บทท 2Meeting

(การจดประชมองคกร)

By : อ. นำาขวญ วงศประทม

Topic;

• ความหมายของ Meeting• ความสำาคญ Meeting• เปาหมายและวตถประสงค Meeting• แนวโนมของอตสาหกรรม Meeting• ประเภทของ Meeting• มลคา Meeting• หวงโซ Meeting• องคประกอบของ Meeting• ขนตอนของการจด Meeting

ศพทเกยวกบการประชม (meetings)

ในการทำางาน ผททำางานรวมกน มกจะตอง hold a meeting หรอ arrange a meeting คอจดใหมการประชม หรอ invited to a meeting หรอ called to a meeting คอไดรบเชญหรอถกเรยกใหเขาประชม

meetingคำาวา meeting ทเรามกใชเวลานดไปเจอ

กนเพอพบปะพดคยสงสรรคกนนน อนทจรง นาจะเรยกวา a party หรอ a get-together มากกวา ซงถอเปน an informal meeting หรอ a casual social gathering เปนการพบปะพดคยกนแบบไมเปนทางการ เพอการสงคม หรอถานดเจอกนเพอไปเทยวดวยกน กตองเรยกเปน a trip ไปเลย

a party หรอ a get-togethera trip

ความหมายของการประชมองคกร

ความสำาคญของการจดประชม

เปาหมายและวตถประสงคของการประชมองคกร

แนวโนมของอตสาหกรรมการประชมองคกร

Face to face meeting vs VDO

conference

Long haul vs short haul

อตสาหกรรมการประชมองคกรประเภทตาง ๆ

การแบงการประชมองคกรตามวตถประสงค

การแบงประเภทของการประชมองคกรตามภมศาสตร

การแบงประเภทของการประชมองคกรตามวาระของการประชม

การแบงประเภทของการประชมตามลกษณะขององคกร

มลคาอตสาหกรรมการประชมของประเทศไทย

หวงโซมลคาของอตสาหกรรมการประชมองคกร

ผมสวนเกยวของในอตสาหกรรมการประชมองคกร

รจกลกคา

การประชมบรษท (Meeting)

โปรแกรมและกจกรรม

องคประกอบของการประชม๑ . ประธาน คอ ผทำาหนาทควบคมการประชมทงหมด

๒ . กรรมการ คอ ผมหนาทพจารณาเรองในวาระการประชม และตงขอเสนอหรอญตตใหทประชมพจารณา๓ . เลขานการ คอ ผทำาหนาทออกจดหมายเชญประชม จดระเบยบวาระการประชมบนทกรายงานการประชมและอำานวยความสะดวกในเรองตาง ๆ๔ . ระเบยบวาระการประชม คอ เรองทจะนำาเขาปรกษาหารอกนในทประชมโดยเรยงลำาดบความสำาคญตามแตประธานจะเหนสมควร

๕.รายงานการประชม ( Report ) คอ ขอความทเลขานการจดบนทกความ คดเหนของ ผมาประชม ผเขาประชม พรอมทงมตตาง ๆ เพอจะนำาไปแจก ใหสมาชกผเขาประชมหลงจากการประชมเสรจสนแลว

MEETING บทบาทหนาทผมสวนเกยวของ

เปดการประชมควบคมประเดนการประชมควบคมใหเปนไปตามระเบยบวาระสรางบรรยากาศทดในการประชม

ประธาน

MEETING บทบาทหนาทผมสวนเกยวของ

กำาหนดวนประชม/เตรยมวาระประสานเรองประชมจากหนวยงานประสานจดทำาแบบนำาเสนอกบไอทสงหนงสอเชญกอน 3-5 วน

