zarządzanie sobą w czasie (zc2013)

Vita brevis, ergo jestem

gospodarzem swego czasu

Racjonalna organizacja czasu pracy i „zarządzanie

czasem”przegląd zagadnień

Krzysztof Sługocki, Wrocław, 10.01.2014

2

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014

Po co organizować czas?

Po to, aby mieć lepszą przyszłość.Czy to znaczy, że jest jakiś magiczny sposób na lepszą przyszłość? Owszem, jest. Ale nie jest magiczny.A jaki?

Najlepszym sposobem na lepszą przyszłość jest jej wymyślanie.

3


Mądra myśl na dziś:

"Don’t let it happen. Make it happen.„

…i to w zasadzie wyczerpuje temat…

4


„Don’t let it happen. Make it happen.” Co to znaczy?

„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę a nie jakąś pracę wykonywać właściwie.”

Peter F. Drucker

Miej Czas na czas działania efektywnego. Nie miej Czasu na czas działania

efektownego.

5


Czym jest…?

Czym jest zarządzanie czasem?(ang. time management - TM) to podnoszenie skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywa-nie czasu. Terminu „zarządzanie czasem” najczęściej używa się w kontekście pracy i kariery, choć odnosić się może do wszystkich sfer życia.

6


Czym jest zarządzanie czasem?

…jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce spraw-dzonych zasad i technik pracy w taki sposób, że kierowanie zwłaszcza sa-mym sobą, ale i swoim otoczeniem, odbywa się bez zbędnego trudu a otrzy-many do dyspozycji czas jest wykorzys-tywany sensownie i optymalnie.

L. J. Seiwert

7


Czym jest zarządzanie czasem?

Czasem nie da się zarządzać, można jedynie zarządzać sobą w czasie.

Czym jest zarządzanie sobą w czasie?Zmień to, na co masz wpływ i…pogódź się z resztą!…i to w zasadzie wyczerpuje temat…

8


Którą umiejętność zarządzania sobą w czasie uznasz za najważniejszą? [1]

wykorzystuj czas efektywnie łap złodziei czasu wytyczaj motywujące cele planuj pisemnie stosuj plany dnia ustalaj priorytety zaczynaj i kończ pozytywnie uwzględniaj krzywą wydajności zarezerwuj godzinę ciszy zarządzaj poprzez zlecanie korzystaj z narzędzi planowania czasu bądź konsekwentny inna (jeśli inna – to jaka?)

ćwiczenie

9

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Którą regułę zdobywania

czasu uznasz za najważniejszą? [2]

celowości, czyli codzienne zadania dostosuj do celów

przygotowań, czyli planuj nowy dzień na piśmie ustalania priorytetów, czyli stosuj hierarchię

ważności wedle ważnych kryteriów zestawiania, czyli podobne zadania grupuj w

jednym bloku upraszczania, czyli trudne zadania podziel na

małe kroki zlecania innym, czyli mów jednoznacznie,

wyraźnie, jasno oraz pytaj, czy cię zrozumiano parasola ochronnego, czyli miej swój czas dla

siebie uwzględniania innych, czyli ustalaj cele i limity

czasu telefonowania, czyli uwzględniaj czas

oddzwaniania cieszenia się z sukcesów, czyli raduj się ze spraw

załatwionych

ćwiczenie

10


Którą korzyść wynikającą z lepszego zarzą-dzania czasem uznasz za najważniejszą? [3]

Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił.

Lepsza organizacja własnej pracy. Lepsze wyniki w pracy. Mniej chaosu i stresu. Większe zadowolenie z pracy. Większa motywacja. Czas na realizację zadań „wyższego” rzędu. Mniejsza presja w pracy i nacisk na

wydajność. Mniej błędów popełnianych podczas

realizacji zadań. Szybsze osiąganie celów zawodowych i

prywatnych.

ćwiczenie

11


Twoje CiTy, czyli „CredoTime”

Napisz i odczytaj zdanie oraz wytłumacz jego znaczenie.

Stosuj regułę …[2]… w tym celu …[1]… a korzyścią z tego będzie …[3]…

ćwiczenie

12


A teraz „make a promise”; czas na Twoją Ścieżkę…

Napisz i odczytaj to samo zdanie, upraszczając je…

Będę …[2]… (zdanie po „czyli”)

i będę …[1]…a będę …[3]… (zdanie po „będzie”)

…i to w zasadzie każe stwierdzić, że daleko jest stąd jeszcze do wyczerpania tematu…

ćwiczenie

13


Czas i działanie

Działanie prowadzi w czasie do konsekwencji tego działania.Konsekwencje działania w sferze wydajności i konsekwencje działania w sferze efektywności.

wydajność efektywność

ćwiczenie

14


Jaka jest Twoja orientacja?

