Подходы и инструменты проектного менеджмента для социально ориентированных

НКО

Проект – это…

… разовый комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение поставленных целей, для выполнения которых выделяются соответствующие ресурсы и устанавливаются определенные сроки

Основные характеристики проекта

• Время• Содержание (объем) работ• Стоимость

Закон «Проектного треугольника»

Объем работ

Врем

я

Стоимость

1. Больше объема – больше времени и выше стоимость2. При сокращении времени возрастет стоимость проекта, т.к. придется нанимать дополнительных людей3. Если сократить бюджет, то придется урезать объем работ

Качество проектирования

Объем работ

Врем

я

Стоимость

Качество проектирования определяется разумным балансом времени, стоимости и объема работ

Качество

Проектный цикл

Инициация (аналитический)

Планирование (Подготовительный)

Реализация

Завершение (Поститогов

ый)

4 проектных шага

1. Аналитический – рождение идеи, ее анализ в рамках существующей ситуации;

2. Подготовительный – доработка идеи, подбор команды, поиск ресурсов, партнеров, спонсоров, преподавателей и тд, составление всех планов, форм и списков;

3. Реализация – собственно реализация проекта;4. Поститоговый – подведение итогов, разбор

работы – что было удачно, что не очень, что стоит учесть на следующий раз.

Типичный уровень активности

Проект – это не…

• Процесс – последовательность действий для выполнения какой-либо функции, например, деятельность бухгалтерии или секретаря. Как правило, это постоянно выполняемые действия, которые являются частью других работ

• Программа – это комплекс мероприятий, направленных на достижение долгосрочных целей, например, программа совершенствования качества здравоохранения. Программы никогда полностью не достигают своих целей (например, качество здравоохранения можно повышать постоянно, но все люди никогда здоровыми не будут), хотя могут иметь конкретные ощутимые результаты

Итак, что такое проект понятно, что дальше?Для чего нам знать технологию?

Как может развиваться реализация идеи, если ей не управлять как проектом!

• 1. ДИКИЙ ЭНТУЗИАЗМ• 2. РАЗОЧАРОВАНИЕ• 3. ПОЛНОЕ РАЗОЧАРОВАНИЕ• 4. ПОИСК ВИНОВАТОГО• 5. НАКАЗАНИЕ НЕВИНОВНЫХ• 6. НАГРАЖДЕНИЕ ТЕХ, КТО НЕ УЧАСТВОВАЛ

Часть 1. Инициация проекта

• 1. Проблема - это разница между тем «как есть» и тем «как надо»

• 2. Миссия - это то, ради чего мы ставим перед собой цели и добиваемся их исполнения. В рамках проекта, как правило, не достижима, но определяет вклад проекта в решение социально-экономических проблем территории.

• 3. Контекст – «игровое поле», на которое мы заходим и игроки, которые там уже играют с их интересами и потребностями.

Строим дерево проблем• Шаг 1. Открытый "мозговой штурм", в котором все участники

формулируют проблемы, которые считают приоритетными и решаемыми в рамках инициируемого проекта.

• Шаг 2. Выбрать одну ключевую - стартовую проблема.• Шаг 3. Отобрать проблемы, связанные со стартовой.• Шаг 4. Начать составление иерархии причин и следствий:• Проблемы, которые являются прямыми причинами стартовой проблемы,

помещаются на уровень ниже.• Проблемы, которые являются прямыми следствиями стартовой проблемы,

помещаются на уровень выше.• Шаг 5. Все остальные проблемы сортируются таким же образом.• Шаг 6. Связать проблемы стрелками (от причины к следствию), ясно

показывая ключевые связи.• Шаг 7. Проверить диаграмму и убедиться в ее обоснованности и полноте.• Шаг 8. Скопировать получившуюся диаграмму на отдельный лист бумаги и

распространить ее (если это имеет смысл) для дальнейшего обсуждения и информирования заинтересованных сторон и членов команды проекта.

Строим дерево целей• Шаг 1. Переформулируйте все негативные ситуации, выявленные при

анализе проблем, в позитивные ситуации, которые являются желаемыми и реально достижимыми.

• Шаг 2. Проверьте связи «средство-цель», в которые преобразуются причинно-следственные связи дерева проблем. Это важно, чтобы обеспечить обоснованность и полноту иерархии целей.

