ul. Nad Przyrwą 13 35-234 Rzeszów +48 17 860 21 86

ul. Niepodległości 124/2 02-577 Warszawa +48 22 24 41 777

Zielone standardy w biznesie

Ideo Sp. z o.o. www.ideo.pl

Marcin Kandefer

Agenda

• Profil działalności

• Czy papier w firmie można ograniczyć?

• Przykłady zamiany papieru na e-dokumenty

Profil działalności

• Posiadamy ponad 13-letnie doświadczenie w branży technologii

internetowej.

• Zrealizowaliśmy ponad 500 projektów.

• Zatrudniamy ponad 120 osób.

• Jesteśmy partnerem firmy Microsoft

• Kolejny raz zostaliśmy wyróżnieni przez firmę Deloitte

Oferujemy usługi w następujących obszarach:

e-marketing e-biznes e-gov

hosting

Obszar usług

e-konsulting

Do naszych marek należą

Platforma Edito CMS www.edito.pl

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji

www.logito.pl

Nasze marki

Programy lojalnościowe i motywacyjne Programy wsparcia sprzedaży

www.motivationdirect.pl

Nasi klienci

Czy papier w firmie można ograniczyć?

KULTURA PAPIERU

Forma czy treść?

Ilość

• Między 2006 a 2010 rokiem ilość informacji w organizacjach zwiększyła się sześciokrotnie

• Dokument może być nawet 19 razy kopiowany

Powierzchnia

• 1 segregator = ok. 200/300 kartek • 1 segregator = ok. 8 cm szerokości • 1 półka = 100 cm szerokości = 12 segregatorów • 1 regał = 6 półek = 72 segregatory = 14 400 / 21 600 kartek

Powierzchnia

• 1 dokument / kartka = ok. 0,08 MB • 1 CD (650 MB) = 8125 dokumentów = 27 /40 segregatorów • 1 dysk (500 GB) = 6 250 000 dokumentów = 20 800 /31 250

segregatorów = 289 / 434 regałów

Oszczędności cz. 1

• Pracownik może nawet 9 godzin tygodniowo spędzać (tracić) na szukanie informacji

• Z tego prawie 4 godziny poszukiwania nie przynosi rezultatu • Ponad 80% informacji i wiedzy przechowywane jest w postaci

nieuporządkowanej, niezarządzanej.

Oszczędności cz. 2

Oszczędności cz. 3

Koszt faktury tradycyjnej 2,60 zł

Koszt 1000 faktur

2 600 zł

Koszt faktury elektronicznej 0,56 zł

Koszt 1000 faktur

560 zł

Ochrona środowiska

• 1 tona papieru = 17 drzew • Potrzeba 127,5 hektarów lasu do produkcji papieru

potrzebnego do wydrukowania faktur w Polsce

Czy papier w firmie można ograniczyć?

TAK, oto przykłady zamiany papieru na e-dokumenty

Zarządzanie obiegiem dokumentów

• Elektroniczny obieg dokumentów

przychodzących, wewnętrznych i

wychodzących

• Definiowanie ścieżek obiegu

dokumentów między pracownikami

wraz z wielostopniowym

przekazywaniem dokumentów.

• Zastosowanie szablonów dokumentów

dla pism wychodzących oraz

wewnętrznych.

• Integracja z pocztą elektroniczną.

• Dostęp do raportów.

Obieg faktur kosztowych

• Elektroniczna ewidencja faktur wraz

ze ich skanowaniem

• Pełny obieg faktury przed

zaksięgowaniem

• Dostęp do raportów

• Integracja z systemem FK

• Pełna kontrola nad kosztami

organizacji

• Prawdopodobieństwo zaginięcia

faktury spada do zera

• Niższe koszty administracyjne

Formularz ewidencji FV

Raport faktur

Budżet, wnioski zakupowe, umowy, faktury

• Tworzenie i zarządzanie budżetem w

formie elektronicznej

• Uzupełnianie wniosków zakupowych

oraz ich obieg (wybór pozycji z

budżetu z których ma być poniesiony

wydatek)

• Ewidencja umów (powiązanie z

wnioskiem zakupowym)

• Ewidencja faktur oraz ich obieg

(powiązanie z wnioskiem

wydatkowym)

Wysyłka faktur przychodowych (e-faktury)

• Dostęp do faktur elektronicznych

poprzez dedykowany serwis

internetowy.

• Integracja z systemem finansowo-

księgowym.

• Możliwość wprowadzania komentarzy

do faktur.

