zoho crm 導入ガイド新ui版fix zoho crmの画面構成、用語の紹介 1....

導入ガイド

文書番号：ZJTM140611101 © ZOHO Japan Corporation. Ltd. All Rights Reserved.

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0. はじめに 0.1 導入の流れ 0.2 Zoho CRMの画面構成、用語の紹介 1. 基本情報を設定しよう 1.1 Zoho CRMで組織を作成する 1.2 Zoho CRMにサインインする 1.3 個人設定を変更する 1.4 組織設定を変更する [Tea Break] 有料プランの比較 2. ユーザーを登録しよう 2.1 ユーザーを追加する 2.2 権限を設定する 2.3 役職を設定する 2.4 ユーザーに役職と権限を割り当てる 3. 自社の運用に合わせてカスタマイズしよう 3.1 タブをカスタマイズする 3.2 項目をカスタマイズする[S] 3.3 レイアウトをカスタマイズする 4. データを登録しよう 4.1 1 件ずつデータを登録する 4.2 データをインポートする 4.2.1 インポートするデータを準備する 4.2.2 データをインポートする 4.2 .3 インポートしたデータを取り消す 4.3 Web フォームからデータを登録する 4.3.1 Web フォームを作成する 4.3.2 Web フォームからデータを登録する 4.4 ビューをカスタマイズする 5. タブ毎にデータを登録/確認/編集しよう 5.1 取引先のデータを登録/確認/編集する 5.2 連絡先のデータを登録/確認/編集する 5.3 商談のデータを登録/確認/編集する 5.4 活動のデータを登録/確認/編集する 6. レポートを活用しよう 6.1 レポートで商談の状況を確認する 6.2 レポートを作成する [S] 6.3 定期レポートを作成する [S]

目次

[S] ：スタンダードプラン以上で使用できる機能 [P] ：プロフェッショナルプラン以上で使用できる機能


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0. はじめに

0.1 導入の流れ CRMの導入において一番つまづきやすいポイントは、CRMのすべての機能を最初から使いこなそうとすることです。すべての機能を把握しようとすること、現在の業務を一気に CRM上で実現しようと無理にすりあわせること、実装などの行程に時間がかかり、CRMを使おうというモチベーションが下がってしまい、お金と時間、人員をかけたのに結局導入できなかったというケースをよく見かけます。ゾーホージャパンでは、Zoho CRM の豊富な機能の中から必要最低限の顧客管理の機能だけに絞り、CRMの利用を開始することをおすすめしています。利用する機能を絞り込むことで、導入にかける時間やお金を節約して営業担当者のモチベーションを保てるだけでなく、現在の業務の改善点を見つけやすくなるというメリットがあります。必要最低限の機能から始めて、次のステップとして業務を改善するために必要な機能を徐々に追加していきましょう。このテキストではこの考え方に基づいて、各機能の紹介、使い方を説明しています。

0.2 CRM の画面構成、用語の紹介ここでは Zoho CRMの画面構成や Zoho CRM特有の用語を紹介します。次の画面は Zoho CRMの基本となるビューの画面です。

①タブタブごとに機能が分かれています。営業・マーケティング・サポート・在庫管理

など、プロセスに応じてカスタマイズが可能です。 ②ビュータブのデータを一覧で表示するための機能です。表示内容の変更や、新規ビュー

の作成もできるので、効果的なアプローチや状況判断に有効です。 ③見込み客のフィルター ③-1ビューに表示されている項目で、タブ内のデータを検索できます。

③-2 フィルターの表示／非表示の切り替えができます。 ④新しいデータの作成このボタンをクリックすると、新しいデータの作成画面が表示されます。 ⑤インポートボタン外部のファイルからデータをインポートするための機能です。データをインポー

トするにはこのボタンをクリックしてください

⑥ツールボタン見込み客や連絡先など、タブのデータに対して一括で処理を行う機能です。一括メールの配信や担当者の変更、Zohoシートビュー（表計算シート形式でデータの編集が可能）への切り替えや印刷ができます。

⑦検索ボックスすべてのタブのデータから検索内容を抽出する機能です。検索条件に一致した各タブのデータを確認できます。

０. はじめに

① ②

③-1

③-2

④ ⑤ ⑥

⑦


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次の画面は Zoho CRMのデータを確認できる詳細画面です。

⑧概要ビュー現在閲覧しているデータの概要や写真を確認できます。必要に応じて表

示する項目を変更できます。 ⑨詳細情報現在閲覧しているデータのすべての情報を確認できます。必要に応じて非

表示にできます。 ⑩メモ現在閲覧しているデータに関するメモを保存できる機能です。商談の打

ち合わせの議事録や連絡先の特記事項などを記録でき、担当者の引き継ぎ時に役立ちます。

⑪関連リスト連絡先や商談など、現在閲覧しているデータに関連付けされているデータを確認できる機能です。

⑧

⑨

⑪

⑩


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1. 基本情報を設定しよう

1.1 Zoho CRM で組織を作成する Zoho CRM の利用を開始するには、Zoho アカウントを取得し、Zoho CRM の組織を作成する必要があります。 Zoho CRM の組織を作成すると、顧客情報や商談・活動情報の管理ができるようになり、ユーザーを追加し部門／組織単位で利用することで情報の一元化や共有が可能になります。ステップ 1 Zoho CRM の Web サイトにアクセスする Zoho CRMのWeb サイト（ https://www.zoho.jp/crm/ ）にアクセスしたら、画面右上の「登録」ボタンをクリックしてください。 Zoho アカウントの登録画面が表示されます。

