Asjaajamine asutuses Dokumentide loomine

Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks -(arhiiviseadus § 4). Määratlus kehtib nii paber- kui ka digidokumentide kohta.

EVS-ISO 15489-1:2004 kohaselt on dokument:

jäädvustatud info või objekt, mida saab käsitleda tervikuna info, mille on loonud, saanud ja tõestuseks ning teadmiseks alal hoidnud organisatsioon või üksikisik seadusest tulenevate ülesannete täitmisel või äritegevuse ajal.

Mõisteid “dokument” ja “arhivaal” (dokument, millele on määratud säilitustähtaeg)

Arhiiviseaduse mõistes on:

dokument mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt.

Dokumendi tähtsaim eesmärk on midagi tõestada. Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne, terviklik, usaldusväärne, kasutatav (sõltumata dokumendi elukäigu etappidest). Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

Dokumente koostatakse ja vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt. Dokumentide loomisel tuleb järgida dokumendiliigile ettenähtud elemente ja vorminguid. Dokument koostatakse kujunenud heade tavade kohaselt.

Dokumendi loomisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

dokumendi liigistsarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajastnõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksulvõimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

Dokumendi

sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antudvorm peab olema õigusaktides kehtestatud vorminõuete kohanestruktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust.

Dokumendiplank

Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile (paberile või digitaalselt).

Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad info märkimiseks.

Üldiselt on paberil dokumendiplangi formaat A4 (210 x 297 mm).

Elektrooniline plank ehk dokumendi põhi (mall) annab vaikimisi dokumendielementide vormistamise kohad.

Plankidele vormistatakse:

ametikirjad (kirjaplangile)õigusaktid (käskkirjad, korraldused) ja aktid (üldplangile)protokollid (üldplangile)muud dokumendid.

Üldiselt ei vormistata plangile õigusakti lisa.

Plank on organisatsioonil või organisatsiooni struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud organisatsiooni või struktuuriüksuse põhimääruses (üldiselt avalikus sektoris) ja juhil, kellel on õigusakti andmise õigus (üldiselt avalikus sektoris).

Igal asutusel on:

üldplank üldplangi alusel koostatud kindla dokumendiliigi plank (ametikirja, soovi korral käskkirja, korralduse jt plangid).

Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis.

Paberplangile on soovitatav kanda turvaelement.

Turvaelemendid on:

vesimärkreljeef- või värvitrükis vapi (riigiasutused) või muu sümboli kujutisplangi numberreljeefpitsatiga, polügraafiliselt või muul viisil valmistatud element.

Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi autori nimi eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras.

Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.

Näidisvormingu veerised on:

vasak veeris 3,0 cm

parem veeris 1,5 cmülemine veeris 1,2 cmalumine veeris 1,2 cm.

Üldplank

Üldplangile vormistatakse õigusaktid (käskkirjad, otsused, korraldused), aktid, protokollid (dokumendid, mida ei adresseerita).

Üldplangile märgitakse:

organisatsiooni nimiorganisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimivõiametniku või töötaja ametinimetus nimetavas käändesjaorganisatsiooni (autori) sümbol (logo).

1. Kirjapeaväli

Asukoht: ülemine piir on 1,2 cm kaugusel ja alumine piir 3,7–4,6 cm kaugusel plangi ülaservast.

Kirjapeaväljale kujundatakse:

organisatsiooni logoLogo trükitakse täpses vastavuses kehtestatud konfiguratsiooni ja värvidega. Logo vormistatakse üldiselt autori nime või nimetuse ette või lõppu.autor (organisatsiooni nimetus):organisatsiooni nimi (organisatsiooni plangil)organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi (struktuuriüksuse plangil)võiametiisiku täielik ametinimetus (ametikoha plangil).

Struktuuriüksuse plangi võib koostada, kui struktuuriüksuse juhil on allkirjaõigus.

Struktuuriüksuse nimetus kujundatakse ettevõtte nimetuse all eraldi real, mõlemad nimetused on nimetavas käändes.

Näide

Plankide näidised

• Organisatsiooni (ettevõtte) plank

AS Sajandivahetus

või

AS Sajandivahetus Ltd

• Struktuuriüksuse plank:

AS Sajandivahetus

Personaliosakond

• Ametiisiku plangil peab ametinimetus sisaldama ka organisatsiooni nime.

AVALIK AMET

DIREKTOR

• Ametiisiku plangil võib ametinimetus olla ka dokumendiliigi nimetuse ees.

DIREKTORI KÄSKKIRI

Üldplangile vormistatavad dokumendi elemendid dokumendiliigi kohaselt on:

dokumendiliigi nimetus (nt otsus, protokoll, käskkiri, korraldus)dokumendi koostamise koht (nimetavas käändes)dokumendi kuupäev, viitdokumendi tekstdokumendi allkirjastajadokumendi jaotuskava (vajaduse korral)

dokumendi kooskõlastaja (vajaduse korral)dokumendi koostaja (vajaduse korral).

Ametikirja plank

Kirjaplangile kujundatakse kirjapeaväli ja kontaktandmeväli, kirjastandardi EVS 882-1:2006 näidisvormingus on esitatud ka adressaadiväli ja viidaväli.

Kirjapeaväli (vt ptk 4.3.1.1)

1. Adressaadiväli

Asukoht: ülemine piir on 3,7–4,6 cm kaugusel ja alumine piir 7,1–8,4 cm kaugusel plangi ülaservast.

Eri mõõdud on tingitud adressaadi ja aadressi vormistamisest, sest aknaga ümbrikku kasutades peavad andmed olema tervikuna nähtavad.

2. Viidaväli

Viidaväljale vormistatakse elemendid “kuupäev” ja “viit”, vastuskirjade puhul vormistatakse element “seosviit”.

Asukoht: ülemine piir on 3,7–4,6 cm kaugusel ja alumine piir 6,6–7,5 cm kaugusel plangi ülaservast ning 9,6 cm kaugusel plangi vasakust veerisest, st samal real (kõrgusel) adressaadiväljale trükitud esimese reaga.

