word bÁsico i versiÓn 2003 1. formato de textos

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD BÁSICO I 1

WORD BÁSICO I VERSIÓN 2003

1. FORMATO DE TEXTOS Las opciones de formato agregan a un documento detalles y estilos dándole un mejor aspecto. Así se podrá destacar un párrafo, una palabra o una frase, utilizando diferentes opciones para resaltar un texto como por ejemplo modificar color, tipo y tamaño de fuente, el espacio entre caracteres y muchas otras que se muestran a continuación

1.1. CAMBIAR EL ESTILO DEL TEXTO

Es posible cambiar el estilo del texto utilizando las opciones de negrita, cursiva y subrayado. Para esto se debe posicionar el cursor sobre la palabra o sección que se desea cambiar y entonces seleccionar en la barra de formato la opción deseada. En esta barra se encuentran los tres botones que representan cada una de estas opciones

La letra N representa la Negrita, al seleccionar esta opción, el texto que se escriba a continuación quedará más oscuro.

La letra K representa la Cursiva, al seleccionar esta opción el texto que se escriba quedará inclinado.

La letra S representa el subrayado, al seleccionar esta opción el texto se escribirá con una línea debajo.

Según se requiera se puede aplicar cada opción independientemente o se pueden aplicar en conjunto. Una vez escrito el texto que se desea resaltar, si se debe volver al estilo de escritura normal es necesario seleccionar el botón correspondiente nuevamente.

Otra forma de activar estas opciones es sostener presionada la tecla Control (CTRL) y al mismo tiempo pulsar las letras N, K o S, según la opción que se desea activar.

1.2. CARACTERÍSTICAS DE LA FUENTE

A un texto se le pueden cambiar las características como la fuente (tipo de letra), el tamaño y el color.

Para cambiar la fuente con la que se está escribiendo, se debe desplegar la lista de fuentes que se encuentra en la lista desplegable de la barra de Formato y de allí seleccionar la fuente deseada.

De igual manera, para cambiar el tamaño de fuente se debe seleccionar de la lista desplegable de la barra de Formato, el tamaño deseado o escribir en el cuadro el número correspondiente.

Para cambiar el Color del Texto se debe hacer clic sobre la lista desplegable de colores, que se encuentra al final de barra de formato, representado por el Icono y de allí seleccionar el color que se desea aplicar.

Si el color deseado no se encuentra en la lista, haga clic sobre la opción Más colores… y del cuadro de dialogo de colores seleccione la combinación de colores que se ajuste a lo que desea. Si se hace clic directamente sobre la letra del botón de colores de la barra de herramientas se activará el color que se haya utilizado la última vez. Al terminar de escribir el texto que se desee resaltar se debe seleccionar en la lista desplegable de color, la opción Automático, para volver al color normal (Por defecto es Negro).

1.3. ADICIONAR EFECTOS A LA FUENTE

Los efectos de fuente como Tachado, Doble tachado, Subíndice, Superíndice, Sombra, Contorno, Relieve, Grabado, Mayúsculas, Versales u Oculto, se encuentran en el cuadro de diálogo fuente en la ficha Fuente. Se puede acceder a este cuadro de diálogo haciendo clic con el menú contextual del ratón o seleccionando en el menú formato la opción Fuente. Desde este cuadro de diálogo también se puede cambiar el estilo de fuente (negrita, cursiva y subrayado), las características de la fuente (tipo de letra, tamaño y color), el estilo y color del subrayado.


Algunos efectos pueden ser aplicados en conjunto a una palabra como por ejemplo Sombra y Contorno, mientras que otros son excluyentes, es decir, solo puede aplicarse un solo efecto del grupo, como por ejemplo las opciones de Subíndice o Superíndice.

Para aplicar alguno de los efectos se debe dar clic sobre el cuadro de de selección que se encuentra a la izquierda de cada opción. De igual manera si se desea quitar el efecto, se debe hacer clic sobre el efecto que se haya aplicado, dejando el cuadro respectivo en blanco. Luego de escribir el texto que se desea resaltar se debe quitar el efecto para continuar escribiendo con texto en forma normal.

El efecto de Tachado (Tachado) escribe una línea sobre el texto. Esta opción es utilizada cuando se están generando documentos en grupo y se desea mostrar desacuerdo con lo que está escrito. El doble tachado (Doble tachado) escribe una línea doble sobre el texto. Estas dos opciones son excluyentes entre sí.

