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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 27 de maio de 2009
DC
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS
Objetivos:
Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada
Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e
Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de
Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA);
Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos;
Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas
para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.
POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS?
Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS?
Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS?
Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS?
Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS?
Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional
Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística
2.Aprendizadoorganizacional
2.Aprendizadoorganizacional
1.Pensamento sistêmico
1.Pensamento sistêmico
12.Controlesocial
12.Controlesocial
10.Desenvolvimentode parcerias
10.Desenvolvimentode parcerias
8.Comprometimentocom as pessoas
8.Comprometimentocom as pessoas
7.Geração devalor
7.Geração devalor
5.Orientação por processos e informações
5.Orientação por processos e informações
Fundamentosda excelência
gerencial
Fundamentosda excelência
gerencial
6.Visão defuturo
6.Visão defuturo
11.Responsabilidadesocial
11.Responsabilidadesocial
4.Liderança econstância de
propósitos
4.Liderança econstância de
propósitos
13.Gestãoparticipativa
13.Gestãoparticipativa
9.Foco no Cidadão e na
sociedade
9.Foco no Cidadão e na
sociedade
3.Cultura deinovação
3.Cultura deinovação
Fonte: Instrumento para Avaliação da Gestão Pública - Ciclo 2008/2009
Os resultados são alcançados mais rapidamente quando as atividades e os recursos se relacionam de forma processual
ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas)
GESTÃO
RECURSOS
ENTRADA SAÍDA
= SATISFAÇÃO DE CLIENTES
Processo(“Conjunto de atividades
Inter-relacionadas ou interativas”)
Entrada Saída
Eficácia do processo. -Execução adequada do processo- Alcance dos resultados planejados
Medição e Monitoramento(Antes, durante e depois do processo)
Eficiência do Processo
- Otimização dos recursos (tempo, pessoas, financeiro)
(Inclui recursos)
Produto
(Resultado de um Processo)
Fatos e dados
Tomada de decisão e produção de informação e conhecimento
Alta capacidade para agir e inovarAumento de produtividade
Postura pró-ativa – antecipação e resposta rápida às mudanças no ambienteEfetividade
Análise do Material das Unidades Organizacionais
Unidades que enviaram o material:
• Controladoria Interna;
• Engenharia;
• Superintendências de Administração, Informática,
Orçamento e Compras, Judiciária, Planejamento e Gestão,
Finanças e Recursos Humanos.
Análise do Material das Unidades Organizacionais
Ferramentas tecnológicas utilizadas para diagramação ou fluxogramação de processos:
• EA – Enterprise Architect (02 un.);
• Igrafx (02 un.);
• Editor de texto (02 un.);
• Planilha eletrônica / Ferramenta para desenho
Broffice.org Draw. (01 un.);
• Unidades que ainda não desenvolveram
trabalhos de diagramação ou fluxogramação (02 un.).
Análise do Material das Unidades Organizacionais
Pontos Positivos:• Entrega do material solicitado;
• Engajamento das áreas – algumas já fluxogramaram vários
processos;
• Unidades sensibilizadas;
• Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por
processos (visão)
Análise do Material das Unidades Organizacionais
Oportunidades de Melhoria:• Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas
utilizadas;
• Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão
de Processos;
• Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo
estágio;
• Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por
processos.
BENEFÍCIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS
• Uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas;
• Uniformização das rotinas de trabalho;
• Otimização dos recursos;
• Agilidade dos processos;
• Clareza de responsabilidades;
• Eliminação de anomalias;
• Conhecimento tácito e pessoal Conhecimento expresso e institucional
Estágios de maturidade em Gestão por
Processos
Estágios de maturidade em Gestão por Processos
Estágios de maturidade em Gestão por
Processos
Escritório de Processos Organizacionais - EPO
O QUE É:
É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, normalização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição.
OBJETIVO:
Obtenção do alinhamento organizacional através daGestão por Processos e da produção contínua de inovação organizacional centrada em processos.
Escritório de Processos Organizacionais - EPO
NATUREZA:
Consultiva: Auxílio às atividades dos gestores do processo, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.
