会 務 手 引 書...2020年度 あかしあ台自治会 会 務 手 引 書 （班長の役割）...
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2020年度 あかしあ台自治会
会 務 手 引 書（班長の役割）
〒669-1323 三田市あかしあ台 1－50－３
あかしあ台コミュニティハウス
℡ 079-565-2870 Fax 079-565-7055
E-mail：[email protected]
はじめに
今年度の班長をお引き受けいただきありがとうございます。
この会務手引書は班長の役割を記載しております。
毎月の連絡については、『お知らせ』発送時にお届けする『諸連絡』で
ご連絡します。
各々のできる範囲で少しずつの力を出し合い地域活動にご協力をお願い
します。
一年間よろしくお願いいたします。
目 次
Ⅰ．班長の役割 ---------- ２
Ⅱ．自治会費集金の手順 ---------- ５
Ⅲ．専門部の役割 ---------- ６
Ⅳ．参考資料
・班名簿 (見本)
・諸連絡 (見本)
班会務当日会場図 ---------- 10
前年度班長の方からの引継物 ❉ 回覧板 ❉ 班長札 ❉班名簿（Ｐ8参照）
❉ 避難行動要支援者情報 ❉班の書類入れ（茶色い箱）（対象者がいる班のみ）
班の書類入れの中に、上記以外の旧書類(古い入会届・退会届など)があれば、破棄
してください。
2019 年作成（Ｐ8 参照）以外の名簿が残っている場合は、個人情報保護法により
必ず細かく裁断して破棄してください。
裁断がご無理な場合は、自治会までお持ちください。
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あかしあ
台自治会班
長
新年度配布書類❖「お知らせ４月号」でお届けする書類（班の書類入れに入れてください。）
❀ 入会案内 １部
❀ 三田市避難行動要支援者支援制度概要パンフレット １部
❀「安否確認用紙」「安否確認用紙記入例」各１部…（内容を確認の後、お届けした封筒のまま班の書類入れに保管してください。）
❖「お知らせ５月号」でお届けする書類（班の書類入れに入れてください。）
⦿ 自治会費集金封筒（班長集金がある班のみ）
⦿ 領収書綴り（班長集金がある班のみ）
⦿『ふれあい会議開催報告書 兼 近隣会合補助金申請書』
三田市避難行動要支援者について(依頼)
在中
〇〇地区〇〇班
担当班長様
〇〇地区
〇〇班
Ⅰ．班長の役割
(１) 会員への広報紙・回覧等の配布自治会から配布する書類には次のものがあります。
ア. 自治会広報『お知らせ〇月号』（回覧）
イ. 広報紙『あかしあ』（全会員配布）
ウ．不定期な回覧物・全会員配布書類
エ．防犯速報（全会員配布、緊急時臨時配布）
オ. 全住民（会員外含む）配布書類（年に数回配布）
(２) 地区集会に参加（年一回）
(３) 自治会費の集金
集金方法などについては「Ⅱ.自治会費集金の手順」Ｐ５をご参照ください。
(４）募金活動などの手伝い
会員に封筒を配布し、届いた封筒を回収し自治会へお持ちください。
「赤十字」社費・「赤い羽根」募金・ 三田市社会福祉協議会会費など
(５）近隣会合（ふれあい会議）の主催会員の要望の把握や親睦を図るため「近隣会合補助金制度」があります。
会員一世帯あたり 1,000 円を上限に実費を支給します。
1.利用方法…年１回利用できます。
2.補助金申請は、総会で承認されたあと、５月～３月第１週頃までにお願い
します。
3.申請は自治会窓口へお越しください。補助金をお渡しの際、認印が必要で
すので、必ずお持ちください。
※詳細は、お知らせ５月号発送時にお届けする『ふれあい会議開催報告書
兼 近隣会合補助金申請書』をご覧ください。
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(５）会員の入会と退会について
【会員の入会時】班長の方は、入会される方に『自治会入会のご案内』をお渡しいただき、
直接自治会窓口でお手続きいただくように、お伝えください。
自治会費は、途中入会の場合は月割になります。
入会された方の住所名前は、お知らせ発送時にご連絡いたします。班名簿に追加記入をお願いします。
入会案内は、お知らせ４月号発送時に１部お届けします。お手元になくなっ
た場合は自治会までご連絡ください。
【会員の退会時】会員が転居等で退会されるときは、自治会窓口でお手続きいただくように、
お伝えください。
退会届と、会費の返金がある場合、認印をお持ちの上お越しいただくように合わせてお伝えください。
退会された方の住所名前は、お知らせ発送時にご連絡いたします。班名簿から削除をお願いします。
（６）訃報の際の対応
班内にご不幸があった場合
自治会へ連絡
（自治会へ連絡があった場合は、班長の方へ連絡）
弔慰金(五千円）を用意いたします。
受取り確認の為、認印をお持ちの上、自治会窓口までお越しください。
ご不幸のあった会員宅へお届けください。
（葬儀に参列される場合はお香典として用意いたします。）
ご遺族の希望がある場合は、班･近隣へお知らせする「訃報」の配布用紙を用
意いたしますので、ポスティングをお願いします。