3. Kontaktandmete väli

Kontaktandmete väljale märgitakse autori korrektsed sideandmed, et vajaduse korral saaks autorile vastata.

Kontaktandmete asukoht: ülemine piir on 26,8 cm kaugusel plangi ülaservast.

Kontaktandmete väli eraldatakse tekstiväljast 0,25 mm või 0,35 mm jämeduse pidevjoonega, trükikirja suurus on 8 kuni 10 punkti.

Kontaktandmetes näidatakse vähemalt postiaadress, e-posti aadress, telefoni- ja faksinumber (kui on faks). Kui seaduses nõutakse, tuleb näidata ka asukoha aadressi ja registrikoodi. Võib lisada järgmised andmed: veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohustuslase number ja muud andmed autori vajaduste kohaselt. Kui organisatsioonil on mitu allüksust, võib kontaktandmetes näidata lisaks nende kontaktandmeid.

Andmete esitamisel lähtutakse vormistamise reeglitest või nende vormistamise väljakujunenud tavast, juhindutakse standarditest või muudest reeglitest. Andmete ees võib kasutada selgitavaid sõnu või sümboleid.

Postiaadress ja e-posti aadress vormistatakse standardi EVS 8 kohaselt, e-posti aadressi ees võib kasutada selgitavat sõna “e-post”.

Telefoni- ja faksinumbrid rühmitatakse tagantpoolt alates nelja kaupa ning rühmad eristatakse ühe tühikuga:

seitsmekohalised telefoninumbrid 123 4567

kaheksakohalised telefoninumbrid 1234 5678

rahvusvahelisel suhtlemisel märgitakse ka riigi kood koos plussmärgiga: +, nt +372 44 12 345 begin_of_the_skype_highlighting +372 44 12 345 end_of_the_skype_highlighting.

Telefoninumbri kirjutamisel ei kasutata sulgusid. Rahvusvahelise kaugside prefiks 00 on suunakoodist eraldatud ühe tühikuga, riigi kood +372 abonentnumbrist kahe tühikuga.

Kasutajasõbralikkust silmas pidades (st adressaadi huvides) on soovitatav kirjutada info kontaktandmete väljal plokkidena.

Näide

Kontaktandmete kujundamine

Päikese pst 134

13412 TALLINN

Registrikood 123456788

Telefon 652 4545 begin_of_the_skype_highlighting 652 4545 end_of_the_skype_highlighting

Faks 652 3434

E-post: paike@paike.ee

Internet: http://www.paike.ee

Arvelduskonto 11001234567

Metsapank

Kontaktandmed asuvad kirja puhul kirjapeaväljal ja/või kontaktandmeväljal, riigivapi kasutamisel ainult kontaktandmeväljal.

E-kirjal vormistatakse kontaktandmed pärast elementi “allkirjastaja”. Kohustuslik on esitada need sideandmed, mille kaudu autor ootab vastust.

Käskkirja, akti, protokolli ja teiste do ku men ti de plangid

Dokumendiliigi plangid (v.a kirjaplank) pole ettevõttele tingimata kohustuslikud, sest nii käskkirja, proto-kolli kui ka akti võib trükkida üldplangile, märkides dokumendiliigi jaoks ette nähtud väljale dokumendi liiginimetuse.

NB!

Dokumendiplankide sihipäraseks kasutamiseks on

otstarbekas sisse seada nende arvestus, st:

tiraaž nummerdada (vasakul veerisel)töötajatele anda plangid allkirja vastu, registreeridesneile antud plankide järjekorranumbrid plankide

arvestuse registris.

Planke tuleks hoida lukustatavates kappides (seifis).

Ametikiri

Dokumendid koostatakse ja vormistatakse õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuete kohaselt. Dokumentide vormistamise nõuded on kindlaks määratud valitsuse määrusega “Asjaajamiskorra ühtsed alused”.

Kirjade vormistamisel on soovitav juhinduda standardist EVS 882-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”. Standard on kinnitatud Eesti standardikeskuse 19.09.2006 käskkirjaga nr 94. Standard näeb ette kirja elementide loetelu, määratlused ja selgitused, vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil. Kirjana käsitletakse paberil sõnumit või manusena e-kirjale lisatud läkitust ning e-kirja.

Asjaajamiskorra ühtsete aluste järgi on dokumendi kohustuslikud koostisosad:

autorkuupäevtekstallkirjastaja.

Ametikiri koostatakse infovahetuseks ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel.

Ametikiri vormistatakse ametikirja plangile. Kui esindusplank puudub, vormistatakse tänukirjad, kaastundeavaldused üldplangile.

Kirja vormistamine (EVS 882:1)

Kirja vormistamisel kasutatavad elemendid (esitatud tähestiku järjekorras):

1) Aadress, kirja saaja (adressaadi) sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist.

Aadressi vormistamine on soovituslik, e-kirja puhul kohustuslik.

Üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetuse korral kirjale aadressi ei märgita. Mitme aadressiga kirjal võib olla mitu aadressi.

Aadress vormistatakse elemendi adressaat alla. Aknaga ümbriku puhul vormistatakse postiaadress selliselt, et see oleks nähtav.

Postiaadressi variant:

Päikese pst 10

13412 TALLINN

E-posti aadress:

gabriel.paike@paike.ee

Postiaadress esitatakse kirjal standardi EV 8 kohaselt. Juhinduda tuleb ka valitsuse määrusest “Aadressiandmete süsteem” (20.12.2007 nr 251). E-posti aadress esitatakse kirjal standardi EVS 8 järgi.

2) Adressaat, organisatsioon või isik, kellele kiri on suunatud (kirja saaja).

Adressaadi vormistamine on kohustuslik, e-kirja puhul soovituslik.

Kirja adressaadiks võib olla füüsiline isik, ametiisik, organisatsioon, organisatsiooni allüksus. Kirjal võib olla mitu adressaati. Eelistada tuleb nimelist (personaalset) adresseerimist.

Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati.