เลขานการ กอนการประชม

MEETING บทบาทหนาทผมสวนเกยวของ

ดแลความเรยบรอยของทประชมชวยประธานแจงวาระการประชมใหรายละเอยดหวขอประชม

เลขานการ ขณะประชม

บนทก/สรปรายงานการประชม

MEETING บทบาทหนาทผมสวนเกยวของ

เลขานการ หลงประชมสรปรายงานการประชมใหผ

เกยวของทราบภายใน 3-5 วนกอนปดการประชมทกครงฝายเลขานการควรสรปมตของการประชมอยาง

ยอ เพอใหเขาใจตรงกน

MEETING is group thinking

ศกษา/เตรยมตวลวงหนามาประชม ตรงเวลาตงใจ/อยในทประชมตลอดเวลาฟง/พด อยางมมารยาทใหเกยรตประธานและผเขาประชม

ผเขารวมประชม

ขนตอนการประชม

•กอนการประชม •ระหวางการประชม •หลงการประชม

กอนการประชม เปนหนาทของประธานและเลขานการจะตองดำาเนนการดงน๑ . การวางแผนการจดประชม และจดเตรยมการประชม ๑.๑ ควรพจารณาวาเมอใดควรเรยกประชม เชน -เมอไมสามารถวเคราะหสาเหต สภาพและขอบเขตของปญหา หรอไมสามารถแกปญหาไดโดยลำาพง

- เมอมเหตการณทตองตดสนใจโดยกลม- เมอเกดความขดแยงหรอเขาใจผด- เมอตองการขอตกลงรวมกนวางแผนหรอแนวทางปฏบตรวมกน เปนตน- กรณไมจำาเปนตองเรยกประชม เชน

- เปนเรองสวนตว- เมอเรองนนสามารถตดสนใจไดโดยลำาพง- เรองประเดนไมสำาคญทอาจทำาใหผอนเสยเวลา เปนตน

๑.๒ กำาหนดวตถประสงคและเปาหมายทจะไดจากการประชม

โดยการกำาหนดเปาหมายของการประชมใหเฉพาะเจาะจงชดเจน และ เปนรปธรรม ควรมการคด พจารณา และเขยนออกมาเปนลายลกษณอกษรทชดเจน ตวอยางเชน การประชมเพอแกปญหา การประชมเพอระดมความคดเหน เปนตน

๑.๓ กำาหนดตวผเขาประชม •พจารณาถงผเขารวมประชมวามสวนชวยในการประชมใหดำาเนนการไปไดดวยด การตดสนใจเลอกผเขาประชมควรพจารณา ดงตอไปน•เปนผซงจะใหประโยชนแกทประชมในดานความคดเหนทสำาคญ ตามวตถประสงคของการประชม•เปนผทมสวนไดเสยเกยวของกบเรองทประชม•เปนผอยในฐานะตองใหการรบรองมตหรอผลของการประชม• เปนผมอำานาจตดสนใจหรออนมตใหมการดำาเนนการไดตามมตของ ทประชม

๑.๓ กำาหนดตวผเขาประชม •เปนผทจำาเปนตองรสาระทนำาเสนอในทประชม•เปนผมอำานาจหนาทรบผดชอบโดยตรงตอหวขอทนำามาพจารณาในวาระการประชมนน•เปนผทเกยวของกบการเสนอและรบขอมลตองนำาไปปฏบต•ผเขารวมประชม (รวมประธาน ) ควรมจำานวนเปนเลขค เชน ๕ , ๗, หรอ ๙ เพอนำามาใชในการรบรองมตทประชม•จำานวนผเขาประชมทเหมาะสม เชน•- การประชมเพอการตดสนใจ ควรมจำานวนประมาณ ๕ คน•- การประชมเพอการแกปญหา ควรมจำานวนประมาณ ๗ คน•- การประชมคณะกรรมการเฉพาะกจ ควรมจำานวนประมาณ ๗ คน•- การประชมเพอการบรหาร ควรมจำานวนประมาณ ๑๐ – ๑๕ คน•- การประชมเพอฝกอบรม ควรมจำานวนประมาณ ๒๐ – ๒๕ คน•- การประชมชแจง ควรมจำานวนประมาณไมเกน ๓๐ คน•- การประชมเพอแจงขาวสารตาง ๆ มจำานวนเทาใดกไดตามจำานวนของผทจำาเปนตองร ขาวสารนน •กลาวโดยสรป ผเขาประชมควรเชญเฉพาะบคคลทเกยวของกบประเภทของ การประชมเพอสามารถใหขอมลในทประชมและนำาผลของการประชมไปปฏบตได ซงทำาใหเกดประสทธผลตอองคกร

