zakres szkolenia

1

PROMOWANIE RÓŻNORODNOŚCI KULTUROWEJ I ARTYSTYCZNEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO

DZIEDZICTWA KULTUROWEGO PL09

w ramach Mechanizmu Finansowego EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO 2009-2014

szkolenie z zakresu wnioskowania o płatność i rozliczania projektu

MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

Warszawa 29.04.2014 r.

2

Zakres szkolenia

Kwalifikowalność kosztówZamówienia

Rozliczanie partnerstwaPrawa i obowiązki wynikające z umowy finansowej

Wprowadzanie zmian do budżetu Raport okresowy

3

Kwalifikowalność wydatków zgodnie z

kategoriami budżetowymi

4

Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:

Za wydatki kwalifikowalne uznaje się wydatki, które jednocześnie: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, 2) zostały uwzględnione w Planowanym budżecie, 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu,4) zostały prawidłowo zaksięgowane, rzetelnie udokumentowane, możliwe do

zweryfikowania,5) nie są finansowane z innych środków pomocowych,6) są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

5


„Wydatki faktycznie poniesione” to znaczy rzeczywiste

• Refundacji polegają tylko faktycznie zrealizowane wydatki (zapłacone), a nie zaksięgowane koszty (zafakturowane)

• Zaliczka nie jest uznawana za wydatek rzeczywisty do czasu jej rozliczenia• Nie uznaje się za koszty kwalifikowalne kosztów szacunkowych lub domniemanych• Koszty rzeczywiste muszą wynikać z ksiąg rachunkowych lub dokumentów

podatkowych beneficjenta poniesiony w okresie realizacji projektu.

6


Wydatek kwalifikowalny to znaczy:

• Ekonomicznie uzasadniony tzn. musi być rozsądny, zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami i normalnego postępowania beneficjenta Może zdarzyć się tak, że Operator uzna jakiś wydatek za niekwalifikowalny pomimo, że będzie on zgodny z wytycznymi o kwalifikowalności wydatków powołując się na brak ekonomicznego uzasadnienia

• Nieodzowny do realizacji projektu tzn. musi bezpośrednio wynikać z merytorycznego zakresu projektu

• Ujęty w księgach według zasad rachunkowości stosowanych (na co dzień) przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent nie powinien stosować innych zasad ewidencji na potrzeby realizacji projektu niż te, które normalnie stosuje

7


Wydatki niekwalifikowalne w ramach Programu:

• koszt zakupu ziemi i nieruchomości;• amortyzacja i zakup środków trwałych, w tym zakup instrumentów muzycznych;• nagrody, stypendia, kary;• wkład rzeczowy, w tym wolontariat;• opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów

związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową;

• podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie

8


Koszty osobowe:

• Dopuszczalne są wszystkie formy zatrudnienia personelu zgodne z prawem polskim,

• Beneficjent ma więc do wyboru umowę o pracę zgodną z Kodeksem Pracy, umowę zlecenie, umowę o dzieło itp. zgodnie z Kodeksem Cywilnym,

• W ramach umowy o pracę Beneficjent ma możliwość zatrudnienia pracownika nowego, Własnego – na pełen etat, część etatu, lub poprzez zwiększenie zakresu

obowiązków tzw. dodatek zadaniowy,• W przypadku oddelegowania pracownika do pracy na rzecz projektu w części etatu

konieczna jest zmiana umowy, zakresu obowiązków pracownika oraz wskazanie wymiaru czasu jaki będzie on poświęcał na projekt,

9


Koszty osobowe:

• W przypadku braku wskazania wymiaru czasu przeznaczonego na projekt konieczne jest prowadzenie kart czasu pracy,

• Karty czasu pracy stanowią potwierdzenie ilości godzin czy dni przeznaczonych na pracę oddelegowanego pracownika nad projektem,

