zarządzanie finansowe projektem
DESCRIPTION
Zarządzanie finansowe projektem - Poradnik dla beneficjentów rojekty mobilności 2007-2010. Program Leonardo da VinciTRANSCRIPT
www.leonardo.org.pl
Program Leonardo da Vinci
ZarzàdzaniefinansoweprojektemPoradnik dla beneficjentów Projekty mobilnoÊci 2007-2010
Publikacja sfinansowana z funduszy
Komisji Europejskiej w ramach
Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”
W y d a w c a :
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu
„Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”
Program Leonardo da Vinci
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
tel: 022 - 463 13 23
fax: 022 - 463 10 21
www.leonardo.org.pl
T e k s tJoanna KaszewskaKoordynator Zespo∏u Projektów Sta˝owych
Sylwia StaniosZespó∏ Rozliczeƒ Finansowych
Red a k c j aAnna At∏asZast´pca Dyrektora Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”
ISBN 978-83-60058-39-8
WPROWADZENIE. CYKL FINANSOWY PROJEKTU 4
CELE PORADNIKA 7
ZARZÑDZANIE PROJEKTEM1 Relacje mi´dzy Narodowà Agencjà Programu a beneficjentem 8
1.1 Narodowa Agencja Programu a beneficjent 9
1.2 Relacje mi´dzy beneficjentem a uczestnikami 9
2 Zmiany tekstu projektu i kontraktu 9
2.1 Zmiana listy uczestników wymian/sta˝y 10
2.2 Zmiany bud˝etu 10
2.3 Zmiany partnera projektu 10
2.4 Zmiany konta bankowego 10
2.5 Zmiana okresu uprawnienia kosztów 11
ASPEKTY FINANSOWE3 Wydatki uprawnione oraz nieuprawnione 11
4 Finansowanie projektów mobilnoÊci 12
4.1 Koszty zarzàdzania (administracji projektu) 12
4.2 Koszty wymiany/sta˝u zwiàzane bezpoÊrednio z uczestnikami 14
4.3 Koszty przygotowania j´zykowego, kulturowego i pedagogicznego 16
5 Zarzàdzanie finansowe projektem 23
5.1 Zasady ogólne 23
5.2 Rachunek bankowy 23
5.3 System rachunkowoÊci i kontrola wewn´trzna 23
5.4 VAT, c∏a i inne podatki od towarów i us∏ug 24
5.5 Kursy wymiany 24
5.6 Odsetki 25
5.7 Zamówienie publiczne 25
6 Wizyty monitorujàce i kontrola na miejscu 26
ZA¸ÑCZNIKIZa∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego 27
Za∏. 2 Wniosek o aneks 32
Za∏. 3a Lista dowodów ksi´gowych – pe∏na 42
Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona 43
I
II
S p i s t r e Ê c i
IV
V
VI
III
4
Na poczàtku niniejszego poradnika, poÊwi´conego zarzàdzaniu finansowemu w projektach
mobilnoÊci programu Leonardo da Vinci, chcielibyÊmy Paƒstwu przybli˝yç cykl finansowy
projektu, aby pokazaç, ˝e ka˝dy z etapów tego cyklu, poczàwszy od planowania projektu,
przez z∏o˝enie wniosku, kontraktowanie projektu i wreszcie jego wdro˝enie i rozliczenie,
powinien byç starannie przemyÊlany przez wnioskodawc´, aby w pe∏ni osiàgnàç zamierzone
cele i efektywnie wykorzystaç przyznane dofinansowanie. Warto tak˝e podkreÊliç, ˝e
Narodowa Agencja jest gotowa s∏u˝yç Paƒstwu pomocà w razie wszelkich wàtpliwoÊci
zwiàzanych z zarzàdzaniem finansowym w projektach. Dlatego zach´camy goràco do
bie˝àcych kontaktów i konsultacji z nami w ciàgu ca∏ego cyklu projektowego, po to, aby nie
zostawiaç wyjaÊniania spraw o istotnym znaczeniu dla wdra˝ania projektu na ostatnià chwil´.
Wszystkie informacje wa˝ne dla poprawnego rozliczenia projektów i dokumentowania
kosztów sà podawane równie˝ na stronie internetowej programu www.leonardo.org.pl
w zak∏adce „Wa˝ne informacje”.
G∏ówne etapy finansowego cyklu projektu to:
1 Z∏o˝enie wnioskuNa etapie sk∏adania wniosku Wnioskodawca musi przedstawiç szacunkowy bud˝et projektu.
Bud˝et powinien byç spójny z za∏o˝eniami przedstawionymi w opisie zadaƒ przeznaczonych
do wykonania przez poszczególnych partnerów i z planem pracy (pakietami roboczymi).
Bud˝et powinien byç skalkulowany realistycznie na podstawie szacowanych kosztów, przy
czym nie mo˝e przekraczaç dopuszczalnych limitów okreÊlonych przez Komisj´ Europejskà
i Narodowà Agencj´ dla poszczególnych typów dzia∏aƒ. Przy kalkulowaniu bud˝etu projektów
mobilnoÊci szczególnie wa˝ne jest, aby nie przekroczyç limitów stawek na utrzymanie
podanych w tabelach dla w∏aÊciwego roku konkursowego. We wniosku nale˝y tak˝e w jasny
sposób opisaç metod´ kalkulacji bud˝etu, czyli, w przypadku projektów mobilnoÊci nale˝y
podaç, jakà kwot´ przyj´to do oszacowania kosztów podró˝y do danego kraju, stawk´ na
utrzymanie, stawk´ na przygotowanie j´zykowo-kulturowe i zarzàdzanie projektem.
2 Ocena bud˝etuW trakcie oceny wniosku eksperci oceniajà bud˝et projektu pod kàtem jego adekwatnoÊci do
opisu dzia∏aƒ przedstawionych we wniosku. Eksperci sprawdzajà, czy stawki przyj´te do
Planowanie 1 Z∏o˝enie wniosku wraz z szacowanym bud˝etem
2 Ocena bud˝etu
Wdra˝anie 3 Przygotowanie umowy
4 Podpisanie umowy � przekazanie 1. zaliczki
5Wdra˝anie projektu
Raportowanie 6 SprawozdawczoÊç
61 raport z post´pu prac lub raport czàstkowy � kolejna p∏atnoÊç
zaliczkowa
62 raport koƒcowy � ostatnia p∏atnoÊç (balans)
lub wezwanie do zwrotu
Ewaluacja 7 Audyty
Wprowadzenie
Cykl finansowy projektu
5
oszacowania kosztów podró˝y sà realistyczne i odpowiadajà uwarunkowaniom rynkowym,
czy stawki na utrzymanie i pobyt nie przekraczajà ustalonych limitów oraz czy we
wniosku znajdujà si´ szczegó∏owe opisy dzia∏aƒ zaplanowanych w ramach przygotowania
j´zykowo-kulturowego i zarzàdzania projektem, które uzasadniajà przyznanie rycza∏tów na
ten cel. Zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej, jeÊli za∏o˝enia projektu przedstawione
we wniosku nie zawierajà informacji na temat dzia∏aƒ przygotowujàcych uczestników do
sta˝y bàdê te˝ nie przewidujà dzia∏aƒ zwiàzanych z organizacjà i nadzorowaniem sta˝y
przez organizacj´ wysy∏ajàcà i/lub przyjmujàcà generujàcych koszty, rycza∏ty na te
dzia∏ania mogà nie byç przyznane. Ocena bud˝etu przez ekspertów mo˝e skutkowaç
zatem rewizjà (zmniejszeniem) wnioskowanego bud˝etu.
3 Faza przygotowania umowyNa podstawie zaleceƒ ekspertów Narodowa Agencja przygotowuje ostateczny kszta∏t
bud˝etu projektu. Na tym etapie agencja mo˝e tak˝e weryfikowaç ewentualne b∏´dy
arytmetyczne w kalkulacji bud˝etu, wprowadzaç zaokràglenia do ca∏kowitych kwot w euro
bàdê uwzgl´dniaç zmiany dotyczàce krajów docelowych lub liczby uczestników zg∏oszone
przez beneficjenta w formularzu kontraktowym.
4 Podpisanie umowy i przekazanie pierwszejp∏atnoÊc i za l iczkowej
Umowa finansowa okreÊla wysokoÊç dofinansowania ze Êrodków programu i ustala
zasady rozliczania. Podpisanie umowy finansowej przez obydwie strony potwierdza
ostateczny kszta∏t bud˝etu projektu i oznacza, ˝e projekt b´dzie realizowany i rozliczany
zgodnie z zatwierdzonym bud˝etem, który stanowi za∏àcznik do umowy. Wszelkie zmiany
bud˝etu w trakcie realizacji projektu wymagaç zatem b´dà podpisania aneksu do umowy
finansowej. Narodowa Agencja wyp∏aca w terminie do 45 dni od podpisania umowy przez
ostatnià ze stron pierwszà zaliczk´ na realizacj´ projektu. Wa˝ne jest, by beneficjent
planowa∏ dzia∏ania w ramach projektu w powiàzaniu z realistycznà ocenà czasu
niezb´dnego do podpisania umowy (dotyczy zw∏aszcza beneficjentów, gdzie umowy
podpisuje organ prowadzàcy), aby zostawiç niezb´dny margines czasowy na wp∏yni´cie
p∏atnoÊci zaliczkowej z Narodowej Agencji przed wyjazdem uczestników na sta˝
zagraniczny.
5 Wdra˝anie pro jektuPrzy realizacji projektu mo˝e okazaç si´, ˝e sytuacja wymaga dokonania modyfikacji
pierwotnie planowanego bud˝etu. Zalecamy jednak, by wszelkie kwestie finansowe
najpierw konsultowaç z pracownikami Narodowej Agencji drogà telefonicznà lub
e-mailem. Samowolne dokonywanie zmian w bud˝ecie mo˝e skutkowaç tym, ˝e pewne
wydatki nie zostanà uznane na etapie rozliczania projektu, o ile nie by∏o na nie zgody
Narodowej Agencji. Trzeba tak˝e pami´taç, ˝e ogólna kwota dofinansowania przyznana
w umowie nie mo˝e ulec zwi´kszeniu.
6 SprawozdawczoÊç (raport czàstkowy, kolejna p∏atnoÊç zaliczkowa, raport koƒcowy,ostatnia p∏atnoÊç bàdê wezwanie do zwrotu).
W przypadku projektów d∏u˝szych bàdê projektów, gdzie w ramach zabezpieczenia
Narodowa Agencja roz∏o˝y∏a p∏atnoÊci na mniejsze raty, wymagane jest sk∏adanie przez
beneficjenta raportów czàstkowych lub raportów z post´pu prac. Wa˝ne jest, aby
C y k l f i n a n s owy p r o j e k t u
sprawozdania te dawa∏y rzeczywisty obraz post´pów we wdra˝aniu projektu i dokonanych
wydatków. Raporty powinny byç sk∏adane punktualnie, gdy˝ od tego zale˝eç b´dzie termin
przekazywania kolejnych rat dofinansowania, a co za tym idzie – zapewnienie p∏ynnoÊci
finansowania projektu. JeÊli beneficjent jest w stanie wykazaç, ˝e cele czàstkowe osiàgnà∏
przed up∏ywem terminu z∏o˝enia raportu z post´pu prac wyznaczonego w umowie, mo˝e
takie sprawozdanie z∏o˝yç wczeÊniej, po uzgodnieniu tego faktu z Narodowà Agencjà.
Sprawozdanie koƒcowe powinno byç z∏o˝one do Narodowej Agencji najpóêniej w terminie
wyznaczonym w umowie finansowej. Trzeba pami´taç, ˝e wszystkie dokumenty potwierdzajàce
wydatki projektu muszà byç wystawione w okresie uprawnienia projektu, zapisanym
w umowie, zaÊ zap∏ata tych nale˝noÊci powinna nastàpiç najpóêniej w terminie 30 dni.
W momencie wp∏ywu sprawozdania koƒcowego do Narodowej Agencji wszystkie nale˝noÊci
z tytu∏u dzia∏aƒ w projekcie powinny byç ju˝ zap∏acone. Narodowa Agencja ma 45 dni na
zatwierdzenie sprawozdania koƒcowego lecz prosimy pami´taç, ˝e bieg tego terminu ulega
wstrzymaniu w momencie, kiedy wymagane jest dostarczenie przez beneficjenta dodatkowych
wyjaÊnieƒ bàdê dokumentów. Po ostatecznym zatwierdzeniu raportu koƒcowego Narodowa
Agencja w ciàgu 45 dni wyp∏aci ostatnià rat´ nale˝nego dofinansowania (tzw. balans).
Beneficjent mo˝e zg∏osiç zastrze˝enie do przedstawionego rozliczenia w ciàgu 30 dni od
otrzymania informacji o projekcie. Brak takiego odwo∏ania w ww. terminie oznacza akceptacj´
rozliczenia koƒcowego.
