YÖNETIM BILGI SISTEMIN MODELI REVIZYON EDİLMESİ

Burak UYANIK

ÖZET

Yöneticilerin karar vermesini kolaylaştırmak ve ihtiyaç duyduğu bilgiye en hızlı şekilde ulaşmalarını sağlamak

için, gerekli bilgiyi çeşitli kaynaklardan toplayan, istenilen amaca uygun olarak işleyip düzenleyerek bir bütün

halinde yöneticiye sunan sistemler Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)’dir. Yönetim Bilgi Sistemleri’nin temel

özellikleri, amacı ve kapsamı hakkında bilgi verilmiş, sonrasında ise dağıtık yapılı büyük bir işletme için bağlı

şirketlerden merkeze istenilen her türlü bilgi akışını ve sonrasında birleşik raporların alınmasını sağlayacak

esnek bir Yönetim Bilgi Sistemi yazılımın modellenmesinde öne çıkan kavramlar verinin toplanması ve

raporlanmasıdır. Verinin toplanması işlemi esnek olmayan Yönetim Bilgi Sistemleri’nde sadece mevcut verilerin

çekilmesi ile oluşurken esnek Yönetim Bilgi Sistemleri yeni ve değişik veri girişlerine de imkân tanımalıdır.

Sinir sistemine benzer bir altyapı modeli geliştirmekle olup bütün servisleri yönetilir. Identity server üzerinde

lisan, içerik, kimlik, dosya, muhasebe vs., servisleri kullanabilecektir. Yönetim kavramları servisleri ise kurum,

proje, IK, Performans servisleri entegre edilmiş olup, bir yazılımla bir kurumun bir veri tabanıyla bütün işler

sistem üzerinden halledebilmesi, kullanımı verimli olması sistem tarafından işlemesi çok büyük kolaylık

getirmektedir.

GİRİŞ

İşletmeler ya da kuruluşlar bir sorunun çözümü için kararlar alınması gerekir. Bazı sistemler rutin işlem

olduklarında direk belirli bir karar üzerinden devam edilir. Fakat bazı sistemler değişken fonksiyonları gösteren

işlemlerin farklı farklı kararlar alınması bu kararlar üzerinden devam edilmesi gerekir. Aynı zamanda bu sistemi

kontrol eden, ulaştıran, denetleyen, raporlamaya sağlayan bir yönetici bulunur. Yönetim bilgi sistemi kullanarak

sistemin daha pratik ve verimli kullanılmasını sağlar.

Ayrıca farklı ve birbirlerine entegre edilmeyen sistemler tarafından kontrol edilmek inanılmaz derecede vakit

kaybı yaratmaktadır. [1]Bu nedenle altyapı da yönetimde kullanılan bu yazılımlar birbirlerine entegre edilmesi

ve bütün verileri bir sistem tarafından işlemesi çok büyük kolaylık getirmektedir.

Bir yazılımla bir kurumun bir veri tabanıyla bütün işler sistem üzerinden halledebilmesi, yönetim kolaylık

sağlaması, kullanımı verimli olması gerekir.

KARAR VERME SÜRECİ

Sistemlerde, işletmeler yeni iş veya yeni proje gerçekleştirilmeden önce alınması gereken bir takım kararlar

vardır. Değişiklik, karışıklık önleme veya çözmek amacıyla kararlar alınır. Karar verme alternatif seçimler

yapmak anlamına gelir. En mükemmel sıfır hata kararlar almak yerine en kaliteli sonuç, maliyetli en hesaplı ve

oluşacak karışıklıkların en minimum olan sonuçlara karar verilir. Bazı işler gereğinden büyük problemler

karşısında kararlar alınması gerekir. Bu tür kararlar alınırken alınan kararların ayrıntılı biçimde analiz edilmesi

ve bilgilendirilmelidir. Böylelikle verilen kararların daha verimli veya daha alternatifli kararlar oluşur. Karar

verme süreci şu aşamalardan oluşur; [2]

Şekil 1 Karar verme süreci[3]