ステップ 2 Zoho アカウントを作成する Zoho アカウント登録画面が表示されます。お名前、会社名、電話番号、メールアドレス、Zoho アカウントのパスワードを入力してください。

「登録」ボタンをクリックすると、Zoho アカウントが作成され、自動的に Zoho CRM の組織も作成されます。

１. 基本情報を設定しよう


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ステップ 3 Zoho アカウントの登録を認証する「Zoho にようこそ！」という件名のメールに記載されている URL にアクセスし、パスワードを入力してください。

[チェックポイント] この操作を行わないと、登録から 30 日後に Zoho アカウントの登録が無効になり、Zoho CRM を利用できなくなります。忘れずに Zoho アカウントの登録を認証しましょう。


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1.2 Zoho CRM にサインインする Zoho CRM の組織を作成したら、Zoho CRM にサインインする必要があります。Zoho CRM のWeb サイトから Zoho CRM にサインインしましょう。ステップ 1 Zoho CRM の Web サイトにアクセスする Zoho CRM のWeb サイトの画面右上の「サインイン」ボタンをクリックしてください。

ステップ 2 メールアドレスとパスワードを入力してください。メールアドレスとパスワードを入力し、「サインイン」ボタンをクリックすると Zoho CRM にサインインできます。


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1.3 個人設定を変更する Zoho CRM では、言語やタイムゾーン、氏名フォーマットなど各ユーザーの属性（個人設定）を管理できます。個人設定を変更して、CRMを使いやすくしましょう。ステップ 1 地域設定を変更する [設定] > [個人設定]に移動し、地域情報というセクションの「」をクリックしてください。言語、日付フォーマット、時刻のフォーマット、タイムゾーンを変更できます。日本語版では予め次のように設定されています。自分が住んでいる地域や国に合わせて内容を変更しましょう。言語：日本語日付フォーマット：日本時刻のフォーマット：12 時間タイムゾーン：日本標準時ステップ 2 氏名フォーマットを変更する [設定] > [個人設定] > [氏名フォーマット]に移動し、ドラッグ＆ドロップで使用したい氏名フォーマットを設定してください。日本語名で顧客データを登録する場合は、以下の並びに変更してください。この設定に基づいて Zoho CRMのデータの氏名が表示されます。


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1.4 組織設定を変更する

Zoho CRMでは、住所情報や地域情報、ロゴ、会計年度など組織の属性（組織設定）を管理できます。ステップ 1 組織情報を設定する [設定] > [組織情報]に移動し、「」ボタンをクリックしてください。組織情報、住所情報、地域情報、会社のロゴを変更できます。 Zoho CRMで発行する請求書や顧客向けに配信するメールは、地域情報というセクションの設定を元にしています。このセクションの値が適切でないと、意図した表記とは異なる場合や、意図した時間に通知やメールが配信されない場合があるので注意しましょう。ステップ 2 会計年度を設定する [設定] > [組織情報] > [会計年度]に移動し、会計年度の開始月、会計年度の基準をそれぞれ選択してください。会計年度を設定すると、すべての売上予測やレポートなどに会計年度の情報が反映されます。

[Tea Break] 有料プランの比較 Zoho CRMでは必要な機能を必要な分だけ利用できる形態のプラン構成になっています。・無料プラン営業担当者が 10 名以下のスタートアップなどで、SFA の機能を利用したい方・スタンダードプランあまりカスタマイズを必要とせず、キャンペーンによる見込み客/連絡先の管理や一括メール配信を利用したい方・プロフェッショナルプランカスタマイズを必要とし、メール連携や Google Apps 連携など Zoho CRMと他のサービスを連携させて使用したい方・エンタープライズプランカスタマイズを必要とし、ステップメールやワークフローなど業務の自動化を行いたい方初めは無料プランやスタンダードプランから使い始めて、必要に応じて上位のプランにアップグレードすることをおすすめします。各プランの詳細は次のページから確認できます。料金プラン詳細 https://www.zoho.jp/crm/comparison.html


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2. ユーザーを登録しよう

2.1 ユーザーを追加する Zoho CRMを複数の営業担当者で使用するには、ユーザーを招待する必要があります。ユーザーを招待し、権限や役職を設定すると、複数のユーザーでデータを管理できるようになります。ステップ 1 新しいユーザーを CRM に招待する [設定] > [ユーザー]に移動し、「新しいユーザーの追加」ボタンをクリックしてください。