Los efectos de Superíndice (Superíndice), y Subíndice (Subíndice) dejan el texto más pequeño que el normal, arriba o debajo de la línea de escritura. Normalmente son utilizados en representación de polinomios, ecuaciones o fórmulas químicas, matemáticas y científicas como:

X5 + Y3 + Z2 = 10; H2O + S2O4

Los efectos de Sombra y Contorno no son excluyentes entre si, pero si son excluyentes con los efectos de Relieve y Grabado. El efecto de Sombra (SSoommbbrraa) genera una sombra para cada una de las líneas del texto, mientras que el efecto de Contorno ( ) crea el texto con doble línea. La opción de Relieve (RRReeelll iiieeevvveee) convierte el texto en la sombra de una línea, dando el aspecto repujado. El efecto de Grabado ( GGGrrraaabbbaaadddooo) da el aspecto cincelado o tallado.

Los efectos de Vérsales y Mayúsculas, son excluyentes entre si y los dos cambian el texto a mayúsculas. En el efecto Versales (VERSALES) aparenta disminuir el tamaño, mientras que en el de Mayúsculas (MAYÚSCULAS) se da el efecto de aumento.

El efecto de Oculto sirve para ocultar texto que no se desea ver en el documento, pero que debe continuar existiendo.

1.4. EFECTOS DE ANIMACIÓN

A un texto se le pueden dar diferentes tipos de animación; estos efectos se encuentran en el cuadro de Animaciones, en la ficha Efectos de Texto. Se tienen entre otros los efectos de Fila de Hormigas Rojas, Chispeante y Luminosos. Al hacer clic sobre el efecto deseado, este se verá en la parte baja en el cuadro de vista previa.

Se debe tener en cuenta que estos efectos se ven en el documento, pero no tienen ninguna representación al imprimir el archivo.

1.5. ESPACIAR CARACTERES

Para cambiar el espaciado entre caracteres, se debe hacer clic en la opción Fuente del menú Formato, posicionarse en la ficha Espacio entre Caracteres y seleccionar las opciones deseadas.

Escala: Permite aumentar o disminuir horizontalmente el tamaño de los caracteres.

Espacio: Permite aumentar o disminuir el espacio que hay entre un carácter y el siguiente.

Posición: Permite modificar la posición (hacia abajo o hacia arriba) del texto, con respecto a la línea de escritura.


1.6. RESALTAR CARACTERES SELECCIONADOS

Para cambiar el formato, en un texto que ya está escrito es necesario seleccionar el texto deseado y aplicar el cambio respectivo, por ejemplo, para cambiar un texto a negrita con color azul y subrayado, se debe posicionar el cursor al inicio del texto que se desea cambiar, y luego, mientras se mantiene sostenida la tecla SHIFT, hacer clic al final del texto que se desea cambiar, finalmente se hace clic sobre los botones de negrita y subrayado y se selecciona en el botón de color de fuente, el color azul.

1.7. CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

Una de las opciones para hacer resaltar un texto es escribirlo todo en Mayúsculas. Si el texto ya está escrito y se desea cambiar a mayúsculas o está en mayúsculas y se pretende cambiar a minúsculas, se debe seleccionar y hacer clic en la opción “cambiar mayúsculas y minúsculas” del menú Formato y en el cuadro de diálogo seleccionar la opción que se desea aplicar al texto seleccionado, finalmente Aceptar. El mismo efecto se obtiene si se selecciona el texto y luego se pulsan las teclas SHIFT+F3.

1.8. ELIMINAR FORMATOS DE CARACTER

Para eliminar el formato de un texto, primero se debe seleccionar el mismo y luego del menú Formato seleccionar la opción Fuente. Del cuadro de opciones, en Estilo de fuente elegir la opción Normal, en color de la fuente seleccionar la opción automático, en Estilo de Subrayado elegir la opción ninguno, en Efectos verifique que todos los cuadros de selección estén en blanco, si alguno no esta en blanco haga clic sobre él hasta que quede en blanco.

1.9. CARACTERES NO IMPRIMIBLES

Los caracteres no imprimibles como espacios, tabulaciones, fin de párrafo, saltos de página, saltos de sección, etc., se pueden visualizar u ocultar en el documento, pero no se pueden imprimir. Para ver u ocultar estos caracteres, es necesario hacer clic sobre el botón de mostrar u ocultar caracteres de la barra de Herramientas.

2. FORMATEAR PÁRRAFOS

2.1. APLICAR SANGRÍAS Y TABULACIONES POR REGLA

Una sangría es la separación que se puede dejar entre el párrafo y el margen. Para aplicar sangrías se debe ubicar previamente el cursor sobre el párrafo (en cualquier parte del mismo), o seleccionar los párrafos contiguos o no, que desee formatear con esta característica. Igualmente, se debe verificar que la regla esté disponible sobre la parte superior del documento (de no estar, actívela por la opción Regla del menú Ver).

