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“Año de la diversificación productiva y del
fortalecimiento de la educación”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE
HUANCAVELICA(Creada por ley Nº 25265)
LA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADÉMICA PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN
INFORME DE:
PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
INSTITUCIÓN DE PRÁCTICAS:
PRESENTADO POR: ORTIZ TAIPE, Luis Alberto.
ASESOR: Lic. Adm. Héctor QUINCHO ZEVALLOS.
FECHA DE INICIO: 24 de octubre de 2014.
FECHA DE TÉRMINO: 24 de enero de 2015.
HUANCAVELICA, 2014
1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA
2
A mi madre por su bondad y sacrificio.
AGRADECIMIENTO
Expreso mi agradecimiento a los profesores de la escuela académica
profesional de administración por ver mi formación académica durante estos
años y al personal de la Dirección Universitaria de Logística, por darme la
oportunidad de realizar mis prácticas Pre-Profesionales dentro de la entidad
que tienen a su cargo, a fin de adicionar con la práctica los conocimientos
adquiridos en las aulas universitarias.
Y agradezco infinitamente a mi madre y hermanos a quienes debo su
apoyo para el desarrollo de mi formación profesional.
3
ÍNDICEINTRODUCCIÓN.......................................................................................................................6
CAPÍTULO I...............................................................................................................................7
1.1. DATOS GENERALES......................................................................................................7
1.1.1. CENTRO DE ESTUDIOS.................................................................................7
1.1.2. ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL....................................................7
1.1.3. TIPO DE PRÁCTICA.........................................................................................7
1.1.4. INSTITUCIÓN DE PRÁCTICA.........................................................................7
1.1.5. DIRECCIÓN........................................................................................................7
1.1.6. UNIDAD...............................................................................................................7
1.1.7. PRACTICANTE..................................................................................................7
1.1.8. DURACIÓN.........................................................................................................7
1.1.9. HORARIO...........................................................................................................7
1.1.10. FECHA DE INICIO.........................................................................................8
1.1.11. FECHA DE CULMINACIÓN.........................................................................8
1.2. OBJETIVOS.......................................................................................................................8
1.2.1. OBJETIVO GENERAL......................................................................................8
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................................8
1.3. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS.......................................9
1.3.1. MÉTODOS..........................................................................................................9
1.3.1.1. MÉTODO ESTADÍSTICO.............................................................................9
1.3.1.2. INDUCTIVO....................................................................................................9
1.3.1.3. DEDUCTIVO...................................................................................................9
1.3.1.4. MÉTODO ANALÍTICO..................................................................................9
1.3.1.5. MÉTODO DESCRIPTIVO...........................................................................10
1.3.2. TÉCNICAS........................................................................................................10
1.3.3. INSTRUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES:.........................................11
1.4. DESCRIPCIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA...........12
1.4.1. BREVE RESEÑA HISTÓRICA......................................................................12
1.4.2. MISIÓN Y VISIÓN............................................................................................15
VISIÓN..............................................................................................................................15
MISIÓN..............................................................................................................................15
CAPÍTULO II............................................................................................................................16
4
2.1. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA..........................................................................................................16
2.2. FUNCIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO-SIGA...............................................................................................17
2.3. COMPETENCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO-SIGA...............................................................................................18
2.3.1 MÓDULO DE LOGÍSTICA.............................................................................18
2.3.2 MÓDULO PATRIMONIO................................................................................19
2.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL RECTORADO..................................................21
2.5. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL ÁREA DE SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO-SIGA............................................................................22
CAPITULO III...........................................................................................................................23
3.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS........................................................................23
3.1.1.PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS MODULO LOGÍSTICA..........................................................................................................23
A. ASPECTOS GENERALES...................................................................23
B. PASOS Y PROCESOS..........................................................................23
3.1.2.PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS MODULO PATRIMONIO...................................................................................................30
A. ASPECTOS GENERALES.............................................................32
B. PASOS Y PROCESOS...................................................................32
DISCUSIÓN..............................................................................................................................39
CONCLUSIONES....................................................................................................................43
RECOMENDACIONES...........................................................................................................44
BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................................45
ANEXO...................................................................................................................................466
5
INTRODUCCIÓNLa formación profesional, al concluir los cinco años de estudios, es
integra y una oportunidad para conocer y poner en práctica los conocimientos
teóricos obtenidos, durante casi cinco años, dentro de las aulas universitarias y
contrastar su relación, teórico y práctico en el ejercicio laboral; para
desenvolverse mejor como futuro administrador, para ello es indispensable que
antes de tener un espacio laboral, se tenga conocimiento de lo práctico, porque
muchas veces la parte teórica no tiene una relación directa en la práctica en las
diversas organizaciones públicas o privadas.
La práctica pre - profesional es parte de la formación profesional de
manera que es integral y holística, basado en la formación académica y en
aspectos teóricos de la carrera profesional, el cual consolida en el que hacer
del futuro profesional en administración, permitiendo hacer un contraste entre la
teoría y la práctica, proceso del cual el practicante mide y descubre sus
capacidades, habilidades, destrezas y actitudes que muchas veces no se
descubren en las aulas y que se reflejan a flote cuando se encuentran
ejerciendo la profesión.