7 AudytyAudyt mo˝e byç przeprowadzony w okresie do pi´ciu lat od zakoƒczenia i rozliczenia
projektu. Z inicjatywà przeprowadzenia audytu mo˝e wystàpiç Komisja Europejska, Narodowa
Agencja, Europejski Trybuna∏ Obrachunkowy lub OLAF (Europejski Urzàd ds. Zwalczania
Nadu˝yç Finansowych). Zdarza si´, ˝e audyty sà tak˝e przeprowadzane wskutek skarg
uczestników bàdê organizacji partnerskich na niew∏aÊciwe rozliczenie bàdê niewyp∏acenie
nale˝nych im Êrodków finansowych. Na zlecenie Narodowej Agencji audyty mo˝e przeprowadzaç
niezale˝na firma audytorska. W zale˝noÊci od wyników audytu Narodowa Agencja mo˝e
dokonaç rewizji ostatecznego rozliczenia projektu i w przypadku stwierdzenia nieprawid∏owoÊci
za˝àdaç zwrotu nienale˝nych Êrodków finansowych.
Mamy nadziej´, ˝e wszystkie wskazówki przedstawione w niniejszej publikacji zwi´kszà
efektywnoÊç wykorzystywanych Êrodków programu Leonardo da Vinci i pomogà Paƒstwu
w takim planowaniu projektów, by ich wdra˝anie przynosi∏o Paƒstwu mo˝liwie du˝o
satysfakcji i nie wiàza∏o si´ z nadmiernym stresem zwiàzanym z zarzàdzaniem finansowym.
Anna At∏as,
Zast´pca Dyrektora Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”
6
Zarzàdzanie f inansowe projektem
7
Cele poradnikaNiniejsze wskazówki administracyjno-finansowe opracowano z myÊlà o beneficjentachprojektów mobilnoÊci (wymian i sta˝y), zatwierdzonych w konkursach z lat 2007-2010,którym poradnik ten ma pomóc w realizacji i rozliczeniu projektu. „Poradnik” precyzujesformu∏owania „Przewodnika administracyjno-finansowego” opracowanego przez Komisj´Europejskà i opublikowanego wraz z „Zaproszeniem do sk∏adania wniosków”, ze szczególnymuwzgl´dnieniem rozwiàzaƒ przyj´tych przez polskà Narodowà Agencj´.
Cele poradnika:
t pomoc dla beneficjentów w skutecznym zarzàdzaniu projektem;
t wyjaÊnienie zagadnieƒ obj´tych kontraktem i tryb wprowadzania zmian;
t udzielenie praktycznych wskazówek, z których beneficjent mo˝e skorzystaç na ró˝nych
etapach realizacji projektu;
t pomoc dla beneficjentów w takim zarzàdzaniu Êrodkami finansowymi, aby mo˝liwe by∏o
sprawne dokonanie bilansu finansowego projektu;
t zapewnienie harmonijnej wspó∏pracy partnerów;
t zapewnienia efektywnej komunikacji z NA.
WyjaÊnienie terminów zastosowanych w poradniku:
– Beneficjent: organizacja (instytucja prywatna lub publiczna), z którà Narodowa Agencja
zawiera umow´ finansowà w celu przekazania dofinansowania na realizacj´ projektu
mobilnoÊci LdV, zatwierdzonego w konkursie. Beneficjent przyjmuje pe∏nà
odpowiedzialnoÊç za realizacj´ merytorycznà i finansowà projektu oraz za wszystkie sprawy
zwiàzane z zarzàdzaniem projektem.
– Cykl finansowy projektu: nast´pujàce po sobie etapy zwiàzane z planowaniem bud˝etu
projektu, kontraktowaniem, wykonaniem, sprawozdawczoÊcià i rozliczeniem otrzymanych
Êrodków finansowych.
– Grupa partnerska: grupa instytucji wspó∏pracujàcych przy realizacji projektu – beneficjent
oraz partnerzy. Dla projektów mobilnoÊci grupa partnerska musi sk∏adaç si´ przynajmniej
z dwóch instytucji z dwóch krajów dopuszczonych do uczestnictwa w Programie „Uczenie
si´ przez ca∏e ˝ycie”
– Miesiàc: sà to przynajmniej 4 pe∏ne tygodnie pobytu za granicà.
– NA: Narodowa Agencja Programu Leonardo da Vinci; instytucja wdra˝ajàca program
„Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” zgodnie z decyzjà ministra w∏aÊciwego do spraw edukacji, na
podstawie umowy z Komisjà Europejskà. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji b´dàca fundacjà
skarbu paƒstwa pe∏ni rol´ Narodowej Agencji dla programu sektorowego Leonardo da Vinci.
– Organizacja goszczàca: instytucja, organizacja szkoleniowa lub przedsi´biorstwo, które
goÊci uczestników podczas ich pobytu za granicà oraz gdzie ma miejsce szkolenie zawodowe.
– Organizacja poÊredniczàca: organizacja dzia∏ajàca jako poÊrednik pomi´dzy organizacjà
wysy∏ajàcà, a goszczàcà, g∏ównie w celu znalezienia odpowiednich organizacji goszczàcych,
zorganizowania pobytu za granicà oraz zapewnienia, ˝e cele sta˝y/wymian sà realizowane
zgodnie z za∏o˝eniami.
– Organizacja wysy∏ajàca: organizacja wysy∏ajàca uczestników za granic´, zwykle jest to ta
sama instytucja co beneficjent.
– Osoba prawnie reprezentujàca instytucj´ (authorised person): osoba fizyczna, pracownik
instytucji upowa˝niony do zaciàgania zobowiàzaƒ prawnych i finansowych w imieniu instytucji.
– Osoba towarzyszàca: osoba towarzyszàca uczestnikom podczas ich pobytu za granicà
w charakterze opiekuna (np. w przypadku osób niepe∏noletnich lub niepe∏nosprawnych).
– Tydzieƒ: odnosi si´ do co najmniej pe∏nych pi´ciu dni roboczych.
– Uczestnik: osoba indywidualna otrzymujàca dofinansowanie z tytu∏u wyjazdu na sta˝
zagraniczny lub wymian´ doÊwiadczeƒ w ramach projektu mobilnoÊci.
Informacje znajdujàce si´ w niniejszym poradniku uzupe∏niajà zapisy umów zawartych pomi´dzy
Narodowà Agencjà a beneficjentem. Ponadto beneficjenci przed przystàpieniem do realizacji
projektu powinni zapoznaç si´ z treÊcià og∏oszenia konkursu projektów, Przewodnikiem dla
wnioskodawców, zawierajàcym informacje uzupe∏niajàce do dokumentu „Zaproszenie do
sk∏adania wniosków” oraz formularzem zg∏oszeniowym dla w∏aÊciwego roku konkursowego.
Celem zarzàdzania finansowego jest osiàgni´cie za∏o˝onych celów projektów mobilnoÊci
(wymian i sta˝y) przy realistycznych nak∏adach finansowych. Prawid∏owe wykorzystanie
Êrodków finansowych, w tym stosunek poniesionych kosztów do jakoÊci wyników jest, obok
oceny wp∏ywu projektu na uczestników, organizacj´ beneficjenta oraz Êrodowisko lokalne
projektodawcy, jednym z podstawowych kryteriów oceny realizacji projektu.
8
Zarzàdzanie f inansowe projektem
Zarzàdzanie pro jektemRelacje mi´dzy Narodowà AgencjàProgramu a beneficjentemINarodowa Agencja Programu a benef ic jent
Zgodnie z zasadami kontraktu, zawartego pomi´dzy Narodowà Agencjà Programu (zwanà
w dalszej cz´Êci poradnika NA) a beneficjentem, NA uprawniona jest do kontroli realizacji
kontraktu, z uwzgl´dnieniem kwestii merytorycznych, jakoÊciowych i finansowych. NA ma za
zadanie udzielaç beneficjentowi wsparcia, w celu jak najlepszej realizacji projektu, dlatego
niezwykle wa˝na jest bie˝àca komunikacja beneficjenta z Narodowà Agencjà
Beneficjent powinien zwracaç si´ do NA o opini´ w kwestiach zwiàzanych z:
t administracyjno-finansowym nadzorem nad realizacjà umowy;
t realizacjà zadaƒ o szczególnych skutkach prawno-finansowych;
t zamiarem wprowadzenia modyfikacji do realizacji projektu;
t oraz wszelkich kwestiach budzàcych wàtpliwoÊci Beneficjenta.
Komunikacja beneficjenta z Narodowà Agencjà mo˝e odbywaç si´ w formie telefonicznej lub
e-mailowej. Natomiast ka˝de oficjalne zapytanie bàdê proÊba o modyfikacj´ projektu
powinny byç skierowane do NA na piÊmie. Odpowiedê ze strony NA (decyzja w konkretnej
I .1
9
sprawie) równie˝ musi mieç form´ pisemnà. Prosimy pami´taç, ˝e ustalenia ustne nie majà
mocy wià˝àcej.
Beneficjenci zobowiàzani sà umieszczaç numer projektu w ka˝dej korespondencjiskierowanej do NA. Pozwala to szybciej wyszukiwaç potrzebnà dokumentacj´ i skraca czas
oczekiwania na odpowiedê pracownika NA oraz pozwala unikaç nieporozumieƒ przy
identyfikacji sprawy.
Istnieje mo˝liwoÊç wprowadzania zmian do kontraktu – ju˝ po jego podpisaniu – pod
warunkiem, ˝e wprowadzenie zmian jest konieczne do prawid∏owej realizacji projektu i nie
narusza podstawowych jego za∏o˝eƒ. Wprowadzenie ka˝dej zmiany wymaga uzyskania zgody
NA. W tym celu beneficjent zobowiàzany jest wystàpiç do NA z proÊbà o wprowadzenie
zmian, podpisanà przez prawnego reprezentanta instytucji. NA musi wyraziç zgod´ oraz
zadecydowaç, czy konieczne jest podpisanie dodatkowego aneksu do kontraktu. Wniosek
o aneks do umowy jest dost´pny na stronie www.leonardo.org.pl w sekcji „Dokumenty do
zarzàdzania projektami”. (por. za∏àcznik nr. 2 )
Beneficjent odpowiada przed NA za realizacj´ projektu zgodnà z za∏o˝eniami zapisanymi we
wniosku, jak równie˝ za prawid∏owe wykorzystanie Êrodków finansowych, otrzymanych
w ramach kontraktu. Beneficjent przyjmuje te˝ pe∏nà odpowiedzialnoÊç za Êrodki, które
przekazuje uczestnikom projektu oraz partnerom zagranicznym. W zwiàzku z tym, beneficjent
zobowiàzany jest podjàç wszelkie niezb´dne kroki, aby zgromadziç pe∏nà finansowà
i merytorycznà dokumentacj´ projektu oraz zapewniç prawid∏owe i terminowe raportowanie do NA.
Narodowa Agencja organizuje w ka˝dym roku konkursowym spotkania z przedstawicielami
organizacji realizujàcych projekty, na których przedstawiane sà zagadnienia zwiàzane
z zarzàdzaniem projektami. Spotkania te majà charakter „ogólnych spotkaƒ monitorujàcych”
i sà okazjà do dyskusji wszelkich kwestii wymagajàcych bardziej szczegó∏owych wyjaÊnieƒ.
Zach´camy wszystkich beneficjentów do uczestnictwa w tych spotkaniach.
Relac je miedzy benef ic jentem a uczestn ikami
Przed rozpocz´ciem pobytu za granicà beneficjent zobowiàzany jest podpisaç umow´
z uczestnikiem, która okreÊla g∏ówne prawa i obowiàzki obu stron (kwota indywidualnego
dofinansowania, czas trwania, warunki wyp∏aty, obowiàzek sk∏adania raportów). Umowa ta
musi spe∏niaç wymogi minimalne ustalone przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ ale
mo˝e byç równie˝ rozbudowana o kwestie, których uregulowanie jest wa˝ne z punktu
widzenia beneficjenta. W obecnej fazie Programu Leonardo da Vinci nie ma ju˝ wymogu
podpisywania umowy trójstronnej z organizacjà przyjmujàcà i ka˝dym uczestnikiem. Beneficjent
mo˝e podpisaç z partnerem zagranicznym osobnà bilateralnà umow´ ramowà o wspó∏pracy.
Natomiast nadal jest utrzymany obowiàzek, aby indywidualny program sta˝u by∏ uzgodniony
i podpisany przez uczestnika, organizacj´ wysy∏ajàcà (beneficjenta) oraz organizacj´
przyjmujàcà.
I .2
Z a r z à d z a n i e p r o j e k t em
Zmiana listy uczestników wymian/sta˝yBeneficjent ma prawo, je˝eli uzna to za w∏aÊciwe, dokonaç zmiany zaproponowanej listy
uczestników wymian/sta˝y, w ramach przyznanych przez NA Êrodków finansowych. W tym
celu beneficjent powinien poinformowaç o zaistnia∏ej sytuacji NA i podaç wszelkie niezb´dne
dane, a w szczególnoÊci informacje dotyczàce nowej liczby osób, ich profilu zawodowego
oraz czasu trwania wymian/sta˝y, tak, by umo˝liwiç prawid∏owà ocen´ nowej sytuacji.
Zaproponowane zmiany podlegajà sprawdzeniu i akceptacji przez NA. Z chwilà akceptacji
nowa lista uczestników wymian/sta˝y staje si´ wià˝àcym strony elementem umowy.