1. Problemin tanımlanması; Oluşan problemin alınması gereken kararların amacını belirlenmesi,

problemin ne tür olduğu belirlenmesi, karmaşıklık derecesi…

2. Bilgilerin toplanması ve bilgilerin analizi; Problem hakkında bilgi toplanması, yapılabilecek

problemlerin çözüm olanakların oluşturulması, bilgilerin analizi yapılması

3. Oluşan alternatif seçeneklerin analizi; Bilgi ve analizinden sonra oluşturulan problem çözümlerin

alternatif seçeneklerin sonuçları analizi yapılması, oluşacak zararlar, maliyeti, karmaşıklık çözüm

olanaklarına göre analiz oluşturulması

4. En uygun karar seçilmesi; Yapılan analiz sonucunda en kaliteli, maliyeti hesaplı ve uygun olan kararın

seçilmesi

5. Verilen kararın hayata geçirilmesi: Verilen kararın gerçek hayata geçirilmesi, aynı zamanda değişiklik

olması durumda bilgi toplanır ve bu bilgilerin analizi yapılır.

6. Geri bildirim: Hayata geçirilen karar sonucunun problemin çözümüyle uyum sağlanması

Şekil 2.Karar verme süreci -2

KARAR VERME TÜRLERİ

Karar verme türlerini farklı alanlardan türlerine göre ayrılabilir. Karar verme türlerini kavrayabilecek şeklinde

gruplara ayrıldığında;[4]

1. Programlı Kararlar (Yapılandırılmış Kararlar): Genellikle sorunun kararını etkileyen belirli şartlar

altında değişmeyen, sürekli tekrarı olan, kolayca karar verilen kararlara programlı kararlar denir[5].

Örneğin sipariş sayısı veya sipariş zamanı gibi basit operasyonel işlemler YBS (Yönetim Bilişim

sistemleri) kullanılır. Herbert Simon tarafından programlı kararlar olarak bilinir. Kısaca özetlenirse;

Yeni kararlar alınması gerekmeyen durumlarda programlı kararlar olarak adlandırılır.

2. Programlanmamış Kararlar (Yapılandırılmamış Kararlar): Genellikle sorunun derinlemesine dayalı,

sorunların kararlarını değişkenlik özelliğini gösteren kararlara programlanmamış kararlar denir[5].

Örneğin alınacak olan malın hangi firmanın kalitesi daha iyi olduğu, maliyetine göre seçimleri, A

firmasındaki ile B firmasındaki malın farklılıkları gibi araştırma yapılıp bilgi toplanıp

değişkenliklerine göre kararlar alınır. Bu tür kararlar belirsiz ve değişken oldukları için Herbert

Simon tarafından programlanmamış karar olarak adlandırılır. Kısaca özetlenirse: Sürekli yeni

kararlar alınması gereken durumlarda programlanmamış kararlar olarak adlandırılır.

Şekil 3 Karar Türüne göre karar verme süreci[6]

3. Yarı-yapılandırılmış Kararlar: Bu kararlar problemin belirli bir kısımda tekrarlı süreç var iken diğer

kısımda değişkenlik gösterildiği için sürekli yeni kararlar alınır. Bu tür kararlara yarı-

yapılandırılmış kararlar olarak adlandırılır[5]. Genellikle en çok kullanılan yarı- yapılandırılmış

kararlardır.

KARAR VERME MODELİ

Yönetim bilgi sistemlerinde birçok karar verme modelleri bulunur. En genel olarak ele alındığında;

1. Rasyonel yöntem: Bir sorunun çözümüyle karar verirken öncelikle sorunun problemleri hakkında geniş

bir araştırma yapılması, bu araştırmanın sonucunda analizler yapılıp alternatif kararlar oluşturulması, bu

alternatif kararların çözümün sonuçları ile ilgili analiz yapılması ve aralarında en uygun çözüm kararını

seçilmesi yöntemine rasyonel yöntem denir.[7] Bu yöntem her zaman kullanılmamaktadır. Para ve

zaman gerekmektedir. Her zaman bulunun çözüm sonucu gerçek hayatta imkansız olabilmektedir. Son

zamanlarda gelişen Karar Destek Sistemi yardımıyla uygulanabilir çözümler ortaya çıkmaktadır.

