Секреты делегирования (20-11-2014)
TRANSCRIPT
Секреты делегирования
20 ноября 2014 г.
BogushTimeКомпания
•Опыт работы с 1999 года•Ре-брендинг в 2009 году•Специализация “управление временем”•Собственная технология•Лицензирование тренеров
Елена Александрова
• Исполнительный директор• Управляющий партнер• Консультант компании
BogushTime
• Понять, что такое «делегирование» и как его правильно применять.
• Узнаете, что можно и нужно делегировать, чтобы высвободить время для более важных задач.
• Научиться, правильно ставить задачи и контролировать их выполнение.
• Потренироваться в использовании коучинга.
-Цели мастер класса
Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет СВОИ задачи между подчинёнными.
?Что такое делегирование
Я 50
В 50
И 50
Н 50
П
Ф
50
50
Делегирование
Я 50
В 50
И 50
Н 50
П
Ф
50
50
Делегирование – это передача задачи сверху вниз первый раз, и после того, как задача передана, она уже больше не возвращается.
Делегирование
Я
В 50
И 50
Н 50
П
Ф
50
50
Делегирование – это возможность увеличить количество задач руководителя, которые будут выполняться руками подчиненных с таким же качеством и в нужные сроки.
Делегирование
Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.
Мы делегируем только ЗАДАЧИ.
Что можно делегировать?
Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели.
Ресурсы могут быть трудовые, информационные, материальные, финансовые.
Что нужно для делегирования?
Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации. А также это право на принятие решений.
Бывают полные, частичные, нулевые.
Что нужно для делегирования?
Подчиненность – это ситуация, при которой ясно кто кому подчиняется.
Публичность – сообщаем всем, кто связан с задачей, к кому сейчас обращаться.
Что нужно для делегирования?
Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет свои задачи между подчинёнными первый раз.
Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.
Полномочия – это ограниченное право использоватьресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач.
Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели.
Ответственность – это обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.
Что такое ?делегирование
Делегируется только задача.
Делегировать полномочия,
ответственность и ресурсы нельзя.
Их предоставляют.
Делегирование
• Делегированием не называется плохой менеджмент, когда Ваши работники не делают то, что они должны делать, и Вы их пинаете.
• Делегированием не называется плохой менеджмент, когда на нас валятся задачи, а вы их временно распихиваете.
• Делегированием также не называется плохой менеджмент, когда вы спихиваете то, что вам лично не нравится.
Плохой менеджмент
Прямой руководитель:• человек• документ
Вася
Босс 1 Босс 2 Босс 3 Босс 4 Босс 5
Инструкция по…
ИИ
Неправильный менеджмент
1 ч
3 ч
4 ч
5 ч
6 ч
7 ч
8 ч
2 ч
1 ч
2 ч
3 ч
4 ч
5 ч
6 ч
7 ч
8 ч
Делегирование задачи
8 часов рабочего времени
1 2 3 4 5 6 7 8
1 час
1 час
Делегирование – передача задачисверху вниз
• Для любог работника делегированная задача – это карьерный рост. Потому что он делает то, что раньше делал руководитель.
• Подчиненный должен уметь принять задачу, сначала должен записать поставленную задачу, спросить к какому времени должен быть результат, чтобы таким образом оценить задачу.
• Только руководитель имеет право принять решение о том, какая задача является более приоритетной, если работник допустил накладку.
Делегирование для подчиненного
Эффективный – сделали именно то, что необходимо
Продуктивный – успели много
Принцип Паретто
• Рутинная работа• Генеральное планирование, постановка целей • Задачи с высокой степенью риска, необычные и срочные дела• Подготовительные работы • Долгосрочные проекты• Стимулирование и мотивация • Подбор сотрудников и оценка их компетенции • Рабочая ситуация существенно изменилась• Контрольные функции, контроль результатов • Задачи, связанные с конфиденциальной информацией • Специализированная работа
Задачи для подчиненных ируководителя
• Рутинная работа• Подготовительные работы • Долгосрочные проекты• Рабочая ситуация существенно изменилась. Ситуации:
• при изменении структуры персонала • при структурной перестройке отдела • в кризисных ситуациях• в случае появления новых сфер деятельности
• Частные вопросы• Специализированная работа. Ситуации:
• Знаний руководителя для выполнения задачи явно недостаточно
• Руководитель является экспертом в нескольких областях • Руководитель боится потерять авторитет• Руководитель хватается не за свою работу
Задачи для подчиненных
Обезьянка – это не твоя задача, которую делаешь ты.
