VISOKA ŠKOLA ZA POSLOVANJE I UPRAVLJANJE

s pravom javnosti

BALTAZAR ADAM KRČELIĆ

Zaprešić

Stručni studij poslovanja i upravljanja

ANJA NAGLIĆ

OPERATIVNO PLANIRANJE

STRUČNI ZAVRŠNI RAD

Zaprešić, 2011. godine

VISOKA ŠKOLA ZA POSLOVANJE I UPRAVLJANJE

s pravom javnosti

BALTAZAR ADAM KRČELIĆ

Zaprešić

Stručni studij poslovanja i upravljanjaUsmjerenje: Poslovna ekonomija i financije

STRUČNI ZAVRŠNI RAD

OPERATIVNO PLANIRANJE

Mentor : Apsolventica :Prof. dr. sc. Milan Jurina Anja Naglić

Zaprešić, 2011. godine

2

SADRŽAJ

stranica

1.Uvod……………………………………………….…..………….….….…1

2.Pojam planiranja i sustav planiranja………………………..…….….....…2-3

3. Funkcija, svrha i ciljevi planiranja…………………………………….…4-7

4.Objekti planiranja………………………………………………...…...…..8-10

5.Metodologijski aspekti i tehnika……………………………………..….….11

6.Procesi planiranja………………………………………………………12-13

7.Operativno planiranje……………………………………………….….…...14

7.1.Metode planiranja…………………………………………………15-19

8. Operativno planiranje u organizaciji poduzeća……………………….20-22

9. Problemi planiranja u praksi……………………………………….…….23

10. Zaključak………………………………………………………….…….24

Literatura

3

1. UVOD

Sredinom 20. stoljeća planiranje je bilo ponajprije metoda prethodne kalkulacije i time se smatralo dijelom računovodstva, no danas se planiranje smatra dominantno instrumentom menadžmenta. Planiranje je bitan sastavni dio procesa odlučivanja i općenito upravljanja.

Svako je planiranje izazov za oblikovanje „boljeg svijeta“. To znači da poslovno planiranje počiva na koncepciji i filozofiji menadžmenta. Važnost planiranja ne može se dovoljno naglasiti tim objektivnim analitičkim pogledom uočavaju se opasnosti koje bi se možda predvidjele, pronalaze se nove mogućnosti zarade te se postižu planirani ciljevi.

Planiranje je intelektualno zahtjevan proces jer traži da svjesno odredimo smjerove djelovanja i temeljimo naše odluke na svrsi, znanju i preciznim procjenama. Svatko od nas je u svome životu nešto planirao, pa tako i svako poduzeće ima potrebu planirati, jer bez planiranja poduzeće propada. U dinamičnom okruženju, za poduzeće je najvažniji opstanak i zbog toga je nužno planirati kako bi se poboljšalo poslovanje, ostvarili ciljevi i svrha poduzeća.

Tema ovog rada je operativno planiranja, koje je sastavni dio menadžmenta organizacije kojom se rješavaju konkretni, praktični problemi operativnog funkcioniranja organizacije. Ovi planovi sadrže podatke kako da se u procesu svakodnevnog poslovanja realiziraju strateški planovi.

Operativno planiranje i proračun najvažniji su instrumenti planiranja ovog razdoblja. U uvjetima relativno jednostavne i stabilne okoline planiranjem se obuhvaćaju i održavaju najznačajniji problemi operativnog poslovanja i pripremaju se za druge podsustave menadžmenta tako da je rješavanje problema osigurano već u fazi planiranja

Svrha i cilj ovog rada je objasniti koje su to metode kojima menadžeri planiraju i zašto koriste operativno planiranje.

Ovaj rad sastoji se od dva dijela. U prvom dijelu opisuje se pojam i sustav planiranja, funkcija, svrha i ciljevi,metodologija i procesi planiranja, dok se u drugom dijelu opisuje operativno planiranje, planiranje u poduzeću i problemi planiranja u praksi.

4

2. POJAM PLANIRANJA I SUSTAV PLANIRANJA

Pod pojmom planiranje se podrazumijeva jedna od osnovnih funkcija menadžmenta,

kojom se određuje kuda se želi ići, zašto se tamo želi ići, kako će se stići, da li je potrebna

kooperacija i kako će se znati da li je ispravan put ili ne.

Planiranje je dinamički proces, kojim se poduzeće prilagođava unutrašnjim i vanjskim

promjenama. Planiranjem poduzeće, na osnovu analize prošlosti i sagledavanja budućnosti,

vrši izbor ciljeva i načina za njihovo ostvarenje putem planova, programa, strategija itd.

Planiranjem poduzeće nastoji da bude tvorac svoje budućnosti. Međutim, planiranje ima

određene koncepcije i terminologiju, bez čijeg poznavanja nema racionalnog donošenja

planskih odluka i njihovog efikasnog provođenja. Planiranje se ne može svesti isključivo na

izradu planova, jer treba znati da su planovi, kao i ciljevi, programi i strategija dio proizvoda

procesa planiranja.

Treba napomenuti da se uloga planiranja ne ograničava samo na donošenje odluka, već

je to nastojanje da se te odluke izvrše. Ovo proizlazi iz činjenice da je planiranje ne moguće

odvojiti od izvršenja kao faze procesa upravljanja. Planskim odlukama poduzeće utvrđuje

pravce svojih budućih aktivnosti. Pomoću planskih odluka poduzeće nastoji da odabere one

koji će najpovoljnije djelovati na razvoj poduzeća.

U situaciji kada se javi više alternativa, planskim odlukama poduzeće nastoji da odabere onu

koja će najpovoljnije djelovati na razvoj poduzeća.

