Programa Einstein de Melhoria Contínua de Processos

Workshop Lean Hospitalar – UBQ (Junho/2011)

Leopoldo MarroigChief Project & Process Excellence Officer – MBBleopoldobm@einstein.br

Agenda

1) Metodologias e a Excelência Operacional na Saúde

2) Modelo de Gestão e Implementação do Programa EINSTEIN

3) Resultados obtidos até o momento

4) Exemplos de projetos concluídos

INICIATIVA

SEIS SIGMA

LEAN

TOC (TEORIA DAS RESTRIÇÕES)

CERTIFICAÇÕES

PDCA

VETOR DE MUDANÇA

PROJETOS 4-6 MESES, UTILIZANDO FORTEMENTE FERRAMENTAS ESTATÍSTICAS

EVENTOS KAIZEN (CURTOS, COM FOCO EM MUDANÇAS RÁPIDAS)

ANÁLISE DOS GARGALOS (BUSCA DO ELO MAIS FRACO – É QUE ORIENTA TODA A CADEIA)

AUDITORIAS DE SISTEMA DE QUALIDADE

CEP & 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

OBJETIVO PRINCIPAL

REDUZIR VARIAÇÃO GERANDO RETORNO FINANCEIRO

ELIMINAR DESPERDÍCIO (MUDA)

ELIMINAR GARGALOS

GESTÃO DA ROTINA

REDUZIR VARIAÇÃO / GESTÃO DA ROTINA

FOCO

ELIMINAR PROBLEMAS GERANDO IMPACTO FINANCEIRO

MELHORIA NO FLUXO DE PRODUÇÃO

MELHORIA SISTÊMICA (“BOM LOCAL NÃO É O BOM SISTÊMICO”)

PADRONIZAÇÃO DAS TAREFAS E PROCEDIMENTOS

MELHORIAS INCREMENTAIS DO PROCESSO

Metodologias de Gestão de Processos

Excelência Operacional na Saúde

Atualmente possui um programa estruturado de Excelência Operacional (LSS)

* Fonte: US News – Julho 2010

Melhores Hospitais – EUA (The Honor Roll)*

Missão do Programa

Desenvolver uma cultura de melhoria contínua e gestão de processos utilizando uma metodologia estruturada para toda a instituição, objetivando:

• Excelência em qualidade e segurança para os pacientes e colaboradores internos e meio ambiente;

• Satisfação dos clientes externos e internos;

• Eficiência e padronização de processos;

• Redução de perdas e desperdícios;

Início: Fev 09Time Inicial: 1MBB e 2BBs dedicados

Estrutura

MBB

Comitê Executivo de Melhoria Contínua de Processos

BSC Institucional

Time de Projeto

Black BeltsDedicados

Dono doProcesso

Sponsor do Projeto

Lean & GreenBeltsExecução

SuporteMetodológico

+Gestão doPrograma

Definição Estratégica

Presidente e Diretores

• Reuniões Semanais

• Priorização de projetos e validação da seleção de Belts

• Resultados / Decisões estratégicas

Qtde:1

Qtde:5

Organograma

Plano de Implementação

Mat

urid

ade

Inst

ituci

onal

Lean Belts

Green Belts

Modelo de Gestão – Programa EINSTEIN

Priorização

Sistema de Notificação de Eventos

SAC

Pesquisas de Satisfação (L21) e

Clima Interno

Comitê Executivo do

Programa

Seleção e Priorização de Projetos

Principais Inputs para projetos

Periódicos

Eventuais

Planejamento Estratégico Anual

• Brainstorming de idéias•Garantir a adequação da metodologia:

Projetos vs “Just do it”• Discussão preliminar com o sponsor

• Priorizar iniciativas (QFD a ser definido)• Garantir alinhamento estratégico • Prover recursos necessários à execução

• Iniciar execução• Governança de projeto • Resp: Belt + Sponsor + MBB

Projetos a serem

executadosAuditorias (Int & Ext)

Filtr

o Té

cnic

o (M

BB

)

Workshops de Seleção de Projetos

com as Áreas

Alinhamento com o BSC e Estratégia

Processo de Seleção dos Belts

Certificação em LSS como ferramenta de desenvolvimento de carreira

Indicação de candidatos

pelo sponsor do projeto

Projetos selecionados

para execução

Mapeamento de Competências

(Atividade conduzida em parceria com o RH)

Validação dos candidatos

selecionados pelo Comitê Executivo do

Programa

1 2 3

1. Comunicação 2. Gerenciamento de Projetos 3. Trabalho em Equipe 4. Negociação

5. Foco no Cliente 6. Raciocínio Analítico

Competências Mapeadas pelo RH:

Menu de Treinamentos

Todos

Coord.Super.Líder

Gerente

DuraçãoCurso

• Lean Six Sigma - Champions* 16h

• E-learning de Intro a Melhoria Contínua 1h• Introdução a Melhoria Contínua (Presencial) 4h

• Facilitadores de Kaizen 16h• Lean Belt (GB light) 40h• Green Belt 40h• Black Belt 160h