2. Sezgisel karar alma yaklaşımı; Bir sorunun çözümüyle karar verirken kişinin geçmişteki yaşadığı

tecrübe ile sezgiyle dayanarak, en tahmin edici çözüm mantığıyla yapılan karar alma yöntemidir[8]. Bu

yöntem sürekli veya benzer sorunlara karşı aynı kararlar alınarak sistemin çözmeye çalışır. Aksi halde

uygun karar alınmadığı zaman farklı kararlar verilebilir. Bu durumda çalışma ekibin olumsuzluklara

karşı moral bozukluğu ve verimsiz çalışmasına büyük olasılık yol açar.

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ

Yönetim bilgi sistemi(Management Information Systems - YBS), bilgisayar tabanlı olan bir sistemdir. Bir

işletmenin, bir kuruluşun veya bir örgütün alt birimidir. [10] YBS’nin farklı farklı tanımları vardır. Bunlardan en

yalın ve en anlamlı olacak tanımlama; Bir işletmenin veya bir kuruluşun geçmişteki- şimdiki- gelecekteki

verileri toplayarak, onları belirli bir süreçten geçirerek (temizleme, filtre, analiz) gerekli bir bilgi oluşturup

yöneticilere sorun hakkında yapılabilir çözümler ortaya seren karar destek sistemi olan bilişim tabanlı bir

sistemdir.[10]

Şekil 4 Yönetim Bilgi Sistemi temel bileşenleri[9]

Yönetim: Oluşan kaynakların bir araya getirip uyumlu ve verimli bir şekilde yönetilmesi [9]

Bilgi : Kaynaklar dış ve iç olarak gruplara ayrılır. Sistem için gerekli bilgileri tespit edilip, gelen dış ve iç

kaynakların temizlenip, filtrelenip ve analiz edilerek son olarak sistem için gerekli bilgileri oluşturan bir veri

oluşturur. [9]

Sistem : Belirli bir amaçlar doğrultusunda yönetimi ve bilginin süreçleri bir araya gelerek oluşmasıdır. [9]

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİN KAPSAMI

Yukarıdaki yapbozun açıklamalarını maddeler şeklinde aşağıda verilmiştir.

1. Alternatifli Stratejikle Yönetim:

Modeli belirleme,

Ekipleri sisteme dâhil etme,

Aşamaları sistem dışı/içi işletip sistemde verileri tutma,

Görselleştirebilme, diğer kısımlarla ile bağ (sürece bağlanma, izlemedeki diğer unsurlar ile

uyum, proje yönetimi ile bağ vb.)

2. Süreç Tasarımı ve Otomasyonu:

Sistemin veri tabanlarını ve olaylarını modelleme,

Görev, olay, rol, belge unsurlarını teknik bilgi sahibi olmadan tasarlayabilme,

Süreç dokümantasyonu ile işletişi arasındaki statik ilişkiyi dinamik hale getirme,

Stratejiler ile süreçlerin ilişkilerini kurabilme,

Alternatifli

Stratejik

Yönetim

Süreç Tasarımı

ve Otomasyonu

Dinamik

Süreç Doküman-

tasyonu

İç Kontrol ve Risk

Yönetimi

İnsan Kaynakları

Yönetimi

Proje Yönetimi

(Uygulama ve

Takvim)

Kurumsal

İzleme Süreç ve

Birim İzleme

Bireysel İzleme

Kurumsal

Tanımlama (Kurgu ve

Kalıplar)

İş Geliştirme

(Teklif ve sözleşme

Yönetimi)

Görev

Yönetimi

Görsel Modelleme

Aracı (Flying

Logic)

Eğitim Yönetimi

(Uzaktan

Eğitim)

İdari Süreçlerin

Sisteme Dahil Edilmesi

(Satınalma vb.)

Etkin iletişim

yönetimi (Sohbet ve

Mobil)

Çalıştay

Yönetimi

Ve Dahil Edilecek Diğer

Modüller

İntranet Dinamik

Görev

Tanımları

Şekil 5 Yönetim Bilgi Sistemin Kapsamı

Şekil 6 Süreç Tasarımı ve Otomasyonu

3. Dinamik Süreç Doküman- tasyonu:

Süreçlerin listeden ziyade süreç ilişki diyagramları ile gösterimi (süreç evi),

Sistemde çizilen süreçleri daha etkin tanımlama dokümanlarına otomatik çevirme (ppt, SAP),

Sistemdeki güncellemeleri otomatik yapabilme

4. İç Kontrol ve Risk Yönetimi:

SP ve süreç ile karmaşa, risk yerine sorun tespitleri,

Risk yönetimini bağımsız bir süreç olmaktan çıkartıp ilgili süreçlerin içine entegre etmek,

İç kontrol rollerini yürütücülükten koordinasyona çekmek,

Tüm bu işlevleri sistem ve veri tabanları üzerinden çatışmaya gerek olmadan çözebilmek,

Gerekenlerin yerine getirirken sorun tespitinden ziyade risklere odaklanabilmek

5. İnsan Kaynakları Yönetimi: Visio çizimleri dışında tanımlama yoktur.