Planiranje uzima na sebe sigurnost, raspoređivanje pojedinačnih radnih sadržaja

(aktivnosti, operacija isl.), na nosioce organizacijske cjeline (sektore, službe, pogone,

odjeljenja sve do radnih mjesta), s vremenskim određenjem (rokovi početka i završetka) za

svaki radni sadržaj odgovarajućeg nosioca, uz adekvatnu alokaciju potrebnih (planiranih)

resursa (po vrstama i količinama).

Planiranje obuhvaća:

predviđanje o budućoj konstataciji okoline i ostvarivom načinu djelovanja u budućem

razdoblju

utvrđivanje načina djelovanja za ostvarenje zadanih planiranih ciljeva u sladu s

odnosom filozofijom menadžmenta

5

Jedna od bitnih odrednica planiranja jest i usmjerenje na budućnost. Poput planiranja i

prognoze su usmjerene na budućnost. Prognoza je jedna od metoda planiranja. Dok se

planiranjem utvrđuje koje odluke treba donesti da bi se nastupili budući događaji, prognozom

se predviđa da će budući vjerojatno nastupiti. Prognoza je time neizostavni i vrlo važan dio

procesa odlučivanja, no nasuprot planiranju prognoza ne karakterizira aktivno djelovanje.

Budući da je planiranje usmjereno na budućnost potrebne su i procijene očekivanja. Što

su raspoložive informacije ne savršenije, to su veći rizici i nesigurnost očekivanja. Na temelju

takvih prognoza i očekivanja izrađuju se alternativni planovi kao alternativne mogućnosti

ostvarenja cilja. Nakon toga se odlučuje, odnosno odobri i usvaja jedan od alternativnih

planova. Takvom se odlukom definiraju i znaju veličine prema kojima se mjeri ostvarenje i

odstupanje od plana.

Poslovno planiranje odnosi se na primjenu planiranja u poslovnoj praksi, planiranje

poslova organizacije kao cjeline i dijelova.

Poslovni plan je dokument koji opisuje aktivnost poduzeća i pojašnjava kako i kada se

žele dostići različiti ciljevi.

Tri su osnovna razloga zašto je potrebno uložiti napor i sastaviti poslovni plan:

1. proces izrade poslovnog plana, počevši od prvobitne ideje, vodi objektivnom,

kritičkom i cjelovitom spoznavanju poslovnog projekta

2. poslovni plan kao rezultat izrade plana učinkovito je oruđe koje pomaže u vođenju

posla

3. poslovni plan prikazuje ideje drugima i najuvjerljiviji je prijedlog za financiranje što

ga poduzeće može imati.

Sustav planiranja cjelina je procesa planiranja unutar koje postoje određeni odnosi, tj.

planiranje ciljeva i planiranje aktivnosti s promjenom potencijala (ciljane aktivnosti povezane

s promjenom potencijala prema vrsti, opsegu ili strukturi) ili bez promjene potencijala.

6

3. FUNKCIJA, SVRHA I CILJEVI PLANIRANJA

U osnovne funkcije planiranja ubrajamo:

osiguranje uspjeha, odnosno porast efikasnosti primjerice prigodom planiranja resursa ili ciljeva

spoznaja i reduciranje rizika primjerice s pomoću anticipativne analize i rješavanja budućih problema

povećanje fleksibilnosti s obzirom na npr. stvaranje i osiguranje budućeg prostora za djelovanje

redukcije kompleksnosti stvaranje sinergijskih efekata

Osim osnovnih funkcija postoje i posebne funkcije planiranja:

koordinativna funkcija

motivacijska funkcija

funkcija fleksibilnosti

inovativna funkcija

sigurnosna funkcija

funkcija optimiranja

Svrha je planiranja u isključivanju, odnosno u smanjenju vjerojatnosti nastupanja neočekivanih događaja kako bi se rizik odabranih mjera sveo na minimum.Često se povezuje s fleksibilnošću; poslovno se planiranje smatra preduvjetom fleksibilnog reagiranja u poduzeću.

Cilj planiranja je kako se koristiti resursima prema uputama. Za ostvarivanje poslovnih

ciljeva potrebno je planiranje svih pojedinosti u svim poslovnim područjima, dakle planiranje

programa proizvodnje i nabave proizvodnih faktora, planiranje prodaje itd. Da bi se poslovni

ciljevi ostvarili potrebno je planiranje o tome kako treba teći poslovni proces.

Ciljevi su povezani za vizijom i misijom poduzeća jer se u tim izjavama praktično izjavljuje o sferi poslovnog djelovanja i rezultatima koje poduzeće nastoji postići. Osnovni cilj svake organizacije je da ostvaruje vrijednost, a profit je rezultat uspješnog ostvarivanje tog cilja. Zato bismo mogli reći da je cilj uspješno ostvarivanje vrijednosti.

7

Dobro postavljeni ciljevi treba da su:• jasni • prihvatljivi • fleksibilni• dostižni • trebaju postizati aktivnost

Bez mjerljivog i jasno definiranog cilja nije moguće ostvariti progres u pravcu tako definiranog cilja niti je moguće mjeriti rezultate tog procesa. Ciljevi trebaju biti fleksibilni jer put do njihovog dostizanja determiniran je unutrašnjim snagama i prilikama iz okruženja. Bitno je istaknuti da je i vremenska dimenzija realizacije cilja veoma važna jer opominje zaposlene da uspješno postizanje ciljeva podrazumijeva točno utvrđeno vrijeme za ostvarivanje istog.

