zgp abendforum 5. november 2013
DESCRIPTION
ZGP Abendforum 5. November 2013. Peter Zurfluh ZurfluhHRConsulting.ch. Agenda. Begrüssung durch Barbara Aeschlimann , Leiterin HR E&Y, Vorstandsmitglied ZGP Vorstellung Zurfluh HR Consulting Wie komme ich dazu am Forum eine Meinung zu vertreten 2 Min. Forumsinhalt - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
ZGP
ABENDFORUM
5. NOVEMBER 2013
P E T E R ZUR F LUH
Z U R F L U H H R C O N S U LT I NG . C
H
AGENDA
1. Begrüssung durch Barbara Aeschlimann, Leiterin HR E&Y, Vorstandsmitglied ZGP
2. Vorstellung Zurfluh HR Consulting Wie komme ich dazu am Forum eine Meinung zu vertreten 2 Min.
Forumsinhalt3. Präsentation 45 Min.
Wie aus Aschenputtel eine Managerin wird
4. Fragen 8 Min.
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 2
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
INFORMATIONEN ZUM REFERENTEN
5.11.2013 3
Peter Zurfluh, Inhaber
Fast 30 Jahre im HR Umfeld tätigFilialleiter Stellenvermittlung, Unternehmensberater SAP HR, Leiter Personaladministration
Seit 2013 selbständiger UnternehmerBeratung Personaladministration, HR Projektleitung, Interim Management
FORUMSIN
HALT
D i e P
e r so na l a
dmi n
i st r
a t io n
a l s T
e i l d e r
We r t
s c h öp f ung
o de
r
« Wi e
au s A
s c h e n p u t t e l ei n
e
Ma n a g e r i n
wi r
d ! »
5.11.2013 4Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
Ist die Aschenputtel-Karriere auch etwas für Sie!
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 5
Quelle: http://erlebnisseminare.wordpress.com/marchentherapie/
Es gibt noch mehr Wertschöpfer und Werterhalter im Unternehmen
Wir gehen auf diese Fälle nicht ein!
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 6
WICHTIG, ABER NICHT HIER….
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
UM WAS GEHT’S
5.11.2013 7
GehaltSpesen
Information
StatistikKennzahlenInformation
Steuern Sozialversicherung
Information
Mita
rbei
ter
Managem
ent
Externe
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
WAS WÄRE WENN….
… es keine Personaladministration gäbe?
5.11.2013 8
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
WAS WÄRE WENN….
E X T E R N E S I C H T
Keine QuellensteuerKeine LohnbuchhaltungKeine Statistiken Keinen GeschäftsberichtKeine AHV KontrolleKeine Bestätigungen für
Ausbildungen
I N T E R N E S I C H T
Keine LohnzahlungKein Bonus,
Überzeitzahlung, ….keine Anfragen für
DokumenteKeine Unfallversicherung,
KTGKeine
Sozialversicherung / PKKeine …..
5.11.2013 9
Daraus folgt…..
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
WAS WÄRE WENN….
E X T E R N E S I C H T
Keine QuellensteuerKeine LohnbuchhaltungKeine Statistiken Keinen GeschäftsberichtKeine AHV KontrolleKeine Bestätigungen für Ausbildungen
L Ö S U N G S M Ö G L I C H K E I T Elektronisches Lohnmeldeverfahren
ELM Outsourcing, Treuhänder Automatisieren, Delegieren Outsourcen, Verbinden Treuhänder Macht Extern Beauftragte
Lohnbuchhaltung Employee Self Service ESS
5.11.2013 10
….. eine Personaladministration ist nötig, aber bitte optimiert!
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
WAS WÄRE WENN….
I N T E R N E S I C H T
Keine LohnzahlungKein Bonus, ÜberzeitzahlungKeine Anfragen für DokumenteKeine Unfallversicherung, KTGKeine Sozialversicherung / PKKeine …..
L Ö S U N G S M Ö G L I C H K E I T
Freiwilligenarbeit Abschaffen ESS, Outsourcing, Treuhänder Privatisieren, alles Halt wie früher vor der AHV
5.11.2013 11
Daraus folgt aber auch….. Alles hat seine Grenzen!
