～会社で必要な準備と手続きとは～

中小企業のマイナンバー対応

1. マイナンバーとは

2. マイナンバーの管理の必要性

3. 対応準備と必要な手続きの概要

4. 手続き詳細と参考書式

目次

１．マイナンバーとは

マイナンバー（個人番号）とは、国民一人ひとりが持つ１２桁の番号のことです。

直近では、 28 年 1 月 1 日以降に退職される方に出す「源泉徴収票」から「義務」になります

マイナンバ－は個人情報で罰則規定もある重要情報です。

２．マイナンバー管理の必要性

「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

罰則規定

● 　悪意を持って漏えいした場合

● 　過失によって漏えいした場合

● 　不正な侵害によって他人の　　 番号を取得した場合

● 　不正な手段によって他人の　　 番号カードを取得した場合

4 年以下の懲役または 200 万円以下の罰金（執行猶予なし）

３年以下の懲役または１５０万円以下の罰金

３年以下の懲役または１５０万円以下の罰金 （＋刑法規定の刑罰）

半年以下の懲役または５０万円以下の罰金

従業員が漏えいをしてしまった場合、従業員と会社の両方が罰せられることになります。　　　　　　　　　　　　　（法第 77 条 1 項）

適切適法な対応が求められます

３．対応準備と必要な手続きの概要

３．対応準備と必要な手続きの概要

１、事前準備

２、周知

３、回収

４、保管

５、提供（委託）

・社内での体制作り・担当者の選任・取扱規定や取扱基本方針など対外的に示すものの作成

・従業員に対する事前周知

・各種書式の発行と回収・セキュリティの確認・提供不能な従業員への対応

・取り決めた場所への保管

・税理士事務所等への提供

４．手続き詳細と参考書式

＜ステップ＞

① 「特定個人情報保護責任者」「事務取扱担当責任者」「監査責任者」「事務取扱担当者」の選定

② 「取扱区域」「管理区域」の設定

③ 「取扱状況確認方法」の設定

④ 「取扱基本方針」「取扱規定」の策定

⑤ 「委託に関する覚書」の取り交わし

４－１　事前準備

＜ステップ＞

① 「特定個人情報保護責任者」「事務取扱担当責任者」「監査責任者」「事務取扱担当者」の選定

② 「取扱区域」「管理区域」の設定

③ 「取扱状況確認方法」の設定

④ 「取扱基本方針」「取扱規定」の策定

⑤ 「委託に関する覚書」の取り交わし

４－１　事前準備

「マイナンバー管理体制構築シート」「特定個人情報取扱規程に関する内部管理体制」

を作成します

「マイナンバー管理体制構築シート」　サンプル

「特定個人情報取扱規程に関する内部管理体制」　サンプル

【 ①取扱区域の注意点】

● 　原則として、全ての事務作業は「取扱区域」内で行うことになります。

● 　不特定多数の人間が恒常的に行き交う場所でないことを確認してください。

● 　また、事務作業者の机が周囲から容易に覗きこまれるような場所の場合は、場所を壁側にする、ついたてを立てるなど、見えにくいようにして下さい。

【 ②取扱事務担当者の注意点】

● 　内部管理体制で定めた「取扱事務担当責任者」および「取扱事務担当者」以外は、事務作業に関わることはできません。

● 　責任の所在を明らかにするためにも、担当者をあらかじめしっかりと定めておいて下さい。

● 　担当者の一人は、会社役員やベテランなど、勤続年数の長い従業員の方や、総務・人事担当者で従業員の事をよく知っている人間が望ましいです。　　　　　　　　　　　　　　　→ 本人確認のため。