• Шаг 3. Если необходимо:Пересмотрите формулировки;Добавьте новые цели, если они представляются уместными и необходимыми для достижения цели на следующем более высоком уровне;Удалите цели, которые кажутся неуместными или не нужными

Строим жизненный цикл проекта, определяем вехи (контрольные точки, рубежи, реперные точки)

Жизненный цикл проекта — это полный набор последовательных фаз проекта от момента зарождения проектной идеи до момента ее полной реализации. Первая фаза совпадает с началом проекта, а последняя фаза — с окончанием проекта.

• Фаза № 1 «Строительство фундамента»• Фаза № 2 «Возведение стен»• Фаза №3 «Строительство крыши»• Фаза № 4 «Подведение коммуникаций»• Фаза № 5 «Отделочные работы» и т.д.

Анализ ситуации

• Следует ли пытаться решить все выявленные проблемы или только часть их?• Какова возможная связь данного проекта с другими проектами (текущими или

планируемыми) организации?• Какие воздействия на существующую негативную ситуацию наиболее

вероятно приведут к желаемым результатам и обеспечат устойчивость проекта? Каким образом может быть достигнута максимальная польза для целевых групп?

• Каким способом лучше всего обеспечить заинтересованность партнеров?• Какая стратегия наиболее эффективна в плане соотношения затрат и

результатов?• Какие финансовые средства могут быть реально предоставлены на

реализации проекта, из каких источников?

Если нет гарантии, что под эти цели будет достаточно ресурсов, то не переходим дальше – либо меняем цели, либо проект, либо место приложения имеющихся ресурсов!!!

Часть 2. Планирование проектаПроектная структура – это набор категорий, разделов документа, представляющего описание проекта.

1. Проблема (почему именно эта проблема)2. Цели3. Задачи4. Ожидаемые результаты (характер и количественные

показатели)5. Методы (мероприятия)6. Ресурсы (кадры, товары, услуги, источники)

Составляем сетевой график- представляет из себя «Диаграмму зависимостей» («Блок-схему»), позволяющую определить последовательность выполнения фаз и задач проекта.

Приобретение материалов2 дня

Строительство фундамента3 дня

Подводка коммуникаций6 дней

Строительство крыши

Отделочные работы4 дня

Оборудованиезакладок для электросетей3 дня

Установка окон

Строительство крыши4 дня

Установка окон2 дня

Разработка концепции3 дня

Поиск финансирования7 дней

Возведение стен7 дней

Матрица ответственностиКто/сферы Переговоры с

местом, поиск мто

Работа с партнерами всеми!!

Работа с участниками всеми!!!

Работа с пиаром и дизайном всем!!!

Подготовка документов отчетных и писем

Ведение группы вконтакте

Работа с программой и тренерами, заявками

оргиЖеня К. контр Контр Пом Дел Дел утвРома К. Дел Пом Пом ДелДенис В. пом Дел Пом ДелЛена С. контр Корд, раб Пом Контр Контр контрМаксим Щ. Корд, контр,

делКонс, дел

Даниил Х. Пом Пом - Дел Корд, ДелГузалия Н. пом Конс Корд

партнерыМин.молодежи

изв конс пом

НКО ИзвУралСтрой Изв

Корд – координирует процесс, Дел – делает, Конс – консультирует, Утв – утверждает, подписывает, Изв – нужно известить!, Контр – контролирует исполнение, Пом – помогает!!!

Организационный план– это перечень фаз и задач проекта привязанные к календарю и конкретным срокам их исполнения

№ Время Задачи

Янв. Фев. Март Апр. Май Июнь Июль Авг. Сент. Окт.

1

2

3

4

5

6

Разработка концепции

Приобретенматериал.

Строительство фундамента

Возведение стен и крыши

Техническ. коммуникации

Отделочные работы

Расчет ресурсов

Период исполнения работы

№Дата начала

Дата Завер-шения

Кол-во дней

1 2 3 4

Описание работы

НеобходимыйПерсонал (ФЗП)

НеобходимоеМатериально-техническое обеспечение(стоимость)

Требуемыйобъемфинансирования(руб.)

1.

1.

1.