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
WAS WÄRE WENN….
5.11.2013 12
MIS,Data
WarehouseGehaltSpesen
Information
StatistikKennzahlenInformation
Steuern Sozialversicherung
Information
Mita
rbei
ter
Managem
entExterne
Outsourcing
Treuhand
ELM Managen der Aufgaben
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
WAS WÄRE WENN….
5.11.2013 13
Fazit: HR Administration muss sich dem Wettbewerb stellen und ggfls. in drei Teile
gesplittet werden.
Primäradministration: strategisch, relevant, zeitkritisch, intern.
On-siteSekundäradministratio
n: bedeutend, komplex,
abgeschlossen, extern Outsourcing, Nearshore
Terziäradministration: unbedeutend, einfach,
zeitlich unkritisch, extern, Offshore /
Farshore
WAS WÄRE WENN…..
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 14
Wer es am besten, günstigsten macht, soll es tun!
STRATE
GIE
W I K I . . . . . . . . S o m i t g i b t e s i n U n t e r n e h m e n f ü r j e d e s s e i n e r G e s c h ä f t s f e l d e r e i n e e i g e n e S t r a t e g i e , d i e d u r c h d i e G e s a m t s t r a t e g i e ( U n t e r n e h m e n s s t r a t e g i e ) z u s a m m e n g e h a l t e n w i r d
5.11.2013 15Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
BRAUCHT DIE ADMINISTRATION EINE STRATEGIE?Beispiele für die Strategieausrichtung der HR Administration
Wir stellen die Qualität sicher
Wir arbeiten Wertschöpfend
Wir optimieren unsere Tätigkeiten dauernd
5.11.2013 16
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
HR ADMIN STRATEGIEFazit aus vorherigem Beispiel
• Qualität geht vor Kosten• Tätigkeiten werden wo immer möglich und sinnvoll
automatisiert
• Es werden nur verlangte Dienstleistungen erbracht• Alle Arbeiten unterliegen einer Priorisierung
(Gesetz, Massenverarbeitung, Einzelgeschäfte,…. oder Wichtig / Dringlich nach Eisenhower)
• Arbeiten werden auf der tiefsten Stufe erledigt• Arbeit wird dort erledigt wo sie erstmals anfällt oder wo sie
am günstigsten abgearbeitet werden kann
5.11.2013 17
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
DIE ADMINISTRATION BRAUCHT EINE STRATEGIE!
Wie sieht Ihre Strategie für die HR Administration aus? Und kennen Ihre (HR) Mitarbeitenden diese auch?
5.11.2013 18
GROSSE UND KLEINE STRATEGEN…
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 19
ZEIT UND GELD
ODER
ZEIT IST GELD
5.11.2013 20Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELD«Machen Sie ihren Laden schneller, effizienter mit höherer Qualität und weniger Personal. Und natürlich auch tieferen Kosten!»
5.11.2013 21
Gesagt: «Ja, Chef.»
Gedacht: «Wie fange ich das bloss an?»
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELDErster Schritt
5.11.2013 22
Übersicht der DienstleistungserbringungDL Organisation Nr. Task Beschreibung Kunde /
AnfordererDL Erbringer
wie oft System Monat Quartal Jahr
HR Services 1 2 level support für HC BP Steht für Fragestellungen zur Verfügung HR BP HR SC Team auf Anfrage SAP HR 10 30 120HR BP 2 Stellenbeschreibung
erstellen In Zusammenarbeit mit Com&Ben erstellen einer neuen Stellenbeschreibung für die Erweiterung einer Abteilung.
Linie HR Generalist / HR Specialist
auf Anfrage Word 8 24 96
HR Rekruting 3 Inserat erstellen Texten und platzieren von Stelleninserat je Vakanz Linie HR Rekrutierer
monatlich Job Add 50 150 600
HR Services 4 Planung Lohnrunde Erstellen der Terminpläne, abstimmen derselben mit der HC BP Leitung, reservieren der Spezialisten und präsentieren des Ablaufplanes im Gremium.