2.2. APLICAR SANGRÍAS: IZQUIERDA, DERECHA Y ESPECIAL DE PRIMERA LÍNEA Y FRANCESA

2.2.1. CREAR UNA SANGRÍA IZQUIERDA

Sobre la regla horizontal, debe arrastrar el marcador Sangría izquierda, a la posición donde se necesite que comience el texto (desplazar el marcador tomándolo del cuadrado ubicado en su base).

2.2.2. CREAR UNA SANGRÍA DERECHA

Sobre la regla horizontal, debe arrastrar el marcador Sangría derecha, a la posición donde se necesite que termine el texto.

2.2.3. CREAR UNA SANGRÍA DE PRIMERA LÍNEA

Sobre la regla horizontal, debe arrastrar el marcador Sangría de primera línea a la posición donde se necesite que comience el texto (desplazar el marcador tomándolo del triángulo superior).

2.2.4. CREAR UNA SANGRÍA FRANCESA

Sobre la regla horizontal, debe arrastrar el marcador Sangría francesa a la posición donde se necesite que comience la sangría (desplazar el marcador tomándolo del triángulo inferior).


2.3. ALINEAR EL TEXTO

La alineación de texto se hace, ya sea mediante el uso de los iconos ubicados en la barra de Formato:

, o mediante la opción Párrafo del menú Formato, seleccionar alineación requerida. Previamente se debe seleccionar el o los párrafos a ser formateados.

2.3.1. ALINEACIÓN IZQUIERDA

Es la alineación por defecto. El texto se alinea sobre el margen izquierdo del documento, mientras que sobre el margen derecho no se presenta alineación. Se activa a través del icono Alinear a la izquierda

de la barra de herramientas o desde la opción Izquierda del cuadro desplegable de alineación de la opción Párrafo del menú Formato.

2.3.2. ALINEACIÓN DERECHA

Es la alineación obtenida por el texto sobre el margen derecho del documento, mientras que sobre el margen izquierdo no se presenta alineación. Se activa con el icono Alinear a la derecha de la barra de formato o desde la opción Derecha del cuadro desplegable de la opción Párrafo en el menú Formato

2.3.3. ALINEACIÓN CENTRADA

Es la alineación obtenida por el texto sobre el centro de los márgenes izquierdo y derecho del documento. Se activa con el icono Centrar de la barra de formato o desde la opción Centrada del cuadro desplegable de la opción Párrafo en el menú Formato.

2.3.4. ALINEACIÓN JUSTIFICADA

Es la alineación obtenida por el texto sobre los márgenes derecho e izquierdo del documento. Se activa desde el icono Justificar de la barra de formato o con la opción Justificada del cuadro desplegable de la opción Párrafo en el menú Formato.

2.4. VERIFICAR SALTOS DE LÍNEAS Y PÁGINAS

Se realiza desde la Ficha Líneas y saltos de página, ubicada en la opción Párrafo del menú Formato.

2.4.1. OPCIÓN PAGINACIÓN

Se pueden lograr diversos controles sobre los párrafos, según se refiere a continuación:

Control de líneas viudas y huérfanas: Evita que Word imprima la última línea de un párrafo ubicado al final de una página, sobre la página siguiente (una viuda) o la primera línea de un párrafo sobre el final de una página (una huérfana).

Conservar líneas juntas: Evita saltos de página dentro de un párrafo. En otras palabras, impide que un párrafo divida su contenido entre dos páginas.

Conservar con el siguiente: Mantiene el párrafo seleccionado y el párrafo siguiente sobre la misma página.

Salto de página anterior: Inserta un salto de página delante del párrafo seleccionado.

Suprimir números de línea: Evita que los números de línea aparezcan junto a los párrafos seleccionados. Esta opción no afecta a los documentos o secciones sin números de línea.

No dividir con guiones: Evita los guiones automáticos en un párrafo.

2.4.2. CUADRO VISTA PREVIA

El cuadro Vista previa (ubicado al final de la Ficha Líneas y saltos de página, en la opción Párrafo del menú Formato) muestra la manera en que el documento se verá, con las opciones seleccionadas aplicadas.

2.5. CREAR TABULACIONES CON POSICIÓN, ALINEACIÓN Y RELLENO

Los tabuladores son medidas que asignamos a la tecla <Tab> ; sirven para posicionar el cursor en un punto específico del renglón. Tiene como medida predefinida 1,25 cm., pero se puede modificar o colocar los tabuladores en la medida deseada.