Ostateczna lista wymian/sta˝y, z pe∏nà informacjà na temat ka˝dego beneficjenta, stanowi
integralnà cz´Êç raportu koƒcowego i jako taka, poddawana jest równie˝ analizie przed
przekazaniem kolejnej transzy grantu. Przy rekrutacji uczestników (tak˝e rekrutacji
uzupe∏niajàcej) nale˝y pami´taç, ˝e musi si´ ona odbywaç wed∏ug jawnych i przejrzystych
zasad, w taki sposób, aby potencjalni kandydaci mieli równy dost´p do informacji.
Je˝eli któraÊ z dokonanych zmian nie uzyska∏a wczeÊniejszej akceptacji NA i/lub oka˝e si´
nieuzasadniona, NA zachowuje prawo do ˝àdania – po dokonaniu oceny i kontroli finansowej
– zwrotu kwoty odpowiadajàcej danej zmianie.
Zmiany bud˝etuW razie zaistnienia takiej potrzeby, beneficjent mo˝e zaproponowaç zmiany bud˝etu
w ramach przyznanych przez NA Êrodków finansowych.
Zaproponowany bud˝et podlega sprawdzeniu i akceptacji przez NA. Ca∏kowita kwota przyznanego
dofinansowania nie mo˝e ulec zwi´kszeniu. Kalkulacja grantu na 1 uczestnika dokonywana jest
wg stawek opublikowanych na stronie www.leonardo.org.pl dla w∏aÊciwego konkursu. Z chwilà
akceptacji nowa wersja bud˝etu staje si´ wià˝àcym strony elementem umowy.
Zmiany partnera projektuJeÊli w czasie realizacji projektu któryÊ z partnerów wycofa si´ lub wystàpi koniecznoÊç
zmiany partnera z innych wa˝nych przyczyn beneficjent mo˝e wystàpiç do NA o zgod´ na
zmian´ partnera. Nale˝y pami´taç, ˝e zmiana partnera nie mo˝e zmieniç poczàtkowych
za∏o˝eƒ projektu, to znaczy profil dzia∏alnoÊci nowego partnera i jego rola w projekcie nie
mogà byç ró˝ne od zak∏adanych pierwotnie. JeÊli zmiana partnera skutkuje zmianà kraju
sta˝u, nale˝y pami´taç, ˝e w przypadku wyjazdu do kraju, na który przyznane sà przez
Komisj´ Europejskà ni˝sze limity stawek pobytowych, kwota grantu na jednego beneficjenta
zostanie odpowiednio zmniejszona przez NA. W przypadku wyjazdu do kraju „dro˝szego” ni˝
pierwotnie planowany niemo˝liwe jest jednak zwi´kszenie zatwierdzonego grantu na
uczestnika, co oznacza, ˝e sta˝yÊci muszà utrzymaç si´ za stawki pierwotnie przyznane.
Zmiany konta bankowegoW przypadku koniecznoÊci zmiany numeru rachunku bankowego beneficjent powinien niezw∏ocznie
poinformowaç o tym fakcie NA i przes∏aç nowy, wype∏niony formularz z numerem konta
bankowego w celu przygotowania i podpisania stosownego aneksu do umowy. (por. za∏àcznik 2)
10
I II I .1
I I .2
I I .3
Wprowadzanie zmian do projektu i kontraktu
I I .4
11
Zmiana okresu uprawnienia kosztówJeÊli podczas realizacji projektu zachodzà wa˝ne przyczyny, które wymagajà wyd∏u˝enia
okresu uprawnienia kosztów, beneficjent mo˝e zwróciç si´ do NA z wnioskiem o wyd∏u˝enie
terminu uprawnienia kosztów zapisanego w umowie. Stosowny wniosek o aneks do umowy
powinien byç z∏o˝ony do NA na 30 dni przed koƒcem pierwotnego okresu uprawnienia. Po
up∏ywie okresu uprawnienia kosztów zapisanego w umowie wyd∏u˝enie tego terminu
i podpisanie aneksu do umowy nie jest mo˝liwe.
Prosimy jednak pami´taç, ˝e dla ka˝dego roku konkursowego Komisja Europejska wyznacza
nieprzekraczalny termin zakoƒczenia projektów (zgodnie z zasadà n+2) i NA nie ma
mo˝liwoÊci przed∏u˝enia okresu uprawnienia kosztów poza ten termin.
I I .5
Aspekty finansoweWydatki uprawnione oraz nieuprawnioneIIIDo kosztów uprawnionych zaliczane sà koszty poniesione w zwiàzku z realizacjà projektu
wymian/sta˝y w okresie uprawnienia kosztów okreÊlonym w umowie finansowej (tj.
realizacja przedmiotu faktury, data wystawienia faktury i dokonanie p∏atnoÊci powinny
zawieraç si´ w okresie kontraktowym), wy∏àcznie w krajach oraz przez instytucje z krajów
b´dàcych oficjalnymi uczestnikami programu Leonardo da Vinci. Obecnie sà to (kraje Unii
Europejskiej, kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego – Norwegia, Islandia,
Liechtenstein) i kraje stowarzyszone – Turcja. Od roku 2009/2010 mo˝na spodziewaç si´
dopuszczenia do Programu Szwajcarii, Chorwacji i Macedonii.
W trakcie oceny formalnej i merytorycznej poniesionych wydatków b´dà brane pod uwag´:
kwota, sposób dokumentowania oraz ogólne warunki ich realizacji.
Koszty uprawnione to koszty, które:t sà bezpoÊrednio zwiàzane z przedmiotem umowy finansowej;
t sà uzasadnione, t.j. niezb´dne do realizacji projektu;
t sà poniesione zgodnie z zasadami racjonalnego zarzàdzania finansowego, w szczególnoÊci
w sensie adekwatnoÊci us∏ug i produktów do ich kosztu oraz efektywnoÊci wydatków;
t powsta∏y w okresie realizacji projektu;
t sà faktycznie poniesione przez beneficjenta i wprowadzone do jego ewidencji ksi´gowej lub
podatkowej oraz mo˝liwe do zidentyfikowania i sprawdzenia.
Wewn´trzne procedury ksi´gowe i kontrolne beneficjenta muszà umo˝liwiç potwierdzenie
zgodnoÊci zadeklarowanych kosztów i przychodów projektu z odpowiednimi zestawieniami
i dowodami ksi´gowymi oraz innà dokumentacjà prowadzonà przez beneficjenta.
JeÊli krajowe przepisy podatkowe i rachunkowo – ksi´gowe nie wymagajà przed∏o˝enia
faktury, wówczas nale˝y przedstawiç dokument finansowo – ksi´gowy równorz´dnej wartoÊci,
Z a r z à d z a n i e p r o j e k t em
tzn. ka˝dy dokument zgodny z odpowiednimi prawnymi przepisami ksi´gowymi stworzony
w celu udowodnienia, ˝e zapis w ksi´gach jest prawid∏owy.
Wydatki nale˝àce do nast´pujàcych kategorii, we wszystkich przypadkach b´dà uznawaneza koszty nieuprawnione projektu:
t wydatki dotyczàce wspó∏pracy z krajami nie nale˝àcymi do Unii Europejskiej albo do grupy
krajów, które nie zosta∏y og∏oszone oficjalnymi uczestnikami programu Leonardo da Vinci;
t koszty podró˝y do wy˝ej wymienionych krajów;
t wydatki poniesione poza okresem uprawnienia kosztów zapisanym w umowie;
t koszty niezwiàzane bezpoÊrednio z realizowanym projektem;
t wydatki nieuprawnione w danym typie projektu;
t wydatki, na które ju˝ zosta∏o udzielone dofinansowanie ze Êrodków innego programu
wspólnotowego (dofinansowanie z innych êróde∏ musi byç wyraênie uzasadnione i szczegó∏owo
objaÊnione);
t koszty zaj´ç turystycznych i rozrywkowych, jeÊli nie ∏àczà si´ z przygotowaniem kulturowym;
t koszty reprezentacyjne;
t straty zwiàzane z ró˝nicami kursowymi;
t koszty nieudokumentowane;
t zabezpieczenia od strat lub potencjalnej przysz∏ej odpowiedzialnoÊci (ubezpieczenie od
odpowiedzialnoÊci wynikajàcej z umów czy odpowiedzialnoÊci cywilnej, kary finansowe,
koszty prawne);
t wierzytelnoÊci;
t po˝yczka i koszty obs∏ugi po˝yczki;
t podatek VAT, chyba, ˝e wnioskodawca mo˝e wykazaç, ˝e nie mo˝e go odzyskaç;
t nadmierne lub nierozwa˝ne wydatki;
t dochód z kapita∏u;
t koszty otwarcia i obs∏ugi rachunku bankowego;
t w przypadku wynajmu lub leasingu sprz´tu, koszty wszelkich opcji wykupu na koniec okresu
wynajmu lub leasingu;
t koszty zwiàzane z przygotowaniem wniosku do programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”;
t koszty poniesione w zwiàzku z jakimkolwiek dokumentem, którego z∏o˝enie wraz z wnioskiem
jest wymagane (sprawozdania z audytu itd.).
12
Zarzàdzanie f inansowe projektem
IV Finansowanie projektów mobilnoÊci
Nast´pujàce kategorie kosztów: zarzàdzanie i przygotowanie kulturowo j´zykowe sà w Êwietle
zasad programu kosztami rycza∏towymi, t.j. beneficjent nie przedstawia do NA
szczegó∏owych dokumentów potwierdzajàcych poniesienie poszczególnych wydatków
a jedynie dokumenty wymagane przez NA, stanowiàce dowód na fakt i termin odbycia sta˝u
zagranicznego (zaÊwiadczenie o odbyciu sta˝u wystawione przez organizacj´ goszczàcà oraz
bilet w celu sprawdzenia dat wyjazdu i powrotu).
Koszty zarzàdzania (administracji projektu)
KOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ A LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.
IV .1
13
Koszty zarzàdzania obejmujà wszelkie koszty organizacji, monitoringu, kontroli i ocenyrealizacji projektu, takie jak:
t koszty podró˝y do organizacji przyjmujàcej oraz wy˝ywienia dla osoby reprezentujàcej beneficjenta
i/lub partnerów projektu, w zwiàzku z wizytami przygotowujàcymi/monitorujàcymi przed
samymi sta˝ami, jak i póêniej, w trakcie ich trwania;
t koszty us∏ug telekomunikacyjnych, pocztowych, kserograficznych;
t koszty zakupu materia∏ów biurowych;
t wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarzàdzajàcych projektem;
t wynagrodzenia ekspertów dokonujàcych ewaluacji projektu (jeÊli beneficjent zleca takà
ewaluacj´);
t koszt t∏umaczeƒ zwiàzanych z zarzàdzaniem projektem;
t czynsz, elektrycznoÊç;
t sprz´t niezb´dny do realizacji zadaƒ w trakcie trwania projektu;
t odzie˝ ochronna dla sta˝ystów.
Beneficjent mo˝e dzieliç koszty zarzàdzania z organizacjà wspó∏pracujàcà w ramach grupy
partnerskiej (organizacjà poÊredniczàcà i/lub organizacjà goszczàcà) w sposób adekwatny
do zadaƒ w projekcie.
W przypadku wyjazdów przedstawicieli instytucji beneficjenta na wizyty monitorujàce,
uprawnione b´dà koszty rzeczywiste, oszcz´dnie skalkulowane i w zwiàzku z tym zaleca si´,
w miar´ mo˝liwoÊci, korzystanie z wszelkich dost´pnych taryf ulgowych.
Nie ma mo˝liwoÊci powi´kszenia kosztów zarzàdzania poprzez przeniesienie niewykorzystanych
Êrodków z jakiejkolwiek innej kategorii bud˝etowej.
Niewykorzystane Êrodki na zarzàdzanie mo˝na w uzasadnionych przypadkach przeznaczyç na
pokrycie cz´Êci kosztów zwiàzanych z podró˝à lub pobytem uczestników na sta˝u/wymianie,
natomiast muszà one byç nadal rozliczone w kategorii Zarzàdzanie (nie mo˝na ich przesunàç
do linii bud˝etowej B).
Koszty ubezpieczeniaKoszty ubezpieczenia uczestnika na okres realizacji sta˝u/wymiany sà naliczane wed∏ug
rzeczywistych kosztów ubezpieczenia w kategorii kosztów zarzàdzania i administracji
projektu.
Dla projektów z Konkursu 2007 koszty ubezpieczenia rozliczane sà w ramach kategorii
zarzàdzanie. Od Konkursu 2008 koszty ubezpieczenia pokrywane sà w ramach stawek na
utrzymanie i pobyt uczestnika.
Beneficjent powinien zapewniç uczestnikom odpowiedni do charakteru projektu pakietubezpieczeƒ obejmujàcy:
t ubezpieczenie od odpowiedzialnoÊci cywilnej obejmujàce ewentualne szkody wyrzàdzone
przez uczestników projektu;
t ubezpieczenie pokrywajàce koszty leczenia;
t dodatkowe pakiety umo˝liwiajàce niespodziewany powrót do kraju (np. w przypadku choroby).
t koszty dodatkowych polis ubezpieczeniowych, które nie sà niezb´dnie wymagane dla
prawid∏owego przebiegu sta˝u nale˝à do wydatków nieuprawnionych.
