zaki – korisničke upute ver 15.01.2010. - viva info · 2014. 1. 31. · zaki – korisničke...

Zaki – korisničke upute

ver 15.01.2010.

Opis modula sustava Zaki s uputama za

obavljanje čestih radnji.

Hrvoje Matasić, VivaInfo d.o.o.

Zaki – korisničke upute ver 15.01.2010.

2

2

1 Sadržaj

1 Sadržaj____________________________________________________________________ 2

2 Popis slika _________________________________________________________________ 3

3 Ulazak u sustav Zaki _________________________________________________________ 4

3.1 Ikona kratice za ulazak u Zaki ___________________________________________________ 4

3.2 Unos korisničkog imena i lozinke ________________________________________________ 4

3.3 Odabir poslužitelja ___________________________________________________________ 4

3.4 Mogući problemi prilikom ulaska u sustav ________________________________________ 4

3.4.1 Neispravno korisničko ime ili lozinka ____________________________________________________ 4

3.4.2 Nepostojanje veze s Internetom ________________________________________________________ 5

3.4.3 Radna stanica nije registrirana u sustavu. ________________________________________________ 5

4 Ispisivanje barkodova i signatura na naljepnice __________________________________ 6

4.1 Uvod ______________________________________________________________________ 6

4.2 Uobičajeni položaji naljepnica __________________________________________________ 6

4.3 Naljepnice i ostali potrošni materijal _____________________________________________ 6

4.4 Ispis barkodova na naljepnice __________________________________________________ 6

4.5 Ispis signatura s barkodom _____________________________________________________ 8

4.6 Namještanje margina _________________________________________________________ 8

5 Klasifikacija kataložnih zapisa _______________________________________________ 10

5.1 Ulaz u prozor za klasifikaciju kataložnog zapisa. ___________________________________ 10

5.1.1 Ulaz u klasifikaciju kataložnog zapisa kroz modul Kataložni zapisi ____________________________ 10

5.1.2 Ulaz u klasifikaciju kataložnog zapisa kroz modul Dokumenti ________________________________ 11

5.2 Klasificiranje zapisa __________________________________________________________ 11

6 Unos građe u sustav Zaki ____________________________________________________ 15

6.1 Uvod _____________________________________________________________________ 15

6.2 Unos preko modula Nabava ___________________________________________________ 15

6.2.1 Unos računa _______________________________________________________________________ 16

6.2.2 Inventarizacija _____________________________________________________________________ 24

6.2.3 Dijagram toka unosa građe putem modula Nabava _______________________________________ 27

6.3 Unos preko modula Dokumenti ________________________________________________ 28

7 Kontaktne informacije ______________________________________________________ 28


3

3

2 Popis slika

Slika 1 - ikona za pokretanje Zakija ........................................................................................................... 4

Slika 2 - prozor za unos korisničkog imena, lozinke i odabir severa. .......................................................... 4

Slika 3 - poruka o neuspjelom ulasku u sustav radi neispravnog korisničkog imena ili lozinke ................... 5

Slika 4 - poruka o nepostojanju veze na internet prilikom pokretanja Zakija ............................................. 5

Slika 5 - poruka o neregistriranoj radnoj stanici ........................................................................................ 5

Slika 6 - Zweckform 4747 za signature s barkodom i Zweckform 6021 za barkodove ................................ 6

Slika 7 - prozor za unos parametara ispisa barkodova............................................................................... 7

Slika 8 - primjer barkoda .......................................................................................................................... 7

Slika 9 - primjer signature s barkodom ..................................................................................................... 8

Slika 10 - prozor za podešavanje margina ................................................................................................. 9

Slika 11 - prozor za klasifikaciju kataložnog zapisa .................................................................................. 10

Slika 12 - gumbi za promjenu načina rada u modulu Kataložni zapisi ...................................................... 10

Slika 13 - pretraga vlastitog klasifikacijskog sustava ................................................................................ 11

Slika 14 - prozor za pregled i odabir već upotrijebljenih klasifikacijskih oznaka ....................................... 12

Slika 15 - uredno odabrana klasifikacijska oznaka ................................................................................... 12

Slika 16 - rezultati pretrage cjelokupnog klasifikacijskog sustava prema početnom znaku oznake (8) ..... 13

Slika 17 - glavni izbornik modula Nabava ............................................................................................... 15

Slika 18 - nepotpuno zaglavlje računa .................................................................................................... 16

Slika 19 - prozor za izbor dobavljača/nakladnika..................................................................................... 18

Slika 20 - prozor za unos nove stavke računa .......................................................................................... 19

Slika 21 - prozor za pretraživanje kataložnih zapisa ................................................................................ 21

Slika 22 - rezultati pretrage kataložnih zapisa ......................................................................................... 22

Slika 23 - izgled dijela prozora za unos stavke računa nakon povezivanja sa kataložnim zapisom ............ 23

Slika 24 - dio prozora za uređivanje računa nakon dodavanja jedne stavke ............................................ 23

Slika 25 - odabir računa kod inventarizacije ............................................................................................ 24

Slika 26 - zatvaranje računa .................................................................................................................... 26

Slika 27 - dijagram toka unosa građe preko modula Nabava .................................................................. 27


4

4

3 Ulazak u sustav Zaki

3.1 Ikona kratice za ulazak u Zaki

Nakon klika na ikonu kratice Zakija (vidi sliku) pali se prozor za unos korisničkog imena, lozinke i odabir

servera.

3.2 Unos korisničkog imena i lozinke

U polje označeno labelom 'Korisnik:' morate unijeti svoje

korisničko ime. U polje označeno labelom 'Lozinka:'

morate unijeti svoju lozinku. Popunjavanje oba polja je

obavezno. Korisničko ime i lozinka su osjetljivi na

velika/mala slova pa o tome treba voditi računa.

U polje označeno labelom 'Korisnik' će prilikom

pokretanja zakija biti automatsko upisano korisničko ime

trenutno ulogiranog korisnika Windows operativnog

sustava. Ukoliko vam korisničko ime za ulazak u windowse

odgovara korisničkom imenu za ulazak u Zaki tada nećete

morate unositi taj podatak prilikom ulaska u Zaki već će

on biti automatski ispravno unesen. Ukoliko vam se

korisničko ime za ulazak u Zaki razlikuje od korisničkog

imena za ulazak u Windowse morati ćete kod svakog

pokretanja Zakija izbrisati pogrešno automatski upisano korisničko ime te upisati ispravno. Lozinka

nikada neće biti automatski upisana već ju je potrebno upisati ručno kod svakog ulaska u Zaki.

