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XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y Desarrollo

XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y desarrollo

5, 6, 7 y 8 de mayo de 2009

Los Sistemas de Información en los procesos Tutoriales Un Estudio de Caso

Demian Abrego Almazán [email protected]

Abigail Hernández Rodríguez [email protected]

Mónica Lorena Sánchez Limón [email protected]

Universidad Autónoma de Tamaulipas

UAM de Comercio y Administración. Centro Universitario, Campus Victoria

Tels. 01 834 31 8 17 56 Ext. 125; 01 834 31 8 17 56 Ext. 135 y 01 834 31 8 17 56 Ext.

129. Fax: 01 834 31 8 17 59

mailto:[email protected]


Los Sistemas de Información en los procesos Tutoriales

Un Estudio de Caso

Resumen Las tutorías en la actualidad son comunes en las diferentes instituciones educativas de

nivel medio-superior y superior, se realizan con la finalidad de ayudar al estudiante a

tener un mejor desarrollo en el ámbito profesional. En la Universidad Autónoma de

Tamaulipas (UAT), se implemento el programa de tutorías académicas en todas sus

Unidades Académicas, Facultades y Preparatorias, esto propone la participación de

todos los estudiantes y todos los profesores; además, la inclusión de autoridades que

hagan factible la tarea. Los modelos escolares, curriculares y administrativos se

esfuerzan por convertirse en elementos de ayuda para el cumplimiento de la enorme

tarea planteada. La Unidad Académica Multidisciplinaria de Comercio y Administración

Victoria (UAMCAV) siguiendo los lineamentos establecidos por la gestión rectoral y en

base a su programa de calidad ISO 9001-2000, cuenta con un departamento destinado

para esta importante actividad académica. El presente documento detalla cómo la

implementación y aplicación de un sistema de información diseñado para actividad,

mejora los procesos administrativos de la misma y permite ofrecer un mejor servicio.

Almacenando información en una base de datos desde las páginas HTML (HyperText

Markup Language) en combinación con el lenguaje de programación ASP (Active

Server Pages), con lo cual se hace posible el ahorro de tiempo en la obtención y

manejo de la información.

Introducción

El trabajo académico universitario tiene una “nueva función” que atender, se trata de la

tutoría como acción de acompañamiento del aprendizaje. Esta acción tiene como

propósito mejorar la calidad educativa a través de sesiones orientadas a facilitar la vida

académica de los estudiantes, considerando tanto situaciones académicas como


personales (aspectos personales, económicos, familiares y sociales) que puedan o

estén afectando su desarrollo profesional. De manera que la tutoría es una acción

eminentemente pedagógica; pues se trata de un intento por mejorar las situaciones

educativas para generar un modelo educativo innovador e incluyente.

En México, surgió, con la finalidad de resolver problemas que tienen relación,

principalmente, con la deserción, con el abandono de los estudios, el rezago y con la

eficiencia terminal, la Universidad Autónoma de Tamaulipas, la tutoría se ha

implementado como programa transversal y longitudinal, esto propone la participación

de todos los estudiantes y todos los profesores; además, la inclusión de autoridades

que hagan factible la tarea. Los modelos escolares, curriculares y administrativos se

esfuerzan por convertirse en elementos de ayuda para el cumplimiento de la enorme

tarea planteada. En este momento, la totalidad de escuelas y facultades de nivel medio

superior y superior de nuestra institución realizan esta acción. La introducción de las

tutorías, obedece a la adopción de un nuevo modelo educativo flexible y constructivista,

llamado Milleium III, este modelo consiste en un proceso de actualización de la reforma

académica en base a nuevas políticas y recomendaciones por Comité Interinstitucional

para la Evaluación de la Educación Superior (CIEES). Actualmente, presenta diversos

propósitos entre los cuales están el de apoyo académico tanto de Profesores – tutores,

como la orientación en cuanto a trabajos de investigación que se lleven a cabo dentro

de cada unidad académica.