๑.๔ กำาหนดบคคลทเปนประธานการประชม

เลอกบคคลทมความรความสามารถเฉพาะตวเหมาะแกรปแบบของการประชมและเนอหาสาระของเรองทจะประชม

๑.๕ แจงลวงหนาใหผขาประชมแตละคนทราบภารกจของตนผเขารวมการประชมบางคนมหนาทตองเสนอสาระหรอขอมลเจาะจง ซงถาไดทราบลวงหนาจะสามารถเตรยมการไดด หรอในบางเรองอาจมการขอขอมลเพอนำาไปจดทำาเอกสารประกอบการประชม ซงจะชวยใหทประชมพจารณาไดอยางมประสทธภาพ

๑.๖ กำาหนดวนประชม และระยะเวลาสำาหรบการประชม

กำาหนดวนประชม ผกำาหนดการประชมควรคำานงถงความสะดวกในการบรหารเวลาของผเขาประชมแตอาจมการเปลยนแปลงหรอเลอนวนประชมออกไปไดตามความเหมาะสม อนเนองจากกจกรรมทจำาเปนเรงดวนอาจจดเรวกวาทกำาหนดกได

๑.๗ กำาหนดสถานทประชม การจดสถานทประชมมบทบาทสำาคญตอการสรางบรรยากาศในการแลกเปลยนความคดเหนและสะดวกสบายในการเดนทางมาประชม

๑.๘ การจดหองประชม ควรพจาณาดงน(๑) รปแบบของการประชมและกจกรรมทตองทำา(๒ ) จำานวนผเขาประชมใหเหมาะสมกบจำานวนคน(๓ ) ความตองการของผดำาเนนการประชม(๔ ) ลกษณะของหองประชม

รปแบบการจดหองประชมในงานอบรม สมมนา และกจกรรมกลม

การจดหองประชมใหเหมาะสมกบรปแบบกจกรรมถอเปนองคประกอบทสำาคญในการจดฝกอบรม สมมนา ซงการจดรปแบบตางๆนนมขอด ขอเสยตางๆกน  โดยในบทความนเราจะเนนเฉพาะรปแบบการจดหองประชมทใชโดยสวนใหญเทานน

การจดหองประชมแบบ Theatre

เปนการจดหองประชมแบบพนฐานในการจดอบรม สมมนา ขอดของการจดหองประชมแบบนคอ ผอบรมมจดโฟกสเพยงจดเดยว ทำาใหความสนใจทงหมดจะถกสงไปทวทยากรดานหนาเวทเพยงจดเดยว อกทงยงเปนการใชพนทหองประชมอยางคมคา และเตมพนทมากทสด การจดหองประชมแบบนเหมาะมากสำาหรบการฝกอบรมแบบบรรยายทเนนเนอหา และมการฉายภาพบนจอ หากผเขารวมอบรมมจำานวนมากและหองสมมนาขนาดไมมากนกการจดหองประชมแบบ Theatre จะทำาใหสามารถรองรบคนไดมากโดยไมอดอด แตขอเสยคอหากผอบรมมสมภาระสงของจะไมสะดวกเพราะไมมโตะตรงทนง ซงหากจำาเปนตองใหผเขารวมอบรมวางสงของเพอไมใหเกะกะและกงวลในการอบรมสามารถวางโตะไวดานขางของหองประชมไดเพอใหผเขาอบรมนำาสงของมาวางไวได

