Zarządzanie czasemi efektywność osobista

Paweł JamrożekLCVP Public Relations

Agenda• Wstęp

– Określenie celu treningu• Charakterystyka czasu• Plany i planowanie• Ustalanie priorytetów i terminów• Pozostałe zasady zarządzania czasem• Stres i jego rola

Co to jest CZAS?• jest wartościowym kapitałem• nie jest na sprzedaż• nie daje się zaoszczędzić ani zmagazynować• nie daje się rozmnożyć• ucieka stale i nieodwołalnie• czas to życie• nie można go zatrzymać

„Czas to pieniądz, a pieniądz to więcej niż czas”

Zarządzanie czasem

czyli jak dążyć do sukcesu dzień po dniu

jak być zadowolonym i szczęśliwym

oraz nie zmarnować swojego czasu

“Z czasu albo się nas ograbia,

albo się go od nas wyłudza, a to,

co pozostaje, znika niepostrzeżenie” - Seneka

Efektywność osobista= osiąganie rezultatów przy optymalnym

wykorzystaniu zasobów

Jak być efektywnym ?1. mieć cel;2. wiedzieć jakie zadania

przyczynią się do osiągnięcia celu;3. znaleźć czas na TE zadania;

OSOBA EFEKTYWNA = OSOBA ZAJĘTA

Efektywne zarządzanie czasem pomoże:

• zdobyć rozeznanie co do przyszłych działań i planów

• zachować większą swobodę twórczego działania• lepiej radzić sobie ze stresem• zyskać więcej wolnego czasu• konsekwentnie i systematycznie realizować cele,

by nadać życiu sens i kierunek.

Wyznaczanie celów

• Metoda SMART– Specific Ściśle określony– Measurable Mierzalny– Actionable Wymagający działania– Realistic Realny– Time lined Określony w czasie

Które cele są SMART?• Metoda SMART

Które z przykładów są SMART?

Nauczę się pierwszej pomocy

W ciągu roku zdam prawo jazdy

Wylecę w kosmos w ciągu dwóch lat

W tym roku schudnę

Będę się dobrze uczył

Zdam dzisiaj Insighta

Moja koleżanka, Magda jutro przestaje palić

W środę pójdę kupić dwa chleby

CEL SMART musi być:• Ściśle określony• Mierzalny• Wymagający działania • Realny• Określony w czasie

-

-

--

-

+

+

+

Cztery generacje

zarządzania czasem

Pierwsza generacja

lista rzeczy do zrobienia

Druga generacja

zadania wpisane

w kalendarz

Trzecia generacja

zadania wraz

z priorytetami

Czwarta generacja

nasze życiowe cele

Macierz Eisenhowera

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE

I ćwiartka II ćwiartka

III ćwiartka IV ćwiartka

Pierwsza ćwiartka

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE

I ćwiartka• kryzysy• sprawy naglące• sprawy „na wczoraj”

I ćwiartka II ćwiartka

III ćwiartka IV ćwiartka

Druga ćwiartka

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE

II ćwiartka• zapobieganie• budowanie związku• planowanie, rekreacja• szukanie możliwości

I ćwiartka II ćwiartka

III ćwiartka IV ćwiartka

Trzecia ćwiartka

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE III ćwiartka

• niektóre telefony• najbliższe sprawy naglące• niektóre spotkania

I ćwiartka II ćwiartka

III ćwiartka IV ćwiartka

Czwarta ćwiartka

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE IV ćwiartka

• codzienność• przyjemności• złodzieje czasu• pewna korespondencja

I ćwiartka II ćwiartka

III ćwiartka IV ćwiartka

Macierz Eisenhowera

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE

I ćwiartka• kryzysy• sprawy naglące• sprawy „na wczoraj”

II ćwiartka• zapobieganie• budowanie związku• planowanie, rekreacja• szukanie możliwości

III ćwiartka• niektóre telefony• najbliższe sprawy naglące• niektóre spotkania

IV ćwiartka• codzienność• przyjemności• złodzieje czasu• pewna korespondencja

Macierz Eisenhowera

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

EN

IEW

AŻ

NE

1

3

2

4

1. zrób teraz lub deleguj;

2. zaplanuj - 1 tydzień

3. deleguj lub upriorytetyzuj;

4. zapomnij o tym !!!

Zasada Pareto

20 / 80

• 80 % naszych wysiłków powoduje 20 % rezultatów;

• 20 % wysiłków daje 80 % rezultatów.

skupienie uwagi na TYCH 20 % działań !

Złote zasady

Stwórz sobie codzienną rutynę

Złote zasady

Używaj głowy, gdy jest na to czas

Złote zasady

Ustal deadline’y i trzymaj się ich !!!

Złote zasady

Nie przekładaj rzeczy niemiłych - zatrują ci życie !

Złote zasady

Ustal kiedy pracujesz i nie chcesz,

aby ci nie przeszkadzano

Złote zasady

Nie zajmuj się rzeczami nieważnymi dla ciebie - wiele problemów rozwiąże się samych

Złote zasady

Kiedy zaczynasz coś ważnego – skończ to!

Rady praktyczne

Używaj kalendarza - nie próbuj pamiętać drobnych rzeczy do załatwienia

Rady praktyczne

Naucz się mówić NIE

- asertywność

Rady praktyczne

Planuj w oparciu o metodę

SMARTCEL SMART musi być:• Ściśle określony• Mierzalny• Wymagający działania • Realny• Określony w czasie

A co z papierami?

• Podziel papiery :– na priorytety A, B, C;– tak samo jak rzeczy, nad którymi pracujesz;

• 4 sposoby radzenia sobie z papierami:1. zrób coś z tym teraz;

2. daj je komuś innemu;

3. włóż je do akt;

4. wyrzuć je !!!

Zmartwienia = stres

...z rzeczy, którymi się martwimy:• 40 % nigdy się nie zdarzy;• 35 % wyjdzie lepiej niż nam się wydawało;• 15 % można zmienić niewielkim kosztem;• 8 % to rzeczy, na które i tak nie mamy wpływu;• 2 % no tak ...

I czy my się przejmujemy ??!

5 kroków do sukcesu

marzenie

pragnienie

planowanie

działanie

posiadanie

chęci

decyzja

działanie

udoskonalanie

SUKCES

Wystarczy chcieć

Podsumowanie

• Czyli czego się nauczyliście?

• Co najbardziej was zaskoczyło?

• Z czego skorzystacie?

Dziękuję za uwagę