• Bardzo ważne, żeby karty te były w sposób poprawny opisane tzn. zawierały : tytuł projektu, nazwę beneficjenta, kalendarz, opis wykonanych zadań oraz podpis opatrzony datą pracownika jak i osoby odbierającej pracę,

10


Koszty osobowe:

• Przy zatrudnianiu pracowników na mocy umów o pracę ważną kwestią jest to, że nie stosuje się w ich przypadku Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Wytycznych ws. zamówień publicznych

• Problemem związanym z rozliczeniami kosztów osobowych jest kwestia doboru odpowiedniej formy prawnej wiążącej beneficjenta z pracownikami- nie na każdy zakres prac można zawrzeć umowę o dzieło

• Należy pamiętać, że umowa o dzieło może zostać rozliczona dopiero po odebraniu przedmiotowego dzieła. W przypadku jego braku umowa taka nie zostanie uznana za zrealizowaną a co za tym idzie nie będzie podlegała rozliczeniu

11


Koszty osobowe:

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:• Umowa o pracę,• Aneks do umowy/ porozumienie zmieniające,• Lista płac,• Deklaracja ZUS DRA,• Przelewy: pensji netto, do ZUS, do US i innych potrąceń wynikających z listy płac

(np. PZU)• Karta czasu pracy (jeśli dotyczy),• Kalkulacja wynagrodzeń (jeśli dotyczy),• Oświadczenie o rozliczaniu wynagrodzenia jedynie z Programu PL09

12


Koszty podróży służbowych/ delegacji:

• W przypadku delegacji służbowych istotnym szczegółem jest podmiotowe prawo do bycia delegowanym

• Prawo to dotyczy tylko i wyłącznie pracowników zatrudnionych w organizacji beneficjenta na mocy prawa pracy

• W przypadku zatrudniania pracowników na mocy umowy zlecenia czy umowy o dzieło warunki wyjazdów, ponoszenia w ramach nich kosztów powinny zostać zapisane w warunkach zawartej umowy

• Jest to bardzo częsty błąd beneficjentów, którzy przedstawiają do refundacji rozliczone delegacje wraz z wypłaconymi dietami pracowników zatrudnionych na mocy innych umów niż umowa o pracę, który skutkuje odmową refundacji poniesionych kosztów

13


Koszty transportu:

• Refundacji podlegają zarówno bilety komunikacji miejskie, międzymiastowej (autobus, pociąg) jak i międzynarodowej (samolot, prom)

• W stosunku do biletów kolejowych i samolotowych refundacja dotyczy wydatków na podróż druga klasą

• W celu potwierdzenia poniesienia wydatku konieczne jest załączenie do dokumentacji dowodu poniesienia danego kosztu, czyli np. biletu

• W celu rozliczenia wynajmu środka transportu konieczna jest umowa o świadczenie usługi, faktura oraz dowód zapłaty

14


Koszty transportu:

• Warto zwrócić uwagę, że instytucje nadzorujące wdrażanie projektów bardzo często proszą o przedstawienie tzw. badania rynku w celu poświadczenia, że wydatek został poniesiony zgodnie z zasadami konkurencyjności, gospodarności i racjonalności Dlatego warto zawsze, w przypadku zamawiania usług przeprowadzić badanie rynku poprzez np.: zapytania mailowego do trzech wykonawców lub porównania ofert odstępnych w Internecie

15


Koszty transportu:

• W przypadku rozliczenia samochodu prywatnego do użytku służbowego nie może on zostać rozliczony na podstawie faktur za paliwo

• Jest to najczęściej popełniany błąd przez jednostki spoza sektora finansów publicznych

• W celu poprawnego rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych kierownik jednostki powinien zawrzeć z właścicielem samochodu (pracownikiem) umowę użyczenia samochodu prywatnego

• Kwalifikowalność kosztów transportu samochodem prywatnym jest uwarunkowana rachunkiem ekonomicznym

16


Koszty transportu:

• Umowa ta jest rozliczana na podstawie tzw. kilometrówki czyli ewidencji przejechanych kilometrów pomnożonych przez wskaźnik wskazany w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 31 stycznia 2008r.

