„Zasady poprawnego rozliczania projektów w ramach Programu Operacyjnego RYBY 2007-2013”

Pisz, 11.09.2013 r.

1. Omówienie formularza wniosku o płatność

2. Rozliczenie operacji a niezbędne załączniki dołączone do wniosku o płatność

3. Zasady poprawnego wydatkowania i rozliczania zaliczki

I . Program szkolenia

Wniosek o płatność składa się w terminie wskazanym w § 8 umowy o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek o płatność nie został złożony w terminie określonym w umowie o dofinansowanie, SW wzywa Beneficjenta w formie pisemnej do złożenia wniosku o płatność w terminie 14 dni.

Niezłożenie wniosku o płatność lub złożenie po tym terminie skutkuje wypowiedzeniem umowy.

Terminowość złożenia wniosku o płatność

• WoP powinien być wypełniony na aktualnym formularzu;

• WoP powinien być sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją wypełniania wniosku o płatność”;

• WoP powinien być podpisany przez osoby do tego upoważnione;

• WoP powinien zawierać wszystkie niezbędne załączniki; • WoP należy złożyć osobiście w siedzibie Instytucji

Pośredniczącej (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-mazurskiego w Olsztynie)

Zasady poprawnego składania wniosku o płatność

Formularz wniosku o płatność

Sekcja I. DANE IDENTYFIKACYJNE BENEFICJENTA

Dane Beneficjenta powinny być zgodne z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie;

Pkt 2. Adres zamieszkania/siedziby – w przypadku osób fizycznych (również prowadzących działalność gospodarczą) należy podać adres zamieszkania; w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej należy podać adres siedziby;

Obowiązkowo należy wypełnić punkt 4. Dane osoby uprawnionej do kontaktu;

W przypadku, gdy beneficjent nie jest osoba fizyczną należy również obowiązkowo wypełnić punkt 5 lub 6;

Pkt 7. Rachunek bankowy, na który należy dokonać płatności: 1. Jeżeli beneficjent składa wniosek rozliczający zaliczkę i nie wnioskuje

już o kwotę do wypłaty należy wpisać dane konta zaliczkowego,2. Jeżeli beneficjent wnioskuje o wypłatę środków powinien wpisać

dane konta, na które chce aby dokonano płatności (konto zaliczkowe lub inne konto),

3. Na potwierdzenie danych o numerze rachunku bankowego należy dostarczyć odpowiedni dokument – zaświadczenie z banku, umowa z bankiem na prowadzenie rachunku, oświadczenie Beneficjenta o posiadaniu rachunku.

Sekcja I. DANE IDENTYFIKACYJNE BENEFICJENTA – c.d.

Pkt 1-7 – należy podać dane zgodnie z podpisana umową o dofinansowanie;

Pkt 8-9 – należy podać kwoty zgodnie z umową o dofinansowanie, jednak w przypadku zawarcia aneksu do umowy należy podać aktualne kwoty;

Pkt 10. Okres realizacji operacji – należy podać zgodnie z umową o dofinansowanie – okres podany w załączniku nr 1 do umowy.

Sekcja II. DANE Z UMOWY O DOFINANSOWANIE

Pkt 1. Wniosek za okres – należy podać okres od dnia podpisania umowy o dofinansowanie do dnia złożenia wniosku o płatność lub ostatniego dnia terminu złożenia wniosku o płatność;

Pkt 3-5 i 7 – należy wpisać poprawnie kwoty wynikające z danych umieszczonych w tabeli IV i V;

Pkt 6 – należy wpisać kwotę odsetek bankowych uzyskanych od kwoty otrzymanej zaliczki (dokument potwierdzający wysokość odsetek).

Sekcja III. DANE DOTYCZĄCE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

w tabeli należy wyszczególnić wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione koszty kwalifikowalne;

W przypadku, gdy dokument odnosi się do więcej niż jednej pozycji z zestawienia rzeczowo-finansowego, zawartego w umowie, należy go ująć w zestawieniu odpowiednią ilość razy.

Sekcja IV. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMNETÓW O RÓWNOWAZNEJ

WARTOŚCI DOWODOWEJ

Kolumna 2 „Wyszczególnienie zakresu rzeczowego” – powinno być zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy;

Kolumny 3-8 – wprowadzone dane powinny być zgodne z faktycznie poniesionymi kosztami.