Rol, görev unvan karmaşası,

Dinamik organizasyon şeması çizebilme,

Süreç tanımlamada bu yapıyı kullanabilme,

Şekil 7 İnsan Kaynakları Yönetimi

6. Kurumsal Tanımlama (Kurgu ve Kalıplar): Kişiler, Danışmanlar, müşteriler, müşteri çalışanları

tanımlanabilmektedir. Standart proje kalıpları (Gant Chart) hazırlanabilmektedir. Benzer şekilde

standart eğitim programları oluşturulabilmektedir.

7. İş Geliştirme (Teklif ve sözleşme Yönetimi): Talepten sözleşmeye kadar tüm aşamalar

yürütülebilmektedir.

Temel bilgileri (ad, kapsam vb.)

Kurum (müşteri kurum)

Proje Ekibi (yürütücü ve iş geliş.)

Gant ve program (kalıptan)

Proje kaynakları (salon, eğitici vb.)

Proje bütçesi (otomatik hesap)

Onay (teklif, sözleşme vb.)

Şekil 8 İş Geliştirme

8. Proje Yönetimi (Uygulama ve Takvim): Uygulamaya alınan projeler ekiplerin listesinde görünür. Proje

içinde yapılabilecek işlemler dinamik ekranlar ile yürütülür (görevlendirme, sekretarya, maliyet

yönetimi, aşama yönetimi, faturalandırma vb.). Birçok farklı takvim uygulaması ile etkin kapasite

planlama yapılır.

9. Görev Yönetimi: Bir proje/eğitim vb. başladığında ilgili roldekilere görevler atanır. Atana görevler bir

kanvas (görev oluştu, atandı, başlandı, tamamlandı, iptal edildi) yardımı ile yönetilir. Görevler sistem

içinde ya da dışında yürütülebilir. Sistem dışındaki görevler için mobil uygulama ile takip

gerçekleştirilebilmektedir.

10. Etkin iletişim yönetimi (Sohbet ve Mobil) ve İntranet:

Sayfa ve mobil üzerinden iletişim yapılabilmektedir.

Alan / proje / eğitim gibi gruplar oluşturulabilir.

Görev üzerine de sohbet iletişimi, mobilde görev takibi vb.

Enstitü içi duyuru ve haberlerin mail trafiği yerine intranet üzerinden yürütülebilmesi,

İdari sistemlere etkin ulaşım,

Diğer intranet iyileştirmeler zamanla yapılabilir.

11. Eğitim Yönetimi (Uzaktan Eğitim): Karma Eğitim, farklı tür içerikler, izleme ve değerlendirme

12. Kurumsal İzleme, Süreç ve Birim İzleme ve Bireysel İzleme:

Stratejik yönetim, süreç sistemleri dahil edilince daha dinamik hale gelecektir.

Mevcutta kurumsal izlemede KPI seviyesinde göstergeler izlenecektir.

Gerçekleştirilen kişi gün eğitim

Gerçekleştirilen danışman gün

Eğitim değerlendirme ortalamaları

Proje izlemesi (planlanan ve gerçekleşen gant, maliyet, kapsam)

Alan izlemesi (kişi başı gelir)

Enstitü gelir ve giderleri Vb.

Proje, eğitim, OAP, oturumlarda yapılan her görev bonus mantığı ile toplanacak eğitim/proje değerlendirme

anketi ortalamaları gibi kalite göstergeleri ile çarpılacak kişi performansı izlenecektir.

13. Dinamik Görev Tanımları, İdari Süreçlerin Sisteme Dahil Edilmesi (Satınalma vb.), Görsel Modelleme

Aracı (Flying Logic) Ve Dahil Edilecek Diğer Modüller:

Diğer modüller gibi benzer mantık ile tasarlanmış bu modüller bir sonraki adamda uygulamaya

alınacaktır.