Dokonaj wyboru. Zanotuj swój wybór.W czasie działania i po działaniu oczekujesz bardziej wydajności czy efektywności?

wydajność efektywność

ćwiczenie

15


Czynność i sukces

Bardziej preferujesz nastawienie na czynność czy orientację na sukces?Bardziej preferujesz nastawienie na sukces czy orientację na czynność?Dokonaj wyboru. Zanotuj wybór.

ćwiczenie

16


Dokonaj wyboru

Właściwe załatwianie spraw czy załatwianie właściwych spraw?

Rozwiązywanie problemów czy kreatywne tworzenie alternatyw?

Oszczędzanie środków czy optymalne wykorzystanie środków?

Wypełnianie obowiązków czy osiąganie wyników?

Redukowanie kosztów czy podwyższanie zysku?

ćwiczenie

17


Oczekiwanie wydajności

Cechuje się nastawieniem na czynność, a to oznacza: właściwe załatwianie spraw; rozwiązywanie problemów; oszczędzanie środków; wypełnianie obowiązków; redukowanie kosztów.Czy Twoje działania są dobrze zorganizowane w czasie?

ćwiczenie

18


Oczekiwanie efektywności

Cechuje się nastawieniem na sukces, a to oznacza: załatwianie właściwych spraw; kreatywne tworzenie

alternatyw; optymalne wykorzystanie

środków; osiąganie wyników; podwyższanie zysku.Czy Twoje działania są dobrze zorganizowane w czasie?

ćwiczenie

19


Każdy ma kłopot z czasem ćwiczeni

e

20


Każdy ma kłopot z czasem; MindMap zarządzania sobą w czasie

ćwiczenie

21


Co sprzyja racjonalnej organizacji czasu?

Pozytywne nastawienieWiedza i kreatywnośćUmiejętność komunikowaniaUmiejętność planowania pracy sobieUmiejętność planowania pracy innymTempo pracySprawność fizycznaNapięcie emocjonalne

ćwiczenie

22

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Co przeszkadza

racjonalnej organizacji czasu?

OdwlekanieNiezdecydowanieOpieszałośćNiefrasobliwośćPerfekcjonizmPrzeciążenie informacjąPostawa na „Nie”

ćwiczenie

23

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Proces ciągłego

doskonalenia w zarządzaniu sobą w czasie

Sformułowanie celu

Plan

Decyzja

Realizacja

Kontrola

Informacja i komunikacja

24


Proces formułowania celu

Analiza zamierzeń i warunków

Co ja chcę? Co ja mogę?

Sformułowanie celu

marzenia i życzenia atuty i słabości

zamierzenia możliwości i zagrożenia

25


Zanotuj co najmniej pięć swoich celów

ćwiczenie

26


Analiza SWOT

To prosta metoda, która umożliwia określenie mocnych stron (strengths), słabości (weaknesses), możliwości (opportunities) i zagrożeń (threats) towarzyszących każdej chwili.

27


Schemat analizy SWOT

28

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Analiza SWOT zarządzania

sobą w czasie – konieczne wyjaśnienia

Mocna strona to coś, w czym jesteś dobry;

Słabość to coś, co uważasz za trudne albo wiesz, że nie jesteś w tym dobry;

Możliwość to sytuacja, która działa na Twoją korzyść, dając sposobność do postępu;

Zagrożenie to coś, z czym wiąże się jakieś ryzyko w Twojej obecnej sytuacji bądź planach na przyszłość.

29


Zewnętrzne

Analiza SWOT zarządzania sobą w czasie

Wewnętrzne

30


Ogólne wytyczne wynikające z analizy SWOT

…są bardzo proste, ale niestety trudne do realizacji: unikać zagrożeń, wykorzystywać szanse, wzmacniać słabe strony, opierać się na mocnych

stronach. …i to może teraz wyczerpuje już temat?...

ćwiczenie

31

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Głównym celem

zarządzania sobą w czasie jest to,…

że dobrze wykorzystując czas, można więcej zrobić, a więc wzrasta szansa na sukces.Zarządzanie sobą w czasie to w dużej mierze zbiór technik mających pomóc lepiej gospodarować czasem.

32


Dobre formułowanie celów

Niemożliwe jest osiągnięcie celu, dopóki nie zostanie on wyznaczony.Decydujące znaczenie dla poprawy skuteczności działania, ma więc właśnie dobre formułowanie celów. Planowanie wydaje się powszechne, wykazano jednak, że tylko 3% ludzi wyznacza sobie cele jasne i wyraźne – oni też odnoszą największe sukcesy.