Sekcja V. ZESTAWIENIE RZECZOWO-FINANSOWE

Należy obowiązkowo wypełnić w przypadku rozliczania przez Beneficjenta zaliczki lub jej transzy;

Sekcja VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE OPERACJI

Sekcja VII. OŚWIADCZENIA BENEFICJENTA

wniosek powinien być podpisany przez beneficjenta, osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania beneficjenta lub ustanowionego pełnomocnika;

Sekcja VIII. INFORMACJA O ZAŁĄCZNIKACH

należy wskazać wszystkie dołączone do wniosku o płatność załączniki;

Załączniki do Wniosku o

Płatność

Beneficjent jest zobowiązany złożyć niezbędne do rozliczenia operacji załączniki wraz z wnioskiem o płatność (sekcja VIII).

Beneficjent składa dokumenty, bezpośrednio dokumentujące koszty – faktury, rachunki, umowy sprzedaży itp. – w oryginale.

Inne załączniki beneficjent przedstawia w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez upoważnionego pracownika urzędu marszałkowskiego, notariusza lub podmiot, który wydał dokument.

Sprawozdanie z realizacji operacji

W przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową obowiązkowym załącznikiem jest sprawozdanie końcowe z realizacji operacji.

Sprawozdanie powinno być wypełnione zgodnie z opracowaną instrukcją wypełniania sprawozdania oraz powinno zawierać informacje zgodne z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie.

Sprawozdanie powinno być złożone w wersji papierowej i elektronicznej.

•faktury VAT (VAT RR, VAT MP),•rachunki,•faktury i noty korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą), •dokumenty celne (wraz z dokumentami, których dotyczą),•umowy sprzedaży nieruchomości sporządzone w formie aktu

notarialnego wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu,

•umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami,

•niektóre dokumenty wewnętrzne.

Dokumenty akceptowane na etapie

wniosku o płatność:

Dokumenty finansowe: powinny być wystawione na Beneficjenta (dane zgodne z

podpisaną umową o dofinansowanie), powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy – zgodnie z zasadami

wystawiania dokumentów, data sprzedaży na dokumentach powinna być zgodna z okresem

kwalifikowalności kosztów wynikającym z Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 listopada 2011 r.,

data sprzedaży musi być również zgodna z okresem realizacji operacji określonym w załączniku nr 1 do umowy o dofinansowanie.

Potwierdzenie nabycia lub odbioru:

załącznikiem do wniosku o płatność powinny być potwierdzenia obioru zakupionych rzeczy, wykonania usług odebrania robót budowlanych,

dokumentem potwierdzającym odbiór może być protokół odbioru, montażu, instalacji itp. podpisany przez dostawcę i nabywcę

W przypadku zakupów potwierdzeniem może być adnotacja na dokumencie finansowym „towar odebrałem/am” z datą odbioru i podpisem odbierającego.

Zakupy rzeczy używanych

Niezbędne dokumenty przy zakupie rzeczy używanych:

1. Oświadczenie Beneficjenta, że w okresie 5 lat poprzedzających rok ich nabycia nie zostały zakupione z udziałem środków publicznych,

2. Wycena wraz z opinią rzeczoznawcy określająca wartość rynkowa zakupionych maszyn lub urządzeń oraz potwierdzająca, że są one sprawne oraz maja właściwości techniczne niezbędne do realizacji operacji i spełniają obowiązujące normy i standardy.

1. Umowa leasingu (kopia, odpis) wraz z harmonogramem spłat,

2. Umowa powinna zawierać informację o przeniesieniu własności na leasingobiorcę po spłaceniu wszystkich rat,

3. Potwierdzenie przeniesienia własności.

Leasing – niezbędne dokumenty

Zakupy dokonane poza terytorium Unii Europejskiej

W przypadku zakwalifikowania kosztu zakupu maszyn i urządzeń nabytych poza obszarem UE należy załączyć do WoP odpowiednie atesty, certyfikaty lub deklaracje zgodności lub inne równoważne dokumenty potwierdzające, że maszyny i urządzenia spełniają normy wspólnotowe mające do nich zastosowanie.

Kosztorysy

W przypadku braku pozwolenia budowlanego albo zgłoszenia robót budowlanych na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie warunkiem wypłaty pomocy jest złożenie przez Beneficjenta ww. dokumentów najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność.