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（７）災害時災害があった場合は、会員の安否確認や避難行動要支援者への支援を行います。
班員の安否確認
会員宅に掲示してある『無事カード』を確認して、「安否確認用紙」に記入し、災害本部（あかしあ台小学校）へお持ちください。
「安否確認用紙」はお知らせ４月号発送時にお届けします。
避難行動要支援者への支援
詳細については、お知らせ4月号発送時に、｢安否確認用紙｣とともに、「三田市避難行動要支援者支援制度概要パンフレット｣をお届けしますのでご確認下さい。
＊「安否確認用紙」「三田市避難行動要支援者支援制度概要パンフレット」は、
班の書類入れに保管してください。
※秋に実施予定の「自主防災訓練」時には、安否確認の訓練をします。
訓練用の「安否確認用紙」は別途配布します。
地震災害や風水害の発生時には、以下の状況に応じて市指定避難所が開設されます。・震度５弱以上の地震が発生したとき
・市域又は土地建物等に災害が発生し、又は発生する恐れがあるため避難情報を
発令するとき
≪ 災害時避難場所 ≫① 市指定避難所（ウッディタウン市民センター・あかしあ台小学校・ゆりのき台中学校）
補助避難所（県立三田西陵高等学校）大規模災害により、市指定避難所が受け入れ能力を超える場合や使用不能な場合に開設される避難所
② 福祉避難所（総合福祉保健センター）災害時に、障がい者、要介護者などを一時的に受け入れる避難所
③ 広域避難場所（はじかみ池公園・駒ヶ谷運動公園）災害が広域にわたって人命に著しく大きな被害を及ぼすと予測される場合、一時的に危険を回避する場所。主に地震災害時の家屋などの延焼に備えて、市民の安全を確保するための大規模避難場所
④ 区・自治会避難所（あかしあ台コミュニティハウス）災害時に危険を一時的に回避する場所、または、安否確認をする場所で、自治区ごとに任意に決定した避難所
（８）専門部活動(専門部に所属された場合) 詳細については「Ⅲ.専門部の役割」Ｐ６を参照してください。
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「避難行動要支援者制度」とは…要介護認定者や障害者手帳等をお持ちの方が、避難時に支援が必要であることを市に申し
出て、市が支援を認定した方たちです。災害時には支援者（班長など）は、自分や家族の安全を優先した上で、要支援者への情報
伝達や安否確認を行い、避難行動が必要な場合には、最寄り避難所への誘導をします。
Ⅱ．自治会費集金の手順
会費は、年額 5,000円です。
集金には２通りあります。
前年度班長の方から引き継いだ班名簿（Ｐ８参照）に、会員の方の会費納入方法
を記載しています。
班長の方による集金をご利用の方(☆印)の集金をお願いします。
本年度より、集金からゆうちょ銀行払込に変更された方については、お知らせ5月号
発送時にご連絡いたします。
１.ゆうちょ銀行自動払込
➀ 総会終了後、ゆうちょ銀行口座からの自動払込になります。(５月末予定)
２．班長の方による集金
➀ 総会終了後に集金していただきます。日程等の詳細は後日連絡します。
１年分 5,000 円の集金をお願いいたします。
➁ 領収証の発行（領収書綴りは、お知らせ５月号発送時にお届けします。）
会費集金時に必ず所定の領収証を発行してください。
③ 集金が済みましたら、自治会費集金封筒（お知らせ５月号発送時に配布）に
集金した会員の方の住所・名前・金額を記入の上、自治会までお持ちくだ
さい。合わせて、領収証綴りも自治会費と一緒にご返却ください。
お持ちいただく日程については、お知らせ５月号の『諸連絡』でご連
絡いたします。
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２枚複写の領収
証の下にボール
紙をはさんで記
入例にしたがっ
て領収証を発行
します。
２枚目のお渡し
する領収書に認
印を押して渡し
てください。
Ⅲ．専門部の役割１.部長の役割
部を代表して活動し、必要に応じて専門部会を開催して行事などの計画・検討・
運営をします。専門部連絡会(月 1 回)に出席します。
２.副部長の役割 部長を補佐します。連絡会等に部長が参加できない場合は、代理出席します。
３.各専門部の役割
環 境 部
①クリーン・デー(市民と市の環境美化協同作業)
集積場所 24 カ所でのごみ袋配付など
≪クリーン・デー実施日≫
②夏祭り・どんど焼きのごみ分別の指導や回収作業
③ごみステーションでのごみ出しマナーの啓発
防災・防犯部
①青色防犯パトロールの企画・実施（２回/月実施・各部員年２回程度）
調査項目は迷惑駐車、放置自転車 など
②夏祭り時の交通・防犯活動等
③マスターズマラソン実施時の走路安全係
④自主防災訓練(年 1回)の運営
広 報 部
①広報紙「あかしあ」の毎月 1 回発行
②自治会行事などの取材･広報活動
③ホームページへの運営協力
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2020 年 2021 年
5月 10 日(日) ７月 12 日(日) 9 月 13 日(日) 12 月 13 日(日) 2 月 14 日(日)