Escritório de Processos Organizacionais - EPO
ATRIBUIÇÕES:
– Propor metodologia de gestão por processos (padrões, ferramentas, regras, medidas de desempenho, etc..);
– Planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas à gestão por processos institucional;
– Proporcionar a padronização, a integração e a harmonização dos processos organizacionais;
Escritório de Processos Organizacionais – EPO
ATRIBUIÇÕES:
• Promover, em parceria com a SGRH, treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas e ferramentas de gestão por processos;
• Disseminar as melhores práticas;
• Estabelecer mecanismos para promover a contínua melhoria dos processos institucionais.
Escritório de Processos Organizacionais – EPO
EQUIPE:
Cristina Maria das Chagas Julio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista
WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOSDinâmica de trabalho
Como será a condução dos trabalhos?
8 worshops
Às quartas-feiras
Horário: das 9:00 às 12:00h
Sala 327
Participantes: Superintendentes, Chefe do
Departamento de Engenharia e Arquitetura, Chefe da
Controladoria Interna e Consultores Internos.
Acordos e alinhamento de expectativas…
Comparecimento e comprometimento de todos;
Busca por metodologia de fácil aplicação e testada no
setor público;
Projeto piloto – necessidade da avaliação pelas
unidades;
Execução das tarefas previstas para a semana;
Compreensão e colaboração das áreas com
trabalhos mais adiantados.
Forma de aplicação do trabalho
Cada workshop apresentará orientação teórica, exercícios e
aplicação prática das ações a serem realizadas posteriormente em
cada unidade pelo consultor.
No período de desenvolvimento das atividades pelas unidades,
estas podem recorrer ao EPO para agendamento e esclarecimento
de dúvidas e orientações.
Teoria → Exercício → Prática
Forma de aplicação do trabalho
Cada área passará para a etapa posterior após aprovação da
anterior pelo Consultor Interno, pelo Responsável pelo Processo,
pelo Responsável pela Unidade Organizacional.
Cada área encaminhará para a SUPLAN
([email protected]) os trabalhos realizados
na semana para acompanhamento e orientação.
P
DC
A
Definição dos papéisPapel do Consultor Interno: Disseminar e aplicar as práticas de gestão por processos no âmbito da
unidade;
Dar o aporte do conhecimento técnico especializado na execução dos
processos de sua área;
Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria da sua unidade
organizacional no que se refere aos processos;
APOIARAPOIAR (auxiliar) o mapeamento, o redesenho, a melhoria e a
definição dos indicadores dos processos da sua unidade
organizacional, em conformidade com a metodologia adotada pelo MP-GO.
Definição dos papéisPapel do Responsável pelo Processo
Responder diretamente pelo processo Mapear, redesenhar e melhorar os processos sob sua responsabilidade; Definir e monitorar os indicadores de desempenho dos processos; Garantir a execução e o bom desempenho do processo de acordo com os critérios definidos; Verificar se os processos estão produzindo os resultados previstos; Verificar se os recursos estão de acordo com a necessidade dos processos mapeados; Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e eficaz; Garantir a disseminação do processo às partes interessadas.
Definição dos papéisPapel do responsável pela Unidade Organizacional
Proporcionar ambiente interno favorável e adequado ao trabalho de mapeamento, melhoria e normalização dos processos;
Conduzir e integrar os processos afetos à sua área; Validar os formulários, juntamente com o Consultor Interno e os
Responsáveis pelos processos; Aprovar os processos mapeados, redesenhados e normalizados da
sua unidade organizacional, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos Processos.
Fluxo de aplicação do trabalho R
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Preencher conforme
metodologia
Há dúvida?
Sanar as dúvidas quanto à metodologia
Encaminhar para aprovação
Não
Sim
Valida e aprova o trabalho
Encaminha o trabalho via e-
Orienta os trabalhos
Há dúvida?
Não
Sim
Validar o trabalho quanto à metodologia
Disponibiliza os documentos para toda a instituição
Participa do Workshop e
recebe metodologia e
formulários
Está adequado quanto à
metodologia?
Não
Sim
1º WORKSHOP DE MELHORIA DE PROCESSOS
1) Apresentação da metodologia a ser utilizada; 2) Apresentação de conceitos;
3) Orientação para priorização do processo da área.
1) METODOLOGIA DO TRABALHOAS QUATRO FASES
1. Planejamento: Planejar o trabalho do EPO - SUPLAN.2. Mapeamento do processo: Identificar todas as
entradas e saídas do processo e desenhar o fluxograma (situação atual).