การจดแบบ Class roomการจดแบบนไมตางจากแบบ  Theatre

เทาไหรนก แคเพมโตะตรงทนงใหผรวมอบรมไดวางสงของ  โดยมากจะมกระดาษ A4พรอมทงดนสอวางไวอยบนโตะใหดวยเพอใหผเขารบการอบรมจดตามสงทวทยากรบรรยายได  และทขาดไมไดควรจะมนำาดมพรอมลกอมตงไวประจำาแตละโตะดวยเพอแกงวงระหวางบรรยาย  การจดหองแบบ Classroom จำาเปนตองใชพนทพอสมควรเพอไมใหเมอเขาไปนงแลวรสกอดอด  ดงนนขนาดของหองตองสามารถรองรบผเขาอบรมไดโดยไมแนนจนเกนไป

การจดหองประชมรปแบบU –Shape , V-Shape

จะ เหมาะสำาหรบการบรรยายทวทยากรตองการความใกลชดกบผเขารวมการอบรม เพราะสามารถถอไมคเดนเขาหา พดคย สอบถามจากผเขาอบรมไดสะดวก Eye Contact ไดงาย วทยากรสายกจกรรมชอบใชการจดหองประชมรปแบบน เพราะสามารถทำากจกรรมกลมสมพนธ เลนเกม ยายทไปมาไดสะดวก และรปแบบสามารถปรบเปลยนไดตามความเหมาะสม เชนถาหองประชมจด U- shape วงเดยวไมไดกสามารถจดเกาอซอน 2 แถวเปน 2 วง ไดอก ขอเสยของการจดหองประชมรปแบบนคอ หากผเขาอบรมมจำานวนมาก กตองใชหองประชมทใหญตาม และไมควรจด U-Shape หากผอบรมมมากกวา 200 คนขนไป(โดยคาเฉลย ) เพราะจะทำาใหวงกวางเกนกวาทวทยากรจะควบคมได เพราะระยะการนงในบางตำาแหนงจะหางจากวทยากรเกนไป

การจดหองประชมแบบ Conference

• การจดหองประชมแบบนเหมาะสำาหรบการประชมทตองการการระดมสมอง เพอแกปญหา เพอหาขอสรป หรอเนนใหทกคนมสวนรวมในการประชม เหมาะสำาหรบการประชมกลมยอยๆตงแต

10 50– คน

การจดหองในรปแบบของการจดเลยงเปนการจดหองในรปแบบของการจดเลยงทตองการความสนทสนมกนในระหวางรบประทานอาหาร ในหนงโตะ

สามารถจดไดตงแต 8-25 ทนง เรามกพบการจดหองประชมลกษณะนใน

 ทประชมทตอง Workshop ระดม สมอง แตหองประชมมลกษณะแคบ

และยาว

การจดแบบ Banquet

Rounds• กเปนการจดโตะจดเลยงอกรปแบบหนง หรอถาเปนการจดประชมกจะเปนการประชมทมการจดworkshop หรอมการระดมความคดเชนเดยวกบการจดแบบ Banquet ทวไป แตการจดโตะเปนวงกลม สมาชกในแตละกลมยอยไมควรมมากเกนไปไมเชนนนจะไมเกดการมสวนรวม จำานวนทเหมาะสมทสดอยท    - 5 10คน             

ตวอยาง จดหมายเชญประชมทสงไปพรอมกบระเบยบวาระการประชม

วน เดอน ปเรอง ขอเชญประชม เรยน .........................สงทสงมาดวย ๑ . รายงานการประชมครงท ๑ / ๒๕๒๖ ๒ . ระเบยบวาระการประชมครงท ๒/๒๕ ... ตวอยาง จดหมายเชญประชมทบรรจระเบยบวาระการประชมไวในจดหมาย

ดวยประธานคณะกรรมการจดงานวนตำารวจ..........................แจงวา มเรองทจะปรกษาหารอในทประชมคณะกรรมการจดงานฯ จงขอนดประชมในวนพธท..........เวลา...................ณ..................ตามระเบยบวาระทแนบมากบหนงสอน

จงเรยนมาเพอขอเชญประชมตามกำาหนดวน เวลา และสถานทดงกลาวดวย จกขอบคณมาก

ขอแสดงความนบถอ

แบบระเบยบวาระการประชม

• (๑ ) ระเบยบวาระการประชม.................• (๒ ) ครงท.........../.............