• Ogólne zasady wykorzystywania samochodów prywatny w celach służbowych reguluje Rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998r. (Dz. U.Nr. 41 poz. 239)

• Koszty samochodów służbowych Beneficjenta należy rozliczyć na podstawie faktur za zakupione paliwo + Karta Drogowa + wyliczenie średniej ilości spalanego paliwa przez dany samochód

17


Koszty zakwaterowania i wyżywienia:

• Koszty te rozliczamy na podstawie zawartych umów o świadczenie usług, faktur oraz dowodów zapłaty

• Tak jak w przypadku kosztów transportu w przypadku wydatkowania środków poniżej progu ustawowego (Ustawa Prawo Zamówień Publicznych) poniżej 30 000 euro netto, konieczne jest zastosowanie Wytycznych MRR

• W przypadku, gdy projekt polega na organizacji cyklu spotkań należy sprawdzić kwoty przeznaczone w budżecie na zakwaterowanie czy wyżywienie nie przekraczają ustawowych progów

18


Koszty podróży służbowych/ delegacji, transportu, zakwaterowania i wyżywienia:

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:• wniosek/ polecenie wyjazdu służbowego,• rozliczenie delegacji,• bilety (lotnicze, kolejowe itp.) • faktury za nocleg, transport, wyżywienie wraz z potwierdzeniem zapłaty• sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego,• agenda spotkania (ważne-kwestia zapewnionego wyżywienia-potrącenia)• dowód wypłacenia zaliczki na delegację oraz jej rozliczenia/ dowód zwrotu kosztów

poniesionych w czasie delegacji

19


Koszty biurowe, sprzęt:

• W przypadku tych kosztów należy pamiętać o stosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Wytycznych MRR w tym zakresie oraz o poprawnym szacowaniu zamówienia, czyli sumowaniu kwot w danej pozycji w okresie trwania projektu a nie w perspektywie roku kalendarzowego

• Ważne, aby na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego nie zapomnieć o żadnej pozycji dotyczącej kosztów biurowych ponieważ Operator może nie wyrazić zgody na możliwości rozszerzania budżetu o nowe pozycje w trakcie realizacji projektu

• Ważne, że sprzęt kwalifikowalny w ramach Programu to wydatek do 3500 brutto tj. wydatek nieinwestycyjny

20


Koszty biurowe, sprzęt :

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:• Umowy z dostawcą lub zamówienie• Faktura/rachunek• Dowód zapłaty • Protokół odbioru

21


Koszty obsługi finansowej:

• Program nakłada na beneficjenta obowiązek otworzenia dwóch odrębnych rachunków bankowych dla obsługi finansowej projektu

• Koszty związane z otworzeniem takich rachunków jak i ich prowadzenie są kosztami kwalifikowanymi

• Zatrudnienia obsługi księgowej przy realizacji projektu dotyczą takie same zasady jak w przypadku zatrudniania personelu czy zamawianiu usług w ramach realizowanego projektu może to być zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, beneficjent może rozliczyć zatrudnianą do tej pory u siebie osobę na umowę o pracę w określonej części etatu za pomocą karty czasu pracy lub skorzystać z umów z zakresu prawa cywilnego

22


Koszty pośrednie:

• Są one rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków• Ich poziom jest określany w umowie finansowej• Warunkiem ich rozliczenia przez Beneficjenta jest posiadanie systemu księgowości

analitycznej oraz przedstawienie uzasadnionej metody kalkulacji

23


Koszty wynagrodzeń artystów i specjalistów:

• Wyłanianie artystów w trybie art.67ust 1 „wolna ręka” wiąże się ze spełnieniem konkretnych przesłanek:c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej

• Przesłanka ta nie zostaje spełniona w przypadku reprezentowaniaartysty przez więcej niż jedną agencję