U novijoj verziji aplikacije u polju 'Korisnik' je uvijek upisano korisničko ime prethodnog korisnika koji se

uspješno ulogirao u sustav.

3.3 Odabir poslužitelja

U donjem dijelu prozora moguće je odabrati poslužitelj na koji će se Zaki pokušati spojiti. Kod normalnog

rada sustava ovu opciju ne treba dirati. Sustav će sam odbrati server. Samo ukoliko dođe do problema

prilikom spajanja na automatski odabran server možete pokušati odabrati jedan od preostalih servera.

3.4 Mogući problemi prilikom ulaska u sustav

3.4.1 Neispravno korisničko ime ili lozinka

Ukoliko unesete pogrešno korisničko ime ili lozinku pojaviti će vam se poruka prikazana na slici ispod.

Slika 2 - prozor za unos korisničkog imena, lozinke i

odabir severa.

Slika 1 - ikona za

pokretanje Zakija


5

5

Slika 3 - poruka o neuspjelom ulasku u sustav radi neispravnog korisničkog imena ili lozinke

U ovome slučaju provjerite da ste unijeli ispravno korisničko ime i lozinku. Pripazite na unos malih i

velikih slova. Ukoliko vaše korisničko ime ili lozinka sadrži brojke, a vi ih upisujete koristeći numeričku

tipkovnicu, provjerite da vam je uključena opcija 'NumLock' kojem se uključuje/isključuje numerička

tipkovnica.

3.4.2 Nepostojanje veze s Internetom

Zaki ne može funkcionirati ako nema kvalitetnu vezu s

internetom. Ukoliko se kod podizanja Zakija detektira da

veza s internetom ne postoji prikazati će se poruka sa slike.

Slika 4 - poruka o nepostojanju veze na internet prilikom pokretanja

Zakija

U ovome slučaju morate pozvati svojeg lokalnog mrežnog

administratora kako bi vam pomogao u spajanju računala na Internet.

3.4.3 Radna stanica nije registrirana u sustavu.

Autentifikacija se u sustavu Zaki osim prema korisničkom

imenu i lozinci korisnika provodi i na temelju imena radne

stanice. Ukoliko ime vaše radne stanice nije registrirano u

sustavu na ekranu ćete kod logiranja u sustava vidjeti poruku sa

slike.

Slika 5 - poruka o neregistriranoj radnoj stanici


6

4 Ispisivanje barkodova i signatura na naljepnice

4.1 Uvod

Na početku je potrebno reći par riječi o terminologiju

� Ident je broj koji jedinstveno označava jedini

� Barkod je grafički prikaz identa pogodan za čitanje laserskim čitačem.

� Signatura je oznaka na jedinici građe koja jedinstveno označava fizičku lokaciju jedinice građe.

4.2 Uobičajeni položaji naljepnica

Barkod naljepnice se uobičajeno lijepe na

građe praksa je različita.

Signatura s barkodom se uobičajeno lijepi

olakšava rad s knjigama s obzirom da se za očitavanje barkoda ne mora otvarati knjiga.

4.3 Naljepnice i ostali potrošni materi

Više informacija o dobavljačima naljepnica možete pronaći na

Opširnije -> Potrošni materijal).

Slika 6 - Zweckform 4747 za signature s barkodom i

4.4 Ispis barkodova na naljepnice

Važno!

Termini ident i barkod se često koriste kao sinonimi no važn

navedena u listi iznad.

korisničke upute ver 15.01.2010.

Ispisivanje barkodova i signatura na naljepnice

Na početku je potrebno reći par riječi o terminologiju koja se koristi unutar sustava Zaki.

je broj koji jedinstveno označava jedinicu građe.

je grafički prikaz identa pogodan za čitanje laserskim čitačem.

je oznaka na jedinici građe koja jedinstveno označava fizičku lokaciju jedinice građe.

Uobičajeni položaji naljepnica

naljepnice se uobičajeno lijepe na posljednju stranicu knjige s unutarnje strane

se uobičajeno lijepi na poleđinu knjige. Ovo čini signaturu lako vidljivom, ali i


Naljepnice i ostali potrošni materijal

Više informacija o dobavljačima naljepnica možete pronaći na www.vivainfo.hr (Proizvodi

za signature s barkodom i Zweckform 6021 za barkodove

Ispis barkodova na naljepnice

se često koriste kao sinonimi no važno je uočiti da njihovu razliku koja je

6

unutar sustava Zaki.

je oznaka na jedinici građe koja jedinstveno označava fizičku lokaciju jedinice građe.

posljednju stranicu knjige s unutarnje strane. Kod ostale vrste

. Ovo čini signaturu lako vidljivom, ali i


(Proizvodi -> Zaki ->

uočiti da njihovu razliku koja je


7

Ispis barkodova se vrši na naljepnice tipa

jednu, dvije ili tri znamenke) koji dobiva svaka knjižnica prilikom ulaska u sustava Zaki, a 'xxxxxxx'

predstavlja 7 brojeva iza identa lokacije. Ako je

građe imati oblik 100xxxxxxx. Prvi ident u knjižn

Ispis barkodova se vrši iz modula

dijelu prozora. Za ispis barkodova nije nužno u popisu dokumenata na ekranu zaista imati neke

dokumente. Popis može biti potpuno prazan. Nakon pritiska gumba

prikazan na slici.

Pretpostavimo da u knjižnici s identom lokacije

ćemo slučaju u polje 'od identa' unijeti prvi iden

upisujemo broj 1 jer za početak želimo tiskati samo jednu stranicu.

kliknemo na gumb U redu. Zaki zahtjeva potvrdu ispisa barkodova te vam prikazuje ekran s pregledom

onoga što će ispisati. Ispis započinjete klikom na ikonicu na kojoj je prikazan printer.

Kod idućeg ispisa barkodova sustav će a

ispisali kao zadnjeg. U našem primjeru bi zadnji ident bio

tiskanja barkodova u polje 'od identa'

je moguće ručno upisati od kojeg se identa žele ispisivati barkodovi.