Este se consolida lo aprendido durante el desarrollo de mis prácticas Pre
– profesionales desarrollados en el área de SIGA de la Universidad Nacional de
Huancavelica, que ha enriquecido mi formación personal y profesional, y
esperando que el presente informe coadyuve como antecedente y guía para el
desarrollo para las futuras prácticas pre - profesionales y sus respectivos
informes, de cada uno de los compañeros de la E.A.P. Administración de la
Universidad Nacional de Huancavelica.
6
EL estudiante.
7
CAPÍTULO I
1.1. DATOS GENERALES.
1.1.1. CENTRO DE ESTUDIOS.
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.1.2. ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL.
Administración.
1.1.3. TIPO DE PRÁCTICA.
Pre profesional.
1.1.4. INSTITUCIÓN DE PRÁCTICA.
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.1.5. DIRECCIÓN.
Dirección universitaria de logística.
1.1.6. UNIDAD
Área de Sistema integrado de gestión administrativa.
1.1.7. PRACTICANTE.
ORTIZ TAIPE, Luis Alberto.
1.1.8. DURACIÓN.
03 meses.
1.1.9. HORARIO.
8
1.1.10. FECHA DE INICIO.
24 de octubre del 2014.
1.1.11. FECHA DE CULMINACIÓN.
24 de enero del 2015.
1.2. OBJETIVOS.
1.2.1. OBJETIVO GENERAL.
Formar un perfil profesional competitivo fortaleciendo las
habilidades y conocimientos teóricos adquiridos en la
universidad.
Fortalecer la experiencia de una formación profesional integra
con criterio independiente de manejo de los procesos de
administración en el campo práctico.
Cumplir con el requerimiento de las prácticas pre
profesionales para la obtención de la resolución de expedito,
contemplado en el reglamento de grados y títulos
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Lograr el manejo de los procesos y aplicaciones del software
del sistema integrado de gestión administrativa-SIGA.9
HORARIO DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES
Días/hora Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
08:00-10:00 AM
Revisión de
informes.
Insertar
datos al
sistema.
Insertar
datos al
sistema.
Insertar
datos al
sistema. Presentación de
observaciones
de la semana al
responsable.10:00-12:00 PM
Evaluación
de reportes.
Insertar
datos al
sistema.
Insertar
datos al
sistema.
Insertar
datos al
sistema.
02:30-05:00 PM
Asignación
de Módulos
Insertar
datos al
sistema.
Insertar
datos al
sistema.
Insertar
datos al
sistema.
Mejorar las habilidades técnicas de procedimiento y selección
de información de acuerdo a las necesidades.
Conocer la experiencia laboral en un espacio público en
manejo de tecnologías de información.
Desarrollar un criterio personal de solución de problemas con
la información que se cuenta y el manejo de los mismos para
el procesamiento.
Fomentar las estrategias, experiencias teóricas, aprendizajes
percibidas para consecución de objetivos en un clima
aceptable de trabajo
1.3. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS.
1.3.1. MÉTODOS.
En el tiempo que se desarrolló la práctica Pre profesional en el
área de Sistema Integral de Gestión Administrativa, de la
Universidad Nacional de Huancavelica, se hicieron necesarios
utilizar métodos como el analítico y el descriptivo, los cuales se
detallan a continuación.
1.3.1.1. MÉTODO ESTADÍSTICO.
Durante el desarrollo de las actividades diarias en el área
de Sistema Integral de Gestión Administrativo, este
método se utilizó para registrar el módulo de patrimonio y
almacén, para calcular las depreciaciones de cada
producto que exceda la octava parte de un UIT.
1.3.1.2. INDUCTIVO.
Permite analizar la información y los datos de hechos
particulares a enunciados generales.
1.3.1.3. DEDUCTIVO
Este método permite extraer el particular último de un
hecho, proposición o información general.
1.3.1.4. MÉTODO ANALÍTICO.
Por su característica metódico se utilizó durante todo el
tiempo de las prácticas en el área de Sistema Integral de
Gestión Administrativo de la Universidad Nacional de 10
Huancavelica ejecutando un análisis cuantitativo y
cualitativo de las existencias y los diferentes documentos
adquisición que realizo la universidad y, por último,
opiniones realizados en esta área de acuerdo a nuestra
competencia.
1.3.1.5. MÉTODO DESCRIPTIVO.
Este método se utilizó para describir detalladamente para
registrar los módulos de patrimonio y almacén y los
mecanismos por donde fluye cada proceso de los trabajos
delegados por el jefe inmediato y la información requerida
para la elaboración de las diferentes actividades.
1.3.2. TÉCNICAS.
Son las técnicas un medio importante de ayuda, estableciendo
ciertas normas, así mismo indicando los instrumentos señalando
los medios y recursos en el logro del objetivo trazado los cuales
se utilizaron en el transcurso de las prácticas pre profesional en el
área de Sistema Integral de Gestión Administrativo de la
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.3.2.1. OBSERVACIÓN.
