workshop melhoria de processos workshop iv – implementação das melhorias superintendência de...
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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS
WORKSHOP IV – Implementação das Melhorias
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 01 de julho de 2009
Objetivos do Workshop IV
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas
3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
1) Feedback da Avaliação
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito Ruim Branco0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
Desempenho do Expositor
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito Ruim Branco0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
Material
1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito Ruim Branco0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
Auto-Avaliação
1) Feedback da Avaliação
Atendeu Superou Não Atendeu Branco0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
80.00%
90.00%
100.00%
Expectativas
1) Feedback da Avaliação
Observações dos participantes
Adequação do material
Planejamento Estratégico na área-fim
Participação da Catep nos workshops
Não acontecerá workshops em julho, porém haverá trabalhos a serem desenvolvidos.
Monitoramento da Frequência
09:15 h 11:45 h
0
5
10
15
20
25
17
20
25 25
15
19
Workshop IWorkshop IIWorkshop III
Objetivos do Workshop IV
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas
3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
Objetivos do Workshop IV
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas
3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
O que foi feito pelo EPO?
→ Análise criteriosa do formulário 05 – Análise e Melhoria de Processos
→ Discussões com as áreas para alguns ajustes
Considerações a respeito da análise e das discussões
Aprofundamento das causas Esclarecimentos da análise realizada Alguns problemas não foram levantados – não enfoque nas várias categorias de problemas
Alteração do enfoque do processo (nome do processo)
MACROFLUXO DAS 4 FASESP
lan
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me
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Ma
pe
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en
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Pro
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
Objetivos do Workshop IV
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas
3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
4) Base conceitual
Desenvolvimento das soluções dos problemas
Esse passo consiste em desenvolver,
em forma de plano de ação, as
possíveis soluções dos problemas.
4) Base conceitual
Plano de ação:
Um plano de ação estabelece ações
e prazos, a fim de colocar em prática
alguma proposta, podendo ser
construído com a ferramenta 5W2H. (FONTE: MAMP – Método de Análise e Melhoria de
Processos)
4) Base conceitualFerramenta 5W2H
Ferramenta utilizada para esquematizar o planejamento primário de ações. São as letras iniciais das palavras inglesas definidoras dos requisitos de planejamento para realização de uma atividade ou ação qualquer, levando em conta os fatores essenciais de análise.(Fonte: O processo nosso de cada dia – Mauriti Maranhão)
4) Base conceitualFerramenta 5W2H
What – o quêWhy – por quêWhen – quando Who – quem Where – onde
How – como How much – quanto
NÃO É PRECISO UTILIZAR
TODOS OS ITENS
Chefe do Departamento de Elaboração de Projetos
Designar equipe temporá-ria para orientar as unidades
Grande número de proje-tos inade-quados
Realizar curso para as unidades
Diminuir o número de projetos inadequados
Capacitar os elaboradores dos projetos
Nomear responsáveisAgendar com as áreas
Definir palestranteDefinir e preparar local e equipamentoAgendar com as áreas
24/06
30/06
24/06
30/06
06/07
Daniel
Marina
Daniel
Marina
Marina
Equipe nomeada
Agendamen-to realizado
Palestrante definido
Local e equipamentos preparados
Curso agendado
Sim
Não
Sim
Não
Não
Agora é com vocês!
Certifiquem-se de que as ações serão tomadas principalmente
sobre as causas fundamentaise eventualmente
sobre seus efeitos (problemas). Produto desta etapa → Plano
de ação elaborado e implementado
Tempo do exercício: 15´
MACROFLUXO DAS 4 FASESP
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Pré-requisitosForm ação e capacitação
EPO
Defin ição de A tribuições
EPO e Unidades
Levantam ento das ativ idades
e norm as
M apeam ento dos processos
Identificação dos e lem entos e do objetivo
Desenho do fluxogram a
atual
Análise e m elhoria dos
processos
Identificação dos problem as,
causas e soluções
Im plem entação das m elhorias
Desenho do novo
fluxogram a
Defin ição dos indicadores e
m etas
FIM
Priorização dos problem as
Desenvolvim ento das soluções
Docum entação do processo
M onitoram ento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
m elhorado
FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS
Pág. 26 – Manual de Apoio
SITUAÇÃO DESEJADA
FASE 4 –Implementação
das Melhorias(pág.27)
4) Base conceitual
Os primeiros passos desta fase (após desenvolvimento das soluções) consistem em:
→ Desenhar o novo fluxograma (registrar as melhorias)→ Definir seus indicadores e metas→ Medir e avaliar o desempenho do processo
4) Base conceitual
Desenho do novo fluxograma
O fluxo que será desenhado representará a forma como o processo passará a funcionar a partir das melhorias propostas.
4) Base conceitual
Medição e análise do processo
A medição será feita por meio de indicadores, os quais serão definidos, registrados em formulário e monitorados pelo RESPONSÁVEL PELO PROCESSO.
4) Base conceitual
Indicadores
Indicadores são medidas que representam ou quantificam um insumo, um resultado, uma característica ou o desempenho de um processo, de um serviço, de um produto ou da organização como um todo.
(FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)
4) Base conceitual
Indicadores
Não são simplesmente dados, mas uma balança que nos permite “pesar” os dados, ou uma régua que nos permite “aferir” os dados em termos de qualidade, resultado, impacto, etc., dos processos e dos eventos.
(FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)
4) Base conceitual
Os indicadores podem ser:
→ Simples: expressos em valores absolutos.
