РАЗДЕЛ · 2020. 5. 17. · •Оптимальная команда –7 ±2 человека...

14.05.2020

1

Москва 2020

КУРС: «МЕНЕДЖМЕНТ КАЧЕСТВА В НКО»

РАЗДЕЛ

6

Управление персоналом НКО

14.05.2020

2

АВТОРЫ КУРСА

К.т.н., доцент РАНХиГС при Президенте РФПрофессор ВШЭГенеральный директор ООО «Эксперт Индекс»

Генеральный директор АНО «Центр обеспечения качества деятельности НКО»

3

Круглов Михаил Геннадьевич

Южакова Илона Юрьевна

СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛА 6

Урок 1

Как должен работать коллектив НКО

Урок 2

Документирование работы с персоналом

5

Урок 3

Командообразование в НКО

14.05.2020

3

Как должен работать коллектив НКО

Урок 1

Содержание урока 1

• Вопрос 1. Причины проблем в деятельности НКО

• Вопрос 2. Схема работы с персоналом

• Вопрос 3 Требования к сотруднику

• Вопрос 4. Методы отбора персонала

14.05.2020

4

Причины проблем в деятельности НКО

• НКО работает с людьми, и проблемы НКО связаны с людьми:1. С Руководством, его компетенциями и личными качествами:• Стандарты ИСО говорят, что успех менеджмента определяется

опытом, интуицией и пониманием современных технологий управления

• Опыт, интуиция без современных технологий управления позволяют добиться успеха НКО, но не гарантируют устойчивость НКО!

2. С качеством организационной архитектуры НКО:• Насколько внятно и правильно выстроены Миссия, Стратегия, Цели

НКО• Насколько четко отстроены процессы НКО• Насколько хорошо выстроены визуализация и мониторинг

деятельности НКО• Насколько четко выстроена клиентоориентированность НКО3. С качеством коллектива НКО4. С качеством каждого отдельного сотрудника НКО

Типовые причины проблем в деятельности НКО

9

Организационные причины Личностные причины

Роли людей привычны и с трудом поддаются изменениям

Непонимание смысла перемен

Консервативная внутренняя культура

Страх перед неопределенностью

«Разрыв» между руководителями и сотрудниками

Низкая мотивация

Избыток перемен Недоверие источнику перемен

Отсутствие стандартного методологического подхода

Отсутствие знаний и навыков

14.05.2020

5

Как должен работать коллектив НКО?

• Наличие общей, разделенной и согласованной цели• Единое информационное пространство• Четкое разделение ролей и обязанностей• Наличие лидера• Высокоэффективная коммуникация как внутри, так и вне команды• Важность результата и процесса достижения результата• Коллективная и индивидуальная ответственность

Практические меры на уровне 1 ОКНО:• Формирование личных дел волонтеров и персонала• Этический кодекс• Правила работы коллектива (правила трудового распорядка)• Входной инструктаж для новых сотрудников• Подготовка публикаций о вакансии• План обучения персонала • Регламент наставничества

10

Схема работы с персоналом

11

В работе с персоналом существует 2 разных, хотя и взаимосвязанных вопроса:1. Менеджмент персонала2. Обучение и развитие персонала

14.05.2020

6

Требования к сотруднику - начало

Необходимо составить описание работы, которую будет выполнять сотрудник/ доброволец:

• - Что он/ она будет делать?

• - Кто его/ ее клиенты?

• - Какова степень его/ ее ответственности?

• - Каково время и место его/ ее работы?

• - Есть ли особенности в этой работе?

• - Будет ли необходимость в дополнительном обучении?

• - Какие дополнительные возможности дает эта работа (социальный пакет, льготы, поощрения, продвижение по службе и пр.)?

• - С кем из организации он/ она будет работать? Кто будет непосредственным начальником?

12

Требования к сотруднику - завершение

Нужно определить характеристики, необходимые для этого сотрудника/ добровольца (исходя из его/ ее функций в организации):

• Образование, опыт работы по специальности, владение оргтехникой, личные качества и пр.

Важно – не завышать требований.

Где можно искать людей:

• Активное использование личных связей

• Поиск информации о специалистах и размещение вакансий через электронные средства коммуникаций (например, через список рассылки Центра РНО, на сайте Виртуального Ресурсного Центра www. trainet. org и пр.).

• Через агентства по подбору персонала.

