Инструкция по регистрации входящей и исходящей документации с помощью системы «Дело» пользователям

системы межведомственного электронного документооборота «Электродокс WEB» (сайт СМЭД.РФ)

Уфа – 2017

1

Оглавление1. Краткие обозначения и термины................................................................................................................3

2. Авторизация в СЭД «Дело».........................................................................................................................3

3. Регистрация входящих писем.....................................................................................................................7

4. Регистрация исходящих писем.................................................................................................................10

5. Добавление организации в справочник...................................................................................................16

6. Добавление гражданина в справочник....................................................................................................17

7. Поиск зарегистрированных документов..................................................................................................18

8. Журналы регистрации входящих и исходящих документов...................................................................19

2

1. Краткие обозначения и терминыРК – регистрационная карточка документа;РКПД – регистрационная карточка проекта документа;СМЭД «Электродокс WEB» (старое название «Электродокс-СМЭД», «Веб-портал») -

сервис, реализующий предоставление услуги электронного документооборота в системе электронного документооборота (СЭД) «Дело» в облаке (на инфраструктуре оператора сервиса). Позволяет подведомственным организациям обойтись без использования собственной аппаратной инфраструктуры и закупки лицензий на СЭД.

2. Авторизация в СЭД «Дело»2.1 Перейдите на сайт смэд.рф. Для работы в системе необходимо использовать

браузер MS Internet Explorer 9.0 / 10.0 / 11.0. Перед началом работ выполните следующие действия:

2.1.1 В браузере кликните на значок «Сервис» , перейдите на «Свойства обозревателя»;

2.1.2 Перейдите на вкладку «Безопасность», далее «Местная интрасеть», «Сайты». В открывшемся окне «Местная интрасеть» , нажмите на кнопку «Дополнительно»:

3

2.1.3 В открывшемся окне в строке «Добавить в зону следующий узел:» пропишите адрес http://81.177.102.166/DELO2 и нажмите на кнопку «Добавить», затем «Закрыть»;

2.1.4 Далее находясь на закладке «Безопасность» нажмите на кнопку «Надежные сайты», далее «Сайты». В открывшемся окне «Надежные сайты» в строке «Добавить в зону следующий узел:» впишите http://смэд.рф и далее нажмите на кнопку «Добавить».

4

2.2 Для входа на портал смэд.рф необходимо авторизоваться. Введите имя и пароль, полученные по электронной почте с адреса mail@смэд.рф.

Пароль Вы можете сменить/восстановить, нажав на ссылку «Забыли пароль» и пройдя процедуру восстановления пароля. Запомните или сохраните авторизационные данные в надежном месте.

2.3 Перейдите в раздел «Документооборот» (1) и введите имя и пароль в систему «Дело» (отправитель helpdesk@medialux.ru) (2)

5

2.4 Если вы впервые входите в систему, необходимо обновить пароль:

6

3. Регистрация входящих писемВы можете вести регистрацию входящей документации в системе «Дело», тем самым

увеличив скорость поиска необходимого документа по известным Вам критериям (наименование организации, Ф.И.О. руководителя, рег. номер и дата поступившего письма и т.д.) и сократив потерю документов.

Порядок действий при регистрации входящих писем:3.1 Если на Вашу электронную почту поступило письмо, то Вам необходимо сохранить

на локальный диск файлы письма для дальнейшей регистрации в системе «Дело».3.2 При регистрации письма, поступившего к Вам в бумажном виде, необходимо

отсканировать файл, чтобы перевести его в электронный формат для дальнейшей регистрации в системе «Дело».

3.3 Чтобы начать регистрацию входящего документа выберите «Регистрация» (3), далее «Регистрировать документ». Выберите группу документов «(ИНН) Входящие от организаций», если поступило письмо от организации или группу документов «(ИНН) Входящие обращения граждан», если пришло письмо от гражданина (4).

3.4 Заполните основные реквизиты РК в соответствии с данными полученного по почте письма (5).