• Każde postępowanie wymaga udokumentowania- tak jest też w przypadku trybu tzw. „wolnej ręki”, w którym trzeba pamiętać o etapie negocjacji

24

Zamówienia publiczneponiżej progu ustawowego

ZGODNIE Z WYTYCZNYMIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO W ZAKRESIE

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EOG 2009-2014 ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINASOWEGO 2009-2014,

DO KTÓRYCH NIE MA ZASTOSOWANIA USTAWA Z DNIA 29 STYCZNIA 2004R.-PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

25

Zamówienia publiczne:

• Wytyczne dotyczą wszystkich, którzy nie są zobowiązani do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tysięcy euro

• Usługi i dostawy są sumowane w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta biorąc pod uwagę łączne spełnienie kryteriów:a) Tożsamości przedmiotowej zamówienia b) Tożsamości czasowej zamówieniac) Tożsamości podmiotowej zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez

jednego wykonawcę)

26


Zamówienie pomiędzy 3500 PLN a 14 tys. euro• upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub wysłania

zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców• zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert,

termin składania ofert • zapytanie można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, w

przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest uzyskanie informacji o ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy lub bezpośredni kontakt z wykonawcą

• w przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki umowy z wykonawcą

27


Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP• upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, w przypadku

braku strony, na stronach internetowych przeznaczonych do zamieszczania ogłoszeń albo prasie ogólnopolskiej lub lokalnej w zależności od znaczenia zamówienia

• zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert-nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia

• w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest wysłanie zapytania w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców bez konieczności upubliczniania na stronie internetowej lub prasie

28


Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP• W przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki

umowy z wykonawcą• Beneficjent wysyła informację o wyniku postępowania do każdego wykonawcy,

który złożył ofertę lub zamieszcza wyniki postępowania na stronie internetowej, na której wywiesił zapytanie lub publikuje w prasie, w której drukował zapytanie ofertowe

• W przypadku gdy beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz powtórzyć procedurę

• Jeżeli w przypadku powtórzenia procedury nie otrzymał dwóch ważnych ofert, można zawrzeć umowę z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę lub po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą

29


Zamówienie nie objętych ustawą PZP – udokumentowanie procedury• Beneficjent ma obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia

poprzez sporządzenie notatki• Notatka powinna zawierać co najmniej:

a) informację o sposobie upublicznienia zapytania lub informację do jakich co najmniej trzech podmiotów wysłał zapytanie lub informację o tym, że na rynku nie jest znanych trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem,

b) wykaz ofert, które wpłynęły,c) wykazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem,d) datę sporządzenia notatki i podpis,e) załączniki: potwierdzenie publikacji, złożone oferty lub wydruk ze strony

wykonawcy, oświadczenie zgodnie ze wzorem w załączniku nr 1

30

Sposób rozliczania partnerstw w projekcie

31

Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:

• Najważniejsze aby pamiętać, że partnerstwo to wspólne działanie na rzecz osiągnięcia celu określonego w projekcie

• Taka definicja uniemożliwia zlecanie partnerowi wykonywanie usług lub prowadzenie pomiędzy partnerami zwykłej wymiany handlowej zakończonej wystawieniem faktury lub rachunku

• Beneficjent rozlicza się z całości kosztów projektu, zarówno z kosztów własnych jak i kosztów ponoszonych przez Partnera

• Stosunki między partnerem a beneficjentem określone są w umowach partnerskich• Partner może otrzymać zwrot kosztów udziału w projekcie. Obowiązują go

wówczas takie same zasady jak beneficjenta• Informacja o wyborze sposobu rozliczania się jaki będzie obowiązywał w trakcie

realizacji projektu pomiędzy Beneficjentem a partnerem powinna znaleźć się w umowie partnerskiej

