Zarządzanie czasem w projekcie

Alek Kowalczyk

Problem z dźwiękiem?

2

Zarządzanie czasem

Planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celów

[Wikipedia]

3

Czas dla Kierownika Projektu

Zarządzanie swoim czasem

Zarządzanie czasem w projekcie

4

Diagnoza

Symptomy nieoptymalnego zarządzania czasem

spóźniam się - biegnę - jestem nieprzygotowanyzmęczony - zestresowana - zdekoncentrowanypracuję za innych - często gaszę/rozpalam konflikty

5

Sukces a zarządzanie czasem

Osiągnięcie sukcesu nie oznacza, że dobrze zarządzasz swoim czasem

Dobre zarządzanie czasem zwiększa szanse osiągnięcia sukcesu.

6

Zasada ParetoGłośne, trywialne

1 2 3 4 5 6 7 8 9 100

20

40

60

80

100

120

efekt: 80% efekt: 20%

Ciche, krytyczne

7

To co ważne, rzadko jest pilne.

A to co pilne, rzadko jest ważne.

[Generał Dwight Eisenhower]

8

Macierz Generała Eisenhowera

Pilne Niepilne

Waż

neN

iew

ażne

9

Macierz Generała EisenhoweraPilne Nie pilne

Waż

neN

iew

ażne

KRYZYSY STRATEGIECELE

kryzysikirozpraszacze

tematy zastępcze

10

Moja macierzPilne Nie pilne

Waż

neN

iew

ażne

Opublikować nowy artykułPoprawić błąd na serwerze testowym FoxyTasks

Faktury do księgowości Przygotować szkic slajdówna webinarium

Rozszerzyć jedną z funkcji FoxyTasks

Zdefiniować zadanie dla stażysty (czeka na nie!)

Rozszerzyć zestaw statystyk odwiedzin

Umówić wywiady z potencjalnymi użytkownikami

Rozszerzyć jedną z funkcji FoxyTasks

11

Moja macierz: 2 dni późniejPilne Nie pilne

Waż

neN

iew

ażne

Opublikować 2 nowe artykuły ✔ Poprawić błąd na serwerze testowym FoxyTasks

✔ Faktury do księgowości

Przygotować dobre slajdy na webinarium

Rozszerzyć jedną z funkcji FoxyTasks* * rzadko używana

✔ Zdefiniować zadanie dla stażysty (czeka!)

Umówić wywiady z potencjalnymi użytkownikami

Rozszerzyć zestaw statystyk odwiedzin

12

Co robić?Pilne Nie pilne

Waż

neN

iew

ażne

Deleguj Nie rób !

Deleguj - jeszcze masz na to czas!

Albo zajmij się osobiście - jeśli naprawdę zrobisz to najlepiej

1. Zrób sam. Nie masz wyjścia

2. Przemyśl organizację pracy

13

Delegowanie

Wraz z odpowiedzialnością przekaż kompetencje i uprawnienia

Określ cel, termin i rezultaty Szacunek dla wykonawcyDelegacja bez monitorowania jest abdykacją

14

Planowanie

Porażka planowania to planowanie porażki.

[Benjamin Franklin]

15

Twoje najważniesze zadanie na dziś?

?Czy zrobiłaś/zrobiłeś?

Ile % dnia Ci zajęło?

16

Od czego zacząć

Sprawy najohydniejsze

Sprawy najprostsze

Ale nie zaczynaj od ...

17

Nie zaczynaj od e-maila

Email nie jest rzeczą do zrobienia

Email jest losowym generatorem rzeczy do zrobienia

18

Lista ToDo a e-Mail

Twoja skrzynka e-mail nie jest listą ToDo!

E-mail to lista ToDo,w którą każdy może Ci coś wrzucić!

19

Zasada jednego dotknięcia

Dotykaj każdy dokument jeden raz. E-mail też!

Czy zwolnią mnie za nieprzeczytanie tego?

20

Pułapka egocentryzmu priorytetów

priorytety Twojevspriorytety pracodawcy

21

Spotkania

Marnowanie czasu

czy

Narzędzie-medium managera

Bądź obecny Zamknij drzwiWycisz telefonWyproś kota

22

Agenda

Source: High Output Management, Andy Grove

Za sztywno?Czas Twój i innych jest cenny

Problem ze sformułowaniem agendy = Czy to spotkanie jest potrzebne?