Dugoročni ciljevi su povezani sa pitanjima, kao što su zadovoljstvo kupaca, produktivnost zaposlenih i efikasnost, kvaliteta proizvoda i usluga i inovativna aktivnost. U namjeri ostvarenja ovakvih ciljeva poduzeće ostvaruje dugoročne investicije u proizvodnji, opremu, istraživanje i razvoj, potom ljude i procese. Idealno je kada izvršenje kratkoročnih ciljeva predstavlja korake u dostizanju dugoročnih ciljeva. Ukoliko menadžment mora birati između kratkoročnih i dugoročnih ciljeva, rijetko se odlučuje da kratkoročne ciljeve stavi u prvi plan. Središnji cilj planiranja odnosi se na ovladavanje dvaju područja problema, čija važnost za poslovno upravljanje neprekidno raste uslijed:

potrebe neprekidnog prilagođavanja: zbog brzih promjena brojnih socijalnih, tehničkih i ekonomskih veličina povećava se vjerojatnost nastupanja neočekivanih događaja.

povećanje kompleksnosti u poduzeću: općenito rastuća veličina poduzeća te diversifikacija proizvoda i tržišta zahtijevaju nove poslovne strukture.

Vrste planova

Smatra se da su osnovni elementi plana: ciljevi- Što do kada? premise- Pod kojim uvjetima? problem- Zašto? mjere- Kako? resursi- S čime? termini- Kada? nositelji- Tko? rezultati-Kakvi učinci?

Ovakav pregled osnovnih elemenata planiranja, kao i njihova kombinacija može poslužiti kao uporište u definiranju kriterija razlikovanja pojedinih vrsta planova.

8

Razmatranje vrsta planiranja temelji se na različitim kriterijima podjele.Najčešći kriterij razlikovanja i podjele na vrste planiranja razdoblje su planiranja, mjere operacionalnosti te područje na koje se odnosi.

Sve prisutnost planiranja u organizaciji ima za posljedicu različite razine i vrste planiranja što omogućuje različite klasifikacije.

S obzirom na primjenu kriterija klasifikacije i različite objekte i subjekte planiranja imamo:

Razvojno planiranje rada-odnosi se na projekcije budućih zadaća, načina organizacije,

tehničke opremljenosti, profila i obrazovanje kadrova.

Programiranje i planiranje rada organizacijskih jedinica-riječ je o tzv. redovitom

planiranju u organizaciji.

Taktičko planiranje aktivnosti koje proizlaze iz programa ili se iznenada javila potreba

za nekom akcijom-dio metodičkog pristupa u pojedinim aktivnostima.

Planiranje možemo promatrati i s vremenskog aspekta te stoga imamo:

Dugoročno planiranje (dulje od 5 godina)

Srednjoročno planiranje (razdoblje od 3 do 5 godina)

Kratkoročno planiranje (razdoblje od 1 do 2 godine)

U sadašnje vrijeme vremenska klasifikacija zbog postojećeg doba informatike nije relevantna

za sve organizacije pa stoga u organizacijama vremenska dimenzija se određuje prema

sljedećim kriterijima:

• vijek trajanja neke tehnologije

• životni vijek proizvoda ili usluge

Po objektu planiranja najčešće se susrećemo sa planiranjem po poslovnim područjima ili

funkcijama organizacije pa tako imamo:

• planiranje marketinga ili samo prodaje planiranje proizvodnje ili usluge

• planiranje financija

• planiranje investicija

• planiranje razvoja ljudskog potencijala (kadrova)

Neophodno je navesti i planiranje u menadžerskoj funkciji koje obuhvaća:

• strategijsko planiranje-zadaća upravljača i glavnog menadžmenta

9

• operativno planiranje izvedeno iz strategijskog

• taktičko planiranje

Strategijsko planiranje je orijentirano na duži vremenski period (3-5 godina) i odnosi se na

poduzeće u cjelini. U literaturi ne postoji opće prihvaćena definicija strategijskog planiranja,

ali svakako postoje značajne karakteristike koje ga diferenciraju od operativnog planiranja:

• Odražava misiju poduzeća

• Predstavlja okvir za svakodnevno operativno planiranje

• U osnovi je dugoročno orijentirano

• Predstavlja osnovu za strategijsko razmišljanje i djelovanje

• Uglavnom se vezuje za top menadžment

Operativno planiranje ima temeljnu svrhu. Polazište u operativnom planiranju je razrada

hijerarhijskih ciljeva pomoću koje definiramo pristup u planiranju. Specifičan oblik

operativnog planiranja jest i izrada poslovnog plana (jedan od specifičnih planova ili

izvedbeni plan jedne aktivnosti prvenstveno povezan uz poduzetnički, inovacijski,

marketinški ili investicijski poduhvat pojedinca ili poduzeća).

Taktičko planiranje odnosi se na razdoblje od 1 do 3 godine. Podrazumijeva definiranje

ciljeva i strategija usmjerenih na ostvarenje specifičnih zadataka pojedinih odjela poduzeća.

Ova vrsta planiranja je u domeni odgovornosti srednjeg menadžmenta.

4. OBJEKTI PLANIRANJA

10

Objekti planiranja mogu biti:

Izgradnja poslovanja kojom se obuhvaća ukupna izgradnja poduzeća u

organizacijskom, tehničkom i financijskom smislu

Program poslovanja tj. proizvodni program za određeno razdoblje

Poslovanje poduzeća tj. uzajamno usklađivanje i iskorištavanje proizvodnih faktora, a

ovisno o fazi poslovnog procesa raščlanjuje se na planiranje nabave, proizvodnje,

prodaje itd.

Objekti ili predmeti planiranja mogu biti svi objekti poslovne aktivnosti:

a) PERIODIČNOST: razlikuje je jednokratno, povremeno, te permanentno.

b) ROČNOST: kratkoročno, srednjoročno te dugoročno planiranje razlikuje se s obzirom

na vremensko razdoblje te se određenoj vrsti plana pridružuje određeno plansko

razdoblje: godina dana, 4-5 godina kao kriterij razlikovanja srednjoročnog i

dugoročnog planiranja.

c) POTREBE I POKRIĆE POTREBA: prema ovom kriteriju planiraju se potrebe te se

utvrđuju nedostatak, a zatim se planiranjem pokrića potreba taj nedostatak uklanja.

d) SADRŽAJ PROCESA PLANIRANJA: oslanja se na faze procesa planiranja-

planiranje ciljeva, planiranje aktivnosti, planiranje mjera te planiranja resursa.