32


Rozliczenie na podstawie kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty• Przy wyborze takiej opcji – Partnera z Państw-Darczyńców obowiązują takie same

zasady dotyczące rozliczania wydatków finansowych jak polskiego Beneficjenta

33


Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej• Partner w celu uzyskania zwrotu poniesionych wydatków wystawia notę

obciążeniową Beneficjentowi • Partner do noty załącza dokumenty takie same jak Beneficjent rozliczający się z

Operatorem czyli np. rozliczoną delegację swojego pracownika, fakturę za bilet lotniczy i nocleg itp. wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz zestawienie tabelaryczne wskazujące jakie poszczególne koszty składają się na kwotę widniejącą na nocie obciążeniowej

• Beneficjent po zweryfikowaniu poprawności i kompletności przedłożonych dokumentów na podstawie powyższej noty obciążeniowej wypłaca Partnerowi wnioskowaną kwotę

34


Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej• Beneficjent dokonuje na przekazanych dokumentach pełnego opisu i przedstawia

Operatorowi: kopię noty obciążeniowej, tłumaczenie not, zestawienie wydatków (tabelarycznie), uwzględniając poniższe informacje lp. wydatku; nr ewidencji księgowej Partnera; nr i rodzaj dowodu finansowego; nazwa wydatku; nr i nazwa pozycji budżetowej z planowanego budżetu, z którym powiązany jest

wydatek (nie dotyczy wydatków poniesionych na nawiązywanie partnerstw w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej);

wartość wydatku w walucie, w której został poniesiony wartość wydatku w PLN

35


Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej• Na końcu przetłumaczonej noty obciążeniowej należy przedstawić sumę

poniesionych wydatków• Zestawienie wydatków musi mieć formę umożliwiającą porównanie danych z

informacjami zawartymi w raporcie. Przy takim przygotowaniu dokumentów Beneficjent nie przedstawia Operatorowi kopii dokumentów potwierdzających wydatki Partnera. Jednakże należy pamiętać, że Beneficjent ponosi odpowiedzialność za formalno-rachunkowe rozliczenie Partnera

36


Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta• Innym sposobem rozliczenia wydatków poniesionych w tracie realizacji projektu

przez partnera jest raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że zgłoszone wydatki zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera,

• Warto zwrócić uwagę, iż powyżej przedstawiony sposób rozliczania się jest bardzo kosztowny, a wydatek z nim związany jest kwalifikowalny o ile został wpisany do Planowanego budżetu

37


Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta• Powyższy raport powinien zawierać następujące kluczowe informacje:

wstęp odnoszący się do okresu, którego raport dotyczy oraz zasad raportowania, które zostały wykorzystane do sporządzenia dokumentu

potwierdzenie, że audyt został przeprowadzony zgodnie z prawem, wytycznymi i dobrymi praktykami rachunkowości;

opis elementów, które zostały objęte raportem oraz zastosowanych standardów raportu audytowego;

uwagi dot. wypełnienia przez organizację zobowiązań w celu zapewnienia, że informacje związane z księgowością zostały należycie udokumentowane;

informacje na temat kwalifikowalności VATu (jeśli dotyczy)

38


Wkład własny Partnera projektu• Partner projektu może wnieść również wkład własny finansowy do projektu.

Szczegóły dotyczące wniesienia wkładu własnego do projektu przez Partnera powinny zostać uregulowane w umowie partnerskiej

• Partner może przekazać na konto Beneficjenta ustaloną kwotę wnoszonego przez siebie wkładu własnego lub może ponieść wydatki na realizację projektu do wskazanej wysokości na konkretne wskazane w umowie partnerskiej pozycje kosztowe zgodne z Planowanym budżetem projektu. W takim przypadku, potwierdzenie wniesienia wkładu może zostać zawarte jako część raportu biegłego rewidenta

