yÖnetİm bİlgİ sİstemİ ve uygulamalari · danıúman: prof. dr. alptekin erkollar İstanbul...
TRANSCRIPT
1
T.C.
HALİÇ ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
İŞLETME
DOKTORA PROGRAMI
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ VE UYGULAMALARI
Hazırlayan: Ercan CANER
Danışman: Prof. Dr. Alptekin ERKOLLAR
İstanbul
Aralık 2012
2
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ VE UYGULAMALARI
Ercan CANER1
ÖZET
Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaygın şekilde kullanılmaya başlandığı bir
dönem olan 21. yüzyıl, toplumsal, ekonomik, siyasal, kültürel ve teknolojik değişimleri
de beraberinde getirmiş ve yükselen rekabet, bilginin önemini büyük ölçüde
artırmıştır. Geleceği planlayan, sonuç odaklı ve olayları önceden yönlendirebilen bir
yönetim yaklaşımının başarılı olabilmesi için kurumun muhasebeden insan
kaynaklarına kadar bütün birimlerini, fonksiyonlarını birbirleriyle ilişkilendiren,
performans yönetiminin ihtiyaç duyduğu veri setlerini oluşturan, sağladığı bilgi birikimi
ile kurumsal hafızayı teşkil eden bilgi sistemlerine ve bu sistemlerden yöneticilerin
kurumsal faaliyetleri izlemesine ve değerlendirmesine imkân sağlayacak, karar
almalarına yardımcı olacak bilgileri oluşturacak yönetim bilgi sistemlerine ihtiyaç
duyulmaktadır.
Anahtar Kelimeler: Bilgi, stratejik yönetim, yönetim bilgi sistemi.
ABSTRACT
The 21st Century in which information and communication technologies started
to be used extensively, brought forth as well the social, economic, political, cultural
and technological changes into our lives and the competition environment increased
the value of information. Result-based and pre-emptive information systems should
be able to plan the future, covering all the functions of an organisation from
computing to human resources, and management information systems should
provide the managers with all required information systems to help and facilitate them
to monitor and evaulate the organisational activities.
Keywords: Knowledge, strategic management, management information system.
1 İstanbul Haliç Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Doktora Programı Öğrencisi
3
1. KURAMSAL ÇERÇEVE
1.1 Bilginin Tanımı ve Çeşitleri
Veri ile ne yapılması (ne zaman ve nasıl) gerektiğinin bilinmesi şeklinde
tanımlanan2 bilgi kavramı çoğu kez enformasyon ile eş anlamlı olarak
kullanılmaktadır. Ancak birbirleri ile yakından ilişkili olan veri, enformasyon ve bilgi
kavramları arasında temel farklılıklar vardır. Veri, "bilgi işleme sürecinin temel
hammaddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham,
işlenmemiş gerçekler ya da izlenimler"3 olarak tanımlanmakta ve enformasyon ile
bilginin altyapısını oluşturmaktadır. Veri, genelde tek başına bir anlam ifade
etmediğinden, karar vermek adına yeterli ve güvenilir temel oluşturmaz. Veri
yapılandırılmamış, sınıflandırılmamış, ilişkilendirilmemiş ve hemen bir anlam
verilemeyen enformasyon (haber/malumat) kırıntısı, olgularıdır4. Birden fazla veri bir
araya getirilip işlenmek suretiyle birtakım sonuçlar çıkarılmasına yarayabilir.
Enformasyon, bir amaca yönelik olarak organize edilmiş verilere denir. Verilere değer
ekleyip enformasyona dönüştürmek için kullanılan yöntemler aşağıdadır:5
Amaca yönelme: Veriler amaca uygun olarak toplanır.
Kategorize etme: Veriler analize uygun birimlerine ya da temel bileşenlerine
göre kategorize edilir.
Hesaplama: Veriler matematiksel ya da istatistiksel olarak analiz edilir.
Düzeltme: Veriler hatalardan arındırılır.
Özetleme: Veriler kısa ve öz görünecek şekilde özetlenir.
Enformasyon ve bilgi arasındaki temel fark; bir olguya ait bir şeyler bilmenin
enformasyonu, o olgunun bir dış etkene karşı nasıl bir davranış göstereceğini
varsaymanın veya söz konusu enformasyonu yeni bir fikre (yeni bir ürün, kurumsal
değişim, strateji) dönüştürmenin de bilgiyi ifade etmesidir. Bilginin elde edilme süreci,
veri toplama, veriden anlamlı sonuçlar veya ilişkiler çıkararak enformasyonu
oluşturma ve enformasyon üzerine katma değer yaratma olarak özetlenebilir. Elde
edilen veriler yukarıda belirtilen yöntemlerle öncelikle enformasyona, müteakiben de
bilgiye dönüştürülürler.
