Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego: COI-ZAK.262.8.2018

Uwaga: Formy porozumiewania się między Zamawiającym a Wykonawcami określono w pkt. 29 SIWZ

„Wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM”

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW

ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

(SIWZ)

POSTĘPOWANIE

PROWADZONE W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO

O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY OKREŚLONEJ NA PODSTAWIE

PRZEPISÓW WYDANYCH ZGODNIE Z ART. 11 UST. 8 Ustawy

przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień

publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku poz. 1986, z późn. zm.)

Warszawa dnia 19 października 2018 roku

ZATWIERDZAM

Dyrektor

Centralnego Ośrodka Informatyki

Marcin Walentynowicz

Strona | 2 z 75

CZĘŚĆ I – INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Centralny Ośrodek Informatyki

Aleje Jerozolimskie 132-136

02-305 Warszawa

2. Oznaczenie Wykonawcy

2.1 Na potrzeby niniejszego postępowania Wykonawcę – należy rozumieć jako osobę fizyczną, osobę

prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się

o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia

publicznego.

2.2 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają

Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich

w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się aby

Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

2.2.1 Ilekroć w SIWZ znajdują się zapisy dotyczące Wykonawcy, stosuje się je odpowiednio do

Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

2.2.2 Za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uznaje się

wspólników spółki cywilnej.

2.2.3 Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z ustanowionym

Pełnomocnikiem.

2.2.4 Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu

elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

3. Tryb udzielania zamówienia

Przetarg nieograniczony

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego

na podstawie art. 39-46 Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r.

poz. 1986, z późn. zm.) zwanej w dalszej części SIWZ „ustawą”.

4. Przedmiot zamówienia

4.1 Przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu jest:

4.1.1. Wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM, szczegółowo opisane w Części II SIWZ –

Opis Przedmiotu Zamówienia.

4.2 Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

CPV:

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Strona | 3 z 75

72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

4.3 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

5. Zamówienia podobne

Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1

pkt 6 ustawy.

6. Informacja o ofercie wariantowej

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

7. Aukcja elektroniczna

Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

8. Termin wykonania zamówienia

8.1 Świadczenie usług wsparcia technicznego dla oprogramowania i sprzętu IBM wskazanych w

Tabelach nr 1 i 2 Opisu przedmiotu zamówienia do dnia wskazanego dla każdego oprogramowania

indywidualnie w ww. tabelach. Okres obowiązywania umowy na podstawie niniejszego przedmiotu

zamówienia rozpoczyna się w dniu podpisania umowy i obowiązuje do dnia 31.12.2021 r.

9. Warunki udziału w postępowaniu

9.1 Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne winien spełniać niżej wymienione warunki

udziału w postępowaniu wynikające z art. 22 ustawy:

9.1.1 posiadać kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności

zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,

9.1.2 znajdować się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej potwierdzającej zdolność

wykonawcy do należytego wykonania zamówienia,

9.1.3 dysponować zdolnością techniczną lub zawodową potwierdzającą zdolność wykonawcy

do należytego wykonania zamówienia, przejawiającą się następującym minimalnym

poziomem zdolności, tj.:

9.1.3.1 Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania

ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał,

a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej 2 usługi wsparcia

oprogramowania IBM wraz z usługą wsparcia technicznego trwającego co najmniej 12

miesięcy każda o wartości co najmniej 2 000 000,00 (słownie: dwa miliony złotych 00/100)

złotych brutto każda.

UWAGA !!! - W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, których wykonywania jeszcze nie zakończono, Zamawiający uzna spełnienie warunku, gdy dotychczas wykonana wartość usługi będzie nie mnie mniejsza niż kwota wskazana w pkt. 9.1.3.1. a okres świadczenia usługi nie którszy niż 12 miesięcy. UWAGA !!! - Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości umów w celu

potwierdzenia spełniania powyższego warunku udziału.

Strona | 4 z 75

9.2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia

dla potwierdzenia spełniania warunków opisanych w pkt 9.1.1 – 9.1.3 SIWZ, Zamawiający będzie

oceniał łącznie ich kompetencje lub uprawnienia, zdolność ekonomiczną lub finansową,

zdolność techniczną lub zawodową.

9.3 Wykonawca na podstawie art. 22a ustawy może w celu potwierdzenia spełniania warunków

udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego

zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji

finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących

go z nim stosunków prawnych. W tym celu wykonawca wraz z ofertą przedstawia

Zamawiającemu oryginał w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym

podpisem elektronicznym zobowiązania tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji

niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.

9.4 Zamawiający oceni czy udostępnione wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub

zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez

wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zbada również czy

wobec podmiotu udostępniającego zasoby na podstawie art. 22a ustawy nie zachodzą przesłanki

wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz w pkt 10 SIWZ.

9.5 Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu,

o którym mowa w pkt 9.3 SIWZ, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału

w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, zamawiający

wezwie Wykonawcę do:

9.5.1 Zastąpienia tego podmiotu innym podmiotem lub podmiotami lub,

9.5.2 zobowiązania się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli

wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną,

o których mowa w pkt 9.3 SIWZ.

9.6 W przypadku gdy w niniejszym postepowaniu podmiot, który udostępnia na podstawie art. 22a

ustawy zasoby takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub doświadczenie, wówczas

zobowiązany jest on do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie jakim udostępnia

wykonawcy zdolności, o których mowa powyżej.

9.7 Wykonawca który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów,

odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę

poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba

że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

10 Wykluczenie Wykonawcy

Strona | 5 z 75

10.1 Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu wykonawcę, wobec którego zachodzi, co

najmniej jedna z przesłanek wykluczenia określonych w art. 24 ust. 1 ustawy.

10.2 Zamawiający wykluczy również wykonawcę spełniajacego następujące przesłanki określone

w art. 24 ust. 5 ustawy:

10.2.1 w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie

w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez

likwidacje jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku, w trybie

art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne

(Dz.U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy,

który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym

postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez

likwidację majątku upadłego, chyba, że sąd zarządził likwidacje jego majątku w trybie

art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r.

poz. 233 z późn. zm.),

10.2.2 który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na

ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co zamawiający jest w stanie wykazać za

pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa

w art. 24 ust. 1 pkt 15 ustawy, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych

podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz

z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych

należności,

10.2.3 będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za wykroczenie przeciwko

prawom pracownika lub wykroczenie przeciwko środowisku, jeżeli za jego popełnienie

wymierzono karę aresztu, ograniczenia wolności lub karę grzywny nie niższą niż 3000

złotych,

10.2.4 jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika

spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce

komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za

wykroczenie, o którym mowa w pkt powyżej.

10.3 Zamawiajacy podejmując decyzję o wykluczeniu wykonawcy z udziału w postępowaniu,

uwzgledniał będzie okoliczności wymienione w art. 24 ust. 7 – ust. 11 ustawy.

10.4 Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

11 Dokumenty jakie składa wykonawca, celem potwierdzenia spełniania warunków udziału

w postępowaniu, wykazania braku podstaw do wykluczenia, potwierdzenia, że oferowane

Strona | 6 z 75

dostawy lub usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego określone

w SIWZ

W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku

podstaw do wykluczenia określonych przez Zamawiającego w pkt 9 i 10 SIWZ wykonawca załącza

do oferty, aktualne na dzień składania ofert:

11.1.1. Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia dalej jako

„JEDZ” - o którym mowa w art. 25a ust 1 ustawy sporządzone na podstawie załącznika

nr 2 do SIWZ:

Należy przesłać w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem

elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część

skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP).

W części IV Kryteria kwalifikacji Wykonawca wypełnia tylko sekcję α.

Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania

wobec nich braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim

powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa także JEDZ

dla każdego z tych podmiotów.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz podmioty

udostępniające potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę

dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem

elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności,

o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy

JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy

Pzp

Oświadczenie, o którym mowa w pkt 11.1.1 SIWZ winno:

zostać wypełnione przez Wykonawcę stosując postanowienia instrukcji Urzędu

Zamówień Publicznych, która zamieszczona jest pod niżej wskazanym adresem

internetowym: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/jednolity-europejski-

dokument-zamowienia

zostać wypełnione w narzędziu znajdującym się pod adresem:

https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lang=pl

Uwaga!! Celem realizacji powyższego Wykonawca pobiera JEDZ w formacie .xml zamieszczony na

stronie internetowej Zamawiającego, wypełnia w narzędziu, o którym mowa powyżej.

Strona | 7 z 75

zawierać informacje konieczne do potwierdzenia spełniania warunków udziału

w postepowaniu

zawierać informacje konieczne do wykazania braku podstaw do wykluczenia

UWAGA! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie

stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu

przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

po stworzeniu lub wygenerowaniu go przez wykonawcę zostać podpisane

kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę

kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi

certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa

określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji

elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579)

złożone w jednym z następujących formatów przesyłanych danych: .pdf, .doc,

.docx, .rtf, .xps, .odt.

Przekazanie JEDZ:

zostać dołączony do Oferty Wykonawcy, tj. razem z innymi plikami stanowiącymi

ofertę skompresowany do jednego pliku archwiuem (ZIP)

obowiązek złożenia JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym

podpisem elektronicznym

sposób określony powyżej dotyczy również JEDZ składanego na wezwanie w trybie

art. 26 ust. 3 ustawy Pzp – w takim przypadku Zamawiający nie wymaga

szyfrowania tego dokumentu.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, oraz braku podstaw do wykluczenia

określonych przez Zamawiającego w pkt 9 i 10 SIWZ wykonawca na wezwanie Zamawiającego,

o którym mowa w art. 26 ust. 1 ustawy składa aktualne na dzień złożenia oświadczenia i

dokumenty:

11.2.1 W celu oceny spełniania warunków opisanych w pkt 9.1.3 SIWZ Wykonawca zobowiązany

jest przedłożyć następujące dokumenty:

11.2.1.1. wykaz wykonanych/wykonywanych dostaw określonych w pkt 9.1.3 SIWZ w okresie

ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia

działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem wartości, przedmiotu, dat

wykonania i odbiorców – sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SIWZ,

Strona | 8 z 75

11.2.1.2. dowody, że dostawy wymienione w wykazie zostały wykonane należycie, w tym:

a) referencje bądź inne dokumenty wydane przez odbiorcę dostaw

wskazanych w wykazie, o którym mowa w pkt 11.2.1.1 SIWZ, w przypadku

świadczeń o charakterze okresowym lub ciągłym, które na dzień upływu

terminu składania ofert są nadal wykonywane referencje powinny być

wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania

ofert;

b) oświadczenie Wykonawcy składającego ofertę – jeżeli z uzasadnionych

przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie

uzyskać referencji, o których mowa w pkt 11.2.1.2 lit. a) SIWZ;

Uwaga!! Zamawiający nie uzna jako dowodu faktur itp. dokumentów,

z uwagi na fakt, iż ich treść nie potwierdza należytego wykonania

zamówienia.

c) Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości zrealizowanych

zamówień o którym mowa w pkt 11.2.1.1 SIWZ w celu potwierdzenia

spełniania powyższego warunku. W przypadku gdy w ramach realizacji

wskazanej w ofercie dostawy, poza zakresem wymaganym przez

Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana

musi zostać wyrażona w złotych wartość dotycząca tej części dostawy oraz

łączna kwota zrealizowanego/realizowanego przez Wykonawcę

zamówienia.

11.2.1.3 W razie konieczności, szczególnie gdy wykazy, oświadczenia lub inne dokumenty o których

mowa w pkt 11.2.1.1 i 11.2.1.2 SIWZ będą budziły wątpliwości, Zamawiający może zwrócić się

bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego zamówienie było wykonane, a w

przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywane o dodatkowe informacje lub

dokumenty w tym zakresie.

11.2.2. W celu potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu z postępowania Wykonawca

zobowiązany jest przedłożyć następujące dokumenty:

11.2.2.1 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym

w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na

karę aresztu, w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art.

24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed

upływem terminu składania ofert;

Strona | 9 z 75

11.2.2.2 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym

w art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed

upływem terminu składania ofert;

11.2.2.3 aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego

potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków,

wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania

ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł

porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych

należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności

uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty

zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego

organu;

11.2.2.4 aktualne zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu

Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo

innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem

składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie

wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego

dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie

z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi

odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem

zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub

wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

11.2.2.5 aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji

o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do

rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na

podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy

w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone ww. dokumenty dla każdego z nich oddzielnie.

11.2.2.6 oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego

wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu

z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub

zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji –

dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz

z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcia wiążącego

Strona | 10 z 75

porozumienia w sprawie spłaty tych należności - zgodnie ze wzorem

stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;

11.2.2.7 oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka

zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne - zgodnie ze

wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;

11.2.2.8 oświadczenia wykonawcy o braku wydania prawomocnego wyroku sądu

skazującego za wykroczenie na karę ograniczenia wolności lub grzywny

w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5

i 6 ustawy - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;

11.2.2.9 oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat

lokalnych,o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach

i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445) - zgodnie ze wzorem

stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ

w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia

przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone ww

dokumenty dla każdego z nich oddzielnie.

11.2.2.10 Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w pkt

9.1.3 SIWZ, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych

w art. 22a ustawy, zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia

w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt 11.2.2.1

– 11.2.2.5 SIWZ przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

11.2.3. W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiajacego informacji

z otwarcia ofert, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy wykonawcy przekazują

Zamawiającemu:

11.2.3.1. oświadczenia o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy

kapitałowej, w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym

podpisem elektronicznym. W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej

wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dokumenty bądź informacje

potwierdzające, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia

konkurencji w postępowaniu.

11.3 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej

Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w:

pkt 11.2.2.1 – 11.2.2.2 - składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku

braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ

sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce

Strona | 11 z 75

zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo

dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 oraz ust. 5 pkt 5 i 6

ustawy,

pkt 11.2.2.3 – 11.2.2.5 SIWZ - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju,

w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

11.3.2.1 nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne

lub zdrowotne albo że zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie

spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami,

w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub

rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania

decyzji właściwego organu;

11.3.2.2 nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,

Dokument, o którym mowa w pkt 11.3.1. i 11.3.2.2 SIWZ, powinien być wystawiony nie

wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokumenty, o których

mowa w pkt 11.3.2.1 SIWZ, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed

upływem terminu składania ofert.

Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce

zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów,

o których mowa w pkt 11.3 SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym

odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych

do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone

przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem

samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub

miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Przepis pkt 11.3.3

SIWZ stosuje się odpowiednio.

11.4 Wykonawca składający ofertę w postępowaniu ma obowiązek złożenia oświadczenia

wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych

przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.

12 Wymagania dotyczące wadium

12.1 Wysokość wadium

Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości:

150 000,00 zł [słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych],

Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium na cały okres związania

ofertą.

12.2 Forma wadium.

Strona | 12 z 75

Wadium może być wniesione w następujących formach:

12.2.1.1 pieniądzu;

12.2.1.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy

oszczędnościowo–kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze

poręczeniem pieniężnym;

12.2.1.3 gwarancjach bankowych;

12.2.1.4 gwarancjach ubezpieczeniowych;

12.2.1.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt

2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju

Przedsiębiorczości (tekst jednolity: Dz. U. z 2016, poz. 359, z późn. zm.).

12.3 W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji, gwarancja powinna być

sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i winna zawierać następujące elementy:

nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji (Zamawiającego, oraz

jednostki prowadzącej postępowanie), gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej

udzielających gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,

określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją,

kwotę gwarancji,

termin ważności gwarancji,

zobowiązanie gwaranta, do zapłacenia kwoty gwarancji bezwarunkowo, na pierwsze

pisemne żądanie Zamawiającego, w sytuacji gdy Wykonawca:

12.3.5.1 w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a ustawy,

z przyczyn leżących po jego stronie nie złożył oświadczeń lub dokumentów

potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy,

oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy, pełnomocnictw, lub

nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2

pkt 3, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez

Wykonawcę jako najkorzystniejszej;

12.3.5.2 którego ofertę wybrano: odmówił podpisania umowy na warunkach

określonych w ofercie, lub nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania

umowy lub zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po

stronie Wykonawcy.