La Unidad Académica Multidisciplinaria de Comercio y Administración Victoria

(UAMCAV) siguiendo los lineamentos establecidos por la gestión rectoral y en base a

su programa de calidad ISO 9001-2000, cuenta con un departamento destinado para

esta importante actividad, sus principales funciones administrativas son la creación de

horarios de tutorías, asignación de tutores - asesores, llevar a cabo el proceso de

inscripción por parte de los tutorados, así como el seguimiento de las sesiones

establecidas, todo esto través de registros y reportes realizados en hojas de cálculo y

procesadores de texto los cuales se llenan de forma manual, lo cual genera una serie

problemas de carácter administrativo, sobre todo al momento de generar datos

generales y estadísticos del departamento, los cuales son fundamentales para llevar a


cabo acciones concretas por otras áreas de la institución, por este motivo se empezó a

planear el realizar un Sistema informático de gestión administrativa. El cual tendría

como fin, satisfacer en forma eficiente, oportuna y pertinente todas las necesidades de

información de la UAM. Este Sistema estará funcionando mediante un proceso de

mejora continua en el cual participan los docentes, tutores, estudiantes, directivos y la

comunidad educativa en general, siendo sus opiniones importantes para la mejora del

mismo, esto debido a su diseño, el cual permite ser accedido desde cualquier

computadora conectada a Internet, dado que trabaja sobre plataforma Web. Su

estructura de diseño está dividida en capas (Interfaz de usuario – lógica del negocio –

acceso a datos) esto con el fin de poder de evolucionar sin tener que comenzar desde

cero, la tecnología actualmente utilizada consta del lenguaje de programación ASP 3.0,

el motor de bases de datos SQL Server 2005 y los de sistemas operativos Windows

Server 2003 para el servidor y Windows XP Profesional para las estaciones de trabajo.

En la parte del análisis y diseño se baso en el proceso de desarrollo GRAPPLE (Guías

para la ingeniería de aplicaciones rápidas) - como dividir en etapas un desarrollo de

software -, utilizando para la definición de los procesos de negocios el lenguaje de

notación UML, con el cual fue posible elaborar un análisis completo de los procesos

realizados por el área, lo cual resulto fundamental para el éxito de este documento ya

que sirvieron de enlace para un mejor entendimiento entre los usuarios y el equipo de

desarrollo.

Presentación del sistema de información integral de tutorías La UAT, se ha sumado al esfuerzo por mejorar la calidad educativa en México y

responder a una sociedad que exige y espera que los nuevos profesionales de la

educación compitan a nivel internacional y se destaquen en un mundo cambiante. La

UAMCAV, se avocó al esfuerzo de elevar el nivel académico de ésta institución y

satisfacer con creces las expectativas de la sociedad, creando un grupo de trabajo

comprometido (autoridades académicas, docentes y alumnos), para este fin se

implementaron las tutorías académicas, además de incluirlas dentro del modelo de

calidad ISO 9001-2000 (figura 1), y en concordancia con estas acciones, crea como

parte de su estructura organizacional el departamento de tutorías académicas, tiene dos


objetivos. El primero se refiere a la acción tutorial, y el cual es de apoyar y facilitar la

incorporación al medio Universitario de los estudiantes de nuevo ingreso, a través de

una comunicación permanente con el alumno tutorado y su tutor mediante reuniones

grupales. Así mismo, contribuir a la disminución de los indicadores de reprobación y

decersión a través de la guía y orientación que el tutor ofrece al tutorado desde que

ingresa a la UAMCAV hasta su último periodo escolar, su alcance administrativo es

desde la formulación del programa de tutorías grupal, la edición del material para

impartir las tutorías, la inscripción de tutores, la inscripción de los alumnos al programa,

la asignación de alumnos a tutores, la programación de aulas para las sesiones,

impartición de sesiones de tutoría grupal a los alumnos de nuevo ingreso, la orientación

a los alumnos próximos a egresar, la impartición de cursos de actualización a los

tutores y hasta la evaluación y retroalimentación del programa por conducto de los

estudiantes tutorados y nuestros tutores.

