Етапи створення Центру адміністративних послуг “Прозорий офіс”

2006-2007 рік – підготовка та проведення сертифікації міської ради за системою ISO 9001:2000

Травень 2007 року – аудит та сертифікація компанією BSI Management Systems

2007 рік – розроблення та затвердження Плану заходів по утворенню Центру

2007-2008 роки – вивчення досвіду іноземних держав

2007 рік – інвентаризація послуг, затвердження переліку адміністративних послуг та їх кодифікація; розроблення алгоритмів усіх послуг

2008 рік – ремонтно-будівельні роботи по реконструкції та влаштуванню приміщення Центру

Вересень 2008 року – тестування системи

10.10.2008р. – офіційне відкриття Центру

2011 рік – внесення до Програми соціального і економічного розвитку міста положень щодо розширення мережі пунктів обслуговування громадян та утворення відділень Центру;

2011-2012 рік – розроблення проектно-кошторисної документації та здійснення ремонтно-будівельних робіт в адмінбудівлях міськради;

25.10.2012р. – рішення про утворення територіальних відділень Центру та нова редакція положення про Центр;

Листопад – грудень 2012р. – поетапне відкриття відділень

Напрямки та галузі діяльності, що представлені в Центрі та його територіальних відділенях

• Дозвільна система у сфері господарської діяльності (СЕС, екологія, держгіпромнагляд, держтехногенбезпеки, містобудування, охорона культурної спадщини, державні експертизи, реклама, дозволи та погодження ДАІ та ін.);

• Адміністративні та інші послуги ЦОВВ (нормативна грошова оцінка землі, погодження документації із землеустрою та ін.);

• Державна реєстрація речових прав на нерухоме майно (реєстрація прав на землю та об’єкти нерухомості та їх обтяжень);

• Державна реєстрація земельних ділянок (державні кадастрові реєстратори);

• Пенсійне забезпечення громадян; • Облік платників Єдиного соціального

внеску; • Соціальне страхування на випадок

тимчасової втрати працездатності, облік страхувальників (Фонд соціального страхування)

•Адміністративні та інші послуги міської ради і її виконавчих органів (земельні відносини, містобудування, житлове та комунальне господарство, економіка, благоустрій, освіта, архівні документи та ін.); • Соціальний захист та соціальне забезпечення; • Державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців; • Особисті звернення громадян (скарги, пропозиції тощо); • Організація особистого прийому керівників міської ради та її виконавчих органів •Консультаційно-роз'яснювальна робота

ОРГАНИ ТА СЛУЖБИ, ЩО Є УЧАСНИКАМИ ЦЕНТРУ

•Управління Держземагенства у Вінницькому районі Вінницької області, в т.ч. державні кадастрові реєстратори; •Державне управління охорони навколишнього природного середовища у Вінницькій області; •Головне управління державної санітарно-епідеміологічної служби у Вінницькій області; • Головне управління Держземагентства у Вінницькій області; •Управління Держтехногенбезпеки у Вінницькій області; •Державна інспекція сільського господарства у Вінницькій області; •Управління ветеринарної медицини у м. Вінниці • Басейнове управління водними ресурсами р. П.Буг; •Інспекція ДАБК у Вінницькій області; •Теруправління Держгірпромнагляду у Вінницькій області; • Вінницьке обласне управління лісового та мисливського господарства; • Служба автомобільних доріг у Вінницькій області; • УДАІ УМВС України у Вінницькій області; • Відділ ДАІ Вінницького міського відділу УМВС України у Вінницькій області; • Головне управління охорони, використання і відтворення водних живих ресурсів та регулювання рибальства у Вінницькій області • Управління культури і туризму Вінницької ОДА; • Управління Пенсійного Фонду України у м. Вінниці; • Вінницька облдирекція ФССзТВП; • Відділи державної реєстрації речових прав на нерухоме майно м. Вінниці та Вінницького району; • Головне управління економіки Вінницької ОДА.

•Департамент архітектури містобудування і кадастру міської ради; •Департамент комунальних ресурсів міської ради; • Департамент міського господарства міської ради; • Департамент житлового господарства міської ради; • Департамент економіки і інвестицій міської ради; • Департамент адміністративних послуг міської ради; • Департамент освіти міської ради; • Департамент праці і соціального захисту населення міської ради; •Міська служба у справах дітей ; •Державні реєстратори; • Архівний відділ міської ради

Планується:

•Державна міграційна служба; •Державні кадастрові реєстратори Вінницького району; •Центри зайнятості; • МРЕВ; • Комунальні служби: Водоканал, Вінницягаз, РЕС, Теплокомуненерго

Створення відділень “Прозорого офісу” соціального спрямування

Центр адміністративних послуг «Прозорий офіс»

У 2012 р. розпочали роботу в ще три регіональних центри соціального спрямування в будівлях міських районних адміністрацій.