A sp e k t y f i n a n s owe
Koszty zarzàdzania przyznawane w postaci rycza∏tu na podstawie stawek:
Uwaga: Koszty zarzàdzania i administracji projektu nie mogà byç naliczane dla osób towarzyszàcych(opiekunów). Rycza∏t naliczany jest wy∏àcznie wg liczby osób, które faktycznie wyjecha∏y na sta˝/wymian´.
Ni˝sza ni˝ przewidywana liczba uczestników b´dzie skutkowaç obni˝eniem kwoty
dofinansowania z tytu∏u kosztów zwiàzanych z zarzàdzaniem zgodnie ze stawkami per capita.
Koszty wymiany/sta˝u zwiàzane bezpoÊrednio z uczestnikamiKOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ B LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.
WysokoÊç dofinansowania zale˝y od czasu trwania pobytu za granicà, kraju docelowego oraz
typu projektu (sta˝ bàdê wymiana).
Kwota grantu okreÊlona dla pojedynczego uczestnika przeznaczona jest na pokrycie
nast´pujàcych kosztów zwiàzanych z pobytem za granicà:
t utrzymanie (zakwaterowanie, wy˝ywienie)
t podró˝
Dodatkowy grant (kalkulowany indywidualnie) jest przewidziany w projektach realizowanych
dla osób ze szczególnymi potrzebami lub niepe∏nosprawnych.
Koszty utrzymania przyznawane sà w postaci rycza∏tu i obejmujà Êrodki przeznaczone na
zakwaterowanie i wy˝ywienie uczestnika podczas jego pobytu za granicà w trakcie
realizowanego sta˝u/wymiany. W przypadku powrotu uczestnika do kraju dofinansowanie
b´dzie proporcjonalnie pomniejszane. Zwracamy uwag´ na fakt, ˝e sta˝ jest rozumiany jako
pobyt ciàg∏y za granicà a przerywanie sta˝u i powrót do kraju jest dzia∏aniem
niedozwolonym.
Kwota na pokrycie kosztów zakwaterowania i wy˝ywienia powinna byç przekazana
uczestnikowi w formie przelewu bankowego. Beneficjent mo˝e tak˝e sam wykupiç na rzecz
uczestników cz´Êç us∏ug zwiàzanych ze sta˝em/wymianà (np. podró˝ czy zakwaterowanie),
tj. zarzàdzaç, w ich imieniu, cz´Êcià bàdê ca∏oÊcià przyznanych grantów na utrzymanie
i podró˝. Rola beneficjenta w tej kwestii musi byç jasno okreÊlona w umowie pomi´dzy
beneficjentem a uczestnikiem.
14
Zarzàdzanie f inansowe projektem
Typ projektu
IVT – praktyki zawodowe i sta˝e dla
osób uczàcych si´
PLM – sta˝e dla osób pracujàcych
i poszukujàcych pracy
VETPRO – wymiany doÊwiadczeƒ dla
osób odpowiedzialnych za kszta∏cenie
i szkolenie zawodowe
Koszty zarzàdzania (na 1 uczestnika)
do 12 tygodni w∏àcznie
200 EUR
200 EUR
75 EUR
Koszty zarzàdzania (na 1 uczestnika)
od 13 tygodni
300 EUR
300 EUR
nie dotyczy
IV .2
15
Koszt zakwaterowania i wy˝ywienia przewidziany i poniesiony dla poszczególnych grup
beneficjentów oraz w przypadku podró˝y osób zarzàdzajàcych projektem (finansowanych ∏àcznie
z programu Leonardo da Vinci oraz êróde∏ w∏asnych) nie mo˝e przekroczyç limitów stawek
okreÊlonych przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ i podanych w tabelach na str. 18-22.
Przy szacowaniu bud˝etu projektu nale˝y stosowaç si´ do szczegó∏owych wytycznych
Narodowej Agencji, nie zaÊ do ogólnych tabel przedstawionych przez Komisj´ Europejskà
w „Zaproszeniu do sk∏adania wniosków”.
UWAGA: w przypadku, gdy sta˝/wymiana trwa d∏u˝ej ni˝ pe∏na liczba tygodni, wówczas w celu
naliczenia stawki na 1 dzieƒ nale˝y: podzieliç stawk´ na ostatni tydzieƒ (ka˝dy kolejny tydzieƒ) trwania
sta˝u/wymiany przez 7 i pomno˝yç kwot´ wynikajàcà z podzia∏u przez liczb´ dni (od 1 do 6 dni)
Program Leonardo da Vinci nie wyznacza limitu wieku uczestników.
Warunki ubiegania si´ o udzia∏ osoby towarzyszàcej w projekcieJe˝eli w projekcie wymagany jest, ze wzgl´du na specyficzne warunki jego realizacji (uczestnikami
sà osoby niepe∏noletnie, niepe∏nosprawne, wymagajàce opieki lekarskiej etc.), udzia∏ osób
towarzyszàcych, osoby te majà prawo do dofinansowania zakwaterowania i wy˝ywienia.
Narodowa Agencja Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” – Leonardo da Vinci okreÊla
warunki, kiedy mo˝na wnioskowaç w projekcie o udzia∏ osoby towarzyszàcej (opiekuna):
t w przypadku, kiedy w projekcie biorà udzia∏ uczniowie (jedna osoba towarzyszàca/opiekun
na grup´ do 15 uczniów)
t w przypadku, kiedy w projekcie biorà udzia∏ osoby ze specjalnymi potrzebami lub osoby
niepe∏nosprawne (bez ograniczania liczby opiekunów)
Zadaniem opiekunów powinno byç nadzorowanie merytoryczne sta˝u oraz pomoc beneficjentom
w rozwiàzywaniu codziennych problemów. Opiekun powinien posiadaç odpowiednie kwalifikacje
oraz znajomoÊç j´zyka kraju odbywania sta˝u lub j´zyka roboczego projektu.
Dofinansowaniem mogà zostaç obj´te nast´pujàce koszty: ubezpieczenie, podró˝, zakwaterowanie
i wy˝ywienie.
Koszty podró˝y (obowiàzkowe)t Projekty IVT i PLM do 4 tygodni (w∏àcznie) dla Konkursu 2007 oraz do 12 tygodni dla Konkursów
od roku 2008 – refundowane na podstawie udokumentowanych kosztów rzeczywistych
t Projekty IVT i PLM powy˝ej 4 tygodni dla Konkursu 2007 oraz powy˝ej 13 tygodni dla
Konkursów od roku 2008 – wliczone w rycza∏towych kosztach utrzymania uczestnika
t Projekty VETPRO – refundowane wy∏àcznie na podstawie udokumentowanych kosztów
rzeczywistych
Uwaga: Koszty podró˝y uwzgl´dniajà jedynie podró˝ z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca
odbywania sta˝u/wymiany w kraju docelowym i z powrotem. Ka˝dy uczestnik, niezale˝nie od czasu
trwania sta˝u, ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu tam i z powrotem. Przejazdy lokalne
powinny byç finansowane w ramach kosztów na utrzymanie.
Podró˝ nale˝y zorganizowaç najtaƒszym, uzasadnionym Êrodkiem transportu, bioràc pod
uwag´ odleg∏oÊç i czas podró˝y. W przypadku podró˝y kolejà i samolotem nale˝y stosowaç
taryfy ekonomiczne.
A sp e k t y f i n a n s owe
Rzeczywiste koszty podró˝y nale˝y udokumentowaç dowodami ksi´gowymi:t w przypadku podró˝y samolotem – wymagane jest przedstawienie kopii biletów lotniczych
(tradycyjnych lub internetowych), kart pok∏adowych oraz ewentualnie faktury VAT je˝eli na
biletach nie ma widocznej ceny;
t w przypadku podró˝y autobusem – wymagane jest przedstawienie kopii faktury oraz
do∏àczenie informacji na temat trasy podró˝y, daty podró˝y, uczestników – je˝eli nie wynika
to z faktury;
t w przypadku podró˝y kolejà - wymagane jest przedstawienie kopii biletów oraz ewentualnie
faktury VAT je˝eli na biletach nie ma widocznej ceny;
t w przypadku podró˝y samochodem prywatnym lub firmowym
A gdy w podró˝y bierze udzia∏ 1 uczestnik – podró˝ rozliczana jest do wysokoÊci ceny 1 biletu
lotniczego, kolejowego lub autobusowego;
B gdy w podró˝y bierze udzia∏ wi´cej ni˝ 1 uczestnik – podró˝ rozliczana jest na podstawie
rycza∏tu samochodowego zgodnie z obowiàzujàcymi przepisami polskimi, do maksymalnej
wysokoÊci stawki za kilometr 0,22 EUR i do kwoty nie wi´kszej ni˝ 600 EUR na 1 osob´.
Wymagane jest przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu.
Podró˝ z miejsca zamieszkania do miejsca docelowego, w którym realizowany jest sta˝/wymiana
powinna si´ odbyç w dniu poprzedzajàcym rozpocz´cie pobytu za granicà a podró˝ powrotna
powinna si´ odbyç nast´pnego dnia po zakoƒczeniu pobytu za granicà.
W przypadku, kiedy podró˝ tam i/lub z powrotem ma miejsce w dniu rozpocz´cia lub
zakoƒczenia sta˝u/wymiany, nale˝y wykazaç w programie sta˝u/wymiany uczestnika/
uczestników, ˝e dzieƒ rozpocz´cia i/lub dzieƒ zakoƒczenia sta˝u/wymiany jest dla uczestnika/
uczestników pe∏nym dniem roboczym.
Koszty przygotowania j´zykowego, kulturowego i pedagogicznegoKOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ C LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.
Koszty przygotowania przyznawane sà w postaci rycza∏tu w zale˝noÊci od potrzeb uczestników
i warunków/treÊci sta˝u/wymiany za granicà:
Uwaga! Przygotowanie kulturowo-j´zykowe mo˝e byç realizowane w kraju lub za granicà.
16
Zarzàdzanie f inansowe projektem
Typ projektu
IVT – praktyki zawodowe
i sta˝e dla osób uczàcych si´
PLM – sta˝e dla osób pracujàcych
i poszukujàcych pracy
VETPRO – wymiany doÊwiadczeƒ
dla osób odpowiedzialnych za
kszta∏cenie i szkolenie zawodowe
Koszty przygotowania pedagogicznego, kulturowegoi j´zykowego na 1 uczestnika
do 200 EUR (nie wi´cej ni˝ 20% dofinansowania)
do 200 EUR (nie wi´cej ni˝ 20% dofinansowania)
do 200 EUR (nie wi´cej ni˝ 20% dofinansowania)
IV .3
17
Dofinansowanie kosztów przygotowania beneficjentów mo˝e obejmowaç nast´pujàce typy
kosztów:
t zakup us∏ugi;
t wynagrodzenia i/lub honoraria;
t koszty zakupu materia∏ów (s∏owniki, plany, przewodniki, materia∏y biurowe konieczne do
przeprowadzenia przygotowania);
t koszty wydarzeƒ kulturalnych, np. bilety do muzeów, teatrów, etc.;
t organizacja spotkaƒ integrujàcych polskich beneficjentów w organizacji przyjmujàcej.
Przygotowanie pedagogiczne, kulturowo-j´zykowe musi byç bezpoÊrednio zwiàzane z treÊcià
merytorycznà realizowanego projektu.
Przygotowanie to powinno uwzgl´dniaç specyfik´ ka˝dego projektu sta˝u/wymiany oraz
musi byç przeprowadzone w kraju, który jest oficjalnym uczestnikiem Programu Leonardo da
Vinci (w Polsce i/lub kraju przyjmujàcym) przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach.
Projekt nie mo˝e byç êród∏em komercyjnego zysku dla ˝adnej organizacji tworzàcej partnerstwo.
Nale˝y podkreÊliç, ˝e rzetelne przygotowanie pedagogiczne i kulturowo-j´zykowe jestkluczem do powodzenia ca∏ego sta˝u. NA podda szczególnej analizie jakoÊç tegoprzygotowania w stosunku do poniesionych na ten cel kosztów.
A s p e k t y f i n a n s owe
18
Zarzàdzanie f inansowe projektem
750
350
200
1 50
080
017
51
200
700
175
425
198
113
849
453
9968
039
699
679
317
181
1 35
872
515
81
087
634
158
1 01
947
627
22
038
1 08
723
81
631
951
238
752
351
200
1 50
380
217
51
202
701
175
602
281
161
1 20
464
214
096
356
214
0
698
326
186
1 39
574
416
311
1665
116
3
759
354
202
1 51
881
017
712
1470
817
7
893
417
238
1 78
595
220
81
428
833
208
918
428
245
1 83
697
921
41
469
857
214
839
391
224
1 67
789
419
61
342
783
196
690
322
184
1 37
973
616
111
0464
416
1
571
266
152
1 14
260
913
391
353
313
3
578
270
154
1156
617
135
925
540
135
750
350
200
1 50
080
017
51
200
700
175
675
315
180
1 35
072
015
71
080
630
157
672
313
179
1 34
371
615
71
075
627
157
823
384
219
1 64
687
819
21
316
768
192
803
375
214
1 60
785
718
71
285
750
187
686
320
183
1 37
373
216
01
098
641
160
478
223
128
957
510
112
765
446
112
622
290
166
1 24
566
414
599
658
114
5
697
325
186
1 39
474
416
311
1565
116
3
883
412
235
1 76
694
220
61
412
824
206
843
393
225
1 68
689
919
71
349
787
197
1 07
850
328
82
156
1 15
025
21
725
1 00
625
2
1 04
448
727
82
088
1 11
424
41
671
975
244
938
438
250
1 87
71
001
219
1 50
187
621
9
1 05
349
228
12
106
1 12
324
61
685
983
246
627
293
167
1 25
466
914
61
003
585
146
OS
OB
Y D
OR
OS
¸E:
ucz
estn
icy
pro
jekt
ów V
ETP
RO
, oso
by
tow
arzy
szàc
e(o
pie
kuno
wie
) w
pro
jekt
ach
IVT,
PLM
, VET
PR
OO
SO
BY
M¸O
DE:
ucz
estn
icy
pro
jekt
ów IV
T i P
LM
Kra
j gos
zczà
cy
Sta
wka
tyg
odni
owa
Sta
wka
mie
si´c
zna
Utr
zym
anie
*(d
ot. t
ylko
pro
jekt
ówtr
waj
àcyc
h ≤
4 t
yg.)