Adressaadi vormistamisel kasutatavad võimalused:

eesnimi, perekonnanimiGabriel Päike Hr Gabriel Päike

eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või rollGabriel PäikeJuhatuse esimees

eesnimi, perekonnanimi, organisatsioonGabriel PäikePäikese Tõlketeenused OÜ

eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, organisatsiooni allüksusGabriel PäikePäikese Tõlketeenused OÜFinantsosakond

organisatsioonPäikese Tõlketeenused OÜ

organisatsioon, organisatsiooni allüksusPäikese Tõlketeenused OÜFinantsosakond

organisatsioon, ametinimetus või rollPäikese Tõlketeenused OÜJuhatuse esimees

üheliigilised adressaadid – üldistatud nimetus

Ametid

Adressaadi asukoht kirjal adressaadiväljal või adressaadi- ja tekstiväljal, e-kirja puhul tekstiväljal.

Adressaat on ka täitmiseks saadetud kiri teistele adressaatidele (kasutatakse sõna “Sama”).

3) Allkiri, omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi (või selle lühend) või digitaalallkiri.

Allkiri märgitakse vajaduse korral, kohustuslik on allkiri siis, kui see nõue on sätestatud õigusaktides ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Kirjal võib olla mitu allkirja.

Omakäeline allkiri vormistatakse enne allkirjastajat selleks jäetud vabadele ridadele (3–5 rida). Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes “allkirjastatud digitaalselt”.

4) Allkirjastaja, füüsiline isik, kel on õigus anda allkiri autorina, autori nimel või talle antud volituse alusel.

Allkirjastaja vormistamine on kohustuslik. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat.

Allkirjastaja vormistamise võimalused:

autorist selgub organisatsioon (kirjaplank)Gabriel Päike

Juhatuse esimees

kirja autor ja allkirjastaja on üks ja sama ametiisik

Gabriel Päike

allkirjastajad on võrdses rollis (allkirjastajad ühel kõrgusel)

allkirjastajad on erineva staatusega isikud (allkirjastajad asuvad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist allkirja ühe kuni kahe rea võrra allapoole).

eri organisatsioonide võrdse staatusega ametiisikud (allkirjad, allkirjastajad paigutatakse ühele kõrgusele organisatsioonide nimetuste tähestikulises järjekorras).

Kui ettenähtud isik ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb keegi teine, tuleb allkirjastaja ümber vormistada. Kui dokumendile kirjutab alla volitatud isik, tuleb vormistada tema ametinimetus koos volitaja ametinimetusega.

Karl Karu

Tegevdirektor

peadirektori ülesannetes

5) Autor, kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.

Kirja autor on dokumentidel kohustuslik ära märkida.

Autor võib olla organisatsioon või organisatsiooni allüksus; ametiisik, kellel on organisatsiooni esindamise õigus; füüsiline isik. Kirjal võib olla mitu autorit, e-kirjal on üks autor.

Autor (organisatsiooni ja organisatsiooni allüksuse nimetus esitatakse nende asutamisdokumentides märgitud kujul).

Päikese Tõlketeenused OÜ

Allüksuse nimi esitatakse koos organisatsiooni nimega.

Päikese Tõlketeenused OÜ

Finantsosakond

6) Kasutusmärge, kirja kasutamise korda tähistav märge.

Kasutatakse vajaduse korral.

Kasutusmärge vormistatakse suurtähtedega enne adressaati või enne seosviita.

kirja menetlemise vajadus tavapärasest kiirem

KIIRE

kiri on mõeldud isiklikuks kasutamiseks

ISIKLIK

muu kirja sisu või kasutusviisi täpsustav märge

ÄRISALADUS

Isiklikuks kasutamiseks saadetud kirja adressaadi vormistus koos aadressiga

ISIKLIK

Gabriel Päike

Päikese Tõlketeenused OÜ

Päikese pst 10

13412 TALLINN

7) Kontaktandmed, autori sideandmed

Kirjal kontaktandmed kohustuslikud, e-kirjal soovitatav.

Kontaktandmetes näidatakse postiaadress, e-posti aadress, telefoninumber. Võib lisada veebiaadressi, arvelduskonto numbri ja muid andmeid autori vajaduste kohaselt.

Kontaktandmed asuvad kirjapeaväljal ja/või kontaktandmete väljal, riigivapi kasutamisel ainult kontaktandmete väljal. E-kirja puhul tekstiväljal.

8) Koostaja, kirja kavandi ette valmistanud ametiisik.

Koostaja märkimine kirjale soovituslik.

Koostaja vormistatakse viimase elemendina tekstiväljal.

Koostaja märkimine

Mari Vusserdaja 678 8888 begin_of_the_skype_highlighting 678 8888 end_of_the_skype_highlighting

mari.vusserdaja@paike.ee

Mitme koostaja märkimine (koostajate andmeid võib täiendada tema ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõnaga)

Mari Vusserdaja (finantsküsimused)

678 8888 begin_of_the_skype_highlighting 678 8888 end_of_the_skype_highlighting, mari.vusserdaja@paike.ee

Liisu Lill (tõlkeküsimused)

678 8886 begin_of_the_skype_highlighting 678 8886 end_of_the_skype_highlighting, liisu.lill@paike.ee

9) Kuupäev, kirja lõpliku valmimise kuupäev

Kuupäeva märkimine on kohustuslik.

Allkirjastatavatel kirjadel on kirja kuupäevaks allkirja andmise kuupäev. Kui kirja ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise või väljasaatmise päev.

Kellaaeg lisatakse kuupäevale vajaduse korral.

Kuupäev esitatakse enne viita. Seosviida (vastuskirjade puhul) olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse sõna “Meie”.

Kuupäev ja kellaaeg esitatakse kirjal standardi EVS 8 järgi.

Kuupäeva vormistamise näiteid

09.10.2008

09.10.08

09.10.2008 16:05:10

Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt (kasutatava keele reeglite kohaselt)

9 October 2012

10) Lisaadressaat, organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks.

Lisaadressaat märgitakse vajaduse korral.

Elementi kasutatakse, kui sama kirjaga soovitakse edastada info adressaadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks.

Vormistatakse allkirjastajast allpool või lisade puhul kaks kuni neli põhireavahet pärast lisamärget. Lisaadressaadi ette märgitakse selgitavad sõnad “Teadmiseks”, “Koopia”.