12.4 Miejsce i sposób wniesienia wadium.

Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na następujący rachunek

Zamawiającego:

Strona | 13 z 75

Bank Gospodarstwa Krajowego

numer rachunku: 73 1130 1017 0020 1468 8790 0001

Na dowodzie wpłaty należy zamieścić adnotację

„wadium: COI-ZAK.262.8.2018”

Dowód wniesienia wadium należy złożyć wraz z ofertą.

Jeśli wadium zostało wniesione w pieniądzu, to wymagany jest oryginał lub

elektronicznie poświadczona za zgodność z oryginałem kopia dowodu wniesienia

wadium (dokonania przelewu bankowego) załączona do oferty.

Jeśli wadium zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu, to do oferty należy

załączyć oryginał dowodu wniesienia wadium.

Jeśli Wykonawca po upływie terminu związania ofertą będzie żądał zwrotu oryginału

dowodu wniesienia wadium, do oferty należy załączyć kserokopię poświadczoną za

zgodność z oryginałem, natomiast oryginał należy załączyć do oferty w sposób

uniemożliwiający jego zaginiecie, pozwalający jednak na jego zwrot bez

dekompletowania oferty – oryginał nie może być na trwałe zespolony z ofertą.

W przypadku niezastosowania się do powyższego zwrot oryginału będzie niemożliwy.

W powyższym przypadku w spisie treści oferty należy wyszczególnić zarówno oryginał

jak i kserokopię dowodu wniesienia wadium.

12.5 Termin wniesienia wadium.

Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wniesienia

wadium w formie pieniężnej termin wniesienia wadium jest terminem uznania wpłaty

na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

12.6 Zatrzymanie i zwrot wadium.

12.7 Zamawiający zatrzyma wadium, lub dokona jego zwrotu na zasadach określonych

w art. 46 ustawy

13 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

14 Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia

publicznego

Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy SIWZ

dokonywane będą w złotych polskich (PLN).

15 Opis sposobu przygotowania oferty

15.1 Wymagania podstawowe.

Strona | 14 z 75

15.1.1 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia

publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP

ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do

formularza do komunikacji.

15.1.2 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

15.1.3 Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w SIWZ.

15.1.4 Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy

(Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli

z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub

pełnomocnictwa(pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów)

upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być

podpisane przez wszystkie te osoby.

15.1.5 Upoważnienie osób podpisujących ofertę wynikać musi bezpośrednio z dokumentów

dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost

z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru)

to do oferty należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do

tego upoważnione.

15.1.6 Zaleca się, by wzory dokumentów dołączonych do SIWZ były wypełnione przez

Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę, w zgodnej

z SIWZ formie.

15.1.7 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

15.1.8 Oferta ma być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w

formacie danych .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. i podpisana kwalifikowanym podpisem

elektronicznym. Sposób złożenia oferty, w tym zaszyfrowania oferty opisany został w

Regulaminie korzystania z miniPortalu. Ofertę należy złożyć w oryginale. Zamawiający

nie dopuszcza możliwości złożenia skanu oferty opatrzonej kwalifikowanym podpisem

elektronicznym

15.2 Forma oferty.

15.2.1 Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania

oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu.

Klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty przez Wykonawcę jest dostępny dla

wykonawców na miniPortalu. W formularzu oferty. Wykonawca zobowiązany jest

podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana

z postępowaniem.

Strona | 15 z 75

15.2.2 Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy

z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca

zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku

wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę

przedsiębiorstwa” a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część

skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP).

15.2.3 Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane tylko w formie

oryginałów w postaci dokumentów elektronicznych lub poświadczonych elektronicznie

przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii – z zastrzeżeniem punktów 2.2.4 i

15.1.5 SIWZ. Oświadczenia, w tym sporządzane na podstawie wzorów stanowiących

załączniki do SIWZ powinny być złożone w oryginale. Zgodność z oryginałem wszystkich

stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez

osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest kilka osób)

podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status

prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.

15.2.4 Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot,

na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie

ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie

dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

15.2.5 Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii

dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia jest nieczytelna lub

budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

15.2.6 W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę

mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca

zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce

zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących

przedłożonego dokumentu.

15.3 Zawartość oferty:

15.3.1 wypełniony Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik

nr 1 do SIWZ;

Strona | 16 z 75

15.3.2 Załącznik nr 2 do SIWZ obejmujący oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków

udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia o którym mowa w art. 25a

ust 1 ustawy w formie JEDZ zgodnie z ust. 11.1.1 SIWZ;

15.3.3 oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych

przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ;

15.3.4 zobowiązanie innego podmiotu, na zasobach którego polega Wykonawca zgodnie z art.

22a, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji

zamówienia;

15.3.5 stosowne Pełnomocnictwo(a) w formie opisanej w pkt 15.1.5 SIWZ – w przypadku, gdy

upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie

odpisu z właściwego rejestru. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się

o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania

ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu

i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego – w formie opisanej

w pkt 2.2.4 SIWZ;

15.3.6 w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie

art. 8 ust. 3 ustawy Wykonawca winien załączyć do oferty stosowne wyjaśnienia mające

wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu

przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

15.3.7 dowód wniesienia wadium.

15.4 Zalecane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem nazw

dokumentów oraz liczby stron wchodzących w skład oferty.

15.5 Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza składa na wezwanie

Zamawiającego, o którym mowa w pkt 11.2 SIWZ, następujące dokumenty:

15.5.1 Załącznik nr 3 do SIWZ – obejmujący wykaz dostaw;

15.5.2 Załącznik nr 6 do SIWZ – obejmujący oświadczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust.

1 pkt 15,22 oraz ust. 5 pkt. 5,6 i 8 ustawy Prawo zamówień publicznych

15.5.3 pozostałe dokumenty wymienione w pkt 11 SIWZ z wyłączeniem Załącznika nr 4 do

SIWZ.

15.6 W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego informacji

z otwarcia ofert Wykonawca składa:

15.6.1 Załącznik nr 4 do SIWZ – obejmujący listę podmiotów należących do tej samej grupy

kapitałowej, albo braku przynależności do grupy kapitałowej.

16 Wyjaśnianie i zmiany w treści SIWZ

16.1 Wyjaśnianie treści SIWZ.

Strona | 17 z 75

16.1.1 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ.

Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed

upływem terminu składania ofert – pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ

wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym, upływa połowa

wyznaczonego terminu składania ofert.

16.1.2 Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku,

o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić

wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

16.1.3 Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania ww wniosku.

16.1.4 Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom bez

ujawniania źródła zapytania, oraz zamieści na stronie internetowej

http://coi.ssdip.bip.gov.pl i www.coi.gov.pl.

16.2 Zmiany w treści SIWZ.

16.2.1 W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania

ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ zamawiający przekaże niezwłocznie

wszystkim Wykonawcom oraz zamieści na stronie internetowej

http://coi.ssdip.bip.gov.pl/ i www.coi.gov.pl.

16.2.2 Zmiany są każdorazowo wiążące dla Wykonawców.

17 Zebranie Wykonawców

17.1 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwołania zebrania wszystkich Wykonawców w celu

wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ. Informację o terminie zebrania Zamawiający

przekaże Wykonawcom i zamieści na stronie internetowej http://coi.ssdip.bip.gov.pl/

i www.coi.gov.pl.

17.2 Zamawiający sporządzi informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie

treści SIWZ, oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania

Zamawiający doręczy niezwłocznie Wykonawcom i zamieści na stronie internetowej

http://coi.ssdip.bip.gov.pl/ i www.coi.gov.pl.

18 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

18.1 Ofertę należy złożyć za pośrednictwem formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub

wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu nieprzekraczalnym

terminie:

do dnia 26/11/2018 r. do godz. 11:00

18.2 Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za:

18.2.1 złożenie przez Wykonawcę oferty po terminie składania ofert,

18.2.2 złożenie oferty w innej niż określona w pkt 18.1 froma,

Strona | 18 z 75

18.3 Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Centralnego Ośrodka Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-

136, 02-305 Warszawa, sala konferencyjna.

W dniu 26/11/2018 r. o godz. 15:00

19 Zmiany lub wycofanie złożonej oferty

19.1 Skuteczność zmian lub wycofania złożonej oferty.

19.1.1 Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać

ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku

dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i

wycofania oferty został opisany w Instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu.

19.1.2 Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany

ani wycofać złożonej oferty.

20 Tryb otwarcia ofert

20.1 Otwarcie ofert następuje poprzez użycie aplikacji do szyfrowania ofert dostępnej na miniPortalu

i dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert za pomocą klucza prywatnego.

20.2 Otwarcie ofert jest jawne, Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert.

20.3 Oferty będą otwierane w kolejności wpływu.

20.4 W trakcie otwarcia ofert Zamawiający poda informacje, o których mowa w art. 86 ust. 3-4

ustawy.

20.5 Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej

http://coi.ssdip.bip.gov.pl/ i www.coi.gov.pl informacje z otwarcia ofert podając informacje

o których mowa w art. 86 ust. 5 ustawy.

21 Termin związania ofertą

Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 60 dni. Bieg terminu związania ofertą

rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

22 Opis sposobu obliczenia ceny

22.1 Cenę należy rozumieć jako cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja

2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. poz. 915, z późn. zm.).

22.2 Podana w ofercie cena musi być wyrażona w złotych polskich. Cena musi uwzględniać wszystkie

wymagania SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej

oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

22.3 Ceną oferty jest kwota wymieniona w Formularzu Oferty.

22.4 Zamawiajacy zastrzega, że cena za realizację przedmiotu zamówienia wskazana przez

Wykonawcę w formularzu ofertowym, a także żadna cena jednostkowa nie może mieć wartości

0,00 złotych.

Strona | 19 z 75

22.5 Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację zamówienia, określone zostały w części III SIWZ (wzorze

umowy w sprawie zamówienia publicznego).

22.6 Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się,

a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się

o jednostkę), zgodnie z art. 106 e ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów

i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1221)

23 Kryteria oceny ofert

23.1 Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny

ofert określonych w SIWZ.

23.2 Ocenie punktowej zostaną poddane oferty wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu,

a ich oferty nie zostały odrzucone.

23.3 W niniejszym postępowaniu Zamawiający oceniał będzie oferty na podstawie następujących

kryteriów i przyznanej im wagi:

Lp. Nazwa kryterium Waga

1. Cena 60%

2. Termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego

objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu 40%

23.4 Oferty będą oceniane według powyższych kryteriów w skali od 0 do 100 pkt.

23.5 Zasady oceny kryterium „Cena” (C).

23.5.1 W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po

przecinku liczbę punktów wynikających z działania:

Pi (C) = C(min) / C(i) x 60

gdzie:

Pi (C) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium „Cena” (C),

C (min) = najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert,

C(i) = cena oferty badanej,

60 = oznacza wagę.

Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 60 pkt.

23.6 Zasady oceny kryterium „Termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego

objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu” (T).

Strona | 20 z 75

23.6.1 W przypadku kryterium „Termin dostarczenia oświadczenia Producenta

potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu”

(T) oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów

wynikających z działania:

Pi (T) = T(min) / T(i) x 40

gdzie:

Pi (T) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium „Termin dostarczenia

oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym

Oprogramowania i Sprzętu”,

T(min) = oznacza najkrótszy termin dostarczenia oświadczenia Producenta

potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu,

T(i) = oznacza termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie

wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu zaoferowany w badanej ofercie,

40 = oznacza wagę.

Uwaga!!! – Zamawiający zastrzega, że najdłuższy termin dostarczenia oświadczenia Producenta

potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu może wynieść 3

dni robocze od dnia podpisania umowy.

UWAGA !!! – Wykonawca może oferować termin dostarczenia oświadczenia Producenta

potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu wyłącznie

w pełnych dniach roboczych.

UWAGA !!! – W przypadku nie wskazania w ofercie oferowanego Termin dostarczenia

oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania

i Sprzętu. Zamawiający przyjmuje, iż wykonawca oferuje termin wynoszący 3 dni robocze.

Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 40 pkt.

23.7 Obliczenie łącznej liczby punktów uzyskanych przez Wykonawcę (spośród ofert podlegających

ocenie) zostanie dokonane na podstawie sumy uzyskanych punktów w kryterium „Cena”,

„Termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem

technicznym Oprogramowania i Sprzętu” zgodnie ze wzorem:

R = C + T

Strona | 21 z 75

gdzie:

C – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Cena”,

T – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Termin dostarczenia oświadczenia

Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu”,

R – łączna liczba punktów (suma) przyznanych Wykonawcy w ramach wszystkich kryteriów.

23.8 Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy, który uzyskał najwyższą liczbę

punktów w ocenie punktowej.

23.9 Jeżeli nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert

przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ (otrzymały

taką samą ilość punktów), Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną,

a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie tych wykonawców,

którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert

dodatkowych.

23.10 Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane

w złożonych ofertach.

24 Sposób oceny ofert

24.1 Ocena złożonych ofert odbędzie się wyłącznie na podstawie wymaganych w treści SIWZ

oświadczeń i dokumentów.

24.2 Zamawiający dokona weryfikacji ofert, badając czy oferty:

a) nie podlegają odrzuceniu,

b) zawierają rażąco niską cenę.

24.3 Zamawiający dokona wstępnej oceny braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków

udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ustawy.

24.4 Sporządzi wstępny ranking ofert przyznając punkty w kryteriach określonych w SIWZ.

24.5 Następnie do Wykonawcy, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza Zamawiający

skieruje wezwanie do złożenia w terminie nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia

oświadczeń lub dokumentów wymienionych w pkt 11 SIWZ mających potwierdzać spełnianie

warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia, spełnianie przez oferowane

dostawy wymagań zamawiającego określonych w treści SIWZ.

24.6 W przypadku potwierdzenia przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu,

braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania przez oferowane dostawy wymagań

Zamawiającego określonych w treści SIWZ Zamawiający przestąpi do wyboru oferty

najkorzystniejszej.

Strona | 22 z 75

24.7 W przypadku braku potwierdzenia przez Wykonawcę, do którego Zamawiający skieruje

wezwanie, o którym mowa w pkt 25.5 SIWZ spełniania warunków udziału w postępowaniu,

spełnieniu którejkolwiek z przesłanek wykluczania, nie wykazaniu, że oferowane dostawy

spełniają wymagania Zamawiającego określone w SIWZ Zamawiający powtórzy procedurę

opisaną w pkt 25.5 SIWZ, kierując wezwanie do wykonawcy, który uzyskał kolejny wynik

w rankingu ofert.

24.8 Zamawiający przewiduje przeprowadzenie procedury, o której mowa w art. 24aa ustawy Pzp.

24.9 Zamawiający działając odpowiednio dla każdego etapu postępowania, mając na uwadze jego

prawidłowy przebieg prowadził będzie czynności mające na celu wyjaśnienie lub uzupełnienie

oferty, o ile wymagają tego przepisy ustawy.

24.10 W przypadku omyłek w obliczeniu ceny Zamawiający za podstawę poprawy przyjmie liczbę

jednostek miary i wskazaną przez Wykonawcę cenę jednostkową.

25 Odrzucenie oferty

25.1 Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 ustawy.

25.2 Zamawiajacy podejmując decyzję o odrzuceniu oferty, uwzgledniał będzie okoliczności

wymienione w art. 89 ust. 3 – ust. 5 ustawy.

26 Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowania

26.1 Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosował będzie wyłącznie

zasady i kryteria określone w ustawie i SIWZ.

26.2 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za

najkorzystniejszą.