HR Management
HR SC Leiter einmal im Jahr
SAP HR 6 18 72
5 weitere Tasks und deren Erklärungen 150 450 18006 60 180 7207 ggfls aufteilen und durch Teamleiter erstellen lassen 80 240 9608 120 360 14409 5 15 60
10 20 60 24099 17 51 204
6312Anzahl FTE's Total Std. / Anzahl Arbeitsleistung pro Jahr 3.7
hours /5000 employees
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELDZweiter Schritt
5.11.2013 23
Übersicht der DienstleistungserbringungNr. Task Kunde /
AnfordererDL Erbringer
Kriterium Begründung Entscheid
1 2 level support für HC BP HR BP HR SC Team muss Das interne Wissen kann nicht zu vernünftigen Kosten extern beschafft werden. Die Abläufe sind zu komplex.
Bleibt
2 Stellenbeschreibung erstellen
Linie HR Generalist / HR Specialist
kann Externe Anbieter sind zu prüfen. Der Aufwand ist jedoch minimal, so dass ein Outsourcen nicht rentiert.
Vertrag mit Text AG machen
3 Inserat erstellen Linie HR Rekrutierer
wünschbar Kann ohne Vorbehalte extern vergeben werden.
Vertrag mit Publitext AG machen.
4 Planung Lohnrunde HR Management
HR SC Leiter muss Kerngeschäft von HR und hat viele Abhängigkeiten, so dass dieses nicht aufgehoben, verlagert werden kann.
Bleibt bis Geschäftsleitung am 30.4.20xx entscheidet.
5 weitere Tasks
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELDWas sind nun die Optimierungsmöglichkeiten?
Callcenter HR Mehr Computertechnikbesser ausgebildetes Personaleinfachere Strukturen eingehaltene Reglemente zentralisieren von Verarbeitungen Outsourcing……
5.11.2013 24
Ziel
Res-source
n
GeldZeit
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELD
Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten?
Ein Beispiel:Sie erhalten jeden Tag dutzende von E-Mails.
E-Mails nur einmal im Tag lesen!
Triage anwenden: Delegieren, sofort antworten, in Kalender schieben, löschen (Ordner Ablage)
5.11.2013 25
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELD
Wie sieht das in einem einfachen Prozessablauf aus?
5.11.2013 26
Werbung, Spam
Wichtig und kurz
Delegation
Später planen
Info ablegen
Löschen
Sofort antworten
In Ordner schieben
Weiterleiten
In Kalender schieben
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ZEIT UND GELDWie sieht optimiert aus?
5.11.2013 27
Werbung, Spam
Wichtig und kurz
Delegation
Später planen
Info ablegen
LöschenSofort antworten
In Ordner schieben
WeiterleitenIn Kalender
schieben
Action Archiv
• Bewerberprozess zeitnah
• Dokumentenerstellung idealerweise webbasiert
• Kennzahlen und Statistiken standardisiert
• «Was ist der Name wert?»
Diese Liste kann man fast beliebig verlängern….
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 28
BEISPIELE WERTSCHÖPFUNG
• Gehaltsabrechnungen via e-Mail
• Absenzmanagementsysteme
• Nice to have wird abgestellt
• AHV Revisionen zeigen Fehler rückwirkend, besser vorausschauend handeln
Auch diese Liste kann man fast beliebig verlängern….
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 29
BEISPIELE KOSTENEINSPARUNGEN
ELEKTR
ONISCHE TOOLS
5.11.2013 30Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
ELEKTRONISCHE TOOLS
5.11.2013 31
Personal-akte
Mensch oder Maschine?
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
TECHNISCHER SUPPORT
5.11.2013 32
Personaldaten
PK
Buch-haltung
Zeit und Spesen
Talent-managem
ent
Performance Mgt.
Kurs-anbiet
er
Hotel, Reise
Versicher-ungen
Webbasierte Rentenberechnung für Mitarbeitende
Audittools zur Validierung von SchnittstellendatenKreditkartendaten einlesen
SBB Billette
Grafische Aufbereitung Organigramm
Leistungsmessung mit Parametern und Zielabgleich monatlich
Scann Center
Personalakte, Versand, KPI, ….