「新しいユーザーの追加」をクリックして、新しく追加するユーザーの姓、名、メールアドレスを入力し、役職・権限の設定をしてください。 ※「役職」の設定は、初期状態では「CEO（最高経営責任者）」または「マネージャー」のみ選択可能です。 ※「権限」の設定は、初期状態では「管理者（すべての操作が可能）」または「標準ユーザー（管理者権限をもたない）」のみ選択可能です。「保存」ボタンをクリックすると、追加したユーザーのメールアドレス宛に招待メールが送信されます。ステップ 2 招待メールを承認する招待メールの本文内に、「今すぐ参加」というリンクが表示されます。このリンクをクリックしてください。

２. ユーザーを登録しよう


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Zoho アカウントの作成画面が表示されます。画面にしたがって Zoho アカウントを作成してください。「アカウントの作成」をクリックすると、Zoho CRMの画面に移行し自動的に Zoho CRMへの招待が承認されます。

2.2. 権限を設定する Zoho CRMでは、各ユーザーに対して、タブ別、サブタブ別、項目別に操作権限の設定が可能です。デフォルトでは、全ての機能・全てのデータの操作が可能な「管理者」権限と、一般的な機能・操作が可能な「標準」権限があります。 [チェックポイント] 権限の機能を利用するには、次の条件を満たす必要があります。無料プランや 1ユーザーで使用している場合は権限を利用できないのでご注意ください。

• 有料プランを利用していること • CRMに 2ユーザー以上追加していること

ステップ 1 標準の権限を編集する [設定] > [セキュリティ設定] > [権限設定]に移動し、標準の権限の編集画面を開いてください。表示したいタブや、各タブで許可したい操作にチェックを入れて保存してください。


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ステップ 2 新しい権限を作成する[S] [設定] > [セキュリティ設定] > [権限設定]に移動し、「新しい権限設定」ボタンをクリックしてください。権限名を入力し、権限設定の複製の欄で複製したい権限を選択してください。

「保存」をクリックすると選択した権限が複製されるので、必要な機能にアクセスできるようカスタマイズしましょう。

2.3. 役職を設定するデータの操作権限を設定できる「権限」に対して、「役職」では各データへのアクセス権限を定義できます。通常 Zoho CRMでは、自分が担当しているデータのみを表示するため、担当以外のデータにはアクセスできませんが、役職を設定することで自分の部下のデータにもアクセスできるようになります。役職で組織階層を定義し、各データへのアクセス権限を設定しましょう。デフォルトでは、「CEO(最高経営責任者)」という役職が利用できます。この役職を割り当てられたユーザーは全てのデータにアクセスできます。 [チェックポイント] 役職の機能を利用するには次の条件を満たしている必要があります。無料プランや 1ユーザーで使用している場合は役職を利用できないのでご注意ください。

• 有料プランを利用していること • CRMに 2ユーザー以上追加していること

ステップ 1 新しい役職を作成する[S] [設定] > [セキュリティ管理] > [役職]に移動し、「新しい役職」ボタンをクリックしてください。役職名、上司となる役職を設定してください。


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上司となる役職を設定すると、上司のユーザーは自身が担当しているデータにアクセスできるようになります。ステップ 2 同じ役職のユーザーにデータを共有する [設定] > [ユーザーと権限] > [役職]に移動し、対象の権限の編集画面を開いてください。「同じ役職のユーザーにデータを共有」にチェックを入れて保存してください。

同じ役職のユーザーのデータを閲覧できるようになり、営業担当者同士でデータ共有をスムーズに行えるようになります。


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2.4 ユーザーに役職と権限を割り当てる最初に追加したユーザーには「管理者」権限と「CEO（最高経営責任者）」の役職が割り当てられています。定義した権限と役職を割り当てて、組織で CRMを使えるようにしましょう。ステップ 1 既存のユーザーに役職と権限を割り当てる [設定] > [ユーザー管理] > [ユーザー]に移動し、対象のユーザーの詳細画面を開いてください。役職と権限を設定し、保存してください。


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3. 自社の運用に合わせてカスタマイズしよう

3.1 タブをカスタマイズする Zoho CRMでは SFA、マーケティング、在庫管理、サポートなど機能ごとにタブがあります。これらのタブの名称や配置を変更できます。業務内容に沿うように Zoho CRMをカスタマイズしましょう。ステップ 1 タブの名称を変更する [設定] > [カスタマイズ] > [タブ]に移動し、編集したいタブ名横の「…」をクリックしてください。メニューから「名前の変更」をクリックして、編集画面からタブの表示名を設定し、保存してください。

設定した表示名が反映され、全てのユーザーに表示されます。ステップ 2 使用しないタブを非表示にする [設定] > [カスタマイズ] > [タブ]に移動し、「タブの並び替え」ボタンをクリックしてください。使用しないタブを未選択のタブの欄に移動し、保存してください。選択したタブの欄に表示されているタブのみ、画面に表示されます。

３. 自社の運用に合わせてカスタマイズしよう


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3.2 項目をカスタマイズする[S] 各タブには、名前やメールアドレスなど各タブの機能に対応した標準の項目があります。商談のステージや見込み客のステータスなど、項目の選択肢をカスタマイズできます。また、有料プランでは標準の項目で要件を満たせない場合は、カスタム項目を追加することもできます。ステップ 1 標準の項目をカスタマイズする [設定] > [カスタマイズ] > [タブ]に移動し、タブの一覧からカスタマイズするタブを選択してください。項目の編集画面が表示されるので、項目をカスタマイズしてください。