Utr
zym
anie
+ p
odró
˝(d
ot.
pro
jekt
ów
trw
ajà
cych
>4
tyg
od
nie
)
Bel
gia
– B
E
Bu
∏gar
ia –
BG
Cze
chy–
CZ
Dan
ia –
DK
Nie
mcy
– D
E
Esto
nia
– EE
Gre
cja–
EL
His
zpan
ia –
ES
Fran
cja
– FR
Irla
ndia
– IE
W∏o
chy
– IT
Cyp
r –
CV
¸otw
a –
LV
Litw
a –
LT
Luks
emb
urg
– L
U
W´g
ry –
HU
Mal
ta –
MT
Hol
and
ia –
NL
Au
stri
a –
AT
Por
tuga
lia –
PT
Ru
mu
nia
– R
O
S∏o
wen
ia –
SI
S∏o
wac
ja –
SK
Finl
and
ia –
FI
Szw
ecja
– S
E
Wie
lka
Bry
tani
a –
UK
Isla
ndia
– IS
Liec
hte
nste
in –
LI
Nor
weg
ia –
NO
Turc
ja –
TR
Pie
rwsz
y ty
dzi
eƒ *
D
rugi
tyd
zieƒ
*K
a˝d
y ko
lejn
y ty
dzi
eƒ *
P
ierw
szy
mie
siàc
*K
a˝d
y ko
lejn
y m
iesi
àc *
Ka˝
dy
tyd
zieƒ
Pie
rwsz
y m
iesi
àcK
a˝d
y ko
lejn
y m
iesi
àcK
a˝d
y ko
lejn
y ty
dzi
eƒ
Tabela 1 a Konkurs 2007
* Koszty podró˝y liczone sà osobno, na podstawie kosztów rzeczywistych
Stawki maksymalne na utrzymanie uczestników w EURO
19
A s p e k t y f i n a n s owe
Belgia – BE 836 390,4 223,2 624
Bu∏garia – BG 536 250,4 143,2 400
Czechy – CZ 712 332 189,6 532
Dania – DK 1 152 537,6 307,2 860
Niemcy – DE 836 390,4 223,2 624
Estonia – EE 664 309,6 176,8 496
Grecja – EL 780 364 208 582,4
Hiszpania – ES 856 399,2 228 639,2
Francja – FR 988 460,8 263,2 737,6
Irlandia – IE 1 020 476 272 761,6
W∏ochy – IT 940 438,4 250,4 701,6
Cypr – CY 764 356,8 204 570,4
¸otwa – LV 640 298,4 170,4 477,6
Litwa – LT 632 295,2 168,8 472
Luxemburg – LU 836 390,4 223,2 624
W´gry – HU 636 296,8 169,6 475,2
Malta – MT 756 352,8 201,6 564,8
Holandia – NL 920 429,6 245,6 687,2
Austria – AT 892 416 237,6 666,4
Polska – PL 640 298,4 170,4 477,6
Portugalia – PT 768 358,4 204,8 573,6
Rumunia – RO 540 252 144 403,2
S∏owenia – SI 724 337,6 192,8 540,8
S∏owacja – SK 736 343,2 196 549,6
Finlandia – FI 976 455,2 260 728,8
Swecja – SE 960 448 256 716,8
Wielka Brytania – UK 1 164 543,2 310,4 868,8
Islandia – IS 960 448 256 716,8
Liechtenstein – LI 1 004 468,8 268 749,6
Norwegia – NO 1 164 543,2 310,4 868,8
Turcja – TR 624 291,2 166,4 465,6
Kraj goszczàcy
Stawki na utrzymanie IVT, PLM
Czas trwania: 3 miesiàce (12 tygodni) lub mniej
(z wy∏àczeniem podró˝y)
stawka tygodniowa
Czas trwania:ponad
3 miesiàce
(z w∏àczeniempodró˝y)
Stawkamiesi´czna
od 3-go tygodnia w gór´
2 tydzieƒ1 tydzieƒ od 3 do 9 miesi´cy
Tabela 1 b Konkurs 2008
Zarzàdzanie f inansowe projektem
20
Belgia – BE 1 045 488 279 780
Bu∏garia – BG 670 313 179 500
Czechy – CZ 890 415 237 665
Dania – DK 1 440 672 384 1 075
Niemcy – DE 1 045 488 279 780
Estonia – EE 830 387 221 620
Grecja – EL 975 455 260 728
Hiszpania – ES 1 070 499 285 799
Francja – FR 1 235 576 329 922
Irlandia – IE 1 275 595 340 952
W∏ochy – IT 1 175 548 313 877
Cypr – CY 955 446 255 713
¸otwa – LV 800 373 213 597
Litwa – LT 790 369 211 590
Luxemburg – LU 1 045 488 279 780
W´gry – HU 795 371 212 594
Malta – MT 945 441 252 706
Holandia – NL 1 150 537 307 859
Austria – AT 1 115 520 297 833
Polska – PL 800 373 213 597
Portugalia – PT 960 448 256 717
Rumunia – RO 675 315 180 504
S∏owenia – SI 905 422 241 676
S∏owacja – SK 920 429 245 687
Finlandia – FI 1 220 569 325 911
Swecja – SE 1 200 560 320 896
Wielka Brytania – UK 1 455 679 388 1 086
Island – IS 1 200 560 320 896
Liechtenstein – LI 1 255 586 335 937
Norwegia – NO 1 455 679 388 1 086
Turcja – TR 780 364 208 582
Kraj goszczàcy
Czas trwania: 3 miesiàce (12 tygodni) lub mniej
(z wy∏àczeniem podró˝y)
stawka tygodniowa
Czas trwania:ponad
3 miesiàce
(z w∏àczeniempodró˝y)
Stawkamiesi´czna
od 3-go tygodnia w gór´
2 tydzieƒ1 tydzieƒ od 3 do 12 miesi´cy
Stawki na utrzymanie VETPRO (osoby doros∏e+opiekunowie)Tabela 1 c Konkurs 2008
21
A s p e k t y f i n a n s owe
Stawki na utrzymanie dla uczestników projektów IVT
Belgia – BE 1 029 1 405 137 3 153 137
Bu∏garia – BG 637 870 85 1 957 85
Czechy – CZ 882 1 204 118 2 702 118
Dania – DK 1 421 1 940 190 4 357 190
Niemcy – DE 1 029 1 405 137 3 153 137
Estonia – EE 833 1 138 111 2 555 111
Grecja – EL 980 1 338 131 3 006 131
Hiszpania – ES 1 029 1 405 137 3 153 137
Francja – FR 1 225 1 672 164 3 758 164
Irlandia – IE 1 274 1 740 170 3 906 170
W∏ochy – IT 1 176 1 606 157 3 604 157
Cypr – CY 931 1 271 125 2 857 125
¸otwa – LV 784 1 070 105 2 407 105
Litwa – LT 784 1 070 105 2 407 105
Luksemburg – LU 1 029 1 405 137 3 153 137
W´gry – HU 784 1 070 105 2 407 105
Malta – MT 931 1 271 125 2 857 125
Holandia – NL 1 127 1 539 151 3 455 151
Austria – AT 1 078 1 472 144 3 308 144
Polska – PL 784 1 070 105 2 407 105
Portugalia – PT 931 1 271 125 2 857 125
Rumunia – RO 686 937 92 2 104 92
S∏owenia – SI 882 1 204 118 2 702 118
S∏owacja – SK 882 1 204 118 2 702 118
Finlandia – FI 1 176 1 606 157 3 604 157
Szwecja – SE 1 176 1 606 157 3 604 157
Wielka Brytania – UK 1 421 1 940 190 4 357 190
Islandia – IS 1 176 1 606 157 3 604 157
Liechtenstein – LI 1 225 1 672 164 3 758 164
Norwegia – NO 1 421 1 940 190 4 357 190
Turcja – TR 784 1 070 105 2 407 105
bez kosztów podró˝y i wiz zawarte koszty podró˝y i wiz
1 tydzieƒ 2 tygodnie 3-ci tydzieƒ ika˝dy nast´pny
do 12-go
13 tygodni 14-sty i ka˝dynast´pnytydzieƒKraj goszczàcy
Tabela 1 d Konkurs 2009
22
Zarzàdzanie f inansowe projektem
Belgia – BE 1 176 1 606 157 3 603 157
Bu∏garia – BG 728 994 98 2 237 98
Czechy – CZ 1 008 1 376 134 3 088 134
Dania – DK 1 624 2 218 217 4 979 217
Niemcy – DE 1 176 1 606 157 3 603 157
Estonia – EE 952 1 300 127 2 920 127
Grecja – EL 1 120 1 530 150 3 435 150
Hiszpania – ES 1 176 1 606 157 3 603 157
Francja – FR 1 400 1 911 187 4 294 187
Irlandia – IE 1 456 1 988 194 4 464 194
W∏ochy – IT 1 344 1 835 179 4 118 179
Cypr – CY 1 064 1 453 142 3 266 142
¸otwa – LV 896 1 223 120 2 750 120
Litwa – LT 896 1 223 120 2 750 120
Luksemburg – LU 1 176 1 606 157 3 603 157
W´gry – HU 896 1 223 120 2 750 120
Malta – MT 1 064 1 453 142 3 266 142
Holandia – NL 1 288 1 758 172 3 949 172
Austria – AT 1 232 1 682 165 3 781 165
Polska – PL 896 1 223 120 2 750 120
Portugalia – PT 1 064 1 453 142 3 266 142
Rumunia – RO 784 1 070 105 2 405 105
S∏owenia –SI 1 008 1 376 134 3 088 134
S∏owacja – SK 1 008 1 376 134 3 088 134
Finlandia – FI 1 344 1 835 179 4 118 179
Szwecja – SE 1 344 1 835 179 4 118 179
Wielka Brytania – UK 1 624 2 218 217 4 979 217
Islandia – IS 1 344 1 835 179 4 118 179
Liechtenstein – LI 1 400 1 911 187 4 294 187
Norwegia – NO 1 624 2 218 217 4 979 217
Turcja – TR 896 1 223 120 2 750 120
Stawki na utrzymanie dla uczestników projektów: PLM, VETPRO oraz opiekunów IVT
bez kosztów podró˝y i wiz zawarte koszty podró˝y i wiz
1 tydzieƒ 2 tygodnie 3-ci tydzieƒ ika˝dy nast´pny
do 12-go
13 tygodni 14-sty i ka˝dynast´pnytydzieƒKraj goszczàcy
Tabela 1 e Konkurs 2009
23
Zarzàdzanie finansoweprojektem
V
Zasady ogólne
Beneficjent ponosi odpowiedzialnoÊç wobec NA za realizacj´ projektu, za wykorzystanie
otrzymanych funduszy oraz z tytu∏u kwot wyp∏aconych uczestnikom i partnerom.
W zwiàzku z powy˝szym beneficjent jest zobowiàzany podjàç wszelkie niezb´dne kroki
w celu zapewnienia odpowiedniej sprawozdawczoÊci dla NA.
Podobnie jak wybór przedsi´wzi´ç w ramach projektu dokonywany jest w oparciu o pe∏nà
wizj´ takiego projektu, tak i zarzàdzanie finansowe projektem obejmuje wszystkie
otrzymane Êrodki oraz wszystkie wydatki poniesione w ramach realizacji projektu.
Rachunek bankowy
Rachunek bankowy wskazany w kontrakcie zawartym pomi´dzy beneficjentem i NA, na
który przekazywane b´dà Êrodki z puli Programu Leonardo da Vinci, musi byç:
t rachunkiem otwartym i prowadzonym w imieniu organizacji beneficjenta (w ˝adnym
wypadku nie mo˝e to byç rachunek prywatny) przez instytucj´ bankowà dzia∏ajàcà
w kraju, w którym znajduje si´ siedziba organizacji beneficjenta (ze wzgl´du na obowiàzujàce
w Polsce przepisy zaleca si´ za∏o˝enie rachunku wydzielonego). W przypadku szkó∏ jest
to rachunek organu prowadzàcego;
t rachunkiem otwartym na potrzeby projektu. Je˝eli jest to ogólny rachunek firmowy
beneficjenta, jest on zobowiàzany do stworzenia systemu ksi´gowania zapewniajàcego
w ka˝dym momencie jednoznaczne okreÊlenie wydatków i wp∏ywów zwiàzanych z projektem;
t rachunkiem w walucie PLN lub EUR, je˝eli takie rozwiàzanie jest mo˝liwe.