Пусть люди приносят вам свои проблемы…
… вместе с их собственным вариантом их решения!
Откуда приходят обезьянки?
?А как справляться с обезьянками
«Все, что могут делать сотрудники, должны делать сотрудники»
Пересмотрите должностные обязанности каждого сотрудника и Ваши собственные.
Задачи для подчиненных
• Генеральное планирование, постановка целей
• Задачи с высокой степенью риска, необычные и срочные дела
• Подбор сотрудников и оценка их компетенции
• Контрольные функции, контроль результатов
• Стимулирование и мотивация
• Задачи, связанные с конфиденциальной информацией
Задачи только для руководителя
• Знать, каких результатов необходимо достичь
• Оценить необходимые ресурсные затраты
• Разделить цель на:
• реальные действия, задачи
• реальных людей
• в реальном времени
• и только потом поставить задачу перед людьми
Правила грамотного делегирования
Кто? • Кто больше подходит для выполнения этой
задачи? • Кто должен помогать при ее выполнении?
• Если поручение дается сразу нескольким людям, то они должны знать об этом.
Т.е. на этом этапе вы определяете подчиненность и публичность.
Как правильно поставить ?задачу
Что? • Что вообще надо делать? • Каким должен быть конечный результат? • Какие отклонения от него могут быть приняты во
внимание?• Каких трудностей следует ожидать?
• суть задания
• результаты, которые должны быть предоставлены по окончанию
Как правильно поставить ?задачу
Когда? • Когда следует начать работу? • Когда нужно ее завершить? • Какие промежуточные сроки должны быть
соблюдены?
Т.е. когда руководитель контролирует ход выполнения задачи, а сотрудник информирует о положении дел?
Как правильно поставить ?задачу
С помощью чего? Как?• Какие вспомогательные средства могут и должны
быть использованы? • На какие нормативные документы следует
обратить внимание? • Какие инстанции и подразделения нужно
проинформировать? • Какими могут быть затраты?• Как следует подходить к выполнению задачи? • Какие методы и способы применять?
Определите полномочия, предоставьте необходимые ресурсы.
Как правильно поставить задачу?
Почему? • Почему мы должны выполнять данную задачу? • Какой цели она служит? • Что произойдет, если работа не будет сделана полностью или частично?
Определите степень ответственности.
Как правильно поставить ?задачу
01.06 30.06
1. Увидеть всю картину в целом и место данной задачи.
2. Выбрать нужного исполнителя-подчиненного.
3. Определить:
• Что – РЕЗУЛЬТАТ
• Когда – СРОК
• Как – СПОСОБ
• Договориться о КОНТРОЛЬНЫХ ФИНИШАХ
25.0605.06 20.06
02.06
Пример
01.06 30.06
4. Дать человеку ресурсы:
- информация
- полномочия
- подчиненность
- публичность
25.0605.06 20.06
02.06
Пример
01.06 30.06
4. Дать человеку ресурсы:
- информация
- полномочия
- подчиненность
- публичность
5. Не забирать задачу в случае невыполнения.
6. Поощрить после достижения результата.
25.0605.06 20.06
02.06
Пример
Дата Содержание Ответств.
01.10 - купить компьютеры Вася
05.10 [12.00] - информация
20.10 - заказ
25.10 - 10 компьютеров
+
30.10
Федя
+
+
Как это работает?
Расписание Список задач
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
20 минут Вася
10 минут Петя
10 минут Вася
20 минут Вася
Анализ
• Необходимо пересмотреть должностные обязанности каждого сотрудника и Ваши собственные. И определить, чем вы заниматься не собираетесь.
• Поставить задачу перед подчиненными первый раз, предоставив под нее ресурсы, полномочия, подчиненность и публичность, а также определить уровень ответственности.
• Контроль. Вы сокращаете время, и назначаете 2 контрольных финиша. Контроль осуществляете с помощью коучинга.
• Проводите анализ ситуации с делегированием и вносите правки.
• Пропишите инструкцию по данной задаче, передайте подчиненному, расслабьтесь и занимайтесь своими.
Итог
!Успехов вам