- PLANIRANJE CILJEVA služi utvrđivanju i priopćavanju željenih stanja i

odnosi na utvrđivanje najviših ciljeva, izvođenje među ciljeva i pod ciljeva te na

oblikovanje sustava ciljeva.

- PLANIRANJE AKTIVNOSTI opisuje kako će se ostvariti ciljevi, dakle,

poželjno stanje

- PLANIRANJEM MJERA pronalaze se i oblikuju putovi koji služe dostizanju

zadanih ciljeva

- PLANIRANJEM RESURSA služi spoznaji i nabavi potrebnih resursa. Sami

resursi mogu postati samostalni objekti planiranja: zaposleni, materijal, oprema,

financije, energija, informacije.

e) POSLOVNA PODRUČJA: planiranje prodaje, proizvodnje, financija, investicija te

zaposlenih osnova su područja planiranja u poduzeću.

11

- PLANIRANJE PRODAJE misaono je spoznavanje tržišnog položaja poduzeća

te utvrđivanje ciljeva, mjera i proračuna prodaje u kontekstu ciljeva, mjera i

proračuna cjeline poduzeća.

- PLANIRANJEM PROIZVODNJE misaona je analiza ovisnosti proizvodnih

faktora u proizvodnji učinka s obzirom na ekonomske i tehnološke spoznaje.

- PLANIRANJE FINANCIJA obuhvaća zadatke proračuna primitka i izdatka te

upravljanje razlikom između primitka i izdatka rukovodeći se kriterijima

platežne sposobnosti poduzeća.

- PLANIRANJE INVESTICIJA odnosi se na planiranje opreme i investicijski

proračun te se smatra integrativnim planiranjem, jer obuhvaća i proizvodnju i

financijsku stranu poslovanja.

- PLANIRANJE ZAPOSLENIH obuhvaća buduće potrebe, kao i pokriće potreba

za zaposlenima u kvalitativnom, vremenskom i lokalnom smislu.

NAČELA PLANIRANJA

Načela:

- razvijanje ciljeva i mjera s podređenim razinama

- dogovaranje ciljeva i mjera s nadređenim razinama

smatra se bitnim obilježjem kooperativnog stila vođenja i načelom planiranja.

OSNOVNO NAČELO PLANIRANJA- razvijanje ciljeva i mjera s podređenim razinama te

dogovaranje ciljeva i mjera s nadređenim razinama može se detaljizirati i prikazati sljedećim

načelima, koje se ujedno smatraju i minimalnim zahtjevima prema planiranju.

1. cjelovitost planiranja - planovi pojedinih područja odgovornosti usklađuju se

u cjelovitom planu, samo izrada cjelovitog plana omogućuje uvid u uzajamne

odnose i upravljanje cjelinom poslovanja

2. permanentnost planiranja - zahtjev prema kojem se planiranje mora provoditi

kontinuirano, neprekidno, a ne sporadično

3. potpunost planiranja – podrazumijeva uzajamnu usklađenost pojedinih

planova u procesu planiranja i održava zahtjev obuhvaćanja svih poslovnih

tokova koji vode priljevima i odljevima

12

4. transparentnost – poštivanje ovog zahtjeva svakom sudioniku u poslovnom

procesu omogućuje jasan uvid u planirane aktivnosti poduzeća i njihove

specifične zadatke

5. fleksibilnost – kao sposobnost prilagodbe planiranja održava njihovu

prilagodljivost promijenjenim situacijama i uvjetima u poduzeću i njegovoj

okolini, a prikladnim tehnikama analize i planiranja razumijeva stvaranje

mogućnosti prilagođavanja te brzinu prilagođavanja

6. stabilnost planiranja – jest načelo koje u obzir sposobnost prilagođavanja

plana promjenama tako što uz određenu stabilnost nastale promjene u

pojedinim područjima ne dovode u pitanje cjelovito planiranje poslovanja

7. obvezatnost planiranja – odnosi se na suradnike i njihovu obvezu ispunjavanja

planskih zadataka

8. kontrolabilnost planiranja – odnosi se na formalizaciju, te na sadržajni aspekt

– mogućnost kontrole kvantitativnih veličina i modela primijenjenih u procesu

planiranja, kao i uzajamne usklađenosti pojedinih planova

9. ostvarivost planskih zadataka – neizostavno je načelo planiranja, planirani

zadaci moraju biti ostvarivi uz normalna sredstva i uz normalne napore,

odnosno trebaju počivati na realnim pretpostavkama.

Mnogi planovi propadaju jer se temelje na ostvarivanju neostvarivog.

13

5. Metodologijski aspekti i tehnika

U metodologijskom aspektu sustava planiranja najvažnije je dati odgovor na pitanje kako planirati, što traži da se organizacija opredijeli uz dva pitanja, pitanje koncepcije i metode, i postupaka i tehnike koji će se rabiti u pojedinim fazama planiranja.

Koncepcija planiranja koja u sačinjava sve aspekte planiranja I sadržaja planova te se sastoji od integralne koncepcije koja strategiji ciljevima I zadaćama organizacija I njihovom funkcioniranju pristupa temeljem načela totaliteta i integriteta te definira sustav na načelima realnosti susretnosti, kontinuiranosti , usklađenosti itd. te autonomna koncepcija koja razumijeva visok stupanj samostalnosti organizacijskih jedinica, te integralno autonomna koncepcija.

Metodologija planiranja je skup metoda postupaka i tehnika na znanstvenim osnovama kojima utvrđujemo pojedine parametre i ukupne sadržaje tijeka i rezultata procesa planiranja.

Postupak je dio metode s pomoću kojega utvrđujemo neku skupinu elemenata plana, podatke i pokazatelje

Tehnika je dio postupka kojim utvrđujemo neki od ključnih pokazatelja ili podataka( npr. broj potrebnih djelatnika za neku aktivnost, indeks ili stopa rasta itd.)

