Workshop Vervangingsbeleid

PO-raad

2

Programma

> 1. Korte kennismaking

> 2. Aanleiding

> 3. De inhoud van het Vervangingsbeleid

- Uitgangspunten => Wat vindt u belangrijk inzake inzet van vervanging ?

- Analyse eigen vervangingspraktijk => Hoe gaat het nu ?

- Overzicht mogelijkheden => Wat zijn mijn mogelijkheden ?

- Keuzes maken => Welke mogelijkheden zet ik in en met welk resultaat ?

- Organisatie => Hoe regelen we het in de praktijk ?

- Plan van aanpak => Wanneer doen we wat ?

> 4. Afsluiting

Workshop Vervangingsbeleid juni 2016

1. Korte kennismaking

> Wie bent u ?

> Wat is de omvang van uw schoolbestuur ?

> Bent u eigenrisicodrager Vervangingsfonds of wenst u dat te worden ?

> Maakt u onderdeel uit van een transfercentrum of overweegt u dit ?

3

2. Aanleiding (1)

> Afspraken onderhandelaarsakkoord cao PO 2016-2017 (vertaling WWZ)

- Bijzonder onderwijs:

• Bij uitsluitend vervanging medewerkers met les- en behandeltaken 6

contracten in 36 maanden

• In alle andere gevallen 3 contracten in 24 maanden

• Na wachttijd van 6 maanden plus 1 dag start de keten opnieuw

- Verplichting Vervangingsbeleid op te stellen voor bijzonder onderwijs

- In akte vervangers wordt wtf per school niet meer opgenomen

- Vervangingsbeleid opstellen o.b.v. historische vervangingsbehoefte,

keuze contracten en organisatie

- Volgorde: vast naar flexibel

4

2. Aanleiding (2)

> Risico kosten vervangers steeds meer op bord werkgever

> Administratieve last Vervangingsfonds

> Eigenrisicodragerschap Vervangingsfonds

> Wens om vervangingsbeleid als integraal onderdeel van het personeelsbeleid

te beschouwen => vervangingsbehoefte beperken, kwaliteit vervanging

verbeteren

5

3. De inhoud van het Vervangingsbeleid

6

- Wat is voor u belangrijk bij inzet van vervanging ?

- Voorbeelden:

• Eenduidig en uitvoerbaar beleid voor de scholen

• Administratieve lastenverlichting scholen

• Kwaliteit van de vervanger op orde

• Weinig wisseling in vervangers in de school

• Bij inrichting rekening houden met opleveren

managementinformatie

• Niet meer dan 2 gezichten voor de klas

- Ga met de collega rechts van u in gesprek over de uitgangspunten die

voor uw bestuur van belang zijn bij inzet van vervanging

7

3. Uitgangspunten

- Analyse vervangingsbehoefte

- Instrument PO-raad => tonen instrument

- Ook in beeld brengen bij de analyse:

• Huidige beleid (inclusief aanpalend beleid), afspraken/procedures,

organisatie, inzet vervangingspool Vf of andere pool

• Resultaten inzake PF/VF

• Premiebetaling/declaratie Vervangingsfonds en analyse

ziekteverzuim en risicoverhogende factoren in personeelsbestand

(ouderen en vrouwen)

- Eventueel o.b.v. analyse uitgangspunten aanscherpen

8

3. Analyse huidige vervangingspraktijk

Mogelijkheden: contractvormen/inzet

U weet nu waar u heen wilt en waar een oplossing voor moet komen. De

volgende stap is het bekijken van de mogelijkheden:

> Mogelijkheden qua contractvormen

> Mogelijkheden inzet medewerkers

> Mogelijkheden in wel/niet eigenrisicodrager Vervangingsfonds

> Mogelijkheden qua organisatie (later)

9

Mogelijkheden: contractvormen/inzetVervangingsmogelijkheden (pagina 13 handreiking vervanging)

1. Werkzaamheden worden door de afwezige medewerker op een later

tijdstip zelf uitgevoerd (al dan niet binnen de al overeengekomen werktijd)

