Xerox Corporation (A)

TUGAS OPERATIONAL RISK

Xerox Corporation

Xerox, perusahaan dokumen, adalah perusahaan multinasional yang melayani pemrosesan dokumen secara global dan pasar jasa keuangan. Mereka mengembangkan, memproduksi, dan memasarkan mesin fotokopi dan penduplikat, produk-produk faksimili, pemindai (scanner), workstations, perangkat lunak komputer, pasokan, dan perangkat pendukung lainnya di lebih dari 130 negara. Operasi-operasi jasa keuangan mereka mencakup asuransi, pendanaan peralatan, investasi, dan bank investasi. Kasus ini akan memfokuskan pada aktivitas pemrosesan dokumen di perusahaan.

Xerox merupakan salah satu kisah bisnis yang terkenal di dunia. Dari tahun 1946 hingga tahun 1973, pertumbuhan penjualan per tahun melebihi 25 persen, sedangkan pertumbuhan pendapatannya melebihi 35 persen. Catatan yang mengagumkan ini dikarenakan peranan Xerox yang dominan di dataran bisnis fotokopi kertas. Pada tahun 1959 perusahaan memperkenalkan mesin fotokopi revolusioner 914. Generasi peralatan ini memotivasikan ledakan bisnis usaha fotokopi dari 20 juta kopi hingga pada tahun 1957 sampai dengan 9,5 miliar kopi pada tahun 1965. Pada tahun 1990 bisnis fotokopi dunia melebihi 900 miliar kopi.

Selama periode pertumbuhan yang cepat ini, Xerox membangun jaringan bisnis dunianya. Joe Wilson yang merupakan pemimpin legendaris dan pencipta nama Xerox, memutuskan untuk meningkatkan pertumbuhan secepat mungkin. Perusahaan tersebut mencari mitra luar negeri yang menawarkan pintu masuk yang cepat ke pasar luar negeri. Pertumbuhan yang melesat, teknologi yang menunjang, dan metode penjualan (kontrak sewa guna usaha (leasing) menggantikan penjualan peralatan) mensyaratkan masyarakat lokal untuk mengenal budaya dan pasar. Pada tahun 1956 Xerox melakukan perjanjian joint venture 50/50 dengan Rank Organization PLC, membentuk Rank Xerox Limited.

Hal ini memberikan Xerox akses ke pasar Eropa, Afrika, dan Timur Tengah. Pada tahun 1962, Xerox menjalin kemitraan dengan Fuji Photo Film Company di Jepang untuk membentuk Fuji Xerox dan memberikan Xerox akses ke Jepang dan Asia. Pada saat yang bersamaan, perjanjian terpisah juga dibuat dengan negara-negara Amerika Tengah dan Amerika Selatan. Struktur kepemilikan mereka bervariasi antara negara dan mitra lokal tersebut.

David Kearns menjadi ketua pada tahun 1982, dan dia benar-benar menyadari kehilangan yang signifikan dari pangsa pasar mereka. Kompetisi tersebut benar-benar sangat hebat, karena mereka sendiri kuat secara finansial, menguasai teknologi, dan menikmati hubungan yang baik dengan konsumennya. Xerox mengembangkan rencana revitalisasi perusahaan yang disebut" Kepemimpinan melalui Kualitas" (Leadeship Through Quality). Rencana ini dibangun sebagai dasar awal yang menandai usaha kompetitif dan keterlibatan karyawan. Manajer-manajer senior mulai memperbaiki proses manajemen yang tidak praktis. Proses pelaporan dan perencanaan di perusahaan itu sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak rincian yang belum tentu dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer. Bahkan lebih buruk lagi, format pelaporan tidak konsisten antar divisi. Xerox memperbaiki sistem informasi manajemennya dan menstandarisasikan format pelaporannya untuk mengatasi masalah-masalah ini.

1. Buatlah ringkasan dari system pengendalian manajemen di Xerox. Apakah unsur-unsur kunci yang membuat sistem tersebut bekerja?2. Apakah kecenderungan terakhir di Xerox yang anda lihat berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen?

3. Menurut pendapat anda, seberapa pentingkah budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian Xerox?

1. Ringkasan sistem pengendalian xerox dan unsur-unsur kunci sistem tersebut bekerja adalah Perusahaan melakukan revitalisasi yang disebut Leadership through Quality. Pada revitalisasi ini divisi keuangan dan operasional bekerja bersama untuk membuat perencanaan proses. Sebelumnya divisi keuangan dan operasi berjalan sendiri-sendiri sehingga sudah tidak lagi cocok pada kondisi saat ini yang persaingannya sangat ketat.

Manajemen LTQ lebih menonjolkan pada proses operasional di samping faktor keuangan dengan tujuan kepuasan konsumen dan pengukuran lain yang berkaitan dengan kualitas. Dengan penerapan LTQ, para manajer dituntut untuk terus meningkatkan kinerjanya sehingga tingkat pertumbuhan dan profitnya lebih baik yang akhirnya dapat mendorong terwujudnya tujuan dari perusahaan.

Revitalisasi yang dilakukan bertujuan untuk melakukan standarisasi dalam sistem palaporan karena proses pelaporan dan perencanaan di perusahaan ini sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak rincian yang belum tentu dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer. Bahkan lebih buruk lagi, format pelaporan tidak konsisten antardivisi.

Tujuan utama yang ditetapkan dalam LTQ adalah kepuasan pelanggan. Dalam usaha pencapaian tujuan ini, semua karyawan dilibatkan untuk bertanggung jawab dalam membangun budaya perusahaan yang baru melalui empowerment yang diberikan oleh para level manajer.2. Terdapat kecenderungan terakhir Xerox yang terlihat berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen, yaitu manajer unit bisnis mulai diberi kewenangan lebih dalam mengelola unit bisnisnya. Manajer unit bisnis lebih diberi kekuasaan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan unit bisnisnya masing-masing dan bertanggung jawab atas apa yang terjadi pada unit bisnisnya tersebut. Pertemuan rutin dilakukan untuk mengumpulkan pendapat dan ide dari semua karyawan yang dapat membangun perusahaan. Sistem seperti ini saat ini banyak diterapkan oleh perusahaan kelas dunia, yaitu mengembangkan manajemen perusahaan melalui empowerment. Sistem seperti ini biasa disebut sisitem desentralisasi. Inilah perubahan yang terjadi pada Xerox, yaitu sistem yang dipakai mulai berubah ke arah desentralisasi.3. Perubahan manajemen yang dilakukan oleh Xerox membuat mereka harus mengubah budaya perusahaan juga. Seperti kita ketahui, budaya perusahaan Xerox dahulu belum terbangun dengan baik sehingga melihat kondisi persaingan saat ini yang sangat ketat, maka perusahaan dituntut untuk memperbaiki budaya organisasi.

Salah satu bentuk perbaikan budaya perusahaan adalah dengan membangun kepercayaan antar karyawan pada semua divisi, tiap divisi diberi kepercayaan lebih untuk mengelola divisinya dan bertanggung jawab atas divisinya masing-masing. Bentuk lain adalah dengan memberi kepercayaan lebih pada karyawan dalam pengambilan keputusan sehingga mereka merasa lebih dianggap dan termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Oleh karena itu, Budaya organisasi dan kepribadian individual perusahaan merupakan faktor penting dalam proses pengendalian Xerox.

Disusun Oleh:

Emi Pebriyanti (120620090502)

Sista Nandini (120620090512)

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

PROGRAM PASCA SARJANA

UNIVERSITAS PADJAJARAN

BANDUNG

2011

Ringkasan Xerox Corporation

Pertanyaan

Jawaban

Page 3 of 4