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Considerações quanto: Objetivo Padrão Responsabilidades Criação Alteração Distribuição Divulgação Controle
Classificação dos Manuais Técnico Administrativos
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Aplicação Processos gerenciais e
operacionais Todos as unidades da empresa Administrativos
Manuais asseguram: O quê? Quem? Quando? Onde? Por quê? Como?
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Níveis dos manuais Políticas & Diretrizes - D Procedimentos - P Instruções - I Registros e Formulários
Políticas & Diretrizes Políticas, Diretrizes e Regras Missão, Valores, Objetivos, Qualidade,
Clientes, Fornecedores, recursos humanos, estrutura e estratégia.
Respondem ao POR QUÊ?
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Procedimentos Descrição detalhada de rotinas e
métodos de trabalho Atendem:1. Ao propósito e escopo da tarefa2. O que deve ser feito3. Quem 4. Quando5. Como6. De que forma
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InstruçõesDetalhe para execução da tarefa - parâmetros e critérios técnicos
Respondem o COMO FAZER1.Operações administrativas, comerciais e fabris2.Métodos de análise3.Manutenção máquinas4.Legais e fiscais5.Critérios administrativos e RH6.Critérios para análise de crédito, e etc.
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Registros e Formulários Formulários pré-impressos, planilhas e
relatórios de uso corrente Colocam em ação as políticas & diretrizes e
procedimentos Andamento e controle das atividades
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Estrutura dos manuais Cabeçalho Corpo Rodapé
Manual de Políticas & Diretrizes - D Objetivo (Finalidade) Disposições Gerais (Critérios/conceitos) Orientações (Descrição) Procedimentos (Que operacionalizam) Registros (Formulários / Relatórios) Aplicação e Responsáveis (Compromisso) Anexos (Modelos)
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Manual de Procedimentos - P Objetivo (Finalidade) Disposições Gerais (Critérios/conceitos) Procedimento (Descrição da rotina) Registros e formulários (Operacionaliza e
controlam) Aplicação e responsabilidades (Pela
operação) Anexos (Modelos)
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Manual de Instruções - I Objetivo (Finalidade) Disposições Gerais (Critérios/conceitos) Orientações (Descrição) Procedimentos (Que operacionalizam) Registros (Formulários / Relatórios) Aplicação e Responsáveis (Compromisso) Anexos (Modelos)
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Redação Verbos imperativo e infinitivo Sujeito, verbo e complemento Termos técnicos / estrangeiros entre ( ) Nomes de pessoas Numerar os sub itens progressivamente dentro do
item Sub itens separados por pontos - 1.1.2.3 Sub item até 3 subdivisões Figuras e tabelas Descrição de procedimento - passos na seqüência
da açãoFormulários e relatórios em negrito
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Área / processo
Conjunto de recursos e atividades inter relacionadas que produzem um bem ou serviçoExemplo:1.CO – Corporativo2.AD – Administração / Serviços Gerais3.TI – Tecnologia da Informação4.FI – Financeiro5.AV – Administração de Vendas6.AT - Atendimento7.CM - Comercial
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Procedimento
ITR
ITR
Processo
Sub Processo
Procedimento
ITR
ITR
Função Empresarial
Procedimento
Processo
Procedimento
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Codificação de manuaisA AA - NN 1 2 3
Tipo de Manual (1)1. D – Política & Diretrizes2. P - Procedimento3. I - Instrução
Área / processo (2) CO – AD – TI – FI – AV – AT – CM
Nº seqüencial dentro da área / processo (3)
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Codificação de formulários AA - NN
1 2
Área / Processo (1)CO – AD – TI – FI – AV – AT - CM
Nº seqüencial dentro da área / processo (2)
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Estrutura do manual área / processo
Dividido por seções – Políticas & Diretrizes / Procedimentos / Instruções / Formulários
Assim tem-se:1. Objetivo2. Aplicação3. Responsáveis4. Mensagem5. Área / processo -XXXXX
D / P / I/ Formulários
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Responsabilidades - Criação Políticas & Diretrizes - Novas políticas,
diretrizes e regras Procedimentos - Novas rotinas Instruções - Novas máquinas, rotinas,
implantação de sistemas, novos critérios Diretoria e Gerências
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Responsabilidades Alteração
Políticas & Diretrizes, Procedimentos, Instruções - correspondem a ação e movimento dos negócios
Atualizar a cada mudança que ocorra no dia a dia da empresa
Alterações pró ativas (antes do fato) Diretoria e Gerência Premissa “Documente o que Você faz e faça o que Você
documentou.”
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Responsabilidades Atualização e divulgação
Administrativo / Financeiro Atualização Implantação na rede Distribuição mediante protocolo Arquivo protocolo
Esclarecimento e Treinamento Diretor, Gerente, Chefe ou funcionário designado Apoio logístico do Administrativo Financeiro
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Responsabilidades Cancelamento Política, Diretriz, regra, procedimento e
instrução Diretor e Gerente em conjunto com o Chefe
da área Retirar as cópias de circulação (físico e
eletrônico) Indicativo de excluído na Intranet
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Rua do Mãe Catira, 14981.550-350 - Curitiba –Pr.
E-mail: [email protected]
Skype: osmarteixeirajrSite: www.ogtconsultoria.com.br
Fone: 041 – 3521 – 7501041 – 8408 - 4282