Kui kirja sisu ei nõua adressaadi informeerimist teistest sama kirja saajatest, siis lisaadressaati ei vormistata.

11) Lisamärge, kirjale lisatud dokumendile osutamiseks.

Lisamärge märgitakse vajaduse korral.

Vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool.

Lisamärke vormistamine kirjal

Lisa: Asjaajamiskord 20 lehel 2 eks

Lisa: 20 lehel 20 eks

Kui lisa pealkiri on toodud tekstis, siis lisamärkesse pealkirja ei märgita.

Kui on lisatud üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata.

Mitme lisa puhul eelistatakse nende pealkirjade esitamist lisamärkes.

Lisamärke vormistamine e-kirjal (märgitakse ühe reana)

Lisa: Asjaajamiskorra kavand

(versioon1_kord_1.zip)

E-kirja puhul märgitakse pealkiri, faili nimi ja vorming.

12) Logo, kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund.

Elemendi kasutamine on soovituslik, õigusaktides sätestatud juhtudel kohustuslik.

Logo asemel kasutatakse vapi kujutist, kui nii on sätestatud õigusaktis. Vapi kujutise kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast. Logo asukoht on üldjuhul kirjapeaväljal.

13) Pealkiri, kirja sisule antud nimetus.

Pealkirja vormistamine on kohustuslik.

Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes. Pealkiri peab võimalikult lühidalt avama dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi, vajaduse korral võib lisada eristava tunnuse (nt perioodiliselt saadetav kiri).

Kirja pealkirjaks võib olla ka dokumendiliigi nimetus, mille võib märkida läbivate suurtähtedega.

Pealkirja näidised

2007. aasta majandusaruande esitamine

TEATIS, TÕEND

VOLIKIRI

14) Seosviit, sissetulnud kirja kuupäev ja viit.

Seosviit märgitakse vastuskirjade puhul, see võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja.

Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast (kui see on märgitud). Elemendi ette märgitakse sõna “Teie”, kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnalühendiga “nr”.

Teie 09.10.2008 nr 1-4/45

15) Tekst, kirja põhisisu.

Tekst on kirja kohustuslik element.

Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool järjestuses pöördumine, sisu, lõputervitus. Taandrida ei kasutata. Teksti lõikude vahele jäetakse tühi rida.

Tekstide vormistamisel kasutatakse üldjuhul püstkirja šriftiga Helvetica, Times, Times New Roman, Arial või Courier suurusega 12–14. Nendest levinumad on Times New Roman ja Arial (suurus 12), reavahe 1,0. Organisatsiooni sees võib kasutada ka mõnda teist šrifti, teksti suurust, reavahet. Erinevad tekstilõigud eraldatakse ühekordse reavahega. Oluline on kokku leppida, kuidas luua dokumente, et tagada organisatsiooni dokumentidel ühtne “käekiri”.

Mitme lehe puhul trükitakse esimene leht plangile, järgmised puhtale paberilehele või selleks ettenähtud plangile (üldplank). Lehed nummerdatakse alates teisest lehest. Lehe number trükitakse sõnumivälja keskosa kohale. Soovitatav on lehe numbri järel märkida sulgudes kogu dokumendi lehtede arv.

NÄIDE

Kui dokument on vormistatud kokku kolmel lehel, siis alates teisest lehest trükitakse lehenumbrid järgmiselt:

2 (3), 3 (3).

Kirja teksti koostamine peab algama pealkirja ja plaani koostamisest, mis aitab mõtteid koondada.

Kogu kiri tuleb kavandada adressaadi seisukohast lähtudes.

Levinud on teksti esitamine kolme loogilise elemendina:

sissejuhatus – kus esitatakse kirja koostamise põhjus, eesmärk, varasemad suulised kokkulepped probleemi esitus – tuuakse faktid, kaalutlused, põhjendused lõppkokkuvõte – tehakse järeldused, esitatakse palve, taotlus või ettepanek probleemi lahendamiseks.

Vastuskirja koostamisel tuleb

viidata saadud algatuskirja kuupäevale ja viiteleküsimustele vastata nende esitamise järjekorrasvastuskirja alustada taotlemise refereerimisega nii, nagu sellest aru saadi, kui algatuskirja on võimalik mitmeti mõistaeitavat vastust motiveerida.

Et ei tekiks täiendavat kirjavahetust, peab äraütlemine olema viisakas ja lõplik.

Kirja tekst peab olema võimalikult lühike ja lihtsa sõnastusega, stampkeelendid on lubamatud. Soovitatav on kasutada lihtlauseid ja kindlat kõneviisi ning võimalusel rõhutada positiivset.

Pöördumise ja lõputervituse lisamine ei ole kohustuslik. Pöördumine vormistatakse üks kuni kaks põhireavahet enne sisu ning lõputervitus üks kuni kaks põhireavahet pärast sisu.

Pöördumisel on soovitatav kasutada ametinimetust.

Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete olemasolul tuleb neid kasutada. Pöördumise vormistamisel üldjuhul ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime, kirjavahemärke pöördumise lõpus.

NÄIDE

Austatud professor

Lugupeetud juhataja

Lugupeetud proua Rebane

Lõputervitus

Mida ametlikumad on suhted, seda lühem on lõputervitus.

NÄIDE

Austusega

Lugupidamisega

Näide (koos allkirjastaja märkimisega)

Lugupidamisega

(allkiri)

Gabriel Päike

Juhatuse esimees

16) Viit, kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus osutab kirja kohale dokumendisüsteemis.

Element viit märgitakse vajaduse korral, registreeritavatel kirjadel on see kohustuslik.

Viit koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorranumbrist, üldjuhul on sellele lisatud sarja (liigitamise käigus omistatud tähis) ja/või muu tunnus.

Kirja puhul asub viit viidaväljal, e-kirja puhul tekstiväljal.

NÄIDE

1-4/45

kus

1-4 on sarja tähis, kus kiri kuulub säilitamisele dokumentide loetelu järgi

1 on tegevussuuna tähis

4 sarja jrk nr selle tegevussuuna all

112 on dokumendiregistri number

Kui kirjade registreerimisel kasutatakse asjapõhise registreerimise põhimõtet, võib numbrile lisada dokumenti individualiseeriva numbri 1-4/45-3.

Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna “Meie”. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks vaba rida.

17) Viisa

Ametikiri viseeritakse, kui nii on ette nähtud asjaajamiskorras.

Viisa on spetsialisti omakäeline loetav allkiri koos kuupäevaga. Kui spetsialistil on dokumendi teksti kohta eriarvamus, lisab ta allkirjale märke “vt eriarvamus”.

Näited vormistamise kohta

Kui spetsialist on nõus dokumendi projektiga, siis vormistatakse järgmiselt:

(allkiri)15.01.2008

Kui spetsialist pole nõus dokumendi projekti sisuga:

(allkiri)vt eriarvamus15.01.2008

Eriarvamus tuleb vormistada eraldi lehel (A4), näidates:

millega viseerija pole nõusmiks pole nõuskonkreetne ettepanek muudatuste kohta.

Eriarvamus lisatakse dokumendi projektile ja see säilitatakse koos dokumendiga.

Viisa kirjutatakse (käsitsi) paberkandjal kirja ärakirja viimasele lehele. Koostaja viseerib lehe alumises vasakpoolses osas, spetsialist-kooskõlastaja viseerib all paremal.

18) Pitser (pitsati jäljend)

Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitsat on kohustuslik, kui selle kasutamine on sätestatud õigusaktides.

Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.

Vältida tuleb musta värvi pitserit.

Ametikirjale pannakse pitser füüsiliste või juriidiliste isikute õiguste tõestamisel või faktide tuvastamisel, mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete väärtustega.

Pitsatiga kinnitatakse allkiri volikirjal, garantiikirjal, teatisel.

Tempel on vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile (näiteks saabumismärke tempel).

Ametikirja loomise protseduur

1. Spetsialist loob ametikirja projekti.

2. Koostaja viseerib ametikirja projekti ja esitab arvamuse saamiseks asjaomastele spetsialistidele (vahetule ülemusele, teistele spetsialistidele, juristile jne), kui asjaajamiskorras on viseerimine ette nähtud.

3. Juht allkirjastab paberkandjal oleva dokumendi kahes eksemplaris (originaal + ärakiri).

4. Assistent/koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris.

5. Spetsialist (kirja koostaja, assistent) paigutab/salvestab lahendatud kirjad dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse.

Akt

Akt on dokument, millega saab:

tuvastada mingit seisu (laoseisu, arhivaalide olemit) võifakti (dokumentide üleandmist-vastuvõtmist, arhivaalide hävitamist jne).

Akti elementide vormistamine

Akti vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:

1) dokumendiliigi nimetus AKT

Vormistatakse 5,5 cm plangi ülaservast (vasakust veerisest või tsentreeritult).

2) koostamise koht (6,3 cm plangi ülaservast)

3) koostamise kuupäev ja number dokumendiregistri järgi (6,3 cm)

4) kinnitusmärge (vajadusel)

Trükitakse samal real kuupäeva ja numbriga (6,3 cm plangi ülaservast) sõnumivälja paremal poolel. Sel juhul vormistatakse kuupäev ja number koostamiskoha väljale ja koostamise koht nihkub 2 rida allapoole.

Akti kinnitab kõrgemalseisev juht koostamise päeval või järgmisel tööpäeval pärast koostamist.

6) pealkiri

7) tekst

Koosneb sissejuhatavast ja konstateerivast osast.

Sissejuhatavas osas selgitatakse, mille tuvastamisega on tegemist. Kui on moodustatud komisjon, trükitakse komisjoni liikmete nimed tähestikulises järjekorras koos ametinimetustega.

Konstateerivas osas esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud. Konstateeriva osa võib esitada tabelina või tavatekstina.

7) allkirjad

Aktile kirjutavad alla kõik tuvastamisprotsessis osalejad, k.a juuresolev isik, kes ei kuulu komisjoni koos-seisu. Allkirjastatakse kõik koostatud eksemplarid. Pärast allakirjutamist esitatakse akt kinnitamiseks.

8) akti lisad

Kui mõnel komisjoni liikmel tekib näiteks eriarvamus, vormistab ta selle eraldi lehel ja lisab aktile. Aktis viidatakse lisadele allkirjast allpool (nagu ametikirjas).

Akti näidet vt ptk 4 Lisa 4 A.

4.3.4. Käskkiri

juuni 2003

Käskkiri on ettevõttesisene korraldav dokument, mille annavad välja tippjuht ja tema asetäitjad ainujuhtimise põhimõttel ning oma pädevuse kohaselt, et lahendada organisatsiooni tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi.

19) Käskkirjad

Käskkirju antakse välja:

kõrgemalseisva õigusjõu (seaduste, valitsuse määruste jms) aktide täitmiseks. Nendele aktidele tuleb käskkirja motiveerivas osas viidata. initsiatiivkorras.

Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Uue käskkirja väljaandmisel tuleb eelmine samas küsimuses kehtestatud käskkiri tunnistada kehtetuks.

Sisu järgi (erinevatest säilitustähtaegadest tingituna) jagunevad käskkirjad:

põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta)personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta)puhkusekäskkirjad (kui töötaja soovib minna puhkusele väljaspool kehtestatud ajakava)lähetuskäskkirjad.

Igal käskkirja liigil on omaette numeratsioon.

Käskkirja väljaandmise võib algatada:

juhtkondstruktuuriüksuste juhidspetsialistid.

Spetsialist, kelle kompetentsi kuulub reglementeerimist vajav küsimus, vormistab käskkirja projekti val-gele paberile ja/või digitaalselt. Pärast kooskõlastusringi läbimist vormistatakse dokument üldplangile või käskkirjaplangile ühes eksemplaris. Erand on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse alati kahes originaaleksemplaris. Käskkirja lisa vormistatakse alati valgele paberile.

Kui ühel päeval on vaja välja anda käskkiri mitmes erinevas küsimuses, on asjaajamise seisukohalt otstarbekas anda välja mitu käskkirja.