26.3 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi jednocześnie

Wykonawców, którzy złożyli oferty, o:

26.3.1 wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę

albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie

jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca

zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną

ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;

26.3.2 wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, powodach odrzucenia oferty,

a w przypadkach, o których mowa w art. 89 ust. 4 i 5, braku spełniania wymagań

dotyczących wydajności lub funkcjonalności, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

26.3.3 wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia,

podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

26.3.4 unieważnieniu postępowania

Strona | 23 z 75

26.4 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację, o których

mowa w pkt 27.3.1. albo 27.3.4 również na stronie internetowej http://www.coi.ssdip.bip.gov.pl

i www.coi.gov.pl.

27 Dokumenty, jakie musi dostarczyć Wykonawca Zamawiającemu przed podpisaniem umowy:

27.1 Pełnomocnictwo dla osób podpisujących umowę, jeśli ich umocowanie do podpisania umowy

nie wynika z dokumentów załączonych do oferty.

28 Środki ochrony prawnej

28.1 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał

interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku

naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.

28.2 Odwołanie – przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego

podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której

Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia

odwołań uregulowane zostały w art. 180-186 ustawy.

28.3 Skarga do sądu - przysługuje stronom, oraz uczestnikom postępowania odwoławczego na

orzeczenie Izby. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia skargi do sądu uregulowane zostały

w art. 198a-198g ustawy;

29 Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami

29.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu

https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.

29.2 Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są:

Paweł Woźniak – Specjalista, Zespół Zakupów – tel.: 22 250 17 48

29.3 W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (zwanymi

dalej ogólnie „korespondencją”) Zamawiający i Wykonawcy przekazują powołując się na numer

ogłoszenie (TED) lub numerem referencyjnym postępowania COI-ZAK.262.8.2018:

za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego

przez miniPortal (Formularz do komunikacji),

drogą elektroniczną na adres: zamowienia.publiczne@coi.gov.pl

29.4 Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń

składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.

Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych,

oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń za pomocą poczty

elektronicznej, na wskazany w pkt 29.3 adres email. Sposób sporządzenia dokumentów

elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być

Strona | 24 z 75

zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca

2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie

zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych

oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów,

jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

29.5 Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych,

elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu

opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP.

29.6 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do:

złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.

29.7 Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń

lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę

ich przekazania na ePUAP.

29.8 Identyfikator postępowania i klucz publiczny dla danego postępowania o udzielenie zamówienia

dostępne są na Liście wszystkich postępowań na miniPortalu oraz stanowi załącznik do niniejszej

SIWZ.

30 Podwykonawstwo

30.1 Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie

zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę firm podwykonawców.

Wskazanie niniejszego ma nastąpić w Formularzu Oferty.

30.2 W przypadku zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca

powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ustawy, w celu wykazania spełniania

warunków udziału w postepowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu,

iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie

mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

30.3 Jeżeli powierzenie podwykonawcy wykonania części zamówienia następuje w trakcie jego

realizacji Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi oświadczenie, o którym mowa

w art. 25a ust. 1 ustawy lub oświadczenia lub dokumenty potwierdzające brak podstaw

wykluczenia wobec podwykonawcy.

30.4 Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą przesłanki

wykluczenia, wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować

z powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy.

30.5 Pozostałe postanowienia dotyczące podwykonawców zostaną każdorazowo określone w cz. III

SIWZ – wzór umowy (w zależności od rodzaju postępowania).

Strona | 25 z 75

31 Ochrona danych osobowych

Tabela RODO nr 1 - INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH OSÓB FIZYCZNYCH

- WYKONAWCÓW W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO ORAZ

W TOKU WYKONYWANIA UMOWY

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych Centralny

Ośrodek Informatyki z siedzibą w Warszawie (dalej: ,,my“).

Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305

Warszawa;

- przez e-mail: iod@coi.gov.pl; odo@coi.gov.pl;

- telefonicznie: 22 250 28 83, 22 250 28 85;

- osobiście w naszej siedzibie.

Inspektor ochrony danych

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba,

z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach

dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz

korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Z inspektorem ochrony danych możesz się kontaktować

w następujący sposób:

- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305

Warszawa;

- przez e-mail: iod@coi.gov.pl.

Cele przetwarzania danych oraz

podstawa prawna przetwarzania

W ramach postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe,

aby:

- przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia

publicznego pn: „Wsparcie techniczne oprogramowania

i sprzętu IBM” - COI-ZAK.262.8.2018 , w tym weryfikacji

spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku

podstaw do wykluczenia z postępowania, potwierdzenia

wymogów zamawiającego dotyczących wykonania

przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert. Podstawą

prawną przetwarzania danych są nasze prawne obowiązki

wynikające z Prawa zamówień publicznych, w tym

weryfikacja spełnienia warunków udziału w postępowaniu,

braku podstaw do wykluczenia, spełnienia kryteriów oceny

ofert.

- bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić

ewentualnych roszczeń związanych z postępowaniem

Strona | 26 z 75

o udzielenie zamówienia publicznego – jeżeli powstanie

spór. Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz

prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości

obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

Ponadto, jeżeli zawrzemy z Tobą umowę, będziemy

przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:

Zawrzeć z Tobą umowę sprzedaży/świadczenia

usług i realizować jej warunki, w tym kontaktować

się z Tobą w bieżących sprawach biznesowych.

Podstawą prawną przetwarzania jest zawierania

umowa.

Wypełniać obowiązki związane z rachunkowością

i płaceniem podatków, w tym prowadzenie

i przechowywanie ksiąg rachunkowych,

przechowywanie dowodów księgowych,

dokumentacji podatkowej. Podstawą prawną

przetwarzania danych są obowiązki prawne

wynikające z przepisów o rachunkowości (ustawa

o rachunkowości) oraz przepisów podatkowych.

Bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub

dochodzić ewentualnych roszczeń związanych

z umową – jeżeli powstanie spór dotyczący umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz

prawnie uzasadniony interes polegający na

możliwości obrony przed roszczeniami lub

dochodzenia roszczeń.

Okres przechowywania danych

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres

5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie

zamówienia publicznego.

W przypadku zawarcia umowy, będziemy przechowywać

Twoje dane osobowe przez cały czas trwania umowy oraz

przez 10 lat od zakończenia realizacji umowy.

Odbiorcy danych

Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe:

- osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie

dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96

ust. 3 Prawa zamówień publicznych, w tym innym

podmiotom biorącym udział w postępowaniu o udzielenie

zamówienia publicznego i innym osobom żądającym

dostępu do dokumentacji postępowania;

- Ministrowi Cyfryzacji w zakresie postępowań o udzielnie

zamówienia publicznego, prowadzonych w imieniu i na rzecz

Ministra Cyfryzacji;

Strona | 27 z 75

- organom władzy publicznej w wykonaniu obowiązków

prawnych.

Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Obowiązek podania danych wynika z przepisów Prawa

zamówień publicznych.

Twoje prawa

Masz następujące prawa:

a. prawo dostępu do Twoich danych osobowych;

b. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych;

c. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych

osobowych;

d. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich

danych osobowych ze względu na szczególną sytuację.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub

z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe

w wierszu 1 i 2 niniejszej tabeli).

Prawo wniesienia sprzeciwu

W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie

naszego prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo

zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu

na Twoją szczególną sytuację.

Prawo wniesienia skargi do organu

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu

nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj.

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH OSÓB FIZYCZNYCH KTÓRYCH DANE SĄ

PRZEKAZYWANE ZAMAWIAJĄCEMU PRZEZ WYKONAWCĘ W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE

ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO ORAZ W TOKU WYKONYWANIA UMOWY

Klauzula informacyjna do zastosowania przez zamawiającego w celu związanym z postępowaniem

o udzielenie zamówienia publicznego

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

Strona | 28 z 75

Administrator

danych

Administratorem Twoich danych osobowych Centralny Ośrodek

Informatyki z siedzibą w Warszawie (dalej: ,,my“).

Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305

Warszawa;

- przez e-mail: iod@coi.gov.pl; odo@coi.gov.pl;

- telefonicznie: 22 250 28 83, 22 250 28 85;

- osobiście w naszej siedzibie.

Inspektor ochrony

danych

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą

możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących

przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw

związanych z przetwarzaniem danych.

Z inspektorem ochrony danych możesz się kontaktować

w następujący sposób:

- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305

Warszawa;

- przez e-mail: iod@coi.gov.pl.

Cele przetwarzania

danych oraz

podstawa prawna

przetwarzania

W ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:

- przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego

pn: „Wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM” - COI-

ZAK.262.8.2018, w tym weryfikacji spełniania warunków udziału

w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania,

potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania

przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert. Podstawą prawną

przetwarzania danych są nasze prawne obowiązki wynikające

z Prawa zamówień publicznych, w tym weryfikacja spełnienia

warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia,

spełnienia kryteriów oceny ofert.

- bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić

ewentualnych roszczeń związanych z postępowaniem o udzielenie

zamówienia publicznego – jeżeli powstanie spór. Podstawą prawną

przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes

polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub

dochodzenia roszczeń.

Ponadto, jeżeli zawrzemy umowę z wykonawcą, który przekazał

nam Twoje dane osobowe, będziemy je przetwarzać, aby:

Kontaktować się z Tobą w bieżących sprawach biznesowych,

w tym w sprawie wykonywania umowy między nami

a wykonawcą (czyli Twoim pracodawcą lub podmiotem,

Strona | 29 z 75

z którym współpracujesz). Podstawą prawną przetwarzania

danych jest:

o W przypadku postępowań związanych ze

statutowymi zadaniami COI (wykonywaniem zadań

realizowanych w interesie publicznym) –

niezbędność przetwarzania do naszych zadań

realizowanych w interesie publicznym (naszych

zadań statutowych),

o W przypadku postępowań prowadzonych w celach

obsługowych COI - nasz prawnie uzasadniony interes

polegający na możliwości bieżącego kontaktu

z naszymi kontrahentami (tj. ich

pracownikami/współpracownikami) w sprawach

biznesowych.

Bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić

ewentualnych roszczeń związanych z umową z wykonawcą

(czyli Twoim pracodawcą lub podmiotem, z którym

współpracujesz) – jeżeli powstanie spór dotyczący umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie

uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed

roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

Okres

przechowywania

danych

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres 5 lat od

dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

W przypadku zawarcia umowy, z wykonawcą, który przekazał nam

Twoje dane, będziemy je przetwarzać przez cały czas trwania umowy

oraz przez 10 lat od zakończenia realizacji umowy.

Źródło danych i

kategorie danych

Otrzymaliśmy Twoje dane osobowe od wykonawcy biorącego udział

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - Twojego

pracodawcy, podmiotu, z którym współpracujesz lub podmiotu,

który zwrócił się do Ciebie w związku z chęcią wzięcia udziału

w postępowaniu.

Wykonawca przekazał nam Twoje imię i nazwisko, służbowe dane

kontaktowe, informacje dotyczące Twojego doświadczenia

zawodowego, wykształcenia, umiejętności, uprawnień, publikacji

i inne informacje wymagane do wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia publicznego.

Odbiorcy

danych

Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe:

- osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie

dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3

Prawa zamówień publicznych, w tym innym podmiotom biorącym

udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i innym

osobom żądającym dostępu do dokumentacji postępowania;

Strona | 30 z 75

- Ministrowi Cyfryzacji w zakresie postępowań o udzielnie

zamówienia publicznego, prowadzonych w imieniu i na rzecz

Ministra Cyfryzacji;

- organom władzy publicznej w wykonaniu obowiązków prawnych.

Twoje prawa Masz następujące prawa:

a. prawo dostępu do Twoich danych osobowych;

b. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych;

c. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych

osobowych;

d. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych

osobowych ze względu na szczególną sytuację.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub

z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe w wierszu

1 i 2 niniejszej tabeli).

Prawo wniesienia sprzeciwu

W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie naszego

prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo zgłoszenia sprzeciwu

wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację.

Prawo wniesienia skargi do organu

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony

Danych Osobowych.

31.1 W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób

zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

31.2 Wykonawca składający ofertę w postępowaniu ma obowiązek złożenia oświadczenie

wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych

w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.

32 Wykaz załączników do SIWZ

Załącznikami do SIWZ są następujące wzory:

Lp. Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika

1. Załącznik nr 1 Wzór Formularza Oferty

2. Załącznik nr 2

Wzór oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału

w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia, o którym

mowa w art. 25a ust 1 ustawy w formie JEDZ

Strona | 31 z 75

3. Załącznik nr 3 Wzór wykazu zrealizowanych dostaw

4. Załącznik nr 4 Wzór listy podmiotów wchodzących w skład tej samej grupy

kapitałowej albo braku przynależności do grupy kapitałowej

5. Załącznik nr 5

Oświadczenie wymagane od wykonawcy w zakresie wypełnienia

obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art.

14 RODO

6. Załącznik nr 6 Wzór oświadczeń Wykonawcy na podstawie z art. 24 ust. 1 pkt

15, 22 oraz ust. 5 pkt. 5, 6 i 8 ustawy

Wskazane w tabeli powyżej załączniki Wykonawca wypełnia stosownie do treści pkt 15 SIWZ.

Zamawiający dopuszcza zmiany wielkości pól załączników oraz odmiany wyrazów wynikające ze

złożenia oferty wspólnej. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać treści załączników.

Strona | 32 z 75

CZĘŚĆ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg CPV:

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

Przedmiotem zamówienia jest:

Świadczenie usług wsparcia technicznego dla oprogramowania i sprzętu IBM wskazanych w Tabelach

nr 1 i 2 poniżej do dnia wskazanego dla każdego oprogramowania indywidualnie w ww. tabelach. Okres

obowiązywania umowy na podstawie niniejszego przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu

podpisania umowy i obowiązuje do dnia 31.12.2021 r.

Na potrzeby niniejszego dokumentu wprowadza się następujące pojęcia:

1. Awaria – oznacza nieprawidłowe działanie Sprzętu lub Oprogramowania, niezależnie od przyczyny

takiej nieprawidłowości, w szczególności sytuację w której nie jest możliwe używanie Sprzętu lub

Oprogramowania w sposób zgodny z jego przeznaczeniem oraz działanie Sprzętu lub

Oprogramowania w sposób niezgodny z dokumentacją Producenta.

2. Czas Naprawy – czas rozwiązania Awarii liczony od momentu Zgłoszenia. W przypadku

dostarczenia Obejścia (w przypadku Sprzętu) gwarantowany Czas Naprawy może ulec

przedłużeniu na warunkach określonych w Umowie oraz OPZ.

3. Dni robocze – wszystkie dni od poniedziałku do piątku, oprócz dni ustawowo wolnych od pracy.

4. Lokalizacja – oznacza miejsce zainstalowania Sprzętu lub Oprogramowania mieszczące się na

terenie m. st. Warszawy, wskazane przez Zamawiającego (lokalizacja zostanie podana po

podpisaniu Umowy).

5. Obejście – przywrócenie działania Sprzętu, z możliwymi ograniczeniami sposobu korzystania

z niego, nieuniemożliwiającymi jednak realizacji funkcji obsługiwanych przez Sprzęt. Obejście nie

stanowi rozwiązania Awarii i nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku jej usunięcia. Jako Obejście

rozumiana jest również czasowa wymiana Sprzętu.

6. Oprogramowanie – oprogramowanie posiadane przez Zamawiającego wraz z licencjami na

oprogramowanie określonymi w Tabeli nr 1 oraz w Tabeli nr 2 w wierszach 3, 4, 5 i 10.

7. OPZ – niniejszy Opis Przedmiotu Zamówienia.

8. Producent – producent Oprogramowania i Sprzętu określonego w Tabelach nr 1 i 2.

9. Sprzęt – urządzenia określone w Tabeli nr 2 z wypełnionym polem „SN”.

Strona | 33 z 75

10. Umowa – umowa zawarta pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w wyniku rozstrzygnięcia

postępowania o udzielenie zamówienia.

