seuls des dates sont admises

Date du jour:

(Current date)

Aujourd’hui

Heure du jour:

(Current time)

Maintenant

Calcul:

(Calculation)

Une formule que vous ajoutez au texte ordinaire (Regular text)

Dans la rubrique Longueur maximale (Maximum length), vous pouvez indiquer une valeur maximale ou laisser la valeur standard Illimitée (Unlimited).

Le champ Texte par défaut (Regular text) permet d’indiquer à la personne à qui s’adresse ce formulaire, quelles données elle doit remplir.

Dans la rubrique Mise en forme (Text format), vous choisissez le format approprié.

La case à cocher Remplissage activé (Fill-in enabled) doit normalement toujours être active car elle permet à l’utilisateur d’entrer des données dans les zones de textes. Si cette case n’est pas cochée, cela signifie que ce champ ne doit pas être rempli (et non être supprimé).

Ajouter un signet approprié en complétant la zone de texte Signet (Bookmark).

Vous avez aussi la possibilité d’activer une macro à la validation du formulaire.

Cliquez sur le bouton Texte d’aide (Add Help Text).

Le message que vous tapez dans la zone Créer votre propre texte (Type your own) apparaît dans la barre d’état.

Word assigne aux champs de formulaire des noms en interne. Ceux-ci peuvent être affichés au besoin. Cette désignation reprend le type de champ et un numéro.

Confirmez en cliquant sur OK.


2.2.2 Insérer une case à cocher dans le document

Le contrôle case à cocher offre à l’utilisateur la possibilité de cocher plusieurs choix mais aussi d’activer un paramètre on-off.

Suivez ces instructions :

Placez le curseur à l’endroit où vous voulez la case à cocher.



Cliquez alors sur le bouton Case à cocher (Check Box Form Field).

Sélectionnez le champ et cliquez sur le bouton Propriétés du contrôle (Properties) dans le groupe Contrôles (Controls).

La boîte de dialogue Options de champ: case à cocher (Check Box Form Field Options) s’affiche à l’écran :


Dans la boîte de dialogue vous trouverez différentes options :

Dans la rubrique Taille de la case à cocher (Check box size) vous avez le choix entre :

Automatique :

(Auto)

Taille similaire au texte qui précède le champ

Fixe :

(Exactly)

À spécifier

La rubrique Valeur par défaut (Default value) détermine si la case à cocher doit être par défaut, activée ou non.

Les catégories Exécuter la macro (Run macro on) et Paramètres des champs (Field settings) sont les mêmes qu’à l’insertion d’une zone de texte. De même pour le bouton Texte d’aide… (Add Help Text).

Confirmez en cliquant sur OK.

2.2.3 Insérer une liste déroulante dans le document

Une liste déroulante permet d’offrir à l’utilisateur la possibilité de sélectionner une option dans une liste de choix. L’insertion des données est désactivée.

Suivez ces étapes:

Placez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer une liste déroulante.



Cliquez sur le bouton Zone de liste déroulante (Drop-Down form Field).

Sélectionnez ce champ et cliquez sur le bouton Propriétés du contrôle (Properties) dans le groupe Contrôles (Controls).

La boîte de dialogue Options de champ: liste déroulante (Drop-Down form Field Options) s’affiche à l’écran.


Cette boîte de dialogue permet de paramétrer plusieurs options :

Dans la zone Elément de liste (Drop Down item), insérer les choix de votre liste.

Cliquez sur le bouton Ajouter (Add) pour confirmer chacun de vos choix.

Dans la zone Liste (Items in drop-down list), vous pouvez consulter la liste actuelle et la réorganiser au besoin avec le bouton Déplacer (Move).

Cliquez sur OK.

2.3 Activer les champs de formulaire

Lorsque vous protégé un formulaire, les champs sont activés afin de prévenir tout changement accidentel par un utilisateur du formulaire en ligne.

Suivez ces étapes :

Lorsque le formulaire est prêt, cliquez sur l’onglet Révision (Review).

Cliquez sur Restreindre la modification (Restrict Editing) à la fin de l’onglet Révision (Review). De cette façon, les utilisateurs ne pourront qu’entrer des données dans le formulaire mais ne pourront pas le modifier.