6 7 8 9

Названиеработы

5

График Ганта (ленточная диаграмма)

Бюджет. Бюджеты бывают разные

Приоритет Статья

расхода

Примечание Лучший

сценарий

Реальный

сценарий

Худший

сценарий

Согласован

ный бюджет

“Внутренний бюджет” для принятия решения

№ Статья расхода Примечание Всего Имеется Требуется

“Внешний бюджет” для привлечения средств

Распространенные статьи бюджетаРасходы проектаОплата труда: зарплата штатных сотрудников и контрактников,

гонорары экспертам и консультантам плюс необходимые отчисления

с фонда оплаты труда.

Помещение: оплата аренды (покупки) плюс коммунальные платежи.

Оборудование, включая расходные материалы и обслуживание.

Командировочные и транспортные расходы: стоимость билетов,

суточные, стоимость проживания в гостинице и налоги с суточных,

если необходимо.

Публикации, издательские расходы: дизайн, верстка,

редактирование, корректура, перевод, печать.

Рассылка и связь: почтовые расходы, оплата телефона, факса,

электронной почты, Internet.

Канцелярские товары и офисные принадлежности.

Административные расходы.

Непредвиденные расходы (2 – 10%).

Итого расходов (I)

Доходы проектаДоноры и спонсоры проекта – денежный

вклад

Плата за участие (организационный или

регистрационный взнос)

Продажа сувенирной продукции

Доход от сопутствующих услуг

(копирование и т.д.)

Доноры и спонсоры проекта – натуральный

вклад

Итого доходов (II)

ПРИБЫЛЬ, если с плюсом /

ДЕФИЦИТ, если с минусом (II – I)

Матрица рисковКатегория риска Контролируемый или нет Суть риска Оценка его значимости в

проекте, комментарииУправленческие контр Слив кого-то из команды Все в курсе всего, что

происходит с проектом, если что – страхуем друг друга

Рыночные

Финансовые контр Не хватит сметы в 15 000 Оргвзносы с участников/партнеры/ благотворительный бокс для сборов

Юридические и бухгалтерские контр Оформим неправильно документы отчетные, придется переделывать

Найти бухгалтера

Технические контр Не найдем нужное мто, не сможем подключить

Добираем партнеров, просим помочь

человеческие неконрт Людей будет меньше/больше/не те, кого ждали

Регистрация по идеям а не по людям

Тренер сольется Иметь в запасе вариант лекции своей

контр

Другое неконтр Погода испортится Договориться с ВЦ галерея

Показатели эффективности

• Количественные

• Количество участников и зрителей

• Количество поданных потом документов

• Записи в журнале• Количественные

характеристики строения/предмета

• И т.д.

• Качественные

• Процент удовлетворения после проекта

• Процент роста/снижения ключевого фактора (снижение смертности и т.д.)

• Данные опросов и мониторингов

Обязательные пункты грантовой заявки• ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ. • ВВЕДЕНИЕ, или ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, • ОЦЕНКА И ОТЧЕТНОСТЬ. • РАСПРОСТРАНЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА. • МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЕКТА. • ДАЛЬНЕЙШЕЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ, или ДАЛЬНЕЙШЕЕ

РАЗВИТИЕ, или УСТОЙЧИВОСТЬ ПРОЕКТА. • ПРИЛОЖЕНИЯ

Залог успеха проекта

• Проект хорошо оформлен,• Структурирован,• Имеет цели и задачи,• Проведена оценка эффективности проекта,• Имеет новизну в решении проблемы социальной группы,• Отличается от предыдущих опытов,• Проект имеет перспективы,• В проекте есть несколько сотрудничающих субъектов,• В реализации проекта заинтересована власть,• СМИ регулярно пишут о ходе реализации проекта,• Дающий ресурсы бизнесмен также может принимать участие в

реализации проекта.

http://vkontakte.ru/kreativniy (963) 480-33-73 www.kreativniy.com@Kreativniy @Evlekkkreativkapital@gmail.com

- Благодарю за внимание Креативный капитал:Вконтакте:тел.: web: twitter:e-mail:

Михайлов Александр:Вконтакте:тел.: web: Twitter:

http://vkontakte.ru/alexandrmikhaylov56-57-23 www.alexandrmikhaylov.ru@Izhevec