2 ANUMBA, Chimay J., “Knowledge Management”, Eğitim Notları, ODTÜ SEM, 2006 3 ÖĞÜT , A., “Bilgi Çağında Yönetim”, Ankara, Nobel yayın dağıtım, 2001 4 http://aydinerceis.wordpress.com/2011/06/19/bilgi-ve-enformasyon-uzerine-bir-deneme/ 5 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006.
4
1.2 Bilgi Teknolojileri
İçinde yaşadığımız çağ, neredeyse tüm alanlarda köklü değişimlerin olduğu ve
bunun da özünde çok hızlı ilmi ilerlemelerin bulunduğu bir çağdır.6 Bilginin
toplanmasında, işlenmesinde, depolanmasında, ağlar aracılığıyla bir yerden bir yere
iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan, iletişim ve
bilgisayar teknolojilerini kapsayan bütün teknolojiler "bilgi teknolojisi" olarak
adlandırılabilir.7
Bilgi teknolojisini; bilginin üretilmesi, toplanması, biriktirilmesi, işlenmesi,
yeniden elde edilmesi, yayılması, korunması ve bunlara yardımcı olan araçlar olarak
tanımlayabiliriz. Bunlar her alan için geçerlidir. Burada araç-gereç değil, insanın
önemi ve bu teknolojiyi oluşturmak için belirlenen hedefler vurgulanmaktadır.
Karmaşık ve yarışmacı bir dünyanın üyesi olan insan, yaşamda kalmak ve varlığını
sürdürebilmek için önemli nitelik ve nicelikte bilgiye ulaşma, bilgiyi kullanma, kısacası
bilgiye sahip olma gereksinmesi içindedir. İnsanın bu gereksinmesini gidermede en
önemli sorun, bilginin nasıl elde edileceği, nasıl dağıtılacağı ve nasıl saklanacağıdır.
Bu da bilgi teknolojilerinin hızla gelişmesinin en önemli nedenini oluşturmaktadır. 8
İnsanlık tarihinin son üç yüz yılına damgasını vuran endüstri çağının sona
ermesine ve "bilgi toplumu" olarak adlandırılan yeni bir çağa girilmesine bilgi
teknolojilerindeki hızlı gelişimin sebep olduğu açıktır. Bilgi teknolojilerinin iki ana ve
ayrılmaz bileşeni, yazılım9 ve donanımdır10. Malzeme teknolojisindeki gelişim,
sistemlerin donanım ve paralelinde yazılım yeteneklerini, kapasite ve hız açısından
geçmişte hayal bile edilemeyecek seviyelere taşırken donanımların fiziksel boyutları
da benzer şekilde küçülmüştür. Internet ve mobil iletişim şebekeleri ile ulaşılması
istenen bilgiye veya kişiye olan mesafe, iletişim kurmak için seçilen cihaz ile aradaki
6 KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001. 7 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006. 8 http://www.msxlabs.org/forum/soru-cevap/388905-bilgi-teknolojisinin-sozluk-anlami-nedir.html#ixzz2ExZ6NGhY
9 Bir bilgisayarın işe yaraması için gereken ve gerekebilecek programların tümüne birlikte verilen isimdir. Bir
başka deyişle; yazılım, bir programlar topluluğudur (ya da bütünüdür.) 10 Bilgisayarın elektronik/elektromekanik ve mekanik aksamına verilen genel isimdir. Örneğin, bilgisayarın
ekranı, klavyesi, bütünleşmiş devre ve transistorları, enerji kabloları, disk/disket sürücüleri, açma-kapama
anahtarı, yazıcısı birer donanım unsurudur.
5
mesafeye inmiştir. Kablosuz ağların yaygınlaşması ile sınırsız erişimin önünde
neredeyse hiç engel kalmamıştır.
Bilgi akış hızının artması ve internete erişimin kolaylaşması ile bilgi paylaşımı
da artmıştır. Bu doğrultudaki değerlendirmelerden biri de, dünyanın en büyük yazılım
şirketinin kurucusu olan Bill Gates’in bilgisayar kullanmanın temel faydasını “bilgi
paylaşımı” olarak tanımlamasıdır11. Bill Gates bilgi paylaşımı hakkındaki görüşünü,
“Bilgiyi paylaşabilme düşümüz en başından beri bizimle birlikteydi. Bu düşümüz her
zaman vardı.” şeklinde ifade etmiş ve bilgi teknolojilerinin bugün gelmiş olduğu
noktanın bu amaç temelinde gerçekleştiğini belirtmiştir.
1.3 Sistem Kavramı Sistem; nesneleri, fikirleri ve amaçları işleyen bileşenlerin oluşturduğu bir
mekanizma olarak tanımlanabilir. Günlük yaşantıyı kolaylaştıran çoğu unsurun
adlandırılmasında kullanılan sistem sözcüğü, fiziksel öğeler ile sınırlı bir kavram
değildir. Sistemin niteliğinden bağımsız olmak üzere, her sistemde girdiler işlenir ve
ürün elde edilir. Sistem bileşenlerinin ara ürünleri olsa da sonuçta son ürün esas
alınmaktadır. Genel bir sistem modelinde giriş, işleme ve çıkış bölümleri vardır12.