Al dar clic sobre el botón Tabulaciones (botón inferior izquierdo de la Ficha Líneas y saltos de página. En la opción Párrafo del menú Formato), se abre el cuadro de diálogo Tabulaciones. Este cuadro de diálogo se usa para establecer o cambiar la configuración de tabulaciones de un párrafo.

En el cuadro Posición puede especificar diversos valores numéricos (determinan la distancia desde el margen izquierdo, ya sea en centímetros o pulgadas, dependiendo de la configuración establecida en el menú Herramientas, Opciones, Ficha General) para establecer puntos de tabulación, para el párrafo actual (o los párrafos seleccionados previamente).

Por defecto, los puntos de tabulación se establecen de alineación Izquierda. Es posible ajustarlos para obtener alineaciones Centrada, Derecha, Decimal y Barra, seleccionando previamente su tipo y fijándolos posteriormente (con clic sobre el botón Fijar).

Igualmente, puede establecer puntos de tabulación y su tipo, seleccionando previamente el tipo de tabulación sobre el recuadro ubicado en el extremo superior izquierdo del documento (un clic permite cambiar de un tipo a otro de tabulación), y posteriormente dando clic sobre la regla para establecer el punto de tabulación.

De igual forma es posible establecer un caracter de relleno entre el margen izquierdo y la primera tabulación (por defecto se establece Ninguno).

2.6. APLICAR ESTILOS A LOS TEXTOS: TÍTULOS, NORMAL, ETC.

Se puede aplicar estilos y formatos al texto seleccionado, o previamente antes de escribirlo, a través de la opción Estilos y formato…, del menú Formato. Entre otros, se pueden aplicar formatos: Normal, Titulo 1, Titulo 2, etc.. También es

posible borrar el formato previamente aplicado a uno o más párrafos.

Se puede definir un estilo propio para aplicar, ya sea a párrafos, tablas, caracteres o listas, seleccionando el botón Nuevo estilo… y especificando las características del mismo.

Posteriormente al aceptar la creación del nuevo estilo, éste aparecerá en la lista de formatos.

3. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

3.1. ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS

Abrir archivos: Se tienen varias posibilidades para abrir un documento: Pulsar las teclas Control + A; seleccionar la opción Abrir del menú Archivo o desplazar el ratón a la barra de herramientas y seleccionar el botón .


Ante cualquiera de estas órdenes el sistema muestra un cuadro de dialogo en el que se establecen claramente los datos del documento así:

Se debe utilizar la lista Buscar en para indicar la situación actual del documento. Desde esta lista se puede elegir la unidad de disco en donde se encuentra el documento. Al hacerlo, la lista situada inmediatamente debajo mostrará los archivos y carpetas encontrados. Cuando se halle el archivo que se requiera, se debe dar doble clic sobre él para ejecutarlo. Se puede observar que en la parte izquierda del cuadro de dialogo se disponen de cinco botones que llevan directamente a ciertas carpetas especiales del disco:

Mis documentos recientes: Ofrece una lista de los últimos documentos abiertos con las respectivas carpetas de ubicación.

Escritorio: Ofrece los documentos y carpetas que se encuentran en el escritorio de Windows.

Mis documentos: Ofrece el contenido de la carpeta Mis documentos.

Mi PC: Ofrece el contenido de las carpetas ubicadas en Mi PC.

Mis sitios de red: Esta lista ofrece una lista de computadores (o grupo de computadores) conectados en red al computador que se esté trabajando.

Si no se utiliza ningún nombre de la lista deberá utilizarse el elemento Nombre del Archivo para escribir el nombre del archivo que se desea abrir.

En este caso se puede utilizar el botón el cual desplegará la siguiente lista:

Abrir: Únicamente abre el documento requerido

Abrir como de sólo lectura: abre el documento pero sin permitir grabar los cambios.

Abrir como copia: abre una copia del documento sin modificar el original.

Abrir en el explorador: Se emplea únicamente con documentos HTML ya que abre el documento en Internet Explorer.

Abrir con transformación: Forma de abrir un archivo de datos XML.

Abrir y reparar: se emplea para abrir un documento reparando, dentro de lo posible los errores que contenga.