– alleen bij niet-lesgebonden taken

2. Werkzaamheden worden overgenomen door een reeds ingeroosterde

medewerker – ambulante medewerkers, LIO-ers, stagiaires, medewerkers

met ruimte in de betrekking

3. Werkzaamheden worden overgenomen door een medewerker die

gepland verlof verzet

4. Inzet van een medewerker voor vervanging in vaste dienst

vervangingspool

5. Inzet van een medewerker uit een regionale vervangingspool

6. Detachering van een medewerker vanuit een ander schoolbestuur

7. Tijdelijke uitbreiding van de aanstelling c.q. benoeming van een

medewerker die reeds in tijdelijke dienst is (tijdelijke taakuitbreiding) – bijv.

via min-max contract of binnen begin- en einddatum lopend contract

10

Mogelijkheden: contractvormen/inzetVervangingsmogelijkheden (pagina 13 handreiking vervanging)

8. Tijdelijke uitbreiding van de aanstelling c.q. benoeming van een

medewerker die reeds in vaste dienst is (tijdelijke taakuitbreiding) – valt

hoogstwaarschijnlijk onder de ketenbepaling

9. Aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband met vaste

einddatum t.b.v. diverse vervangingswerkzaamheden – overleg gepland

over volledig vergoeden ook als er even geen vervangingsvraag is

10. Aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband t.b.v. één

specifieke verlofsituatie voor de duur van die verlofsituatie

11. Flexibele inzet van medewerkers – min/max- en bindingscontract

12. Inzet van een uitzendkracht

13. Inhuur van interim personeel – niet voor OP (gezagsverhouding)

14. Payrolling – staat onder druk, let op opvolgend werkgeverschap

15. Noodmaatregelen (zoals het samenvoegen van groepen)

11

Keuzes maken: contractvormen/inzet

> Zou u er nog opties aan toe kunnen voegen ?

> Ga uiteen in groepen van 4-5 mensen, loop de mogelijkheden langs in relatie

tot uw uitgangspunten en analyse en stel een ‘shortlist’ op van minimaal 4

opties die u zou willen toepassen binnen uw organisatie en waarom. Bespreek

dit onderling.

> Maak bij uw keuzes gebruik van Tabel 3 (verschillende

vervangingsmogelijkheden gecombineerd met type verzuim) uit de

handreiking vervanging.

> We koppelen per groep plenair terug waarbij wij bijhouden hoe vaak de

verschillende opties ingezet worden.

12

Mogelijkheden: eigenrisicodrager Vf

> Redenen:

- Veel risico’s liggen inmiddels als bij het schoolbestuur

- Balans kosten/baten is zoek

- Grote administratieve last

> Voorwaarden ERD per 1 januari 2016:

- Verzuimpercentage in 2014 minder dan 10% of 10% gedaald t.o.v. 2013

- Instemming P(G)MR met besluit mee met aanvraag voor 31-12-2015

- Voor 15 maart 2016 voorts:

- Instemming PGMR vastgesteld verzuim- en vervangingsbeleid

- Instemming PGMR met rapportage succesvol uitgevoerd verzuim- en

vervangingsbeleid gedurende minimaal 1 jaar voorafgaand (2014)

13

Keuzes maken: eigenrisicodrager Vf

Plenair bespreken voor- en nadelen eigenrisicodragerschap

14

Mogelijkheden: organisatie vervanging

Organisatie vervanging

- Bovenschools

- Schools

- Bovenbestuurlijk

- Een combinatie van ?

15

Organisatie vervanging: bovenschools

Voordelen:

> Eén schakelpunt, (medewerker hiervoor vrij roosteren), één

registratiesysteem

> Eenduidige kaders/regels voor scholen voor declaratie, toepassen van beleid

> Benutting is goed te volgen

> Registratie eenvoudiger (kennis op 1 plek, kwaliteit)

> Bijhouden andere verplichtingen (WWZ op termijn) goed mogelijk

> Ontlasting directies doordat voor hen zaken worden geregeld

> Een school krijgt wat hij nodig heeft (geen max anders dan max bestuur)

Nadelen:

> Minder vrijheid scholen (wie komt er wanneer op de school)

> Minder remmende werking inzake declareergedrag scholen

> Ziekmelding om 7.00 uur, voor schooltijd geregeld ?

