Xây dựng báo cáo cho doanh nghiệp:Chiến lược hiệu quả để thúc đẩy đội ngũ bán hàng

marynguyen@salesforce.com LinkedIn: Mary Hong Van

Mary Hồng Vân, Success Manager

Statement under the Private Securities Litigation Reform Act of 1995:

This presentation may contain forward-looking statements that involve risks, uncertainties, and assumptions. If any such uncertainties materialize or if any of the assumptions proves incorrect, the results of salesforce.com, inc. could differ materially from the results expressed or implied by the forward-looking statements we make. All statements other than statements of historical fact could be deemed forward-looking, including any projections of product or service availability, subscriber growth, earnings, revenues, or other financial items and any statements regarding strategies or plans of management for future operations, statements of belief, any statements concerning new, planned, or upgraded services or technology developments and customer contracts or use of our services.

The risks and uncertainties referred to above include – but are not limited to – risks associated with developing and delivering new functionality for our service, new products and services, our new business model, our past operating losses, possible fluctuations in our operating results and rate of growth, interruptions or delays in our Web hosting, breach of our security measures, the outcome of any litigation, risks associated with completed and any possible mergers and acquisitions, the immature market in which we operate, our relatively limited operating history, our ability to expand, retain, and motivate our employees and manage our growth, new releases of our service and successful customer deployment, our limited history reselling non-salesforce.com products, and utilization and selling to larger enterprise customers. Further information on potential factors that could affect the financial results of salesforce.com, inc. is included in our annual report on Form 10-K for the most recent fiscal year and in our quarterly report on Form 10-Q for the most recent fiscal quarter. These documents and others containing important disclosures are available on the SEC Filings section of the Investor Information section of our Web site.

Any unreleased services or features referenced in this or other presentations, press releases or public statements are not currently available and may not be delivered on time or at all. Customers who purchase our services should make the purchase decisions based upon features that are currently available. Salesforce.com, inc. assumes no obligation and does not intend to update these forward-looking statements.

Forward-Looking Statements

Mary Nguyen

Success Manager, Customer Success

About me

● Big fan of Salesforce for many years, joined Salesforce to look after Singapore, the Philippines & Vietnam

● Passion in helping customers to maximise their ROI

About You

● Menti.com & code: 23 92 11 or● Scan the QR and answer the questions

Agenda

• 9:15 ~ 9:30: Giới thiệu

• 9:30 ~ 10:30: Những điều cần biết về Salesforce Reports

• 10:30 ~ 10:45: Giải lao

• 10:45 ~ 11:30: Thực hành: Xây dựng báo cáo cơ bản

• 11:30 ~ 11:45: Các nguồn tài liệu và hỗ trợ khác từ Salesforce

• 11:45 ~ 12:00 Q&A

Những điều cần biết về Salesforce Reports

Các yếu tố trong Reports & Dashboards

Salesforce Reports & Dashboard Conceptual Overview

Folder để phân loại báo cáo

Dashboard hiển thị dữ liệu từ các nguồn báo cáo

dưới dạng thành phần

Report đưa ra những dữ liệu tuỳ vào các tiêu chí

Report type chỉ ra các records và trường có sẵn cho báo cáo, tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa các objects

Phân loại và tổ chức báo cáo với Report Folder (Thư mục)Best Practices

Tạo cấu trúc phân cấp thư mục bằng cách sử dụng các thư mục con (Sub-folders)

Folders (Thư mục)

• Use Folder to organize your report

• Folder Hierarchy can be seen using this

breadcrumb path.

• Global Search for Folders.

• Favorite your folders.

• Folder Level Action

• Folder control access to Report

3 Yếu Tố dành cho mọi Báo CáoBest Practices

3 Yếu Tố Dành Cho Mọi Báo Cáo

1. Loại báo cáo (Report Type): Nơi lưu trữ và phân loại các dữ liệu• What is the data you want to report on and what are the fields you need• The relationship between Objects: example: Opportunity with/without activities• Standard Report Type: Account with Opportunities, Cases with Survey• Custom Report Type: Cases with/without Survey

2. Tiêu chí lọc (Filter Criteria): • A subset of your data: such as All Records, My Team Records or My Records• Other example of filter criteria by field value: My Open Opportunity. All Closed Won Opportunity, All Open Escalated Case• Date Range: What is the time frame you are looking at: This Month, This Year, This Quarter, Last 30 Days, Last 14 Week, Current and Previous

Month

3. Bố trí (Layout): • How do you like your data to be represented? Tabular, Summary, Matrix Report format• Fields, Grouping, Aggregation

Loại báo cáo bạn chọn sẽ quyết định sự xuất hiện của dữ liệu, records và trường

Bước 1: Lựa chọn loại báo cáo (tiêu chuẩn/ tuỳ chỉnh)

Giới hạn dữ liệu vào những thông tiên có liên quan*Only the records that meet the criteria will be included in the report.