Rachunek w EUR minimalizuje ró˝nice kursowe.
Zalecane jest unikanie dokonywania wyp∏at gotówkowych z rachunku.
P∏atnoÊci nale˝y dokonywaç bezpoÊrednio z rachunku bankowego otwartego na potrzeby
projektu sta˝u/wymiany.
System rachunkowoÊci i kontrola wewn´trzna
Beneficjent jest zobowiàzany do wprowadzenia systemu ksi´gowoÊci analitycznej, bàdê
odpowiedniego systemu wewn´trznego pozwalajàcego rozpoznaç:
t êród∏a finansowania projektu;
t wydatki zwiàzane z realizacjà projektu w okresie obowiàzywania kontraktu.
Po˝àdane jest, aby osoby odpowiedzialne za zarzàdzanie projektem nie odpowiada∏y
jednoczeÊnie za zarzàdzanie finansami.
V .2
V .1
V .3
24
VAT, c∏a i inne podatki od towarów i us∏ug
Obowiàzki podatkowe regulowane sà aktualnie obowiàzujàcymi przepisami polskimi.
Podatek VAT mo˝e byç zawarty w sprawozdaniu finansowym projektu tylko wtedy, gdy
stanowi ostateczny koszt, to znaczy pozycj´, której beneficjent nie mo˝e odzyskaç.
Kursy wymiany
Z uwagi na fakt, ˝e kwoty wykazane w raportach muszà byç wyra˝one w EUR, beneficjent
zobowiàzany jest do przeliczania kwot umieszczanych w raporcie na t´ walut´.
1 Przelewy na rachunki beneficjentów prowadzone w PLNt W przypadku dofinansowania w formie jednorazowej zaliczki:
Wszystkie kwoty w raporcie koƒcowym powinny zostaç wyra˝one w euro. W tym celu,
beneficjent powinien przeliczyç wszystkie poniesione koszty na euro z wykorzystaniem kursu
przeliczeniowego zastosowanego przez bank do celów przelania przez Narodowà Agencj´
p∏atnoÊci zaliczkowej na konto beneficjenta. Jest to kurs kupna dewiz Banku Handlowego,
z dnia dokonania przelewu. Za dat´ p∏atnoÊci ze strony Narodowej Agencji uznaje si´ dzieƒ
obcià˝enia rachunku Narodowej Agencji – zgodnie z wyciàgiem bankowym. Beneficjent
zostanie powiadomiony przez NA o kursie, który b´dzie stosowany do przeliczenia kosztów
rzeczywistych na EUR.
t W przypadku dofinansowania w formie wi´cej ni˝ jednej p∏atnoÊci zaliczkowej: Wszystkie kwoty w raporcie koƒcowym powinny zostaç wyra˝one w euro. W tym celu,
beneficjent powinien przeliczyç wszystkie poniesione koszty na euro z wykorzystaniem kursu
przeliczeniowego zastosowanego przez bank do celów przelania przez Narodowà Agencj´
odnoÊnej p∏atnoÊci zaliczkowej na konto beneficjenta. Takà stawk´ nale˝y stosowaç do
wszystkich kosztów poniesionych w okresie od daty transferu pierwszej/okreÊlonej p∏atnoÊci
zaliczkowej1 do daty transferu kolejnej p∏atnoÊci zaliczkowej2.
T´ metod´ kalkulacji nale˝y stosowaç zarówno w odniesieniu do rzeczywistych kosztów
poniesionych bezpoÊrednio przez instytucj´ beneficjenta jak równie˝ w odniesieniu do
kosztów poniesionych (na przyk∏ad) przez partnerów za granicà w przypadku projektów
transferu innowacji Leonardo da Vinci lub uczestników wyjazdów w przypadku dzia∏aƒ
zwiàzanych z mobilnoÊcià Erasmusa lub Leonardo.
Ta sama forma kalkulacji powinna byç przyj´ta do przeliczenia wydatków poniesionych przez
Beneficjenta i refundowanych przez NA w wyniku koƒcowego rozliczenia projektu.
2 Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EURPrzeliczeƒ wydatków poniesionych w walutach innych ni˝ EUR nale˝y dokonaç wed∏ug kursów
rzeczywistych. Warunkiem stosowania takiej polityki kursowej jest wymóg, i˝ wszystkie
operacje muszà mieç miejsce tylko i wy∏àcznie z rachunku bankowego, na który wp∏yn´∏y
fundusze z NA (lub na który zosta∏y przekazane przez organy prowadzàce).
Na potrzeby przeliczenia wydatków poniesionych ze Êrodków w∏asnych a konto refundacji NA
w wyniku koƒcowego rozliczenia projektu (maksymalnie do 20% przyznanych Êrodków
finansowych ) prosz´ zastosowaç nast´pujàce kursy:
V .4
V .5
1 W przypadku pierwszej zaliczki: od poczàtku okresu, w którym majà prawo pokrywaç koszty z funduszy programu.
2 W przypadku ostatniej zaliczki: do koƒca okresu, w którym majà prawo pokrywaç koszty z funduszy programu.
Zarzàdzanie f inansowe projektem
25
t kurs rzeczywisty z dnia dokonania p∏atnoÊci w EUR z rachunku z∏otówkowego beneficjenta
(widoczny na wyciàgu bankowym);
lub
t Êredni kurs NBP (ze strony www.nbp.pl) z dnia dokonania p∏atnoÊci w PLN z rachunku
z∏otówkowego Beneficjenta.
Nale˝y pami´taç, ˝e straty spowodowane wahaniami kursów walut nie sà traktowane jako
uprawnione koszty projektu.
Odsetki
Decyzjà Komisji Europejskiej zosta∏ zniesiony wymóg zwrotu odsetek od Êrodkówfinansowych Programu Leonardo da Vinci naros∏ych na kontach bankowych. KomisjaEuropejska odstàpi∏a tak˝e od wymogu raportowania kwot naros∏ych odsetek.
Zamówienia publiczne
Zgodnie z zapisami umowy beneficjent powinien stosowaç Prawo Zamówieƒ Publicznych
w przypadku zlecania zadaƒ podwykonawcom, jeÊli kwota zlecenia przekracza 14 000 EUR.
Zastosowanie majà przepisy krajowe.
Beneficjent powinien do∏àczyç do raportu koƒcowego oÊwiadczenie o stosowaniu przepisów
PZP, zgodnie z wzorem poni˝ej:
„Beneficjent (nazwa instytucji) ............................... oÊwiadcza, ˝e znane sà mu
zasady udzielania zamówieƒ publicznych, w szczególnoÊci przepisy ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieƒ publicznych (t.j.: Dz.U. 2007 Nr 223 poz. 1655)
oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie i stosowa∏ si´ do nich w procesie
wyboru Wykonawców do zamówieƒ zwiàzanych z realizacjà przedmiotowej Umowy.”
V .6
V .7
A sp e k t y f i n a n s owe
26
Wizyty monitorujàce i kontrola na miejscu
Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, Narodowa Agencja powinna czuwaç nad jakoÊcià
realizowanych projektów i sprawdzaç ich oddzia∏ywanie na instytucj´ i jej lokalne Êrodowisko.
Instrumentami ku temu sà wizyty monitorujàce oraz kontrole na miejscu. Celem wizyty
monitorujàcej jest udzielenie wsparcia beneficjentowi w doskonaleniu sposobu zarzàdzania
projektem. Natomiast w trakcie kontroli na miejscu Narodowa Agencja sprawdza ca∏y proces
realizacji projektu w∏àcznie z dokumentacjà finansowà. Projekty do wizyt monitorujàcych
i kontroli na miejscu sà wybierane losowo, zgodnie z wielkoÊcià próby kontrolnej okreÊlonej
przez Komisj´ Europejskà.
Beneficjent powinien uczestniczyç i wnosiç wk∏ad w monitoring oraz ewaluacje dzia∏aƒ
organizowanych przez Narodowà Agencj´ oraz Komisj´ Europejskà, jak równie˝ przez osoby
i organizacje przez nie upowa˝nione.
Beneficjent ma obowiàzek zapewniç Narodowej Agencji, Komisji Europejskiej, Europejskiemu
Urz´dowi ds. Zwalczania Nadu˝yç Finansowych OLAF, jak równie˝ Europejskiemu Trybuna∏owi
Obrachunkowemu oraz osobom i organizacjom przez nie upowa˝nionym dost´p do wszelkich
dokumentów dotyczàcych realizacji dzia∏ania, jego wyników oraz wykorzystania przyznanych
Êrodków finansowych. Wymienione podmioty mogà skorzystaç ze swego prawa w okresie
pi´ciu lat, liczàc od daty ostatniej p∏atnoÊci Êrodków finansowych przez Narodowà Agencj´
lub zwrotu przez beneficjenta.
VI
27
Dokumenty dodatkowe wykorzystywane przez NA podczas realizacji ka˝dego projektu.
Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego
Formularz kontraktowy
UWAGA! Niniejszy dokument sk∏ada si´ z trzech cz´Êci:
1 Cz´Êç 1. – nale˝y wype∏niç wszystkie strony;
2 Cz´Êç 2. – nale˝y wype∏niç wy∏àcznie w przypadku, gdy nastàpi∏y zmiany w stosunku do
treÊci zatwierdzonego wniosku;
3 Za∏àczniki – nale˝y do∏àczyç do formularza kontraktowego
Oprócz wype∏nionego formularza kontraktowego do Narodowej Agencji nale˝y wys∏aç
nast´pujàce dokumenty:
t dokumenty potwierdzajàce istnienie instytucji oraz reprezentacj´ prawnà w zale˝noÊci odformy prawnej, (wykaz dokumentów na str. 2 i 3 formularza kontraktowego); pe∏nomocnictwa
do podpisania umowy (jeÊli umowa nie b´dzie podpisywana przez przedstawiciela prawnego
instytucji uprawnionej do podpisania umowy, np. przez organ prowadzàcy);
t orygina∏y listów intencyjnych;
t aktualne (za ostatni rok finansowy) sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników
i strat) – dot. wy∏àcznie organizacji niepublicznych, którym w roku konkursu zosta∏o
przyznane dofinansowanie na ∏àcznà kwot´ przekraczajàcà 25.000 EUR;
t aktualne zaÊwiadczenie z Urz´du Skarbowego potwierdzajàce, ˝e Beneficjent nie zalega
z op∏acaniem podatków wystawione nie póêniej ni˝ 3 miesiàce przed datà zawarcia Umowy;
t aktualne zaÊwiadczenie z Zak∏adu Ubezpieczeƒ Spo∏ecznych o braku zaleg∏oÊci w zap∏acie
sk∏adek na ubezpieczenie zdrowotne i spo∏eczne wystawione nie póêniej ni˝ 3 miesiàce przed
datà zawarcia Umowy;
t decyzja o nadaniu nr NIP (kopia dokumentu poÊwiadczona za zgodnoÊç z orygina∏em przez
pe∏nà reprezentacj´ prawnà Beneficjenta lub przez osob´ upowa˝nionà do takiej czynnoÊci
na podstawie pe∏nomocnictwa);
t decyzja o nadaniu REGON (kopia poÊwiadczona za zgodnoÊç z orygina∏em)
t program przygotowania kulturowo-j´zykowego (jeÊli by∏ planowany we wniosku).
Uwaga! Wszystkie przesy∏ane kopie dokumentów muszà byç potwierdzone za zgodnoÊç z orygina∏em przez
reprezentanta prawnego lub osob´ przez niego upowa˝nionà.
Z a ∏ à c z n i k i
28
t Ca∏kowity zatwierdzony bud˝et projektu
Prosz´ obliczyç w „Kalkulatorze dla bud˝etów w projektach wymian i sta˝y” dofinansowanie
wnioskowane. Wyniki obliczeƒ nale˝y wydrukowaç i do∏àczyç do niniejszego formularza
kontraktowego.
Kalkulator znajduje si´ na stronie internetowej http://leonardo.org.pl/index.php/ida/60/
Mo˝na te˝ we w∏asnym zakresie wype∏niç tabel´ poni˝ej.