11. Zgłoszenie – poinformowanie Wykonawcy o wystąpieniu Awarii w sposób wskazany w Umowie

i OPZ.

SZCZEGÓŁOWE WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG

1. Wykonawca zobowiązuje się w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do dostarczenia

Zamawiającemu w terminie wskazanym ……….. dni od dnia zawarcia Umowy (stanowi kryterium

oceny ofert):

1.1. drogą elektroniczną na adres email licencje@coi.gov.pl niezbędnych danych dostępowych

umożlwiających skorzystanie z usług serwisu i wsparcia technicznego,

1.2. do siedziby Zamawiającego pisemnego oświadczenia Producenta w formie certyfikatu,

potwierdzającego objęcie Oprogramowania i Sprzętu wsparciem technicznym.

2. Szczegółowe warunki świadczenia usług wsparcia technicznego Oprogramowania:

2.1. Wykonawca w ramach świadczonych usług zapewni aktualizacje Oprogramowania, w tym

nowe wersje Oprogramowania (upgrade), niższe wersje (downgrade), wydania uzupełniające,

poprawki programistyczne (patche), aktualne wersje Oprogramowania, a także nowe wydania

Oprogramowania, będącego kontynuacją linii produktowej, o ile są w ramach udzielanej

uprzednio licencji na Oprogramowanie.

2.2. Wykonawca zapewni dostęp za pośrednictwem serwisu www Producenta do obrazów

(plików) do pobrania, zawierających aktualizacje Oprogramowania wymienione w pkt 2.1,

niezwłocznie po ich udostępnieniu przez Producenta.

2.3. Usługa wsparcia technicznego świadczona będzie w języku polskim.

2.4. Wykonawca zapewni udzielenie wsparcia technicznego dla licencji i dostarczy na prośbę

Zamawiającego niezbędną dokumentację dla aktualizacji Oprogramowania, o ile taką

dokumentację dostarcza Producent (m.in. instrukcja obsługi i eksploatacji Oprogramowania).

Dostęp do aktualizacji będzie realizowany z uwierzytelnionej strony internetowej Producenta

lub poprzez dostarczanie aktualizacji do siedziby Zamawiającego na nośnikach danych takich

jak płyty CD/DVD lub pamięci flash.

2.5. Dostarczone przez Wykonawcę aktualizacje Oprogramowania będą wolne od mechanizmów

celowo blokujących jego funkcje i wolne od wirusów, koni trojańskich, robaków i innych

szkodliwych programów.

2.6. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego w sposób

zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania tych

Strona | 34 z 75

obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało się z ryzykiem

utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed

przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.

2.7. Zgłoszenia będą przyjmowane przez Wykonawcę przez 24 godziny na dobę w ciągu 7 dni

w tygodniu (również w dni ustawowo wolne od pracy) na adres e-mail, telefonicznie lub

faksem, lub przez system informatyczny.

2.8. Za chwilę przyjęcia Zgłoszenia uważa się chwilę przesłania Zgłoszenia do Wykonawcy.

2.9. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwości korzystania z usług specjalistów pomocy

technicznej telefonicznie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach 9:00 – 17:00

lub poprzez e-mail 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

2.10. Wykonawca zapewni całodobowy (7 dni w tygodniu) dostęp do wszelkich serwisów

elektronicznych udostępnianych przez Producenta w tym: repozytoria oprogramowania, fora

dyskusyjne i bazy wiedzy Producenta, zawierających wykazy znanych symptomów

nieprawidłowego działania oraz sposobów naprawy.

3. Zasady świadczenia usług wsparcia technicznego Sprzętu IBM:

3.1. Obsługa serwisowa świadczona będzie w języku polskim.

3.2. Zgłoszenia będą przyjmowane przez Wykonawcę przez 24 godziny na dobę w ciągu 7 dni

w tygodniu (również w dni ustawowo wolne od pracy) na adres e-mail, telefonicznie lub

faksem, lub przez system informatyczny.

3.3. Gwarantowany Czas Naprawy wynosi 24 godziny od chwili Zgłoszenia Awarii.

3.4. Wsparcie techniczne świadczone będzie drogą telefoniczną lub elektroniczną za

pośrednictwem poczty e-mail lub strony www lub zgodnie z pkt 3.5 w Lokalizacjach.

3.5. W przypadku Awarii uniemożliwiającej korzystanie ze Sprzętu dla systemów utrzymywanych

przez Zamawiającego wsparcie techniczne świadczone przez Wykonawcę obejmuje również

świadczenie wsparcia przez pracowników Wykonawcy bądź Producenta w Lokalizacjach.

3.6. Za chwilę przyjęcia Zgłoszenia uważa się chwilę przesłania Zgłoszenia do Wykonawcy.

3.7. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia dysku twardego, będzie on wymieniony przez

Wykonawcę na nowy dysk twardy, wolny od wad, bez konieczności zwrotu uszkodzonego

dysku twardego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania ekspertyzy

uszkodzonego dysku twardego poza miejscem instalacji naprawianego urządzenia.

3.8. W razie nieusunięcia Awarii Sprzętu w terminach, o których mowa powyżej, Wykonawca

dostarczy na Czas Naprawy urządzenie zastępcze, o parametrach technicznych nie gorszych

od parametrów technicznych Sprzętu naprawianego oraz zapewniających nie gorszy poziom

bezpieczeństwa.

Strona | 35 z 75

3.9. W przypadku braku możliwości naprawy Sprzętu w terminie naprawy, w miejsce Sprzętu,

które nie może być przez Wykonawcę naprawione, Wykonawca zobowiązany jest w ramach

realizacji zobowiązań wynikających z Umowy, do dostarczenia do Lokalizacji i przekazania

Zamawiającemu, bez dodatkowego wynagrodzenia, innego Sprzętu, o parametrach

technicznych nie gorszych od parametrów technicznych Sprzętu uszkodzonego, a następnie

świadczenia Usługi w stosunku do tego Sprzętu przez okres obowiązywania Umowy.

3.10. Czas Naprawy uważa się za dochowany z chwilą Zgłoszenia dokonania naprawy, jeżeli Awaria

została faktycznie usunięta. Jeżeli okaże się podczas weryfikacji usunięcia Awarii, że Awaria

nie została usunięta, Czas Naprawy jest dochowany dopiero z chwilą Zgłoszenia poprawki

faktycznie usuwającej Awarię.

3.11. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwości korzystania z usług specjalistów pomocy

technicznej telefonicznie w Dni robocze w godzinach 9:00 – 17:00 lub poprzez e-mail 24

godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

3.12. W przypadku opóźnień powstałych z winy Zamawiającego, powstały czas opóźnienia nie jest

wliczany do gwarantowanego Czasu Naprawy.

3.13. Wykonawca w ramach świadczonych usług zapewni aktualizacje oprogramowania

systemowego (firmware), w tym nowe wersje (upgrade), niższe wersje (downgrade), wydania

uzupełniające, poprawki programistyczne (patche), aktualne wersje oprogramowania

systemowego, a także nowe wydania oprogramowania systemowego, będącego kontynuacją

linii produktowej.

3.14. Wykonawca zapewni całodobowy (7 dni w tygodniu) dostęp do wszelkich serwisów

elektronicznych udostępnianych przez Producenta w tym: repozytoria oprogramowania, fora

dyskusyjne i bazy wiedzy Producenta, zawierających wykazy znanych symptomów

nieprawidłowego działania oraz sposobów naprawy.

3.15. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego w sposób

zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania tych

obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało się z ryzykiem

utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed

przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.

3.16. Osoby, które będą świadczyć usługi wsparcia technicznego w siedzibie Zamawiającego,

o których mowa w pkt 3.5 muszą posiadać: poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do

dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej POUFNE lub aktualne zaświadczenie

o niekaralności (informacja z Krajowego Rejestru Karnego).

3.17. W przypadku zastosowania Obejścia może być ono stosowane do chwili właściwego

rozwiązania Awarii. Rozwiązanie Awarii w przypadku zastosowania Obejścia musi nastąpić

Strona | 36 z 75

w ciągu 30 dni od momentu Zgłoszenia, ale nie później niż do końca trwania Umowy.

Obejściem jest w szczególności zapewnienie urządzenia zastępczego zgodnie z pkt 3.8.

Ogólne warunki świadczenia przedmiotu zamówienia:

1. Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał najwyższy status partnerstwa przyznawany przez

Producenta rozwiązania potwierdzony poświadczeniem Producenta.

2. Zamawiający wymaga aby usługa wsparcia technicznego świadczona była przez Producenta lub

autoryzowanego partnera Producenta posiadającego najwyższy status partnerstwa przyznawany

przez Producenta rozwiązania potwierdzony poświadczeniem Producenta.

Tabela nr 1. Szczegółowy wykaz oprogramowania

Lp. PN Oprogramowanie Liczba licencji

Data końca wsparcia

Data przedłużenia wsparcia

1 E0LLXLL IBM Security Access Manager for Web Processor Value Unit (PVU)

700 31.12.2018 31.12.2021

2 E0M57LL IBM Security Directory Suite Standard Edition Processor Value Unit (PVU) LDAP

1620 31.12.2018 31.12.2021

3 E024RLL IBM DB2 Workroup Server Edition Processor Value Unit (PVU)

580 31.12.2018 31.12.2021

4 E0HP3LL IBM DB2 Advanced Workgroup Server Edition Processor Value Unit (PVU)

1780 31.12.2018 31.12.2021

5 E026GLL IBM Web Content Manager Processor Value Unit (PVU) 3360 31.12.2018 31.12.2021

6 E025SLL IBM WebSphere Application Server Network Deployment Processor Value Unit (PVU)

5740 31.12.2018 31.12.2021

7 E02Z1LL IBM WebSphere Portal Server Processor Value Unit (PVU) 3360 31.12.2018 31.12.2021

8 E0LUWLL IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (1-100) License Annual SW Subscription & Support Renewal

100 31.12.2019 31.12.2021

9 E0LUXLL IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (101-250) License Annual SW Subscription & Support Renewal

49 31.12.2019 31.12.2021

10 E0LUXLL IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (101-250) License Annual SW Subscription & Support Renewal

16 31.10.2018 31.12.2021

11 E0NEGLL IBM QRadar Software Node Install Annual SW Subscription & Support Renewal

7 30.11.2020 31.12.2021

12 E0ELFLL InfoSphere Guardium Aggregator Software Appliance Install Annual SW Subscription & Support Renewal

1 31.03.2020 31.12.2021

13 E0ELGLL InfoSphere Guardium Collector Software Appliance Install Annual SW Subscription & Support Renewal

2 31.03.2020 31.12.2021

Strona | 37 z 75

14 E0MQKLL IBM Security Guardium Data Protection for Databases Resource Value Unit (MVS) Annual SW Subscription & Support Renewal

8 31.03.2020 31.12.2021

15 E0L05LL IBM InfoSphere Guardium Vulnerability Assessment for Databases Managed Virtual Server Annual SW Subscription & Support Renewal

8 31.03.2020 31.12.2021

Tabela nr 2. Szczegółowy wykaz Sprzętu i oprogramowania sprzętowego

Lp. PN Oprogramowanie na Sprzęt SN Liczba licencji

Data końca wsparcia

Data przedłużenia wsparcia

1 E0KM9LL IBM MQ Appliance M2000B Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

7801521

7801520

7801527

7801517

7801532

7801511

6 31.10.2018 31.12.2021

2 E0KPZLL IBM MQ Appliance M2000B Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade

7801521 7801520 7801527 7801517 7801532 7801511

6 31.10.2018 31.12.2021

3 E0HI7LL Database Connectivity for WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 Application instance

4 31.12.2018 31.12.2021

4 E0KHQLL IBM DataPower Gateway Virtual Edition for Non Production Environment Processor Value Unit (PVU)

280 31.12.2018 31.12.2021

5 E0KGVLL Integration Module for IBM DataPower Gateway Application Instance Annual Software Subscription & Support Renewal

2 31.10.2018 31.12.2021

6 E0KFTLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

8436-53X-7801248

1 31.10.2018 31.12.2021

7 E0KFVLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade

8436-53X-7801248

1 31.10.2018 31.12.2021

8 E0KFTLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

8436-53X-7801249

1 31.10.2018 31.12.2021

9 E0KFVLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade

8436-53X-7801249

1 31.10.2018 31.12.2021

10 E0HIALL Tivoli Access Manager for WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 Application instance

4 31.12.2018 31.12.2019

11 E0HI0LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

2426-43X-6806634

1 31.12.2018 31.12.2019

12 E0HI7LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months

2426-43X-6806634

1 31.12.2018 31.12.2019

Strona | 38 z 75

13 E0HI0LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

2426-43X-7833282

1 31.12.2018 31.12.2019

14 E0HI7LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months

2426-43X-7833282

1 31.12.2018 31.12.2019

15 E0HI0LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

2426-43X-6806664

1 31.12.2018 31.12.2019

16 E0HI7LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months

2426-43X-6806664

1 31.12.2018 31.12.2019

17 E0HI0LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal

2426-43X-6808207

1 31.12.2018 31.12.2019

18 E0HI7LL

IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months

2426-43X-6808207

1 31.12.2018 31.12.2019

Pozostałe zasady realizacji niniejszego zamówienia określone zostały w części III SIWZ wzór umowy

Strona | 39 z 75

CZĘŚĆ III – WZÓR UMOWY

Umowa nr COI/U/PZP/…../ /2018 (COI–ZAK……..2018)

na wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM posiadanego przez Zamawiającego

zwana dalej „Umową”, zawarta dnia ………. 2018 roku w Warszawie pomiędzy:

Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 132-136, 02-305

Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez

Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod

numerem KRS 0000372110, NIP 7252036863, REGON 100999489, reprezentowanym przez:

……………………

zwanym dalej „Zamawiającym”

a

…………………… z siedzibą w ………………………, wpisanym/ą do rejestru przedsiębiorców Krajowego

Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd ……………………, pod numerem KRS ………………., NIP

……………………., REGON ………………………, kapitał zakładowy w wysokości………………….,

reprezentowanym/ą przez:

…………………………………………….

zwanym/ą dalej „Wykonawcą”

zwanymi łącznie „Stronami”, lub każda z osobna „Stroną”

W związku z rozstrzygnięciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wsparcie

techniczne oprogramowania i sprzętu IBM posiadanego przez Zamawiającego, przeprowadzonego w

trybie przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej równowartość kwoty 144 000,00 euro

prowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

(t.j.Dz. U. z 2018 r. poz. 1986) („Pzp”) została zawarta Umowa o następującej treści:

§ 1.

Definicje

1. Poniższym zwrotom lub skrótom użytym w Umowie odpowiednio w liczbie pojedynczej lub

mnogiej nadaje się następujące znaczenie:

Strona | 40 z 75

Awaria nieprawidłowe działanie Sprzętu lub Oprogramowania,

niezależnie od przyczyny takiej nieprawidłowości,

w szczególności sytuację w której nie jest możliwe

używanie Sprzętu lub Oprogramowania w sposób zgodny

z jego przeznaczeniem oraz działanie Sprzętu lub

Oprogramowania w sposób niezgodny z dokumentacją

Producenta;

Czas Naprawy czas rozwiązania Awarii liczony od momentu Zgłoszenia.

W przypadku dostarczenia Obejścia (w przypadku Sprzętu)

gwarantowany Czas Naprawy może ulec przedłużeniu na

warunkach określonych w Umowie oraz OPZ;

Dni robocze Wszystkie dni od poniedziałku do piątku, oprócz dni

ustawowo wolnych od pracy;

Lokalizacja Miejsce zainstalowania Sprzętu lub Oprogramowania

mieszczące się na terenie m.st. Warszawy, wskazane przez

Zamawiającego;

Obejście przywrócenie działania Sprzętu, z możliwymi

ograniczeniami sposobu korzystania z niego,

nieuniemożliwiającymi jednak realizacji funkcji

obsługiwanych przez Sprzęt. Obejście nie stanowi

rozwiązania Awarii i nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku

jej usunięcia. Jako Obejście rozumiana jest również

czasowa wymiana Sprzętu.