En el cuadro de dialogo de abrir documento también se verán las siguientes opciones:

Esta flecha lleva a la carpeta que haya visitado antes. Si se despliega la flecha se podrá ver la lista de las carpetas visitadas anteriormente

Subir de nivel: Cambia a la carpeta que contiene a la actual


Buscar en la Web: Permite buscar en Internet el documento que se quiere abrir

Eliminar: Borra un archivo o carpeta

Crear nueva carpeta: Crea una nueva carpeta

Vista: Contiene varios modos de mostrar la lista de archivos y carpetas

Despliega un pequeño menú con utilidad para los archivos y carpetas

Al desplegar el submenú herramientas:

Buscar: permite buscar archivos basándose en sus datos

Eliminar: Borra un archivo o carpeta

Cambiar de nombre: permite asignar un nuevo nombre al archivo

Imprimir: Permite imprimir el texto en papel mediante la impresora

Agregar a mis direcciones: Añade el archivo a la lista de Mis direcciones

Conectar a una unidad de red: Permite conectar con una unidad de la red ofreciendo en la lista su contenido. Así se podrán abrir documentos que se encuentran en discos de otros terminales de red

Propiedades: Ofrece información sobre la ubicación de la carpeta, el tamaño, la fecha de creación, especifica si los archivos de la carpeta son de solo lectura o escritura, permite compartir la carpeta y enumerar los usuarios con permiso de acceso entre otras cosas.

3.2. VERSIONES

Word permite guardar varias versiones de un mismo documento, utilizando un solo archivo, esto da la opción de guardar todos lo cambios hechos al documento. Se pueden guardar las versiones que se quieran de un documento.

Para activar esta opción se debe seleccionar la opción Versiones del menú Archivo. Una vez seleccionada esta opción se activa el siguiente cuadro de dialogo:

Abrir: Abre la versión seleccionada

Eliminar: Elimina la versión que seleccionada

Ver comentarios: despliega un cuadro de dialogo mostrando el comentario guardado para esa versión

Al activar la opción de Guardar ahora se activa el siguiente cuadro de dialogo donde se pueden digitar comentarios a cada nueva versión, este se guarda junto con el documento, grabando fecha y hora de la versión y el autor del mismo.

Cada vez que una versión se abre se podrá ver el comentario. También se puede borrar.

3.3. PLANTILLA

Cuando se va a emplear un documento varias veces con ligeras variaciones, suele resultar muy práctico crear una plantilla. Así, al abrir el nuevo documento basado en una plantilla, únicamente se requerirá modificar algunas cosas para terminar el nuevo documento sin tener que crearlo todo de nuevo. Por ejemplo, una factura que tiene siempre la misma estructura y solo varían los datos que se añaden sobre aquellos productos que son comprados. En este caso se crea una factura vacía y se graba como plantilla. De modo que cuando se necesita solo se abre la plantilla y se ingresan los datos.

Para crear la plantilla se debe diseñar el documento con la estructura básica, luego del menú Archivo seleccionar la opción Guardar o Guardar como, se despliega la lista Guardar como tipo y se selecciona la opción Plantilla de documento.

En adelante, cuando se vaya a crear un documento similar al de la plantilla, en vez de utilizar la opción del menú Archivo, se debe seleccionar la opción


Nuevo de este mismo menú. Se abre entonces el Panel de Tareas y en una de sus secciones se obtiene todo lo relacionado con las plantillas:

Al seleccionar la opción Plantillas Generales aparece una lista de las platillas disponibles en un cuadro de dialogo como el siguiente:

De este cuadro de diálogo se elige la plantilla que se desee trabajar y aparece entonces el documento como plantilla al que se le añade o modifica lo que sea necesario. El cuadro de dialogo da la opción escoger la plantilla que puede ser: General, Cartas y Faxes, Informes, Publicaciones, Páginas Web, Memorandos.

3.4. GUARDAR UN DOCUMENTO POR PRIMERA VEZ

Para guardar un documento por primera vez se selecciona opción Guardar del menú Archivo. Aparece el cuadro de dialogo Guardar Como:

Como se va a guardar por primera vez se debe asignar un nombre al archivo. Si no se toma ningún

nombre de la lista se debe utilizar el campo Nombre de archivo del cuadro de diálogo para dar un nombre al documento.

Word siempre ofrece como nombre la primera frase del texto que puede resultar igualmente útil.

También se puede utilizar el botón de la lista para obtener una relación con los últimos nombres de los documentos archivados.

Para cambiar el formato en que se almacenará el documento se usa la lista Guardar como tipo:

De ella se puede seleccionar la opción Documento de Word si ese es el caso. También se puede guardar como formato RTF (Formato de texto enriquecido), formato de texto, etc.