14

6. Proces planiranja

Proces planiranja predstavlja sistematizirano sagledavanje budućih aktivnosti

poduzeća, kako bi se pripremile odgovarajuće mjere za događaje u sadašnjosti. Time se

doprinosi poboljšanju položaja poduzeća u njegovom ukupnom društvenom okruženju, a

posebno na tržištu. Prema tome, planiranje je kreativan proces, što podrazumijeva stalno

nastojanje poduzeća i drugih organizacija da usavršava svoje poslovanje i da se ne mire sa

postojećim stanjem.

Promišljajući poslovanje poduzeća u budućnosti, menadžment iskazuje svoje nastojanje

da unese više izvjesnosti i pouzdanosti u ostvarivanju ciljeva izdataka koje je planom utvrdio.

Na taj naći, proces planiranja omogućuju da se ostvare određeni poslovni efekti do kojih se ne

bi došlo da nije bilo ove funkcije menadžmenta.

Planiranje kao kontinuiran proces u okviru funkcije menadžmenta obuhvaća aktivnosti

donošenja i provođenja planskih odluka. Prema tome, planiranjem se doprinosi poboljšanju

poduzeća na tržištu, jer je to svjesna, usklađena ipermanentna aktivnost menadžmenta

usmjerena na ostvarivanje poslovnog uspjeha.

Planiranje omogućuje menadžmentu da sagledava prilike u okruženju, a posebno na

tržištu, izvan postojećih okvira u kojima se obavlja tekuće poslovanje poduzeća. Na taj način,

menadžment može ne samo da sagleda postojeće probleme već i da uoči mogućnost razvoja

poduzeća. Planiranje se pri tome ne ograničava samo na predviđanje i procjenu uslova

poslovanja u budućnosti, već obuhvaća organiziranu aktivnost na kontroliranju i mijenjaju

budućnost.

Iz prethodnog razmatranja planiranja kao primarne funkcije menadžmenta uočavaju se

dva bitna elementa koji se ovim procesom moraju obuhvatiti.

To su:

Poslovanje poduzeća, vrijeme za koje se planske odluke odnose.

Rezultat procesa planiranja, izražava se u vidu planskih odluka (politika, strategija,

programa i planova).

Svaki od navedenih elemenata rezultata procesa planiranja predstavlja specifičan izraz

odlučivanja o ciljevima poslovanja poduzeća

Proces planiranja može se definirati kao ciljno usmjeren, ulančan slijed pojedinih aktivnosti

transformiranja informacija s određenim ciljem.

15

Osnovne faze procesa odlučivanja:

1. Identifikacija problema

2. Traganje za informacijama

3. Oblikovanje alternativnih odlučivanja

4. Vrednovanje alternativa

5. Izbor jedne alternative

6. Provođenje odluke

U sadržajnom smislu proces planiranja obuhvaća ove faze i korake:

1. analizu cilja

2. analizu problema

3. analizu mogućnosti

4. prognozu (što će biti)

5. vrednovanje

6. odluku

7. realizaciju

8. kontrolu

Kod pripreme planiranja bitne aktivnosti su prikupljanje informacije, razrade planskih

smjernica te njihovo dokumentiranje.

16

7. Operativno planiranje

Osnovne vrste planova su strategijsko i operativno planiranje . Operativno planiranje

izvodi se iz strategijskog planiranja i ono pridonosi ostvarenju planirane strategije, detaljnije

je i konkretnije te se provodi na razini poslovnih područja: prodaje, proizvodnje, nabave,

financija i djelatnika.

Strategijski planovi odnose se na cijelu organizaciju i teže ka tome da organizaciju

dovedu u određenu poziciju u poslovnom okuženju. Njima se utvrđuju generalni ciljevi za

duži vremenski period .

Operativno planiranje je kratkoročno planiranje za razdoblje do godine dana i ono odgovara

trgovačkom i porezno- pravnom obračunskom razdoblju.

Ciljevi su kvantitativni i kvalitativni rezultati koji se očekuju od operativnog menadžera.

Temeljni operativni ciljevi su :

optimalno korištenje kapaciteta

zadovoljavanje potreba potrošača

povećanje proizvodnosti rada

maksimalna dobit (profit)

Rezultat operativnog planiranja jest poslovni plan kao sustav uzajamno povezanih parcijalnih

planova.

Zadatak operativnog planiranja je misaona analiza u svrhu optimalnog iskorištavanja

zadanih potencijala učinka sa zadanim proizvodima na postojećim tržištima.

Dok se strategijski menadžment bavi kreiranjem strategijske pozicije koja osigurava

budući životni vijek poduzeću, uspostavljanjem odnosa organizacije i njenog okruženja,

operativni menadžment bavi se iskorištenjem trenutne strategijske pozicije za ostvarenje

operativnih ciljeva organizacije, odnosno usmjeren je na pretvaranje inputa u outpute u

organizaciji.

U poduzeću strategijski menadžer se brine o profitnim potencijalima a operativni

menadžer se brine kako da pretvori potencijal u stvarni profit. Efektivan strategijski

menadžment “raditi prave stvari”, stvara pretpostavke za efikasnost operativnog

menadžmenta-“stvari raditi na pravi način”.

17

Planiranje je polazna funkcija menadžmenta. Svrhe planiranja su:

osiguravanje pravca,

smanjenje nesigurnosti,

svođenje troškova na najmanju mjeru,

utvrđivanje standarda koji se primjenjuju u kontroli itd.