Le volet suivant s’affiche :

Cochez la case Autoriser seulement ce type de modifications dans le document: (Allow only this type of editing in the document:).

Dans la liste déroulante, choisissez Remplissage de formulaires (Filling in forms).

Cliquez enfin sur Activer la protection (Yes, Start Enforcing Protection).

Déterminer si oui ou non, vous souhaitez travailler avec un mot de passe et confirmez en cliquant sur OK.

Si vous désirez apporter de nouvelles modifications à votre formulaire, n’oubliez pas de désactiver cette protection. Pour ce faire, cliquez sur Désactiver la protection (Stop Protection).


2.4 Utilisation et sauvegarde des formulaires

2.4.1 Enregistrer un formulaire

Sauvegarder votre formulaire sous forme de modèle en suivant ces instructions.

Cliquez sur l’onglet Fichier (File) et choisissez Enregistrer sous (Save As).

Cliquez ensuite sur Modèle Word (Word Template).

Nommez le formulaire de façon appropriée et cliquez sur Enregistrer (Save).

2.4.2 Utiliser un formulaire

Cliquez sur l’onglet Fichier (File) et choisissez Nouveau (New).

Sélectionnez la catégorie Mes modèles (My templates).

Choisissez votre modèle et double-cliquez sur son icône pour l’ouvrir.

Word ouvre un nouveau document dont le nom est Document x.

Cliquez sur le champ de formulaire que vous souhaitez compléter ou déplacer. Vous pouvez passer d’un champ à l’autre en utilisant la touche Tabulation ou la flèche vers le bas de votre clavier.

Sauvegarder le formulaire en tant que document Word. Cliquez sur l’onglet Fichier (File) et choisissez l’option Enregistrer sous (Save As).

2.5 Imprimer un formulaire

Lorsqu’un formulaire est complété, vous pouvez l’imprimer via l’onglet Fichier (File), option Imprimer (Print).

28 Renvois ou références croisées | Word 2010.

3 Renvois ou références croisées

3.1 Renvoi sur base d’un titre

Un Renvoi (cross-reference) réfère le lecteur vers une information située à un autre endroit du document. Vous pouvez créer un renvoi vers une autre page, vers un titre, etc. Voici un exemple.

Positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez créer le renvoi.

Insérons le texte du titre dont nous avons parlé.

Cliquez sur Renvoi (Cross-reference) dans l’onglet Références (References), groupe Légendes (Captions).

Paramétrons les options.

Sélectionnez Titre (Heading) dans l’option Catégorie (Reference type).

Sélectionnez Titre (Heading text) dans la zone Insérer un renvoi à (Insert reference to).


Sélectionnez le titre voulu dans la rubrique Pour le titre (For which heading).

Cliquez sur Insérer (Insert).

Le renvoi est maintenant inséré. La boîte de dialogue reste ouverte.

Ajoutons le numéro de page. Cliquons d’abord dans le texte afin de compléter la phrase.


Faites les ajustements nécessaires.

Sélectionnez Numéro de page (Page number) dans Insérer un renvoi à (Insert reference to) de la boîte de dialogue Renvoi (Cross-reference).

Sélectionnez le titre dans la zone Pour le titre (For which heading).


3.2 Cliquez sur Mes modèles

Fermer (Close).

Veillez bien à ajouter la parenthèse fermante) après le numéro de page.


En déplaçant le pointeur de la souris sur les champs, vous obtenez le texte Ctrl+Clic pour suivre le lien (Ctrl+Click to follow link). Si vous cliquez, vous vous déplacerez directement à l’emplacement du texte référé dans le lien.

Appuyez sur Shift+F5 pour revenir à la position de départ.

Lorsque vous vous déplacez sur les éléments insérés, vous remarquez que ce sont des champs. Vous pouvez mettre un champ à jour en le sélectionnant et appuyant sur la touche F9. Si vous sélectionnez le document en entier et que vous appuyez sur F9, vous mettez à jour tous les champs contenus dans le document.

Word peut aussi veiller à afficher les valeurs correctes lorsque vous lancer l’impression.