3. Análise e Melhoria: Identificar os problemas e desenvolver soluções (situação desejada).
4. Implementação: Desenhar novo fluxograma, definir indicadores e metas, monitorar e documentar o processo.
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
WORKSHOP I – Conceitos e priorização
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
WORKSHOP I – Conceitos e priorização
2) Apresentação de conceitos
O que é um PROCESSO?
É um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). (NBR ISO 9000:2005)
Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor aos serviços/produtos. (GESPÚBLICA)
É qualquer atividade executada dentro de uma companhia ou organização (BPMN 2006).
2) Apresentação de conceitos
Categorias de processos:
Processo finalístico – processo associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos.
Processos de apoio – processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais etc.
Processo crítico → pode ser um processo finalístico ou de apoio, desde que tenha natureza estratégica, sendo fundamental para o sucesso da organização.
2) Apresentação de conceitos
O que é MACROPROCESSO?
• É o conjunto de processos por meio do qual a área cumpre sua missão.
• Agrupamento de processos necessários para o
desempenho de uma atribuição da organização.
Corresponde a grandes funções da organização, para
as quais devem estar voltadas todas as suas
unidades internas. Um macroprocesso engloba vários
outros processos.
2) Apresentação de conceitos
O que é subprocesso?É um processo que está incluso em outro processo.
O que é atividade?Ações a serem realizadas dentro de um processo ou
subprocesso.
E tarefa?Elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade.
Fonte: BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio – vários autores
P rocesso
Tarefa
S udprocesso
A tiv idade
M acroprocesso
2) Apresentação de conceitos
Hierarquia de processos
Hierarquia de processos
Gestão de pessoas
Provimento decargos
Nomeação
Publicar a listados nomeados
no DO Encaminhardocumentopara órgão
responsável pelo DO
Macroprocesso
Processo
Subprocesso
Atividade
Tarefa
2) Orientação para priorização do processo da área
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
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Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
WORKSHOP I – Conceitos e priorização
2) Orientação para priorização do processo da área
A priorização de ações é necessidade básica em
qualquer atividade, pois recursos são sempre
escassos ou limitados;
Saber priorizar é uma das bases da gerência
eficaz;
Para priorizar podemos utilizar dados
quantificáveis ou ferramentas específicas. Ex:
método GUT.
O que é o método GUT?
É uma ferramenta para auxiliar a priorização das ações.
GUT é a abreviatura das palavras-chave do método (Gravidade, Urgência, Tendência).
2) Orientação para priorização do processo da área
Método GUT
G (Gravidade) - tamanho do impacto negativo na área
caso o processo não seja melhorado.
U (Urgência) - relaciona-se ao tempo estimado para
manifestação do problema caso o processo não seja
melhorado – quanto mais urgente, menor o tempo
disponível para melhorá-lo.
T (Tendência) - é o potencial do problema caso o
processo não seja melhorado, ou seja, "Se eu não resolver
esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai
piorar bruscamente?".
IMPORTANTE!!!
Premissa para escolha do processo a ser
trabalhado:
Ter impacto na área fim, ou seja, o processo
escolhido deve ter também como cliente a área fim
institucional (promotorias e procuradorias)
Ex: Processo de concessão de férias, Processo de
liberação de diárias, etc.
Vamos ao exercício!!
1) Escolher três processos da unidade – Grupo:
integrantes de cada unidade
2) Pontuar os processos quanto à Gravidade,
Urgência e Tendência - EPO 02 -
FORMULÁRIO DE PRIORIZAÇÃO DE
PROCESSOS – 10 minutos
3) O mais pontuado é o processo a ser
trabalhado.
Trazer para o próximo WORKSHOP – Trazer para o próximo WORKSHOP – 03/06:03/06:
- - Processo a ser trabalhado na unidade definido Processo a ser trabalhado na unidade definido utilizando a ferramenta de priorização. utilizando a ferramenta de priorização. Sugestão: realizar discussão com os chefes dos Sugestão: realizar discussão com os chefes dos departamentos, divisão e seção para levantar departamentos, divisão e seção para levantar os processos e realizar pontuação (o formulário os processos e realizar pontuação (o formulário está na WIKIMP – está na WIKIMP – http://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/Formhttp://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPOulariosEPO))
- Realizar leitura do material de apoio entregue.- Realizar leitura do material de apoio entregue.Agradecemos a presença.Boa semana e bom trabalho!!!