Planiranje je menadžerska funkcija koja datira još od ranijih civilizacija i koja je tokom

povijesti doživjela značajan razvoj od visoko intuitivnog komandno orijentalnog koncepta do

nivoa na kojem je obogaćena modernim tehnologijama i sofisticiranim metodama. Smatramo

da se ni u budućnosti ne može očekivati smanjivanje značaja planske funkcije u realizaciji

poslova organiziranim naporima pri čemu ce se izazovi manifestirati u korištenju

akumuliranog znanja i sofisticiranih metoda i tehnika u cilju efikasnijeg korištenja fizičkih

resursa i povećanja satisfakcije humanog resursa.

7.1. Metode planiranja

Metode planiranja su:

retrogradno planiranje

progresivno planiranje

susretno planiranje

Kod retrogradnog pristupa usklađivanje počinje na vrhu hijerarhije planiranja, kod

strategijskog planiranja.

Kod progresivnog pristupa usklađivanje počinje s dna hijerarhije planiranja tj. operativnog

planiranja.

Susretno planiranje kombinira oba parcijalna načela.

Hijerarhija planiranja uvijek se promatra prema institucionaliziranim cjelinama koje prema

podjeli rada i sastavljaju određene planove. Postoji još jedna varijanta susretnog planiranja a

to je recipročno susretno planiranje koje započinje kao progresivno odozdo i nastavlja se kao

retrogradno odozgo.

18

Planiranje marketinga je početno područje. Kod prikaza parcijalnih planova operativnog

plana prikazuju se plan prodaje, prometa i marketinga kao početni parcijalni planovi.

Marketing održava svjesno tržišno usmjereno upravljanje poduzećem, usmjeravanje svih

aktivnosti poduzeća prema postojećim i potencijalnim tržištima prodaje.

Plana prodaje dio je poslovnog plana kojim se dokumentira politika prodaje izuzetno je

važan za poduzeće jer se njime odgovara na pitanja kome prodati proizvode, koliko proizvoda

prodavati i komu prodavati proizvode.

Planiranje mjera obuhvaća traganje, ocjenu i izbor mjera u području marketinga, prikladan

za ostvarenje definiranih ciljeva

Planiranje troškova obuhvaća sve troškove koji nastaju kao posljedica ponude i prodaje

proizvoda/usluga na tržištu.

Troškovi prema funkcijama

za postavljanje ciljeva prometa (reklame, unapređenje prodaje)

za postizanje prometa (tr. pakiranja, dostave, skladištenja)

troškovi uprave marketinga (tr. istraživanja, planiranja, i kontrole marketinga)

Prema vrstama troškova oni se mogu grupirati u :

troškove osoblja

materijalni troškovi

troškovi komunikacija

troškovi ostvarenja prava i usluga

otpis, kamate, poreze

ostale troškove

Planiranje prometa

Načelno se sastoji od dviju komponenata:

plana prodaje

prodajnih cijena

19

Plan prodaje temelji se na prognozi prodaje, predviđanju buduće prodaje odabranim grupama

kupaca u određenom vremenskom razdoblju uz određeni marketing-mix.

Planiranje proizvodnje

U području proizvodnje naglasak je na ciljnom korištenju postojećim resursima.

Proizvodnja učinka uspješna je kad se dosljedno slijede tehnički, vremenski i ekonomski

ciljevi, a to se postiže brižnim planiranjem u pojedinim područjima proizvodnje i odvajanja

procesa proizvodnje.

Planiranje uvjeta proizvodnje

Odnosi se na stvaranje pretpostavke za neometano i ekonomično odvijanje proizvodnje, što

obuhvaća: stvaranje pravnih preduvjeta , osiguranje potencijala u području ovladavanja

problemima unutarnje lokacije.

Planiranje ciljeva i mjera

Proizvodnje prva je faza u procesu planiranja proizvodnje učinka. Planiranje ciljeva i mjera u

području proizvodnje obuhvaća planiranje proizvodnog programa (outputa) i planiranje mjera

(inputa) i planiranje odvijanja proizvodnje.

Planiranje nabave

Proizlazi iz plana prodaje, plana proizvodnje i plana zaliha te izravno utječe na plan rezultata.

Plan nabave pruža informacije o varijabilnim troškovima nabave te, uz plan prodaje,

omogućuje općeniti pogled na doprinos pokriću fiksnih troškova i plan rezultata.

Planiranje potreba za materijalima

Može se provoditi na dva načina:

deterministički- kao planiranje usmjereno na program

stohastički- kao planiranje usmjereno na potrošnju

20

Planiranje zaliha materijala

Prijeko su potrebna i drže se radi: vremenskog premoštenja, zbog opreza, zbog špekulacija i

zbog prirode proizvodnog procesa.

Vrste zaliha su inventurne zalihe, zalihe na skladištu, sigurnosne zalihe, signalne zalihe,

najviše zalihe i optimalne zalihe.

Planiranje djelatnika

Planiranje djelatnika veći je problem nego planiranje pojedinih funkcija. Plan djelatnika

proizlazi izravno iz plana proizvodnje, prodaje i nabave te održava ne samo stanje zaposlenih

prema mjestu i području rada, obrazovanja, dobi itd. nego i planirane mjere za iduće

razdoblje s obzirom na interno i eksterno daljnje obrazovanje, unapređenje, umirovljenje,

nagrađivanje i zapošljavanje.

Plan djelatnika obuhvaća stanje djelatnika za nadolazeće poslovno razdoblje , često

raščlanjeno prema skupinama radnici i namještenici, zaposleni na puno radno vrijeme,

poslovnim područjima, dobnim grupama i razinama obrazovanja.

Planiranje financija

Planiranje financija je pojam za sustavnu procjenu i proračun svih ulazećih i izlazećih tokova

plaćanja koji nastaju na temelju planiranih aktivnosti u zadanom vremenu i ono čini jezgru

upravljanja financijama.