• Поиск волонтеров в вузах (практика студентов), через добровольческие центры, на биржах труда, в родственных организациях, различных клубах по интересам.

13

14.05.2020

7

Деловая игра 7

Разработайте требования к одному из Ваших сотрудников

14

Методы отбора персонала НКО

1) оценка документов соискателя, в первую очередь: заявления о приеме на работу, автобиографии, документов об образовании, пробных работ, рекомендаций, анкетирования;

2) методы тестирования и проверки: тесты на способность к конкретным видам работ, психологические тесты, деловые игры;

3) собеседование (интервью) с соискателем;

4) испытательный срок.

Собеседование:

· Важно, чтобы человек был единомышленником, чтобы была идентичность понятий.

· Оценка внешнего вида (насколько стиль человека подходит организации).

· Мотивация к работе, что он/ она ожидает от этой работы.

· Презентабельность (умение подать себя на собеседовании).

· Принятие ценностей организации.

· Мобильность (если необходимо).

· Стремление к обучению, развитию.

· Осознанность выбора работником места (информированность об организации, в которую пришел на собеседование).

15

14.05.2020

8

Как решать проблемы с коллективом? Создавать команды!

• Команда может быть временной (рабочая группа) и постоянной

• Командная работа психологически комфортна для российского человека (многовековая артельная практика)

• Оптимальная команда – 7 ±2 человека (чем сложнее деятельность, тем меньше команда), если больше, образуется «болото»

• В команде всегда есть примерно постоянный набор ролей (подход Белбина, Кембридж – рассмотрим в Уроке 3)

• Команда «вталкивает» людей в определенные роли (иногда против их воли и «поперек» компетенций и личных качеств)

• Задача командообразования – задача руководителей

16

Выводы урока 1

• Мы узнали, что проблемы НКО связаны, как правило, с Руководством, его компетенциями и личными качествами, с качеством организационной архитектуры НКО, с качеством коллектива НКО, с качеством каждого отдельного сотрудника НКО

• Мы поняли, коллектив НКО должен работать на основе единой и согласованной цели

• Мы поняли, что решать проблемы с коллективом нужно на основе создания команд

• Мы поняли, что для обеспечения качества сотрудников нужно сформулировать требования к сотруднику, проверить соответствие требованиям, спланировать меры по ликвидации разрыва

• Мы поняли, какие методы нужно применять при отборе персонала НКО

14.05.2020

9

Источники

• Кикал Джилл, Лайонс Томас. Социальное предпринимательство. Миссия – сделать мир лучше http://www.arctic-social.biz/library/d-kikal_socialnoe-predprinimatelstvo-missiya-sdelat-mir-luchshe.pdf

• Круглов М.Г. Инновационный проект: управление качеством и эффективностью. М.: Дело, 2009, 333 с.

• Томас Вулф «Управление некоммерческой организацией в 21 веке» http://landclaim.narod.ru/ngo_1.htm

• Габдрахманова К.И. Магистерская диссертация. Управление мотивацией персонала в некоммерческих организациях https://nauchkor.ru/uploads/documents/587d36745f1be77c40d58fa2.pdf

• Управление человеческими ресурсами НКО. https://nko76.ru/files/Broshura_uprav_chel_resursom-print.pdf

Что будет в уроке 2?

• Вопрос 1. Политика организации в отношении персонала

• Вопрос 2. Инструкции для сотрудников

• Вопрос 3. Взаимосвязь управленческих документов

http://www.arctic-social.biz/library/d-kikal_socialnoe-predprinimatelstvo-missiya-sdelat-mir-luchshe.pdf

http://landclaim.narod.ru/ngo_1.htm

https://nauchkor.ru/uploads/documents/587d36745f1be77c40d58fa2.pdf

https://nko76.ru/files/Broshura_uprav_chel_resursom-print.pdf

14.05.2020

10

Документирование работы с

персоналом

Урок 2

Что узнали в уроке 1?