[チェックポイント] 項目の種類によって、カスタマイズできない場合があります。また、標準の項目の項目名は変更できないのでご注意ください。ステップ 2 カスタム項目を追加する [設定] > [カスタマイズ] > [タブ]に移動し、タブの一覧からカスタム項目を追加したいタブを選択してください。「新しい項目」から追加したい項目をドラック＆ドロップで追加したい場所に設置し、項目名などの情報を設定してください。


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[チェックポイント] 利用しているプランや項目の種類によって、追加できるカスタム項目の件数に制限があります。追加できる項目の件数については同じ画面の「カスタム項目の件数」から確認できます

3.3 レイアウトをカスタマイズする各タブにセクションを追加することで、各項目を分類できます。また、セクション内で項目を自由に配置できます。ドラッグ＆ドロップで使いやすいレイアウトに変更しましょう。ステップ 1 セクションをカスタマイズする [設定] > [カスタマイズ] > [タブ]に移動し、レイアウトをカスタマイズしたいタブを選択してください。セクション名の変更や、セクション内のレイアウトをドラック＆ドロップで設定できます。

「新しいセクション」をドラック＆ドロップで設置すると、新しいセクションを追加できます。 [チェックポイント] レイアウトをカスタマイズした後に、必ず「レイアウトの保存」ボタンをクリックしてください。「保存」ボタンをクリックしないと CRMには反映されないので注意しましょう。


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4.データを登録しよう

4.1 1 件ずつデータを登録する Zoho CRMではいくつかの方法でデータを登録できます。見込み客タブを例にデータを登録する方法を確認していきましょう。ステップ 1 1 件ずつデータを作成する見込み客タブのビューを開き、「+」ボタンをクリックし、見込み客の作成の画面で必要な情報を入力し、「保存」ボタンをクリックしてください。

[チェックポイント] 「見込み客の作成」ボタンはデータが登録されていない時にのみ表示されます。データを登録している状態の時は、「+」ボタンをクリックしてください。ステップ 2 既存のデータを複製する見込み客タブのビューを開き、複製したい見込み客のデータをクリックしてください。「…」ボタンをクリックし、「複製」ボタンをクリックしてください。複製されたデータを編集し、「保存」をクリックします。

４. データを登録しよう


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4.2 データをインポートする Zoho CRMでは Excel やテキストファイルで管理していた取引先や商談のデータをインポートできます。1件1件手入力することなく、一度に大量のデータを Zoho CRM にインポートしましょう。 [チェックポイント] 活動、請求書、見積書、受注書、発注書、売上予測、テンプレートのデータはインポートできません。活動やメモ、添付をインポートする場合は、データ移行ウィザードを使用しましょう。

4.2.1 インポートするデータを準備する Zoho CRMでは、次の形式のファイルをインポートできます。インポートするファイルを作成する際に、何点か注意する点があります。1つ 1つ確認していきましょう。

• Microsoft Excel .xls 形式 .xlsx 形式 • コンマ区切りテキスト .csv 形式 • vCard（電子名刺） .vcf 形式

ステップ 1 ファイル形式を確認する .csv 形式のファイルを使用する場合、各項目がコンマで区切られている必要があります。メモ帳などのテキストエディターで.csv ファイルを開いて正しい形式になっているか確認しましょう。 [チェックポイント] OpenOffice 等の表計算シートソフトを使用して.csv ファイルを作成した場合、コンマ区切りではなくタブ区切りになっている場合があります。必ず、事前にファイル形式が正しいか確認しましょう。 .xls 形式、.xlsx 形式のファイルを使用する場合、ファイルにグラフやフィルター、画像などが組み込まれていると予期せぬエラーが発生する場合があります。事前にこれらのオブジェクトが組み込まれていないことを確認しましょう。 [チェックポイント] 1 行につき 1件のデータが登録されているかどうか、空白行が挿入されていないか確認しましょう。空白行が挿入されていると、空白行以降のデータが正しくインポートされない場合があります。ステップ 2 禁則文字を確認するインポートするファイルに次の文字がないことを確認しましょう。禁則文字を含むファイルをインポートすると、エラーが発生します。