Planiranje ciljeva i planiranje potrebnih potencijala i aktivnosti za njihovo ostvarenje

ostvaruje se putem vrijednosnih veličina financija, računovodstva i ekonomike poduzeća

(uplata i isplata, primitak i izdatak, prihoda i rashoda, te učinka i troškova)

Načela planiranja financija su svi primici i izdatci, točnost podataka i prognoza, točnost

pridruživanja platnih tijekova u trenucima nastajanja, elastičnost planiranja, provjerljivost,

transparentnost i preglednost i kompetentnosti planera.

21

Plan financija sadrži:

početno stanje platnih sredstava

primitke

izdatke

konačno stanje platnih sredstava

Planiranje platnih tijekova i platnih sredstava grupira se u slijedeće skupine:

proračun novčanog toka (cash flow)

proračun investiranja i dezinvestiranja

proračun vanjskog financiranja i dezfinanciranja

proračun likvidnosti rezervi

Koraci planiranja financija

izrada prognoze za financijskim sredstvima primjenom različitih postupaka:

subjektivnih, ekstrapolirajućih (analiza vremenskih nizova) te kauzalnih postupaka

planiranje alternativa tj. utvrđivanje alternativnih mogućnosti namicanja i

iskorištavanja kapitala

usklađivanje i izrada plana

kontrola plana

revizija plana tj. tekuće prilagođavanje plana ostvarenom planu

Plan rezultata

Plan rezultata izveden je parcijalni plan i sadržajno i logički nadovezuje se na prethodno

načinjene temeljne parcijalne planove (plan marketinga, proizvodnje, nabave, djelatnika,

financija) i proizlazi iz njih, a obuhvaća plan troškova, plan financijskog rezultata i plansku

bilancu.

22

8. OPERATIVNO PLANIRANJE U ORGANIZACIJI PODUZEĆA

Organizacija je društveno ustrojenje kojim se postižu neki zajednički ciljevi a koji

kontroliraju svoje vlastite performanse i koji ima neke granice koje ga odvajaju od okoline.

Svakodnevni život podrazumijeva postojanje velikog broja organizacija. Za uspjeh i

funkcioniranje svake organizacije važno je organizaciono ponašanje.

Organizacija označava proces organiziranja nekih aktivnosti, isto tako, označava

rezultate tih procesa kojima se oblikuju organizacijske jedinice različitih vrsta, širine i

struktura u svim područjima društvenog života.

Značenje organizacije ogleda se i u koristima koje čovjek ima njenom primjenom u

privrednom i svim drugim područjima društvenog života u kojima je uposleno više radnika i u

kojima se troše sve veća materijalna sredstva. Značenje organizacije nije ograničeno samo na

ekonomsku stranu već na cjelokupnu radnu i životnu aktivnost.

Organizacije je svjesno udruživanje ljudi kojim je cilj da odgovarajućim sredstvima

ispune određene zadatke sa najmanjim mogućim naporom na bilo kom području .

Organizacija je široko grupiranje ljudi na osnovu bazičnih kriterija radi ostvarenja određenih

ciljeva .

Kod operativnog planiranja plan je kvantificirati izraz i rezultat procesa planiranja.

Planovi služe kao instrument predočavanja ciljeva i mogućnosti njihova ostvarenja, kao i

izvještavanje i predočenje stvarnog postizanja ciljeva. Kod pitanja mogućnosti oblikovanja

sustava planiranja postoje samo planiranje predmetom planiranja.

Subjekti planiranja su sve osobe koje aktivno ili pasivno dolaze u doticaj s planiranjem:

aktivne su kada oblikuju proces planiranja, pasivne su kada ih aktivni subjekti planiranja

uključuju u proces planiranja.

U subjekte planiranja ubrajaju se:

Osobe odgovorne za planiranje menadžeri koji planiranjem žele pripremiti odluke i

aktivnosti.

Oni mogu biti članovi svih razina upravljanja:

članovi uprave (top-menadžmenta)

voditelji odjela ili područja (srednjeg menadžmenta)

23

voditelj operativnog posla (nižeg menadžmenta)

Oni institucionalno postavljaju planiranje, odgovorni su na pojedinim hijerarhijskim

razinama na kraju planiranja oni su i primatelji planskih preporuka.

Nositelji planiranja ili jednostavno planeri, tj. osobe koje imaju zadatak predvođenja i izrade

planova, najaktivniji su subjekti planiranja i njima se u literaturi posvećuje najveća poroznost.

U nositelje planiranja ubrajaju se:

nositelji funkcije koji postoje u malim i srednjim poduzećima

nadređene funkcionalne cjeline

voditelji područja

središnja planska mjesta

kontrolori

timovi za planiranje

odbori i komisije s članovima iz različitih odjela

revizori ili savjetnici

Nositelji planiranja najčešće su stalno aktivni i njihov zadatak nalazi svoj odraz u

organizaciji planiranja.

Mogu postojati povremeni nositelji planiranja unutar poduzeća u pojedinim odjelima te izvan

poduzeća kao savjetnici ili planeri s posebnim povodima. Neovisno o organizacijskim

pravilima, nositelji planiranja imaju izuzetni utjecaj na kvalitetu rezultata planiranja tj. plana.

Poželjne osobine planera su:

sposobnost cjelovitog mišljenja

sposobnost aspektnog mišljenja

sposobnost obrade informacija

sposobnost komunikacije i suradnje

sposobnost motiviranja sebe i drugih

Osobe koje potražuju informacije sustava planiranja u načelu su sve osobe unutar i zvan

poduzeća od kojih nositelji planiranja potražuju informacije. U pravilu nositelj planiranja ima

ulogu tražitelja informacija.

24

Unutar poduzeća prevladava službeni put komuniciranja a kao nadopuna mogu se

koristit i neslužbeni putovi komuniciranja, tako primjerice planer financija može obrađujući

investicijske želje voditelja sektora potražiti i neformalne informacije.

Prilikom korištenja vanjskim izvorima informacija udjel neslužbenih informacija može

biti znatno veći. Tako će primjerice planer financija kontaktirati više stručnjaka različitih

banaka kako bi saznao visine kamatnih stopa.