• Мы узнали, что проблемы НКО связаны, как правило, с Руководством, его компетенциями и личными качествами, с качеством организационной архитектуры НКО, с качеством коллектива НКО, с качеством каждого отдельного сотрудника НКО

• Мы поняли, коллектив НКО должен работать на основе единой и согласованной цели

• Мы поняли, что решать проблемы с коллективом нужно на основе создания команд

• Мы поняли, что для обеспечения качества сотрудников нужно сформулировать требования к сотруднику, проверить соответствие требованиям, спланировать меры по ликвидации разрыва

• Мы поняли, какие методы нужно применять при отборе персонала НКО

14.05.2020

11


• Вопрос 1. Политика организации в отношении персонала

• Вопрос 2. Инструкции для сотрудников

• Вопрос 3. Взаимосвязь управленческих документов

Стратегия управления персоналом НКОДля формирования политики НКО в отношении персонала важно ответить на следующие вопросы:1. Есть ли четкое понимание количественной (сколько нужно) и качественной (кто нужен организации) потребности в персонале?2. Есть ли стандартные скрипты (а также схемы, банк вопросов, критерии и требования) оценки персонала при найме и в процессе работы?3. Есть ли система расстановки персонала (Все ли на своих местах)?4. Есть ли четкие критерии начисления заработной платы, премий?5. Есть ли система нематериальной мотивации? (Удовлетворены ли сотрудники своей работой?)6. Есть ли стратегия развития, обучения, карьерного роста сотрудников?7. Есть понимание психологии коллектива? (Какие отношения внутри коллектива? Есть ли конфликты?)

14.05.2020

12

Политика организации в отношении персонала

• Сотрудники НКО любят знать, какое место в организации они занимают.

• Одним из важнейших факторов является то, насколько комфортно они чувствуют себя с политикой и деятельностью организации.

• Другим важным фактором является личное отношение каждого сотрудника к уровню зарплаты, обучению, поддержке и условиям работы, которые предлагает организация.

• Независимо от размеров организации, повышающаяся компетентность сотрудника является лучшим доказательством того, что усилия, затрачиваемые на работу с персоналом, стоят того.

• Конечно, организация должна быть уверена, что все договоренности с сотрудником выполняются; обещание того, что впоследствии сделано не будет, обязательно скажется на качестве работы сотрудников.

• Политика организации в отношении персонала – один из важнейших элементов создания атмосферы доверия внутри коллектива.

• Очень важно, чтобы это был не просто негласный свод неписанных правил, а реальный документ, с которым знаком каждый сотрудник.

24

Инструкции для сотрудников

• Название должности: формулировка, как называется должность. Должна насколько возможно точно отражать характер данной позиции в организации.

• Цель должности: короткий абзац, сообщающий в общих чертах какова цель конкретной должности. Что должен будет попытаться достичь человек, занимающий данный пост. Обычно начинается с «Улучшить», «Создать», «Разработать», «Обеспечить» и т. д.

• Задачи: список различных составляющих работы. В нем обычно должно быть 10-15 пунктов. Дополнительные задачи или являются слишком специфическими или работа вмещает в себя слишком многое.

• Иногда задачи могут быть разбиты на разные категории, например, «работу с людьми» и «административную работу».

• Полезно сочетать с матрицами ответственности• Навыки и умения: список требований к человеку, необходимых

для осуществления им поставленных задач.• Взаимодействие и подотчетность

25

14.05.2020

13

Цикл управления развитием и обучением

• Планируем: требования к компетенциям, личным качествам, вытекающие из стратегического плана, видения и т.д.

• Делаем: сравниваем начальные фактические компетенции и личные качества с требуемыми и организуем тренинги, наставничество, мотивационные мероприятия для приведения в соответствие и развития сотрудника

• Проверяем: организуем аттестацию персонала (оценка руководителем, наставником, самооценка, можно добавить оценку со стороны взаимодействующих сотрудников –«оценка 360 градусов»

• Регулируем – проводим мотивационные мероприятия, повышаем статус (или наказываем, снижаем статус)

26

Взаимосвязь управленческих документов

27

Требования к сотруднику

Инструкция для сотрудника

Тренинги для сотрудника

Собеседование с сотрудником

План развития для сотрудника

Аттестация сотрудника

Для персонала оформляем:- Кадровые документы- Управленческие документыУправленческие документы – информация на любом носителе и в любом виде!Это могут быть электронные документы, например, записи в Битрикс 24, аудиозаписи, видеозаписи и т.д.Главное- чтобы они были доступны сотруднику!Кадровая документация оформляется в виде, установленным Государством

14.05.2020

14

Самооценка сотрудника

• выполнение планов за прошедший период;

• анализ личных достижений и неудач;

• сильные и слабые стороны сотрудника, его потребность в развитии;

• задачи на ближайший период времени (например, год);

• общая оценка.