1.4 Bilgi Sistemleri
Günümüzde, gelişen bilgi teknolojilerini etkin kullanabilen, bilgi akışını sağlıklı,
doğru ve kapsamlı bir şekilde alabilen, bu bilgiyi doğru ve zamanında kullanabilen
kurumlar rekabette üstünlük sağlamaktadır. Kurumlarda kurulan bilgi sistemleri
kurumları bilgi tabanlı duruma getirmiş ve kurum yapılarında önemli ölçüde
dönüşümlere neden olmuştur. Gerçekleşen bu dönüşüm ile katılımcı yönetim anlayışı
yaygınlaşmış ve kurumsal kademe sayısı azalmıştır. Bilgiye kolay erişim sonucu
karar verme süreci kısalmıştır.
Bilgi sistemleri, “Bir kurumda kontrol ve karar mekanizmalarına destek olmak
için gerekli bilgileri toplayan, depolayan, dağıtan, etkileşimli olarak çalışan donanım
ve yazılımların bütünü” olarak tanımlanabilir. Kurumun her eylemi bilgi üretir ve
ürettiği bu bilgiyi kullanır13. Bu bilgi, hem çevresel, hem de üretim süreci girdi ve
çıktılarına ilişkin verilerin işlenerek değerlendirilmesi sonucu elde edilir. Bu sürece
11 GATES, Bill, “Dijital Sinir Sistemiyle Düşünce Hızında Çalışmak”, 1999 12 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006. 13 DUNCAN, P., “The Impact of IT on Small Legal Practices in Scotland.
6
“veri işleme” ya da “bilişim” süreci diyebiliriz. Bilgi sistemi ile ilgili bir nokta da, bilginin
kullanımı ve niteliği, ya da kalitesidir. Bilgi sistemlerinin başarısının, sistemi
kullananların memnuniyeti ile ölçülebileceği değerlendirilmiştir
• Bilgi sistemlerinin başarılı olması, o sistemi kullananlara ve yönetimin
desteğine bağlıdır.
• Bilgi sistemlerinin gelişiminde faydalı teknikler ve metotlar, ancak sistemin
etkin şekilde algılanması ve iletişim ortamının sağlanmasıyla tesis edilebilir.
• Bilgi sisteminin etkinliği, bilgi sistemini yöneten yöneticinin, bilgiyi
kaynağından, kullanıcısına ulaşıncaya kadar geçen süreç boyunca koordine
etmesine bağlıdır.
Bilgi sistemlerinin etkin çalışıp çalışmadığını gözden geçirip, mevcut sistemi
yenileme ya da tamamen değiştirme kararı almak için kurumların aşağıdaki
problemleri değerlendirmesi gerekir:
• Yöneticiler, bulundukları seviyeye uygun olmayan, fazla detaylı ve zaman
alan raporlarla karşı karşıya kalırlar. Bazen daha alt seviyede çalışan personele
gitmesi gereken bilgi, üst yönetime gelmekte, bu da otoritenin yeniden tayin edilmesi
gereğini doğurmaktadır.
• Yöneticiler bazen yanlış yorumladıkları veya anlamadıkları raporlar alırlar.
Bu duruma çoğu zaman raporda kullanılan terminolojinin karmaşık olması neden
olmaktadır. Raporlarda bilginin özet olarak sunulması çok önemlidir.
• Yöneticilerin aldığı rapor sayısı, diğer bir deyişle bilgi miktarı fazla ve zaman
alıcı olmaktadır. Gereksiz bilgi, yöneticilerin yönetim etkinliğini azaltır ve kuruma
maliyet olarak yansır.14
1.5 Bilgi Yönetimi
‘Bilgi dairemiz genişledikçe, bilgiyi saran çemberin çevresi de
genişlemektedir.’15
Albert Einstein
Bilgi toplumunun en önemli özelliklerinden bir tanesi hazır bilgilere erişebilme
imkânının olmasıdır. Enformasyon teknolojisindeki hızlı gelişme, üretim için her türlü
14 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006. 15 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.