Oferta Oferta Wykonawcy stanowiąca Załącznik nr 1 do Umowy;

Oprogramowanie Oprogramowanie posiadane przez Zamawiajacego wraz

z licencjami na oprogramowanie określonymi w Tabeli nr

1 w OPZ oraz w Tabeli nr 2 w wierszach 3,4,5 i 10;

OPZ Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący Załącznik nr 2

do Umowy;

Producent producent Oprogramowania i Sprzętu określonego

w Tabelach nr 1 i 2 zawartych w OPZ;

Sprzęt Urządzenia określone w Tabeli nr 2 do OPZ z wypełnionym

polem „SN”;

Umowa niniejsza Umowa;

Strona | 41 z 75

Zgłoszenie Poinformowanie Wykonawcy o wystąpieniu Awarii

w sposób wskazany w Umowie i OPZ.

§ 2.

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług wsparcia technicznego dla posiadanego przez

Zamawiającego Oprogramowania i Sprzętu:

2. Realizacja Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 1 powyżej odbywać się będzie na zasadach

i warunkach opisanych w Umowie, w Ofercie i w OPZ.

§ 3.

Termin realizacji Przedmiotu Umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie

wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy w terminie

….1 Dni roboczych od dnia podpisania Umowy.

2. Potwierdzeniem świadczenia usług wsparcia technicznego oraz dostarczenia oświadczenia

Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu

Zamawiającego stanowił będzie protokół odbioru certyfikatu, którego wzór stanowi Załącznik nr 5

do Umowy (dalej „Protokół odbioru certyfikatu”).

3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego dla wszystkich

elementów, o których mowa w § 2 ust. 1 Umowy od dnia określonego w OPZ jako „Data końca

wsparcia” do dnia „Data przedłużenia wsparcia”.

§ 4.

Warunki realizacji świadczenia wsparcia technicznego Oprogramowania

1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługę wsparcia technicznego dla

Oprogramowania w zakresie:

1) aktualizacji Oprogramowania w ramach licencji na Oprogramowanie bez dodatkowych opłat

licencyjnych, w szczególności:

a) wystawienie serwisu www Producenta, udostępniającego nowe wersje Oprogramowania,

wydania uzupełniające, poprawki programistyczne, aktualne wersje Oprogramowania,

1 Termin dostawy oświadczenia producenta oprogramowania stanowi kryterium oceny ofert, dlatego zostanie uzupełniony zgodnie z Ofertą przed podpisaniem Umowy

Strona | 42 z 75

a także nowe wydania Oprogramowania, będącego kontynuacją linii produktowej, o ile są

w ramach udzielanej uprzednio licencji na Oprogramowanie;

b) dostarczanie aktualizacji funkcjonalnych i wspierających dla Oprogramowania oraz

poprawek bezpieczeństwa;

c) dostarczanie nowych wersji Oprogramowania i technologii, obejmujących m.in. poprawki

serwisowe, wersji wyższych (upgrade), wersji niższych (downgrade), wydań

uzupełniających oraz poprawek Oprogramowania wybranych wersji programów;

d) dostęp za pośrednictwem serwisu www do aktualnej dokumentacji technicznej

publikowanej i udostępnianej przez Producenta;

e) dostęp za pośrednictwem serwisu www do obrazów (plików), zawierających

poprawki/aktualizacje/nowe wersje Oprogramowania niezwłocznie po ich udostępnieniu

przez Producenta;

f) zapewnienie prawa do przenoszenia Oprogramowania na inną platformę systemową.

2) wsparcie w korzystaniu z Oprogramowania, w szczególności:

a) świadczenie całodobowej obsługi Zgłoszeń we wszystkie dni tygodnia (również w dni

ustawowo wolne od pracy) w modelu 365/24/7 w formie elektronicznej (poprzez

internetowy serwis www) oraz w formie telefonicznej pod numerem wskazanym przez

Wykonawcę w godzinach 9.00 – 17.00 w Dni robocze,

b) zapewnienie elektronicznego dostępu do informacji w zakresie posiadanego

Oprogramowania, biuletynów technicznych, poprawek programistycznych oraz bazy

danych zgłoszonych problemów technicznych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu

przez internetowy serwis wsparcia technicznego pod adresem ________ [podać adres

www].

3) przekazywanie ostrzeżeń o zagrożeniach bezpieczeństwa w formie mailowej na adres _______

[podać adres e-mail]

4) w przypadku niedostępności internetowego serwisu wsparcia technicznego Wykonawca

zobowiązuje się każdorazowo do przesłania Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres

skrzynki mailowej nadawcy Zgłoszenia potwierdzenia wpływu Zgłoszenia, zmiany statusu oraz

powiadomienia o sposobie jego rozwiązania. W przypadku braku możliwości potwierdzenia

przyjęcia lub powiadomienia o sposobie rozwiązania Zgłoszenia pocztą elektroniczną,

Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego telefonicznie.

2. Wsparcie techniczne Oprogramowania świadczone będzie na poziomie Podstawowych usług

wsparcia technicznego (Software Subscription and Support) zgodnie z zasadami opisanymi

w Załączniku nr 4 do Umowy, „Międzynarodowa Umowa Passport Advantage”.

Strona | 43 z 75

3. Wykonawca oświadcza, że posiada najwyższy status partnerstwa przyznawany przez Producenta

potwierdzony poświadczeniem producenta oprogramowania, o którym mowa w § 6.

4. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego Oprogramowania

z najwyższą starannością, zgodnie z najlepszymi standardami obowiązującymi w branży

informatycznej zgodnie z postanowieniami Umowy, Oferty oraz OPZ.

5. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania w formie elektronicznej, na każde żądanie

Zamawiającego złożone przez serwis internetowy najnowszych, poprawionych, zaktualizowanych

wersji Oprogramowania w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego żądania.

§ 5.

Warunki realizacji świadczenia wsparcia technicznego Sprzętu

1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługę wsparcia technicznego dla

Sprzętu w zakresie:

1) wsparcie w korzystaniu ze Sprzętu, w szczególności:

a) świadczenie całodobowej obsługi Zgłoszeń we wszystki dni tygodnia (również w dni

ustawowow wolne od pracy) w modelu 365/24/7 w formie elektronicznej (poprzez

internetowy serwis wwww) oraz w formie telefonicznej pod numerem wskazanym przez

Wykonawcę w godzinach 9.00 – 17:00 w Dni robocze;

b) zapewnienie elektronicznego dostępu do informacji w zakresie posiadanego Sprzętu,

biuletynów technicznych, poprawek programistycznych oraz bazy danych zgłoszonych

problemów technicznych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez internetowy

serwis wsparcia technicznego pod adresem ___________ [podać adres www].

c) świadczenie wsparcia technicznego drogą telefoniczną lub eletkroniczna za

pośrednictwem poczty e-mail lub strony www oraz świadczenie wsparcia technicznego

w Lokalizacjach;

2) w przypadku niedostępności internetowego serwisu wsparcia technicznego Wykonawca

zobowiązuje się każdorazowo do przesłania Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres

skrzynki mailowej nadawcy Zgłoszenia potwierdzenia wpływu Zgłoszenia, zmiany statusu oraz

powiadomienia o sposobie jego rozwiązania. W przypadku braku możliwości potwierdzenia

przyjęcia lub powiadomienia o sposobie rozwiązania Zgłoszenia pocztą elektroniczną,

Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego telefonicznie.

3) aktualizacji oprogramowania systemowego (firmware) Sprzętu, w szczególności poprzez

wystawienie serwisu www Producenta, udostępniającego nowe wersje oprogramowania

Strona | 44 z 75

systemowego, wydania uzupełniające, poprawki programistyczne, aktualne wersje, a także

nowe wydania oprogramowania systemowego, będącego kontynuacją linii produktowej;

2. Wykonawca oświadcza, że posiada najwyższy status partnerstwa przyznawany przez Producenta

potwierdzony poświadczeniem Producenta, o którym mowa w § 6.

3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego Sprzętu z najwyższą

starannością, zgodnie z najlepszymi standardami obowiązującymi w branży informatycznej zgodnie

z postanowieniami Umowy, Oferty oraz OPZ.

4. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania w formie elektronicznej, na każde żądanie

Zamawiającego złożone przez serwis internetowy najnowszych, poprawnionych, zaktualizowanych

wersji oprogramowania systemowego (firmware) Sprzętu w terminie 7 dni od dnia otrzymania

takiego żądania.

§ 6.

Warunki dostarczenia oświadczenia Producenta

1. W terminie wskazanym w § 3 ust. 1 Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu

pisemnego oświadczenia Producenta, potwierdzającego objęcie go usługą wsparcia technicznego

Oprogramowania i Sprzętu, zawierającego co najmniej nazwy produktów, numery PN, liczbę

licencji oraz daty obowiązywania usługi wsparcia. Dostarczenie oświadczenia Zamawiającemu

zostanie potwierdzone podpisanym przez Strony bez zastrzeżeń Protokołem odbioru certyfikatu.

2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenia Producenta, o których mowa w § 3 ust. 1

Umowy na własny koszt i ryzyko.

3. Zasadniczym kryterium odbioru przedmiotu Umowy w zakresie wsparcia technicznego

Oprogramowania i Sprzętu będzie jego zgodność z OPZ i Ofertą.

4. Wykonawca dostarczy oświadczenia Producenta, np. w formie certyfikatu „Proof of Entitlement”

na adres email licencje@coi.gov.pl.

5. Potwierdzeniem odbioru wsparcia technicznego Oprogramowania i Sprzętu będzie podpisany

przez Strony bez zastrzeżeń Protokół odbioru certyfikatu.

6. Wykonawca zawiadomi Zamawiającego o terminie dostawy oświadczeń Producenta najpóźniej

jeden dzień przed planowaną ich dostawą.

7. Odbiór oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym

Oprogramowania nastąpi w dniu roboczym, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. w godzinach od

9:00 do 16:00, w siedzibie Zamawiającego lub w inny sposób ustalony i zaakceptowany uprzednio

przez obie Strony.

Strona | 45 z 75

8. Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie czynności odbiorcze przedmiotu Umowy w zakresie

wsparcia technicznego Oprogramowani i Sprzętu, w tym podpisanie Protokołu odbioru certyfikatu

zostały zakończone w terminie określonym w § 3 ust. 1 Umowy.

§ 7.

Oświadczenia Stron

1. Wykonawca oświadcza, że:

1) posiada zasoby, kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonywania

przedmiotu Umowy,

2) wykona przedmiot Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, w sposób

profesjonalny, z uwzględnieniem najlepszych praktyk,

3) w ramach swojego personelu dysponuje osobami posiadającymi niezbędną wiedzę

i umiejętności konieczne do właściwego wykonania Umowy, a w szczególności, że dysponuje

personelem o wszystkich wymaganych profilach kompetencji zawodowych niezbędnych do

realizacji przedmiotu Umowy,

4) wykonanie Umowy nie będzie prowadzić do wypełnienia przesłanek czynu nieuczciwej

konkurencji, w szczególności nie stanowi naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa osoby

trzeciej.

2. Wykonawca zapewnia, że w wyniku zawarcia Umowy nie dojdzie do naruszenia praw osób trzecich.

W przypadku zgłoszenia wobec Zamawiającego roszczeń o naruszenie praw osób trzecich objętych

powyższym zapewnieniem, Wykonawca podejmie na swój koszt wszelkie środki obrony

Zamawiającego przed takimi roszczeniami lub zarzutami i spowoduje, że Zamawiający będzie od

nich zwolniony, a także Wykonawca pokryje wszelkie koszty i straty, jakie poniesie Zamawiający

z tego tytułu.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia we własnym zakresie i w ramach wynagrodzenia,

o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy wszystkich ewentualnych pozwoleń, zgód, certyfikatów

wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji

Umowy.

4. Wykonawca oświadcza, że ma prawo do korzystania z własności intelektualnej twórcy

oprogramowania, w tym nieograniczoną możliwość korzystania z narzędzi serwisowych i diagnostyki

realizowanej na poziomie kodu oprogramowania, a jeżeli Umowę wykonuje z podwykonawcą, to że

takie uprawnienia posiada podwykonawca.

5. Wykonawca oświadcza, że korzystanie przez niego i przez Zamawiającego z udzielonych w ramach

Umowy lub związanych z przedmiotem Umowy praw autorskich, licencji, praw własności

przemysłowej i intelektualnej nie narusza przepisów prawa, prawem chronionych dóbr osobistych lub

Strona | 46 z 75

majątkowych osób trzecich ani też praw na dobrach niematerialnych, w szczególności praw

autorskich, praw pokrewnych, praw rejestracji wzorów przemysłowych oraz praw ochronnych na

znaki towarowe.

6. Przetwarzanie danych osobowych podlega obowiązującym przepisom prawa, w szczególności

przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony

osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego

przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

7. Strony zgodnie oświadczają, że w ramach realizacji Umowy nie dochodzi do powierzenia

przetwarzania danych osobowych lub dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych. W

przypadku gdyby w toku realizacji Umowy konieczne było powierzenie lub dalsze powierzenie

przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego Wykonawcy, Strony zawrą umowę, której

wzór stanowi Załącznik nr 6 do Umowy.

§ 8.

Podwykonawcy

1. Wykonawca jest uprawniony do powierzenia wykonania części przedmiotu Umowy

podwykonawcom, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.

2. Wykonawca wykona przedmiot Umowy przy udziale następujących podwykonawców:

[wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących podwykonawcę]

3. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej o każdej

zmianie danych dotyczących podwykonawców, jak również o ewentualnych nowych

podwykonawcach, którym zamierza powierzyć prace w ramach realizacji Umowy.

4. Informacja o zmianie danych dotyczących podwykonawców zostanie przekazana Zamawiającemu

w terminie 2 Dni roboczych od dokonania zmiany.

5. Informacja o zamiarze powierzenia prac nowemu podwykonawcy zostanie przekazana

Zamawiającemu nie później niż na 2 dni robocze przed planowanym powierzeniem mu realizacji

prac.

6. Niezależnie od powyższego, Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania

z podwykonawcą, o udziale którego w wykonaniu Umowy nie uzyskał informacji, do czasu

przekazania przez Wykonawcę niezbędnych danych, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe

wskutek braku współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.

7. Jeżeli Wykonawca zrezygnuje z posługiwania się podwykonawcą, na zasoby którego powoływał się

w toku postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy, wskazanego w Ofercie, to jest

zobowiązany do wykazania Zamawiającemu, że nowy podwykonawca spełnia warunki

postępowania lub kryteria w stopniu nie mniejszym, niż podwykonawca dotychczasowy.

Strona | 47 z 75

Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania z nowym podwykonawcą, co do którego

Wykonawca nie wykazał spełnienia warunków lub kryteriów kwalifikacji, do czasu wykazania przez

Wykonawcę ich spełnienia, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek braku

współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.

8. W przypadku powierzenia wykonania części Umowy podwykonawcom, Wykonawca odpowiada za

czynności wykonane przez podwykonawcę/ów oraz jego/ich personel oraz ich zaniechania, jak za

działania i zaniechania własne.

9. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez podwykonawcę części przedmiotu Umowy

upoważnia Zamawiającego do żądania od Wykonawcy odsunięcia podwykonawcy od realizacji

przedmiotu Umowy w sposób stały lub czasowy. W przypadku powstania z tego powodu

opóźnienia w realizacji Umowy, odpowiedzialność za nie na zasadzie ryzyka ponosi Wykonawca.

10. Zamawiający nie jest odpowiedzialny za zobowiązania Wykonawcy wobec osób trzecich.

§ 9.