• 二重引用符（"） • 縦棒（|） • 山括弧（<>）

ステップ 3 必須項目を確認する


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必須項目に値が挿入されていることを確認しましょう。必須項目に値が挿入されていないと、そのデータだけインポートされないことがあります。ステップ 4 チェックボックスのデータを確認するチェックボックスの項目のデータをインポートする場合、チェックボックスの値を次のように変更しましょう。チェックボックスが選択された状態：True、または、1 チェックボックスが選択されていない状態：False、または、0 ステップ 5 選択リストのデータを確認する選択リストの項目のデータをインポートする場合、選択リストの値が Zoho CRM の項目の値として登録されていることを確認しましょう。ステップ 6 日付/日時のデータを確認する日付/日時のデータの形式が「MM/dd/yyyy」、もしくは、「MM/dd/yyyy hh:mm:ss」になっていることを確認しましょう。ステップ 7 ユーザー名を確認するインポートするデータを他のユーザーに割り当てる場合、対象のユーザーのメールアドレスがインポートするファイルに記述されている必要があります。割り当てたいユーザーのメールアドレスが記載されているか確認しましょう。ステップ 8 ファイルサイズを確認する Zoho CRMでは 5MBを超えるファイルをインポートすることはできません。ファイルサイズが 5MBを超える場合は、ファイルを分割しましょう。ステップ 9 レコードの件数を確認する .xls 形式、.xlsx 形式、.vcf 形式の場合、一度にインポートできる件数は 1,500 件です。1,500 件を超える場合は、ファイルを分割するか、.csv 形式を使用しましょう。.csv 形式のファイルをインポートする場合、利用しているプランに応じて、一度にインポートできるデータの件数の上限が増えます。スタンダードプラン：1回のインポートにつき 10,000 件までプロフェッショナルプラン：1回のインポートにつき 20,000 件までエンタープライズプラン：1回のインポートにつき 30,000 件まで [チェックポイント] 有料プランのユーザーは、後述する上書きやスキップオプションを使用できます。


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4.2.2 データをインポートする用意したデータを各タブにインポートしてみましょう。今回は見込み客タブに.csv 形式のファイルをインポートすることを前提に紹介します。ステップ 1 自分が担当するデータとしてインポートする見込み客タブを開き、「見込み客のインポート」ボタンをクリックしてください。見込み客のインポートの画面でインポートするファイルを選択し、重複データがあった場合の処理方法を選択します。「?」マークをクリックするとヘルプが表示されるので、該当の処理にチェックを入れてください。「次へ」ボタンをクリックしましょう。

[チェックポイント] .csv 形式のファイルをインポートする場合、インポート画面の「詳細設定」をクリックし、文字コードの欄で適切な文字コードを選択してください。例えば、Microsoft Excel で.csv ファイルを作成した場合、「Shift_JIS」という文字コードを選択しましょう。文字コードが適切に設定されていないと、インポートしたデータが文字化けすることがあります。


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項目の関連付けの画面で、インポートするファイルの項目と、Zoho CRMの項目の関連付けをしてください。必須項目を関連付けしていなかったり、データ形式が異なる項目を関連付けすると、エラーの原因となるので、注意しましょう。関連付けができたら「次へ」をクリックします。

関連付けの確認の画面が表示されるので、関連付けし忘れている項目がないか確認してください。問題なければ「インポート」ボタンをクリックしてインポートしましょう。ステップ 2 他のユーザーが担当するデータとしてインポートする見込み客タブを開き、「見込み客のインポート」ボタンをクリックしてください。見込み客のインポートの画面で、「組織の見込み客のインポート」にチェックを入れ、インポートするファイルを選択して「次へ」ボタンをクリックしましょう。

[チェックポイント] 見込み客の割り当てルールに基づいて割り当てを行う場合、詳細設定の割り当てルールに基づいて見込み客の担当者を割り当てるの欄で使用する割り当てルールを選択してください。項目の関連付けの画面で、インポートするファイルの項目と、Zoho CRMの項目の関連付けをしてください。この時、必ず「見込み客の担当者」を割り当てるようにしましょう。この項目の割り当てを行わないと他のユーザーに割り当てできなくなるので注意しましょう。


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関連付けの確認の画面で、関連付けし忘れている項目がないか確認してください。問題なければ「インポート」ボタンをクリックしてインポートしましょう。ステップ 3 上書きインポートする - [S] 有料プランでは Zoho CRM に登録されているデータをインポートするデータで上書きすることができます。見込み客タブを開き、「見込み客のインポート」ボタンをクリックしてください。見込み客のインポートの画面でインポートするファイルを選択し、重複データの欄で「上書き」を選択して「次へ」ボタンをクリックしましょう。

[チェックポイント] 上書きインポートを使用すると、インポートするファイルのデータで Zoho CRM のデータを上書きできます。見込み客の場合、インポートするデータのメールアドレスと Zoho CRMのデータのメールアドレスが一致していれば、インポートするデータで上書きされます。上書きを行う基準となる項目は次のとおりです。見込み客、連絡先タブ：メールアドレス、各データの ID その他のタブ：件名、各データの ID Zoho CRMからエクスポートしたデータで上書きインポートする場合、各データの ID を使用して上書きインポートすることもできます。ID を使用する場合は、メールアドレスや件名よりも ID が優先されます。項目の関連付けの画面で、インポートするファイルの項目と、Zoho CRMの項目の関連付けをしてください。上書きの基準となる項目を関連付けしていない場合、エラーメッセージが表示されます。