Käskkirja elementide vormistamine

Käskkirja vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:

1) kasutamise korda reguleeriv märge (vajadusel)

Vormistatakse plangi ülemises parempoolses nurgas.

2) dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI

Trükitakse tsentreeritult või vasakust veerisest suurtähtedega 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast.

3) koostamise koht

Nimetavas käändes, trükitakse plangi vasakust veerisest samale reale käskkirja allakirjutamise kuupäeva ja dokumendiregistri numbriga s.o 6,3 cm plangi ülaservast

4) pealkiri

Vormistatakse käskkirjale alati ja see peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi. Pealkiri trükitakse vasakust veerisest 8,5 cm kaugusel plangi ülaäärest.

5) tekst

Trükitakse 2–4 rida allpool pealkirja ja koosneb üldjuhul:

motiveerivast osast ningkorraldavast osast.

Motiveerivas osas formuleeritakse käskkirja väljaandmise põhjus või viidatakse väljaandmise aluseks olnud aktile.

Korraldav osa. Käskkirja motiveeriva ja korraldava osa vahele jääb üks tühi rida. Tekst esitatakse käskivas vormis. Kui käskkirja korraldavas osas antakse mitu korraldust, siis need nummerdatakse. Trükkimisel jäetakse erinevate punktide vahele üks tühi rida.

6) viisa(d)

Enne allakirjutamist viseerivad käskkirja originaaleksemplaril koostaja ja pädevad spetsialistid, kui nii on asjaajamiskorras sätestatud. Koostaja viisa kirjutatakse (käsitsi) allkirjast allpoole lehe vasakule poolele ja spetsialistide kooskõlastusviisad lehe paremale poolele.

Eriarvamuse korral lisatakse see käskkirjale ja säilitatakse ka pärast allakirjutamist originaali juures. Otsuse eriarvamuste arvestamise või mittearvestamise kohta teeb käskkirjale allakirjutaja.

7) allkiri

Käskkirjal on üks allkiri ja see kirjutatakse tindisulepeaga. Kui käskkiri on vormistatud must-valgele plan-gile, ei tohiks kasutada musta tinti.

8) kuupäev

Märgitakse allakirjutamisega samal ajal. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui tekstis pole sä-testatud muud kuupäeva. Päev kirjutatakse kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus trükitakse sõnaga ja aastaarv neljakohalise numbriga

Näide:

26. märts 2003

9) registreerimisnumber

Märgitakse kuupäeva kõrvale pärast allkirjastamist (v.a digitaalallkirja korral).

10) jaotuskava

Näitab, kellele on vaja käskkirja tutvustada. Jaotuskava real (allkirjast allpool) märgitakse, kellele ärakirjad antakse. Jaotuskava võib vormistada ka käskkirja viimase lehe pöördele või lisada käskkirjale eraldi lehel.

Käskkirja lisa

Dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse, on selle lisa. Lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus

näide

Kinnitan aktsiaseltsi asjaajamiskorra (lisatud).

Mitme lisa korral need nummerdatakse.

näide

Kinnitan aktsiaseltsi asjaajamiskorra (Lisa 1).

Lisa ehk käskkirjaga kinnitatav dokument (nt dokumentide loetelu) vormistatakse puhtale paberilehele. Lisal peavad olema kõik vajalikud elemendid ja see peab olema allkirjastatud. Iga lisa lehed nummerda-takse eraldi. Lisa esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse märge käskkirja kohta, mille juurde see kuulub.

NÄIDELisa 2tegevdirektori 28. märtsi 2003. akäskkirjale nr 26

Protokoll

Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu (kes osales, kes mida ütles) ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks.

Protokollimise viisid:

audiovisuaalne salvestussalvestus helilindile stenografeeriminemärkmete tegemine.

Koosoleku algul tuleb otsustada, kas koostatakse

sõnasõnaline protokollkonspektiivne protokoll võilühiprotokoll.

Kõige levinum on lühiprotokoll, kus päevakorra kajastamisele järgneb vastuvõetud otsus. Küsimuste arutamise käiku ei kajastata

Protokolli elementide vormistamine

Protokolli vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:

1) dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL koos nõupidava organi nimetusega trükitakse alates plangi vasakust veerisest ja 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast.

NÄIDEJUHATUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL

2) koostamise koht

Nimetavas käändes, 6,3 cm vasakust veerisest ja plangi ülaservast.

3) kuupäev

Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise (mitte allakirjutamise) kuupäev, seetõttu võib kogu kuupäeva trükkida.

4) number

Protokollid nummerdatakse jooksvalt tegevusaasta algusest kuni selle lõpuni. Numbri saab protokollide registrist.

5) koosoleku alguse ja lõpu kellaajad

Trükitakse dokumendi pealkirja asukohale 8,5 cm plangi ülaservast

6) tekst

Peab olema konkreetne ja täpne.

Teksti osad on järgmised:

info osavõtjate kohta

Esimene rida: koosoleku juhataja (ees- ja perekonnanimi)

Teine rida: protokollija (ees- ja perekonnanimi)

Kolmas rida: võtsid osa (ees- ja perekonnanimed)

Nõupidava organi alalised liikmed loetletakse ilma ametinimetusteta perekonnanimede tähestikulises järjekorras, sest osavõtjad nõupidava organi liikmetena on kõik võrdse positsiooniga. Kui osavõtjaid on rohkem kui 15, vormistatakse registreerimisleht, mis lisatakse protokollile.

NÄIDEOsa võttis 25 aktsionäri (registreerimisleht lisatud).

Neljas rida:puudus(id)

Puudujad märgitakse juhul, kui otsuse langetamiseks on vajalik kvoorumi olemasolu.

Viies rida: kutsutud

Kutsutu on isik, kes pole nõupidava organi liige ja osaleb üksnes konkreetse päevakorrapunkti arutelu ajal. Kutsutud isikud loetletakse koos ametinimetustega.

päevakord

Päevakord trükitakse kahekordse reavahe järele. Arutatavad küsimused kirjutatakse nimetavaliselt.