Esta técnica tiene la importancia primaria para conocer
a detalle la función del sistema de SIGA; comenzando
desde la capacitación para el manejo de este sistema
y asimilar diariamente muchas inquietudes que se
presentan con los datos de los módulos de patrimonio y
almacén procesos, actividades, documentos y demás
medios que permite conocer la situación del área de
Sistema Integral de Gestión Administrativo de la
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.3.2.2. ENTREVISTA.
Para la elaboración del presente informe, se realizó
consultas al responsable de implementación de SIGA
de CONECTAMEF y los responsables de esta área de 11
la Oficina de logística de la Universidad Nacional de
Huancavelica para obtener más que información, su
colaboración con preguntas y observaciones de sus
actividades diarias en cumplimiento de su función.
1.3.2.3. RECOLECCIÓN DE DATOS.
El presente informe está elaborado en base a datos
recopilados de diferentes fuentes de información sean
esta por medio de observación, entrevista, consulta a
profesionales, medios bibliográficos entre otros; el cual
ha sido procesado mediante una descripción y posterior
análisis para consolidar y transformar en información
útil el cual se refleja en el presente informe.
Esta técnica proporcionó información más exacta y
verídica, de lo que uno requiere para el procesamiento
de una información adecuada y pertinente con la
misma naturaleza de la información obtenida.
1.3.3. INSTRUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES:
A. MATERIALES DE CONSULTA.
Manuales de logística.
Manuales de patrimonio
Libro de existencias.
Órdenes de compra.
Manual de SIA.
Reglamento de organización y funciones.
Libro de ofimática.
B. EQUIPOS.
Equipos de cómputo.
Pizarra electrónica.
Sillones.
Escritorio.
Impresora.12
Dispositivo USB, etc.
C. INSTALACIONES.
Sistema SIGA
Sistema SIA
Internet (sunat, sunarp)
1.4. DESCRIPCIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
HUANCAVELICA.
1.4.1. BREVE RESEÑA HISTÓRICA.
Los orígenes de la Universidad Nacional de Huancavelica, se
remonta a la época del gobierno del Gral. Manuel A. Odría, en la
que se presentan una serie de proyectos de creación, hasta el
período del régimen aprista, en el que el Proyecto de Creación,
presentado por el diputado Dr. Moisés. También del Valle fue
aprobado por Ley Nº 25265, la misma que se promulgó y se
publicó el 20 de junio de 1990, creando la Universidad Nacional
de Huancavelica con las siguientes Facultades: Ciencias de
Ingeniería, Educación y Enfermería, siendo la primera Universidad
peruana que, por creación tiene un carácter descentralizada. Es
de mencionar la contribución eficaz de los diputados de entonces
señores Tasiano Girón, Andrés Loayza y Alejandro Herrera. Así
como el senador de la República Rolando Breña Pantoja y de la
Asociación de Estudiantes Universitarios Huancavelicanos
Residentes en Lima, presididos por el Dr. Jorge Matos Mendieta.
La Primera Comisión Organizadora fue designada por la
Asamblea Nacional de Rectores, mediante la Resolución Nº 0270-
90-ANR del 02 de octubre de 1990, comisión esta que vino a
Huancavelica para instalar oficialmente la UNH, en ésta ciudad
que es la sede central. Fue el domingo 14 de octubre de ese año
en el que se llevó acabo, en la plaza de Armas, aquella ceremonia
inolvidable de instalación, constituyendo un verdadero
acontecimiento cultural que marcó un hito en la historia regional 13
de Huancavelica, en la que participó el pueblo entero con toda su
fuerza viva, sentándose luego el acta correspondiente en el libro
de oro de hechos históricos de Huancavelica, donde registraron
sus firmas las autoridades de la localidad, los miembros de la
comisión y cientos de ciudadanos que presenciaron tan
importante acontecimiento.
El domingo 29 de setiembre de 1991, se realizó el primer examen
de admisión en los ambientes del Centro Escolar Nº 37001 (Los
Pepines) de Huancavelica, en el que, de los 1231 postulantes,
lograron ingresar 860 jóvenes, los primeros estudiantes de esta
flamante Universidad y, el 15 de junio de 1992, en un acto
igualmente histórico, la UNH dio inicio sus actividades
académicas tanto en Huancavelica como en las subsedes
descentralizadas de Acobamba, Angaraes y Tayacaja.
La primera comisión organizadora de la UNH, gobernó hasta el
año 1992, gestión en la que se logró constituir parte del primer
pabellón de Educación, obteniéndose un avance físico de 12.50%
eran miembros de aquella primera comisión: presidente Ing.
Armando Zarate Gonzáles, vicepresidente académico el Ing.
Mario Córdova, y vice – administrativo Marino Llanos Villajuán.
La Asamblea Nacional de Rectores, con fecha del 26 de febrero
de 1993, expidió la Resolución Nº 278- 93-ANR, nombrando a los
nuevos miembros de la segunda Comisión Organizadora de la
Universidad Nacional de Huancavelica, que estaba conformada
de la siguiente manera: presidente, Lic. Carlos Galarza Zavaleta;
vicepresidente académico, Lic. José López Ganoza;
vicepresidente administrativo, CPC Alejandro Rodríguez Aguilar.