Slika 8 - primjer barkoda

Slika 7 - prozor za unos parametara ispisa barkodova


Ispis barkodova se vrši na naljepnice tipa Zweckform no. 6021. Na jednu stranicu s naljepnicama stanu

64 naljepnice.

vršiti i na druge naljepnice

jednakih dimenzija.

Identi služe za jedinstveno identificiranje

građe u sustavu Zaki, a barkod je grafička

reprezentacija identa pogodna za čitanje s

laserskim čitačima. U sustavu Zaki identi

uobičajeno imaju oblik: [ident

lokacije][xxxxxxx], gdje ident lokacije

predstavlja jedinstveni broj

koji dobiva svaka knjižnica prilikom ulaska u sustava Zaki, a 'xxxxxxx'

brojeva iza identa lokacije. Ako je na primjer ident lokacije 100 tada će svi identi knjižne

xxxxxxx. Prvi ident u knjižnici iz primjera bi bio 1000000001.

Ispis barkodova se vrši iz modula Dokumenti <popis> pritiskom na gumb BarCode

Za ispis barkodova nije nužno u popisu dokumenata na ekranu zaista imati neke

dokumente. Popis može biti potpuno prazan. Nakon pritiska gumba BarCode pojaviti će se prozor

ci s identom lokacije 100 želimo tiskati jednu stranicu barkodova.

'od identa' unijeti prvi ident koji želimo tiskati,a to je 1000000001. U polje 'stranica'

upisujemo broj 1 jer za početak želimo tiskati samo jednu stranicu. Nakon upisa ova dva podatka

Zaki zahtjeva potvrdu ispisa barkodova te vam prikazuje ekran s pregledom

Ispis započinjete klikom na ikonicu na kojoj je prikazan printer.

Kod idućeg ispisa barkodova sustav će automatski nuditi nastavak ispisa od identa kojeg ste zadnji put

m primjeru bi zadnji ident bio 1000000064. To znači da bi Zaki kod idućeg

tiskanja barkodova u polje 'od identa' automatski napisao vrijednost 1000000065.

je moguće ručno upisati od kojeg se identa žele ispisivati barkodovi.

prozor za unos parametara ispisa barkodova

7

Na jednu stranicu s naljepnicama stanu

naljepnice. Ispis je moguće

vršiti i na druge naljepnice

Identi služe za jedinstveno identificiranje

građe u sustavu Zaki, a barkod je grafička

reprezentacija identa pogodna za čitanje s

laserskim čitačima. U sustavu Zaki identi

eno imaju oblik: [ident

lokacije][xxxxxxx], gdje ident lokacije

predstavlja jedinstveni broj(može imati

koji dobiva svaka knjižnica prilikom ulaska u sustava Zaki, a 'xxxxxxx'

tada će svi identi knjižne

0000001.

ode koji se nalazi u donjem

Za ispis barkodova nije nužno u popisu dokumenata na ekranu zaista imati neke

pojaviti će se prozor

tiskati jednu stranicu barkodova. U ovom

0000001. U polje 'stranica'

Nakon upisa ova dva podatka

Zaki zahtjeva potvrdu ispisa barkodova te vam prikazuje ekran s pregledom

Ispis započinjete klikom na ikonicu na kojoj je prikazan printer.

utomatski nuditi nastavak ispisa od identa kojeg ste zadnji put

0000064. To znači da bi Zaki kod idućeg

0000065. Bez obzira na to uvijek


8

4.5 Ispis signatura s barkodom

modulu Dokumenti <pretraživanje>

Ukoliko, na primjer, želite pronaći dokumente kojima identi

1000000347, tada možete u polje ident maske za pretraživanje dokumenata upisati

1000000347. To će vam kao rezultat dati sve dokumente koji imaju ident veći ili jednak

manji ili jednak 1000000347. Primijetite da ovakva pretraga daje to

nam treba jer na jedan list prilikom ispisa naljepnica stane 15 signatura.

pretražiti na takav način da broj rezultata bude višekratnik broja 15 (15, 30, 45, 60…)

Ukoliko vam dokumenti za koje želite ispisati signature nemaju slijedne idente tada možete iskoristiti

gumb Dodaj u popis u modulu Dokumenti <popis>. Pritiskom na taj gumb otvara vam se prozorčić u koji

možete upisati ili čitačem očitati barkod knjige koju želite dodati u popis

dodavanje proizvoljnog broja dokumenata koji nemaju slijedne idente.

4.5.1.2 Korak 2

Pritisnite gumb Labele+B.C. u modulu Dokumenti <popis>

prozor u kojem ćete moći vidjeti izgled ispisa. Vi

4.5.1.3 Korak 3

Kliknite na ikonicu za ispis. Pokretanje ispisa vrši se klikom na ikonicu na kojoj je prikazan mali printer .

Ikona se nalazi na vrhu prozora

4.6 Namještanje margina

Slika 9 - primjer signature s

barkodom


Ispis signatura s barkodom

Za ispis signatura s barkodom koriste se naljepnice

Zweckform no. 4747. Na jednu se strani

signatura s barkodom. Izgled jedne signature s barkodom

možete vidjeti na slici. Neke knjižnice koriste druge

naljepnice. Njihov se ispis malo razlikuje i za sada nije

obuhvaćen ovim dokumentom.

Procedura za ispis signatura s barkodom

4.5.1.1 Korak 1

U popis dokumenata dodajte dokumente za koje želite

ispisati signature. Ukoliko se radi o novounešenim

dokumentima kojima su identi(barkodovi)

iskoristiti jednostavan trik kod pretraživanja dokumenata. U

okumenti <pretraživanje> u polje ident možete upisati raspon idenata koje želite pronaći.

želite pronaći dokumente kojima identi imaju vrijednosti od 100

, tada možete u polje ident maske za pretraživanje dokumenata upisati

. To će vam kao rezultat dati sve dokumente koji imaju ident veći ili jednak

. Primijetite da ovakva pretraga daje točno 15 rezultata što je upravo ono što

nam treba jer na jedan list prilikom ispisa naljepnica stane 15 signatura. Dakle, uvijek je preporučljivo


a koje želite ispisati signature nemaju slijedne idente tada možete iskoristiti

u modulu Dokumenti <popis>. Pritiskom na taj gumb otvara vam se prozorčić u koji

možete upisati ili čitačem očitati barkod knjige koju želite dodati u popis na ekranu. Ovo vam omogućuje

dodavanje proizvoljnog broja dokumenata koji nemaju slijedne idente.

abele+B.C. u modulu Dokumenti <popis>. Ova će akcija nakon potvrde prikazati novi

u kojem ćete moći vidjeti izgled ispisa. Vizualnim pregledom potvrdite da je sve u redu.