Figura 1 (modelo del sistema de gestión de calidad d-sg-04-01, www.uamcav.uat.edu.mx, fecha

consulta 15/01/2008)

El segundo objetivo es el relacionado con las asesorías académicas, y su función es

detectar las dificultades académicas del estudiante y ofrecer una ayuda oportuna a

través de sesiones impartidas por catedráticos y alumnos voluntarios, fuera de las horas

de clase, para la superación de dichas dificultades, incrementando de esta manera el


índice de recuperación de alumnos que se encuentren en situación académica crítica,

además de promover la comunicación interpersonal y la ayuda mutua como medios de

crecimiento personal e institucional, dentro del proceso educativo, su alcance

administrativo es la formulación del programa de asesorías en sus dos modalidades

(preventiva y remedial), el material para la impartición de asesorías, la asignación de los

alumnos al programa, la impartición de las asesorías, y sus resultados se evalúan tanto

parta tutorías como para las asesorías, al inicio de cada periodo escolar, analizando la

cantidad de alumnos que se encontraban en situación académica crítica en el periodo

escolar inmediato anterior y la compara con la cantidad de esos alumnos que aprobaron

las materias por las cuales se encontraban en la situación crítica. A continuación se

muestra de forma muy resumida parte del análisis realizado al área.

Inscripción de los alumnos a las tutorías Antes de iniciar el periodo escolar, se solicita a Secretaría Técnica relación de alumnos

a inscribirse en el periodo escolar. El responsable del departamento de Tutorías realiza

las asignaciones de tutorados en base a la relación obtenida por parte de Secretaría

Técnica. El responsable del departamento de tutorías realizará las asignaciones en

base al perfil del tutor y al Programa Educativo que haya elegido el alumno.

Cuando el alumno de nuevo ingreso acude a biblioteca para recoger su horario de

clases, el responsable del programa de tutorías entrega al alumno un oficio de invitación

de reunión con padres de familia de alumnos tutorados, así como su oficio en donde se

le indica al alumno el tutor que se la ha sido asignado, así como su horario de las

sesiones de tutorías.

La reunión con padres de familia se realiza antes del inicio de cada uno de los periodos

escolares la cual es presidida por el Director de la UAMCAV y el Responsable del

Departamento de tutorías. El objetivo de la reunión es el de informar a los padres la

importancia del programa y las actividades que se desarrollarán en el mismo.


Antes de iniciar las sesiones de tutorías, el Responsable de Departamento distribuye

por todos los comunicadores formales de la UAMCAV, Avisos recordándoles a los

alumnos el inicio de las sesiones de tutorías.

Integración de Expedientes y Formulación de Oficios El Responsable del Departamento de Tutorías se encarga de armar un expediente por

cada maestro, por carrera y por periodo escolar, el cual deberá contener:

• Asignación de Tutorados

• Asignación de Tutor

• Registros de asistencia de las sesiones

• Expedientes de los alumno los cuales contienen

o carta compromiso, cuestionario de información básica del tutorado y el

cuestionario de evaluación del desempeño en la tutoría

Planeación de las asesorías El responsable del Programa de Tutorías y Asesorías Académicas solicita al Secretario

Técnico, al inicio de cada periodo escolar, relación de alumnos que se encuentran en

segunda o tercera inscripción de alguna materia. Según lo establecido en el Compendio

de Reglamentos de la UAMCAV, todo alumno que se encuentre en segunda o en

tercera inscripción en una misma materia, deberá llevar asesorías académicas. Porque

lo que en base a esto se elabora el calendario del programa de asesorías en base al

calendario del semestre anterior. Las asesorías se llevarán a cabo los viernes y serán

para aclarar dudas o temas difíciles para los alumnos asesorados.