La Segunda Comisión Organizadora comenzó su administración y
dictado de clases en un local escolar del barrio de San Cristóbal,
que fue prestado para el funcionamiento de las Escuelas
Profesionales diversas, igualmente se reiniciaron las obras en la
Ciudad Universitaria de Paturpampa.
Poco a poco se fueron incorporando nuevas Escuelas académico
profesionales como la de Administración, Contabilidad, Ingeniería 14
Civil, Ingeniería de Agroindustria, Derecho y Ciencias Políticas y
Obstetricia, mediante Resoluciones N.º 175, 176, 177, 178, 179-
2003-R-UNH, respectivamente. De igual manera, nuestra
infraestructura fue ampliándose y mejorando para brindar
cobertura a la nueva población estudiantil que tocaba a nuestra
puertas; es así como se construyó la Biblioteca Central, el
moderno edificio de la Facultad de Ciencias Empresariales (único
en su género en Huancavelica) la Sala Internacional de
Videoconferencia, el pabellón de Facultad de Derecho,
Enfermería, el Comedor Universitario y diversas obras en las
sedes de la Acobamba, Pampas y Lircay, haciendo de nuestra
Universidad una de las más modernas del país. En el año 2006,
por acuerdo de Consejo Universitario se crearon las Facultades
de Electrónica - Sistemas (Pampas), Ingeniería de Agronomía -
Agroindustrias (Acobamba) e Ingeniería de Minas-Civil (Lircay), lo
que ha permitido una verdadera descentralización administrativa y
académica, invitando al progreso de nuestras provincias.
Podemos decir que en la actualidad cuenta con una población
estudiantil de 4300 estudiantes distribuidos en todas las sedes,
además cuenta con una Escuela de Post-Grado, encargada de
formar en el más alto grado académico a los profesionales de
nuestra región.
A pocos meses de culminar la gestión de la Dra. Camposano, se
presentan graves problemas en la Universidad. La creación de la
Universidad de Tayacaja seccionando parte del presupuesto de la
UNH además de su infraestructura ubicada en Pampas, conllevó
a movilizaciones, paros y marchas a la ciudad de Lima, buscando
que el Congreso de la República de marcha atrás en su intento de
afectar la economía de nuestra universidad.
En Huancavelica, se dan enfrentamientos entre los estudiantes y
las fuerzas del orden que culmina con la muerte de cuatro
personas en sendos enfrentamientos de los días 21 y 22 de junio,
días que quedaran marcados en la historia de los hijos de
15
Huancavelica en su lucha por defender la autonomía universitaria
y el presupuesto de la UNH.
En el mes de julio renuncia ante la ANR la Rectora, Dra. Yda
Camposano Córdova, asumiendo el cargo el Vicerrector
Académico, Mg. Ruggerths De La Cruz hasta el 15 de agosto que
llega por encargo de la ANR la Comisión Transitoria de Gobierno,
presidida por la Dra. Lida Violeta Asencios Trujillo procedente de
la Universidad Enrique Guzmán y Valle (La Cantuta); el
Vicerrectorado Académico lo asume el Dr. Darío Emiliano Medina
Castro, procedente de la Universidad Nacional de Trujillo; y el
Vicerrectorado Administrativo lo asume el Dr. Edwin Guillermo
Auris Melgar, procedente de la Universidad San Luis Gonzaga de
Ica.
Esta Comisión inició sus funciones poniendo nuevamente en
actividad los ambientes administrativos y académicos
recalendarizando las labores académicas buscando no perder el
año lectivo 2011, así como evitar las pérdidas económicas
producto de los meses de paralización, este gobierno duró en
funciones sesenta días.
1.4.2. MISIÓN Y VISIÓN
VISIÓN
Universidad líder, competitiva e innovadora en la
formación académica, científica y humanística,
comprometida con el desarrollo sostenible de la
Región.
MISIÓN
Universidad andina, descentralizada, formadora de
profesionales y científicos humanísticos
comprometidos con el desarrollo integral, generando
conocimientos y transfiriendo tecnología en armonía
con el ambiente.
16
CAPÍTULO II
2.1. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA.
El Sistema Integral de Gestión Administrativo-SIGA de la Universidad
Nacional de Huancavelica es un sistema de CONECTAMEF de Ministerio
de Economía Y Finanzas que recién se está implementando en esta
universidad en el marco del proceso de modernización del estado
17
peruano, las entidades se encuentra comprometida con la innovación de
los procesos administrativos, como parte de sus objetivos.
El SIGA es un proceso informático que integra a los procesos de los
sistemas administrativos de la universidad nacional de Huancavelica bajo
normatividad establecida por el Ministerio de Economía y Finanzas.
También el SIGA está orientada a la gestión de la universidad que día a
día va ejecutando como el control de sus ingresos (recursos propios) a la
asignación presupuestaria, a las compras que realiza, a la gestión de su
personal y planillas.
El Sistema que se viene implementando de manera satisfactoria en
la Universidad Nacional de Huancavelica está diseñado para contribuir al
ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa
en el marco de las normas establecidas por los Órganos Rectores de los
Sistemas Administrativos. Administrativa-SIGA por eso es un aplicativo
que contribuirá en el ordenamiento y simplificación de los procesos de la
Gestión Administrativa en el aspecto logístico.