39


Wkład własny Partnera projektu• W przypadku ponoszenia przez Partnera wydatków, które mają zostać uznane za

wkład własny, zobowiązany jest on do przekazania Beneficjentowi pełnej dokumentacji finansowej w celu załączenia jej do raportu przekazywanego Operatorowi przez Beneficjenta. Dokumentacja ta musi być przetłumaczona na język polski przez Beneficjenta, a kwoty poprawnie przeliczone na PLN zgodnie z polskimi przepisami prawa, np. zgodnie z ustawą o rachunkowości

40

Umowa Finansowa

41

Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:

Artykuł 1 – Ramy prawneW ramach realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany do:• Pełnego stosowania wszystkich właściwych przepisów prawa

wspólnotowego, krajowego i miejscowego (Memorandum, Regulacje, wytyczne ws. zamówień, wszelkie wytyczne w zakresie Programu);

• Podpisując umowę Beneficjent oświadcza, że znana mu jest treść ww. dokumentów;

42


Artykuł 5 – Wysokość dofinansowania i współfinansowanie• Beneficjent zobowiązuje się zapewnić płynność finansową projektu i pokrywać

wszelkie wydatki związane z realizacją projektu• Beneficjent zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich

wydatków niekwalifikowalnych• Wzrost całkowitego kosztu realizacji Projektu lub wydatków kwalifikowanych

w ramach Projektu w trakcie jego realizacji, powyżej pułapu określonego w ust. 5 i 6 niniejszego artykułu nie stanowi podstawy do zwiększenia dofinansowania przez Operatora

• W przypadku zwiększenia kosztów lub wydatków realizacji Projektu, o których mowa w ust. 4-6, wynikających w szczególności z niedoszacowania kosztów Projektu w tym wzrostu cen, Beneficjent zobowiązuje się pokryć je ze środków własnych

43


Artykuł 8 – Kwalifikowalność wydatków• Wydatki poniesione przed dniem 20.12.2013 r. oraz po dniu (data zakończenia

realizacji projektu – zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym) nie są kwalifikowane• Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień

30 kwietnia 2016 r.• Dla wdrażania projektu mają zastosowanie szczegółowe zasady

kwalifikowalności wydatków określone w rozdziale 7 Regulacji

44


Artykuł 10 – System płatności• Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym oraz refundacji,

przy czym o kolejną płatność okresową można wnioskować po potwierdzeniu prawidłowości rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanej wcześniej; płatność końcowa w wysokości nie mniejszej niż 20% kwoty dofinansowania

• Beneficjent jest obowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej przychodów, kosztów i wydatków realizowanego Projektu

• Beneficjent zobowiązuje się do otwarcia dwóch odrębnych rachunków bankowych na środki z MF EOG oraz z Min. KiDN

• Podstawą dokonania płatności jest złożenie i zatwierdzenie przez OP odpowiedniego raportu

45


Artykuł 10 – System płatnościDo raportu Beneficjent załącza: • kopie faktur lub innych równoważnych dokumentów, • potwierdzenie dokonania zapłaty, • kopie umów, • potwierdzenia wykonania usług/dzieł, • kopie list płac, • dzieła, • kopie not wydatków partnera wraz z listą poniesionych wydatków, • kopie raportów biegłego rewidenta zgłoszonych przez partnerów projektu.

46


Artykuł 10 – System płatnościTerminy:• Beneficjent przedkłada do Operatora raport w terminie 10 dni roboczych po

upływie okresu raportowania, (styczeń-kwiecień, maj-sierpień, wrzesień-grudzień)

• Operator w terminie 15 dni roboczych dokonuje weryfikacji i przekazuje uwagi do Beneficjenta

• Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wezwania do uzupełnienia przekazuje poprawione dokumenty

47


Artykuł 13 – Kontrola i audyt• Beneficjent zobowiązuje się zapewnić kontrolę realizacji i stopnia wdrażania

Projektu w ramach swoich istniejących wewnętrznych procedur kontroli• Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizacji

Projektu oraz postanowień niniejszej umowy, w szczególności dotyczącej wypełniania warunków wymienionych w art. 6, przeprowadzonemu:– w przypadku kontroli - przez Operatora, KPK, KMF lub jednostkę

upoważnioną do działania w jego/ich imieniu,– w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister

Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz Komitet Mechanizmu Finansowego lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, a także Komisję Audytorów EFTA.