Zasady bezpieczeństwa przy realizacji Umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności w okresie trwania Umowy jak i w okresie

3 lat od dnia jej wygaśnięcia (bez względu na przyczynę wygaśnięcia) wszelkich informacji i danych,

jakie uzyskał w związku z wykonywaniem Umowy oraz informacji, co do których może powziąć

podejrzenie, iż są poufnymi informacjami albo danymi lub są jako takie traktowane przez

Zamawiającego, w szczególności:

1) nieujawniania i niezezwalania na ujawnienie informacji poufnych w jakiejkolwiek formie

w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego

wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności,

2) zapewnienia prawidłowej ochrony informacji poufnych przed utratą, kradzieżą, zniszczeniem,

zgubieniem lub dostępem osób trzecich nieupoważnionych do uzyskania informacji,

3) przejęcia na siebie wszelkich roszczeń osób trzecich w stosunku do Zamawiającego,

wynikających z wykorzystania przez Wykonawcę informacji poufnych uzyskanych w czasie

wykonywania Umowy w sposób naruszający jej postanowienia,

4) niewykorzystywania informacji poufnych do innych celów niż wykonywanie czynności

wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod

rygorem nieważności.

2. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru danej informacji lub danych, przed ich

ujawnieniem lub uczynieniem dostępną, Wykonawca zwróci się na piśmie do Zamawiającego

o wskazanie, czy informację tę ma traktować jako poufną.

Strona | 48 z 75

3. Wszelkie informacje o Zamawiającym uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją prac

będących przedmiotem Umowy mogą być wykorzystane tylko w celu wykonania tych prac.

4. Wykonawca obowiązany jest dołożyć najwyższej staranności w celu przestrzegania postanowień

niniejszego paragrafu przez swoich pracowników oraz osoby działające na jego zlecenie lub w jego

interesie, bez względu na podstawę prawną związku tych osób ze Stroną.

5. Obowiązki określone w tym paragrafie nie dotyczą:

1) informacji publicznie dostępnych,

2) informacji, które były znane Wykonawcy przed otrzymaniem ich od Zamawiającego i nie

podlegają ochronie na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa,

3) obowiązku ujawnienia wynikającego z obowiązujących przepisów prawa.

6. Dane i informacje pozyskane w trakcie realizacji przedmiotu Umowy mogą być udostępniane na

uprawnione żądanie sądu lub organu administracji, po uprzednim pisemnym poinformowaniu

Zamawiającego o żądaniu ujawnienia.

7. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy oraz w przypadku odstąpienia od Umowy,

Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu lub do zniszczenia za pisemną zgodą

Zamawiającego wszelkich materiałów, jakie otrzymał w związku z wykonywaniem tej Umowy.

8. Wykonawca zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać ani w jakikolwiek sposób nie

rozpowszechniać, jakichkolwiek informacji, danych i materiałów, za wyjątkiem przypadków,

w jakich jest to konieczne w celach realizacji Umowy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

9. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie,

wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew

postanowieniom Umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po jej rozwiązaniu,

wygaśnięciu lub odstąpieniu od niej, bez względu na przyczynę.

10. W razie wystąpienia przez osobę trzecią z jakimikolwiek roszczeniami skierowanymi do

Zamawiającego z tytułu naruszenia poufności przekazanych Wykonawcy informacji, jak również

dóbr osobistych, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów związanych

z dochodzeniem roszczeń przez osoby trzecie, w tym zasądzonych kwot odszkodowania oraz

kosztów obsługi prawnej, w terminie 14 dni od daty doręczenia Wykonawcy wezwania do zapłaty.

11. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego Sprzętu

i Oprogramownia w sposób zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie

wykonywania tych obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało

się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego

przed przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.

Strona | 49 z 75

12. Osoby, które będą świadczyć usługi wsparcia technicznego Sprzętu w siedzibie Zamawiajacego lub

w Lokalizacjach będą realizować te usługi w sposób uzgodniony z Zamawiającym, w szczególności

pod nadzorem przedstawicieli Zamawiającego.

§ 10.

Wynagrodzenie

1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma łączne maksymalne wynagrodzenie

w wysokości ……… zł brutto (słownie: ………….) zł, tj. netto ……………. zł (słownie: ……………), w tym

podatek VAT ……………. zł (słownie: …………..) zgodnie z obowiązującą stawką VAT.

2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 powyżej obejmuje wszystkie składniki Przedmiotu Umowy

wyszczególnione w § 1 ust. 1 Umowy, wszelkie obciążenia związane z realizacją Umowy oraz

wynikające z przepisów prawa, jak również wszystkie koszty, opłaty, wydatki Wykonawcy, w tym

koszty związane z licencjami lub sublicencjami oraz prawami zależnymi, a także podatki, jeśli są

należne.

3. Faktura VAT może zostać wystawiona nie wcześniej niż w dniu podpisania Protokołu odbioru

certyfikatu, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.

4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, płatne będzie w terminie 21 dni od daty otrzymania

przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, na konto Wykonawcy wskazane na

fakturze VAT.

5. Faktura VAT powinna zawierać, oprócz wymaganych danych, także numer Umowy, z której

realizacją wiąże się wypłata wynagrodzenia.

6. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej na

adres e-mail: coi@coi.gov.pl

7. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego.

8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości cesji wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy

na osoby trzecie, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności.

§ 11.

Licencje na oprogramowanie i dokumentację

1. W przypadku dostarczenia w ramach Umowy w zakresie dopuszczonym przez Zamawiającego

oprogramowania lub nowych wersji oprogramowania objętych licencjonowaniem, z chwilą

dokonania odbioru, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, Wykonawca

udziela Zamawiającemu nieograniczonych terytorialnie, bezterminowych, przenoszalnych

i niewyłącznych licencji na korzystanie z oprogramowania na następujących polach eksploatacji:

1) wykorzystanie w zakresie wszystkich funkcjonalności w dowolny sposób,

Strona | 50 z 75

2) wprowadzenie i zapisywanie w pamięci komputerów, odtwarzanie, utrwalanie,

przekazywanie, przechowywanie, wyświetlanie i stosowanie,

3) instalowanie i deinstalowanie pod warunkiem zachowania liczby udzielonych licencji,

4) sporządzanie kopii zapasowej (kopii bezpieczeństwa),

5) przystosowywanie, tłumaczenie, wprowadzenie zmian, dokonywanie zmian układu lub

jakiekolwiek inne zmiany, rozporządzanie i korzystanie z tych zmian, z zachowaniem praw

osoby, która tych zmian dokonała oraz z zachowaniem wszystkich określonych w niniejszej

Umowie pól do eksploatacji na części zmienione,

6) publikacja i wyświetlanie w Internecie i innych mediach oraz publiczne udostępnianie w taki

sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w celu wykorzystania w miejscu i czasie przez

siebie wybranym,

7) korzystanie z produktów powstałych w wyniku eksploatacji oprogramowania, w szczególności

danych, raportów, zestawień oraz innych dokumentów kreowanych w ramach tej eksploatacji

oraz modyfikowania tych produktów i dalszego z nich korzystania.

2. Z chwilą dokonania odbioru licencji, w ramach wynagrodzenia określonego w § 10 ust. 1 Umowy,

Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji do dokumentacji dołączonej do

dostarczonego oprogramowania, uprawniającej Zamawiającego do korzystania z ww.

dokumentacji bezterminowo, bez ograniczeń terytorialnych na następujących polach eksploatacji:

1) stosowanie, utrwalanie, wyświetlanie, przekazywanie, rozpowszechnianie i przechowywanie

niezależnie od formatu, systemu lub standardu,

2) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek

środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym

wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie

takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie

i rozporządzanie tymi kopiami,

3) użyczanie oryginału albo egzemplarzy,

4) publiczne rozpowszechnianie, w tym udostępnianie w ten sposób, aby każdy mógł mieć do

niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne

udostępnianie na żądanie,

5) zezwolenie na tworzenie opracowań i przeróbek dokumentacji oraz rozporządzanie

i korzystanie z takich opracowań na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszej

Umowie,

6) prawo do korzystania z dokumentacji do celów edukacyjnych lub szkoleniowych.

3. Wykonawca oświadcza, że licencje dostarczone w ramach Umowy zapewniają pełną realizację

funkcjonalności zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. W przypadku, gdy w trakcie trwania

Strona | 51 z 75

Umowy okaże się, że licencje nie zapewniają pełnej funkcjonalności zgodnie z wymaganiami,

Wykonawca jest zobowiązany uzupełnić brakujące licencje bez dodatkowego wynagrodzenia.

4. W ramach wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, Zamawiający będzie

uprawniony zgodnie z warunkami licencji do przeniesienia całości lub części uprawnień

wynikających z licencji na oprogramowanie, aktualizacji oprogramowania, poprawek i nowych

wersji lub udzielenia analogicznych sublicencji na rzecz Ministra Cyfryzacji.

§ 12.

Kary umowne

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w okolicznościach i wysokościach ustalonych

poniżej:

1) w przypadku opóźnienia w terminie dostarczenia oświadczenia producenta oprogramowania

potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy,

Wykonawca zapłaci Zmawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto,

o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,

2) w przypadku opóźnienia wobec Gwarantowanego Czasu Naprawy Sprzętu, o którym mowa w

pkt 3.3 OPZ, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 300,00 zł

(słownie: trzysta złotych 00/100), za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia,

3) w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenia przez Zamawiającego z przyczyn

leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną

w wysokości 20% łącznego maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 10 ust.

1 Umowy,

4) w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie będzie możliwe korzystanie

przez Zamawiającego z uprawnień, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lub § 5 ust. 1 pkt 1)

Umowy przez okres dłuższy niż 4 godziny, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną

w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za każdą godzinę niemożności

korzystania z uprawnień,

5) w przypadku opóźnienia w terminie określonym w § 4 ust. 5 lub § 5 ust. 4 Umowy, Wykonawca

zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych

00/100) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,

6) w przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w § 8 ust. 4, Wykonawca zapłaci

Zamawiającemu karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za

każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu informacji,

Strona | 52 z 75

7) w przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w § 8 ust. 5, Wykonawca zapłaci

Zamawiającemu karę umową w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za każdy

rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu informacji.

2. Kara umowna będzie płatna na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego,

w terminie 14 dni kalendarzowych od daty doręczenia noty Wykonawcy.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.

4. Jeżeli szkoda przewyższa wysokość kary umownej, Zamawiającemu przysługuje roszczenie

o zapłatę odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach

ogólnych.

5. Wykonawca ponosi pełną i nieograniczoną odpowiedzialność za szkody wyrządzone

Zamawiającemu przy wykonywaniu lub w związku z wykonywaniem postanowień Umowy.

§ 13.

Wypowiedzenie i odstąpienie od Umowy

1. Zamawiający może odstąpić od części lub całości Umowy w przypadkach określonych

w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności kodeksu cywilnego oraz określonych

w Umowie.

2. Zamawiający może:

1) wypowiedzieć Umowę w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania

jakiegokolwiek zobowiązania przez Wykonawcę. W takim przypadku Zamawiający wezwie

Wykonawcę do wykonania lub należytego wykonania Umowy wyznaczając mu termin 3 dni,

a po upływie tego terminu ma prawo wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym,

2) wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy w realizacji

jakiegokolwiek obowiązku określonego w Umowie powstaną opóźnienia przekraczające 14 dni,

3) wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Wykonawca nie jest

w stanie usunąć lub nie zdoła usunąć w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wad

przedstawionego do odbioru Przedmiotu Umowy,

4) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży

w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub

dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub

bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od

dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

3. Oświadczenie o odstąpieniu lub wypowiedzeniu Umowy powinno zawierać uzasadnienie oraz być

sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności, a także powinno być niezwłocznie

dostarczone drugiej Stronie Umowy na adres korespondencyjny wskazany w § 16 ust. 2 Umowy.

Strona | 53 z 75

4. Wykonawca, niezwłocznie po doręczeniu mu pisemnego oświadczenia Zamawiającego

o odstąpieniu lub wypowiedzeniu Umowy, powstrzyma się od dalszego wykonywania przedmiotu

Umowy oraz dokona protokolarnej inwentaryzacji prac w toku z udziałem przedstawiciela

Zamawiającego, według stanu na dzień odstąpienia od Umowy lub wypowiedzenia Umowy.

§ 14.

Zmiany postanowień zawartej Umowy

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami ustawy

z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w szczególności:

1) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż

zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e ustawy Prawo zamówień publicznych;

2) stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający

przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:

a) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii

Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym

odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub

zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa,

b) w przypadku powstałej po zawarciu Umowy sytuacji braku środków Zamawiającego na

sfinansowanie wykonania Umowy zgodnie z pierwotnie określonymi warunkami,

Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian polegających na ograniczeniu zakresu

przedmiotowego Umowy, co nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnienia Zamawiającego

do wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w sytuacjach przewidzianych Umową lub

przepisami prawa,

c) w zakresie sposobu realizacji Umowy lub terminu realizacji Umowy w przypadku

uzasadnionych przyczyn technicznych lub funkcjonalnych powodujących konieczność

zmiany sposobu wykonania Umowy lub terminu realizacji Umowy,

d) w zakresie sposobu realizacji Umowy lub terminu realizacji Umowy w przypadku

zaistnienia siły wyższej.

3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności,

z zastrzeżeniem przypadków, gdy Umowa wyraźnie zastrzega inną formę dla dokonania zmiany.

§ 15.

Zmiana Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy

Strona | 54 z 75

1. Strony zobowiązują się dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy,

o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, w formie aneksu, każdorazowo w przypadku wystąpienia

jednej z następujących okoliczności:

a. zmiany stawki podatku od towarów i usług,

b. zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki

godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku

o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c. zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub

wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

- na zasadach i w sposób określony w ust. 2 – 12 niniejszego paragrafu, jeżeli wskazane

okoliczności będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.

2. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki,

o której mowa w ust. 1 lit. a, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której

zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług po dniu wejścia w życie

przepisów zmieniających stawkę podatku.

3. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. a), wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się,

a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.

4. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 lit.

b lub c, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu

do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę w związku

z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia

za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej lub dokonujących zmian w zakresie zasad

podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie

wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. b, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie

o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości

wynagrodzeń pracowników świadczących usługi na rzecz Zamawiającego na podstawie Umowy

do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości

minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od

kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia.

6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie

o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą

wynagrodzenia pracownikom świadczącym usługi na podstawie Umowy. Kwota odpowiadająca

zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników

Strona | 55 z 75

świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi,

w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.

7. W celu zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 1, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony

z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy wraz

z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką

wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła

bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy, uzasadniająca zmianę wysokości

wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

8. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 lit. b lub lit. c, jeżeli z wnioskiem występuje

Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać,

w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:

a. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników

świadczących usługi (bez ujawniania tzw. „danych wrażliwych”), wraz z określeniem zakresu,

w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części

wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust.

1 lit. b, lub

b. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników

świadczących usługi (bez ujawniania tzw.” danych wrażliwych”), wraz z kwotami składek

uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim

wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części

wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust.

1 lit. c.

9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c, jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest

on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie

krótszym niż 10 dni roboczych, dokumentów, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiana

ta ma wpływ na koszty wykonania Umowy, w tym pisemnego zestawienia wynagrodzeń, o którym

mowa w ust. 8 lit. b.

10. W terminie do 30 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 7, Strona,

która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza

wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie,

albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.

11. W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym

zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust.

7. W takim przypadku przepisy ust. 8 - 10 stosuje się odpowiednio.

Strona | 56 z 75

12. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia

wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

§ 16.

Przedstawiciele Stron

1. Przedstawicielem ze strony Zamawiającego w zakresie realizacji obowiązków umownych jest:

……………………………………………………….. e-mail: ………………………………………., tel. ……………………………….