Pokretanje ispisa vrši se klikom na ikonicu na kojoj je prikazan mali printer .

Namještanje margina

8

Za ispis signatura s barkodom koriste se naljepnice

. Na jednu se stranice može ispisati 15

Izgled jedne signature s barkodom

Neke knjižnice koriste druge

se ispis malo razlikuje i za sada nije

signatura s barkodom dana je ispod.

dokumente za koje želite

Ukoliko se radi o novounešenim

(barkodovi) slijedni možete

raživanja dokumenata. U

u polje ident možete upisati raspon idenata koje želite pronaći.

1000000333 do

, tada možete u polje ident maske za pretraživanje dokumenata upisati 1000000333-

. To će vam kao rezultat dati sve dokumente koji imaju ident veći ili jednak 1000000333 te

čno 15 rezultata što je upravo ono što

Dakle, uvijek je preporučljivo


a koje želite ispisati signature nemaju slijedne idente tada možete iskoristiti

u modulu Dokumenti <popis>. Pritiskom na taj gumb otvara vam se prozorčić u koji

na ekranu. Ovo vam omogućuje

Ova će akcija nakon potvrde prikazati novi

zualnim pregledom potvrdite da je sve u redu.

Pokretanje ispisa vrši se klikom na ikonicu na kojoj je prikazan mali printer .


9

9

Kod ispisa naljepnica potrebno je namjestiti margine

kako bi ispis savršeno pasao na za to predviđene

naljepnice. Namještanje margina ispisa vrši se u modulu

Dokumenti <popis>. U gornjem dijelu prozora u meniju

potrebno je odabrati Razno -> Margine Naljepnica. U

tom se trenutku pali prozor za namještanje margina

prikazan na slici.

U kontekstu ovog poglavlja uputa zanima nas

namještanje margina za ispis barkodova te namještanje

margina za ispis signatura s barkodom. Margine za ispis

kataložnih i inventarnih listića preskačemo u ovom opisu.

Lijeva margina je definirana kao prazan prostor od

lijevog ruba papira do početka ispisa. Promjenom

vrijednosti za lijevu marginu ispis će se na papiru

pomicati u smjeru lijevo/desno.

Gornja margina je definirana kao prazan prostor od

gornjeg ruba papira do početka ispisa. Promjenom

vrijednosti za gornju marginu ispis će se na papiru pomicati u smjeru gore/dolje.

Vrijednosti margina koje će rezultirati ispravnim ispravim ispisom ovise o: operacijskom sustavu, vrsti

printera, vrsti i verziji upravljačkih programa za printer. Ne možemo dati nikakve preporuke, ali iz

iskustva vrijednosti za margine se obično kreću u rasponu od -10(minus 10) – 30(trideset).

Prije ispisa na naljepnice preporučamo pokušati namjestiti margine ispisom na prazan, običan papir.

Nakon ispisa prislonite prazan papir s naljepnicama uz upravo ispisani te gledanjem u smjeru svjetla

pokušajte procijeniti vrijednosti margina koje će rezultirati dobro poravnanim ispisom.

Slika 10 - prozor za podešavanje margina


10

10

5 Klasifikacija kataložnih zapisa Bez obzira na način unosa građe u sustav Zaki potrebno je obaviti klasifikaciju kataložnih zapisa s kojima

se povezuje građa.

5.1 Ulaz u prozor za klasifikaciju kataložnog zapisa.

U prozor za klasifikaciju se može ući na više načina. Ovisno o načinu unosa građe neki od načina su

primjereniji od drugih. Izgled prozora za klasifikaciju kataložnog zapisa možete vidjeti na slici.

Slika 11 - prozor za klasifikaciju kataložnog zapisa

5.1.1 Ulaz u klasifikaciju kataložnog zapisa kroz modul Kataložni zapisi

Modul Kataložni zapisi pri vrhu prozora ima zbirku gumbiju koji pobliže određuje kontekst u kojem se

pregledavaju kataložni zapisi. Gumbe možete vidjeti na slici ispod.

Slika 12 - gumbi za promjenu načina rada u modulu Kataložni zapisi


11

11

Krajnji gumb na desnoj strani služi za postavljanje modula Kataložni zapisi u način rada 'Klasifikacija'.

Ukoliko pritisnemo gumb Klasifikacija možemo tada odabrati bilo koji zapis sa popisa kataložnih zapisa te

pritisnuti Enter – to će nas odvesti u prozor za klasifikaciju kataložnog zapisa koji je prikazan na početku

ovog poglavlja.

5.1.2 Ulaz u klasifikaciju kataložnog zapisa kroz modul Dokumenti

U modulu Dokumenti<Uredi> ili Dokumenti<novo> postoji gumb Klasifikacija koji nas direktno vodi na

klasifikaciju zapisa koji je povezan s dokumentom koji trenutno uređujemo ili unosimo.

5.2 Klasificiranje zapisa

Klasifikacija zapisa sastoji se od pet koraka. Slijedi detaljan opis svakog od pet koraka. Kao referenca

koristi se slika prozora za klasifikaciju prikazana pri početku ovog poglavlja.

1. Uvjerite se da zaista klasificirate kataložni zapis koji želite.

2. Odaberite zbirku u koju spada djelo koje klasificirate.

3. Dodajte jednu ili više klasifikacijskih oznaka.

4. Upišite signaturu vezanu uz kataložni zapis koji se klasificira.

5. Pritisnite gumb Izlaz(F4) te potvrdite spremanje zapisa.

5.2.1.1 Korak 1

Uvjerite se da zaista klasificirate kataložni zapis koji želite. Podaci o kataložnom zapisu prikazani su u

gornjem lijevom kutu prozora u grupi nazvanoj Djelo.

5.2.1.2 Korak 2

Odaberite zbirku u koju spada djelo koje klasificirate. Odabir zbirke se vrši klikom na naziv zbirke u grupi

nazvanoj Odabir zbirke. Zbirka je odbrana kada je zasivljena, a naziv zbirke je prikazan bijelim slovima. Na

slici možete vidjeti da je trenutno odbrana zbirka 100 Opći fond.

