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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS
WORKSHOP II – Mapeamento de Processos
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 03 de junho de 2009
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
1) Feedback da Avaliação
Qualitativa
Apresentação em letras maiores
Antecipar o término em 10 min.
Mais tempo para reflexão/discussão
46%
49%
4%1%
Desempenho do Expositor
Muito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram
1) Feedback da Avaliação
24%
76%
Avaliação Geral
Superaram as expectativasAtenderam as expectativasNão atenderam as expectativas
1) Feedback da Avaliação
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
2) Apresentação, pelas unidades:
Expectativas com o trabalho Processo priorizado Experiência (1ª semana) Impacto do processo escolhido na área-fim
3 min para cada área
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
MACROFLUXO DAS 4 FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metasFIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
3) Base conceitual 3.1) Mapeamento de processos:É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia – Mauriti Maranhão).
ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS
E1 - Informações sobre a incidência ou não de norma legal sobreo processo priorizado
E2 - Lista dos 03processos críticos da área Levantar as
atividades
Ordenar as atividades
Levantar as normas
FIM
S1 - Processos identificados com suas atividades ordenadas.
S2 - Relação das normas legais aplicáveis ao processo de trabalho.
S3 - Relação das sugestões de melhoria identificadas durante esse passo.
S4 - Processo fluxogramado.
Legenda:1. Enº: Entrada, número da entrada.2.Snº: Saída, número da Saída
Priorizar o processo
Identificar os elementos e o
objetivo
Desenhar o fluxograma
atual
FASE 2 –Mapeamentode processos - Detalhamento(pág.15)
3) Base conceitual
3.2) Atores - Quem executa alguma atividade no processo. É o responsável pela atividade.
(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).
3) Base conceitual
3.3) Entrada/Insumo - É ainformação/documento/material necessários para que se desenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la.
3) Base conceitual
3.4) Fornecedor - É a organização/ pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada atividade.
Aquele que fornece insumos para os processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja informação ou orientação. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA)
Organização ou pessoa que fornece um produto (Fonte: ISO 9000:2005)
3) Base conceitual 3.5) Saída (produto) - É ainformação/documento/material produzido pelo executor da atividade. É o resultado do trabalho.
É o resultado de um processo (ISO 9000:2005).
3) Base conceitual
3.6) Cliente - Organização ou pessoa que recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO 9000:2005)
Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtosfornecidos por organizações públicas. É também denominado usuário. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA).
3) Base conceitual3.7) Requisitos do cliente – são NECESSIDADES ou expectativas que são expressas, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. De forma implícita significa que é uma prática costumeira ou usual para a organização, seus clientes e outras partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob consideração está implícita (ISO 9000:2005).
ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas)
GESTÃO
RECURSOS
ENTRADA SAÍDA
= SATISFAÇÃO DE CLIENTES
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
Preparar o café
Preparar café dentro dos padrões estabelecidos
QuenteForteDoce
Copa CopeiraChefe da copa
Receita da Dona Benta
Manual garrafa térmica
Nro 10 2009 Estadual Estabelece as regras para o preparo do café
Nro 5 2008 Federal Estabelece as regras de utilização e manutenção da garrafa térmica
Consultores internos, SuperintendentesPromotoresVisitantes
Versão 01Versão 01
Ferver água
Colocar café no filtro
Adoçar a água
Coar o café
Água fervida
Filtro com caféÁgua fervida e adoçadaCafé coado
Gás, fogão, fósforo, garrafa, etc
Garrafa, colher,filtro de papel e café
Serviços Gerais
Colaboradores
Preparar a garrafa
Copeira
Copeira Água Garrafa preparada
Copeira
CopeiraÁgua fervida e açúcar
Garrafa, água fervida e adoçada
Copeira
CopeiraCopeira
Copeira
Produto do processo –
FINAL
Cliente doProcesso –
FINAL
Versão 01Versão 01
ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO
3) Base conceitual
3.8) Fluxograma É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho.(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).
Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos – Saulo Barbará)
3) Base conceitual
Normas de referência para fluxogramas: BPMN (Business Processes Modeling Notation) EPC (Event-driven Processes Chains) IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) ISO 1028 (Processamento de informação – símbolos para fluxogramas)
Fluxograma - Simbologia:Fluxograma - Simbologia:
AtividadeInício/FimDecisão
ConectorConexão entre páginas
Processo
Tarefa
Sudprocesso
Atividade
Macroprocesso Relembrando a hierarquia entre os processos:
As atividades serão representadas no fluxograma
As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou procedimentos
Hierarquia de processosGestão de pessoas
Provimento decargos
Nomeação
Publicar a listados nomeados
no DO Encaminhardocumentopara órgão
responsável pelo DO
Macroprocesso
Processo
Subprocesso
Atividade
Tarefa
CO
PA
Início Ferver a água
A água está na
temperatura ideal?
Colocar o café no filtro
Colocar açúcar na água
Coar o café Colocar o café na garrafa
Não
Sim Café pronto na garrafa
MODELO DE FLUXOGRAMA Revisão 01 - Página 01 de 01
Exercício do Café
Nome do Processo: PREPARAR O CAFÉObjetivo do Processo: PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO
Com açúcar?Não
Sim
Preparar a garrafa
IMPORTANTEIMPORTANTE
- O fluxograma deve representar o processo O fluxograma deve representar o processo exatamenteexatamente como ele acontece (AS IS), e as como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhoriassugestões de melhorias levantadas nesse passo levantadas nesse passo deverão ser deverão ser ANOTADASANOTADAS, para posterior utilização e , para posterior utilização e desenho da situação desejada (TO BE)desenho da situação desejada (TO BE)
- A SUPLAN realizará a diagramação dos A SUPLAN realizará a diagramação dos fluxogramas na ferramenta adequada – fluxogramas na ferramenta adequada – BizAgi – no padrão BPMN.BizAgi – no padrão BPMN.
Experiência da SINFO
BPMN – Bussines Process Modeling Notation – Provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite representar processos de negócio complexos. (Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
5) Prática
Encaminhar para SUPLAN até Encaminhar para SUPLAN até 10/0610/06- Levantamento dos elementos do processo - - Levantamento dos elementos do processo - Formulário EPO 03Formulário EPO 03- Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar alguma ferramenta informatizada, não há alguma ferramenta informatizada, não há necessidade de utilizar o formulário EPO 04.necessidade de utilizar o formulário EPO 04.
Formulários disponíveis na: Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)
Dia Dia 10/0610/06 - período da manhã – Entrega - período da manhã – Entrega dos formulários pelas unidadesdos formulários pelas unidades
WORKSHOP III – WORKSHOP III – 17/0617/06
Se você continuar a fazer sempre o que fez,Se você continuar a fazer sempre o que fez, continuará obtendo sempre o que obteve.continuará obtendo sempre o que obteve. Para conseguir um resultado diferente vocêPara conseguir um resultado diferente você terá de fazer algo diferente... terá de fazer algo diferente...
Autor desconhecido.Autor desconhecido.
Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!