NÄIDEKomisjoni töökorra kinnitamine

koosoleku käik

Koosoleku käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa skeemi KUULATI – Küsimused – Vastused küsimustele – Sõna võtsid – OTSUSTATI järgi.

Päevakorrapunkti number koos sõnaga “kuulati” trükitakse vasakust veerisest ja seejärel märgitakse uuelt realt ettekandja ametikoht, eesnimetäht ja perekonnanimi ning mõttekriipsu järele ettekande lühike sisu ainsuse 3. isikus.

NÄIDE1. KUULATI:R. Rebane – esitas ülevaate komisjoni uue töökorrakohta.

Kui päevakorras on palju küsimusi, võib korrata päevakorrapunkti pealkirja enne sõna “kuulati”. Nii on tekstis lihtsam orienteeruda. Sel juhul sõna “kuulati” ette päevakorrapunkti numbrit ei kirjutata.

Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tekstis tehakse märge “Ettekande tekst lisatud”. Seejärel protokollitakse “Küsimused” ja “Vastused küsimustele”. Nende puudumisel asutakse kohe sõnavõttude protokollimise juurde. Sõnavõtud protokollitakse sõnade “Sõna võtsid” järele. Iga sõnavõtt protokollitakse uuelt realt. Üldjuhul märgitakse sõnavõttude sisu kokkuvõtlikult (ainsuse 3. isikus).

NÄIDESõna võtsid:P. Jänes – kiitis heaks töökorralduse uued sätted.

Sõnavõttude järele protokollitakse vastuvõetud otsus(ed). Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, siis jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris.

NÄIDE Kui 1. päevakorrapunkti kohta võeti vastu kolm otsustOTSUSTATI:1.1. Kinnitada komisjoni uus töökord.1.2. …………………………………1.3. …………………………………

Järgnevad päevakorrapunktid protokollitakse sama skeemi järgi.

7) allkirjad

Protokolli lisa

Dokumendimallid

Dokumendimall on elektrooniline dokument, mille alusel koostab asjaomane rakendustarkvara (nt tekstiredaktor, tabelarvutusprogramm, esitlusprogramm vm) uue dokumendi. Mallide kasutamise eesmärk on vähendada tööaja kulu, ühtlustada kujundust ning tagada dokumentide kujunduse kooskõla standarditega või väljakujunenud normidega.

Dokumendimallide kasutamine

Dokumendimalli sisu on samasugune nagu dokumendil. Erinevus on vaid failinime laiendis, mille järgi arvuti operatsioonisüsteem käivitab asjaomase rakendustarkvara ja loob vaiketoiminguna malli alusel

uue samasuguse dokumendi. Levinumate tekstitöötlusprogrammide failinimede laiendeid vt tabelist. Tabel. Failinimede laiendid

Kontoritarkvara Dokumendi liik Dokument Dokumendimall

MS Office 2003 Word Kõik dokumendid .doc .dot

MS Office 2010 Word (ka Word 2007)

Dokumendid .docx .dotx

Makrotoega dokumendid .docm .dotm

OpenOffice.org Writer Kõik dokumendid .odt .ott

Mallide asukoht

Dokumendimalli võib nagu iga teisegi faili paigutada arvutis soovitud kohta. Need on otstarbekas koondada kohta, kus neid on lihtne üles leida. Microsoft Office’i installeerimisel paigutatakse mallid kasutaja profiili kataloogi: C:\Documents and Settings\\Application Data\Microsoft\Templates. Uue tekstidokumendi koostamisel Start-menüüst või töötava programmi korral Fail-menüüst käsuga Uus (ingl New) pakutaksegi aluseks selles kataloogis leiduvaid dokumendimalle. Seega võiks ka oma loodavad mallid paigutada sinna. OpenOffice.org Writer pakub mallide salvestamiseks kasutaja dokumentide (ingl My Documents) kataloogi.

Dokumendimall võib olla näiteks tühi dokument, milles on vaid määratud paberi formaat, kasutatavad fondid ja kirjasuurused, veerised jm. Microsoft Wordi puhul on see mall nimega Normal.dot(x), mis vaikimisi paikneb eespool nimetatud kataloogis ja mida iga kasutaja on enamasti kasutanud eneselegi teadmata.

Dokumendimall võib olla ka peaaegu valmis dokument, milles on jäetud kohad (väljad, kohahoidjad) dokumendi täiendamiseks, nt tõendid, mis on alati sama tekstiga ning erinevad vaid nime ja andmete poolest.

OpenOffice.org Writerisse on vaikimisi mall sisse programmeeritud.

Mallid võiks koondada võrgukettale ja tagada nendele kõigi kasutajate juurdepääs. Nii hoitakse kokku tööaega ja kõik dokumendid koostatakse ühesuguse normikohase vorminduse alusel.

Internetist võib leida erisuguseid dokumendimalle, kuid kõik ei tarvitse sobida meie kultuurikeskkonda ega ole kooskõlas meie standarditega.

Kogumik MSOffice’i dokumendimalle: http://office.microsoft.com/en-us/templates/

Kogumik OpenOffice.org dokumendimalle: http://templates.services.openoffice.org/

Malli kasutamine

Malle võib kasutada uue dokumendi koostamisel eespool toodud dialoogi käigus. Mallide jaoks on Windows’i operatsioonisüsteemis vaikimisi toiminguks Uus (ingl New) –st topeltklõps failinimel käivitab rakendusprogrammi (Word, Writer) ja koostab malli alusel uue dokumendi. Uus dokument tuleb loomulikult ka salvestada.

Malli loomine

Malli loomiseks tuleb koostada aluseks võetav dokument ja salvestada see mallidokumendina. Selleks tuleb “Salvesta nimega” (ingl Save As) või “Salvesta kui …” dialoogiaknas valida mallile sobiv salvestuskoht ja salvestustüübiks mall (nt .dot, .dotx, .dotm või .ott).

Malli muutmine

Kui tekib vajadus malli muuta, tuleb see üles leida, teha sellel parem hiireklõps ja kohtmenüüst valida Ava (ingl Open). Pärast muudatuste tegemist aga fail lihtsalt salvestada.

Kirjamalli koostamine MS Word 2010 eestikeelse versiooniga

Kirjamalli koostamine kooskõlas standardiga EVS 882-1:2006.