48


Artykuł 13 – Kontrola i audyt• Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu

realizacji Projektu• Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji

Projektu, przez okres obowiązywania Umowy wskazany w art. 25 ust. 1 i 2 niniejszej umowy oraz w okresie do 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu.

• Jeżeli właściwe przepisy prawa nie stanowią inaczej, Beneficjent w przypadku kontroli lub audytu jest zawiadamiany na 7 dni przed terminem ich przeprowadzenia.

49


Art. 14 – Zmiany Umowy• Wszelkie zmiany Umowy wymagają zgodnej woli stron wyrażonej na piśmie• Zmiany Projektu, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy,

wyniki, rezultaty czy cele Projektu, a skutek finansowy ogranicza się do:1) zmiany „Harmonogramu wydatkowania środków przez Wnioskodawcę”,2) kumulatywnych przesunięć kwot między kategoriami budżetowymi w wysokości do 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych,uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia na piśmie zmienionego „Planu budżetu projektu” wraz z uzasadnieniem Operator nie zgłosi do niego uwag

50


Art. 14 – Zmiany Umowy • Przesunięcia nie mogą spowodować wzrostu kategorii „Koszty wynagrodzeń

osób obsługujących projekt” • Przesunięcia powyżej 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu

oraz pozostałe zmiany wymagają zgody Operatora Programu i aneksowania Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności

• Beneficjent ma obowiązek powiadomienia Operatora o zmianach wymagających jego zgody w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą

51

Raport okresowy i końcowy

52

Raport - procedury

Termin przesłania do MKiDN- 10 dni roboczych po zakończeniu trymestru

Forma przesłania – 1 egz. w języku polskim, w wersji elektronicznej i papierowej wraz z wymaganymi załącznikami.

Formularz dostępny na stronie internetowej MKiDN

Rozpatrzenie przez MKiDN- 15 dni roboczych od otrzymania wersji papierowej

Wezwanie do uzupełnień- elektronicznie lub drogą pocztową

Czas na uzupełnienia- nie dłużej niż 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po otrzymaniu wezwania

53

Raport – struktura

Informacje o projekcie:Zgodnie z danymi podanymi w we wniosku aplikacyjnym oraz umowie finansowej

Część merytoryczna:Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedstawicieli DFE

54


Część Finansowa:

Tabela nr 1-dane powinny być zgodne z wnioskiem aplikacyjnym oraz umową finansową

Tabela nr 2 – dane powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym na dzień sporządzania raportu okresowego

Ważne: kolejna transza powinna być zgodna z kwotą wskazaną w części 8 Raportu pt.: „Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN”

55

Zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków w podziale na źródła finansowania w PLN

Podajemy:

- kwoty z poprzednich okresów rozliczeniowych łącznie-kwoty wydatków rozliczanych w obecnym okresie-wydatki łącznie

Wskazanie sposobu wydatkowania przychodów


56

Zestawienie dokumentów potwierdzających wydatki Podajemy:

- numer ewidencji księgowej,-nazwę dokumentu (f-ra/rachunek) i nr dokumentu,-łączną kwotę dokumentu,-kwotę wydatku kwalifikowalnego,-łączną kwotę podatku Vat,-nazwę wydatku zgodnie z budżetem,-datę wystawienia dokumentu,-sposób dokonania zapłaty (przelew, karta, gotówka),-datę dokonania zapłaty.