関連付けの確認の画面で、関連付けし忘れている項目がないか確認してください。問題なければ「インポート」ボタンをクリックしてインポートしましょう。


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4.2.3 インポート履歴を確認するインポートの進捗や過去のインポートの結果をインポート履歴から確認できます。また、複数のファイルをインポートした時に間違ってインポートしたデータを削除することもできます。ステップ 1 インポートした履歴を確認する [設定] > [データ管理] > [インポートの履歴]に移動してください。インポートしたファイル、インポート先のタブ、インポートしたユーザー、インポートした日時、インポートしたデータの件数、ステータスなどの情報を確認できます。

[チェックポイント] インポートしたデータは、インポートしてから 30 日以内であれば一括で削除できます。30 日を過ぎると削除ができなくなるので、ビューから削除してください。


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4.3 Web フォームからデータを登録する

4.3.1 Web フォームを作成する Zoho CRMはWeb サイトやブログとも連携でき、ブログやWeb サイトに組み込んだフォームから登録されたデータを見込み客、連絡先、問い合わせとして登録できます。例えば、資料ダウンロードやお問い合わせフォームに CRMで作成したWeb フォームを組み込むと、自動で見込み客や連絡先に登録することができます。見込み客として登録するフォームを作成してみましょう。ステップ 1 Web フォームを作成する [設定] > [Web サイト連携] > [Web フォーム]に移動し、「新しい見込み客フォームの作成」ボタンをクリックしてください。フォームの作成画面でフォームに追加したい項目をドラッグ＆ドロップで追加しましょう。

「プレビュー」ボタンをクリックすると、実際に組み込んだ様子を確認できます。問題なければ「次のアクション」をクリックしてください。 [チェックポイント] 詳細ツールのセクションのキャプチャを設置すると、スパム投稿を防ぐことができます。Web サイトから不要なデータが登録される場合は、キャプチャを設置してみましょう。


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ステップ 2 Web フォームを設定するフォームの詳細画面で、フォーム名、移動先のページの URL などフォームの詳細を設定しましょう。通知や割り当てなど、必要な情報を設定したら「保存」ボタンをクリックしてください。

[チェックポイント] 通常ではWeb フォームは 1カ所にのみ設置できます。複数のWeb サイトやブログに設置する場合は、フォームを設置する URL の欄に「*」を入力しましょう。

4.3.2 Web フォームから Web サイトに組み込む Web フォームを作成すると、組み込み用の HTML コードとスクリプト、Web フォームのソースが生成されます。目的に応じたスクリプトや HTML コードをWeb サイトに組み込んでみましょう。Web サイトに組み込んだフォームからデータを登録すると、Zoho CRMに見込み客として登録されます。


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4.4 ビューをカスタマイズするビューは目的のデータを抽出するための機能で、「すべての見込み客」や「今月完了予定の商談」など標準のビューが利用できます。ビューに表示する項目の変更や、新しいカスタムビューの作成も可能です。目的のデータを表示するためのビューを作成しましょう。ステップ 1 標準のビューをカスタマイズするビューにカーソルを合わせて「編集」をクリックし、ビューの編集画面を開いてください。ビューに表示したい項目を選択した項目の欄に追加して保存してください。

ステップ 2 カスタムビューを作成するビューにカーソルを合わせて「ビューの作成」をクリックし、カスタムビューの作成画面を開いてください。ビュー名、ビューに表示したい項目、ビューのアクセス権限を設定しましょう。


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カスタムビューにフィルターを設定すると、フィルターの条件に合致したデータのみ表示できます。例えば、見込み客タブでステータスが「未連絡」で、奈良県に住んでいる見込み客を表示したい場合、次のようにフィルターを設定しましょう。


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5. タブごとにデータを登録/確認/編集しよう

5.1 取引先のデータを登録/確認/編集する取引先タブでは、取引先の住所、業界、親取引先など取引先に関する情報を管理できます。取引先の登録方法を確認しましょう。ステップ 1 取引先を登録する取引先タブを開き、「新しい取引先」ボタンをクリックし、作成画面で取引先の社名、取引先の種類、業界などの情報を入力しましょう。

業界、取引先の種類、従業員数などの項目は取引先の評価や分類をする上で役立つ情報です。これらの情報を入力して、売上の分析やアプローチ先の検討に役立てましょう【1】。 [チェックポイント] Zoho CRMの取引先タブでは、グループ企業の情報を管理できます。グループ企業の取引先を作成する際に、親取引先の欄で親企業となる取引先を選択してください。そうすることでグループ企業を管理できるようになります。ステップ 2 取引先を確認/編集する取引先タブのビューを開き、確認したい取引先名をクリックしてください。対象の取引先の詳細画面が表示されます。

5. タブごとにデータを登録/確認/編集しよう


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画面上部の「編集」ボタンをクリックすると、現在のデータを編集できます。

5.2 連絡先のデータを登録/確認/編集する連絡先タブでは、連絡先のメールアドレス、住所、所属部署など連絡先に関する情報を管理できます。連絡先の登録方法を確認しましょう。ステップ 1 連絡先を登録する連絡先タブを開き、「新しい連絡先」ボタンをクリックし、作成画面で連絡先の氏名、取引先、メールアドレスを入力しましょう。

