Zarządzanie projektamiWykład 2

Fazy zarządzania projektem

Działania występujące w projekcie

Działania operacyjne Działania wspierające Działania kierownicze

Działania operacyjne

Przekształcają wielkość wejściową (potrzebę) na wielkość wyjściową, będącą rezultatem realizacji projektu

Działania operacyjne są działaniami wykonywanymi bezpośrednio na przedmiocie projektu

Działania wspierające

Polegają na tworzeniu odpowiednich warunków do sprawnego wykonania zadań związanych z projektem, zarówno na rzecz działań operacyjnych, jak i kierowniczych

Przykładami takich działań są: obsługa prawna, księgowa czy kadrowa

Działania kierownicze

Polegają na pełnej koordynacji działań operacyjnych i wspierających, aby realizacja projektu zapewniała maksymalną korzyść dla zaangażowanych stron

Fazy zarządzania projektem

1. Faza koncepcyjna2. Faza planowania3. Faza realizacji 4. Faza zakończenia

1. Faza koncepcyjna

powstaje idea realizacji projektu jest ona oceniania z uwzględnieniem

innych możliwych, alternatywnych projektów i przekazana do dalszego postępowania

powołanie kierownika projektu określenie danych wejściowych do fazy

drugiej, czyli planowania dokonuje się także analizy wykonalności

projektu

2. Faza planowana

stworzenie szczegółowego planu realizacji projektu

powołanie zespołu projektowego formalna akceptacja i zatwierdzenie

planu przez tego, kto projekt finansuje

Planowanie jest ważne ponieważ:

Planowanie ogranicza niepewność – planowanie zmusza do rozważenia możliwych wariantów i konsekwencji ich zastosowania oraz potencjalnych działań korekcyjnych

Planowanie pomaga w zrozumieniu projektu

Planowanie podnosi wydajność – ponieważ łatwiej jest zorganizować pracę

3. Faza realizacji

powierzenie poszczególnych zadań członkom zespołu projektowego i delegowanie uprawnień

każdy członek zespołu powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje oraz jak i do kiedy ma wykonać swoje zadania

4. Faza zamknięcia

formalna procedura przeprowadzana po dostarczeniu rezultatów projektu klientowi

czasami dochodzi do zakończenia gdy stwierdzono konieczność rezygnacji z projektu

zamykając projekt trzeba podsumować, jakie zdarzenia zaszły podczas jego realizacji i przygotować informacje na potrzeby planowania i wykonywania przyszłych projektów

Etapy planowania projektu

1. definiowanie czynności2. ustalenie relacji następstwa między

czynnościami3. oszacowanie czasu trwania czynności4. budowa harmonogramu5. sterowanie harmonogramem

Definiowanie czynności

identyfikowanie i opisanie specyficznych prac, które trzeba wykonać, aby wytworzyć produkty zdefiniowane w WBS

efektem definiowania czynności jest lista zawierająca wszystkie czynności, które zostaną wykonane w ramach projektu

Ustalenie relacji między czynnościami

ustalenie relacji następstwa i poprzedzania pomiędzy czynnościami

na tej podstawie będzie potem budowany harmonogram

ustalenie kolejności może być wykonywane ręcznie lub za pomocą systemów komputerowych wspomagających planowanie projektów

Określenie czasów trwania czynności

przy określeniu czasu należy uwzględnić nie tylko opis danej pracy, ale również wykorzystywane zasoby

czas wykonania może zależeć również od kwalifikacji i doświadczenia ludzi, a nie tylko od ich liczby

oszacowanie czasu trwania czynności wymaga nierzadko uwzględnienia czasu oczekiwania

rezultatem oszacowania czasu trwania czynności jest przypisanie każdej z nich planowanego czasu wykonania

Planowanie terminów

określenie terminów rozpoczęcia i zakończenia czynności projektu

dla poszczególnych czynności określane są także zapasy czasu – wskazują one, o ile można wydłużyć czas trwania czynności, względnie opóźnić moment jej rozpoczęcia, aby nie spowodowało to wydłużenia czasu realizacji całego projektu

Czynności krytyczne

Czynności, których całkowity zapas czasu równy jest zeru, określane są mianem czynności krytycznych; wydłużenie czasu trwania którejkolwiek z nich powoduje wydłużenie o taką samą wartość czasu trwania projektu; czynności krytyczne następują po sobie i tworzą tzw. ścieżkę krytyczną łączącą pierwszą czynność projektu z czynnością ostatnią

Po ustaleniu czynności krytycznych i drogi krytycznej, należy zaplanować przedsięwzięcia korygujące i plany alternatywne, uruchamiane w przypadku przekroczenia terminów czynności krytycznych

Przedsięwzięcia korygujące

zaangażowanie dodatkowych osób praca w godzinach nadliczbowych i

ewentualnie w weekendy nadanie krytycznym zadaniom

szczególnych priorytetów wprowadzenie czynności równoległych

Czynniki sukcesu zarządzania projektami

Wsparcie projektu ze strony zarządzających organizacją

Zaangażowanie użytkowników Doświadczony menedżer projektu Precyzyjne zdefiniowanie celów

projektu Minimalizowanie zakresu projektu Korzystanie ze standardowej

infrastruktury

Nieprzeciążanie projektu ponadstandardowymi wymaganiami

Zastosowanie formalnej metodologii Tworzenie wiarygodnych prognoz Wiedza i umiejętności pracowników

Dziękuję za uwagę