2.2. FUNCIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO-SIGA.
Coordinar, planificar, organizar y controlar la implementación del sistema
SIGA.
Suministrar los datos de bienes patrimoniales de la universidad a
Ministerio de Economía y Finanzas.
mantener actualizado la información de todos los centros de costos de la
universidad para lograr la implementación y administración.
integrar y actualizar todos las adquisiciones de la universidad hasta en
presente año
Registro, administración, control y supervisión de los Bienes
Patrimoniales de la universidad, que el sistema permita realizar el
seguimiento de las operaciones.
del Sector, con los fondos asignados en el Presupuesto Anual.
Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles.
registrar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado a
nivel nacional.18
Reducir el tiempo de los procesos de entrada y salida de bienes del
almacén y menor margen de error.
Programación real de necesidades de bienes y servicios y manejo de
proveedores.
Seguimiento y control de los consumos de bienes y servicios por Centro
de Costo.
Información de las existencias en Almacén en línea.
Integración de Procesos y registro único de los mismos (Interfase con el
SIA).
Generación de información contable (asientos automáticos de
entradas/salidas de almacén).
Generación de información para el Pliego y Entes Rectores (OSCE,
SBN, entre otros).
Identificación de proveedores con mejores precios.
Identificación de oportunidades para compras corporativas.
Compartir uso de stocks en situaciones de emergencia.
Control de los bienes patrimoniales.
Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad (Valores,
Ubicación, Estado de conservación), evitando compras innecesarias
(costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente de los Activos (uso
concurrente.
Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem
(Catálogo de Bienes y Servicios del MEF), para la realización de
Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra Corporativa y
Subasta Inversa, con el consiguiente ahorro de recursos.
2.3. COMPETENCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO-SIGA.
2.3.1 MÓDULO DE LOGÍSTICA
Módulo de Logística permite realizar el control de sus
requerimientos programados y no programados, haciendo uso del
SIGA en Web; así como utilizar diversos reportes que contribuyan
19
a la toma de decisiones, permitiendo mejorar la calidad y
desempeño del gasto público.
También es una herramienta útil para la Gestión Logística de la
Universidad Nacional de Huancavelica, que permite administrar,
controlar, y emitir información de los Pedidos programados y no
programados, realizado por los Centros de Costo, en el marco del
cumplimiento de sus metas institucionales.
Está conformado por los procesos de Abastecimiento
correspondientes a Requerimientos de bienes y servicios
programados y no programados. Asimismo, proporciona reportes
que permiten contar con información confiable y oportuna,
comparar los datos de la Programación vs el avance de la
Ejecución, Programación vs las Solicitudes de Pedidos,
Información de los Contratos generados, Certificación vs avance
del Compromiso Anual y Mensual, así como diversos reportes
gerenciales que ayudarán a la toma de decisiones.
Competencias específicas de este módulo.
A. Pedidos
El Sub Módulo Pedidos, permite a los Centros de Costo, generar
sus pedidos de bienes programados en el Cuadro de
Necesidades para su atención en Almacén y pedidos de bienes y
servicios no programados para su compra.
B. Consultas
El Sub Módulo Consultas, a los Directivos de la Unidad
Ejecutora, realizar consultas y obtener diversos reportes que
ayudarán a la toma de decisiones, permitiendo mejorar la calidad
y desempeño del gasto público.
Esta opción contiene las siguientes opciones: Programación vs
Ejecución, Programación vs Pedidos, Contratos, Reportes
Gerenciales, Certificación vs Compromiso Anual y Compromiso
Mensual.
20
2.3.2 MÓDULO PATRIMONIO
Módulo Patrimonio (MP), logrando que la Administración de los
Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en cada
una de las etapas del proceso.
El SIGA-MP, es una herramienta para la gestión del Control
Patrimonial, la misma que permite registrar, controlar, revisar y
emitir información sobre la administración de los bienes de
propiedad de la universidad, de acuerdo a las disposiciones y
normas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una adecuada y
eficiente administración.
Competencias específicas de este módulo.
A. Mantenimiento
Está conformado por las opciones que permiten el registro
inicial de los bienes por Centros de Costo, que serán
asignados a los Usuarios y responsables su uso. Así
mismo, el Registro del Inventario Físico del Módulo de
Patrimonio y los procedimientos a seguir para el registro y
control de los procesos de Altas, Bajas y Mejoras.
B. Seguimiento y Control
El Sub Módulo Seguimiento y Control, permite llevar el
control de los activos asignados a los usuarios y
responsables para su uso, así como realizar la
actualización de datos, producidos por cambios de
Ubicación física, Personal responsable o Usuario final.
C. Consultas/Reportes
El Sub Módulo Consultas/Reportes contiene diversas
Consultas a nivel de Centro de Costo, Empleado, Cuenta
Contables así como Reportes Contables, entre otros.
D. Procesos
El Sub Módulo Procesos, permite realizar el proceso
contable mediante el cual se calcula la depreciación 21
mensual de los Activos Fijos, el proceso de migración de la
información patrimonial del Módulo Patrimonio al SIMI, así
como el proceso de carga del Inventario Inicial con los
Bienes y Valores al 31 de diciembre del año anterior.
