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Fusion ECM SuiteCase EADCon
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Agenda
O Contexto do ECM O Projeto (GED/Workflow) - Objetivos O projeto - Premissas GED - Visão de Negócio – Abordagem GED - Taxonomia GED - Tipos Documentais Workflow – Abordagem Workflow – Integração Projeto – Visão de ROI Cronograma e riscos Os próximos passos Referências
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Contexto de ECM
Fonte: EMC
80% da informação da empresa é não estruturada
Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação: 40% do tempo perdido na busca 70% dos casos a informação é simplesmente recriada 60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam
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Projeto - Objetivos
Realizar a automação dos fluxos de documentos de entrada e de saída da EADCon;
Minimizar custos de logística com o envio em papel de documentos as instituições credenciadas;
Ganho em agilidade no tramite de documentos principalmente referentes a matrícula e posteriormente a todos os documentos de entrada e saída;
Gerar capacidade probatória para os documentos sendo tramitados em formato eletrônico
Início efetiva das estratégias de ECM no contexto da EADCon
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Projeto - Premissas
As alterações referentes ao sistema acadêmico ficam sob responsabilidade da EADCon;
Priorizar inicialmente as funcionalidades referentes a matrícula, visto que atualmente é o ponto de maior gargalo
Utilizar o contexto da FAEL para início das operações no novo modelo
Utilizar o Project Server da EADCon para realizar os apontamentos e acompanhamento do projeto
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GED – Visão de Negócio - AbordagemDefinir as taxonomias: tabela de conteúdo, precisa e intuitiva que permite aos usuários encontrar mais depressa a informação que necessitam, apresentando um mapa contextual dos resultados da pesquisa (organizando a informação relacionada por “mesmo tema”, “mesmo conceito”, etc.)
Definir as tipologias: Identificar os tipos documentais e seus meta-dados relacionados, com o objetivo de realizar a sua correta indexação e sua devida correlação com a taxonomia
Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão documental Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade documental da EADCon
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GED - Taxonomia
Taxonomia Sugerida:
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GED – Tipos Documentais
Para cada tipo dedocumento:• Segurança• Taxonomia• Template• Tipologia
Não considerado:• Temporalidade• Arquivamento• Legado• Ciclo de Vida
Obs: Tipos em vermelho relacionados a matrícula
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Workflow - Abordagem
Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão rotear a informação e os documentos pela EADCon
Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas
Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos processos de negócio da EADCon
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Workflow - Abordagem
Fluxos de trabalho (Validação e Guarda Documentos):
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Workflow – Abordagem - Integração
Interface de envio de documentos (Referente a atividade de entrega pendente):
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Workflow - Abordagem
Fluxos de trabalho (Notificação Externa):
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Workflow – Abordagem - Integração
Interface de Recebimento Documentos (Referente a atividade de Receber requeriment):
Sistema Acadêmico integrado ao Neomind Fusion ECM Suite
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Visão de ROI
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Referências utilizadas
• Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE
• Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
• ISAD-G – Norma Geral internacional de descrição arquivística
• ISDF – Norma internacional para descrição de funções
• Norma Brasileira de descrição arquivística
• Padrões AIIM de taxonomia e definições
• Taxonomy and Content Classification – Delphi Group
• ISO 15489-1 e ISO/TR 15489-2
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