連絡先に取引先を関連付けする場合、取引先名の項目で関連付けしたい取引先を選択しましょう。取引先を関連付けすることで、取引先の住所情報が連絡先の住所情報に自動で挿入されます。 [チェックポイント] 取引先と連絡先を関連付けしても、取引先の住所情報と連絡先の住所情報が自動的に同期されるわけではありません。取引先や連絡先の住所を変更する場合は、取引先と連絡先の住所情報をそれぞれ変更する必要があるので注意しましょう。ステップ 2 連絡先を確認/編集する連絡先タブのビューを開き、確認したい連絡先の氏名をクリックしてください。対象の連絡先の詳細画面が表示されます。



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5.3 商談のデータを登録/確認/編集する商談タブでは、商談の総額、完了予定日など商談に関する情報を管理できます。商談の登録方法を確認しましょう。ステップ 1 商談を登録する商談タブを開き、「新しい商談」ボタンをクリックし、作成画面で商談名、総額、完了予定日、ステージを入力しましょう。

商談を取引先、連絡先に関連付けする場合は、取引先名、連絡先名の項目で関連付けしたいデータを選択しましょう。取引先や連絡先に関連付けすることで、取引先/連絡先ごとに商談を集計できるようになります。総額とステージを入力すると、選択したステージに対応する売上の期待値が自動的に算出されます。売上の目安にできます。 [チェックポイント] ステージと確度をカスタマイズすることで、商談の状況を細かに管理できるようになります。[設定] > [カスタマイズ] > [タブ] > [商談]からカスタマイズできるので、管理しやすいステージと確度を設定しましょう。ステップ 2 ステージ履歴を確認する商談のステージを変更すると、ステージを変更した日時、総額、完了予定日などの情報がステージ履歴として記録され、ステージ記録という関連リストで確認できるようになります。商談の進捗状況の確認や、次のステージに移行するまでの日数が算出されるので、今後の営業活動の改善に役立てましょう。

ステップ 3 商談を確認/編集する商談タブのビューを開き、確認したい商談の商談名をクリックしてください。対象の商談の詳細画面が表示されます。


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5.4 活動のデータを登録/確認/編集する活動タブでは、予定、タスク、通話のデータを管理できます。各データの登録方法を確認しましょう。ステップ 1 予定を登録する活動タブを開き、「新しい予定」ボタンをクリックし、作成画面で予定の件名、開始日時、終了日時を入力してください。

予定を見込み客や連絡先、商談など他のタブに関連付けする場合は、関連付けしたいタブを選択した後に、対象のデータを選択しましょう「繰り返し設定」にチェックを入れると、週次レビューや定期ミーティングなど繰り返しの予定を設定できます。繰り返しの開始日、終了日、繰り返し間隔を設定しましょう。


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有料プランではリマインダーを利用できます。「リマインダー」にチェックを入れると、設定した時間にリマインダーを送信できます。リマインダーを送信するタイミング、リマインダーの種類(メール＆ポップアップ)を設定しましょう【3】。ステップ 2 タスクを登録する活動タブを開き、「新しいタスク」ボタンをクリックし、作成画面でタスクの件名、期限、ステータス、優先度を設定してください。

タスクを見込み客や連絡先、商談など他のタブに関連付けする場合は、関連付けしたいタブを選択した後に、対象のデータを選択しましょう。繰り返し設定にチェックを入れると、週次レビューや定期ミーティングなど繰り返しの予定を設定できます。繰り返しの開始日、終了日、繰り返し間隔を設定しましょう。有料プランではリマインダーを利用できます。「リマインダー」にチェックを入れると、設定した時間にリマインダーを送信できます。リマインダーを送信するタイミング、リマインダーの種類(メール＆ポップアップ)を設定しましょう。 [チェックポイント] タスクにステータスと優先度を設定することで、どのタスクから着手するか判断しやすくなります。[設定] > [カスタマイズ] > [項目]からステータスと優先度をカスタマイズできるので、管理しやすいステータスと優先度を設定しましょう。


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ステップ 3 通話を登録する活動タブを開き、「新しい通話」ボタンをクリックし、通話の件名、通話の種類、通話の目的を入力してください。

通話を見込み客や連絡先、商談など他のタブに関連付けする場合は、関連付けしたいタブを選択した後に、対象のデータを選択しましょう。見込み客や連絡先に関連付けすることで、通話の相手を記録できます。電話情報の項目にて通話時間を記録できます。手動で入力するか、タイマーを使用して通話時間を記録しましょう。ステップ 4 活動のデータを確認/編集する活動タブのビューを開き、確認したいデータの件名をクリックしてください。対象のデータの詳細画面が表示されます。



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6. レポートを活用しよう Zoho CRMに登録されたデータを表やグラフという形で確認できます。デフォルトで様々なレポートが用意されており、様々な角度からデータを確認し、次の行動の判断に役立てることができます。また、必要に応じてレポートをカスタマイズすることも可能です。