Para ubicar exactamente el lugar de almacenamiento de un documento, sea en una carpeta o en una unidad de disco, se utiliza la lista que se ofrece al pulsar el botón en Guardar en

Al pulsarlo aparece una lista con las unidades de disco y carpetas disponibles para grabar el documento.

Una vez seleccionadas y cambiadas todas las opciones del documento se puede pulsar el botón Guardar.

Si se desea salir del cuadro de dialogo sin grabar el documento, pulse el botón

Una vez guardado el archivo con los parámetros correspondientes basta con pulsar el icono de la barra de herramientas estándar para Guardarlo, es decir, actualizarlo. También se puede Guardar seleccionando esta opción del menú Archivo.

Para guardar un documento existente con tipo, nombre y localización diferentes, se debe seleccionar la opción Guardar como del menú Archivo y en el campo Nombre de archivo se escribe el nuevo nombre del documento. Si se requiere cambiar de localización se selecciona Guardar en y de esa forma se ubica el archivo en otra carpeta o en otra unidad de disco. Por último, para cambiar el tipo de documento se selecciona el botón Guardar como tipo, de esta manera un mismo documento queda almacenado con otro nombre, localización y tipo diferente, y el documento original no se borra.


Para sustituir un archivo existente se selecciona la opción Guardar como del menú Archivo y se selecciona el archivo que se necesita sustituir. Al pulsar el botón Guardar aparece un cuadro de dialogo que da las opciones de Reemplazar, Cambiar nombre o Combinar cambios:

Reemplazar archivo existente: Al escoger esta opción el archivo seleccionado será sustituido por el nuevo archivo

Guardar cambios con otro nombre: De esta manera se puede crear un nuevo archivo sin borrar ni cambiar el original

Combinar cambios en un archivo existente: Esta opción permite combinar el documento que ya existe con el nuevo archivo.

Se puede proteger un archivo con contraseña de escritura o lectura en el momento de guardarlo. En la ventana Guardar como se debe desplegar la opción

Al seleccionar Opciones de seguridad aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Donde:

Contraseña de apertura: campo que guarda la contraseña de apertura. Se usa para que en el momento de abrir el archivo pida esta contraseña para poder editarlo.

Contraseña de escritura: campo que guarda la contraseña de escritura. Se usa para que al editar el documento no permita realizar cambios sobre él.

3.5. CREAR UNA COPIA DE SEGURIDAD Y PERMITIR AUTORRECUPERACIÓN

Se puede establecer que Word guarde automáticamente una copia de seguridad cada vez que un documento sea grabado. Una copia de seguridad puede proteger el trabajo realizado en caso de que se guarden cambios no deseados o se elimine el archivo original de forma accidental.

Para crear una copia de seguridad, se debe verificar que esté activada la casilla Crear siempre copia de seguridad, localizada en el menú Herramientas, Opciones, Guardar, Opciones.

Para recuperar automáticamente el documento, procedemos como en el caso anterior: verificar que este activada la casilla Guardar info. De Autorrecuperación cada:. En el cuadro minuto, se debe especificar la frecuencia con que Word debe guardar el documento.

3.6. VOLVER A LA ÚLTIMA VERSIÓN GUARDADA

Para abrir la última versión guardada de un documento de Word, como se mencionó en la sección 3.2., se procede de la siguiente forma: Hacer clic en la opción Versiones… del menú Archivo. Seleccionar el nombre del documento en el cuadro Versiones existentes y luego hacer clic en el botón Abrir.


4. NUMERACIÓN Y VIÑETAS

Cuando un texto incluye división en apartados, es conveniente distinguir cada uno de esos apartados con un número o letra u otro símbolo (viñeta).

Una viñeta es un símbolo pequeño que antecede a cada párrafo de la lista y una lista numerada refleja de manera óptima el orden o prioridad

4.1. APLICAR NUMERACIÓN Y VIÑETAS

Se puede agregar numeración o viñeta presionando los botones de la Barra de Formato, o seleccionando la opción Numeración y viñetas del menú Formato, ficha Viñetas.

4.2. PERSONALIZAR VIÑETAS

En el menú formato - numeración y viñetas se puede personalizar el tipo de símbolo o formato del número.

Para realizar este proceso se debe:

1. Seleccionar una lista que tenga Formato de números o de viñetas.

2. En el menú Formato, seleccionar Numeración y Viñetas y a continuación, dar clic en la ficha Viñetas o Números.

3. Hacer clic en el formato de lista que se desee modificar o el estilo que sea más similar.

4. Pulsar Personalizar y seleccionar la opción que se desee.

Para Personalizar viñetas con símbolos, caracteres especiales e imágenes se debe seleccionar la ficha Viñeta y luego uno de los formatos de lista o estilos.