• (๓ ) วนท.....................................เวลา.............. น.• (๔ ) ณ..........................................

• ----------------------• ระเบยบวาระท ๑ เรองทประธานแจงตอทประชม• ..................................• ..................................• ระเบยบวาระท ๒ เรองการรบรองรายงานการประชมครง

ท........../............. (ครงทผานมา)• ระเบยบวาระท ๓ เรองสบเนองจากการประชมครงกอน• ระเบยบวาระท ๔ เรองทเสนอใหทประชมทราบ• ระเบยบวาระท ๕ เรองทเสนอใหทประชมพจารณา• ระเบยบวาระท ๖ เรองอน ๆ (ถาม)

สำานวนภายในรายงานการประชม

- ประธานขอใหนาย/นางสาว.......ชแจงตอทประชม- นาย/นางสาว......ชแจงวา.......- แจงตอทประชมวา......- แจงใหทประชมทราบวา......- นำาเสนอรายละเอยดการ......ดงน- ชแจงรายละเอยดเกยวกบเรอง......วา- แสดงความคดเหนวา......- ใหขอคดเหนวา......

- มความเหนวา......- มความเหนสอดคลองกบ......วา......- เสนอวา......- เสนอตอทประชมวา......- เสนอเพมเตมวา......- เสนอใหทประชมพจารณาเกยวกบกรณ......- เสนอใหทประชมพจารณาวา......- เสนอใหปรบ....../ปรบปรง......- ทประชมรบทราบ- ทประชมมมตมอบหมายให- ทประชมอภปรายแลว มมตให- มตทประชม เหนควรให- ทประชมมมตเกยวกบประเดน......ดงน- ทประชมพจารณาแลวมมตเหนชอบ......

Agenda (ตารางการทำางาน)

เวลา กจกรรม สงทตองใช ผรบผดชอบ

070. 0 น.

ลงทะเบยน 1) โตะลงทะเบยน 2 ) รายชอผเขารวม

ประชม 3 ) ผรบลงทะเบยน 4 ) เอกสารการประชม

แกวจอยนด+หนอยมานตย

080. 0 น.

พธเปดการประชม

1 )ผจดงาน กลาวรายงาน

2) คำากลาวรายงาน3) โพเดยม4) ประธานจดงาน5) คำากลาวเปดงาน6) พ7) เสยงเพลง8) การแสดง

คำากรยาทใชกบคำาวา meeting•to schedule a meeting กำาหนด

วนเวลาทจะประชม•to reschedule a meeting

กำาหนดวนเวลาทจะประชมใหม•to postpone a meeting เลอนการ

ประชมออกไป•to attend a meeting เขาประชม

ศพทอนๆ ทเกยวของ•participants – ผเขารวมประชม (หรอ attendees)

•(ระวง! เปนคนละคำากบ attendants ซงหมายถงคนททำาหนาทดแลใหบรการ เชน flight attendants ในเครองบน หรอ sales attendants ในหางราน และ filling station attendants หรอ gas station attendants ตามปมนำามน เปนตน)

•minutes บนทกการประชม•approval of minutes – การรบรอง

รายงานการประชม•amendments – รายการแกไขรายงาน

การประชม (เนองจากมขอผดพลาด กอนทจะรบรอง ) รวมถง การลบ (deletions) การเตม (additions) และ การแกไขใหถกตอง (corrections)

•to circulate – เวยน (หมายถงการสงเอกสาร เชน บนทกยอ ไปใหผเกยวของหลายๆ คนอาน)

•to brief someone on something – การพดเรองใดเรองหนงใหฟงโดยยอ

คำาถามทายบท บทท 2•Meeting คออะไร มอะไรบาง•Meeting จดขนเพออะไร• หวงโซของMeeting มความสำาคญ

อยางไรจงอธบายพรอมยกตวอยางประกอบ

•องคประกอบของ Meeting มอะไรบาง และมบทบาทในการดำาเนนงานอยางไร

งานกลม•ใหนกศกษาจด Meeting ในวนมคคเทศก ของสำานกวชาการทองเทยว