6.1 レポートで商談の状況を確認する標準のレポート「ステージ別の進捗状況」を使用して、各商談の進捗状況を確認してみましょう。ステップ 1 レポートタブにアクセスするレポートタブを開き、画面左に表示されるフォルダから「商談レポート」というレポートフォルダーを開いてください。商談に関する標準のレポートが表示されるので、「ステージ別の進捗状況」というレポートをクリックしてください。レポートが表示されます。

ステップ 2 フィルターを使用して、特定の期間のレポートを表示するフィルターを使用して、商談の完了予定日が今月の商談のレポートを表示してみましょう。フィルターと表示されているセクションをクリックし、項目の欄から「商談完了予定日」を選択し、その隣の欄にて「今月」を選択してください。「フィルターの適用」ボタンをクリックすると、商談の完了予定日が今月の商談のレポートが表示されます。

６. レポートを活用しよう


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[チェックポイント] この標準のフィルターを使用すると、今月、来月といった相対的な期間だけでなく、7月 30 日から 8月 4日までといった特定の期間を指定することもできます。ステップ 3 レポートをエクスポートする Zoho CRMでは、レポートを.xls/.cvs/.pdf 形式でエクスポートすることが可能です。レポートを印刷したい時や、他のサービスでレポートのデータを解析したい場合などに利用できます。 .xls 形式でエクスポートする場合は、[エクスポート] > [xls 形式]をクリックしてください。エクスポートしたデータをダウンロードできます。

6.2 レポートを作成する [S] 商談のメモを表示するレポートを作成し、営業担当者の活動状況を確認しましょう。今回は、総額が 100,000円以上で、今月完了予定の商談のメモを表示するレポートを作成します。ステップ 1 対象のタブを選択するレポートの画面で「レポートの作成」ボタンをクリックしてください。レポートの作成画面が表示されます。この画面で次のようにタブを選択し、「続ける」をクリックしてください。タブの選択：商談関連タブの選択：メモ


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[チェックポイント] タブの選択の欄では親となるタブを選択し、関連タブの選択の欄では異なるタブを選択することで実現できます。例えば、各取引先に発行した請求書を表示するようなレポートを作成する場合、次のように選択してください。タブの選択：取引先関連タブの選択：請求書関連タブの選択の欄で選択できるタブは合計で 4件までなので注意しましょう。ステップ 2 レポートの種類を選択する Zoho CRMでは次の種類のレポートを作成できます。今回は要約レポートを選択してください。

• 表形式レポート：データの一覧を表形式で表示するレポートです。 • 要約レポート：データのグループ化や集計を行うレポートです。 • マトリクスレポート：縦横の軸を利用して各項目のデータを整理して表示するレポートです。

ステップ 3 レポートに表示する項目を選択する項目選択のタブを開いてください。レポートに表示できる項目が選択可能な項目の欄に表示されます。この欄からレポートに表示したい項目を選択し、「追加」ボタンをクリックしてください。


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今回は、商談名、完了予定日、メモ作成者、メモの内容、メモの登録日時を選択してください。ステップ 4 グループ化する項目を選択するグループ化のタブを開いてください。このタブではグループ化する項目を 3階層まで設定できます。グループ化する項目（1番目）の欄で商談名を選択してください。


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ステップ 5 フィルターを設定するフィルターのタブを開いてください。このタブではレポートに表示するデータを抽出するためのフィルターを設定できます。標準フィルター、詳細フィルターのセクションでそれぞれ次のように設定してください。

[チェックポイント] 標準フィルターではデータを抽出する期間を最初に表示する内容として指定できます。例えば、商談の完了予定日が今月、予定の開始日が過去 7日以内など、日付/日時の項目に対して相対的な基準を設定できます。レポートの編集画面で設定した内容はデフォルトとして設定されます。レポートの表示画面でデフォルトとは別の期間を適用することもできます（6.1 ステップ 5を参照）。詳細フィルターではデータを抽出するための条件を指定できます。例えば、現在進行している商談を表示するために、ステージが次の値を含まない失注と言った形で絶対的な基準を設定できます。ただし、標準フィルターとは違い、レポートの表示画面で詳細フィルターの条件を変更することはできません。ステップ 6 レポートを保存するレポートの作成画面に表示されている「保存」ボタンをクリックしてください。レポートの保存というダイアログが表示されるので、レポート名、保存先となるレポートフォルダーを選択し、「保存」をクリックしてください。

以上の手順でレポートを作成できます。


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6.3 定期レポートを作成する[S] Zoho CRMでは定期レポートを作成し、設定した日時にエクスポートしたレポートを受信することが可能です。ステップ 1 定期レポートを作成するレポートタブを開き、画面右のレポートフォルダーの一覧から「定期レポート」のフォルダーをクリックしてください。定期レポートの一覧が表示されます。「新しい定期レポート作成」ボタンをクリックしてください。

A 新しい定期レポート作成の画面にて、次の項目を選択してください。レポート、ファイルのエクスポート形式、開始日、間隔、終了日ステップ 3 定期レポートの受信者を設定する受信者情報のセクションにて、定期レポートの送付先を選択し、「予定」をクリックしてください。特定の役職やグループのユーザーへの送信や、特定のユーザーへの送信ができます。


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