5.2.1.3 Korak 3

Dodajte jednu ili više klasifikacijskih

oznaka. Dodavanje klasifikacijskih oznaka

vrši se u grupi nazvanoj Klasifikacijske

oznake. Dodavanje nove klasifikacijske

oznake radi se tako da se pritisne gumb

Novo (Ctrl+Insert). U tom se trenutku pali

prozor prikazan na slici. U ovom prozoru

možete unijeti neke parametre pretrage

tako da vam se ne pokaže cijeli

klasifikacijski sustav koji ste stvorili do sada

već samo onaj njegov dio koji zadovoljava

uvjete koje ste ovdje postavili.

Pretpostavimo da u polje Oznaka upišemo 8 i pritisnemo gumb U redu. To će nam kao rezultat pretrage

Slika 13 - pretraga vlastitog klasifikacijskog sustava


12

12

vratiti sve klasifikacijske oznake koje smo do sada upotrijebili za klasifikaciju zapisa u zbirci 100 Opći fond

čija oznaka počinje sa znakom 8. Rezultati pretrage su prikazani na slici ispod. Iz slike je vidljivo da smo

do sada upotrijebili tri klasifikacijske oznake koje počinju sa znakom 8. Pretragu smo mogili obaviti i

prema opisu klasifikacijskog zapisa. Na primjer, da smo u polje Opis upisali niz znakova '%pjesništvo' kao

rezultat bi dobili sve one klasifikacijske zapisa koji u svom opisu na bilo kojoj poziciji sadrže riječ

pjesništvo te su već iskorišteni za klasifikaciju nekog zapisa u zbirci 100 Opći fond.

Slika 14 - prozor za pregled i odabir već upotrijebljenih klasifikacijskih oznaka

Klikom na bilo koju klasifikacijsku oznaku te pritiskom gumba Odabir(Enter) dodajemo klasifikacijsku

oznaku našem kataložnom zapisu. U prozoru za klasifikaciju se odabrana klasifikacijska oznaka pojavljuje

u odgovarajućoj kučici kao na slici.

Slika 15 - uredno odabrana klasifikacijska oznaka

Ukoliko se u prozoru za pregled i odabir već upotrijebljenih klasifikacijskih oznaka ne pojavi oznaka koju

tražimo tada možemo obaviti pretragu kompletnog klasifikacijskog sustava sustava Zaki. To činimo tako

da u prozoru za pregled i odabir već iskorištenih zapisa pristisnemo gumb Novo (Ctrl+Ins). Sada će nam se

otvoriti novi prozor u kojemu će se pojaviti sve klasifikacijske oznake koje zadovoljavaju uvjete naše

origanlno unesene pretrage. Budući je naša pretraga bila ograničena na unos znaka 8 u polje Oznaka


13

13

tada će nam se kao rezultati pojaviti svi klasifikacijski zapisi kompletnog sustava Zaki koji čije oznake

počinju znakom 8.

Kao što vidite sad smo dobili mnogo više rezultata nego kod pretrage samo vlastitih klasifikacijskih

oznaka. U ovom prozoru možemo odabrati(kliknuti na nju) bilo koju klasifikacijsku oznaku te pritisnuti

Odabir(Enter). Odabrana klasifikacijska oznaka će se sada pojaviti u prozoru za izbor klasifikacijskih

oznaka koje smo već upotrebljavali. Dodavanje klasifikacijske oznake iz prozora za pregled i odabir već

iskorištenih oznaka je opisano ranije u tekstu ovog poglavlja.

Slika 16 - rezultati pretrage cjelokupnog klasifikacijskog sustava prema početnom znaku oznake (8)

5.2.1.4 Korak 4

Upišite signaturu vezanu uz kataložni zapis koji se klasificira. Signatura se unosi u grupi nazvanoj

Signatura. Zaki će vam automatski popuniti prvi redak signature s klasifikacijskom oznakom koju ste

odbrali u koraku 3. Zadržite ili promijenite prvi redak signature te upišite drugi i treći redak signature.

Nakon upisa cijele signature možete provjeriti postoje li već dokumenti sa istom signaturom. Za to vam

služe gumbi pozicionirani desno od polja za unos signature. Slijedi opis njihovih funkcionalnosti.

� 1.red <-> Djela - služi za pregled svih dokumenata koji imaju prvi redak signature jednak

upisanom

� 1. i 2.red <-> Djela - služi za pregled svih dokumenata koji imaju prvi


14

14

� i drugi redak signature jednak upisanom

� Cijela signat. <-> Djela - služi za pregled svih dokumenata koji imaju cijelu signaturu jednaku

upisanoj

5.2.1.5 Korak 5

Pritisnite gumb Izlaz(F4) te potvrdite spremanje zapisa kako bi spremili podatke o klasifikaciji kataložnog

zapisa.


15

15

6 Unos građe u sustav Zaki

6.1 Uvod

Građu je u sustav Zaki moguće unositi na nekoliko načina:

� prijenos konverzijom iz alternativnog knjižničnog programa

� unos već inventarizirane građe kroz modul Dokumenti

� unos nove, neinventarizirane građe kroz modul Nabava

Najkompletniju sliku o radu knjižnice daje unos kroz modul Nabava tako da je to preporučeni način

unosa građe. Moguće je istovremeno unositi građu kroz nabavu i preko dokumenata. U tom se slučaju

novonabavljena građa unosi preko modula Nabava dok se stara građa koja je prisutna u papirnatim

inventarnim knjigama unosi preko modula Dokumenti.

6.2 Unos preko modula Nabava

Ulazak u modul nabava nalazi se u glavnom izborniku sustava Zaki. Ulazite pritiskom na gumb Nabava ili

pritiskom slova n na tipkovnici. Ulazite u glavni izbornik modula Nabava čiji je izgled prikazan na slici.

Slika 17 - glavni izbornik modula Nabava


16

16

Za potrebe ovog dokumenta nećemo razmatrati sve mogućnosti modula Nabava već ćemo se

koncentrirati na module Računi i Inventariziranje jer je njihovo poznavanje ključno za unos građe.