7
bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gibi zaman ve mekân kullanımında sağladığı
avantajlarla, üretimde etkinlik ve verimlilik artmıştır.16
Bilgi toplumunda teorik bilgiyi piyasada ürünlere ve hizmetlere başarılı şekilde
dönüştürenler ile eğitim, araştırma-geliştirme faaliyetlerine en çok yatırımı yapan
toplumlar ya da firmalar sosyo-ekonomik gelişmede çok hızlı ilerleme
kaydetmektedirler.17
Günümüzde stratejik kaynak olarak kabul edilen bilgiye erişim, bilgi
teknolojilerinin sağladığı imkânlarla kolaylaşmıştır. Ancak, kurumların öncelikle kendi
bünyeleri içinde yarattıkları bilgiye tam olarak hâkim olmaları gerekmektedir. Bu bilgi,
muhasebe, finansman, üretim, yürütülen projelere ve personele ilişkin bilgiler olabilir.
Bilgi yönetiminin temel amacı “örtük” bilginin “açık-erişilebilir” bilgiye dönüştürülmesi
olarak tanımlanabilir. Temel amaç, bilgiyi üretken kılmak, entelektüel sermayenin
kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, bilimsel olarak yaratılan bilginin
kurumsal alana transferini ve bilgiyi kurumun verimine katkı yapacak kişilere en
uygun biçimde ulaştırmayı sağlamaktır18. Örtük bilginin açığa çıkarılması, kurum için
önemli ve kritik olan bilginin kurum dışına çıkmasını önler. Bilgi yönetimi; bilginin elde
edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi süreci olarak
tanımlanabilir19.
Bilgi yönetimi; işbirliği, bilgi paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma ve
üzerine katma değer yaratma temeli üzerine kurulu olduğu için kurum kültürü ile
yakından bağlantılıdır. Bilgi paylaşımı uygulamalarına çalışanlar açısından bakıldığı
zaman, bireylerin takım çalışmaları da dâhil olmak üzere çalışma ortamında sahip
oldukları bilgiyi paylaştıkları zaman kendilerini önemsiz hissettikleri ve rekabet
ortamından dolayı bilgi paylaşımına karşı direnç gösterdikleri gözlemlenmektedir. Bu
direncin kuruma, kaynak kullanımı ve tecrübelerin aktarılması açısından olumsuz
yansımaları olmaktadır. Kurumlar arası ilişkilerde de bilgi sahipliği ve paylaşımı
çatışma yaratan bir konudur.
1.6 Yönetim
16 http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf 17 KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001. 18 ÇAPAR, B., “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?” 19 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006.
8
Yönetim; planlama organizasyon, koordinasyon, denetleme işlevlerinin bir
arada icra edilmesidir. Belirlenmiş hedeflere belirli kaynaklar ile ulaşmak olarak da
tanımlanan yönetim, temelde bir amacın gerçekleştirilmesi için kaynakların
koordinasyonudur. Yönetim, insanlar aracılığıyla iş yapma sanatı olarak da
tanımlanmıştır. Yönetim, amaçlara yönelik beşeri ve psiko-sosyal özellikleri olan bir
süreçtir.
Yönetimin bir süreç olarak, kabul görmüş daha geliştirilmiş bir tanımı ise
“işletmenin (örgütün), elindeki kaynaklarını planlayarak, organize ederek, yürüterek
ve kontrol ederek, diğer insanlar aracı ile etkili ve verimli bir şekilde kullanması ve
amaçlarını gerçekleştirmesi süreci” şeklinde yapılanıdır.20
Üst yöneticinin görevi, çalışanlarını, kurumun birimlerini yönlendirmektir.
Birimlerin performansı kendi içerisinde ne kadar iyi olursa olsun, kurumun görevlerini
etkin bir şekilde yerine getirebilmesi için üst yöneticinin yönlendirmesi büyük önem
taşımaktadır. Bir amacın gerçekleştirilebilmesi için yararlanılacak bütün unsurların
uyumlu bir şekilde yönlendirilmesi gerekmektedir. Başarılı bir yönetimin bir başka
ifadesi olan yönetsel etkinliğe; çalışanlar arasında amaç birliği, işbirliği ve paylaşımın
sağlanması ile ulaşılabilir. Yönetimin temel amacı kurumsal etkinliği ve verimliliği
artırmaktır.
Öte yandan yönetici yaptığı işin gereği olarak aynı anda pek çok sorunu
birlikte düşünmek zorundadır. Gerçek iş hayatında sorunların birbiri ardı sıra düzenli
bir şekilde gelmemesi, yöneticinin sistemler yaklaşımını esas almasını zorunlu
kılmaktadır.21
1.6.1 Stratejik Yönetim
Stratejik yönetim; kurumun dış çevresiyle olan ilişkilerinin düzenlenmesi,
kurumsal vizyon ve kurumu vizyona ulaştıracak stratejik amaç ve hedeflerin
belirlenmesi, stratejik hedeflere ulaşmak için yapılacak işlerin planlanması,
koordinasyonu ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlanabilir22. Stratejik yönetim,
geleceğe yönelik kararlar alınmasında kullanılan bir yönetim tekniğidir. Stratejik
yönetimin amacı, kurumun gelecekteki performansının artırılması, karlılık ve
verimliliğinin yükseltilmesidir.