33


Zasada SMART

Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMART: S – specific: konkretny, określony M – measurable: mierzalny A – ambitious: ambitny R – related: powiązany z innymi

celami T – timely bounded: określony w

czasie

34

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Cechy lepiej

sformułowanego celu określa zasada SMARTER

S – specific: konkretny M – measurable: mierzalny A – ambitious: ambitny R – realistic: realistyczny T – time oriented: określony w

czasie E – exciting: ekscytujący R – recorded: zapisany

35


Dobrze sformułowany cel powinien być:

bardzo konkretny, tak aby było doskonale wiadomo, do czego się dąży;

powinien być mierzalny, powinien istnieć sposób, aby jednoznacznie określić, kiedy cel zostanie osiągnięty;

wskazane jest też narzucić sobie pewne ramy czasowe, określić termin realizacji danego celu;

w formułowaniu celu zwraca się także uwagę na to, aby cel był ambitny i ekscytujący, co będzie zwiększało motywację do jego osiągnięcia;

musi być realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia;

ważnym krokiem w kierunku dobrego formułowania celów jest ich zapisywanie.

ćwiczenie

36


Cele rodzą zadania

Dobre zarządzanie sobą w czasie wymaga przemyślenia oczekiwań wobec siebie i innych, wobec przyszłości oraz hierarchizacji celów i zadań. Wyróżnia się cztery kategorie zadań/celów ze względu na hierarchię ważności i pilności ich wykonania.Określa to Macierz Eisenhovera.

37


Macierz Eisenhovera

12

3

38

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014ABC – priorytety i

ustalanie hierarchii wartościMożesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko! Jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, i czy-nisz w tym kierunku wysiłki, będziesz szczęśliwy. A – zadania, które muszą być zrobione; B – zadania, które powinny być zrobione; C – zadania, które mogą być zrobione, jeśli zadania A i B są już wykonane.

39

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Określanie priorytetów

zadań (celów) w analizie ABC

40


Określanie priorytetów działań (zadań, celów itp.) w analizie ABC

41


Zasada Pareto (80:20)ćwiczenie

42


Optymalna organizacja czasu pracy wymaga czasu

Optymalna organizacja czasu pracy niekoniecznie zakłada pracowanie ciężej, a raczej – mądrzej.W usprawnianiu własnej organizacji czasu wiele czasu zajmie wyeliminowanie elementów powstrzymujących od usprawniania własnej organizacji czasu.

43


Odpowiedz na 10 pytańCzy zaczynasz dzień pracy od planu działania?Czy „złe rzeczy” robisz szybciej od „dobrych”?Której sferze życia poświęcasz najwięcej czasu: czy sferze zdrowie, czy rodziny, czy finansów, czy intelektualnej, czy społecznej, czy zawodowej, czy duchowej?Którą z wyżej wymienionych sfer zaniedbujesz?Czy pracujesz w nieporządku?Czy porządkujesz bałagan?Czy bywasz często zmęczony? Ile godzin sypiasz?Czy często dopada cię znużenie i znudzenie pracą?Czy robisz sobie przerwy na wytchnienie i posiłek?

ćwiczenie

44


Wyplenić pięć błędów Wetmora

Start your day without a plan of action

Get out of balance in your life

Work with a messy desk or area

Don't get enough sleep

Don't take a lunch break

45


Wyplenić pięć błędów Wetmora

1. Zaczynanie dnia bez planu działania; podążanie za „najgłośniejszym wezwaniem”.

2. Pozbywanie się poczucia równowagi; sabotowanie swego sukcesu.

3. Praca w bałaganie; ciągłe próby jego porządkowania.

4. Za mało snu; permanentne zmęczenie.

5. Brak przerwy na „wytchnienie i posi-łek”, czyli lunch; uleganie znużeniu i znudzeniu.

46


Napisz swój…

…nekrolog, gdybym umarł(a) wczorajgdybym umarł(a) za dziesięć lat

ćwiczenie

47


Napisz…

Notatkę o sobie do encyklopedii

ćwiczenie

48


Duch organizacji czasuTu spoczywa człowiek

Który umiał przyciągnąć do swej służby Ludzi lepszych od siebie I mawiał że liczy się to

Co możesz zrobićA nie to czego zrobić nie możesz

Oraz wierzył że ludzie zwykli Dokonują rzeczy niezwykłych

49


Dziękuję za uwagę

Vita brevis, ergo…Najlepszym sposobem na lepszą przyszłość jest jej wymyślanieDon’t let it happen. Make it happen.„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę a nie jakąś pracę wykonywać właściwie.”Zmień to, na co masz wpływ i pogódź się z resztą.

[email protected]

zarządzanie sobą w czasie (zc2013)

Education