6.2.1 Unos računa

Unos računa se radi u modulu Računi. Kliknite gumb Računi u glavnom izborniku modula Nabava. Ovisno

o prethodnoj aktivnosti u modulu Računi upaliti će vam se modul Evidencija računa <pretraživanje> ili

Evidencija računa <popis>. U popisu računa su zelenim slovima prikazani otvoreni računi, a crnim slovima

zatvoreni. Račun je otvoren dok ima neinventariziranih stavki. Moguće je također ostaviti račun

zatvorenim i kada su sve stavke inventarizirane kako bi ga se i nakon toga moglo mijenjati.

U nastavku je dan prvo kratki, a onda opsežniji pregled svih koraka koje treba obaviti kod unosa računa u

sustav Zaki.

1. Uđite u unos novog računa pritiskom na gumb Novo(Ctrl+Ins).

2. Popunite zaglavlje računa.

3. Unesite osnovne podatke stavke računa.

4. Pronađite kataložni zapis koji odgovara djelu koje unosite u sustav.

5. Klasificirajte kataložni zapis.

6. Povežite kataložni zapis sa stavkom računa.

7. Spremite stavku računa.

8. Ponovite korake 3, 4, 5, 6 i 7 jednom za svaku stavku računa.

6.2.1.1 Korak 1

Uđite u unos novog računa pritiskom na gumb Novo(Ctrl+Ins). Ovo možete učiniti dok se nalazite u

formi za pretraživanje računa ili dok se nalazite u pregledavanju popisa računa. Ova akcija će vas odvesti

u modul Evidencija računa <unos>.

6.2.1.2 Korak 2

Popunite zaglavlje računa.

Slika 18 - nepotpuno zaglavlje računa

Redni broj računa se automatski popunjava.

Datum se također automatski popunjava no njega možete promijeniti ručno. Uobičajeno se u polje

Datum upisuje datum izdavanja računa kojeg unosite.

Pod Način nabave odaberite odgovarajuću opciju. Standardne opcije uključuju:


17

17

� Kupnja

� Otkup MK - otkup ministarstva kulture

� Otkup GUK - otkup gradskog ureda za kulturu

� Poklon

� Reinventarizacija

� Itd…

Ukoliko vam zatreba način nabave koji se ne nalazi u padajućem izborniku možete radnim nalogom od

VivaInfo-a zatražiti dodavanje proizvoljnog broja opcija.

Pod Broj računa prepišite broj računa koji unosite. Ukoliko unosite građu koja vam je poklonjena, radite

reinventarizaciju ili ste građu nabavili na neki treći način te nemate račun možete broj računa ostaviti

praznim ili ga popuniti proizvoljno (npr. Rac_01_2010) tako da po broju računa znate da se radi o

'fiktivnom' računu. Bitno je samo da ostanete konzistentni u imenovanju takvih računa u budućnosti.

Polje Dobavljač je normirano. To znači da ne možete upisati proizvoljan niz znakova već morate odbrati

jednu od vrijednosti koja već postoji u bazi podataka. U polje upišite početnih nekoliko znakova naziva

dobavljača te pritisnite tipku Tab ili kliknite mišem na gumb … koji se nalazi na desnom kraju polja za

unos naziva dobavljača. Ako npr. u polje Dobavljač unesete niz znakova „zna“ te pritisnete gumb sa tri

točkice dobiti ćete rezultat poput ovog na slici.


18

18

Slika 19 - prozor za izbor dobavljača/nakladnika

U prozoru za odabir nakladnika pronađite odgovarajućeg te potvrdite odabir klikom na gumb Odabir

(Enter). U polju Dobavljač će se pojaviti naziv dobavljača kojeg ste odabrali.

Ukoliko ne možete pronaći dobavljača možete se javiti u KGZ u odjel nabave te zamoliti da novi dobavljač

bude dodan u sustav. Ovo se u pravilu rješava odmah, još za trajanja poziva.

Polje Napomena služi za unos proizvoljne napomene koja će biti vezana uz cijeli račun. Polje može ostati

prazno.

Polje Ugovor služi za unos podataka o ugovoru o nabavi građe ukoliko takav postoji. Polje može ostati

prazno.

Upozorenje!

Nemojte pritisnuti Tab ili gumb s tri točkice ukoliko niste ništa upisali u polje Dobavljač. Ako to

učinite pojaviti će se prozor sa SVIM dobavljačima u sustavu kojih ima nekoliko desetaka tisuća.

Osim nepreglednosti ovo rezultira i velikim opterećenjem sustava.


19

19

6.2.1.3 Korak 3

Unesite osnovne podatke stavke računa. Stavku računa unosite pritiskom na gumb Novo (Ctrl+Ins) dok

se nalazite u modulu Evidencija računa <unos> ili Evidencija računa <uređivanje>. Upaliti će vam se

prozor za unos nove stavke računa. Stavka računa uobičajeno predstavlja jedan ili više primjeraka nekog

djela. Prozor je prikazan na slici.

Slika 20 - prozor za unos nove stavke računa

Polje Napomena nije obavezno. Možete unijeti proizvoljan tekst koji će biti vezan uz stavku računa koju

upravo unosite.

Polje Cijena popunite s jediničnom cijenom stavke. Ukoliko se radi o poklonu ili cijenu ne znate iz drugih

razloga, možete ju procijeniti.

Polje Rabat popunite s popustom koji vam je dobavljač dao.

Polje Porez popunite s postotnim iznosom poreza.

Polje Stvarno plaćeno se popunjava automatski na osnovu iznosa unesenih u polja iznad.


20

20

Savjet

Ukoliko koristite laserski čitač barkodova

možete pretražiti kataložne zapise prema

ISBN oznaci koja je na knjigama

predstavljena barkod zapisom. Kliknite

mišem u polje ISBN,ISMN,ISSN,Naklad.br. te

čitačem očitajte barkod sa knjige.

Zbog različitih vrsta barkodova ovaj

postupak ne mora biti uspješan svaki puta,

ali bi trebao funkcionirati u većini slučajeva.

Polje Br. Primjeraka popunite s brojem primjeraka trenutne stavke računa. Ukoliko ste kupili ili dobili 5

primjeraka neke knjige, ovdje ćete upisati brojku 5.

Polje Br. Svezaka popunite s brojem svezaka u kojem knjiga dolazi. Ovo se polje popunjava s brojem

većim od 1 kod unosa građe vezane uz jednorazinski zapis koja dolazi u više od jednog sveska. Djelo

opsežnijega sadržaja (Rat i mir) može biti tiskana u više svezaka. Za takvo djelo ne postoji višerazinski

zapis.