20 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. 21 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. 22 R, Ömer, “Stratejik Yönetim ve İşletme Politikası”, Beta Yayınları, İstanbul, 1998
9
Stratejik yönetimin dört temel özelliği vardır:
• Hedefler doğrultusunda yön birliği
• Karar vermede paydaşların çoklu katılımı
• Kısa ve uzun vadeli perspektiflerin bütünleşikliği
• Verimlilik ve etkililik arasındaki denge
Stratejik yönetim işletmenin genelde günlük ve olağan işlerinin yönetimi ile
değil işletmenin “uzun dönemde yaşamını sürdürebilmesini mümkün kılacak, ona
rekabet üstünlüğü ve ortalama kâr üzerinde getiri sağlayabilecek” işlerin yönetimiyle
ilgilidir.
Stratejik yönetim sürecini “işletmenin uzun dönemde yaşamının devam
ettirilmesine ve sürdürülebilir rekabet üstünlüğü sağlamasına yönelik bilgi toplama,
analiz, seçim, karar ve uygulama faaliyetlerinin tümü” olarak tanımlayabiliriz.
Stratejik yönetim süreci “stratejik bilinç”e sahip olmakla başlar. Stratejik bilinç
işletmelerde bulunan yöneticilerin;
Kurumların ve rakiplerinin sürekli olarak çeşitli stratejiler ürettiği ve
uyguladığını,
Bu stratejilerin nasıl daha etkili olarak geliştirilebileceğini,
Değişim için çevresel fırsat veya tehditlerden nasıl yararlanabilineceğini
anlayabilme ve bu konularda kafa yormaları anlamındadır.23
Modern görüş açısından stratejik yönetim: “işletmenin uzun dönemde
yaşamını devam ettirebilmek, ona sürdürülebilir rekabet üstünlüğü ve dolayısı ile
ortalama kâr üzerinde getiri sağlayabilmek amacıyla, eldeki üretim kaynaklarının
(doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, altyapı, hammadde, v.s.) etkili ve verimli
olarak kullanılması” olarak tanımlanabilir.24
1.6.2 İyi Yönetişim
Yönetişim, bir toplumsal-politik sistemdeki ilgili bütün aktörlerin ortak
çabalarıyla elde edilen sonuçların oluşturduğu yapı ya da düzen olarak
tanımlanmaktadır.25
23 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. 24 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. 25 ÖZER, M. Akif, Yönetişim Üzerine Notlar, Sayıştay Dergisi, Sayı 63, http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der63m4.pdf
10
Özel sektörün rekabetçi yapısı ve kaydettiği ilerlemeler, kamu yönetimi
anlayışına ve bürokratik yapılarda köklü bir yeniden yapılanmayı gündeme getirmiştir.
İyi yönetişim kavramı ilk kez Dünya Bankasının 1989 Dünya Gelişme Raporunun
takdim kısmında “özel sektör girişimleri ve piyasa mekanizmaları önemlidir, ancak
bunların iyi yönetişim ile el ele gitmesi gerekir”26 şeklinde ifade edilmiştir. Raporda
yer alan iyi yönetişimin özü hakkındaki temel unsurlar:
Katılımcı ve paylaşımcı bir anlayış,
Ön alan ve gelecek yönelimli bakış,
Sonuç ve hedef odaklılık,
Müşteri odaklılık olarak sıralanabilir.
İyi yönetişim kavramı; şeffaflığın sağlanması, sorumluluk, etkinlik, tarafsızlık
ve katılım gibi konulara vurgu yapmaktadır. Dünya Bankası, projelerin yapılma ve
uygulanmasında paydaşların (stakeholders) katılımının sağlanması durumunda,
katılım sağlanmayan projelere göre daha başarılı sonuçlar elde edildiğini
belirtmektedir.
Karar alımına ve uygulamasına katılım, paydaşların projeyi sahiplenmesini ve
projenin başarılı olmasını sağlamaktadır. Alınan kararların paydaşlar tarafından
benimsenmesi, başarı veya başarısızlığın da aynı şekilde paylaşımını getirmektedir.
1.6.3 Yönetimde Bilgi
Yönetim için yapılan birçok tanım olmasına rağmen günümüzde yaygın olarak
‘’başkaları vasıtasıyla iş görmektir’’ tanımı kabul görmektedir.27
Bilgi’yi, toplanan verilerin, kullanan için anlam taşıyan ve yarar sağlayan hale
gelmiş biçimi olarak tanımlayabiliriz. Veri’ler ise çevrede bulunan, kendi kendine
anlam ifade etmeyen çeşitli birikim ve oluşumlardır. 28
Yönetimde bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek
için verilerin ya da ham bilgilerin bir işlem sonucunda yöneticilere yararlı olacak bir
biçime sokulmuş şeklidir. Bu tanımdan bilginin bir dönüşüm sürecinin sonucu olduğu
görülmektedir. Yönetsel bilgi sağlamanın en önemli kaynağı, deneyimlerdir.