Modifiez éventuellement les paramètres et cliquez sur OK.


3.3 Renvoi basé sur un signet

Si vous ne souhaitez pas renvoyer vers un titre, une note de bas de page ou autre, vous pouvez créer un signet.

Positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez créer votre signet.

Cliquez sur le bouton Signet (Bookmark) dans l’onglet Insertion (Insert), groupe Liens (Links).

Saisissez le nom du signet et cliquez sur Ajouter (Add).

Nous avons donc créé un signet nommé Summary. Ajoutons maintenant dans ce chapitre un renvoi vers ce signet.

Positionnez le pointeur à l’endroit où vous voulez insérer un renvoi.


Cliquez sur Renvoi (Cross-reference) dans l’onglet Références (References), groupe Légendes (Captions).

Sélectionnez Signet (Bookmark) dans la liste déroulante Catégorie (Reference type).

Sélectionnez Numéro de page (Page number) dans Insérer un renvoi à (Insert reference to).

Sélectionnez Summary dans la zone Pour le signet (For which bookmark).


Cliquez sur Insérer (Insert). Le renvoi est inséré.

Cliquez sur Fermer (Close).

35 Légendes | Word 2010.

4 Légendes

4.1 Introduction

Une légende est une étiquette numérotée que vous pouvez ajouter à une image, un tableau ou tout autre objet. Si vous ajouter, déplacer ou supprimer un autre objet par après, Word prend en charge la mise à jour de la numérotation.

L’utilisation des légendes vous permet également de faire des tables de légendes. En plus de permettre l’insertion de tables de matière, de tables d’index, de bibliographies, Word vous offre aussi la possibilité d’insérer aussi des tables d’illustrations.

4.2 Créer une légende

4.2.1 Créer une légende

Nous allons créer une liste d’images. Word traite légèrement différemment une image avec une disposition Aligné sur le texte (In Line with Text) d’une image avec une disposition Renvoyez à la ligne (Wrap Text). Découvrons d’abord les légendes des images Aligné sur le texte (In Line with Text).

Les commandes concernant les légendes et les tables des illustrations se trouvent dans le groupe Légendes (Captions) de l’onglet Références (References).

Sélectionnez l’onglet Références (References).

Les options des légendes se trouvent dans le groupe Légendes (Captions).

Le texte contient quelques images.

Insérer votre logo d’entreprise et sélectionnez-le.

Cliquez sur le bouton Insérer une légende (Insert Caption) dans le groupe Légendes (Captions).

36 Légendes | Word 2010.

La boîte de dialogue Légende (Caption) s’affiche. La liste déroulante Etiquette (Label) offre trois possibilités: Figure, Tableau et Equation. Vous pouvez également insérer une étiquette personnalisée. Pour insérer une étiquette personnalisée, cliquez sur le bouton Nouvelle étiquette… (New Label).

Dans la liste déroulante Etiquette (Label), sélectionnez Figure.

Vous remarquerez que vous pouvez ajouter le texte au-dessus ou en-dessous de l’illustration.

Sélectionnez Sous la sélection (Below selected item) dans la liste déroulante Position (Position).

Ajoutons maintenant le texte. Placez d’abord un espace après le numéro attribué automatiquement par Word.

Insérons le nom Logo dans la zone de texte Légende (Caption).

Cliquez sur OK.

Vous constatez que Word ajoute une légende en dessous de l’illustration.

Ajoutons une légende sur une autre image.

Répétons la méthode précédente.

La boîte de dialogue Légende (Caption) apparaît à nouveau. Vous obtenez le nom Figure 2. La numérotation se fait automatiquement.

4.2.2 Insérer une légende supplémentaire

Ajoutons une légende à une image qui n’en possède pas encore.

Répétons les étapes précédentes.

Vous remarquerez que la numérotation est automatique.