Tips:• Sử dụng Relative

Date (This Year, This Fiscal Year, Last 14 Days etc)

• Relative Date Filter Reference

Bước 2: Tiêu chí lọc (Filter Criteria)

Show you how to use the Filter Criteria to give you the insight you need

Bước 2: Tiêu chí lọc (Filter Criteria)

Bạn muốn hình dung dữ liệu ra sao qua Trường Lựa chọn, Nhóm (grouping), Condition Highlight, Bucket fields và Công thức (formula)

Bước 3: Bố trí (Layout)

Các cách khác nhau để lựa chọn trường vào báo cáo

Bước 3.1: Bố trí: Lựa chọn Trường

Tabular reports are best for creating lists of records or a list with a single grand total.* Cannot be use in Dashboard

Step 3.2: Bố trí (Layout) – Định dạng báo cáo: Bảng (Tabular)

Summary report : Summarise data by Rows (Max 3 level)

Step 3.4: Bố trí (Layout) – Định dạng báo cáo: Báo cáo tổng (Summary)

Matric report : Summarise data by both rows and columns (Max 2 level in rows & columns)

Step 3.5: Bố trí (Layout) – Định dạng báo cáo: Báo cáo ma trận (Matric)

Reimagine Reporting with Lightning Builder

Step 3.6: Bố trí (Layout) – Nhóm và phân loại dữ liệu chi tiết với “Customised Date”

Want to review the status of your customer accounts by fiscal quarter? Perhaps you want to take a closer look at opportunities generated this month. Now you can customize date granularity and group records by calendar or fiscal periods.

Categorize Data with Bucket Columns• Further categorize your data, can also be done in picklist

Step 3.7: Bố trí (Layout) – Bucket field

Bước 3.8: Trường công thức - Group Summary Formula Field

FORMULA allows you to calculate on the fly, do not need to create a custom field

Tính % Thắng (Win Rate) của mỗi Sales Rep

• Sum of Won / Sum of Count

Bước 3.9: Conditional Highlight

Apply conditional formatting to lend color to your reports and gather insights at the same time.

• In Lightning Experience, you can set up to five rule and define custom colors for each range

Những điều bạn cần biết về Dashboards

Dashboards là gì?

Hình ảnh giúp đưa ra các quyết định

• Make decisions based on the real-time data you have gathered with reports

Mối quan hệ giữa các thành phần trong dashboard và báo cáo là 1:1

• Với mỗi thành phần của dashboard là một loại báo cáo khác nhau

Create folder hierarchy structures using subfolders

Thư mục

• Folder organize your Dashboard

• Folder Hierarchy can be seen using this

breadcrumb path.

• Global Search for Folders.

• Favorite your folders.

• Folder Level Action

• Folder control Dashboard access

Dashboards được xây dựng dựa trên Báo cáo Nguồn, Chọn lọc (Filter) và Các Thành Phần (Components)

Source Reports Filters Components

Reports that provide data for components Let dashboard readers scope the data they see in the dashboard to a particular view

Visual “blocks” of a dashboard

11 Thành Phần khác nhau trong Dashboards Horizontal Bar Chart Vertical Bar Chart Stacked Horizontal Bar Chart

Stacked Vertical Bar Chart Line Chart Donut Chart

Metric Chart Gauge Chart Funnel Chart

Scatter Chart Lightning Table

11 Thành Phần khác nhau trong Dashboards

Running User

Tính năng xem Dashboard như một người dùng khác — “Viewing as”

Specify who people view the dashboard as while creating or editing a dashboard

3 lựa chọn để “Xem Dashboard như" • “Me” - According to your access to data

• “Another person” - According to the data access level of whomever you specify

• “The dashboard viewer” - According to their own access to data (Dynamic Dashboards)

Running User không phải là Filters

Filters make it easy to provide different combinations of data from a single dashboard

You don’t need separate dashboards for different sets of users

The filtered view is shown again the next time you visit the dashboard.

Công Cụ Để Hợp Tác Và Làm Việc Hiệu Quả

Chatter Subscribe

Go to Help & Training Portal for answer!Dashboard Quiz

1) Người dùng có thể sử dụng bao nhiêu loại thành phần trong Dashboard?

2) Kể tên 3 yếu tố quan trọng người dùng cần biết trước khi tạo Báo cáo?