• Оцениваться могут качества сотрудника, которые необходимы для успешного выполнения работы: например, коммуникабельность, ориентация на клиента, лидерство, творчество, способность принимать решения, инициатива и пр.

28

Анализ работы сотрудников

• Для анализа работы может быть использован метод «Хронометраж рабочего дня».

• Пример внедрения в кемеровских организациях Союз Молодежи Кузбасса и «Инициатива»:

• «Хотя данный метод был применен с отклонением от классического сценария (каждый из участников сам регистрировал свои действия в лист хронометража), применение данного метода дало значительный эффект: через некоторое время участники начали «упрощать» решения своих заданий.

• Каждый сотрудник заполнял «Таблицу еженедельного использования времени» с указанием основных временных рамок и «Карту контактов».

• Одновременно проводился анализ должностных инструкций

• Подробности https://pandia.ru/text/80/263/38544.php

29

https://pandia.ru/text/80/263/38544.php

14.05.2020

15

Выводы урока 2

• Мы выяснили, что для управления персоналом НКО существуют административные, экономические и социально –психологические методы, которые Руководитель должен правильно сочетать

• Мы осознали, что для формирования правильной Политики в отношении персонала Руководителю нужно ответить на 7 базовых вопросов

• Мы поняли, что что каждый сотрудник НКО должен знать, что он занимает важное место в деятельности НКО и чувствовать себя на этом месте комфортно

• Мы выяснили, что документы управления персоналом взаимосвязаны между собой и с Политикой в отношении персонала

• Мы поняли, что самооценка сотрудника и анализ его работы руководителем – основа для управления персоналом

Источники:










14.05.2020

16

Что будет в уроке 3?

• Вопрос 1. Создаем команды

• Вопрос 2. Роли в команде (по Белбину). Комплексирование ролей

• Вопрос 3. Управление изменениями

• Вопрос 4. Реакция человека на изменения. Кривая Кюблер-Росс и как ей пользоваться руководителю

Командообразование в НКО

Урок 3

14.05.2020

17


• Мы выяснили, что для управления персоналом НКО существуют административные, экономические и социально – психологические методы, которые Руководитель должен правильно сочетать

• Мы осознали, что для формирования правильной Политики в отношении персонала Руководителю нужно ответить на 7 базовых вопросов

• Мы поняли, что что каждый сотрудник НКО должен знать, что он занимает важное место в деятельности НКО и чувствовать себя на этом месте комфортно

• Мы выяснили, что документы управления персоналом взаимосвязаны между собой и с Политикой в отношении персонала

• Мы поняли, что самооценка сотрудника и анализ его работы руководителем – основа для управления персоналом


• Вопрос 1. Создаем команды

• Вопрос 2. Роли в команде (по Белбину). Комплексирование ролей

• Вопрос 3. Управление изменениями

• Вопрос 4. Реакция человека на изменения. Кривая Кюблер-Росс и как ей пользоваться руководителю

14.05.2020

18

Как решать проблемы с коллективом? Создавать команды! (повтор)

• Команда может быть временной (рабочая группа) и постоянной

• Командная работа психологически комфортна для российского человека (многовековая артельная практика)

• Оптимальная команда – 7 ±2 человека (чем сложнее деятельность, тем меньше команда), если больше, образуется «болото»

• В команде всегда есть примерно постоянный набор ролей Команда «вталкивает» людей в определенные роли (иногда против их воли и «поперек» компетенций и личных качеств)

• Задача командообразования – задача руководителей

36

Традиционный набор командных ролейДоктором Мередит Белбин и его коллегами из Хенли Менеджмент Колледж, были выявлены восемь различных типов ролей в команде

Спонсор

Наставник

Лидер

Члены команды

ФункциональныеРоли (простые)

Командныероли

14.05.2020

19

Краткое описание основных ролей

• Дизайнер – креативный нестандартный взгляд на вещи, способен упускать детали и второстепенные вопросы.

• Критик – объективный и взвешенный, трезво мыслит, однако может быть скучным и склонным к излишней критике.

• Эксперт – член команды, обладающий редкими навыками, столь редкими, что полезен команде исключительно в узкой области спектра работ.