1. Käivita Word ja salvesta dokument sobiva nimega mallina Wordi mall (*.dotx) sobivasse kataloogi (nt Usaldusväärsed mallid).

2. Säti dialoogiaknas “Küljendus” – “Lehe häälestus” või

[topeltklõps joonlaua hallil otsal] standardijärgsed veerised (v 30, ü 12, p 15, a 12 mm), kaardilt “Paber” lehe suurus A4 ja kaardilt “Paigutus” määra “Erinev esilehekülg”.

3. Lisa vajaduse korral päis ja sellesse firma logo. “Lisa päis” – “Redigeeri päist”

Paiguta logo päisesse keskele (“Avaleht” – “Lõik” – “Keskele”). “Lisa” – “Pilt”.

4. Lisa leheküljenumbrid järgnevatele lehtedele üles keskele mittenäitamisega esilehel. Selleks lisa Ctrl + Enter abil lehepiir. Siirdu teisel lehel topeltklõpsuga päisesse ja lisa sinna keskele lk number: “Lisa” – “Leheküljenumber” – “Praegune asukoht” – “Tavanumber”. Seejärel mine tagasi tekstialasse ja kustuta lehepiir.

5. Säti kirja suurus ja reavahed. Selleks ava laadigalerii (Ctrl + Shift + Alt + S) või hiireklõpsuga .

Säti laadile Normal font Times New Roman suurusega 12, reasamm 1,0 ja reavahe 0.

6. Kuva “Arendaja” sakk lindil: “Fail” – “Suvandid” – “Lindi kohandamine” märgista “Arendaja”.

6.1. Soovitud kohta välja lisamiseks klõpsa nupu “Juhtelemendid” aluse nupuriba “Pärandvormid” nupul ab|

6.2. Igale loodud väljale lisa abistav vaiketekst: parem klõps väljal “Atribuudid” – “Vaiketekst”.

6.3. Lisa esialgu ilma paigutuseta väljad (15) ja tekstid (3 tk siin juhendis jutumärkides):

Kasutusmärge, Adressaat, “Teie”, Seosviit, Aadressi 1. rida, Aadressi 2. rida, “Meie”, Kuupäev, “nr”, Viit, Pealkiri, Pöördumine, Tekst, Lõputervitus, Allkirjastaja nimi, Allkirjastaja ametikoht, Lisamärge, Adressaat või lisaadressaat. Jaota väljad

Enter-

klahvi abil ridadesse.

7. Esimesele väljale säti lõigu kohale vahe: paremklõps – “Lõik” – “Vahe” nii, et see jääks standardi kohaselt 37– 46 mm paberi ülaservast. Aknaga ümbriku korral arvesta akna asendit. Teksti kaugust paberi servast näed olekuribal. Kauguse kuvamiseks olekuribal tee sellel paremklõps ja vali “Lehe vertikaalpaigutus”.

8. Säti samal viisil lõikude ette vahed (5, 2, 1, 1,5, 2,2 reakõrgust), näiteks viie rea kõrguse vahe tegemiseks vali 60 pt [5 × 12 = 60]).

9. Säti seosviitade jaoks asjaomastele ridadele klõpsuga joonlaual vasak tabelduskoht 89 mm.

10. Kasutusmärke ja aadressi teise rea jaoks sea fondi vorminguks suurtähed: “Font” – “Muuda täheregistrit” “Ülaregister”.

11. Säti pealkirjale ja pöördumisele parema veerise markeri vasakule nihutamisega teksti laiuseks pool tekstiala laiusest.

12. Lisa jalusesse “Lisa jalus” – “Redigeeri jalust” (või topeltklõps jaluses) kontaktandmed, kasutades kirja Times New Roman 8. Keskmise ja parempoolse tulba jaoks lisa klõpsuga rõhtjoonlaual sobivad vasakud (~6 ja 13 cm) tabelduskohad! Liigsed tabelduskohad eemalda! Lõpuks lisa esimese rea kohale ülajoon. (“Avaleht” – “Lõik” –“Ülaääris”). Soovi korral võib jaluses kasutada ka kolme veeruga ja vaid ülemise serva joonega tabelit.

13. Kontrolli, et välja “Adressaat” või “Lisaadressaat” järel ei oleks tühje ridu ja lisa koostaja andmete jaoks tekstikast (“Lisa tekstiväli” – “Joonista tekstiväli”), mis vorminda järgnevalt:

13.1. klõps kasti joonel:

a) kujunda kast jooneta: “Joonistusriistad” – “Kujundi kontuur” – “Kontuurita”

b) ankurda tekstikast välja “Adressaat” või “Lisaadressaat” külge ja säti asend lehe suhtes: “Paigutus” – “Veel paigutussuvandeid”, kaardilt “Paigutus” märgista “Lukusta ankur” ja “Vertikaalne absoluutpaigutus” vali “Leht”.

14. Salvesta mall.

E-kirjade vormistamine

e-kiri

Väljasaadetav kiri, sõltumata saatmisviisist, kujundab organisatsiooni mainet. Üha rohkem tähelepanu tuleb pöörata e-kirjade vormistamisele. Kas ikka kõlbab alustada ametikirja sõnadega “Heia!”, “Tere!”, lõpetada kirja “Päikest!” jne.

Ehk tuleks mõelda, kas tegemist on ametialase, isikliku e-kirjaga või hoopis n-ö kahe osapoole telefonivestlusega e-posti teel?

Ametialaste e-kirjade puhul tuleks mõelda, kas ma oleks alustanud kirja sõnaga “Heia!”, kui see kiri vormistataks paberil kirjaplangile. E-kirjade kirjutamisel kehtivad samad üldreeglid, mis kirjaplangile vormistatavate kirjade puhul:

koostatakse nõuete kohaselt (standard EVS 882-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”)tekst täpne, keelelt ja stiililt korrektne, arusaadavvastab eesti kirjakeele normidele.

Eeltooduga ei pea nõustuma, kuid samas tuleb arvestada võimaliku adressaadi reageeringuga – suhtumisega saadud e-kirja.