37 Note de bas de page et note de fin | Word 2010.

5 Note de bas de page et note de fin

5.1 Définition

Une Note de bas de page (footnote) et une note de fin (endnote) donne une explication complémentaire à quelque chose qui se trouve dans le texte. Par exemple, l’explication d’une abréviation, une référence à un livre, etc. Une note de bas de page se place dans le bas de la page où se trouve le texte à expliquer. L’explication est alors directement accessible au lecteur. D’un autre côté, elle dégrade un peu la présentation de la page. Une note de fin sera placée à la fin du document ou d’une section. La présentation de la page reste intacte, mais la note de fin n’est pas si facile d’accès pour le lecteur. A vous de choisir.

5.2 Créer une note de bas de page

Nous travaillons en mode page.

Positionnez le point d’insertion après le mot pour lequel vous souhaitez ajouter une explication.

Cliquez sur le lanceur du groupe Notes de bas de page (Footnotes) dans l’onglet Références (References).

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez insérer soit des notes de bas de page soit des notes de fin.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Insérer une note de bas de page (Insert Footnote) dans l’onglet Références (References), groupe Notes de bas de page (Footnotes). Vous arrivez alors directement dans le bas de la page.

Sélectionnez Notes de bas de page (Footnotes).

Il est possible de régler la position de la note. Les notes peuvent se placer dans le bas de la page (à la manière habituelle) ou après le texte (et donc pas nécessairement dans le bas de la page).


Sélectionnez Bas de page (Bottom of page) dans la liste déroulante Notes de bas de page (Footnotes).

Par défaut, Word numérote les notes de bas de page 1, 2, 3, etc. Si vous voulez choisir vous-même un symbole, cliquez dans la zone Format/Personnalisé (Custom mark/Symbol). Vous pouvez aussi spécifier la première valeur.

Nous voulons redémarrer la numérotation à chaque section.

Sélectionnez Recommencer à chaque section (Restart each section) dans la liste déroulante Numérotation (Numbering).

Vous pouvez appliquer les modifications à l’ensemble du document ou à la section.

Sélectionnez A tout le document (Whole document) dans Appliquer les modifications à (Apply changes to).


Complétons maintenant le texte de la note de bas de page. Vous voyez le point d’insertion qui clignote dans le bas de la page.

Tapez le texte de la note de bas de page.

5.3 Créer une note de fin

Habituellement, on ne mélange pas les notes de fin et les notes de bas de page. Nous allons pourtant le faire à des fins d’illustration.

Positionnez le point d’insertion après le mot pour lequel vous souhaitez ajouter une note de fin.


Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe Notes de bas de page (Footnotes) dans l’onglet Références (References).

Sélectionnez Notes de fin (Endnotes).

Sélectionnez Fin de section (End of section) dans la liste déroulante Notes de fin (Endnotes).

Sélectionnez le format i,ii,iii, ... dans Format de la numérotation (Number format).

Sélectionnez Recommencer à chaque section (Restart each section) dans Numérotation (Numbering).


Tapez le texte de la note de fin.

La note de fin est placée après le premier chapitre. Créons maintenant une deuxième note de fin dans le deuxième chapitre.

Positionnez le point d’insertion dans le deuxième chapitre après le mot pour lequel vous désirez ajouter une note de fin.

Cliquez sur le lanceur du groupe Notes de bas de page (Footnotes) dans l’onglet Références (References).

Sélectionnez Notes de fin (Endnotes).

Sélectionnez Fin de section (End of section) dans la liste déroulante Notes de fin (Endnotes).

Sélectionnez i,ii,iii, ... dans Format de la numérotation (Number format).

Sélectionnez Recommencer à chaque section (Restart each section) dans Numérotation (Numbering).


Tapez le texte de la note de fin.

Vous remarquerez que cette note de fin est placée à la fin du deuxième chapitre. La numérotation à redémarrer à i.

Observez le résultat.

5.4 Styles des notes de bas de page et des notes de fin

Quand vous créer une note de bas de page ou une note de fin Word applique des styles.

Description Styles

Marque de note de bas de page Footnote Reference

Texte d’une note de bas de page Footnote Text

Marque de note de fin Endnote Reference

Texte d’une note de fin Endnote Text

Essayez par vous-même!