26 Dünya Bankası, “Sub-Saharan Africa:From Crisis To Sustainable Growth”, 60, VII, Washington,
1989 27 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. 28 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.
11
Ancak, teknolojik tasarımların, yasal düzenlemelerin ve yönetsel prosedürlerin sürekli
değişim içinde olduğu günümüzde deneyim klasik önemini yitirmiştir. Hammaddenin
bir üretim süreci sonunda ürün haline dönüştürülmesine benzer biçimde, veri ya da
işlenmemiş bilgiler de veri işleme süreci sonucu bilgiye dönüştürülebilir. Veri işleme
süreci sonunda elde edilen bilgi de yerinde kullanılmayıp, yönetim faaliyetleri ve karar
almayı desteklemedikçe bir değer kazanmayacaktır.29
1.7 Bilgi Toplumu
Bilgi toplumu, yeni temel teknolojilerin gelişimiyle bilgi sektörünün, bilgi
üretiminin, bilgi sermayesinin ve nitelikli insan faktörünün önem kazandığı, eğitimin
sürekliliğinin ön plana çıktığı, iletişim teknolojileri, bilgi otoyolları, elektronik ticaret gibi
yeni gelişmeler ile toplumu ekonomik, sosyal, kültürel ve siyasal açıdan sanayi
toplumunun ötesine taşıyan bir gelişme aşaması olarak tanımlanabilir.30
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki yenilikler, ekonomik ve sosyal yaşamın her
alanını ve toplumun bütün kesimlerini etkisi altına almış; kamu yönetimi
yaklaşımlarını, iş yapma usullerini ve bireylerin yaşamlarını derinden etkilemiştir. 21.
yüzyıla şimdiden damgasını vuran bu teknolojiler; enformasyon yaratılmasının,
işlenmesinin, dağıtılmasının ve kullanılmasının en önemli ekonomik ve kültürel
etkinlik olduğu, “bilgi toplumu” olarak adlandırılan yeni bir toplumsal yapıya zemin
oluşturmuştur. Bilgi toplumu, aynı zamanda, bilgi çağını yaşayan, gelişmiş ülkelerin
ulaştıkları yaşam standardını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır.31
Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi, eskiden ürettiği çelik ve enerji miktarı ile
ölçülürken artık; enformasyon teknolojisini oluşturan mikro elektronik,
telekomünikasyon ve bilgisayar teknolojilerinin imkânları ile elde edilen, işlenen,
iletilen, saklanan, bilgi miktarı ile ölçülmeye başlanmıştır.32
Bilgi güçtür, kuvvettir. Ancak bilgi toplumunda ise bilgi aynı zamanda toplumun
gelişme potansiyelini taşıdığından stratejik kaynak haline gelmiştir.33
29 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006 30 http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-toplumu/bilgi_toplumu-ozellik.htm 31 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006. 32 http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf 33 KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001.
12
Bilgi toplumları, bilginin katma değer yaratma aracı olarak kullanıldığı,
kararların bilgi temeline dayalı olarak verildiği, katılımcılığın ve uzmanlığın esas
alındığı toplumlardır. Bilgi toplumlarında kamu hizmetlerinin, vatandaşlar ve iş
dünyasının ihtiyaç ve beklentilerine uygun olarak, bilgi ve iletişim teknolojilerinin de
yardımıyla etkin, hızlı, kaliteli, sürekli, güvenilir, şeffaf ve bütünleşik şekilde
sunulması; kamu iş süreçlerinin verimli tasarlanması, kurumlar arası işbirliği
yeteneğine ve ortak vizyona sahip, bilgiye dayalı kamu yönetimi anlayışının
yerleştirilmesi esastır.
2. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ
Yönetim olayının bilimsel olarak ele alınmaya başlandığı sanayi devriminden
bugüne kadar yapılan bilimsel çalışmalar, bu çalışmaların amacı, vurgusu, analiz
birimi, sonuçları vs gibi açılardan değerlendirilmesi ile ortaya çeşitli yönetim ve
organizasyon teorileri veya yaklaşımları çıkmaktadır.34
Veriyi çabuk ve ekonomik bir şekilde işlerken, yönetim bilgi sistemi yöneticiye,
karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak
oluşturur. Örneğin ücret bordrosunu işlerken fazla mesai ödemelerinin toplam tutarını
belirlemede ya da her bir bölümün çalışma günlerini analiz etmede fazladan küçük bir
bilgisayar işlemi gerekmektedir.35
Bir kurumun amaçladığı başarı düzeyine tutarlı ve planlı bir şekilde ulaşması
için etkin bir stratejik kontrol mekanizmasına sahip olması gerekmektedir. Başarılı bir
stratejik kontrol için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve güvenilir bilgi
toplanmasına ihtiyaç vardır. Bu bilgi ihtiyacını karşılayan sistemler yönetim bilgi
sistemleri olarak adlandırılmaktadır. Yönetim bilgi sistemi, “bir kurumun işleyiş,
yönetim ve karar verme işlevlerini desteklemek üzere bilgi sunan, bütünleşik insan-
makine sistemi”, veya “ bir kurumun geleceğine yönelik bütün hedeflerini
gerçekleştirmeyi amaçlayan, kararların verilmesi için gerekli olan bilgileri elle, bilgi
sistemleri ile ya da her ikisiyle birlikte işleyen sistem” olarak tanımlanabilir. Sistem;
analiz planlama, kontrol ve karar verme modelleri kullanarak, veritabanı ve diğer bilgi
teknolojisi ürünleri üzerinden yöneticilere ve personele çalışma alanları ile ilgili
raporlar sağlamalıdır. Sistemin salt bir bilgi teknolojisi ürünü olarak ele alınıp
teknolojisine veya karmaşıklığına odaklanılması hatalı bir yaklaşım olacaktır. YBS
34 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. 35 http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm
13
kavramının özünü, sistematik ve tutarlı bilgi sağlamak amacı oluşturmaktadır. Bilginin
iletilmesinde kullanılacak araçlar, bilgi sistemlerinin yanı sıra kurumun düzenleyeceği
sosyal faaliyetler bile olabilmektedir.36
2.1 Yönetim Bilgi Sistemi Kurulumu
Daha çok işletmeler tarafından, mali yönetim ve muhasebe alanlarında
kullanılan bilgi sistemleri, 90’lı yıllarda donanım ve yazılımların çeşitlenmesi ve
gelişmesi karşısında, mali alanlar dışında da yönetim desteği sağlar hale gelmiştir.
Öte yandan, internet teknolojilerinin bütün dünyada popüler hale gelmesi ve
haberleşme altyapılarındaki iyileştirmeler, şirketler için bilgi yönetimini önemli bir
rekabet avantajı sağlayan faktör haline getirmiştir. Bu çerçevede, bilgiyi yönetmek
üzere geliştirilmiş birtakım uzman sistemler, teknolojik alanda ortaya çıkan yeniliklerin
de kullanılmasıyla, stratejik süreçleri destekleyen yönetim bilgi sistemleri haline
dönüşmüştür.37
Yönetim Bilgi Sistemi kavramını oluşturan üç sözcük, kurulum stratejisi
hakkında ipuçları vermektedir. "Yönetim" kelimesi; yöneticilere yönelik bir araç olması
gerektiğini; "bilgi" kelimesi, sistemin özünün bilgi olduğunu, bu nedenle doğru ve
güncel bilgi akışının sağlanmasının önemini; "sistem" kelimesi de çözümün bütüncül
bir sistem anlayışı içinde oluşturulması gerektiğini anlatmaktadır. Sistem; girdiler alıp
çıktılar oluşturan, organize bir dönüşüm süreciyle ortak bir amaca yönelik, beraber
çalışan ve birbirine bağlı parçalar topluluğudur.38 Sistemin elemanları girdi, süreç,
çıktı, geri besleme ve denetimdir. Herhangi bir kurum için tasarlanması düşünülen
YBS etüdünün başlangıcında kurumun bilgi sistemini ifade eden bilgi akışını dikkate
almak gereklidir. Daha fazla bilginin daha iyi yönetim anlamına geldiği söylenemez.
Üst yönetime kurum içindeki diğer yöneticilerden, yaptıkları faaliyetler konusunda
güncel bilgi sağlanması, kurumun daha yüksek bir performans göstermesi için yeterli
değildir. Bilgi, karar ve faaliyetler arasında uyumlu bir ilişkinin olması gereklidir.39
36 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006 37 http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf 38 http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf 39 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006
14
2.2 Yönetim Bilgi Sistemlerinin Diğer Sistemlerle İlişkisi
YBS, yönetimde ihtiyaç duyulan bilgiyi, kurumdaki diğer bilgi sistemlerinden
derleyen ve raporlayan bir yapıdır. Yapısı gereği, önceki bölümde bahsedilen, veri
sağlayan bütün bilgi sistemi öğeleri ile ilişki içerisindedir. YBS çıktıları, genelde ekran
üzerinden takip edilen e-formlar ve basılı çıktı alınabilen raporlar olmak üzere iki
şekilde düzenlenir. Hazırlanan raporların paket ofis yazılımlarına aktarılabilmesi,
sistemle tanımlı olmayan ancak acil olarak ihtiyaç duyulabilecek rapor ihtiyaçlarının
karşılanabilmesi için kolaylık sağlayacaktır.