Numer projektu ______________________________________________________________________________________________
Liczba Ca∏kowite wnioskowane uczestników dofinansowanie LdV
Organizacja i Zarzàdzanie projektem
Zarzàdzanie i monitoring
Przygotowanie pedagogiczne,kulturowe i j´zykowe
Organizacja i Zarzàdzanie – ∏àcznie (Suma czàstkowa)
Uczestnicy
Utrzymanie:
r uczestników projektu
r opiekunów
r osób ze specjalnymi potrzebami
Podró˝(jeÊli nie zawiera si´
w kosztach utrzymania)
Koszty podró˝y
Uczestnicy – ∏àcznie(Suma czàstkowa)
RAZEM:Ca∏kowita wnioskowana kwota: EUR
Zarzàdzanie f inansowe projektem
29
t Informacje o numerze konta
Numer projektu ______________________________________________________________________________________________
INFORMACJE O BANKU INSTYTUCJI BENEFICJENTANUMER RACHUNKU – PROSIMY O PODANIE NUMERU ZGODNIE Z PONI˚SZYM FORMATEM
Nazwa banku i oddzia∏u:
Adres banku/oddzia∏u
(numer, ulica, kod pocztowy, miejscowoÊç, kraj):
SWIFT Code banku:
Numer rachunku:
Nazwa w∏aÊciciela rachunku:
Adres w∏aÊciciela rachunku:
Po
lsk
a
WALUTA RACHUNKU (PLN lub EUR)
1 Konto organu prowadzàcego – (jeÊli dotyczy)(nale˝y wype∏niç w przypadku przep∏ywu funduszy przez konto organu prowadzàcego instytucji realizujàcej projekt
(np. powiat – zespó∏ szkó∏ ponadgimnazjalnych)
Powy˝szy rachunek jest:
tt rachunkiem otwartym wy∏àcznie na potrzeby niniejszego projektu
tt rachunkiem ogólnym instytucji lub innym rachunkiem wykorzystywanym nie tylko w celu finansowania ww.
projektu
Uwaga!Rachunek bankowy, na który przekazywane b´dà Êrodki z puli programu Leonardo da Vinci, musi byç:r rachunkiem otwartym i prowadzonym w imieniu organizacji beneficjenta (w ˝adnym wypadku nie mo˝e to
byç rachunek prywatny) przez instytucj´ bankowà dzia∏ajàca w Polsce;r rachunkiem otwartym na potrzeby projektu. Je˝eli jest to ogólny rachunek firmowy beneficjenta, jest on
zobowiàzany do stworzenia systemu ksi´gowania, zapewniajàcego w ka˝dym momencie jednoznaczneokreÊlenie wydatków i wp∏ywów zwiàzanych z realizowanym projektem.
Zalecane jest prowadzenie rachunku w walucie EUR
Nazwa banku i oddzia∏u:
Adres banku/oddzia∏u
(numer, ulica, kod pocztowy, miejscowoÊç, kraj):
SWIFT Code banku:
Numer rachunku:
Nazwa w∏aÊciciela rachunku:
Adres w∏aÊciciela rachunku:
WALUTA RACHUNKU (PLN lub EUR)
Powy˝szy rachunek jest:
tt rachunkiem otwartym wy∏àcznie na potrzeby niniejszego projektu
tt rachunkiem ogólnym instytucji lub innym rachunkiem wykorzystywanym nie tylko w celu finansowania ww.
projektu
Po
lsk
a
Imi´ i nazwisko _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Podpis ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
przedstawiciela prawnego instytucji Beneficjenta
Data ______________________________________________________________________________________
2 Konto instytucji realizujàcej projekt
Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego
30
Zarzàdzanie f inansowe projektem
t OÊwiadczenie Beneficjenta dot. VAT
Beneficjent MiejscowoÊç, data(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)
OÂWIADCZENIE VAT
W zwiàzku z przyznanym w ramach Programu Leonardo da Vinci dofinansowaniem
projektu numer ______________________________________________________________________________________________
tytu∏ projektu _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
oÊwiadczam, ˝e:(prosz´ zaznaczyç jednà z mo˝liwoÊci)
tt ww. instytucja jest zarejestrowana jako podatnik VAT i w ramach realizacji ww. projektu,
w przypadkach przewidzianych w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i us∏ug
(Dz. U. Nr 54, poz. 535, z zm.), mo˝e rozliczaç VAT naliczony.
tt ww. instytucja jest zarejestrowana jako podatnik VAT i w ramach realizacji ww. projektu nie mo˝e
odzyskaç/rozliczyç3 w ˝aden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, który mo˝e byç
rozliczony w kategorii wydatki uprawnione w ww. projekcie.
tt ww. instytucja nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT.
W przypadku, gdy Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT posiadajàcym mo˝liwoÊç odliczenia
podatku VAT, za podstaw´ rozliczeƒ z Narodowà Agencjà uwa˝a si´ kwoty netto wykazane na
fakturach VAT dokumentujàcych poniesione wydatki podczas realizacji projektu. W przeciwnym
razie VAT jest uznawany jako koszt kwalifikowany projektu.
Wyjàtkami mogà byç rachunki wystawiane przez firmy/instytucje nie b´dàce p∏atnikami podatku VAT;
wówczas kosztem jest kwota rachunku.
JednoczeÊnie (nazwa instytucji beneficjenta) ______________________________________________________________________________________________ zobowiàzuje si´
do zwrotu zrefundowanego w ramach ww. projektu poniesionego podatku VAT, je˝eli zaistniejà
przes∏anki umo˝liwiajàce odzyskanie tego podatku przez Beneficjenta.
OÊwiadczam, ˝e sà mi znane przepisy Kodeksu karno-skarbowego o odpowiedzialnoÊci za podanie
danych niezgodnych z rzeczywistoÊcià.
______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________
Reprezentant prawny instytucji Beneficjenta
(podpis, piecz´ç imienna)
3 Niepotrzebne skreÊliç
31
Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego
t Zobowiàzanie w sprawie ewidencji ksi´gowej
Beneficjent MiejscowoÊç, data(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)
ZOBOWIÑZANIE
Otrzymane Êrodki zwiàzane z wdro˝eniem projektu Leonardo da Vinci
Numer projektu ______________________________________________________________________________________________
Tytu∏ projektu ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
b´dà:
(prosz´ zaznaczyç jednà z mo˝liwoÊci)
tt ewidencjonowane na kontach bilansowych i kontach przychodów i kosztów w przypadku
instytucji i firm podlegajàcych obowiàzkowi prowadzenia pe∏nej ksi´gowoÊci
tt wprowadzone do ewidencji ksi´gowej w przypadku instytucji i firm prowadzàcych ksi´gowoÊç
uproszczonà
tOÊwiadczenie w sprawie przygotowania uczestników
(nale˝y wype∏niç jedynie w przypadku, jeÊli beneficjent wnioskowa∏ o dofinansowanie na przygotowaniekulturowo-pedagogiczno-j´zykowe uczestników we wniosku)
Numer projektu ______________________________________________________________________________________________
Beneficjent MiejscowoÊç, data(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)
OÂWIADCZENIE
OÊwiadczam, ˝e zakres przygotowania kulturowo – pedagogiczno – j´zykowego uczestników
projektu finansowanego z programu Leonardo da Vinci (tytu∏ projektu)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(numer _____________________________________________________________ ) pokrywa/nie pokrywa4 si´ z zakresem kszta∏cenia
realizowanego poza projektem przez instytucj´ beneficjenta oraz innych cz∏onków grupy
partnerskiej.
Uzasadnienie:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4 Niepotrzebne skreÊliç
32
t Wniosek o Aneks do Umowy
Wniosek o Aneks do UmowyProjekty mobilnoÊci (wymiany, sta˝e)Procedura NA1
OÂWIADCZENIEJa, ni˝ej podpisany/a, niniejszym oÊwiadczam, ˝e podane w niniejszym Wniosku informacje sà
prawdziwe i w pe∏ni i rzetelnie odzwierciedlajà stan prawny i stan faktyczny istniejàcy w dacie
jego z∏o˝enia.
JednoczeÊnie potwierdzam, i˝ wszelkie oÊwiadczenia, dane i informacje zawarte w dokumentach
przed∏o˝onych Narodowej Agencji przez beneficjenta w zwiàzku z zawarciem ww. umowy,
a w szczególnoÊci dotyczàce statusu prawnego beneficjenta, sposobu jego reprezentacji oraz
udzielonych w zwiàzku z Umowà pe∏nomocnictw sà aktualne, prawdziwe, wià˝àce i obowiàzujàce
i pozostanà takie równie˝ w chwili podpisania okreÊlonego we Wniosku o Aneks do Umowy.
Zobowiàzuj´ si´ do niezw∏ocznego informowania na piÊmie Narodowej Agencji o wszelkich
zmianach w oÊwiadczeniach, danych i informacjach, o których mowa powy˝ej oraz do przed∏o˝enia
na wezwanie Narodowej Agencji stosownych dokumentów, potwierdzajàcych dokonanie zmian.
W∏asnor´czny podpis osoby
uprawnionej do reprezentowania Beneficjenta ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________
Imi´ i nazwisko przedstawiciela
prawnego organizacji Beneficjenta: ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________
Stanowisko w organizacji Beneficjenta: ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________
MiejscowoÊç i data: ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________
Po wype∏nieniu Wniosek odes∏aç nale˝y na adres:
Fundacja Rozwoju Systemu EdukacjiNarodowa Agencja Programu Leonardo da Vinciul. Mokotowska 4300-551 Warszawa
Umowa nr: Okres wa˝noÊci Umowy:
Projekt nr: Czas realizacji projektu (IloÊç miesi´cy)
Tytu∏ projektu:
Beneficjent:
Przedstawiciel prawny Beneficjenta:
Umowa by∏a ju˝ aneksowana Tak tt Nie tt
Za∏. 2 Wniosek o aneks
33
Za∏ . 2 Wniosek o aneks
t Zestawienie zmian do umowy
Zmiany w Umowie dokonywane sà na podstawie pisemnego wniosku, opatrzonego datà
i w∏asnor´cznym podpisem przedstawiciela prawnego beneficjenta. Zmiany te muszà
równie˝ uzyskaç formalnà akceptacj´ Narodowej Agencji.
Aneks do Umowy mo˝e zostaç podpisany najpóêniej na 30 dni przed koƒcem okresu
obowiàzywania umowy.
Prosimy pami´taç, ˝e zmiana w Umowie nabiera mocy prawnej dopiero po podpisaniu jej
przez Narodowà Agencj´.
Po wype∏nieniu w∏aÊciwych sekcji niniejszego formularza, prosimy je wydrukowaç, podpisaç i
nast´pnie (wraz ze wszystkimi wymaganymi za∏àcznikami) przes∏aç pocztà do Narodowej
Agencji.
Wi´cej informacji na temat wprowadzania zmian w Umowie podano w Poradniku dla beneficjentów.
Niniejszy Wniosek o Aneks do Umowy (z uwzgl´dnieniem jej ewentualnych wczeÊniejszych
zmian) dotyczy jednej lub wi´cej z poni˝szych pozycji (prosimy zaznaczyç w∏aÊciwà rubryk´):
tt B.1 Wycofanie si´ Partnera / Partnerów – brak zast´pujàcego Partnera
tt B.2 Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem
tt C Nowy Partner – poszerzenie sk∏adu grupy partnerskiej
tt D Zmiana rachunku bankowego
tt E Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów)
tt F.1 Zmiana terminu z∏o˝enia raportu czàstkowego5
tt F.2 Zmiana terminu z∏o˝enia raportu koƒcowego
tt G Zmiany w bud˝ecie
tt H Inne zmiany
5 Zgodnie z zasadami podanymi w Przewodniku Administracyjno-Finansowym dla beneficjentów projektów
34
Zarzàdzanie f inansowe projektem
B Wycofanie si´ Partnera – brak zast´pujàcego Partnera
B.1 Wycofanie si´ Partnera – brak zast´pujàcego Partnera
Prosimy podaç informacje o wycofujàcym si´ Partnerze/Partnerach, oraz powody tej decyzji:
Nazwa organizacji Partnera, który wycofuje si´ z projektu
P1
P2
P3
Powody wycofania si´ Partnera (opis maks. 0,5 strony)
1
2
3
...
Prosimy podaç informacje o nowym podziale zadaƒ pomi´dzy dotychczasowych Partnerów
(opis maks. 0,5 strony)
Je˝eli w miejsce wycofujàcego si´ Partnera do projektu nie przyst´puje nowy Partner, prosimy
o wykazanie, ˝e w zwiàzku z tym faktem:
1 europejski charakter projektu nie zostanie naruszony
2 g∏ówne cele projektu i planowane rezultaty zostanà osiàgni´te (opis maks. 0,5 strony)
Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´
w Umowie:
A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ wycofujàcego si´ Partnera, opatrzonego datà
i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, informujàcego o swojej
decyzji wraz z uzasadnieniem;
B Sprawozdanie z post´pu prac realizowanych przez wycofujàcego si´ Partnera, praw nabytych
do poszczególnych produktów i rezultatów projektu, przyj´tego trybu zakoƒczenia prac przez
Partnera (w tym ostatecznego terminu wycofania si´ z projektu) oraz Êrodków finansowych
otrzymanych ju˝ przez Partnera, wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i ewentualnej
kwoty niewykorzystanej pozostajàcej do zwrotu;
C Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy „Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w uj´ciu na
poszczególnych Partnerów”.
Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e wycofanie si´ Partnera zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu.
W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem
z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.
35
Za∏ . 2 Wniosek o aneks
B Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem
B.2 Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem
Je˝eli miejsce wycofujàcego si´ Partnera/Partnerów zajmuje nowy Partner, prosimy wype∏niç
niniejszà sekcj´ wniosku.
1 Prosimy podaç informacje o wycofujàcym si´ Partnerze oraz powody tej decyzji:
Nazwa oraz adres organizacji Partnera, który wycofuje si´ z projektu
P1
P2
P3
Powody wycofania si´ Partnera (opis maks. o,5 strony)
1
2
3
...