Después de haber terminado el calendario de sesiones, el responsable del programa de

asesorías elabora oficios para los catedráticos designados como asesores académicos.

A los oficios de los asesores se les adjunta el horario de sesiones de asesoría, la

relación de alumnos que están obligados a asistir a las asesorías, el formato de Informe

de Asesorías y Registros de Asistencia de Alumnos a Asesorías. El responsable del

programa localiza a los profesores que han sido designados como asesores

académicos para entregarles sus oficios. Al mismo tiempo, se elabora listados de


alumnos obligados a llevar asesorías y las materias por las cuales debe asistir a las

sesiones de asesorías.

Actualmente, el manejo administrativo del programa de tutorías es realizado a través de

formatos en hojas de hojas de cálculo y procesadores de texto los cuales se llenan de

forma manual, lo cual genera una serie problemas de carácter administrativo, sobre

todo al momento de generar datos generales y estadísticos del departamento.

Funcionalidad sistema de Información Integral de tutorías Por lo anterior expuesto se empezó a planear el realizar un Sistema de Información

integral sobre plataforma Web, permitiendo que se pueda optimizar los procesos del

área, utilizando la tecnología Web y base de datos existentes. La página designada

para lo mismo es http://www.uamcav.uat.edu.mx/SIIT (Sistema de Información Integral

de Tutorías), esto representa una serie de ventajas tanto para los desarrolladores como

para los usuarios finales ya que estos últimos podrán realizar todas las actividades

disponibles, sin tener que ir al área destinada para tal fin dentro de la Facultad - UAM.

Otra ventaja que se observa en ésta forma de trabajar reside en el hecho de que el

alumno (cliente) no sabrá si lo que recibe proviene de un archivo estático o ha sido

generado a través de un lenguaje de programación. Eso le permitirá utilizar cualquier

tipo de navegador, sin temor a que soporte o no cierta tecnología. Lo cual beneficia

también al programador, ya que el código creado no podrá ser visto, lo que impide que

sea copiado por los usuarios de las páginas, evitando así posibles vulnerabilidades de

seguridad que pueden poner en peligro la integridad de nuestra información

almacenada. Otro de los beneficios ya mencionados que nos aporta la tecnología

ASP, es que todas las gestiones son realizadas en el servidor, permitiendo acceder a

recursos comunes a varios usuarios. En la figura 2, se muestra el esquema del sistema

que permite ver la funcionalidad del mismo, al igual que su estructura.


Figura 2. Esquema de funcionalidad sistema. Fuente: Elaboración propia.

Cabe mencionar que la aplicación maneja niveles distintos de seguridad, con lo cual. El

acceso se limitará a los apartados. A los que se tenga permiso, la figura 3 esquematiza

el mapa de navegación de los diferentes actores.

La fuente de información para el presente sistemas surge del sistema de control escolar

de la UAT, lo cual permite tener la información general y academia de los estudiantes

actualizada, evitando con esto su duplicación y su correspondiente solicitud al área

responsable de resguardarla, esto debido a que se contaran con los reportes

necesarios e integrados al sistema.

El sistema consta de tres apartados –Alumno, tutor, Administrador- cada uno con

acciones y ámbitos de acción claramente definidos. Cabe mencionar que el sistema

permite arrojar información de alumnos en segunda y tercera oportunidad de inscripción

lo cual es básico para poder identificar que alumnos se encuentran en esta situación,

así poder llevar a cabo acciones de asesorías remédiales ,a fin de evitar un gran

número de deserción o bajas de la institución, además se pretende generar un

expediente de cada alumnos, registrando todas aquellas situaciones que pueden poner

en riesgo su estancia en la universidad, así como el proceso de atención y canalización

que se le dio.


Figura 3. Diagrama de navegación, Fuente: Elaboración propia.