• Historia wystawionych faktur wraz ze

statusami

Faktura (serwis www)

System ERP (FK)

Kontrahent

Zamówień wewnętrzne oraz zarządzanie magazynem

• Elektroniczny obieg zamówień

wewnętrznych (np. materiały

reklamowe, upominki dla klientów).

• Rejestracja dowolnych produktów na

magazynie.

• Elektroniczne przyjęcia produktów do

magazynu.

• Zastosowanie reguł akceptacji zamówień

z uwzględnieniem kwot.

Zarządzanie wnioskami zakupowymi (zewnętrznymi)

• Określanie dostawców dla których

mogę być wypełniane wnioski.

• Definiowanie dla dostawców

usług/produktów, które mogą być

kupowane u nich.

• Tworzenie i aktualizacja budżetu

na podstawie dodawanych

wniosków.

• Zastosowanie reguł akceptacji

zamówień z uwzględnieniem kwot.

• Ewidencja operacji odbioru.

• Integracja z obiegiem faktur.

Rozliczanie wydatków

• Narzędzie wspomagające rozliczanie

wydatków ponoszonych przez

pracowników (m.in. spotkania z

klientami, wyjazdy służbowe)

• Rejestracja elektroniczna wydatków

• Obieg akceptacji wydatków na

podstawie zdefiniowanych ścieżek

• Dostęp do raportów według typu

płatności, pracownika, dostawcy,

czasu)

Obieg delegacji oraz ich rozliczanie

• Elektroniczne uzupełnienie wniosku

• Obieg wniosku zgodnie z ustalonym

obiegiem

• Obsługa delegacji krajowych oraz

zagranicznych

• Rozliczanie delegacji

• Integracja z budżetem

• Terminarz delegacji

Zarządzanie umowami

• Elektroniczna ewidencja umów

podpisanych

• Określanie komórki organizacyjnej

która jest właścicielem umowy

• Określanie ryzyka związanych z

realizacją umowy

• Ewidencja kontroli wykonywanych w

trakcie realizacji umowy

• Możliwość rejestracji umów dla wielu

firm (ważne z punktu widzenia

korzystania z rozwiązania przez wiele

podmiotów)

Elektroniczna obsługa ofert

• System ofertowy (projektowanie

oferty, jej wizualizacja, proces

obiegu)

• Elektroniczna wysyłka oferty do

kontrahenta

• Podgląd oferty poprzez stronę

internetową

• Automatyczna aktualizacja cen w SAP

po akceptacji klienta

Zarządzanie zamówieniami

• Elektroniczne składanie zamówień

przez kontrahentów

• Integracja z elektronicznym systemem

ofert

• Integracja z systemem SAP

• Import zamówień z 12 popularnych

systemów ERP w formatach xml, csv,

xls, pdf.

Obsługa skarg i reklamacji

• Rejestracja pism według typ oraz

formy złożonego dokumentu.

• Określenie wstępnej klasyfikacji

problemu już podczas rejestracji.

• Ścieżka obiegu dokumentów na

podstawie zdefiniowanych zależności.

• Elektroniczny obieg odpowiedzi na

zgłoszone sprawy.

• Dostęp do 8 najważniejszych raportów

Obsługa zgłoszeń serwisowych

• Wsparcie dla działów serwisowych / helpdesku.

• Ewidencja elektroniczna zgłoszeń na podstawie

zdefiniowanych kategorii problemów.

• Automatyczne podpowiadanie przez system

rozwiązań do rejestrowanych zgłoszeń.

• Obieg zgłoszeń na podstawie zdefiniowanych

zależności.

• Tworzenie bazy wiedzy.

• Dostęp do raportów.

Zarządzanie urlopami, ewidencja czasu pracy

• Elektroniczne wypełnianie wniosków przez pracowników

• Elektroniczne akceptowanie wniosków

• Wyeliminowanie papierowych wniosków (wyjątki: np. urlop bezpłatny,

ojcowski)

• Ograniczenie do minimum telefonów „Ile urlopu mi jeszcze zostało, ile mam

urlopu z zeszłego roku”

Zarządzanie urlopami, ewidencja czasu pracy

• Dostęp do planów urlopowych

• Prezentacja osób nieobecnych

w danym dniu w pracy

• Dostęp do grafiku czasu pracy

poszczególnych pracowników

Plan urlopowy

Miesięczny grafik pracy

Dziękuję za uwagę

Marcin Kandefer

mk@ideo.pl

www.ideo.pl