2 Prosimy podaç informacje o nowym Partnerze, który zast´puje wycofujàcego si´ Partnera.
Informacje o organizacji nowego Partnera:
Nazwa organizacji/instytucji w jej j´zyku narodowym
Kod typu organizacji
Ulica
Numer budynku
Kod pocztowy
MiejscowoÊç
Kraj
Imi´ i nazwisko
Osoby do kontaktów Pan tt Pani tt
Telefon ++ /
Faks: ++ /
Adres e-mail
3 Zadanie przejmowane przez zast´pujàcego PartneraProsimy o opisanie zadaƒ przejmowanych przez nowego Partnera i/lub (nowy) podzia∏ zadaƒ
pomi´dzy wszystkich Partnerów projektu (opis maks. 0,5 strony)
36
Zarzàdzanie f inansowe projektem
t Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem
Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´
w Umowie:
A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ wycofujàcego si´ Partnera, opatrzonego datà
i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, informujàcego o swojej
decyzji wraz z uzasadnieniem;
B Sprawozdanie z post´pu prac realizowanych przez wycofujàcego si´ Partnera, praw nabytych
do poszczególnych produktów i rezultatów projektu, przyj´tego trybu zakoƒczenia prac przez
Partnera (w tym ostatecznego terminu wycofania si´ z projektu) oraz Êrodków finansowych
otrzymanych ju˝ przez Partnera, wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i ewentualnej
kwoty niewykorzystanej pozostajàcej do zwrotu;
C Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ Partnera przyst´pujàcego do projektu,
opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego,
wyra˝ajàcego wol´ uczestniczenia w projekcie oraz deklarowany finansowy wk∏ad w∏asny;
D Kopia umowy pomi´dzy beneficjentem a nowym Partnerem - je˝eli zosta∏a ju˝ zawarta;
E Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy „Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w uj´ciu na
poszczególnych Partnerów”.
Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e przystàpienie Partnera zast´pujàcego wycofujàcego si´ Partnera, zazwyczaj oznacza
zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu. W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7
Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.
C Nowy Partner – poszerzenie sk∏adu grupy partnerskiej
C.1 – Informacje o organizacji nowego Partnera:
Nazwa organizacji/instytucji
w jej j´zyku narodowym
Kod kraju
Kod typu organizacji
Kod regionu
Kod bran˝owy
Kod wielkoÊci
Osoba upowa˝niona
do kontaktów
Imi´ i nazwisko Pan tt Pani tt
Ulica
Numer budynku
Kod pocztowy
MiejscowoÊç
Telefon ++ /
Faks: ++ /
Adres e-mail
37
Za∏ . 2 Wniosek o aneks
C.2 – Powody przystàpienia do projektu
Powody przystàpienia do projektu (opis maks. 0,5 strony)
Zadania przejmowane przez nowego Partnera i/lub (nowy) podzia∏ zadaƒ pomi´dzy wszystkich
Partnerów projektu (opis maks. o.5 strony)
Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´
w Umowie:
A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ nowego Partnera przyst´pujàcego do projektu,
opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego,
wyra˝ajàcego wol´ uczestniczenia w projekcie oraz deklarowany finansowy wk∏ad w∏asny;
B Kopia umowy pomi´dzy beneficjentem a nowym Partnerem - je˝eli zosta∏a ju˝ zawarta;
C Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy “Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w uj´ciu na
poszczególnych Partnerów”.
Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e przystàpienie do grupy nowego Partnera, zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym
bud˝ecie projektu. W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze,
i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.
38
Zarzàdzanie f inansowe projektem
D Zmiana rachunku bankowego
Formularz informacji o banku BeneficjentaProsimy o prawid∏owe wype∏nienie, podpisanie oraz za∏àczenie poni˝szego formularza do Wniosku o Aneks do Umowy.
Dane finansowe
r Posiadacz rachunku
Nazwa
Adres
Miasto Kod
Osoba kontaktowa
Telefon Faks
Numer VAT
r Bank
Nazwa banku
Adres oddzia∏u
Miasto Kod
Numer rachunku
IBAN
Waluta rachunku PLN tt EUR tt
Uwagi
Piecz´ç banku data ____________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________
Podpis osoby reprezentujàcej Podpis posiadacza rachunku
39
Za∏ . 2 Wniosek o aneks
E Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów)
Data rozpocz´cia realizacji projektu wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):
Data zakoƒczenia realizacji projektu wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):
Wnioskowana zmiana (w miesiàcach)7
Nowa data zakoƒczenia realizacji projektu (dd/mm/rrrr):
Prosimy o podanie przyczyn zmiany okresu realizacji projektu (opis maks. 0,5 strony)
F Zmiana harmonogramu sprawozdawczoÊci
r Sprawozdanie czàstkowe tt
Termin z∏o˝enia sprawozdania wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):
Wnioskowane przed∏u˝enie terminu (dni i/lub miesiàce):
Nowy termin z∏o˝enia sprawozdania (dd/mm/rrrr):
r Sprawozdanie koƒcowe tt
Termin z∏o˝enia sprawozdania wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):
Wnioskowane przed∏u˝enie terminu (dni i/lub miesiàce):
Nowy termin z∏o˝enia sprawozdania (dd/mm/rrrr):
Prosimy o podanie przyczyn zmiany harmonogramu sprawozdawczoÊci (opis maks. 0,5 strony)
7 Liczba ujemna, je˝eli wymagane jest skrócenieokresu realizacji projektu
40
Zarzàdzanie f inansowe projektem
G Zmiany w bud˝ecie
Uwaga: Niemo˝liwe jest zwi´kszenie ca∏kowitej kwoty przyznanych Êrodków finansowych Programu, ani te˝zmiany kwot przyznanych na pokrycie kategorii.
Prosimy o uzasadnienie proponowanych zmian w odniesieniu do uzgodnionego bud˝etu projektu
z podaniem kategorii kosztów, które ulegajà zmianie oraz wysokoÊci zmienianych kwot w danych
kategoriach (opis maks. 1 strona).
H Inne zmiany
Prosimy o opisanie wszelkich innych zmian proponowanych w projekcie (opis maks. 1 strona)
5.1 PodsumowanieLiczba Ca∏kowite wnioskowane
uczestników dofinansowanie LdV
Organizacja i Zarzàdzanie projektem
Zarzàdzanie i monitoring
Przygotowanie pedagogiczne,kulturowe i j´zykowe
Organizacja i Zarzàdzanie – ∏àcznie (Suma czàstkowa)
Uczestnicy
Utrzymanie:
r uczestników projektu
r opiekunów
r osób ze specjalnymi potrzebami
Podró˝(jeÊli nie zawiera si´w kosztach utrzymania)
Koszty podró˝y
Uczestnicy – ∏àcznie(Suma czàstkowa)
RAZEM:Ca∏kowita wnioskowana kwota: EUR
41
Za∏ . 2 Wniosek o aneks
Potwierdzenie otrzymaniaWniosku o Aneks do Umowy
Ta strona zostanie do Paƒstwa odes∏ana w celu potwierdzenia otrzymania przez nas wype∏nionego
formularza Wniosku o aneks do Umowy. W zwiàzku z tym prosimy o dok∏adne wype∏nienie
poni˝szych rubryk.
Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________
Nazwa organizacji Beneficjenta
Imi´ i nazwisko przedstawiciela prawnego
Ulica i numer budynku
Kod kraju – Kod pocztowy – MiejscowoÊç
Numer faksu
Data nadania Wniosku …….... / ..…….. / ..……..
Wype∏nia Narodowa Agencja:
Otrzymane dokumenty:
Wniosek o zmian´ Umowy Orygina∏ + kopia
Za∏àczniki
Dane brakujàce, do dostarczenia w trybie natychmiastowym (nie póêniej ni˝ w czasie dwóch
tygodni):
Niniejszym potwierdzamy otrzymanie Paƒstwa Wniosku o zmian´ Umowy nr _______________________________________________________:
w dniu _______________________________________________________ .
Prosimy o podanie tego numeru we wszelkiej korespondencji do Narodowej Agencji
Z powa˝aniem,
Data:_______________________________________________________ Podpis:___________________________________________________________________________________________________________________
Imi´ i nazwisko _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Stanowisko: ______________________________________________________________________________________________________________
42
Za∏. 3a Lista dowodów ksi´gowych – pe∏na
Piecz´ç beneficjenta
Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________
Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.
Arkusz nr 1. Informacje podstawowe (opis dowodu ksi´gowego)
Lp. * Oznaczenie Typ dokumentu Data Wystawca Przedmiot Przedmiotna dokumencie /numer* wystawienia* (podany na (komentarz uzup.)
dokumencie)
1 2 3 4 5 6 7
Linia bud˝etowa A
A Zarzàdzanie i kontrola
1 A.1.1
2 A.1.2
3 A.1.3
4 A.1.4
5 A.1.5
Razem A.1
Linia bud˝etowa B
B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy)
6 B.1.1
7 B.1.2
8 B.1.3
9 B.1.4
10 B.1.5
Razem B.1
B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie
11 B.2.1
12 B.2.2
13 B.2.3
14 B.2.4
Razem B.2
B.2 Razem B.1 + B.2
Linia bud˝etowa C
C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe
15 C.1.1
16 C.1.2
17 C.1.3
Razem C
RAZEM A + B + C
Podpisy G∏ówny Ksi´gowy Dyrektor(piecz´ç imienna) (piecz´ç imienna)
43
Za∏ . 3a L is ta dowodówksi´gowych – pe∏na
Piecz´ç beneficjenta
Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________
Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww.
projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.
Lp* Oznaczenie Typ Data Zród∏o Kwota Tryb Kwota Data Kurs Kwota Kurs Uznanana dokumentu wystawienia* finan- w walucie i waluta p∏atnoÊci zap∏aty do PLN w PLN do EUR kwota
dokumencie /numer* sowania wystawienia zap∏aty w EUR1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Linia bud˝etowa A
A Zarzàdzanie i kontrola
1 A.1.1 0 0
2 A.1.2 0 0
3 A.1.3 0 0
4 A.1.4 0 0
5 A.1.5 0 0
Razem A.1 0.00
Linia bud˝etowa B
B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy)
6 B.1.1 0 0
7 B.1.2 0 0
8 B.1.3 0 0
9 B.1.4 0 0
10 B.1.5 0 0
Razem B.1 0.00
B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie
11 B.2.1 0 0
12 B.2.2 0 0
13 B.2.3 0 0
14 B.2.4 0 0
Razem B.1 + B.2 0.00
Linia bud˝etowa C
C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe
15 C.1.11 0 0
16 C.1.2 0 0
17 C.1.3 0 0
Razem C 0.00
Razem A + B + C 0.00
Podpisy G∏ówny Ksi´gowy Dyrektor(piecz´ç imienna) (piecz´ç imienna)
Prosimy o podawanie kwoty do 2 miejsc po przycinkuProsimy o podawanie kursów walut do 4 miejsc po przecinku
Transza zosta∏a przekazana na konto prowadzone w walucie (*) PLN tt EUR ttArkusz nr 2. Informacje finansowe
44
Piecz´ç beneficjenta
Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________
Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucjibeneficjenta.
Arkusz nr 1. Informacje podstawowe (opis dowodu ksi´gowego)
Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona
Lp. * Oznaczenie Typ dokumentu Data Wystawca Przedmiot Przedmiotna dokumencie /numer* wystawienia* (podany na (komentarz uzup.)
dokumencie)
1 2 3 4 5 6 7
Linia bud˝etowa A
A Zarzàdzanie i kontrola
Razem A.1
Linia bud˝etowa B
B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy)
1 B.1.1
2 B.1.2
3 B.1.3
4 B.1.4
5 B.1.5
Razem B.1
B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie
Razem B.2
B.2 Razem B.1 + B.2
Linia bud˝etowa C
C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe
Razem C
RAZEM A + B + C
Podpisy G∏ówny Ksi´gowy Dyrektor(piecz´ç imienna) (piecz´ç imienna)
45
Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona
Piecz´ç beneficjenta
Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________
Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww.
projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.
Lp* Oznaczenie Typ Data Zród∏o Kwota Tryb Kwota Data Kurs Kwota Kurs Uznanana dokumentu wystawienia* finan- w walucie i waluta p∏atnoÊci zap∏aty do PLN w PLN do EUR kwota
dokumencie /numer* sowania wystawienia zap∏aty w EUR1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Linia bud˝etowa A
A Zarzàdzanie i kontrola
Razem A.1 0.00
Linia bud˝etowa B
B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy)
1 B.1.1 0 0
2 B.1.2 0 0
3 B.1.3 0 0
4 B.1.4 0 0
5 B.1.5 0 0
Razem B.1 0.00
B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie
Razem B.1 + B.2 0.00
Linia bud˝etowa C
C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe
Razem C 0.00
Razem A + B + C 0.00
Podpisy G∏ówny Ksi´gowy Dyrektor(piecz´ç imienna) (piecz´ç imienna)
Prosimy o podawanie kwoty do 2 miejsc po przycinkuProsimy o podawanie kursów walut do 4 miejsc po przecinku
Transza zosta∏a przekazana na konto prowadzone w walucie (*) PLN tt EUR ttArkusz nr 2. Informacje finansowe