El sistema cuenta con un foro, esto con el fin de poder brindar un canal mas de

comunicación más entre el profesor – tutor y su tutorado, sobre todo cuando la acción

tutorial deja de ser grupal y se convierte en tutoría de seguimiento, la figura 4. Muestra

estos procesos.

Figura4. Diagrama de caso de uso del sistema de Tutoráis


Para el desarrollo de la primera versión se utilizaron como recursos computacionales lo

siguiente: Computadora Pentium 4 con 512MB de RAM, disco duro de 80 GB y

Windows XP Professional como sistema operativo. En este equipo se montó un servidor

Web con soporte para Active Server Pages (ASP) donde se realizaron las pruebas

iníciales de la aplicación y se llevó a cabo el desarrollo del software utilizando

principalmente Microsoft Visual InterDev de visual estudio 6.0 para la edición de

páginas ASP. Asimismo, se instaló el motor de base de datos SQL Server 2005.

Conforme se obtuvieron avances en el desarrollo de la aplicación se comenzaron a

hacer pruebas en un servidor Web y un servidor de Base de datos. El primero está

configurado como servidor de Internet Microsoft Internet Information Server versión 6.0,

mientras que el segundo está configurado para ejecutar sólo el motor de base de datos

SQL Server 2005. Ambos servidores son computadoras Pentium 4 con 2.0 GB de RAM,

disco duro de 160 GB y sistema operativo Windows Server 2003.

Primeros resultados Después de un semestre de comenzar a utilizar SIIT, se obtuvieron resultados

alentadores, lo cual nos motiva a continuar con el desarrollo del sistema y surgieron

convenios de colaboración: implementando el Sistema de Información Integral de

Tutorías en las siguientes dependencias pertenecientes a la Universidad Autónoma de

Tamaulipas: UAM de Comercio Administración Victoria, Facultad de Medicina

Veterinaria y Zootecnia, aun cuando la aplicación se encuentra en su primera versión.

Metodología de investigación documental La metodología de investigación utilizada para el desarrollo de este documento fue

cualitativa, debido a la naturaleza y alcance del estudio (exploratorio). Para la

recopilación de información se utilizaron las siguientes herramientas: Entrevistas

semiestructuradas, observación directa y fuentes documentales. La validación interna

del trabajo se realizó triangulando la información a partir de las fuentes de datos

utilizadas, tomando como referencia a los procesos de actualmente utilizados en el

área.


Conclusiones y Trabajos futuros El sistema de tutorías constituye un esfuerzo creativo para el apoyo de esta acción tan

importante, la cual tiene como propósito mejorar la calidad educativa y facilitar la vida

académica de los estudiantes.

Como se puede observar los lenguajes de programación orientados a plataformas Web,

como lo es el lenguaje ASP, permite desarrollar aplicaciones con una gran variedad de

características sobre recursos como la Internet, lo cual permite el poder ser utilizados

desde cualquier parte en que se tenga acceso a la misma, y solo a través de un

navegador, además que lo hace independiente al sistema operativo con que cuente el

equipo. Lo anterior permitirá que la aplicación tenga buena aceptación por parte del

usuario final. En función de esto y con el propósito de solucionar los problemas

enfrentados por la UAMCAV, se desarrolló una aplicación utilizando la tecnología Web

de la empresa Microsoft, esta decisión se tomó dado que la UAT contaba con la

infraestructura de hardware y software requerido para que funcione en todos sus

campus. La tecnología utilizada incluye el lenguaje de programación ASP 3.0, motor de

bases de datos SQL Server 2005, sistemas operativos Windows Server 2003 y

Windows XP Profesional en las estaciones de trabajo, por lo que no es necesaria la

instalación de software adicional. Además, se contaba con personal calificado para la

programación y administración de la misma. Lo que eliminó el tiempo requerido para el

aprendizaje de un nuevo lenguaje y del software necesario para soportar el mismo.