Dinamik görev tanımları, süreç tasarımlarından yola çıkarak rol bazlı otomatik görev

tasarımlarının hazırlanabilmesine müsaade eden statik yerine dinamik tanımlamalardır.

Süreç tasarımı başta olmak üzere tüm modellemelere zemin hazırlamak için şu ana kadar

kullanılan flying logic in eksikliklerinin giderildiği araçtır.

görevev

Görev

14. Çalıştay yönetimi: Online olarak çalışan kişilerin facebook yerine fikri ile var olduğu ve ortak raporlara

dönüştüğü sanal think-tank ortamıdır. Görsel aracın tasarımı sonrası çalışılacaktır.

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİN MİMARİSİ

YBS sistemlerinde çok katmanlı işlemci-sunucu modelleri bulunmaktadır. İşletmenin farklı hareketleri için veri

ambarı, veri tabanı, işletmenin bölümlerine ait veri pazarlarının bilgilerini düzenlemek, özetlemek, rapor

çıkarmak, analiz yapmak amacıyla kullanılır.

Sistem raporlarını içeren tasarımlar mevcuttur. Yöneticiler programlamak isterse onaylama, rapor oluşturma,

gönderme gibi kavramları sistem üzerinden yapılabilir. Bu tür işlemler çoğunluk olarak Web sunucusunda

oluşur. İnternet tarayıcı ortamından yararlanırlar.

Şekil 9 Yönetim Bilgi Sistemin Mimarisi-Alıntıdır.[11]

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİN ÖZELLİKLERİ

Sistemin yönetim bilgi sistemlerini kullanırken ne tür avantajları veya dezavantajlarıyla birlikte özelliklerini

maddeler halinde sıralanırken;

Veri-kayıt işlemleri

Programlanmış ve programlanmamış kararları

Yöneticilerin plan yapma amaçlarını destekleme

Verilerin bilgilerini raporlamaya

Farklı farklı alanlardan oluşan entegre edilmiş veri tabanı kullanımı

Operasyonel, taktik ve stratejik yönetimi vardır. Bu yönetimler yöneticilerin katman seviyelerine

ayrılarak kolaylık ve verimli kullanılmasını sağlar.

İş geliştirme Proje Faaliyet / Eğitim

Oturum İdari Süreçler

Rutin-basit işlemlerden daha çok karmaşık farklı bölümlerden bir araya toplayarak oluşan veri

bilgilerinde daha çok kullanım sağlar.

YBS, her kullanıcı alfa özelliğine sahip olabilir veya tek bir şahıs alfa özelliğine sahip olabilir. Oluşan

sistemin veri tabanı yazılımına bağlıdır.

YBS, öncelik olarak dış çevre olaylarından ziyade işletmenin veya kuruluşun iç çevre olaylarıyla

alakalıdır. [12]

Mevcut Yönetim Bilgi Sistemi ve YBS Altyapı Revizyonu

İşletmelerde ya da kuruluşlarda yönetim konusunda karmaşıklık mevcuttur. Bu karmaşıkları söyle sıralarsak;

Stratejik Planlama

Kurumsal Performans

Görev Tanımları

Stratejik Gelişim Projeleri

Süreç Yönetimi (Standartları)

Hizmet içi Eğitim

Bu karmaşıklıklar farklı farklı bölümlere ayrılarak denetim yapmak, durumları incelemek, bilgi erişimi gibi

fonksiyonel işlemleri yapmak zorlaşmakta ve zaman kaybı oluşmaktadır. Bu durumda sistemin verimliliği

arttırmak, bilgi sistemini etkin kullanmak, ihtiyaç ve talepleri karşılamak için bir yazılım oluşturulmalıdır. Bu

yazılım Farklı yönetici kişilerin bir arada bir sistemde tutulmak, tek yönetici gibi farklı alanlara da erişim

sağlanabilmesi, zamandan kazanç, verimliliği arttırır.