Bewerber Tool
Office Test, Schnittstellen
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
TECHNISCHER SUPPORT
5.11.2013 33
Personaldaten
PK
Buch-haltung
Zeit und Spesen
Talent-managem
ent
Performance Mgt. Bewerber
Tool
Kurs-anbiet
er
Hotel, Reise
Versicher-ungen
Scann Center
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
Aber muss es denn immer gleich so komplex sein?
5.11.2013 34
TECHNISCHER SUPPORT
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
4 Beispiele:
5.11.2013 35
TECHNISCHER SUPPORT
Gehaltsabrechnungvia E-Mail
KTG Check
Anz. MA Durchschnittslohn JAZ % Krankheits-abwesenheit
Anz. Std. Krank Lohn-kosten Sparpotential
8%~Einsparung
pro Monat
500 70000 2132 2.5% 26'650 875'000 70'000 5'833 Anzahl FTE
13
J ahreslohn in Mt. Lohn Die Gesamteinsparung in % beträgt ca. 16%*Jahr 70'000 Die Versicherungslösung kostet aber ca. 8%Monat 13 5'385 Somit verbleiben bei der Firma 8%.Monat 12 5'833
*(AHV, ALV, IV, NBU, Nettoaufrechnung)Excel / Pivot
MS SharePoint
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
TECHNISCHER SUPPORTZusammenfassung
Elektronische Helfer steigern die Qualität und Verarbeitungsgeschwindigkeit
Gefahr: Kosten Nutzen stimmt nicht mit dem Verkaufsgespräch / Erwartungen überein
Die Reihenfolge der Optimierung ist wichtig. Arbeitsplatz und menschliche Fähigkeiten, Prozesse und Abläufe der Organisation und dann erst die Systeme.
5.11.2013 36
ELEKTRONISCHE HELFER, SO NICHT…
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 37
Quelle: Die Drei ??? Kids und du, 8, Angriff der Roboter
NUTZEN FÜ
R ANDERE
5.11.2013 38Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
NUTZEN FÜR ANDERE
Viele interne und externe Stellen profitieren von der Personaladministration!
Wichtig ist jetzt aber zu bestimmen, welche Tätigkeiten Wertschöpfend oder zumindest Werterhaltend sind!
Von der Betrachtung ausgenommen sind gesetzliche Vorgaben.
5.11.2013 39
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
NUTZEN FÜR ANDERE
I N T E R NGL, Zahlen für EntscheideBuchhaltung , Detailinformationen SVMarketing, KennzahlenVorgesetzte, StatistikenEventmanagement, Regionale
VerteilungCase Management, Details zur PersonHR BP, Jubiläen und ähnlichesSicherheit, geprüfte Daten für Ein-
Austritt……
E X T E R NSteueramt, Lohnausweis und QSt. Ausgleichskasse / FAK,
PrämieninkasseBfS, Lohn und QuartalsstatistikVersicherungen, UVG und KTGKreditkartenunternehmen,
Stammdaten CCJournalisten, Kennzahlen, und
SachverhalteGerichte und Polizei, PersonendatenUniversitäten und Praktikanten,
UmfragenVerbände, Mitgliederwerbung…….
5.11.2013 40
Beides ist nicht abschliessend und sehr Firmenspezifisch….
«Tue Gutes und sprich darüber….»
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 41
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
EINSTIEG OUTSOURCING
5.11.2013 42
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
EINSTIEG OUTSOURCING
So nicht, oder?
