zaman mühendi̇sli̇ği̇
TRANSCRIPT
Yaşar YİĞİT
ZAMAN MÜHENDİSLİĞİ
Benjamin Franklin
Zamanı verimli kullanmak uygarlığın ölçüsüdür.
Milli Prodüktivite Merkezi
• Hiç zamanım yok
• Çok yoğunum
• İşim başımdan aşkın
• Başımı kaşıyacak vaktim yok
• Nefes alacak vaktim yok
• Koşuşturmaktan kendime vakit ayıramıyorum
• Bu adam bu kadar enerjiyi nereden buluyor?
BAHANELER
Zaman, herkes için “eşit”tir.
1 yıl herkes için 365 gündür.
1 gün herkes için 24 saattir.
1 saat herkes için 60 dakikadır.
1 dakika herkes için 60 saniyedir.
Olayların geçmişten bugüne gelip geleceğe doğru birbirini izlediği kesintisiz süreç . . .
İş yapabilmek için gereksinim duyulan süre . . .
Zaman Nedir ?
Zamanın Kendine Özgü Yönleri
Zaman herkese eşit dağıtılmış, kıt bir kaynaktır.
Zaman geri döndürülemez.
Zaman biriktirilemez.
Zaman alınıp satılan bir meta değildir.
Zaman çoğaltılamaz.
Zaman yönetimi karar ve planlama ile ilgilidir.
TEMEL GÖREVLER/İHTİYAÇLAR
KİŞİSEL GELİŞİM
EV/AİLEDİNLENMEUYKU
KİŞİSEL BAKIM
EĞLENCE
SOSYAL FAALİYETLER
İŞ
İÇ HUZUR
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır.
İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30-40' ını kullanabilmektedir.
Yaşamımızdaki bir saatlik zamanın değeri acaba nedir?
Peki geriye kalan % 60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?
Planlamada yapılan hatalar,
Netleşmemiş hedefler,
Önceliklere gerekli önemi verememe,
Sürekli erteleme,
Öze inememe,
Detayla fazla uğraşma.
Zaman Yönetimi Yaklaşımları
Düzen Yaklaşımı
Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı
Başarı (Hedef) Yaklaşımı
ABC Yaklaşımı
Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı
Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı
Beceri Yaklaşımı
İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı
Zaman TuzaklarıPlansızlık
Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
Ertelemek
Kendini gereğinden fazla işe adamak
Acelecilik
Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
“İki nimet vardır ki insanlar bunların değerini bilmezler:
Sağlık ve boş vakit” (Hadis-i Şerif; Buharî, Rikak: 1)
Zamanı Boşa Harcamak
İlk defada unuttuğunuz bir iş için aynı yere ikinci, üçüncü kez gidiyor musunuz?
Akşam yapmanız gerekenlerin yarısını yaptığınızı gördüğünüzde . . .
Zaman nasıl gelip geçti dediğinizde . . . “Bekleyen işler” kutunuz dolup taşıyorsa? ... Gerektiğinde önemli evrakı bulabiliyor
musunuz ?... Bulamazsanız ?... Koyduğunuz yeri unuttuğunuz için bir şeyi başka
yerde arıyorsanız
ZAMANIN ÖNEMİ !!!
BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan biröğrenciye sorun.
BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre birbebek dünyaya getiren bir anneye sorun.
BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık birderginin editörüne sorun.
BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayıkılpayı atlatan bir adama sorun.
BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlardagümüş madalya alan sporculara sorun.
ZAMAN ZAMANZamanın ancak yüzde 60’ına hükmedilebilmekte yüzde 40’lık bir kısmı kontrol dışı gelişen olaylara ayrılmaktadır. Zamanını yönetmek isteyen kişi, yaşamına ve işine ilişkin amaçlarını belirlemelidir. Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir.
Zaman; yıllık, aylık, haftalık ve günlük şeklinde mutlaka yazılı olarak planlanmalıdır.
Zamanı etkili ve verimli kullanmak için ne yapmalı?
Güne erken başlayın! Güne erken başlayan başarıyor. Kahvaltı ve banyoyu en kısa sürede bitirin. Ceplerinizi ve çantanızı düzenleyin. Yapılacakları, hedeflerle karşılaştırın. Yapılacaklar listesini önceliklere göre sıralayın. En önemli işleri en üretken saatlerde yapmaya çalışın. İşyerinize uyum sağlamaya çalışın. Verimliliğinizin tepe noktasını ‘en iyi’ biçimde kullanın. Hoşlanmadığınız işleri önce yapın. Ertelenmesi olası işleri parçalara ayırın. Kendinize bir bitim zamanı belirleyin. İşi bitirince kendinizi ödüllendirin. ÜŞENMEYİN, GECİKMEYİN, ERTELEMEYİN !