23

Notatka - MoM - Meeting Minutes

Kto co ma zrobić i na kiedy

Kto Kiedy Co Status

Prezes wczoraj podpisać umowę z podwykonawcą opóźnione

Kierownik Marketingu

dzisiaj zrecenzować założenia produktowe zrobione

Web designer

pojutrze przesłać prototyp strony WWW w trakcie

24

Nie potrafię zaplanować projektu?

Dziel i rządźPodziel swój cel na małe kroki

Divide and conquer

Podziel projekt na czynniki pierwsze

WBSWork Breakdown Structure: Struktura podziału pracy

Rok 1957: przygotowanie projektu rakiet nuklearnych UGM-27 Polaris

Przykładowy WBS

Zastosowanie WBSKonwersja z domeny specjalistówdo domeny menedżera

Zapewnienie kompletności zakresu

Podstawa do budowy harmonogramu

Harmonogram

”Harmonogram,, musi być!”

[Jeden z moich szefów]

Poziom szczegółowości

1 cykl raportowy

Max 80 godzin pracy

Jednoznaczne właścicielstwo

Jeden, by wszystkich związać

zarząd

klient

zespół

Poprawna komunikacja

Dlaczego nie masz harmonogramu

Bo nie dotrzymamy go

Ciągle pracuję nad nim

Klient nie chciał

Szef zabronił

Był, ale już nieaktualny

Oprogramowanie?

”Oprogramowanie jest rzeczą wtórną”

Swoboda komunikacji z zespołem i Klientempowinna być podstawowym kryterium wyboruTwojego programu do zarządzania projektem

Zużywa się niezależnie od tego co robiszZużywa się niezależnie od tego co robisz

Zrób Zrób pierwszepierwsze rzeczy jako rzeczy jako pierwszepierwsze

Czas jest najprostszą rzecząCzas jest najprostszą rzeczą

O mnie: O mnie: Alek KowalczykAlek KowalczykProject Manager - PrzedsiębiorcaProject Manager - Przedsiębiorca

Założyciel Założyciel foxytasks.comfoxytasks.comZarządzanie Zarządzanie projektamiprojektami dla dla kreatywnychkreatywnych

Clifford Simak, 1961Clifford Simak, 1961

Chris FlorenceChris Florence, Flickr, FlickrWoodley Wonder WorksWoodley Wonder Works, Compfight, CompfightHartwig HKDHartwig HKD, Flickr, Flickrbernavazquezebernavazqueze, Flickr, FlickrMukumburaMukumbura, Creative Commons, from Compfight, Creative Commons, from Compfightthemysterymanthemysteryman, Creative Commons, from Compfight, Creative Commons, from CompfightFlazingo PhotosFlazingo Photos, Flickr, FlickrNguyen Hung VuNguyen Hung Vu, Flickr, FlickrFormer Intel CEO Andy Grove in 2003Former Intel CEO Andy Grove in 2003, , Intel Free Press, Wikipedia CommonsIntel Free Press, Wikipedia CommonsBenjamin Franklin 1767Benjamin Franklin 1767, David Martin, , David Martin, White House Historical Assoc, Wikipedia CommonsWhite House Historical Assoc, Wikipedia Commonsj / f / photosj / f / photos, Compfight, Compfightgadlgadl, Compfight, CompfightSuSanA SecretariatSuSanA Secretariat, Flickr, FlickrSebastien WiertzSebastien Wiertz, Flickr, Flickranomalous4anomalous4, CompFight, CompFightJulia ManzerovaJulia Manzerova, Compfight, Compfight

FotografieFotografie

Andy GroveAndy Grove, archive.org, archive.orgkevin dooleykevin dooley, Compfight, CompfightMikeyMikey, Flickr, Flickrinternetsenseinternetsense, Compfight, CompfightBonita, my cat, all rights reservedBonita, my cat, all rights reservedSearch Engine People BlogSearch Engine People Blog, Compfight, Compfightvisualpanicvisualpanic, Compfight, Compfightevanforesterevanforester, Compfight, CompfightUnico Anello, XanderUnico Anello, Xander, Wikipedia Commons, Wikipedia Commons

net_efektnet_efekt, Compfight, CompfightStuck in CustomsStuck in Customs, Compfight, CompfightSteven DepoloSteven Depolo, Flickr, Flickr