2. Przedstawicielem ze strony Wykonawcy w zakresie realizacji obowiązków umownych jest:

……………………………………………………….. e-mail: ………………………………………., tel. ……………………………….

3. Osoby wymienione w ust. 1 i 2 odpowiedzialne są merytorycznie za nadzór nad prawidłowością

i terminowością realizacji Umowy, w szczególności upoważnione są do monitorowania należytego

wykonania Umowy.

4. Zmiana osoby wskazanej w ust. 1 lub ust. 2 nie wymaga zmiany Umowy, a jedynie poinformowania

drugiej Strony w formie pisemnej. Zawiadomienie takie powinno zostać podpisane przez osoby

uprawnione do reprezentacji Stron.

§ 17.

Postanowienia końcowe

1. Wykonawca nie może, bez zgody Zamawiającego, przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków

wynikających z Umowy.

2. Wszelka korespondencja, zawiadomienia oraz inne oświadczenia, dla których w Umowie została

przewidziana forma pisemna, składane będą osobiście przez Stronę za pokwitowaniem odbioru

lub listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres korespondencyjny

Wykonawcy lub Zamawiającego, pod rygorem uznania za niedoręczoną. Wszelkie zmiany adresów

Strony będą komunikować sobie niezwłocznie pod tym samym rygorem. Strony oświadczają, że ich

aktualne adresy korespondencyjne są następujące:

Zamawiający: Centralny Ośrodek Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-136, Warszawa (02-305)

Wykonawca: …………………………………………………………………….……

3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie w szczególności przepisy ustawy

Prawo zamówień publicznych, Kodeksu Cywilnego.

4. Spory wynikłe na tle wykonywania Umowy rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

6. Integralną część Umowy stanowią Załączniki:

Załącznik nr 1 – Oferta Wykonawcy,

Załącznik nr 2 – Opis Przedmiotu Zamówienia,

Strona | 57 z 75

Załącznik nr 3 – Szczegółowy wykaz posiadanego Oprogramowania i Sprzętu objętego usługą

wsparcia technicznego,

Załącznik nr 4 – Międzynarodowa Umowa Passport Advantage

Załącznik nr 5 – Wzór Protokołu odbioru certyfikatu,

Załącznik nr 6 – Wzór umowy dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Strona | 58 z 75

Załącznik nr 3 do Umowy

Szczegółowy wykaz posiadanego Oprogramowania i Sprzętu objętego usługą wsparcia technicznego do Umowy nr COI/U/PZP/……/…../2018 (COI-…….…...2018)

z dnia ……… r.

Strona | 59 z 75

Załącznik nr 5 do Umowy

WZÓR PROTOKÓŁ ODBIORU CERTYFIKATU do Umowy nr COI/U/PZP/…../…../2018 (COI-ZAK. .2018)

z dnia … r.

Wykonawca

Zamawiający

………………………………….. ……………………………………………………………..

Centralny Ośrodek Informatyki Al. Jerozolimskie 132-136, 02-305 Warszawa

1. Wyszczególnienie:

Lp. Rodzaj

1. Oświadczenie producenta oprogramowania potwierdzające objęcie wsparciem technicznym

2. Decyzja o odbiorze

Zamawiający stwierdza, że oświadczenie zostaje / NIE zostaje odebrane* 3. Przyczyny nieprzyjęcia oświadczenie producenta oprogramowania potwierdzające objęcie

wsparciem technicznym (w przypadku odrzucenia odbioru)

……………………………….. ……………………………….. 4. Dotrzymanie terminu

Dostawa oświadczenia została wykonana w terminie* Dostawa oświadczenia NIE została wykonana w terminie* 5. Uwagi i postanowienia dodatkowe

……………………………….. 6. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu

dla każdej Strony.

Wykonawca Zamawiający

……………………………… ……………………………… * niepotrzebne skreślić

Strona | 60 z 75

UMOWA DALSZEGO POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zawarta w [***] dnia [***] pomiędzy:

1. Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, adres: Aleje Jerozolimskie

132-136, 02-305 Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru

Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII

Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000372110,

NIP: 725-203-68-63, REGON: 100999489, zwanym dalej: „Procesorem”,

reprezentowanym przez:

1) [imię i nazwisko] – [funkcja];

2) [imię i nazwisko] – [funkcja]

oraz

2. [***] z siedzibą w [***], ul. [***], kod pocztowy [***], wpisaną do rejestru

przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla

[***] w [***], [***] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem

KRS: [***], NIP: [***], REGON: [***], kapitał zakładowy w wysokości [***] złotych,

opłacony w całości/do kwoty [***] złotych, zwanym dalej „Dalszym Procesorem”,

reprezentowaną przez:

1) [imię i nazwisko] – [funkcja];

2) [imię i nazwisko] – [funkcja];

Procesor i Dalszy Procesor są zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z nich z osobna „Stroną”.

Strona | 61 z 75

1. PRZEDMIOT UMOWY

Procesor i Dalszy Procesor zawierają umowę podpowierzenia przetwarzania

danych osobowych, zwaną dalej “Umową”, na mocy której Procesor powierza

Dalszemu Procesorowi przetwarzanie danych osobowych, rozumianych jako

informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej

(„osobie, której dane dotyczą”), w zakresie wskazanym w Załączniku A („Dane

osobowe”). Procesor przetwarza Dane osobowe w celu wykonania umów z

Ministrem Cyfryzacji jako administratorem Danych osobowych („Administrator”).

Powierzenie Danych osobowych Dalszemu Procesorowi następuje w celu

wykonania umowy nr ………………….. zawartej pomiędzy Stronami w dniu ………………

roku (dalej jako „Umowa główna”).

Dane osobowe będą przetwarzane przez Dalszego Procesora na terenie

wskazanym w Załączniku A.

Zakres powierzenia, wskazany w Załączniku A, może zostać w każdym momencie

rozszerzony lub ograniczony przez Procesora.

Dalszy Procesor może przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu

określonym w Umowie oraz w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usług

określonych w Umowie głównej. Przetwarzanie Danych osobowych przez Dalszego

Procesora odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy.

2. OŚWIADCZENIA I OBOWIĄZKI DALSZEGO PROCESORA

Dalszy Procesor niniejszym oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne,

doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie

umożliwiającym należyte wykonanie Umowy, w zgodzie z obowiązującymi

przepisami prawa. W szczególności Dalszy Procesor oświadcza, że znane mu są

zasady przetwarzania i zabezpieczenia Danych osobowych wynikające z:

2.1.1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27

kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu

takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie

o ochronie danych, dalej jako: „RODO”);

2.1.2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z

2018 r., poz. 1000, dalej jako: „Ustawa”);

2.1.3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z

2016 r., poz. 922 ze zm., dalej jako: „Ustawa”) oraz rozporządzenia Ministra

Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w

sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków

technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i

systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.

Strona | 62 z 75

U. z 2004 r. 100, poz. 1024, dalej jako: „Rozporządzenie”) - których Dalszy

Procesor zobowiązany był przestrzegać przed 25 maja 2018 r.

Dalszy Procesor jest zobowiązany:

2.2.1. przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w

celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa,

Umową oraz instrukcjami Procesora. Instrukcje (polecenia) są przekazywane

przez Procesora drogą elektroniczną (przesyłane na adres e-mail Dalszego

Procesora wskazany w Załączniku A); z zastrzeżeniem postanowień rozdziału 3,

Dalszy Procesor powinien wdrożyć instrukcje niezwłocznie, jednak nie później niż

w terminie 7 Dni Roboczych od ich otrzymania; jeżeli w ocenie Dalszego Procesora

termin 7-dniowy jest zbyt krótki na realizację instrukcji, powinien poinformować

o tym fakcie Procesora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-

mail Procesora wskazany w Załączniku A) wskazując uzasadnienie dla takiej

oceny; w takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin wdrożenia

instrukcji. Instrukcje nie będą rozszerzać zakresu obowiązków Dalszego Procesora

wynikających z Umowy ani Umowy głównej;

2.2.2. przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie

Procesora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo

krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych

przez Dalszego Procesora wynika z przepisów prawa, informuje on Procesora

drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku

prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na

ważny interes publiczny;

2.2.3. przetwarzać Dane osobowe wyłączenie w miejscu ustalonym w Umowie

głównej oraz na urządzeniach zarządzanych przez Dalszego Procesora i jego

personel lub Procesora, z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa i

ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;

2.2.4. udzielać dostępu do Danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na

zakres wykonywanych zadań otrzymały od Dalszego Procesora upoważnienie do

ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających

z Umowy oraz podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba

fizyczna działająca z upoważnienia Dalszego Procesora, która ma dostęp do

Danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Procesora, chyba że

przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne;

2.2.5. zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych

zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że są to osoby podlegające

odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;

2.2.6. wdrożyć, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w rozdziale 3 Umowy,

odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień

Strona | 63 z 75

bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób

fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie

Umowy oraz zapewnić realizację zasad ochrony danych w fazie

projektowania oraz domyślnej ochrony danych (określonych w art. 25

RODO);

2.2.7. wspierać Procesora (w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich

środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku

odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie

wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. Współpraca

Dalszego Procesora z Procesorem, w zakresie wskazanym w zdaniu

poprzedzającym, powinna odbywać się w formie i terminie

umożliwiającym realizację tych obowiązków Procesora; w związku z

realizacją tego obowiązku Dalszy Procesor jest w szczególności

zobowiązany do udzielania informacji oraz ujawnienia powierzonych

danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Procesora w terminie 2 Dni

Roboczych w formie określonej przez Procesora; Dalszy Procesor powinien

również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 Dnia Roboczego,

poinformować Procesora o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby,

której dane dotyczą, złożonym u Dalszego Procesora; Dalszy Procesor nie

będzie jednak odpowiadał na taki wniosek bez uprzedniej zgody lub

wyraźnego polecenia Procesora;

2.2.8. pomagać Procesorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–

36 RODO, tj. w szczególności w zakresie:

- zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych poprzez

wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych;

- dokonywania zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi

nadzorczemu (w rozumieniu art. 4 pkt 21 RODO) oraz zawiadamiania osób,

których dane dotyczą o takim naruszeniu (obowiązki Dalszego Procesora w

odniesieniu do zgłaszania naruszeń zostały określone w rozdziale 8

Umowy);

- dokonywania przez Procesora oceny skutków dla ochrony danych oraz

przeprowadzania konsultacji Procesora z organem nadzorczym;

2.2.9. prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich

kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Procesora,

zawierający informacje o:

- nazwie oraz danych kontaktowych Dalszego Procesora oraz innych

podmiotów przetwarzających (w przypadku podpowierzenia danych

osobowych, o którym mowa w rozdziale 4 Umowy) oraz Procesora, a także

inspektora ochrony danych, gdy ma to zastosowanie;

Strona | 64 z 75

- kategoriach przetwarzań dokonywanych w imieniu Procesora;

- gdy ma to zastosowanie – przekazywaniu danych osobowych do państwa

trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwie tego państwa

trzeciego lub organizacji międzynarodowej;

- ogólnym opisie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa,

służących do zabezpieczenia powierzonych danych osobowych;

2.2.10. udostępniać Procesorowi, na każde jego żądanie, nie później niż w terminie

1 Dnia Roboczego, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia

przez Procesora obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa,

w szczególności z RODO, w tym przekazywać informacje o stosowanych

zabezpieczeniach, zidentyfikowanych zagrożeniach i incydentach w

obszarze ochrony danych osobowych;

2.2.11. umożliwiać Procesorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Procesora

przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w rozdziale 6 Umowy;

2.2.12. niezwłocznie informować Procesora, jeżeli jego zdaniem wydane mu

polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub

unijnych o ochronie danych; informacja w tym przedmiocie przekazana

powinna zostać Procesorowi w formie elektronicznej (na adres e-mail

wskazany w Załączniku A) oraz powinna zawierać stosowne uzasadnienie i

wskazanie przepisu prawa, który zdaniem Dalszego Procesora został

naruszony;

2.2.13. niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 Dnia Roboczego, informować

(o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa)

Procesora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności

administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych

osobowych przez Dalszego Procesora, o jakiejkolwiek decyzji

administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych,

skierowanej do Dalszego Procesora, o wszelkich kontrolach i inspekcjach

dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora,

w szczególności prowadzonych przez organ nadzoru, a także o wszelkich

skargach osób, których dane dotyczą związanych z przetwarzaniem ich

Danych Osobowych;

2.2.14. przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określił Procesor, a

także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać,

anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane

osobowe zgodnie z wytycznymi Procesora i Umową główną;

2.2.15. prowadzić prace określone w Umowie głównej pod nadzorem osób

wskazanych przez Procesora.

Strona | 65 z 75

3. ŚRODKI ORGANIZACYJNE I TECHNICZNE

Dalszy Procesor zapewni w okresie obowiązywania Umowy głównej ochronę

danych osobowych oraz zgodność z wszelkimi obecnymi oraz przyszłymi

przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności, w

zakresie adekwatnym i związanym z realizowanym przedmiotem Umowy głównej,

określonym w Umowie głównej.

Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, o którym mowa w pkt. 3.1 jest

odpowiedni, Dalszy Procesor jest zobowiązany uwzględnić ryzyko wiążące się z

przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z

prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub

nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych,

przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Dalszy Procesor powinien również wdrożyć – zarówno przy określaniu sposobów

przetwarzania, jak i w czasie samego przetwarzania – odpowiednie środki

techniczne i organizacyjne, zaprojektowane w celu skutecznej realizacji zasad

ochrony danych określonych w RODO oraz w celu ochrony praw osób, których

dane dotyczą (zasada ochrony danych osobowych w fazie projektowania

określona w art. 25 ust. 1 RODO), a także odpowiednie środki techniczne i

organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe,

które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania

określonego w Załączniku A (zasada domyślnej ochrony danych określona w art.

25 ust. 2 RODO).

Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, o których mowa powyżej, Dalszy

Procesor:

3.4.1. przestrzega wytycznych Procesora w zakresie sposobu zabezpieczenia

procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami

obowiązującego prawa, o których mowa w pkt. 2.1.1 oraz 2.1.2;

3.4.2. powinien uwzględnić stan wiedzy technicznej oraz charakter, zakres,

kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności

osób fizycznych, których dane osobowe będzie przetwarzał na podstawie

Umowy.

W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do

rozpoznanych zagrożeń, Dalszy Procesor informuje o tym Procesora i w

porozumieniu z Procesorem dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia

przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez Stron zakresu, sposobu i

terminu takich działań oraz rozliczenia związanych z nimi kosztów.

Strona | 66 z 75

W przypadku stwierdzenia przez Procesora konieczności zastosowania

dodatkowych środków zabezpieczających, Strony uzgodnią zakres, sposób i termin

ich wdrożenia oraz rozliczenie kosztów wdrożenia.

4. PODPOWIERZENIE

Procesor wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez Dalszego Procesora

przetwarzania Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym

wskazanym w Załączniku B do Umowy w zakresie oraz celu zgodnym z Umową.

Dalszy Procesor jest zobowiązany do informowania o wszelkich zamierzonych

zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia dalszych podmiotów

przetwarzających. Procesor może sprzeciwić się dalszemu powierzeniu przez

Dalszego Procesora danych osobowych, w terminie 7 Dni Roboczych od

otrzymania informacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. W przypadku

wyrażenia sprzeciwu przez Procesora, Dalszy Procesor nie jest uprawniony do

powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu,

którego dotyczy sprzeciw.

Dalszy Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych

podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje

wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by

przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z

zakresu ochrony danych osobowych, wskazanych w pkt. 2.1.2, a także zapewniało

ochronę praw osób, których dane dotyczą.

Dalszy Procesor zapewni w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, że na

podmiot ten zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Dalszego

Procesora określonym w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia

wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych

i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.