E. Utilitario
El Sub Módulo Utilitario contiene las opciones para
realizar procesos de exportación e importación de
información, Impresión de Etiquetas y registro de Auditoria
sobre la operatividad del Sistema.
F. Inmuebles
El Sub Módulo Inmuebles permitirá a la Unidad Ejecutora
llevar el registro y control de los Bienes Inmuebles
Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente.
2.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL RECTORADO.
22
SECRETARIA
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE IMAGEN INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL
OFICINA DE GRADOS Y TITULOS
OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA OFICINA DE ASESORIA
JURIDICA
OFICINA DE ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA
OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
OFICINA DEL SISTEMA OPERATIVO DE SEGUIMIENTO
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
OFICINA DE INFRAESTRUCTURA
RECTORADO
2.5. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL ÁREA DE SISTEMA
INTEGRAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO-SIGA.
23
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE OFICINA DEL SISTEMA
OPERATIVO DE SEGUIMIENTO
DUL
VICERRECTOR ACADÉMICO
RECTORADO
ÁREA SIGA
CAPITULO III3.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
3.1.1. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS
MODULO LOGÍSTICA.
A. ASPECTOS GENERALES.
El SIGA es un sistema que trabaja desde el MEF
(Ministerio de Economía y Finanzas) es quien
proporciona a la UNIVERSIDAD para que cumpla
ciertos requerimientos técnicos, luego de cumplir los
requisitos esta implementación se hace de forma 24
gratuita lo cual supone una gran ventaja para las
unidades ejecutoras ya que un sistema similar en el
sector privado tendría un alto costo para la unidad
ejecutora. Cabe destacar que este sistema brinda
diferentes tipos de acceso de acuerdo a las funciones
que realiza cada usuario dentro de la entidad.
B. PASOS Y PROCESOS.
Para acceder al sistema de Módulo de Logística se
deberá consignar el usuario y la clave.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO
INICIAL
25
Insertar el usuario y clave
Primero se debe ingresar en la barra de
MANTENIMIENTO y a INVENTARIO INCIAL
y luego, por último clic, en INSTITUCIONAL
para tener acceso a los diferentes centros de
costo
Luego se deberá ingresar el Centro de Costo
sobre el cual se va a registrar el inventario
26
inicial, para ello activar el menú contextual
dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción INSERTAR
INVENTARIO INICIAL.
En la pestaña ‘Registro del Inventario Inicial’
seleccionar el Centro de Costo, y en la
pestaña ‘Activos’ activar el menú contextual y
dar clic con el botón derecho del mouse y
27
seleccionar la opción INSERTAR
INVENTARIO INICIAL.
Se mostrará la ventana ‘Datos del Activo
Fijo’, donde se deberá registrar los siguientes
campos obligatorios: ítem, Margesí,
Ubicación Física, Empleado Responsable de
administrar el bien, Usuario final que usa el
bien, Número y Fecha de la OC/NEA; Tipo,
Número y Fecha del documento de Alta;
Almacén, Cuenta Contable; asimismo
opcionalmente se pueden registrar los
siguientes campos: País, Nro. de serie,
Marca, Estado de Conservación, Estado Uso,
Modelo, Medidas, Características,
Observaciones y si cuenta con garantía,
Fecha de la garantía y Número del Contrato.
28
Luego de registrar los datos, dar clic en el
ícono Grabar. El Sistema mostrará un
mensaje de confirmación de los datos
grabados correctamente:
29
Ingresando al botón, en el campo el Valor y la
Depreciación Acumulada del activo, de
acuerdo con los montos reflejados en los
Estados Financieros del Cierre del Ejercicio
Anterior. El Sistema muestra
automáticamente el dato del campo Valor
Neto.
30
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE UN REGISTRO DE
INVENTARIO INICIAL
Para eliminar un registro del Inventario Inicial,
seleccionar el registro, activar el menú contextual
dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción ELIMINAR INVENTARIO
INICIAL.
31
32
CIERRE DE INVENTARIO INICIAL
Terminado de registrar el Inventario Inicial
Institucional para todos los Centros de Costo, se
deberá proceder a Cerrar el Inventario Inicial,
para ello dar clic en el botón cierre.
3.1.2. MODIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y REGISTRO DE
NUEVOS DATOS
Configuración de los datos en el mismo sistema,
se realiza a través del MÓDULO DE
CONFIGURACIÓN; para ello se modifica las
siguientes datos: marca, modelo, color,serie,etc.
Todos los datos que faltan de un bien se
actualiza de acuerdo con el catálogo de bienes
del ministerio de economía y finanzas de su base
de datos.33
Para ingresar. Selecciona activos fijos y
seguidamente en la miasma ventana clic en
catalogo SIGA-MEF.
34
3.1.3. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS
MODULO PATRIMONIO.
A. ASPECTOS GENERALES.
Se estableció que los Bienes Muebles, Inmuebles,
Intangibles y otros Activos son parte importante del
Patrimonio de la Universidad Nacional de
Huancavelica, que a su vez están sujetos a un
conjunto de normas, que les permiten, administrarlos
de una manera eficiente y ordenada.