2.3 Yönetim Bilgi Sistemlerinden Rapor Alınması
YBS’ de günlük ve dönemsel işlemlere ilişkin birçok bilgi takip edilir, uygun
biçeme getirildikten sonra yönetim seviyelerine raporlar ve e-formlar40 aracılığıyla
sunulur. Farklı sınıflarda olan bilgilerin sunum şekli de farklı olmalıdır. Günlük veya
haftalık olarak takip edilmesi gereken göstergelerin hazırlanacak e-formlar aracılıyla
ekrandan; değişimi aylık ve daha uzun zaman aralıkları ile olan dönemsel
göstergelerin ayrı bir e-formun yanı sıra dönemsel raporlardan takip edilmesi;
tanımlanan değer aralığının dışına çıktığı zaman görülmesi gereken verilerin her
raporda veya formda yer alması yerine, sadece gerektiği zaman çevrim içi uyarılar ile
yöneticinin dikkatine sunulması uygun olacaktır.41 Üst yönetime yönelik kritik başarı
faktörlerinin temel alındığı performans göstergelerinin, bir ekrana sığacak e-form
şeklinde tasarlanması takip kolaylığı sağlayacak, yöneticilerin istedikleri raporlara,
parametrik raporlama araçları ile astlarına başvurmadan ulaşabilmesi, sağladığı
zaman tasarrufu ile stratejik yönetimin önünü açacaktır. YBS’ ye karar verme işlevleri
de aktarılabilmektedir. Modellere uygulanarak çözümlenebilen kararlar genellikle alt
seviye yöneticilerin aldığı satın alma gibi basit ve tekrarlanan operasyonel kararlardır.
Bunun yanında, karmaşık özellik taşıyan kararların da modellenmesi mümkündür.42
40 An e-form (electronic form) is a computer program version of a paper form. Aside from eliminating the cost of printing, storing, and distributing pre-printed forms, and the wastage of obsolete forms, e-forms can be filled out faster because the programming associated with them can automatically format, calculate, look up, and validate information for the user. With digital signatures and routing via e-mail, approval cycle times can be significantly reduced. With electronic submission of completed forms, you can eliminate the cost of rekeying data and the associated errors. 41 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006 42 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,
Eylül 2006
15
SONUÇ
Kaynakların kullanımında etkinlik ve verimliliğin sağlanması amacıyla;
kurumsal süreçlerin oluşturularak somut amaç ve hedefler temelinde performansın
ölçülmesi; geleceğin planlandığı, performans ve sonuç odaklı, hesap verme
sorumluluğu taşıyan stratejik yönetim yaklaşımı günümüzde artık bir zorunluluktur.
Bütün organizasyonların hedeflerine tutarlı ve planlı bir şekilde ulaşabilmesi ve
yönetimdeki bu yeni yaklaşımın başarılı olabilmesi için organizasyonların etkin
stratejik kontrol mekanizmalarına sahip olmaları gerekmektedir. Başarılı bir stratejik
kontrol ve organizasyonun idaresi için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve
güvenilir bilgi toplanmasına ihtiyaç vardır. Bu bilgi ihtiyacını karşılamak için bilgi
çağının bütün avantajlarından yararlanmak, entelektüel sermayenin kurum içerisinde
en verimli biçimde kullanılmasını ve bilginin dolaşımını sağlamak, yöneticilerin
kurumsal faaliyetleri izlemesine ve değerlendirmesine imkân sağlayacak, karar
almalarına yardımcı olacak bilgileri oluşturmak gerekmektedir.
16
KAYNAKLAR
ANUMBA, Chimay J., “Knowledge Management”, Eğitim Notları, ODTÜ SEM, 2006 ÇAPAR, B., “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?” Dünya Bankası, “Sub-Saharan Africa:From Crisis To Sustainable Growth”, 60, VII, Washington, 1989. DUNCAN, P., “The Impact of IT on Small Legal Practices in Scotland. GATES, Bill, “Dijital Sinir Sistemiyle Düşünce Hızında Çalışmak”, 1999 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006. KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001. KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. ÖĞÜT , A., “Bilgi Çağında Yönetim”, Ankara, Nobel yayın dağıtım, 2001 ÖZER, M. Akif, Yönetişim Üzerine Notlar, Sayıştay Dergisi, Sayı 63, R, Ömer, “Stratejik Yönetim ve İşletme Politikası”, Beta Yayınları, İstanbul, 1998 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. http://aydinerceis.wordpress.com/2011/06/19/bilgi-ve-enformasyon-uzerine-bir-deneme/
http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf
http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm
http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-toplumu/bilgi_toplumu-ozellik.htm
http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf http://www.msxlabs.org/forum/soru-cevap/388905-bilgi-teknolojisinin-sozluk-anlami-
nedir.html#ixzz2ExZ6NGhY