Stratejik planlama, portföy yönetimi (proje seçimi), program yönetimi (projeler koordinatörü), stratejik gelişim

projeleri, süreç yönetimi (strandartlar), süreç iyileştirme projeleri, kurumsal performans, birim/süreç

performansı, görev tanımları, hizmetçi eğitim, bireysel performans bu parçaları bir arada toplayarak bir yönetici

sistem oluşturur. Bu parçaların her biri bir veri tabanı altında toplanır. Böylelikle sistemin kullanıcı aktifliği

arttırır. Her işlem fonksiyonlarını kolaylıkla erişim sağlanır.

Stratejik Planlama

Süreç Yönetimi (Standartlar)

Stratejik Gelişim Projeleri

Kurumsal Performans

Hizmet içi Eğitim

Görev Tanımları

Şekil 10 Mevcut Yönetim bilgi sistemi

Şekil 12 YBS altyapı şeması

Şekil 11 Entegre edilmiş YBS

Kurumların yönetim sistemlerinin birbirileriyle uyumlu şekilde vizyona yönlenmesini garanti altına alınır.

Özet olarak bahsedildiğinde yukarıda bahsettiği sistemi kullanmak insan vücudundaki sinir sistemine benzer.

Beyin sinyal gönderildiğinde sinir sistemi yoluyla sinyal aktarımı yapılır. Komuta göre hareket eder. Bu yönetim

bilgi sistemine benzer bir olaydır. Her biri farklı bölümlerini tek bir veri tabanı altında toplanıldığı zaman kontrol

edilmesi kolay olur. Veri bilgisi güncellendiği zaman veya değişiklik yapıldığında veri tabanından gidip ekleme-

silme- düzeltme işlemi yapıldığında o veriye ait tüm bilgilerde değişiklik gösterir. O yüzden yukarıda

bahsedilen sistemi kullanmak kullanıcılar için büyük kolaylık sağlar.

SİSTEMİN ALTYAPI SUNUCULARI

Aşağıda görülen sunucu tablosu sistemin altyapı sunucularından bahsedilecektir. Maddeler halinde sıralarsak;

Kimlik Alanı: Her bir kullanıcının belirli bir kimliği, her malzemenin belirli bir kodu oldukları gibi her

bir veri bilgisinin kimlikleri vardır. Bütün kimlikleri burada tutulur. Her zaman erişim sağlanabilir.

Veri tabanı sunucuları alanı: Verielrin tutuldupu kısımlara veri tabanı denir. Her bir bilgiler veri tabanı

üzerinden kontrol edilir, değişiklik yapılabilir.

Web sunucuları alanı: Sistemin birbiriyle haberleşme-iletişim sağlayabilecek ortama denir. Bu

ortamdan internet tarayıcı olarak kullanılabilir.

Enterprise Service Bus: Veri alış-veriş yapıldığında belirli bir noktalardan geçmelidir. Bu oluşan

noktalar veri kanalını oluşturur. Başka ortama aktarım sağlar.

Kurum içi Uygulama: Sistemin yönetimini daha verimli hale getirmek için sistem için uygulamayı

oluşturmak

Bildirim ve veri toplama alanı (veri tabanı - Web): Alınan- girilen veri bilgilerin bildirimleri, verileri

toplanıldığı alana denir.

Depolama alanı: Geçmiş veri kaydını yapıldığı, gerekli görüldüğü verilerin ayrı bir alan oluşturup

depoalama alanı yapılması

Sisteme başlamak için kurum içi kullanılan uygulamadan öncelikle kimlik doğrulama yapılması gerekir. Veri

tabanında var olan kimlikle erişim sağlanır. Olmayan kimlikle giriş erişimi verilmez. Sisteme kimlik doğrulama

yapıldıktan sonra farklı alanlara erişim sağlanır. Proje depolama alanı, muhasebe depolama alanı, IK depolama

alanı, Organizasyon depolama alanı ve Tesis depolama alanı erişim sağlanır. Bu alanların bir veri tabanında

altında toplanır. Herhangi bir veri değişikliği yapıldığında (Silme – düzeltme - ekleme) bütün alanlardaki o

veriye ait bilgileri değiştirir. Sistem daim olarak güncel tutulur. Bu sistemin veri alış- verişi Enterprise Service

Bus üzerinden sağlanır. Bir kanal alanı vardır. O kanal alanından platformlar arasında veri taşımacılığı yapılır.