Este módulo es una herramienta para la gestión del
Control Patrimonial, la misma que permite registrar,
controlar, revisar y emitir información sobre la
administración de los Bienes de Propiedad Estatal,
de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas
por la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una
adecuada y eficiente administración de la propiedad
de la Universidad Nacional de Huancavelica.
B. PASOS Y PROCESOS
35
Dar clic en este icono
para modificar
Para ingresar al Módulo de Patrimonio, se debe
ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al
SIGA y dar doble clic en el mismo
doble
Salir permitirá ver la siguiente ventana de módulo
de patrimonio.
36
Clic Modulo patrimonio
Al ingresar, se mostrará la ventana principal del
Módulo de Patrimonio, con los Sub Módulos
Tablas, Mantenimiento, Seguimiento y Control,
Consultas/Reportes, Procesos, Utilitarios e
Inmuebles, de acuerdo al permiso y acceso que
cuente el Usuario, los mismos que se detallan a
continuación
Al ingresar a esta opción, el sistema muestra:
Patrimonio, Generales. en esta opción esta
todo el patrimonio de la universidad.
37
Clic en este icono de patrimonio
ÓRDENES DE COMPRA
38
En cada de estos iconos está
registrado un bien
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Consultas/Reportes - Órdenes de Compra”, como se muestra a continuación.
Al ingresar a la carpeta amarilla de cada
activo, se muestra la ventana Datos del Activo
Fijo, donde puede consultar los datos y
también actualizar los siguientes campos:
Al ingresar a
carpeta amarilla de cada activo, se muestra la
ventana Datos del Activo Fijo, donde puede
consultar los datos y también actualizar los
siguientes campos.
Código de Barra Ubicación Física.
39
Nº de Serie. Estado de Conservación. Estado de Uso. Marca. Modelo. Características. Observaciones. Especificaciones Técnicas. País de Procedencia.
Y por último para para cerrar.
40
Para datos de mayores de
20011
3.1.4. PROCEDIMIENTO DE UBICACIÓN DE REGISTRO DE
ORDENES DE COMPRA EN SIA PARA
ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE PROVEEDOR.
A. ASPECTOS GENERALES.
El sistema integral de administración (SIA) es un
sistema informático integral, que sirve para administrar
todos los recursos, bienes y existencias de la
universidad con la finalidad de disminuir los costos de
operación y maximizar todos los procesos de
distribución.
El proceso de extraer la información requerida de las
adquisiciones de la universidad desde los años
anteriores es para insertar esos mismos datos al
sistema de SIGA. Este doble proceso se da porque el
SIA es un sistema interno de la institución que maneja
a su modo todos los procesos sin un control externo, en
41
cambio el SIGA es de un ministerio con normatividad y
cumplimiento.
B. PROCESOS Y PASOS.
Acceder al sistema por el usuario que se asigna
a cada practicante.
Una vez ingresado al SIA se tiene dos grupos de
mantenimiento y adquisiciones. Dentro del
primero esta los datos de todos los proveedores
y del segundo esta las órdenes de compra.
42
Para ubicar a los proveedores en su código de
proveedor, tipo, razón social, RUC, representante
legal, dirección. Según requiere la información
del base de datos del SIGA.
43
Para ubicar a los órdenes de compra se ubica en
función al año , fuente de financiamiento y el
número de orden de compra.
44
Para modificar los datos de los proveedores o
para realizar actualización de la modificación de
sus datos de realiza doble Clic en la ventana que
se muestra.
45
O
Observación: Para actualizar estos datos de la ventana que se
muestra se requiere el registro de modificaciones de los
proveedores que maneja la oficina de patrimonio.
46
DISCUSIÓN
1. El implementador del SIGA debe de tener conocimientos técnicos con
respecto a al manejos del sistema y el manejo de todos los documentos de
gestión administrativa. Es así que las capacitaciones para mejorar el servicio
que brinda el personal es muy importante para el logro de los objetivos del Área
del SIGA, así como también del personal en general de la Universidad Nacional
de Huancavelica, sin embargo se observó que estas capacitaciones son
limitadas en cuanto al sistema del SIGA y SIA, pues solo para el personal que
se encuentra en cargos competentes al tema; esto ocasiona desigualdades y
problemas en el personal, pues como está limitado en ciertos conocimientos
solo se encierra en su función y no puede asumir otras responsabilidades.
PROPUESTA:
En tal sentido es recomendable realizar capacitaciones integras y en forma
general para todos los trabajadores, o en todo caso de no ser posible para
todos, pues que se realice un replica a los demás trabajadores. Para asi hacer
más eficiente sus trabajos diarios
2. La información con que cuenta la Universidad Nacional de Huancavelica con
respecto a todos los Bienes del Activo Fijo y personal debe de estar a
disposición de cada Unidad Orgánica y/o personas interesadas en recabar
información con respecto a los Bienes Patrimoniales de la Universidad Nacional
de Huancavelica. Es así de esta manera que para conseguir información en el
proceso de prácticas, se hizo dificultoso para la recavación de información de
los Bienes Patrimoniales.