Эти 3 относятся к группе ролей, которая отвечает за генерацию идей.• Координатор – опытный член команды, который может распределить цели и задачи

среди ее членов, может быть агрессивен и склонен к подавлению других.• Исполнитель – надежный и прилежный член команды, обладающий

самоконтролем и дисциплиной; может быть чересчур консервативным, негибким.• Перфекционист – способен прорабатывать все до мелочей, проявляет беспокойство

о результате.Эти 3 роли относятся к группе ролей, которая отвечает за действия.• Руководитель – способствует принятию решений и прояснению целей команды,

склонен к манипулированию.• Командный игрок – мягкий, дипломатичный член команды, способный сгладить

противоречия и конфликты, однако не способный на принятие волевых решений.• Вдохновитель – духовный лидер команды, вечный исследователь новых

возможностей и горизонтов. Склонен к излишнему оптимизму.Эти 3 роли относятся к группе ролей, которая способствует внешним связям.

Комплексирование ролей

39

Руководитель должен не просто отобрать людей в команду, но и правильно скомплексировать роли (как Наставник команды)

14.05.2020

20

Теория изменений

НКО приходится меняться:Изменять услугиИзменять процессыВнедрять современные методы управленияВсе эти изменения связаны с изменениями поведения людей. Теория изменений у человека была разработана социологом Куртом Левиным. Эта теория включает 3 последовательные стадии:“Размораживание”, “изменение” и “повторное замораживание”.

Стадии изменений:

“Размораживание” подразумевает несколько тревожную ситуацию, так как считается, что для формирования потребности в новой информации Требуется определенная доля беспокойства или недовольства.

“Изменение” - центральная стадия процесса, когда и руководство и сотрудники начинают практиковать новые отношения, методы работы и формы поведения. Эта стадия включает два этапа:1. “Идентификация”, когда участники процесса испытывают предложенные нововведения;2. “Интернализация” или “усвоение”, когда происходит внутреннее принятие изменений участниками процесса, при этом происходит перевод общих целей и принципов нововведений в специфические личные цели и нормы.

“Повторное замораживание” происходит, когда участники процесса изменений попробуют нововведения на опыте. Процессы, которые протекают на этой стадии, требуют благоприятной и поддерживающей среды (в частности, одобрения ответственного руководства.

14.05.2020

21

Результат 3-х стадий изменений:

• В конечном итоге приобретенные формы поведения сотрудников либо усиливаются и усваиваются, либо отвергаются.

Такое отвержение может быть следствием ряда причин:

• Боязнь ухудшения положения,

• Отсутствие убежденности в необходимости изменений,

• Недовольство переменами, насаждаемыми сверху,

• Недовольство неожиданностями, страх перед неизвестностью;

• Нежелание иметь дело с непопулярными проблемами;

• Страх перед неспособностью выполнить что-либо и неудачей;

• Нарушения установленного порядка, привычек и взаимоотношений;

• Отсутствие уважения и доверия к лицу, проводящему изменения.

Реакция человека на изменения. Кривая Кюблер-Росс

43

Руководитель обязан учитывать стандартную психологическую реакцию человека на изменения!

14.05.2020

22

Деловая игра 8

Распределите роли в команде НКО и обоснуйте выбор ролей

44


• Мы узнали, что в команде существует 9 типовых командных ролей и помним, что команда создается по 7-му закону менеджмента (7±2)

• Мы осознали, что руководитель при создании команды должен правильно скомплексировать роли

• Мы поняли, что при осуществлении изменений в НКО руководитель должен помнить про 3 стадии изменений и готовить их

• Мы узнали, что “Размораживание” подразумевает несколько тревожную ситуацию для сотрудников, которую необходимо правильно создать.

• Мы поняли, что на стадии «Изменение» происходит “Идентификация”, когда участники процесса испытывают предложенные нововведения и . “Интернализация” или “усвоение”, когда происходит внутреннее принятие изменений участниками процесса

• Мы выяснили, что Руководитель обязан учитывать стандартную психологическую реакцию человека на изменения по кривой Кюблер-Росс

14.05.2020

23

Источники:






Что будет в Разделе 7?

7. Обучение и развитие в НКО

Урок 1. Планирование обучения и развития

Урок 2. Организация обучения и развития





РАЗДЕЛ · 2020. 5. 17. · •Оптимальная команда –7 ±2 человека...

Documents