Polje Struktura sadrži padajući izborniku kojemu možete odabrati jednu od kategorija po kojima možete

razlikovati građu koja ulazi u sustav putem nabave. Opcije koje se ovdje pojavljuju su proizvoljne i ovisi o

vrsti statistike koju želite imati na raspolaganju. Ukoliko se u listi opcija ne pojavljuju opcije koje želite, ili

se pojavljuju neke koje su višak, možete od VivaInfo-a zatražiti promjenu istih.

6.2.1.4 Korak 4

Pronađite kataložni zapis koji odgovara djelu koje unosite u sustav. U prozoru za unos nove stavke

računa pritisnite gumb Postavi kataložni zapis. Ovisno o prethodnoj aktivnosti u modulu upaliti će se

prozor za pretraživanje kataložnih zapisa (Kataložni zapisi <pretraživanje>) ili popis ranije pretraženih

kataložnih zapisa (Kataložni zapisi <popis>). Ukoliko vam se upali popis ranije pretraženih kataložnih

zapisa možete doći u prozor za pretraživanje tako da pritisnete gumb Pronađi (F3).

U prozoru za pretraživanje (Kataložni zapisi

<pretraživanje>) unesite uvjete pretrage kataložnih

zapisa. Najčešći uvjet po kojemu se traži kataložni

zapis je naslov djela, no na raspolaganju vam je još

čitav niz polja kojima možete suziti svoju pretragu.

Izgled prozora za pretraživanje dan je na slici ispod.

Nakon unosa parametara pretrage pritisnite gumb

Izvrši upit (Enter).

Upozorenje!

Polje Br. svezaka se NE odnosi na višerazinske zapise!


21

21

Slika 21 - prozor za pretraživanje kataložnih zapisa

Nakon uspješne pretrage kataložnih zapisa na ekranu će vam se pojaviti rezultati pretrage koji

zadovoljavaju uvjete koje ste unijeli u gornjem prozoru. Na donjoj slici su prikazani rezultati dobiveni

upisivanjem niza znakova 'vlak u sn' u polje Naslov prozora za pretraživanje kataložnih zapisa.

U popisu rezultata pretrage kataložnih zapisa pronađite onaj kataložni zapis koji odgovara djelu koje

unosite u sustav. Provjerite izdavača, godinu izdanja i ostale relevantne podatke.

Kada pronađete odgovarajući zapis odaberite ga tako da jednom kliknete na njega ili se pomoću strelica

na tipkovnici pomaknete na njega. Trenutno odabrani zapis ima crnu strelicu sa svoje lijeve strane te je

označen drugom bojom u jednom od stupaca. Na donjoj slici idimo da je trenutno odabrani zapis sa

identom 129002198. U ovom se primjeru radi o 12. izdanju knjige iz 1978 godine.

Ako kataložni zapis ne postoji u bazi podataka imate mogućnost unos novog kataložnog zapisa. Za

potrebe ovog poglavlja nećemo opisivati taj postupak. Služba katalogizacije KGZ-a stoji na raspolaganju

korisnicima sustava Zaki.


22

22

Slika 22 - rezultati pretrage kataložnih zapisa

6.2.1.5 Korak 5

Klasificirajte kataložni zapis. U klasifikaciju kataložnog zapisa kojeg ste odabrali ulazite tako da u

gornjem dijelu prozora na gornjoj slici pritisnete gumb Klasifikacija (Ctrl+5). Primijetite da se desilo

nekoliko stvari koje vam signaliziraju da se modul Kataložni zapisi sada nalazi u načinu rada 'Klasifikacija'.

� U zaglavlju prozora se naziv promijenio iz Kataložni zapisi <popis> u Kataložni zapisi

<klasifikacija>.

� Gumb Klasifikacija (Ctrl+5) je ostao pritisnut.

� U donjem lijevom kutu prozora se tekst na gumbu Odabir (Enter) promijenio u Klasifikacija

(Enter). Ovo vam signalizira da ćete sad pritiskanjem tipke Enter na tipkovnici ući u klasifikaciju

trenutno odabranog zapisa.

Pritisnite tipku Enter kako bi ušli u prozor za klasifikaciju. Postupak klasifikacije opisan je u

poglavlju“Klasifikacija kataložnog zapisa“.

Nakon završene klasifikacije vratiti ćete se u prozor s popisom kataložnih zapisa. Sada morate klikom na

gumb Odabir (Ctrl+0) potvrditi upravo obavljenu klasifikaciju. Nakon klika će se cijeli modul vratiti iz


23

23

načina rada 'Klasifikacija' u način rada 'Odabir', a promjene u izgledu sučelja dane više u tekstu će biti

poništene.

6.2.1.6 Korak 6

Povežite kataložni zapis sa stavkom računa. Dok vam je i dalje na ekranu odabran kataložni zapis koji ste

odabrali pritisnite gumb Odabir (Enter). Ova će akcija zatvoriti prozor za odabir kataložnog zapisa te vas

vratiti u prozor za unos stavke računa. U donjoj polovici prozora sada možete vidjeti podatke kataložnog

zapisa kojeg ste povezali sa stavkom računa.

Slika 23 - izgled dijela prozora za unos stavke računa nakon povezivanja sa kataložnim zapisom

Detalje kataložnog zapisa možete pregledati klikom na gumb Pregled kat.zapisa.

6.2.1.7 Korak 7

Spremite stavku računa. U prozoru za unos stavke računa pritisnite gumb Izlaz (F4) te potvrdite

spremanje zapisa. Biti ćete prebačeni u pregled zaglavlja računa ispod kojeg možete vidjeti stavku koju

ste upravo unijeli.

Slika 24 - dio prozora za uređivanje računa nakon dodavanja jedne stavke

6.2.1.8 Korak 8

Ponovite korake 3, 4, 5, 6 i 7 jednom za svaku stavku računa. Na računu morate imati onoliko stavki

koliko imate različitih naslova.


24

24

6.2.2 Inventarizacija

Inventarizacija označava dodjeljivanje inventarnog broja građi koju unosite u sustav. Osim inventarnog

broja uobičajeno se prilikom inventarizacije građi dodjeljuje i jedinstveni broj – ident. Ident se veže uz

jedinicu građe unutar aplikacije, a fizički se na jedinicu građe lijepi grafička reprezentacija identa –

barkod.