5.11.2013 43
Befürchtungen
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
+KostenersparnisQualitäts- undEffizienzsteigerungSteuerliche Vorteile Strategische PartnerschaftenRisikoverlagerung
-Abhängigkeiten (Risiko)BetriebsklimaAustritt key player / Know how VerlustRestaufwand Management und FehlerhandlingDatenschutz
5.11.2013 44
VOR UND NACHTEILE OUTSOURCING
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
FORMEN VON OUTSOURCING
I N L A N D
OutsourcingOnshoringHomesourcingBPO und BAOInsourcing /Backsourcing
A U S L A N D
NearshoringOffshoring /Farshoring
5.11.2013 45
Begriffsvielfalt
Zusätzlich gibt es weitere Begriffe von Firmen wie Accenture, Cap Gemini, EDS, Deutsche BankUnd Sonderformen wie Out of Life Outsourcing oder On Site Management
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
BEACHTEN BEIM OUTSOURCING
W A S I S T W I C H T I G
Nur ab Sekundärfunktionen auslagernStabile ProzesseOutsourcing Strategie muss vorliegenRisikoanalyse Prozesse, Anbieter und InternVertragsform und Inhalte geklärt (SLA bereit)Vertrauensvolle Partnerschaften
Es muss günstiger werden, oder mehr bringen
5.11.2013 46
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
BEREITSCHAFT ZU OUTSOURCINGW I E W E I S S I C H O B I C H F Ü R O U T S O U R C I N G B E R E I T B I N ?V O N « B R I D G E G L O B A L I T »
1. Habe ich ein wirkliches Problem, welches ich durch Outsourcing lösen kann?
2. Habe ich dokumentierte Abläufe?3. Habe ich das richtige Management im Einsatz?4. Ist mein Unternehmen stabil und ehrgeizig?
5.11.2013 47
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
GRUNDLAGEN OUTSOURCINGW A S D A R F ’ S D E N N K O S T E N ? ( U L R I C H S C H Ö N E N B E R G E R , P R O Z E S S E X C E L L E N Z I M H R M A N A G E M E N T )
5.11.2013 48
100 %8%
5%
80%67%
Istkosten Max. Servicepreisnach Optimierung
OutsourcingManagement
Projektkosten
20%Bündelung, Standard, Zentralisierung, Automatisierung,….
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
OUTSOURCING AUS SICHT ANBIETER
B E I S P I E L V O N PAY R O L L O U T S O U R C I N G
Modell / Typ
CHF / Mitarbeiter / Mt.
Details
Application 10.- Kunde macht alles selber, HR-C stellt System zur Verfügung
Business 20.- Kunde erfasst selber, HR-C macht Payroll
Full Service 35.- Kunde sendet Informationen, HR-C macht den Rest
5.11.2013 49
«Kosten sind gleich, aber man hat weniger Sorgen!»Marek Dutkiewicz, CEO HR Campus
Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G
INFORMATIONEN OUTSOURCING
5.11.2013 50
Internet Wikipedia
ebooks
APELL AN SIE
Ermitteln Sie was sie überhaupt tun! (HR Compliance Check)
Reduzieren sie alles, was nicht der Strategie folgt
Das was bleibt prüfen Sie eingehend, ob sie es selber machen oder weggeben
Betreiben Sie Marketing über ihre Dienstleistungen
«Reduce to the Max Optimum!«
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 51
DAS ENDE VOM MÄRCHEN…. Die Personalchefin und die Leiterinnen Talentmanagement und Gesundheits-management gehen an einen HR Kongress. Aschenputtel (Personaladmini-stration) muss auf Geheiss der Personalchefin die Gehaltsabrechnungen einpacken, da sie ja am Kongress nichts vorzuweisen habe. Da kommt ein Berater «angeflogen» und zeigt ihr wie man die Abrechnungen per E-Mail versenden kann. Aschenputtel geht auf den Kongress und nimmt ihr Handbuch Personalakte mit. Ein CEO einer Outsourcingfirma sieht Aschenputtel und kann den Wert des Handbuches erkennen. Sie geht früher, weil sie die E-Mailrückläufer per Post versenden möchte und verliert aber dabei das Handbuch auf der Treppe. Der CEO kann sie nicht vergessen und sucht Aschenputtel via Inserat im Alpha. Er will von den Bewerberinnen wissen, was im Buch zu «Personalakte» drin steht! Gesundheitsmanagement möchte unbedingt zum Outsourcer und schwafelt irgendwas von Aktfotos von Personen, und wird dabei so rot im Gesicht, als hätte sie sich den Zeh abgeschnitten. Erst Aschenputtel kann ihm den Inhalt im Detail nennen, sowie die Vorteile einer Personalakte. Er beschliesst Aschenputtel in seine Firma aufzunehmen und ihre Dienstleistungen auch anderen Kunden anzubieten. Sie waren erfolgreich und gingen bald an die Börse…
5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 52