zamir data aplikasi persuratan

SIST

EM A

PLIK

ASI

PER

SUR

ATA

N

SISTEM APLIKASI PERSURATAN

Integrated Online Application

Integrated Online Application

SA

P

Manajemen surat dan dokumen secara online

Diperuntukkan perusahaan swasta, negeri/BUMN

dan departemen pemerintah


Kompatibel:

LATAR BELAKANG

Sesuai dengan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Arsip merupakan hal yang sangat penting menjadi perhatian kita semua. Sayangnya kita masih melihat bahwa masyarakat luas memandang arsip bukan bagian terpenting, karena mereka memandang arsip hanya sebagai lembaran lembaran kertas yang tidak perlu diperhatikan. Salah satu bukti dunia kearsipan masih belum menjadi prioritas dalam suatu organisasi adalah kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan secara khusus untuk melakukan penanganan yang berkaitan dengan bidang kearsipan.

Dalam penyelenggaraan pengelolaan kesekretariatan/administrasi umum, salah satu bentuk dukungan yang diberikan adalah dengan pengelolaan manajemen kearsipan dinamis yang diarahkan berbasis teknologi Informasi. Sebagai suatu badan kerja yang menyelenggarakan fungsi pelayanan kepada Internal lembaga/perusahaan maka fungsi pengelolaan kesekretariatan administrasi umum menjadi sangat penting, karena hal ini berkaitan langsung dengan penilaian masyarakat terhadap kinerja keadminstrasian umum di lembaga/perusahaan, umumnya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat luas. Urusan kearsipan dinamis ini meliputi pengelolaan manajemen kearsipan mulai dari surat masuk, pemrosesan surat, monitoring pemrosesan sampai dengan surat keluar, penyimpanan berkas surat masuk dan surat keluar/arsip dan penyusutan arsip.



Tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan Sistem Aplikasi Persuratan adalah:

• Terciptanya database arsip persuratan dan aplikasi yang dapat membantu dalam mengelola surat masuk dan surat keluar

• Meningkatnya kualitas dan kuantitas dalam penyelenggaraan manajemen Kearsipan (Adminitrasi Umum) khususnya arsip dinamis di lingkungan lembaga/perusahaan

• Penyajian data dan informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan manajemen kearsipan (Adminstrasi Umum) dapat dilakukan secara cepat, akurat, dan tepat waktu

• Terbangunnya database persuratan di lembaga/perusahaan pada khususnya

• Memberikan layanan informasi dengan lebih cepat

TUJUAN

• Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

• Inpres No.2 Tahun 2001 tentang Penggunaan Komputer dengan Aplikasi Komputer Berbahasa Indonesia

• Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/I/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah

• Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah

• Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

• Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-goverment

DASAR HUKUM

Lingkup pekerjaan kegiatan meliputi pengembangan Sistem Aplikasi Persuratan. Secara garis besar lingkup kegiatan pelaksanaan pengadaan meliputi tahapan-tahapan kegiatan yang terdiri beberapa kegiatan pokok, antara lain:

Pengembangan Sistem Aplikasi Persuratan Sistem Aplikasi Persuratan adalah suatu sistem informasi yang berfungsi untuk membantu pengelolaan surat masuk dan atau surat keluar secara elektronik berupa aplikasi komputer berbasis web. Dengan menggunakan sistem ini, pengguna dapat melakukan kegiatan pengelolaan surat dari mulai proses pemberian indeks, alih media sampai dengan penyajian secara elektronik.

Secara umum Sistem Aplikasi Persuratan memiliki fungsi fungsi sebagai berikut:

• Agenda surat masuk dan scanning• Agenda surat keluar dan scanning• Disposisi Elektronik• Rekapitulasi:

- Rekap surat masuk- Rekap surat keluar- Rekap Retensi surat- Rekap Jumlah dan volume surat

Modul Pengurusan Surat Modul ini berisikan administrasi untuk pelaksanaan administrasi surat masuk dan surat keluar berikut dengan upload gambar dari surat:

• Daftar Instansi Eksternal• Daftar Unit Kerja Internal• Daftar Kode Klasifikasi Persoalan• Daftar Kategori Surat• Daftar Sifat Surat• Daftar Jenis Naskah Dinas• Daftar Penomoran Dokumen Keluar• Daftar Template Dokumen Keluar

Modul Parameter Modul ini mengakomodasi semua hal data yang berhubungan dengan administrasi persuratan. Di isikan hanya ketika setting awal aplikasi akan di gunakan.

1. Modul Disposisi Surat Disposisi surat ini merupakan cara untuk pendelegasian tugas yang dapat

dilakukan langsung oleh Sistem Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.

2. Modul Surat Masuk Pada bagian ini user akan menginputkan indeks surat yang masuk dari

instansi dalan maupun instansi luar. Setelah itu user melakukan scanning degan alat scanner. Kemudian user akan menyimpan indeks surat beserta hasil scanning. Pada modul ini terdapat menu dialog antara lain: Daftar Template Surat Keluar dan Pencarian Surat Masuk.

3. Modul Surat Keluar Pada bagian ini user akan menginputkan indeks surat yang akan dikirim dari

instansi dalam. Setelah itu user melakukan scanning degan alat scanner. Kemudian user akan menyimpan indeks surat beserta hasil scanning. Pada modul ini terdapat menu dialog antara lain: Daftar Template Surat Keluar, Informasi Template Dokumen Keluar, Informasi Surat Keluar, Pencarian Surat Keluar, Daftar Penomoran Dokumen Keluar dan Pemesanan Surat Keluar.

4. Modul Rekapitulasi Naskah Dinas Pada bagian ini user dapat melihat hasil berupa laporan yang dapat dicetak

berupa rekapitulasi hasil akhir dari semua surat masuk, surat keluar, retensi dan jumlah surat. Pada modul ini terdapat menu dialog antara lain: Rekapitulasi Surat Masuk, Rekapitulasi Surat Keluar, Rekapitulasi Retensi dan Rekapitulasi Jumlah Surat.

5. Modul Administrator Pada bagian ini pegawai yang diberi hak akses administrator bisa melakukan

pengaturan hak-hak user dalam Aplikasi, seperti: Pembuatan Account Pengguna Sistem, Pembuatan Hak Akses Pengguna Sistem, Daftar Role Pengguna Sistem, Daftar Group Pengguna, Daftar Jabatan Pengguna, dan Fungsi Backup/Restore.

• Pengguna• Group Pengguna• Role Pengguna• Jabatan• Log Aplikasi

Modul Administrasi Sistem Modul berikut akan digunakan oleh admin dari system untuk mengatur aplikasi dan pendaftaran user berikut dengan hak akses.





Index Surat Keluar

DashboardLogin Area

Bantuan pengguna

zamir data aplikasi persuratan

Documents