En la ventana de Personalizar lista con viñetas se puede cambiar Fuente, Caracter, o la Imagen que se desee como viñeta, cambiar la Posición de la viñeta o la Posición del texto.

4.3. PERSONALIZAR LISTAS

Para Personalizar listas se debe haber seleccionado la ficha Numeración y uno de los formatos de lista.

En la ventana de Personalizar lista numerada se puede cambiar Formato de número, Estilo de número, Posición del número con su respectiva alineación y la Posición del texto.

4.4. REINICIAR LISTAS

Para reiniciar listas ó continuar con las mismas seleccionar Formato – Numeración y viñetas - Números y elegir uno de los estilos para que la opción de Reiniciar numeración o Continuar con la lista anterior se active.


5. INSERTAR Y EDITAR TEXTO

5.1. INSERTAR TEXTO

Para insertar texto en algún lugar del documento, se debe ubicar el puntero donde se desee insertar la nueva información. Esta puede ser texto, gráficos o tabla.

5.2. SUPRIMIR TEXTO

Para suprimir texto se debe seleccionar y pulsar la tecla Supr.

5.3. REEMPLAZAR TEXTO

Para reemplazar un texto determinado se debe pulsar la tecla Insert, la opción SOB de la barra de estado se activa y en este caso al escribir algún texto se sobrescribe el anterior.

5.4. COPIAR TEXTO

Para copiar texto de un lugar a otro se debe seleccionar o marcar como bloque el texto que se requiere copiar y seleccionar la opción Copiar del menú Edición, después se debe ubicar el cursor en el sitio donde se necesita pegar el texto y desde el menú Edición seleccionar la opción Pegar. También se puede copiar y pegar con el teclado pulsando simultáneamente las teclas CTRL + C y CTRL + V respectivamente o con los iconos y

de la Barra de Herramientas

5.5. TRASLADAR TEXTO

Para mover texto de un lugar a otro se debe seleccionar o marcar como bloque el texto que se requiere mover y seleccionar la opción Cortar del menú Edición, después se debe ubicar el cursor en el sitio donde se necesita pegar el texto y desde el menú Edición seleccionar la opción Pegar. También se puede copiar y pegar con el teclado pulsando simultáneamente las teclas CTRL + X y CTRL + V respectivamente o con los iconos y

de la Barra de Herramientas

5.6. INSERTAR SÍMBOLOS Y CARACTERES ESPECIALES

Esta opción se activa desde el menú Insertar y permite insertar Símbolos y Caracteres

Especiales de las fuentes instaladas en el equipo y que no están disponibles en el teclado.

Para incluir Símbolos y Caracteres Especiales en un documento se debe seleccionar la opción símbolo del menú insertar.

Aparece entonces la ventana de Símbolo que tiene 2 fichas: Símbolos y Caracteres especiales.

5.7. SÍMBOLOS

Al desplegar el campo Fuente aparece el listado de los diferentes tipos de fuente con su correspondiente tabla de caracteres.

Desde el botón Teclas… se puede asignar una combinación de teclas para generar un determinado símbolo. Desde el panel de símbolos se selecciona el símbolo que se va a utilizar con frecuencia y pulsando el botón Teclas, asignar una combinación de teclas determinada (por ejemplo CTRL + MAYUS + M). Esto permite insertar el símbolo simplemente pulsando la combinación de teclas, sin necesidad de abrir la ventana de símbolos.


5.8. CARACTERES ESPECIALES

Permite insertar símbolos que se utilizan comúnmente, pero que no se encuentran en las fuentes normalmente. Ejemplos de estos son los símbolos de: Marca Registrada, Copyright, etc. Todos estos caracteres son del tipo TrueType, es decir, que como se vean en pantalla se verán en la impresión.

El procedimiento para insertar caracteres especiales es igual al utilizado para insertar y configurar símbolos.

6. CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN

6.1. VISTA PRELIMINAR

Vista preliminar: Esta forma de visualización del documento muestra las páginas completas en un tamaño reducido para que se puedan observar una o más páginas a la vez, verificar los saltos de página y efectuar cambios en el texto y el formato.

Para cambiar a vista preliminar, se debe hacer clic en el botón "Vista preliminar" de la barra de Herramientas Estándar o elegir en el menú Archivo la alternativa Vista preliminar.