3) Làm thế nào để chia sẻ Dashboard với người dùng khác?

Dashboard – Lightning Experience (Video)Make Data-Driven Decisions with Reports and Dashboards (Lightning Experience)

Bài Tập Thực HànhBuild your own report

Bài 1: Báo cáo doanh số: Tạo báo cáo dự đoán doanh số của 90 ngày sắp tới

Các bước:– Lựa chọn loại báo cáo: Opporutnity (Báo cáo về Cơ hội) – Chỉ ra các “tiêu chí chọn lọc": Của ai? Khi nào? Cái gì?– Thiết kế Layout:

• Nhóm bởi: Opportunity Owner (Nhân viên KD), Stage (Giai đoạn)• Summarise by (tính tổng): Amount (Giá trị)

– Lưu báo cáo dưới tên “Dự đoán doanh số 90 ngày tới"

Tình huống:

Tôi là Giám đốc kinh doanh và tôi muốn nhìn thấy dự đoán doanh số 90 ngày sắp tới của tất cả nhân viên kinh doanh. Đồng thời nhìn ra các giai đoạn trong sales cycle và giá trị của mỗi deal. Báo cáo này cần được phân chia ra với mỗi nhân viên.

Bài 2: Báo cáo của nhóm Marketing Tình huống:

Tôi là Giám đốc Marketing và vấn đề tôi gặp phải là làm sao để biết tình trạng của các leads (khách hàng tiềm năng) mà phòng Marketing đã tìm được sau khi chúng được chuyển qua phòng Kinh doanh.

Tôi muốn biết có bao nhiêu leads được converted, chuyển qua phòng Kinh doanh mỗi tháng, cũng như cơ hội kinh doanh được tạo ra từ các leads này mỗi tháng theo mỗi nhân viên kinh doanh.

Các Bước:– Lựa chọn loại báo cáo: Leads > Lead with Converted Lead Information– Tiêu chí chọn lọc: Của ai, Khi nào, Cái gì?– Thiết kế Layout:

• Group by: Opportunity Owner, Converted Date• Summarise by: Amount

– Lưu báo cáo với tên “Doanh số khách hàng tiềm năng"

Exercise 2.1: Further Use of Group and more fields

Steps:● Add a new Group: Stage● Add more fields by either Select from

○ Field Panel (expand the panel), Drag and drop into the Column area○ Search directly from the Column

● Save as a new report called Convert Lead with Sales Value 2

Scenario:

Also, from there I want to drill down into each individual sales person’s leads that have been converted and understand which marketing person created the original lead, what the company name was, where the lead originated from, when it was actually converted, what the opportunity actually is, the opp close date, and the current opp stage. Hint – you can show and hide the report details, this will help you with a summarised vs. drilled-down view of the data.

Next step: within that report how I’d be able to view those converted leads by opp stage – changing the report summaries on the fly?

Bài 3: Báo cáo về Dịch vụ và Hỗ trợ: Trung bình tuổi case (Average Case Age)

Tình huống:

Tôi là Giám đốc Chăm sóc khách hàng, tôi gặp khó khăn trong việc yêu cầu các nhân viên CSKH xử lý inbound cases trong một khoảng thời gian có thể chấp nhận được. Vì vậy tôi cần một báo cáo chỉ ra: Số lượng cases của mỗi nhân viên CSKH và Trung bình tuổi case

Bài 3: Báo cáo về Dịch vụ và Hỗ trợ: Trung bình tuổi case (Average Case Age)

Tình huống:

Tôi là Giám đốc Chăm sóc khách hàng, tôi gặp khó khăn trong việc yêu cầu các nhân viên CSKH xử lý inbound cases trong một khoảng thời gian có thể chấp nhận được. Vì vậy tôi cần một báo cáo chỉ ra: Số lượng cases của mỗi nhân viên CSKH và Trung bình tuổi case

Các bước:– Lựa chọn loại báo cáo: Case– Tiêu chí chọn lọc: Của ai, Khi nào, Cái gì?– Thiết kế Layout:

• Group by: Nhân viên CSKH (Support Rep)• Summarise by: Tuổi case (Case Age (Avg))

– Lưu báo cáo dưới tên Case by Support Avg Case Age

Bài 4: Tạo DashboardTình huống:Bây giờ bạn đã có 3 báo cáo như trên. Hãy tạo 1 dashboard với 3 thành phần làm từ 3 báo cáo đó.