Para la presente investigación, se adoptó en la parte del análisis, el proceso de

desarrollo de software GRAPPLE - forma de organizar los segmentas un proyecto de

software -, para la parte documental del análisis y diseño el lenguaje Unificado de

modelado y la forma en que organizamos las etapas o segmentos establecidos por

GRAPPEL, fue en base al ciclo de vida evolutivo - ya que este modelo acepta que los

requerimientos del cliente pueden cambiar en cualquier momento, las ventajas es que

este tiende a evolucionar y no comenzar de cero - , esto fue algo importante

principalmente cuando el software, como en este caso, sería utilizado por usuarios muy

variados e independiente de preferencias y configuraciones de computadoras.


Los tipos de pruebas utilizadas en nuestro caso son las denominadas de caja blanca y

de caja negra. Las pruebas de caja blanca son aquellas enfocadas al código fuente y se

aplica el mayor rigor en él, con el fin de forzarlo a fallar. Por otro lado, en el criterio de

pruebas de caja negra, el código pasa a segundo término, es decir, nos interesa poco

cómo está codificada la aplicación ya que no se entra a detalle en el código fuente

(Cantone ,2006). En este criterio de pruebas sólo nos limitamos a interactuar con la

aplicación con usuarios finales. Con el fin de detectar las ocasiones y escenarios en los

que nuestra aplicación no realiza los procesos indicados.

Cabe mencionar que fueron revisados otros mecanismos de sistematización para los

procesos del área de biblioteca; se encontraron diversos sitios de proveedores

especializados, los cuales cuentan con soluciones de este tipo, pero que necesitan de

una adaptación para poder dar solución a las necesidades planteadas, estas

adecuaciones costosas en conjunto con el alto precio de adquisición como de

mantenimiento las hacen poco viables, en lo referente a soluciones de software libre

también existen, pero que debido a su naturaleza no existe respaldo por parte de una

compañía formal para su implantación y puesta en producción, así como de un soporte

adecuado de la misma, por lo cual también se descarto.

Como se vio en el presente trabajo de investigación la tecnología para el desarrollo de

aplicaciones a través de sistemas Web debe ser utilizada para apoyar o mejorar la

competitividad de cualquier organización pública o privada, esta tecnología ha

evolucionado al punto de volverse no solo un simple sistema de información, sino que

actualmente se pueden desarrollar aplicaciones complejas que resuelven las

necesidades que se les presenten y que cumplan con los requerimientos de seguridad,

rapidez y facilidad de uso, por lo que no hay duda en el impacto que produce en las

instituciones de carácter educativo.

Las recomendaciones que se realizan después del análisis desarrollado en este

documento, son las de actualizar su programación a lenguajes de desarrollo orientados


a objetos, bajo una arquitectura abierta utilizando XML1, con el fin de poder accesar y

obtener datos desde cualquier fuente de información, así como integrar de forma total

el proceso de clasificación de libros bajo estándares internacionales.

1 XML. sigla en inglés de Extensible Markup Language («lenguaje de marcas extensible»).


Bibliografía

• Abrego D., Echavarría A., Morales Juan R. (2008), Contribución de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en la Administración de Instituciones de Enseñanza Superior, 1er. Foro “Universitario Investigación, sociedad y desarrollo” Avances y perspectivas, celebrado en Cd. Victoria, Tamaulipas, México, del 8 al 10 de Octubre de 2008, ISBN pendiente

• Álvarez, Manuel et al “La orientación vocacional a través del currículum y de la tutoría”. • GRAÓ de IRIF, España, 2000. • Cantone Dante (2006), Implementación y debugging, Gradi S.A. • Ferguson Derek (2001), ASP Sin errores, McGraw Hill, • Joseph Schmuller (2002), Aprendiendo UML en 24 horas, Prentice Hall

• Reselman Bob, (2000), Active Server Pages 3.0 con ejemplos, Prentice Hall

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