＜ステップ＞

① 「特定個人情報保護責任者」「事務取扱担当責任者」「監査責任者」「事務取扱担当者」の選定

② 「取扱区域」「管理区域」の設定

③ 「取扱状況確認方法」の設定

④ 「取扱基本方針」「取扱規定」の策定

⑤ 「委託に関する覚書」の取り交わし

４－１　事前準備

「取扱チェックリスト」を作成します

「取扱チェックリスト」　サンプル

これを印刷して、 1 年に 1度程度（決算期あたり）に、チェックして押印する

（補足）

「取扱チェックリスト」とは、適切に取り扱っていることを確認するためのものです。

「内部管理体制」の中で、使用してゆくと設定する必要がありますので、定期的に印刷し、チェックしてください。

＜ステップ＞

① 「特定個人情報保護責任者」「事務取扱担当責任者」「監査責任者」「事務取扱担当者」の選定

② 「取扱区域」「管理区域」の設定

③ 「取扱状況確認方法」の設定

④ 「取扱基本方針」「取扱規定」の策定

⑤ 「委託に関する覚書」の取り交わし

４－１　事前準備

「取扱基本方針」「取扱規定」を作成します

「取扱基本方針」サンプル

「取扱規定」サンプル

＜ステップ＞

① 「特定個人情報保護責任者」「事務取扱担当責任者」「監査責任者」「事務取扱担当者」の選定

② 「取扱区域」「管理区域」の設定

③ 「取扱状況確認方法」の設定

④ 「取扱基本方針」「取扱規定」の策定

⑤ 「委託に関する覚書」の取り交わし

４－１　事前準備

税理士事務所がマイナンバー集める場合「取扱覚書」を取り交わします

「取扱覚書」サンプル

＜書類の保管＞・管理体制構築シート・内部管理体制・取扱チェックリスト・取扱基本方針・取扱規定・取扱覚書

ファイリングし、「内部管理体制」で設定した「管理区域」に保管して下さい。

番号法にて、どのように利用するのかをあらかじめ従業員に周知することと定められています。

また、事前に周知を行うことで、通知カード等の紛失を防ぎ、スムーズな事務が出来るようになります。

４－２　周知

・「番号法に基づく個人番号の利用における周知」・「通知カードの保管及び住民票確認のお願い」・「マイナンバーカード取得手続きについて」

これらを作成し、掲示（配布）してください。

従業員各員に配布するか、従業員が目にする場所に掲示して下さい。

また、口頭での周知もお願いします。

「番号法に基づく個人番号の利用における周知」サンプル

従業員各員に配布するか、従業員が目にする場所に掲示して下さい。

また、口頭での周知もお願いします。

特に、住民票住所と現在住所が合っているかについては、口頭で周知して下さい。

「通知カードの保管及び住民票確認のお願い」サンプル

従業員各員に配布するか、従業員が目にする場所に掲示して下さい。

また、口頭での周知もお願いします。

「マイナンバーカード取得手続きについて」サンプル

（補足）

・マイナンバーカードの取得については、申請書に顔写真の添付が必要です。ただし、スマートフォン等でオンライン申請した場合は、スマホのカメラで撮影すれば良いとされています。

・取得時は、原則として市役所まで取りに行くこととなっています。 2016 年 1 月 1 日以降、順次役場から連絡があるとされています。

・内閣コメントにて、法人が一括して従業員のマイナンバーカードの申請が出来るようになるとされました。詳細は明らかになっていないので、今後の注視が必要です。（ 8/30現在情報）

４－３　回収手順

① 取扱区域の確認。

② 取扱事務担当者の確認（責任の所在の明確化）。

③ 従業員に「法人の従業員である旨の証明書」「自

身及び扶養家族の個人番号に相違ない旨の申立書」

を記名押印してもらう。

⑤ 本人確認

⑥番号回収

【 ①取扱区域の確認】（再チェック）

● 　原則として、全ての事務作業は「内部管理体制」で定めた「取扱区域」内で行うことになります。

● 　不特定多数の人間が恒常的に行き交う場所でないことを、もう一度確認してください。

● 　また、事務作業者の机が周囲から容易に覗きこまれるような場所の場合は、場所を壁側にする、ついたてを立てるなど、見えにくいようにして下さい。

【 ②取扱事務担当者の確認】（再チェック）

● 　内部管理体制で定めた「取扱事務担当責任者」および「取扱事務担当者」以外は、事務作業に関わることはできません。

● 　責任の所在を明らかにするためにも、担当者をあらかじめしっかりと定めておいて下さい。

● 　担当者の一人は、会社役員やベテランなど、勤続年数の長い従業員の方や、総務・人事担当者で従業員の事をよく知っている人間が望ましいです。　　　　　　　　　　　　　　→ 本人確認のため。

【 ③ 従業員に「従業員である旨の証明書」「自身の個人番号に相違ない旨の申立書」を書いてもらう】

● 「法人の従業員である旨の証明書」

会社が、「この者はウチの従業員に間違いない」と証明する文章。雇用契約書がある場合は不要。

● 「自身及び扶養家族の個人番号に相違ない旨の申立書」

従業員に「これは間違いなく自分と扶養家族の個人番号である」と証明させる文章。

提供前に、あらかじめ従業員に書いてもらいます

「従業員である旨の証明書」サンプル

「自身の個人番号に相違ない旨の申立書」サンプル

【 ⑤本人確認】

● 　従業員の方から「従業員である旨の証明書」「自身及び扶養家族の個人番号に相違ない旨の申立書」を回収して下さい。

● 　それぞれの書類の所定の箇所に記名押印があるか確認し、また住所や生年月日が合っているか、再度、その場で口頭で従業員本人に確かめて下さい。

● 　なお、この作業は従業員のことをよく知っている方が、個室等で行ってください。

※マイナンバーを紛失した従業員がいた場合

● 　罰則はありませんが、マイナンバーを回収し、官公庁に提出することは会社の義務とされています。

会社側に責任がないことを示すために、紛失した従業員には「特定個人情報の提供不能に関する念書」を書いてもらい、会社にて保管してください。

「特定個人情報の提供不能に関する念書」サンプル

※マイナンバーの提供を拒否した従業員がいた場合

　中には自分のマイナンバーを提供したくないという従業員の方がいるかもしれません。

　先述したように回収は会社の義務とされています。

　極力提出するように言って下さい。

　それでも駄目な場合は、「特定個人情報の提供拒否に関する念書」を書いてもらい、会社で保管して下さい。

「特定個人情報の提供拒否に関する念書」サンプル

【 ⑥番号回収】

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を使用し、マイナンバーの回収～管理保管を行うことができます。詳しくは以下 URL にてご確認ください。http://www.a-saas.com/mynumber/index.html

• 回収した一連の書類は、「内部管理体制」で定めた「管理区域」にて保管して下さい。

• 回収した書類は、ファイルないし封筒に入れるなどして、容易に見えないようにしてください。

• 法定保存期間は、原則として 9 年となります。

４－４　保管

一度回収してしまえば、あとは退職等がない限り毎年使用できます。

● 　税理士と税務等に関する業務委託を行われている方は、税理士事務所への提供をお願い致します。

● 　提供方法に関しましては、税理士の方にお問い合わせください。

４－５　提供（委託）

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【 料金】

１社　 54,000円 （税込）

※マイナンバー制度実施に伴い、ご注文が込み合ってきております。お早めにご連絡をお願いします。

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