W przypadku robót budowlanych, na które wymagane jest pozwolenie na budowę należy dołączyć:- pozwolenie na użytkowanie (w przypadku gdy obowiązek jego posiadania nakłada pozwolenie na budowę),- zgłoszenie zakończenia robót budowlanych wraz z dokumentem potwierdzającym brak sprzeciwu do użytkowania lub oświadczeniem, że sprzeciwu nie wniesiono (po upływie 21 dni).

Kosztorysy – c.d.

Niezbędnym załącznikiem do WoP jest kosztorys powykonawczy w przypadku, gdy:

- występują rozbieżności pomiędzy wdrożonym kosztorysem inwestorskim a stanem faktycznympo wykonaniu robót (zmiany w cenie, ilości),

- do zaistniałych zmian konieczne są wyjaśnienia.

Dokumentacja fotograficzna i oznakowanie operacji

• W przypadku operacji o wartości powyżej 500 000 EURO Beneficjent zobowiązany jest do oznaczenia operacji tablicą informacyjną sporządzoną zgodnie z wytycznymi Księgi Wizualizacji,

• W przypadku operacji o wartości poniżej 500 000 EURO Beneficjent zobowiązany jest oznakować operację w widoczny sposób – poprzez tablicę, naklejkę itp.

Dokumentacja fotograficzna i oznakowanie operacji – c.d.

Zapłata dokonywana w walutach obcychW przypadku, gdy dokonano płatności w

obcej kwotę kosztów kwalifikowalnych należy przedstawić w polskiej walucie przeliczając wartość po kursie z dnia dokonania transakcji zapłaty.

Potwierdzeniem wysokości kursu jest:- adnotacja banku na fakturze lub innym

dokumencie o równoważnej wartości dowodowej lub na potwierdzeniu zapłaty,

- zaświadczenie z banku.

Dowody zapłatyDo wniosku o płatność należy obowiązkowo

dostarczyć potwierdzenia dokonania zapłaty za przedstawione dokumenty.

W przypadku płatności przelewem należy dostarczyć potwierdzenie dokonania przelewu (nie należy dołączać polecenia przelewu).

W przypadku płatności gotówkowych potwierdzeniem jest zapis na dokumencie „zapłacono gotówką”, oświadczenie wystawcy dokumentu o otrzymaniu płatności (kwota i data) lub inny dokument potwierdzający (KP).

Wszystkie wydatki powinny być poniesione do dnia złożenia WoP.

Wzrost kosztów kwalifikowalnych

Zgodnie z artykułem 5 ustęp 4 umowy o dofinansowanie, w przypadku, gdy Beneficjent poniósł koszty w kwocie wyższej niż zakładana w umowie jednak nie więcej niż o 10% w stosunku do kwoty wskazanej w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo-finansowego, koszty te mogą zostać zakwalifikowane w wysokości faktycznie poniesionej o ile kwota pomocy nie ulegnie zwiększeniu.

Zaliczka powinna być wypłacona na wyodrębniony rachunek bankowy (lub subkonto), przeznaczony wyłącznie do obsługi zaliczki.

Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego, dostarczanym do Samorządu Województwa, może być zaświadczenie z banku, umowa z bankiem lub oświadczenie Beneficjenta.

Dane powinny być zgodne z informacjami zawartymi w umowie o dofinansowanie.

Zaliczki

Zaliczka może być wydatkowana tylko i wyłącznie w formie bezgotówkowej.

Zaliczka przeznaczona jest wyłącznie do finansowania kosztów kwalifikowalnych.

Zwrot niewykorzystanej lub nieprawidłowo wydatkowanej zaliczki powinien nastąpić do dnia złożenia WoP (na rachunek bankowy Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa).

Zaliczki – c.d.

Aneks do umowyWniosek o aneks do umowy o

dofinansowanie można złożyć najpóźniej w dniu złożenia WoP.

Weryfikacja WoP zostaje wstrzymana do dnia podpisania aneksu lub odmowy podpisania aneksu.

Dziękujemy za uwagę

Biuro Wdrażania PO RYBYDepartament Rozwoju Obszarów Wiejskich i

RolnictwaUrząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-

Mazurskiego w Olsztynie