Поле «Корр.:» можно заполнить двумя способами: - путем ручного ввода наименования организации и последующим нажатием на

клавишу «Enter»;

- путем выбора из справочника, который можно вызвать нажатием на кнопку (6).Если организация отсутствует в справочнике, ее можно добавить, нажав на кнопку

«Добавить» (7). Руководство по добавлению организации в справочник описана в п.5 данной инструкции.

7

5

6

7

После заполнения РК основными реквизитами нажмите на кнопку «Записать». Откроется РК зарегистрированного документа, которую Вы можете дополнить дополнительными реквизитами.

3.5 Если есть необходимость связать ваш документ с ранее зарегистрированным письмом (например, повторное письмо, либо по одной тематике, либо от одной и той же организации), можете добавить связанный документ или создать сразу связанную РК.

Для создания связки с документом, номер которого Вам известен, нажмите на «Поиск по номеру». В данном окне введите известные Вам параметры: номер РК, год, «Искать по», «Значение».

Если поиск выдал необходимый результат, выберите вид связки и выделите галочкой нужную РК. Нажмите на кнопку «Связать». В окне «Связки» появится связанный документ. Нажмите «Записать».

8

Добавить файл Вы можете нажатием на кнопку с изображением скрепки

3.6 Для регистрации писем от граждан воспользуйтесь группой документов «(ИНН) «Входящие обращения граждан». Для выбора гражданина из справочника граждан необходимо заполнить поле «Корр.»:

9

Инструкция по добавлению новых граждан в справочник граждан описана в п.6.Заполните все остальные реквизиты РК аналогично процессу регистрации «Писем от

организаций».

4. Регистрация исходящих писемВы можете вести регистрацию исходящей документации в системе «Дело», тем самым

увеличив скорость поиска необходимого документа по известным критериям (содержание письма, дата создания и т.д.) и сократив потерю документов.

4.1 Чтобы начать регистрацию исходящего документа выберите «Регистрация», далее «Регистрировать документ». Выберите группу документов «Письма исходящие» (8).

4.2 Заполните основные поля РК и нажмите «Записать» (9)

10

4.3 Перепишите регистрационные номер и дату, отсканируйте письмо и добавьте этот файл в РК следующим образом:

Нажмите значок скрепки в разделе «Файлы» (10); Нажмите «Добавить файл» (10);

Выберите в открывшемся окне файл (либо файлы) подготовленного письма и нажмите «Открыть» (11);

11

Нажмите «Сохранить».4.4 Подпишите письмо ЭП (при необходимости):

Выделите файл, который необходимо подписать (12); Нажмите «Подписать ЭП» (12);

Укажите вид подписи «Утверждено», выберите «Сертификат» нажатием кнопки «Выбрать» и нажмите «Подписать» (13);

12

4.5 Добавьте адресата (либо адресатов): Нажмите кнопку «Адресаты» (14);

В открывшемся окне нажмите «Организации» или «Граждане» (15);

13

Откройте справочник по кнопке ; В окне «Организации» в поле «Искать» введите наименование организации

(поиск рекомендуется осуществлять по ключевому слову в наименовании) и нажмите ; В окне «Граждане» осуществите поиск по желаемому реквизиту (Фамилия, адрес

и т.д.); Посмотреть информацию об организации Вы можете, нажав на значок

«Подробная информация» . Это позволит Вам проверить наличие и корректность e-mail контрагента и др. информацию. В результате поиска отметьте нужного адресата и нажмите «Выбрать» (16).

14

ВНИМАНИЕ!!!В открывшемся окне НЕ заполняйте какие-либо поля, нажмите только на кнопку «Сохранить»:

4.6 Когда РК полностью подготовлена, можно отправлять РК контрагенту по e-mail. Для этого в правом верхнем углу РК нажмите на кнопку «Процессы»:

15

В открывшемся окне «Процессы» выберите «Запустить процесс» и далее «Запустить»:

После запуска процесса Вы увидите сообщение о созданном процессе:

Через некоторое время обновите страницу клавишей F5, информация об отправке обновится. При успешной отправке Вы увидите следующее сообщение:

В результате успешной отправки в разделе «Адресаты» сядет информация о дате и времени отправки:

После того, как Ваш документ зарегистрирует получатель, Вы увидите у себя информацию о рег.№ и дате регистрации Вашего письма у получателя:

16

Если же получатель по какой-либо причине отказывает Вам в регистрации, то поля «Рег. №» и «Рег.дата» не появятся в разделе «Адресаты». В таком случае в разделе

«Адресаты» Вы увидите значок «Уведомления/Доклады» .