> Volgen functioneren vervanger lastiger doordat op diverse

scholen wordt gewerkt

16

Organisatie vervanging: schools

Voordelen:

> School ontvangt en beslist over eigen budget (bovenschools noodbudget)

> Geen extra administratie elders bij een vervangingsvraag

> Vrijheid scholen optimaal

> Incentive om verzuim aan te pakken groot -=> gevolgen direct gevoeld

> Volgen functioneren vervanger is makkelijker want op één school

Nadelen:

> Max budget per school, wat doen het op is of bij pieken in verzuim

> Grote spreiding gelden (indien meerdere scholen)

> Risico op maximaliseren budgetten (opmaken)

> Bij geen vervangingsvraag extra handen in de school kan dure optie zijn

> Kennis van regels en ontwikkelingen daarin moet paraat zijn op alle scholen

> Wat te doen bij vervanging OOP functies ed.

17

Organisatie vervanging: bovenbestuurlijk

Voordelen:

> Afspraken maken over oa volgen functioneren vervanger

> Administratieve last gecentreerd – efficiënt

> WWZ kan goed gevolgd worden

> Controle cao, PF geborgd

Nadelen:

> Houden aan regels transferpool

> Afspraken maken over volgen/stimuleren ontwikkeling vervanger

> Ruimte voor specifiek geschoold personeel ?

> Minder vrijheid scholen

> Weinig zeggenschap over wie er de school in komt (wisselingen)

> Veelal alleen voor OP, geen OOP

> Extra kosten

18

Keuzes maken: organisatie vervanging

> Hoe wilt u de vervanging binnen uw schoolbestuur organiseren

(bovenschools, schools, bovenbestuurlijk, een combinatie daarvan) ?

> Wat heeft u hiervoor nodig (inzet menskracht, middelenverdeling, regiepunt

vraag en aanbod, kennispeil, registratiesysteem)

> Bespreek met een groep van 4-5 collega’s hoe u een en ander denkt te

organiseren teneinde uw doelstellingen te bereiken

19

Keuzes: aanpalend beleid

> Vervangingsbeleid staat niet op zichzelf en is onderdeel van uw

personeelsbeleid

> Door in te zetten op verzuimbeheersing kan het verzuim dalen en uw

vervangingsvraagstuk kleiner worden gemaakt

> Bedenk ook hoe de vervanger te volgen en in de ontwikkeling te stimuleren,

ook een vervanger heeft recht op professionaliseringsuren en duurzame

inzetbaarheidsuren

> Leg een relatie met uw formatiebeleid, bijvoorbeeld de maximale duur waarop

een medewerker als vervanger wilt inzetten in relatie tot het natuurlijk verloop

binnen uw organisatie

> Bespreek in uw groep van zojuist wat u aan aanpalend beleid opstelt/aanpast

om de kwaliteit van uw vervanging te waarborgen

20

Planning

> U weet nu wat voor u belangrijk is, wat de analyse zegt over uw

vervangingsbehoefte, welke mogelijkheden voor contracten/inzet u gaat

inzetten, of u eigen risicodrager wordt, hoe u een en ander wilt organiseren en

welke aanpalend beleid u gaat inzetten.

> Van belang is nu op een en ander logisch in de tijd weg te zetten zodat u op

een weloverwogen wijze tot besluitvorming en uitvoering kunt komen

> Denk aan een jaarlijkse evaluatie van de afspraken

> Het concept plan vervangingsbeleid ontvangt u ook digitaal

21

Afsluiting

> Wat heeft u nog aan vragen/opmerkingen ?

> Hoe heeft u de workshop ervaren ?

> Wat wilt u aan ons meegeven ?

22