Казначейство и управление договорными отношениями

Казначейство и управление договорными отношениями

• Реализация Вашей методики осуществления платежей. Заявки на оплату, контроль лимитов, реестр платежей;

• Платежный календарь. Возможность управления денежными потоками в режиме реального времени;

• Договорные отношения. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью.

Цель управления ДС

Условие эффективного существования предприятия—создание механизма управления ДС, обеспечивающего:

формирование оперативной и достоверной информации о предстоящих платежах и поступлениях ДСпланирование движения ДС с целью недопущения «кассовых разрывов»повышение платежной дисциплины регулирование взаиморасчетов с контрагентамив конечном итоге, ускорение оборачиваемости активов, повышение ликвидности и платежеспособности предприятия

Схема управления ДС

Планирование

Контроль

Анализ

Упр

авлен

ие

до

гово

рам

и, кр

еди

тор

ской

и

деб

ито

рско

й зад

ол

жен

но

стью

Упр

авлен

ие п

оступ

ле

ни

ем и

р

асходо

вани

ем Д

С

Упр

авле

ни

е кассами

и р

асчетны

ми

счетам

и

Учет

Управление поступлением и расходованием ДС

- Долгосрочное (БДДС, планы движения ДС)Основная цель: планирование источников ДС для обеспечения текущей, инвестиционной деятельности; направлений и объема размещения свободных ДС на длительный период времени

- Оперативное (платежный календарь)Основная цель: планирование текущих поступлений и платежей на короткий период (день, неделя) с целью недопущения «кассовых разрывов»

Этапы оперативного планирования

1. Сбор информации о планируемых поступлениях и платежах

2. Проверка и утверждение платежей, резервирование средств на платежи, ведение реестра платежей

3. Формирование платежного календаря

4. Исполнение платежного календаря

Кому это нужно:1. Крупные, предприятия имеющую развитую организационную структуру

2. Значительная численность персонала вовлеченного в процессинициирования платежей

3. Предприятия используемые процедуры согласования и утвержденияпланируемых расходов

Регламентация

В рамках построения системыуправления платежами следует наладитьэффективный документооборот договорови первичной документации. Необходимоопределить ответственных заформирование заявок, порядок и сроки ихпередачи на исполнение, процедуру исроки утверждения и исполнения

Управление ДС не является исключительной зоной

ответственности фин. отдела и бухгалтерии

Организационные основы: Статьи ДДС и ЦФО

Статьи движения денежных средств:

Центры финансовой ответственности:

Определить перечень статей, их связь со статьями БДДС

Регламентировать порядок отнесения платежей к той или иной

статье

В системе управления ДС под ЦФО подразумевается

подразделение, которое отвечает за произведенные расходы,

инициирует счета и несет ответственность за своевременное

предоставление всех «закрывающих» документов по счетам

Составить список ЦФО, на основании оргструктуры.

Назначить ответственных по ЦФО

Основные элементы системы

Согласования заявок на расходование ДС

Контроль лимитов по заявкам

Резервирование средств на выполнение платежей

Платежный календарь

Инструмент оперативного планирования движений и остатков денежных средств предприятия в краткосрочной перспективе (день, неделя, месяц), позволяющий прогнозировать и контролировать исполнение предприятием и его контрагентами платежей, обеспечивать достаточность платежных средств и предотвращать кассовые разрывы

Трудности:

1. Ручное составление - трудоемкая задача

2. Распределение текущих платежей по кассам и расчетным счетам

Источники информации для платежного календаря

Платежный календарь

Реестр платежей

Осуществление платежейВозможно запретить пользователю проводить платежные документы:• без указания заявок на расходование/поступление средств, заказов

поставщиков/покупателей• на сумму превышающую сумму заявки

Контроль и анализ платежей

Система управления заявками на платежи позволяет:

• выявить и объединить в едином информационном пространстве возникающие потребности в платежах

• привести к единому стандарту процесс учета проводимых сделок с контрагентами

• обеспечить регламентацию и координацию процесса утверждения заявок

• использовать схемы резервирования денежных средств под конкретные платежи

• планировать платежи контрагентам на основании утвержденных заявок в режиме реального времени, формируя платежный календарь

• контролировать исполнение (оплату) утвержденных заявок на платежи

• КАК СЛЕДСТВИЕ, ПОВЫСИТЬ ЛИКВИДНОСТЬ И НЕДОПУСТИТЬ КАССОВЫЕ РАЗРЫВЫ В КРАТКОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ

Проблемы управления дебиторской/кредиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия:

• нет достоверной информации о сроках погашения обязательств;

• не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

• отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

• не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;

• функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении коммерческого кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап

Основные задачи, решаемые системой Управления договорами, дебиторской, кредиторской задолженностью:• формирование и ведение карточки договорного документа;• ведение базы договоров;• планирование поставок, отгрузок и платежей в разрезе

договоров;• учет поставок, отгрузок и платежей в разрезе договоров;• контроль выполнения условий по договорам;• учет взаиморасчетов по договорам с различной степенью

детализации;• контроль задолженности по договорам;• анализ состояния взаиморасчетов с контрагентами;• формирование отчетных форм в различных аналитических

разрезах.

Детализация договоров

Регистрация условий ведения взаиморасчетов по договору

Вся информация о договоре – в карточке договора.

Контроль исполнения условий договора и предоставление аналитической информации

Текущий контроль суммы задолженности

Контроль выполнения сроков по договорам

Контроль размера предоплаты

Выполнение условий по договорам:• Сумма поставок за период;

• Периодичность поставок;

• Количества и цены по конкретным номенклатурным позиция

Аналитическая отчетность

Внедрение системы управления договорными отношениями позволяет решить задачи:

• Отслеживания и контроля сроков оплаты

• Контроля уровня просроченной задолженности

• Анализа выполнения условий договоров

• Сбора информации и анализа процессов по работе с задолженностью. Происходит налаживание взаимодействий между различными департаментами и отделами, ведающими этими вопросами

• Получение различной аналитической отчетности

• КАК СЛЕДСТВИЕ, УСКОРЕНИЕ ОБОРОЧИВАЕМОСТИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ, УВЕЛИЧЕНИЕ ЕЕ ЛИКВИДНОСТИ, ОПТИМИЗАЦИЯ СТРУКТУРЫ ЗАДОЛЖЕННОСТИ КОМПАНИИ

Спасибо за внимание!

Компания «Диалог ИТ»Тел.: +7(812) 777-0-800E-mail: market@dialogit.ruwww.dialogit.ru