Preduvjet za inventarizaciju je postojanje barem jednog računa s barem jednim neinventariziranim

primjerkom. U nastavku su opisani koraci koje je potrebno obaviti kako bi inventarizirali građu koju ste

pripremili unosom računa.

1. Uđite u modul inventarizacija.

2. Uđite u prozor za inventariziranje nove jedinice građe.

3. Unesite potrebne podatke

4. Spremite podatke inventarizacije

5. Ponovite korake 2, 3 i 4 za sve neinventarizirane primjerke

6. Zatvorite račun.

6.2.2.1 Korak 1

Uđite u modul Inventarizacija. U modul možete ući iz glavnog izbornika modula Nabava klikom na gumb

Inventarizacija. Ovisno o prethodnoj aktivnosti upaliti će se prozor za pretraživanje inventariziranih

primjeraka (Evidencija primjeraka <pretraživanje>) ili prozor s popisom inventariziranih primjeraka

(Evidencija primjeraka <popis>).

6.2.2.2 Korak 2

Uđite u prozor za inventariziranje nove jedinice građe. U prozor za inventariziranje nove jedinice građe

ulazite pritiskom na gumb Novo (Ctrl+Ins) dok se nalazite u prozoru za pretraživanje inventariziranih

primjeraka (Evidencija primjeraka <pretraživanje>) ili u prozoru s popisom inventariziranih primjeraka

(Evidencija primjeraka <popis>).

Ukoliko imate više od jednog računa koji sadrži neinventarizirane primjerke zaki će vam otvoriti prozor u

kojem možete odabrati račun s kojeg želite inventarizirati primjerke. Ova je funkcionalnost dodana kako

bi u knjižnicama gdje inventarizaciju radi više osoba bio moguć istovremeni rad. U slučaju na slici postoje

dva računa koji sadrže

neinventarizirane

primjerke. Potrebno je

odabrati jednog od njih te

kliknuti gumb

Odabir(Enter).

Slika 25 - odabir računa kod inventarizacije


25

25

Nakon odabira računa u slučaju da imate više od jednog računa s neinventariziranim primjercima ili

neposredno nakon pritiskanja gumba Novo (Ctrl+Ins) u slučaju da imate samo jedan račun s

neinventariziranim primjercima otvoriti će vam se prozor za inventarizaciju nove jedinice građe kao na

slici.

Sustav Zaki vam automatski nudi za inventariziranje jedinicu građe koja je neinventarizirana na nekom od

računa koji su uneseni .

U gornjem dijelu prozora možete vidjeti najbitnije podatke kataložnog zapisa s kojim je povezana jedinica

građe.

6.2.2.3 Korak 3

Unesite potrebne podatke. U prozoru za inventariziranje morate popuniti sljedeće podatke:

� Bar kod. Nalijepite neiskorištenu barkod naljepnicu na jedinicu građe te očitajte laserskim

čitačem ili ručno upišite ident primjerka.

� Lokacija. Iz padajućeg izbornika odaberite lokaciju u koju spada jedinica građe. S obzirom da

svaka lokacija pripada u zbirku, a svaka zbirka u inventarnu knjigu, vi odabirom lokacije

indirektno odabirete i inventarnu knjigu za jedinicu građe. Nakon odabira lokacije provjerite da li

je sustav Zaki automatski dodijelio inventarni broj. Odabir lokacija koje pripadaju različitim

inventarnim knjigama rezultira automatskim generiranjem različitih inventarnih brojeva.


26

26

Savjet

Preporučamo zatvaranje računa nakon inventariziranja svih primjeraka. Na taj način ćete u modulu

Računi imati čistiju situaciju.

� Status knjige. Moguće su tri vrijednosti. Ovo polje služi kod generiranja statistike nabave kako bi

se mogle razlikovati knjige koje se prvi put nabavljaju od onih koje već postoje u knjižnici.

Moguće vrijednosti su:

0 - prvi primjerak (s računa) kod prvog unosa djela

0n - ostali primjerci (s računa) kod prvog unosa djela

n – svi ostali primjerci s svih ostalih računa ako djelo već postoji u knjižnici

� Broj sveska. Ako djelo dolazi u više svezaka tada svaki svezak ima svoj ident i inventarni broj.

Ovdje upišite redni broj sveska.

� Način posudbe. Odaberite iz padajućeg izbornika jednu od ponuđenih vrijednosti. Ako na popisu

nema svih načina posudbe koje koristite ili ih ima nekih koje ne koristite možete od VivaInfo-a

zatražiti promjenu istih.

6.2.2.4 Korak 4

Spremite podatke inventarizacije. Unesene podatke spremate pritiskom na gumb Izlaz (F4) te potvrdom

spremanja u dijaloškom okviru koji će se pojaviti.

6.2.2.5 Korak 5

Ponovite korake 2, 3 i 4 za sve neinventarizirane primjerke. Nakon spremanja podataka sustav Zaki će

vam automatski ponuditi za inventarizaciju sljedeći neinventarizirani primjerak s računa ako takav

postoji. Ukoliko nema više neinventariziranih primjeraka pređite na sljedeći korak.

6.2.2.6 Korak 6

Zatvorite račun. Kada inventarizirate zadnji primjerak s računa Zaki će vam prikazati sljedeću poruku:

Ukoliko odaberete Da sustav će zatvoriti

račun te na njemu više nećete moći raditi

promjene. Ako odaberete Ne sustav će

ostaviti račun otvorenim što znači da ćete na

njega moći dodavati nove stavke.

Slika 26 - zatvaranje računa


27

6.2.3 Dijagram toka unosa građe putem modula

Slika 27 - dijagram toka unosa građe preko modula

Unos računa

Inventarizacija

Ispis i lijepljenje signatura


unosa građe putem modula Nabava

dijagram toka unosa građe preko modula Nabava

Unos stavke računa

Povezivanje kataložnog zapisa sa stavkom računa

Puštanje građe u cirkulaciju

27

Traženje kataložnog zapisa

Klasifikacija kataložnog zapisa


28

28

6.3 Unos preko modula Dokumenti

7 Kontaktne informacije

zaki – korisničke upute ver 15.01.2010. - viva info · 2014. 1. 31. · zaki – korisničke...

Documents