Các bước:– Tạo thư mục Dashboard: VN Workshop Reports & Dashboards– Tạo 1 Dashboard mới: Dashboard Đầu Tiên Của Tôi– Thêm Component

• Lựa chọn Báo cáo• Sử dụng Component: Display As, Setting

– Chỉnh kích cỡ của component– Chọn , sử dụng View Dashboard As– Lưu trữ dashboard

Sử dụng các chức năng khácBest Practices

Power of 1: Allows you to use the formula to count (not via Record Count)

1. The Power of One

Scenario:• If the selected report type is Opportunity with

Opportunity Product, Record Count provides all the record count (including opportunity products), but Power of 1 (created under Opportunity) gives you the Count of each Opportunity.

• Expand Power of 1 with condition

• The Power of One: The Greatest Formula

2. Group Summary Formula: PREVGROUPVAL

PREVGROUPVAL: Calculate values relative to a peer grouping. If there’s no previous grouping, the function returns a null value.

Compare Month over Month Group

• (Current Month’s Amount – Previous Month’s Amount / Current Month’s Amount

2.1 Group Summary Formula: PREVGROUPVAL

3. Group Summary Formula: PARENTGROUPVAL

PARENTGROUPVAL : Calculate values relative to a parent grouping.

Compare Count of Lead Source vs The Total Count of Lead

Show the formula each of the Lead Source Grouping

3.1 Group Summary Formula: PARENTGROUPVAL

Combine multiple report types

4. Edit Joined Reports in Lightning Report Builder

Combine multiple report types

4.1 Edit Joined Reports in Lightning Report Builder

Group across blocks with a common field in

Lightning Report Builder

Get more insight of your record via Chart

5. Include Chart in your record

Report Chart component in Lightning Page• Select the Report• Define the Filter By

You can either Add Dashboard component or Report Chart Component in your Home Page

6. Include Dashboard in your Home Page

Dashboard component in Home Lightning Page• Select Dashboard• Define the Height (show

only 2 row of your chart)

Print formatted reports

7. Export Reports - Formatted Excel option

1

2

3

Choosing “Formatted Report” option will

preserve formatting in downloaded Excel file

Tổng hợp và các giới thiệu khácReports and Dashboards

Sử dụng Báo cáo và Dashboard hiệu quả

Biết được các sếp đang suy nghĩ về điều gì:

• Ask questions and start at the top.• Align metrics with your company vision.• Tip: Salespeople thrive on competition.

Thu thập đúng dữ liệu:

• Manage what you measure.• Limit the number of reports and dashboards.• Develop a clear, concise naming strategy.• Determine security and access.

Xây dựng báo cáo của riêng bạn:

• Start with out-of-the box reports or source reports available on the AppExchange.

• Understand the three different report types

Xây dựng dashboard của riêng bạn:

• Understand the different dashboard formats.

Sử dụng dữ liệu để thay đổi hành vi của phòng ban:

• Manage from the top down.• Include adoption and data quality metrics.• Always engage your user community.

5 bước đơn giản:

••

•

•••

••

•

Trả lời câu hỏi Sử dụng Chatter để tăng hợp tác Sử dụng Appexchange

Tóm lược: Để phân tích một cách hiệu quả

AppExchange Packages

Customized for Salesforce

• Extend to Salesforce to every department and every industry

Proven ecosystem of apps

• With millions of installs and thousands of customer reviews

Link: https://appexchange.salesforce.com/

AppExchange Packages: Dashboard

Popular Topics

• Salesforce Adoption Dashboards

• Sales Activity Dashboards

• Salesforce CRM Dashboards

• Lead and Opportunity Management

• Clean Your Room! Dashboards

Trailhead dành cho Reports & Dashboards

• •

1. Admin Beginner 2. Lightning Experience Reports & Dashboards

Specialist

3. Admin Intermediate

•

Tiếp tục trao đổi qua Trailblazer Community!

3. Release Readiness2. APAC Success Central1. Reports & Dashboards

Tiếp tục trao đổi qua Trailblazer Community!

ộ ồ ặ ỡổ ế ứ ữ

ố

4. Vietnam Trailblazer Community

Accelerators | Plan Your Sales Cloud Journey

Insights From Your Dashboard(6-7h / 3-4 weeks)

SalesCloud

Get Started With Premier

Onboarding Call*

* Not accelerator

Design Reports & Dashboards(2h / 2 weeks)

How To:Manage

Opportunities(2h / 1-2 weeks)

Getting Started: Sals Cloud Fast

Start(2h / 1-2 weeks)

How To: Manage Lead(2h / 1-2 weeks)

Please share with us your feedback!

https://www.getfeedback.com/r/TAl8Ld0Q

Required