Vanjski izvori informacija rabe se kada nedostaje specifično znanje i poduzeću, kada

postoji želja za neutralnim stavom te kada postoji nesigurnost o važnim komponentama

problema i njihovim problemima i njihovim posljedicama. Potreba i svrsishodnost korištenja

vanjskim izvorima informacija u praksi je dokazana.

25

9. PROBLEMI PLANIRANJA U PRAKSI

Osnovni problem vezan uz poslovno planiranje očituje se u tome što sam proces

planiranja nije prilagođen promjenama do kojih je došlo u poslovnoj okolini. Još uvijek se

koriste tradicionalne metode i alati, a oni ne mogu podržati nove zahtjeve okoline.

Neki od problema vezanih za planiranje, koji se danas javljaju u poduzećima:

ciklusi planiranja su predugi (jedan ciklus često traje i 12 mjeseci) – u međuvremenu

se u okolini dogode brojne promjene, koje značajno utječu na plan, a to se uopće ne

uzima u obzir.

top-down planiranje – nekoliko nadređenih donosi odluke za mnogo podređenih, a da

nisu dovoljno upućeni u stvarno stanje na nižim hijerarhijskim razinama. To dovodi

do pucanja veze između top menadžmenta i najnižeg menadžmenta.

ne postoji izravna veza između individualnih akcija i globalnog cilja poduzeća –

menadžeri različitih razina ne surađuju dovoljno kvalitetno i dovoljno često kako bi

uskladili svoje planove, zbog čega se javljaju konfliktne situacije.

nepovezanost odjela – s obzirom da ne postoji dovoljno jaka veza između odjela,

dolazi do toga da svaki odjel svoje informacije koristi samo za sebe, pa nastaju otoci

informacija. Time se gubi sinergijski efekt koji bi se inače mogao iskoristiti. To

najviše dolazi do izražaja prilikom izrade izvještaja. Često se izrađuju izvještaji koji

već postoje u poduzeću, jer svi odjeli nisu upoznati s time, upravo zbog te nedovoljne

povezanosti i izostanka međusobne komunikacije.

planiranje se svodi na proučavanje milijuna tablica – ne postoji dovoljna preglednost

koja bi pomagala u uočavanju trendova i tako ubrzala donošenje odluka. Zbog velike

količine informacija, planiranje se previše fokusira na njihovo skupljanje, umjesto na

analiziranje.

Ovi problemi otežavaju i usporavaju planiranje, zbog čega kompanije svojim

poslovanjem upravljaju tradicionalno, koncentrirajući se na prošle rezultate. Ali to više nije

dovoljno. Izvršenje posla ne može se mijenjati nakon što se već dogodilo. Potrebno je sve

isplanirati prije izvršenja. To se danas smatra poslovnim planiranjem.

Ono se temelji na principu da poslovanje treba planirati te kontinuirano njime upravljati.

Ako nema plana, poduzeće se ne može nositi s teškoćama koje mu stoje na putu do uspjeha.

26

10. ZAKLJUČAK

Zaključak na kraju ovog rada je da je operativno planiranje ključ za uspjeh u bilo kojoj kompaniji ili na projektu. Kvalitetno operativno planiranje dovodi do smanjivanja rizika poslovanja i predviđanja poslovnih događaja koji se događaju u bližem roku. Najvažnije u operativnom planiranju je da se uz kvalitetne informacije koje će menadžment pretvoriti u planove još i ti planovi kvalitetno prenesu onima koji će ih provoditi, kontrolirati i organizirati.

Svakodnevno kvalitetno operativno planiranje dovodi do kvalitetnog strategijskog plana u budućnosti. Važna je preciznost i kvalitetno operativno izvođenje koje omogućava top menadžment, kako i na koji način osmisliti strateški plan.

Menadžment danas mora imati operativni plan kao smjernicu koja će voditi kompaniju u bližu budućnost a na temelju koje će se moći napraviti kvalitetan strateški plan koji će kompaniji dati viziju za nastavak puta.

I ako su metode i pristupi vrlo važni, treba istaknuti da su one samo to – metode ipristupi koji su osmišljeni da bi pomogli menadžerima razvijati kvalitetnije strategije i planove. Ne smijemo zaboraviti da uspjeh planiranja u najvećoj mjeri i dalje ovisi o vještinama, sposobnostima, znanju, intuiciji i iskustvu onih koji planiraju.

Smatra se da se pored individualnog definiranja temeljnih ciljeva svako poduzeće treba težiti ka dva operativna cilja:

postizanju dovoljne dobiti (ekonomska komponenta)

ostvarenju i očuvanju financijske ravnoteže

Dobit i likvidnost su središte poslovnog planiranja. Planiranje poslovnog plana zahtjeva isto što i bilo koje drugo planiranje u životu. Stavljanjem crnog na bijelo i slažući svoje zamisli korak po korak na papir, nejasne i maglovite ideje pretvorit će se u nešto definirano, fokusirano na uspjeh.

Kada krećete na neki put, sigurno je da vam prvi korak neće biti da uđete u auto i krenete, da bi usput razmišljali o tome da li imate dovoljno goriva, da li ste uzeli dokumente i da li uopće znate kako stići do odredišta. Ovakav pristup nas najvjerovatnije ne bi doveo tamo gdje ste željeli stići.

Pa ipak, upravo tako većina manjih poduzetnika kreće u posao... i zato većina od njih ne stiže na cilj.

27

LITERATURA

Osmanagić Bedenik, Nidžara (2002)Operativno planiranje, Zagreb:Školska knjiga

Prof.dr.sc Milan Jurina

Zbornik radova, Organizacija i menadžment (2006)

Internetske stranice: www.google.com

www.efgz.globalnet.hr

www.mmc-consulting.hr

28