5.5 Modification de note de bas de page et de note de fin

5.5.1 De la marque vers le texte et inversement

Si vous désirez supprimer le texte d’une note, en mode Page, cliquez dans le texte de la note. Le point d’insertion s’active dans la note elle-même et vous pouvez alors modifier ou supprimer le texte comme n’importe quel texte dans Word.

En mode Brouillon (Draft), vous ne voyez pas les notes de bas de page ou les notes de fin. Dans ce cas, double-cliquez sur la marque de référence de la note. Ceci est également possible en mode Page. Essayons.

Cliquez sur le mode Brouillon (Draft) dans la barre d’état.


Double-cliquez sur une marque de note de bas de page.

Vous pouvez maintenant personnaliser la note de bas de page.

Cliquez sur Fermer (Close).

Choisissons à nouveau le mode Page.

Choisissez Mode Page (Print Layout) dans la barre d’état.

Vous pouvez aussi double-cliquer sur une note de bas de page ou une note de fin.

Double-cliquez sur la note de bas de page ii.

Nous arrivons dans le texte dans la note de bas de page. Si vous double-cliquez à nouveau sur le numéro ii, vous revenez sur la marque de la note.

Double-cliquez sur le numéro ii.

Le point d’insertion clignote sur la marque de la note de bas de page ii.

5.5.2 Supprimer une note de bas de page ou une note de fin

Quand vous voulez supprimer une note de bas de page ou une note de fin, il suffit de supprimer la marque numérotée dans le texte. Vous pouvez aussi la copier ou la déplacer au besoin. Dans ce cas, Word renumérote automatiquement les notes.

Si vous supprimez du texte qui contient une note, celle-ci sera également effacée. Prudence donc!

5.6 Paramétrer les notes de bas de page ou les notes de fin

Par défaut Word place une ligne de 5 cm entre la note et le texte. Cette ligne s’appelle un séparateur de note de bas de page. Si une note continue sur la page suivante, la ligne occupera toute la largeur. Celle-ci se nomme un séparateur de continuation de note de bas de page.


Ces séparateurs ne peuvent être modifiés qu’en mode Brouillon.

Choisissez Brouillon (Draft) dans l’onglet Affichage (View), du groupe Affichages du document (Document Views).

Choisissez Afficher les notes (Show Notes) dans l’onglet Références (References), du groupe Notes de bas de page (Footnotes).

Si vous voulez supprimer un séparateur de note de bas de page, sélectionnez séparateur de note de bas de page (Footnote Separator) dans la liste déroulante.

Sélectionnez Séparateur de note de bas de page (Footnote Separator).

Vous obtenez une ligne d’une longueur de 5 cm. Vous pouvez maintenant la supprimer ou la modifier.

Sélectionnez la ligne et appuyez sur la touche <Delete>.

Cliquez sur Bordure supérieure (Top Border) dans l’onglet Accueil (Home), groupe Paragraphe (Paragraph). Vous remarquerez qu’une ligne pleine est tracée.

Cliquez sur Aucune bordure (No Border) pour la supprimer.

Cliquez sur Réinitialiser (Reset) pour retrouver la ligne d’origine.

Pour fermer la fenêtre, cliquez à nouveau sur le bouton Afficher les notes (Show Notes) dans l’onglet Références (References), groupe Notes de bas de page (Footnotes).


Index

A

Afficher les notes, 36 Ajouter une légende, 31

C

contrôle de contenu Date, 11 contrôles de contenu, 10 CreateDate, 12 créer un renvoi, 25 Créer une légende, 30

E

Enregistrer un modèle, 12 Exemples de modèles, 5 extension dotx ou dotm, 4

F

fenêtre de propriétés, 11

M

Mes modèles, 6 modèle, 4 modèle de base Normal.dotx, 4 Modèle, Créer à partir d’un document existant, 15 Modèles Microsoft Office Online, 7

My templates, 6

N

Note de bas de page, 32 note de bas de page, les styles, 34 note de fin, 32 nouveau document sur base d’un document existant, 7 Nouveau document, raccourci clavier Ctrl+N, 5

O

Organiser les modèles, 16

R

références croisées, 25 Renvoi, 25

S

séparateur de continuation de note de bas de page, 35 séparateur de note de bas de page, 35

T

tables des illustrations, 30