При нажатии на кнопку «Уведомления/Доклады» откроется окно, в котором Вы увидите причину отказа.

По необходимости устраните замечание и повторите выполнение пунктов 4.5-4.6.

4.7 Если письмо должно направляться гражданину, либо в организации, но не средствами СЭВ, то после завершения действий 4.1-4.5 отправьте письмо другим видом отправки (факс, e-mail, почта и т.д.).

5. Добавление организации в справочникЕсли во время регистрации РК от организаций не удалось найти необходимую

организацию, ее необходимо добавить следующим образом:5.1 Нажмите «Добавить» (17);

17

5.2 Заполните известные реквизиты организации: название организации – основной реквизит идентификации организации в базе; ИНН – дополнительный реквизит идентификации организации в базе; E-mail – необходимо заполнение в том случае, если планируются взаимодействие с организацией по электронной почте; Представитель (Фамилия и должность) – должностное лицо сторонней организации, с которым ведется переписка. Представителей может быть несколько.

18

6. Добавление гражданина в справочникЕсли во время регистрации «Входящих обращений граждан» не удалось найти

необходимого гражданина справочнике граждан, его необходимо добавить следующим образом:

6.1 Нажмите «Добавить».6.2 Заполните все известные вам данные о гражданине в окне «Сведения о

гражданине» и нажмите на кнопку «Записать» (18)

19

7. Поиск зарегистрированных документовРегистрация в системе «Дело» позволяет выгрузить список РК, зарегистрированных за

интересующий период времени, а также по другим известным Вам критериям. Для того чтобы найти документ или выгрузить список зарегистрированных документов, воспользуйтесь поиском в верхнем окне навигации (19): нажмите на «Поиск», далее «Сохраненные запросы»:

Откроется окно ввода критерий самого примитивного поиска (20), где Вам необходимо уточнить диапазон дат регистрации РК и ФИО регистратора РК. После выбора критерий нажмите на кнопку внизу окна «Найти»:

20

Если необходимо уточнить другие критерии поиска, нажмите в верхней части окна поиска на кнопку «Выбрать критерии» (21) и выделите галочкой те критерии, которые Вас интересуют. Далее, для поиска, заполните критерии значениями и нажмите на кнопку «Поиск».

Можно воспользоваться подготовленным запросом из списка сохраненных в системе запросов в левой части окна поиска (22). Например, для нахождения всех писем, зарегистрированных группой документов «(Млюкс) Входящие от организаций» за текущий месяц на текущего пользователя параметры поиска заполняются следующим образом:

8. Журналы регистрации входящих и исходящих документовДля того чтобы распечатать список документов за конкретный промежуток времени,

либо по другому критерию (например, если нужен список от конкретной организации, или РК, подписанные конкретным пользователем и др.), Вам необходимо сначала воспользоваться поиском (п.7).

21

Если полученный результат поиска отображает недостаточный набор реквизитов, Вы

можете воспользоваться функцией добавления реквизитов, кнопка . В открывшемся окне «Список РК: настройка вида» нажмите на кнопку «Добавить реквизиты» и галочками проставьте те реквизиты, которые Вы хотите видеть в печатной форме. Также можете удалить

ненужные для отображения реквизиты, выделив их галочкой и нажав на кнопку и

нажмите на кнопку .Для того чтобы выгрузить найденные РК, выделите все найденные РК и нажать на

кнопку «Печать» (23):

Откройте сформированный файл в Microsoft Word:

22