Gerentes

• Lean Six Sigma - Champions* 4hDiretoria

Público Alvo

* Programa Anual de Capacitação de Líderes

Critérios de Certificação

Governança dos Projetos

D M A I C

TG 1 TG 2 TG 5TG 0

• Reuniões formais de aprovação do projeto ao final de cada fase da metodologia (Tollgates - TG)

• Aprovador Funcional: Sponsor do Projeto• Aprovador Técnico: Master Black Belt

• TG 0: Priorização do projeto pelo Comitê Executivo do Programa e validação da estimativa de saving e racional de cálculo (MBB)

• TG 5: Aprovação de encerramento do projeto (Sponsor e MBB) e validação do Saving real do projeto (Controladoria)

Mecanismos de Reconhecimento

1) Prêmio Anual de Excelência em Lean Six Sigma (Projetos e Belts)

• A 2ª Edição do Prêmio, ocorrido em Dezembro de 2010, contou com 30 projetos inscritos;

• Belts apresentaram seus projetos para um painel formado por MBBs e especialistas de mercado;

• Foram premiados os 3 melhores projetos eleitos pelo painel com premiação financeira para o belt e o time de projeto.

2) Evento Anual de Certificação dos Belts• Discurso do Presidente e do CEO com participação de toda a Diretoria

• Entrega de Certificados e placas

Ações de Comunicação do Programa

Ações Iniciais do Programa Ações Recorrentes1. Apresentação do Plano Estratégico no

Comitê Executivo (Dez/08)

2. Desenvolvimento da identidade visual do Programa (Jan/Fev 09)

3. Apresentação Introdutória nas reuniões de Staff dos Diretores (Jan/Fev 09)

4. Lançamento do Portal de Melhoria Contínua na Intranet (Set/09)

5. Desenvolvimento de e-learning para Introdução ao Lean Six Sigma (Dez/09)

1. Divulgação de notícias do Programa no Boletim Eletrônico Institucional (Espaço Fixo - Bimestral)

2. Reuniões semanais com o Comitê Executivo do Programa presidido pelo CEO com apresentação dos projetos pelos belts

3. Reuniões de Tollgate dos projetos ao final de cada fase do projeto

4. Encontro de Certificação de Belts com a Direção da Empresa (Semestral)

5. Prêmio anual de excelência em Lean Six Sigma (Premiações para projetos e Belts)

6. Módulo de melhoria contínua de processos no programa de integração de novos funcionários

Sustentabilidade (Pós Projeto)

Término do Projeto TG5

Contratação de Meta com o dono do

processo (Indicador primário do Processo)

Apresentação trimestral dos

indicadores para o MBB

(Resp: Dono do Processo)

Ciclos do Processo Melhorado (3 meses)

Auditoria aleatória (trimestral) no

indicador primário do processo e plano de reação imediato em

caso de deterioração

Resp: MBB / BBs

Garantindo a sustentabilidade dos ganhos no longo prazo

Gestão do Portfólio de Projetos

• Gestão integrada com o Escritório de Projetos Corporativo (PMO)

• Revisão mensal do status dos projetos (cronograma / custo / escopo / qualidade)

• Divulgação de status para o Comitê Executivo de Melhoria de Processos

• Planilha de Controle e Gestão de Portfólio (exemplo):

• Implantação do sistema Clarity para Gestão de Projetos ( previsto para Set/2011)

Indicadores do Programa

Resultados do Programa (Abr 09 a Jun 11)

• + 9000 horas de capacitação• 93 colaboradores capacitados como Lean Belts• 28 colaboradores capacitados como Green Belts• 8 colaboradores capacitados como Facilitadores de Kaizen• 400+ colaboradores realizaram Introdução a Melhoria Contínua• Status dos projetos:

Encerrados Total

1478141719125

* Projetos Cancelados: 5

ROI dos projetos concluídos em 2010: 10,5x

1. Aumento do 20% na quantidade de transportes de pacientes realizados conforme SLA de 20min;

2. Redução de 31% na mediana do tempo de liberação do leito pela higiene;

3. Redução de 37% no tempo de permanência do paciente verde (urgência relativa) na UPA Morumbi;

4. Redução de 54% do ciclo de tempo total de transferência de pacientes da Unid. Ibirapuera para o Morumbi;

5. Redução média de 26% no tempo de liberação de laudos da TOMO para pacientes da UPA;

6. Redução média de 75% no tempo de parada do sistema pneumático;

7. Redução de 50% no índice de perdas por obsolescência de comprimidos sólidos unitarizados.

Exemplos de Resultados dos Projetos concluídos

Premiação

O Programa EINSTEIN de Melhoria Contínua de Processos conquistou no dia 25 de agosto de 2010 o primeiro lugar na categoria “Melhor Programa Corporativo com até 18 meses de Implantação”, no principal congresso de melhoria contínua da América Latina concorrendo com todos os outros segmentos de mercado.

Obrigado!

Leopoldo Marroig

leopoldobm@einstein.br