Dalszy Procesor zapewni również w umowie z dalszym podmiotem

przetwarzającym możliwość realizacji przez Procesora bezpośredniej kontroli

względem dalszego podmiotu przetwarzającego (w tym możliwość

przeprowadzania audytów, o których mowa w rozdziale 6 Umowy). Dalszy

Procesor jest zobowiązany poinformować dalszy podmiot przetwarzający, że

informacje, w tym dane osobowe, na temat tego podmiotu przetwarzającego

mogą być udostępnione Procesorowi w celu wykonania przez niego uprawnień, o

których mowa w zdaniu poprzedzającym.

Dalszy Procesor jest w pełni odpowiedzialny przed Procesorem za spełnienie

obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Dalszym

Procesorem a dalszym podmiotem przetwarzającym. Jeżeli dalszy podmiot

przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony

Strona | 67 z 75

danych, pełna odpowiedzialność wobec Procesora za wypełnienie obowiązków

tego dalszego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Dalszym Procesorze.

Dalszy Procesor zobowiązany jest zapewnić, by umowy z dalszymi podmiotami

przetwarzającymi ulegały rozwiązaniu w każdym wypadku rozwiązania Umowy,

niezależnie od przyczyny.

5. TRANSFER DANYCH OSOBOWYCH

Dalszy Procesor nie może przekazywać (transferować) Danych osobowych do

państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym,

chyba że Procesor udzieli mu uprzedniej, pisemnej pod rygorem bezskuteczności,

zgody zezwalającej na taki transfer.

Jeśli Procesor udzieli Dalszemu Procesorowi uprzedniej zgody na przekazanie

Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim

Obszarem Gospodarczym, Dalszy Procesor może dokonać transferu tych danych

osobowych tylko wtedy, gdy:

5.2.1. państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych

osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub

5.2.2. Prcoesor i Dalszy Procesor lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli

umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny

mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych

do państwa trzeciego.

6. AUDYT

Administrator lub Procesor (dalej każdy z nich zwany „podmiotem audytującym”)

jest w każdym momencie upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności

przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora z Umową oraz

obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności podmiot audytujący może

przeprowadzić weryfikację zgodności i adekwatności środków technicznych i

organizacyjnych zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych wdrożonych

przez Dalszego Procesora.

Podmiot audytujący poinformuje Dalszego Procesora co najmniej na 1 Dzień

Roboczy przed planowaną datą audytu o zamiarze jego przeprowadzenia, chyba

że z uwagi na wysokie ryzyko zagrożenia praw i wolności osób, których dane

dotyczą, audyt powinien być przeprowadzony niezwłocznie. Jeżeli w ocenie

Dalszego Procesora audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym

terminie Dalszy Procesor powinien poinformować o tym fakcie podmiot

audytujący drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail Procesora

wskazany w Załączniku A) wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim

przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.

Strona | 68 z 75

Dalszy Procesor ma obowiązek współpracować z podmiotem audytującym i

upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewniać im dostęp do

pomieszczeń i dokumentów obejmujących dane osobowe oraz informacje o

sposobie przetwarzania danych osobowych, infrastruktury teleinformatycznej

oraz systemów IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów

przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Dalszego Procesora.

Podmiot audytujący będzie prowadzić audyt z poszanowaniem tajemnic

przedsiębiorstwa Dalszego Procesora.

Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel podmiotu audytującego sporządza

protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele podmiotu audytującego i

Dalszego Procesora. Dalszy Procesor zobowiązuje się w rozsądnym czasie, w

terminie uzgodnionym z podmiotem audytującym, dostosować do zaleceń

pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i

poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. W przypadku gdy

wdrożenie tych zaleceń będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami, Dalszy

Procesor i podmiot audytujący wspólnie ustalą sposób ich ponoszenia przez

Strony.

Podmiot audytujący ma także prawo żądać od Dalszego Procesora składania

pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji Umowy. Dalszy Procesor zobowiązuje

się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 Dzień Roboczy,

na każde pytanie podmiotu audytującego dotyczące przetwarzania powierzonych

mu na podstawie Umowy Danych osobowych.

Dalszy Procesor jest zobowiązany zapewnić w umowie z dalszym podmiotem

przetwarzającym możliwość przeprowadzania przez podmiot audytujący audytu

zgodności przetwarzania danych osobowych przez dalszy podmiot przetwarzający

z Umową na zasadach określonych w pkt. 6.1. – 6.4. powyżej.

Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi Dalszy Procesor i podmiot

audytujący we własnym zakresie, przy czym Dalszy Procesor nie ma prawa do

żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty jakiegokolwiek dodatkowego

wynagrodzenia z tytułu poniesienia takich kosztów.

7. POUFNOŚĆ

Dalszy Procesor ma obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy

ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:

7.1.1. powierzone przez Procesora Dane Osobowe, w tym szczególne kategorie

danych osobowych (w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO);

7.1.2. informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Procesora (w

rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej

konkurencji);

Strona | 69 z 75

7.1.3. informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów

Procesora, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe i handlowe,

materiały i dokumenty lub inne informacje bez względu na fakt, czy są one

utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane w

jakiejkolwiek formie i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Procesora, lub

jego kontrahentów, dostawców, a także informacje dotyczące usług,

polityki cenowej, sprzedaży, wynagrodzeń pracowników, które Dalszy

Procesor otrzymał w okresie obowiązywania Umowy, lub o których

dowiedział się, czy też do których miał dostęp lub będzie w ich posiadaniu,

w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są

powszechnie znane.

Dalszy Procesor w szczególności zapewnia, że:

7.2.1. wszelkie przekazane, udostępnione lub ujawnione mu przez Procesora

informacje poufne będą chronione i zachowane w tajemnicy, w sposób

zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami

Umowy;

7.2.2. uzyskane informacje poufne zostaną użyte i wykorzystane wyłącznie w

celu, w jakim zostały przekazane, udostępnione lub ujawnione;

7.2.3. posiadane informacje poufne nie zostaną przekazane lub ujawnione żadnej

osobie trzeciej – bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków

przewidzianych w Umowie) – bez uprzedniej zgody Procesora, wyrażonej

w formie pisemnej;

7.2.4. będzie chronić na swój koszt informacje poufne poprzez dołożenie

najwyższego poziomu staranności.

Dalszy Procesor zobowiązuje się nie kopiować, ani w inny sposób nie powielać

dostarczonych przez Procesora informacji poufnych lub ich części, z wyjątkiem

przypadków, kiedy jest to konieczne w celu, dla jakiego zostały przekazane lub w

innym celu ściśle związanym z przedmiotem współdziałania Stron. Wszelkie

wykonane w takim przypadku kopie lub reprodukcje informacji poufnych,

utrwalonych na jakichkolwiek nośnikach informacji, łącznie z nośnikami

elektronicznymi, pozostają własnością Procesora i zostaną wydane, zniszczone lub

skutecznie usunięte z nośników informacji na jego żądanie.

Informacje poufne mogą zostać przekazane tylko upoważnionym pracownikom

Dalszego Procesora, osobom zatrudnionym przez Dalszego Procesora na

podstawie umów cywilnoprawnych, podwykonawcom Dalszego Procesora, którzy

z uwagi na zakres swych obowiązków, bądź zadania im powierzone będą

zaangażowani w wykonanie Umowy na rzecz Procesora, i którzy zostaną wcześniej

wyraźnie poinformowani o charakterze informacji poufnych oraz o

zobowiązaniach Dalszego Procesora do zachowania ich w tajemnicy wynikających

Strona | 70 z 75

z Umowy oraz zobowiążą się do przestrzegania zasad ochrony informacji

poufnych, w tym procedur bezpieczeństwa wynikających z obowiązujących

przepisów prawa i Umowy głównej. Procesor upoważnia Dalszego Procesora do

udzielania dalszych upoważnień do przetwarzania informacji poufnych. Dalszy

Procesor ponosi całkowitą odpowiedzialność za działania i zaniechania ww. osób.

Dalszy Procesor będzie zwolniony z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji

poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać

będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego

orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu

informacji o takim obowiązku Dalszy Procesor jest zobowiązany niezwłocznie, nie

później niż w terminie 24 godzin od dowiedzenia się o nim, powiadomić Procesora.

W takim przypadku Dalszy Procesor obowiązany jest do:

7.5.1. ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana

przez prawo;

7.5.2. podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione

informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane

tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.

Zobowiązanie do zachowania poufności nie wygasa po zakończeniu Umowy i jest

nieograniczone w czasie. W przypadku gdyby powyższe zastrzeżenie okazało się

nieważne lub bezskuteczne, zobowiązanie do zachowania poufności trwa przez

okres 10 lat od dnia wygaśnięcia Umowy głównej, niezależnie od przyczyny.

8. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ

Dalszy Procesor jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących

wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych

środków naprawczych.

Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych mu danych osobowych Dalszy

Procesor, bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 8 godzin od wykrycia

naruszenia, zgłasza je Procesorowi. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej

informacje o:

8.2.1. dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych

osobowych;

8.2.2. charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i

przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i

przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy

naruszenie;

8.2.3. systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli

naruszenie nastąpiło w związku z przetwarzaniem danych w systemie

informatycznym);

Strona | 71 z 75

8.2.4. przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej

naruszeniem;

8.2.5. charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;

8.2.6. kategoriach osób, których dotyczą dane osobowe objęte naruszeniem, a w

razie możliwości także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło

naruszenie;

8.2.7. możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji

dla osób, których dane dotyczą;

8.2.8. środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia

oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;

8.2.9. danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o

naruszeniu.

Jeżeli Dalszy Procesor nie jest w stanie w tym samym czasie przekazać Procesorowi

wszystkich informacji, o których mowa powyżej, powinien je udzielać

sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.

Dalszy Procesor bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające

na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.

Dalszy Procesor jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń

ochrony powierzonych mu danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia

ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych.

Dalszy Procesor jest zobowiązany na każde żądanie Procesora niezwłocznie

udostępnić mu dokumentację, o której mowa w zdaniu poprzednim.

Dalszy Procesor nie będzie bez wyraźnej instrukcji Procesora powiadamiał o

naruszeniu:

8.6.1. osób, których dane dotyczą; ani

8.6.2. organu nadzorczego.

9. CZAS TRWANIA UMOWY ORAZ ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI

Umowa zostaje zawarta na czas określony i przestaje obowiązywać wraz z

zakończeniem obowiązywania Umowy głównej.

Procesor uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem

natychmiastowym w przypadku zaistnienia ważnych powodów, w tym także w

razie naruszenia przez Dalszego Procesora lub dalszy podmiot przetwarzający

przepisów RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy, a w

szczególności, gdy:

Strona | 72 z 75

9.2.1. organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych

osobowych stwierdzi, że Dalszy Procesor lub dalszy podmiot

przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych,

9.2.2. prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że Dalszy Procesor

nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;

9.2.3. podmiot audytujący, w wyniku przeprowadzenia audytu, o którym mowa

w rozdziale 6 Umowy stwierdzi, że Dalszy Procesor nie przestrzega zasad

przetwarzania danych osobowych wynikających z Umowy lub

obowiązujących przepisów prawa lub Dalszy Procesor nie zastosuje się do

zaleceń pokontrolnych, o których mowa w pkt. 6.4.

Naruszenie przez Dalszego Procesora postanowień Umowy, RODO lub innych

obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych stanowi

podstawę do wypowiedzenia Umowy głównej.

W dniu zakończenia obowiązywania Umowy Dalszy Procesor powinien zgodnie z

dyspozycją Procesora zwrócić lub zniszczyć, w sposób odrębnie ustalony z

Procesorem, wszelkie Dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa

krajowego lub unijnego nakazują przechowywanie tych Danych osobowych.

Na prośbę Procesora Dalszy Procesor przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia

Danych osobowych w terminie przez niego wskazanym.

W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Procesora, w

trybie określonym w Umowie, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się

odpowiednio do danych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być

przetwarzane przez Dalszego Procesora.

W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych Dalszy

Procesor zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami

przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi umowy dalszego przetwarzania

danych będą ulegały automatycznemu rozwiązaniu w razie zakończenia

obowiązywania Umowy.

Dalszy Procesor odpowiada za szkody, jakie powstaną u Procesora, osób, których

dane dotyczą lub innych osób trzecich w wyniku niezgodnego z Umową lub

przepisami prawa przetwarzania przez Dalszego Procesora Danych osobowych, a

w szczególności w związku z udostępnianiem Danych osobowych osobom

nieupoważnionym.

Dalszy Procesor ponosi względem Procesora odpowiedzialność na zasadach

ogólnych do wysokości rzeczywistej szkody, z wyłączeniem utraconych korzyści.

Procesor jest uprawniony do naliczenia Dalszemu Procesorowi kary umownej z

tytułu opóźnienia w zgłoszeniu naruszenia w terminie określonym w pkt 8.2, w

wysokości 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych i 00/100) za każdy przypadek

Strona | 73 z 75

opóźnienia w zgłoszeniu naruszenia. Wysokość kar umownych należnych

Procesorowi od Dalszego Procesora w toku realizacji Umowy nie przekroczy

całkowitej kwoty wynagrodzenia brutto przewidzianego w Umowie głównej.

Naliczenie kary umownej nie wyłącza odpowiedzialności Dalszego Procesora w

pełnej wysokości jeżeli wyrządzona szkoda przekracza wartość kary umownej.

10. ADRESY STRON I DANE OSÓB

Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana na

adresy Stron wskazane w Załączniku A.

Dalszego Procesora w kontaktach z Procesorem oraz Procesora w kontaktach z

Dalszym Procesorem w zakresie ustaleń Umowy reprezentować będą osoby

wskazane w Załączniku A. Zmiana adresów i danych tych osób nie stanowi zmiany

Umowy. O każdej zmianie powyższych danych Strony powiadomią się na piśmie,

za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną. Osoby wskazane w Załączniku

A nie są uprawnione do zmiany Umowy, jej wypowiedzenia lub rozwiązania, chyba

że co innego wynika z treści okazanego przez nie pełnomocnictwa.

11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. Umowa została sporządzona w

dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony.

Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem

bezskuteczności, z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje

inną formę dokonywania zmian.

Dalszy Procesor nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy

bez uprzedniej zgody Procesora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem

bezskuteczności.

Wszelkie spory w związku z Umową zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądu

powszechnego miejscowo właściwego zgodnie z Umową główną.

Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. Lista Załączników jest

następująca:

11.5.1. Załącznik A – Zakres powierzenia danych osobowych;

11.5.2. Załącznik B – Lista dalszych podmiotów przetwarzających.

PODPISY:

_________________ ___________________

Procesor Dalszy Procesor

Strona | 74 z 75

ZAŁĄCZNIK A

ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH

ORAZ DANE KONTAKTOWE STRON

1) Charakter oraz cele przetwarzania: (…)

2) Kategorie osób, których dane dotyczą: (…)

3) Rodzaj danych osobowych: (…)

4) Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: (…)

5) Dane kontaktowe stron:

a. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana

do Procesora na następujące dane kontaktowe: adres [xxx], tel. [xxx], email

[xxx];

b. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana

do Dalszego Procesora na następujące dane kontaktowe: adres [xxx], tel.

[xxx], email [xxx].

6) Dane przedstawicieli Stron:

a. Dalszego Procesora w kontaktach z Procesorem w zakresie ustaleń Umowy

reprezentować będą następujące osoby: [xxx];

b. Procesora w kontaktach z Dalszym Procesorem w zakresie ustaleń Umowy

reprezentować będą następujące osoby: [xxx].

Strona | 75 z 75

ZAŁĄCZNIK B

WYKAZ DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH

Lp. Nazwa podmiotu, któremu

powierzono przetwarzanie Dane kontaktowe, dane IOD

Zakres i cel powierzonego

przetwarzania