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİN KARAR VERME ROLÜ

Şekil 13.YBS karar verme süreci-Alıntıdır.[13]

Yönetim bilgi sistemleri (YBS); Bir işletmenin ya da bir kuruluşun yönetim işlemlerini desteklemek için gereken

bilgileri aktarmak, depolamak, organizasyon hakkında bilgi vermek gibi otomatik bilgi sistemidir. Verileri

platformdaki farklı alanlara dağıtılır[54]. Yönetimi doğru ve gerekli bilgileri üretmek için veri işlenmesi, analizi,

grafikler, diyagramlar, tablolar, raporlar gibi çeşitli fonksiyonel işlemler yapılır. YBS tüm iş bilgilerinin merkezi

depolama sağlar. YBS sistemi tüm düzeyler arasında kullanılır. YBS farklı türleri vardır. Bu sistem sadece bilgi

toplama – bilgi oluşturmak değildir. Aynı zamanda önemli bir rasyonel kararlar yönetimi için yararlı çeşitli

yöntemler kullanılır. Bu yöntemler yönetim için karar vermede önemli bir rol oynar.

YBS için karar verme rasyonel yöntem için etkili ve zamanında kararlar yardımcı olur. Örneğin; yatırımlar,

istihdam, ürünler gibi her yönüyle ilgili organizasyonda yardımcı olur ve gereken bilgilere daha hızlı erişim

sağlar. Karar verme yöntemi alternatif çözümler anlamına gelir. Bu yönetimin her kademesinde farklı görevler

oluşur ve ayrılamaz bir yönetimidir. Verilen kararların başarılı veya başarısız olması kurumun verdiği kararlara

bağlıdır. Kurumun etkinliği faaliyetleri kararların kalitesini gösterir. YBS, YBS modeli tipleri ve KDS (karar

destek sistemi) karar verme rolünü etkisi bulunmaktadır.

YBS’nin karar verme etkisini şu şekilde ifade edebiliriz:

Karar verme süreci için gerekli olan bilgilerin en kısa zamanda elde edilmesine yardımcı olur.

Üst yönetimler alt yönetimlerin yaptığı her veri değişikliği gözlemleme, denetleme, erişim sağlamasına

yardımcı olur.

Analiz yapıldıktan sonra raporlama

Veri depolamasında yardımcı olur.

SONUÇ

YBS en temel amacı bir organizasyonun tüm kademelerdeki (üst-alt yönetim) gereken bilgileri iletmektir.. Bu

yüzden tek bir veri tabanı altında toplanıldığında bir veri bilgi değişiklik yapıldığında sinir sistemi gibi o veri

bilgiye ait tüm değişiklikleri uygular ve her zaman güncel halinde tutar. Fakat YBS sistemin için farklı alanlar

oldukları için farklı bilgi verileri girilmelidir. Bunun için veri kimlik doğrulama platformda doğrulama

yapıldığında veri kanallarının iletişim yolunu kullanarak gereken kişilere ulaşıp veri alış-verişi sağlayabilir.

YBS sistemi bir işletmenin veya bir kuruluşun karar verme işlemini kolaylaştırmak için gerekli bilgileri en kısa

zamanda anlamlı ve doğru bir şekilde bilgi desteği sağlar. Etkili ve verimli bir planlama, kontrol ve diğer

fonksiyonel işlemlerini gerçekleştirebilir. Aynı zamanda sistemin durumlarına bağlı olarak alternatif çözümlerle

birlikte olabilecek analiz raporları sunar. Uygulanabilir kararlar alınmasında yardımcı olur.

KAYNAKLAR

[1]Onursoy, A.1999., “Yönetim Bilgi Sistemleri ve Yönetim Kararlarında Karar Destek Bilgi Sisteminin

Araştırılması, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Yüksek Lisans Tezi, Eskişehir

[2] Fred C. Lunenburg Sam Houston “THE DECISION MAKING PROCESS “ NATIONAL FORUM OF

EDUCATIONAL ADMINISTRATION AND SUPERVISION JOURNAL VOLUME 27, NUMBER 4, 2010 1

State University

[3][http://enm.blogcu.com/yuksek-lisans-tezi-yonetim-kararlarinda-verimliligin-rolu-6/9917881,"YÖNETİM