En esta vista pueden verse los saltos de página (punto en el que acaba una página y empieza otra), el texto oculto (formato de caracteres que le permite mostrar u ocultar el texto especificado. Microsoft Word indica el texto oculto subrayándolo con una línea punteada) y las marcas de agua (gráfico o texto, como "Confidencial," que, cuando se imprime aparece en la parte superior o al lado del texto del documento existente) y puede modificarse el documento o cambiar su formato antes de imprimirlo.

Envía el documento activo a la impresora

Cambia entre la visualización del 100% al del numero de páginas seleccionada

en la vista preliminar

Muestra una sola página del documento

Permite seleccionar el número de páginas que se desean observar en la vista preliminar

Permite seleccionar el zoom de visualización

Activa y desactiva la regla en vista preliminar

Reduce el documento a una página, si el texto escrito lo permite

Elimina los diferentes elementos de la pantalla para dejar visible únicamente el documento y la barra de herramientas

Cierra la Vista Preliminar

6.2. CONFIGURAR PAGINA

Permite modificar los márgenes; el origen, tamaño y orientación del papel y otras opciones de diseño de la página del documento activo. Configurar pagina una opción del menú Archivo.

6.2.1. MÁRGENES

Superior: Indica la distancia entre la parte superior de la página y el inicio de la primera línea de texto en la página.

Izquierdo: Muestra la distancia entre el borde izquierdo de la página y el inicio izquierdo de las líneas sin sangría.

Inferior: Señala la distancia entre el borde inferior de la página y la última línea de texto en la página.

Derecho: Presenta la distancia entre el borde derecho de la página y el final de una línea de texto sin sangría a la derecha.

Encuadernación: Espacio adicional que se agrega al margen interno para encuadernación.


Posición del margen interno. Coloca el margen interno en la parte superior, izquierda o derecha de un documento.

6.2.2. ORIENTACIÓN:

Vertical: Imprime el documento de modo que el lado más corto del papel sea la parte superior.

Horizontal: Imprime el documento de modo que el lado más largo del papel sea la parte superior.

6.2.3. PÁGINAS:

Especifica para Word cómo desea que se impriman las páginas del documento. Si ha configurado el documento con páginas opuestas o dos páginas por hoja (mediante Márgenes simétricos, libro plegado o Dos páginas por hoja), esta opción no está disponible.

6.2.4. PAPEL

Tamaño del papel: Permite seleccionar uno de los tamaños del papel compatibles con su impresora o definir un Tamaño personal.

Ancho: Muestra el ancho del tipo de papel seleccionado.

Alto: Muestra el alto del tipo de papel seleccionado.

6.2.5. ORIGEN DEL PAPEL

Primera página: Permite seleccionar la bandeja de la impresora en la que se imprime la primera página de cada sección.

Otras páginas: Determina la bandeja de la impresora en la que se imprime la segunda página y las siguientes de cada sección.

6.3. IMPRIMIR

Esta alternativa imprime el archivo activo o los elementos seleccionados. Para seleccionar las opciones de impresión se debe hacer clic en Imprimir, en el menú Archivo; o en el botón Imprimir de la barra Estándar.

6.3.1. IMPRESORA

Muestra la información de la impresora que se encuentra seleccionada en el cuadro Nombre. La impresora en la que haga clic se convierte en la impresora predeterminada para el resto de la sesión de Word o hasta que la cambie.

Propiedades. Este botón abre un cuadro que permite cambiar las opciones de impresión de Windows para la impresora seleccionada. Desde el botón Opciones… se pueden cambiar las opciones de impresión

Buscar impresora. Abre un cuadro de diálogo que permite cambiar o buscar la ubicación de la impresora.

Imprimir a archivo. Crea un archivo con los documentos en vez de enviarlos a la impresora.

Doble cara manual. Permite imprimir el documento por los dos lados del papel si se dispone de una impresora adecuada.

6.3.2. INTERVALO DE PÁGINA

Todo. Imprime todo el documento.

Página actual. Imprime la página donde se encuentra ubicado el punto de inserción.

Páginas. Imprime las páginas que se especifiquen en el cuadro Páginas.

Número de copias: Determina el número de copias que se desea imprimir y muestra el aspecto de las copias intercaladas si activa la casilla de verificación Intercalar.

6.3.3. ZOOM

Permite seleccionar el número de páginas del documento que se desee imprimir por cada hoja de papel. Seleccionar el tamaño del papel en el que se requiera imprimir el documento. Por ejemplo, puede especificar que se imprima un documento de tamaño B4 en papel A4 mediante la reducción del tamaño de la fuente y los gráficos. Esta función es similar a la función de ampliación y reducción de una máquina fotocopiadora.

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