PROPUESTA
Se debe tener acceso a la información desde cualquier Oficina y/o Unidad
Orgánica; así facilitar el desarrollo normal de sus actividades diarias. Ya que
toda la información fluirá mediante el SIGA.
Toda la información debe estar contenida en una sola Base de Datos Única. Y
esa propuesta está en este sistema del SIGA; pero solo su implementación
demora porque todos los datos deben subirse de manera ordenada y
normativizada de acuerdo a los requerimientos de la MEF. Para así tener un
Control de Bienes Patrimoniales y que la información fluya a través del Sistema
Integrado de Gestión Administrativa (SIGA)
47
CONCLUSIONES
1. El SIGA es un Área que se está implementando en la Universidad
Nacional de Huancavelica conjuntamente coordinado con el
Ministerio de Economía y Finanzas con el propósito de integrar
los procesos de sistema de administración bajo las respectivas
normas y, si se debe contar con el Catálogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado, Inventario Mobiliario Institucional
proporcionado por la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales.
2. El SIGA viene implementándose por etapas. A la fecha se cuenta
con una versión del Módulo de Logística y Modulo de Control
Patrimonial. Estos módulos, integrados, permiten a la Universidad
ejecutar los procesos de la Cadena de Dirección Universitaria de
Logística que van desde la Programación del Cuadro de
Necesidades y realización de los procesos de compras hasta la
distribución de Bienes de Almacén y su registro patrimonial.
3. El Área del SIGA esta administrativamente dirigida a la Gestión
Institucional que a diario la Universidad ejecuta las acciones:
Control y Registro de sus ingresos, Gestión de Almacén, etc.
4. Al ser la Dirección Universitaria de Logística parte fundamental de
Universidad es necesario que los procesos que allí se realizan
sean de la mayor calidad y rapidez para el beneficio de la
Institución. En cuanto al abastecimiento de Bienes /Servicios a la
Universidad.
48
RECOMENDACIONES
1. El Área del SIGA, probablemente sea considerada como un órgano de
línea cuando todo el Sistema sea Implementado en su totalidad. Pero el
SIGA es un sistema que siempre necesita de actualización en sus
nuevas versiones; y por ende se debe contar con un personal
capacitado en el desarrollo y manejo del sistema. Para que la
universidad pueda racionalizar, priorizar los recursos y evitar problemas
que perjudique posteriormente a la universidad.
2. Implementar cursos de capacitación, adiestramiento, entrenamiento y
especialización, para todo el personal de la Universidad Nacional de
Huancavelica; ya que es necesario ampliar los conocimientos de todos
sin restricción alguna, principalmente en lo que respecta al SIGA y todos
sus MÓDULOS, y de esa manera mantener motivado al personal,
incrementar y mejorar la Ejecución del presupuesto.
3. El Área del SIGA deberá de coordinar con la Oficina de Control
Patrimonial los ingresos, registros de control individual contable de los
Bienes Patrimoniales de la Universidad Nacional de Huancavelica y
deberá de compartirse la información con las diferentes
Oficinas/Unidades organiza
4. Toda Adquisición de Bienes del Activo Fijo se debe de hacer a través de
Órdenes de Compra, previo requerimiento, debidamente sustentados y
autorizados.
49
BIBLIOGRAFÍA
CPC. María Luisa Velásquez Torres “sistema integrado de gestion
administrativa- manual práctico de usuario” Lima. Perú edición 2013.
Ministerio de economía y finanzas. “Manual de usuario de modulo
logística.-SIGA” 2014.
Ministerio de economía y finanzas. “Manual de usuario de modulo
patrimonio.-SIGA” 2014
Manual de organizaciones y funciones, reorganizaciones y funciones de
la UNH.
Reglamento de organizaciones y funciones de la dirección universitaria
de logística.
Plan operativo institucional de la UNH.
Catalogo único de bienes y servicios de MEF-2014
LOS SIGUIENTES PORTALES
www.mef.gob.pe
www.minsa.gob.pe
www.google.com
50
ANEXO51
SOLICITUD DE PETICIÓN DE DATOS DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA U.N.H.
SECRETARIA DIRECTOR DE PERSONAL
52
SOLICITUD DE PETICIÓN DE DATOS - PROVEEDORES QUE TIENE LA U.N.H.
SECRETARIA DIRECTOR DE LOGÍSTICA
53
Inicio
Verifica los requisitos
Recepciona la solicitud y verifica los datos
Recepciona la solicitud y verifica los
datos
Cumple los requisitos
Recepciona la solicitud y verifica los datos
Elabora el documento
Recepciona, y entrega el documento al
usuario
Archiva
Fin
SOLICITUD DE PETICIÓN DE DATOS - BIENES PATRIMONIALES DE LA U.N.H.
SECRETARIA DIRECTOR DE PATRIMONIO
54
Inicio
Verifica los requisitos
Recepciona la solicitud y verifica los datos
Recepciona la solicitud y verifica los
datos
Cumple los requisitos
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Elabora el documento
Recepciona, y entrega el documento al
usuario
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Fin
55
Inicio
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datos
Cumple los requisitos
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