コミュニケーション部
①文化活動の計画・実施（講演会・茶道教室など）
②赤十字募金活動の集計作業
③おしゃべりカフェの開催・あかしあサロンの支援
④イベント（クリスマス会･映画観賞会・夏休みこどもシネマ広場）の開催
⑤夏祭り（きりこ絵作成など）
⑥三田市人権を考える会開催の支援
体 育 部
①ウッディタウン内の体育行事を他自治会と協同で運営
（運動会･ソフトボール大会･ドッジボール大会など）
②あかしあ台地区の体育行事を開催
＊主たる役割は以上の通りですが、当該年度に承認された活動計画に基づく作業が
追加される事があります。
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※集金方法 ◯：ゆうちょ銀行払込
☆：班長集金
※班名簿は、班長の方にて管理をお願いします。青字は記入例です。※入会・退会については、自治会窓口で対応します。
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参考資料 【班名簿】あかしあ台自治会 班名簿
◇ － ◇ 班
2019年 月 （敬称略）班 丁目 番地 号・棟室 名前（姓） ふりがな 集金方法 備考
◇－◇ 1 7 1 □ □ … ◯
◇－◇ 1 7 2 □ □ … ◯
◇－◇ 1 7 3 □ □ … ◯
◇－◇ 1 7 4 □ □ … ◯ 8月転居
◇－◇ 1 7 5 □ □ … ☆
◇－◇ 1 7 6 □ □ … ◯
◇－◇ 1 7 7
◇－◇ 1 7 8 □ □ … ☆
◇－◇ 1 7 9 □ □ … ◯
◇－◇ 1 7 4 □ □ … 自治会窓口 10月入会
見本
参考資料 【諸連絡】20XX.X.X
班長 各位
あかしあ台自治会事務局
℡ 565-2870 fax 565-7055
３月 諸 連 絡
1. 前年度班長へのアンケート３月１３日（水）までに自治会までお届け下さい。ポスト（AED の左側）投函でもけっこうです。
2. 班長連絡
今年度の会務は、3 月 31 日までです。4 月１日付で、次の班長へ引き継いでください。
≪引き継ぐ物≫・班名簿・回覧板・班長札・班の書類入れ・避難行動要支援者(封筒に入っています。要支援者がおられる班のみ)
それ以外の書類等は、内容が変更になっておりますので、破棄していただきますようお願いいたします。
領収書等は、来年度班長の方に自治会よりお渡しいたします。
３．配布書類
下記の書類の配布をお願いします。
書 類 名 配布対象 備 考
1 ① ３月諸連絡
② 前年度班長へのアンケート班長
２ ① 昨度環境部の皆さん 昨年度の環境部員
３ ① お知らせ３月号 回 覧
４ ① 広報あかしあ
② 春のあかしあ
ウォーキングのご案内
全 会 員
お手数ですが、各戸にポ
スティングしていただき
ますようお願いします。
５ ① 会務説明会のお知らせ
② 会務手引書今年度の新班長 宛名の方にお届け下さい
６ ① 新しい環境部員の皆さんへ 今年度の環境部員 宛名の方にお届け下さい
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見本
2020年度 あかしあ台自治会 会務説明会 会場図
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総計１８１名
入
口
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇
〇 〇〇〇 〇〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇 〇〇 〇 〇
〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇〇 〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇 〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇〇 〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇
〇〇 〇
〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇 〇〇〇〇〇〇 〇〇〇 〇〇 〇〇〇〇
１-５
（９班） (１０班） （１２班） （１１班） （７班）
１－６ ２-１
（８班） （７班）
１－１ １－2 1-３ １-４
（１０班） （７班）
（９班）
３-２２－２ ３-１
（７班）
４-１３－５ ３-６３－４
（４班） （７班）
３－３
（８班）（９班）
５－１４－４ ４－５
（７班）（６班） （６班）
５－２
(7班）
４-３
さくら坂
（５班）
（６班）
５－４・５５－３
（５班）（６班）
４-２
（８班）
地区配置図
※最初は下記のように地区ごとに分かれてご着席ください。
※専門部説明会は下記のように分かれてご着席ください。専門部配置図
環 境 部
（３１名）
※環境部は後日、
別途説明会をいた
します。
広 報 部
（７名）
コミュニケーション部
（１３名）
体 育 部
（８名）
防災･防犯部
（３８名）
入
口