Önceliklerinizi belirleyin
UNUTMAYIN!!Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz.Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, hiçbir işi zamanında tamamlayamaz.
Başarı zamanı değerlendirmeye bağlıdır. Seneca
A.İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
B.Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Zamanı Planlama ve Yönetme Teknikleri
A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için de zaman olmayacaktır.
Bir işi doğru yapmakla, doğru işi yapmak arasındaki seçim, yöneticiyi verimli ve etkin kılan en önemli yetenektir.
Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya karşı çıkan yöneticiler, uzun vadede kazanacakları zamanı ve elde edecekleri yüksek verimi görememektedirler.
A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı
Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı
Önceliklerin Belirlenmesi
Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edilmesi
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Zaman Akışının Farkında Olun Zaman algısının ve zaman akışının farkında
olabilmek için zamanın; Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek
sermaye olduğunun bilincinde olunmalı, Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin,
zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli,
Kişisel amaçlar için harcanan zaman, kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Ertelemekten Kaçının Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır.
Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”.
Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir.
Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir.
Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir.
Ertelemekten KaçınınErtelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler
Salam veya Dilimleme Tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması.
Bilanço Tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır.
Erteleme Çekmecesi Tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir.
Ödül Tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir.
Komite Tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Kendi Kendinize Söz Verin
Analiz Yapın
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Planlama Yapın• Önceliklerin planlanması aşağıdaki gibi yapılabilir:
• Önceliklerin belirlenmesi• Etkinliklerin planlanması• Yapılan planın uygulanması• Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesi• Zamanın doğru etkinliklere yönlendirilmesi• Zamanın günlük programlanması• Uygun bitiş süreleri belirleyin.
ÖNEM ve ACİLİYET
ACİL
ÖNEMLİ
ÖNEMLİ
2ACİL DEĞİL
ÖNEMLİ
1ACİL
ÖNEMSİZ
4ACİL DEĞİL
ÖNEMSİZ
3ACİL
Önemli işler, önemsizlerin insafına bırakılamaz.
Goethe
MİMAR KOCA SİNAN• 84 cami• 52 mescit• 57 medrese• 7 okul ve darülkurra• 22 türbe• 17 imaret• 3 darüşşifa• 7 su yolu kemeri• 8 köprü• 20 kervansaray• 35 köşk ve saray• 6 ambar ve mahzen• 48 hamam olmak üzere toplam 350’ye yakın yapıyı inşa etmiştir.
’’ 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir.’’
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri Geliştirin
Enerji Periyodlarına Uyun
Kişinin Gün Boyunca Sahip Olduğu İş Görme Gücü
• Her insanın kendine özgü yaşam alışkanIıkIarı vardır; beslenme sosyal iIişkiIer, uyku düzeni, çaIışma koşulları vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.
GÜNLÜK PERFORMANS
0öğle arası
resmî mesai sonu
mesai sonrasısabah saatleri
Performans
öğleden sonra
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Aceleci Olmayın• İşleri zamanında yapıp acele etmemek için
alınması gereken tedbirler:
• Ana işleri önce yapın,• Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük
düşünme zamanı ayırın,• İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde
etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun,• İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz
herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın,• Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun,• İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine
bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Mükemmelci Olmayın
Büyük İşleri Uygun Dilimlere Bölün
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin
• Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken altın kurallar:
• Önce ana ve zorunlu işleri yapın,• Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın,• Büyük işleri elverişli dilimlere bölün,• Bir zaman tablosu kullanın,• Bir anda bir tek iş üzerinde durun,• İşi tamamıyla bitirin,• İşi şimdi yapın.
Zaman yönetiminin temel ilkelerinden biri de işlere zaman sınırı koymaktır.
Çünkü;
“Ölçmezseniz yönetemezsiniz”Peter Drucker
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan” Ayırın
“Hayır”da Hayır Vardır
Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin
Zaman Çizelgesi Kullanın
Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu:
1.Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri
bırakmak.
2.Yaptığınız işte daha etkin olmak.
3.Bazı işleri devredeceğiniz bir insan
daha bulmak.
Zamanı iyi değerlendirmenin bize kazandıracakları
•Kariyer planlaması•Okumak•İletişim•Dinlenme•Düşünme
“Boş kaldın mı, hemen (başka) işe koyul” (İnşirah Suresi, 7)
PARETO KANUNU 80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ;
Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuşturur. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan
etkiler. Masa üstü çaIışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini
sağlar. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist ViIfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara uIaşabiImek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.
Yeniden görüşmek dileğiyle