57

Zestawienie poniesionych wydatków względem planowanego budżetu w PLN Podajemy:

- w kolumnie „Grupy/kategorie/podkategorie/ nazwy wydatków z „Planowanego budżetu projektu”,

-kwoty zgodnie z „Planowanym budżetem”,-kwoty sumarycznie z poprzednich okresów sprawozdawczych,-kwoty z obecnego okresu sprawozdawczego,-sumę kwoty „przeszłych” i obecnie wydatkowanych,-różnicę pomiędzy „Planowanym budżetem” a sumą wszystkich dotychczasowych

wydatków,-wartość procentową wykonania budżetu w stosunku do planu.


58

Zestawienie zmian w kategoriach względem planowanego budżetu w PLN –pokazuje zmiany do 20%

Podajemy:-podajemy nazwy pozycji zgodnie z Planowanym budżetem,-podajemy kwoty z Planowanego budżetu, -podajemy kwotę przesunięć finansowych (-,+),-podajemy kwoty Planowanego budżetu po zmianach,-podajemy kwoty przesunięć w danym okresie sprawozdawczym,-podajemy powód zaistniałych zmian,-podajemy sumy zmian.


59

Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN

Podajemy:

- Uaktualniony harmonogram wydatkowania środków przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu: w trymestrach, które się zakończyły - kwoty rzeczywiście poniesionych

wydatków , w trymestrach przyszłych.


60


Podpis beneficjenta

Rzetelność informacji zawartych we wniosku potwierdza podpis osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta.

Data - dzień wypełnienia przez beneficjenta wniosku o płatność.

W przypadku, kiedy wniosek będzie poprawiany jego nowa wersja powinna być podpisana po raz kolejny z odpowiednio zmienioną datą.

61


Załączniki do raportu:

• kopie dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu (w formie papierowej, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta)

62


Forma przekazania dokumentów

Dokumenty należy dostarczyć spięte w segregatorze lub w innej formie zabezpieczającej je przed pomieszaniem, ułożone według kategorii budżetowych, zgodnie ze kolejnością podaną w zestawienia wydatków kwalifikowalnych.

63

Przykładowy opis dokumentu finansowegoPowinien być na każdej fakturze i rachunku, jeśli nie ma miejsca – tworzymy oddzielny załącznik do danej faktury/rachunku:Opis wydatku………………………………poniesiony w ramach projektu……………dofinansowanego ze środków MF EOG i Ministra KiDN w ramach umowy finansowej nr……………z dnia………..Kwota wydatku kwalifikowalnego …………….PLN w ramach dokumentu finansowego lub kwota wydatku kwalifikowalnego ……….PLN poniesiona w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatkównr pozycji w budżecie………..Poziom dofinansowania nn. dokumentu w ramach projektu wynosi…..%, z tego: MF EOG 90%, Min.KiDN 10%nr pozycji w ewidencji księgowej…………Zakup/usługa zgodny/a z art….ustawy PZP lub Wytycznymi MRR w zakresie udzielania zamówień w ramach MF EOG i NMF.

64

Przykładowy opis dokumentu finansowego

Na fakturze powinny znaleźć się również inne standardowe informacje takie jak dane dotyczące rozksięgowania kosztu, nazwisko i podpis osoby księgującej, zatwierdzającej koszty, informacja o dowodzie księgowym, płatności itd.

65

Przykładowy opis dokumentu finansowego

W części merytorycznej

Podajemy informacje, które pozwolą połączyć dany koszt z wydarzeniem projektu, np.: koszt dotyczy spotkania w dniu (podajemy daty i miejsce wydarzenia); Wyżywienie (lub inna kategoria) dla (ilu) osób; Spotkanie dotyczyło (podajemy cel spotkania).Opisując koszt transportu – informujemy jaka grupa / kto / wyjechał / dokąd, kiedy w jakim celu.

DZIĘKUJĘ BARDZO ZA UWAGĘ.

ŻYCZĘ POWODZENIA W REALIZACJI I ROZLICZANIU PROJEKTÓW

Marta Wilamek

zakres szkolenia

Documents