KARARLARININ ALINMASINDA VERİMLİLİK ÖLÇÜTÜNÜN ROLÜ",Acar,Cem,Erişim Tarihi:

28.07.2016]

[4]Önder, E., “Yönetim Bilişim Sistemleri Kapsamında Web Tabanlı İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri ve

Bir Uygulama”, İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Sayısal Yöntemler

Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2005

[5][Liderlik, Yönetici, Yönetim, Karar Verme- 12), http://enm.blogcu.com/liderlik-yonetici-yonetim-karar-

verme-12/9181510]

[6][http://slideplayer.biz.tr/slide/8629588/," YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ", Prof.Dr. Orhan

TORKUL,sayfa:11,Erişim Tarihi: 30.07.016]

[7][https://en.wikipedia.org/wiki/Rational_planning_model,"Rational planning model",Erişim Tarihi:

29.08.2016]

[8][ Bedoyere, Q., (1997), Sorun Çözme Teknikleri, Rota Yayın Yapım Tanıtım Tic. Ltd. Şti., (Çeviren: Doğan

Şahiner), İstanbul.]

[9]Muhammet Damar Doç.Dr.Yılmaz Gökşen “Üniversiteler İçin Yönetim Bilişim Sistemi; Yazılım Yaşam

Döngüsü İçinde Planlanma, Analiz ve Tasarım Süreçleri” 2 INTERNATIONAL SYMPOSIUM ON

INNOVATIVE TECHNOLOGIES IN ENGINEERING AND SCIENCE 2014

[10]Artit Kornkaew “Management Information System (MIS) Implementation Challenges, Success Key Issues,

Effects and Consequences: A Case Study of Fenix System” Jönköping International Business School, Jönköping

University Jönköping, May 2012

[11][https://tr.wikipedia.org/wiki/Y%C3%B6netim_Bili%C5%9Fim_Sistemleri#/media/File:MIS_Architecture.p

ng,"Yönetim Bilişim Sistemleri",Erişim Tarihi: 25.06.2016]

[12][http://academic.akun.edu.tr/images/file/ybs_sunumpdf-b02b0cfc-83c2-46b0-9e7f-

f61cae81eca6.pdf,"Yönetim Bilgi Sistemleri",Tüccaroğlu,Bora, Ocak 2015, Erişim Tarihi: 27.06.2016]

[13][http://www.ijsrp.org/research-paper-1015/ijsrp-p4671.pdf, "Review on Management Information Systems

MIS) and its Role in Decision Making", Lahar Mishra, Ratna Kendhe,Janhavi Bhalerao,Ekim 2015, Erişim

Tarihi: 30.07.2016]

[14]][https://ikramdastan.files.wordpress.com/2014/03/mis-laudon-tc3bcrkc3a7e-v-2.pdf,"YÖNETİM BİLGİ

SİSTEMLERİ",NARALAN, Abdullah, Erişim Tarihi: 29.08.2016]

[15][http://dergiler.ankara.edu.tr/dergiler/26/1007/12213.pdf,"Yönetim Bilgi Sistemlerinin yönetim

Fonksiyonları üzerine etkisi", Anameriç,Hakan, Erişim Tarihi:8.07.2016]

[16] Joshi, Girdhar (2013). Management Information Systems. New Delhi: Oxford University Press. p. 328.

[17]Hwang, M.I. ve Windsor, J.C. ve Pryor (2000), A. Building a Knowledge Base for MIS Research: A Meta-

Analysis of a System Success Model, Information Resources Management Journal, v. 13, is. 2, pp. 26- 32.

[18]Srinivas Nowduri1 & Shafi Al-Dossary “Management Information Systems and Its Support to Sustainable

Small and Medium Enterprises DBA International Journal of Business and Management” Vol. 7, No. 19; 2012

[19]Özcan, B.,“Yönetim Bilişim Sistemleriyle İşletmelerde Değer Yaratılması”, Yıldız Teknik Üniversitesi,

Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı, İşletme Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2006

[20}Soysök T. “Yönetim Bilgi Sistemleri İçin Yazılım Arayüzü Geliştirilmesi” Selçuk Üniversitesi Fen

Bilimleri Enstitüsü Bilgisayar Mühendisliği Anabilim Dalı Yüksek Lisans Tezi Konya, 2009