Exemplo: número de dias para liberar diárias.
4) Base conceitualOs indicadores podem ser:
→ Relativos: expressam uma proporção, permitindo comparações entre situações no tempo e no espaço. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)
Exemplo: proporção de projetos básicos de licitação elaborados de acordo com o padrão estabelecido / projetos básicos de licitação recebidos.
4) Base conceitualPrincipais atributos dos indicadores
→ Simplicidade – facilidade de ser compreendido e aplicado tanto pelos executores quanto pelos que receberão seus resultados.
→ Rastreabilidade – facilidade para identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção.
4) Base conceitualPrincipais atributos dos indicadores
→Disponibilidade – facilidade de acesso para coleta dos dados, estando disponíveis a tempo, sem distorções, servindo de base para que decisões sejam tomadas.
→Praticidade – garantia de que realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais.
4) Base conceitualPrincipais atributos dos indicadores
→Economia – o indicador não deve requerer tempo demasiado em busca de dados, pesquisando ou aguardando novos métodos de coleta.→Estabilidade – garantia de que é gerado em rotinas de processo e permanece ao longo do tempo, permitindo a formação de série histórica. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)
4) Base conceitual
Tipos de indicadores
1. Indicador de eficiência (produtividade):
Eficiência: define-se como a capacidade de empregar, da melhor maneira, os meios disponíveis para obtenção do efeito que se deseja.(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)
4) Base conceitualTipos de indicadores
1. Indicador de eficiência (produtividade):
É ligado à eficiência e trata da utilização dos recursos para a geração de produtos e serviços.
Exemplo: percentual de redução de gastos com manutenção de veículos
4) Base conceitual
Tipos de indicadores
2. Indicador de eficácia (qualidade):
Eficácia: define-se como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios não são considerados).(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)
4) Base conceitualTipos de indicadores
2. Indicador de eficácia (qualidade):
Refere-se à capacidade do processo em atender aos requisitos do cliente. Medem como o produto ou serviço é percebido pelo cliente (satisfação do cliente).
Exemplo:percentual de solicitações atendidas no prazo
4) Base conceitual
Tipos de indicadoresEsses dois tipos de indicadores devem
andar lado a lado, formando, assim, o
equilíbrio necessário ao desempenho global do
processo. Olhe o exemplo a seguir...
4) Base conceitual
Tipos de indicadoresExemplo: → Indicadores:
1.percentual de solicitações atendidas no prazo (eficácia)2.tempo gasto em cada atendimento (eficiência)
4) Base conceitual
Tipos de indicadoresExemplo: → Apuração dos dados (avaliação):
Solicitações atendidas no prazo aumentaram em 50% Tempo gasto em cada atendimento reduziu em 30%
4) Base conceitual
Dicas para a elaboração de indicadores:
→O que você está querendo medir?
→ Para que será feita a medição?
→ Como ela será feita?
4) Base conceitual
Dicas para a elaboração de indicadores:
→ Onde será feita a medição?
→ Quando serão feitas as medições?
→ Quem será responsável pela medição?
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%
4) Base conceitual
Monitoramento e Avaliação
→ Compreende o acompanhamento do andamento do processo por meio de coleta de dados para a avaliação.
→ O monitoramento contínuo deve ser feito de forma sistemática pelo responsável pelo processo.
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%
Após cada solicitação
Percentual de solicitações atendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%
Após cada solicitação Trimestral
Percentual de solicitações de licitaçõesatendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%
Após cada solicitação Trimestral 50%
4) Base conceitual
→ As metas de desempenho estabelecidas devem ser compatíveis com a capacidade dos processos, conduzidos por pessoas normais, treinadas para as funções.
Após definir os indicadores e monitorar o
processo, é preciso elaborar as metas
4) Base conceitual
Metas
→ As metas devem ser expressas em termos de uma quantidade, um objeto e um espaço de tempo.
Exemplo: Aumentar a satisfação do cliente para 80% no prazo de 1 (um) ano.
Percentual de solicitações de licitaçõesatendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%
Após cada solicitação Trimestral
90% 6 meses
50%
Percentual de solicitações de licitaçõesatendidas no prazo
Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo
Presidente da Comissão de Licitação
% Eficá-cia
SAP*100 TSP
Livro de registros de solicitações
Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%
Após cada solicitação Trimestral
90% 6 meses
50%
Exemplo prático
Superintendência de Administração
Indicadores do Sistema deTransportes.
Vamos exercitar?
Criar um indicador para cadaprocesso priorizado.
Tempo: 15´
Resumo das atividades:
Elaborar e implementar plano de ação Definir indicador(es) Medir a situação atual do(s) indicador(es) (monitoramento – T0) Definir a meta Medir continuamente e divulgar os dados
Objetivos do Workshop IV
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas
3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
5) Prática
→ Preencher os formulários EPO 05 (plano de ação) e 06 (indicadores) Elaborar plano de ação – 08/07* Implementar as soluções – 22/07* Desenhar novo fluxo – 29/07* Definir indicador(es), medir situação atual e estabelecer meta – 05/08** Prazos para encaminhar para SUPLAN – até 18:00h
5) Prática
→Enviar para o e-mail do [email protected]
Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br
PRÓXIMO WORKSHOP V – 12/08
Cada área apresentará:
Melhorias implementadas Indicador(es) definidos Situação atual do(s)
indicador(es) Metas estabelecidas (valor e
prazo).Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!