Регіональні центри соціального спрямування

П

о

з

н

а

ч

к

и

:

В центрах крім адміністративних надаються також соціальні послуги: більше 40 видів послуг соціального захисту населення, оформленням пенсій та житлових субсидій, призначення соціальних виплат та пільг, надання матеріальних допомог, обліку платників та ін.)

КОМПЕТЕНЦІЯ ЦЕНТРУ: • Забезпечення повноважень з організації прийому та реєстрації звернень та видачі документів за результатами їх розгляду; • Здійснення контролю за термінами вирішення звернень та дотриманням процедур надання тих чи інших послуг; • Вчинення реєстраційних дій в межах компетенції; • Забезпечення організації особистого прийому громадян; • Надання консультацій з питань отримання адміністративних та інших послуг; •Забезпечення відвідувачів бланками типових форм документів, надання допомоги у їх заповненні; • Збір, узагальнення та аналіз статистичної інформації; • Розроблення та внесення пропозицій керівництву щодо спрощення процедур надання адміністративних послуг.

• Забезпечує впорядкування черги та постійний моніторинг:

•Скільки відвідувачів очікують на надання послуг

•Яка черга на кожний вид послуги

•Скільки відвідувачів прийнято

•За якою послугою звертався кожний із них

•Скільки часу очікував на чергу

•Як довго його обслуговував працівник

•Скільки людей зверталося за кожною із послуг

• Забезпечує вичерпну статистичну інформацію за будь-який період роботи

Електронна система управління чергою

Інформаційні термінали

Звернутись до міського голови, керівника Центру, на “Гарячу лінію”

Ознайомитись із графіками прийому керівників

Ознайомитись із порядком та умовами отримання послуг

Ознайомитись із актами міської ради та її виконкому, розпорядженнями міського голови

Ознайомитись із бланками документів та надіслати їх собі на електронну пошту

Ознайомитись із новинами основних державних Інтернет сайтів

Прийняти участь в опитуванні щодо якості обслуговування

Система відеоспостереження: недопустимість зловживань

•Встановлено 16 відеокамер в місцях прийому громадян

•Забезпечується збереження відеоінформації

•Керівництвом «Прозорого офісу» ведеться вибірковий моніторинг записів

Додаткові сервіси: принцип комфорту

Не виходячи за межі «Прозорого офісу» можна :

•Здійснити оплату послуг у відділенні банку

•Зробити ксерокопії документів

•Безкоштовно зателефонувати на міський телефон

•Скористатися послугами міжміського та міжнародного телефонного зв'язку

•Скористатись бездротовим доступом до мережі Інтернет (система Wi-Fi)

•Скористатися банкоматом

•Заламінувати документи

•Замовити печатки, штампи, візитівки

•Скористатися послугами кафе або кавовим автоматом

Технології е-управління

*

В 2007 році для організації колективної роботи працівників було запущено внутрішній портал, що використовується для зберігання робочої документації та містить: • сайти підрозділів; • електронний архів; • бази даних; • центр звітів; • інформаційні сервіси

Інформаційні технології Центру «Прозорий офіс»

Для забезпечення роботи Центру адміністративних послуг «Прозорий офіс» та його філій використовуються сучасні інформаційні технології та картки реєстрації.

DocsVision

З квітня 2011 року у виконавчих органах Вінницької міської ради впроваджено систему електронного документообігу. Підключено 34 виконавчі органи, 16 комунальних підприємств, 780 користувачів.

• Вхідна документація;

• Доручення та розпорядження

міського голови.

• Вихідна документація;

*

Реєстрація документів у всіх виконавчих органах міської ради проводиться виключно в системі документообігу із збереженням всіх сканкопій документів.

Електронні комунікації

*

Комунікатор на базі Microsoft Lync:

• обмін повідомленнями;

• аудіо зв’язок ; • відео зв'язок

• забезпечує організацію діяльності Центру,

координує діяльність його територіальних

відділень та взаємодію учасників Центру, їх

посадових та службових осіб;

• проводить аналіз кількості звернень, виданих

документів, забезпечує контроль за

дотриманням процесів та процедур

адміністративних послуг, термінів прийняття

рішень по кожній конкретній адміністративній

послузі, узагальнює статистичні данні

діяльності Центру;

• вносить пропозиції керівникам

адміністративних органів та виконавчого

комітету міської ради щодо удосконалення та

спрощення процедур і процесів надання

адміністративних послуг;

• вносить пропозиції керівникам

адміністративних органів, керівництву

виконавчого комітету міської ради з питань

підбору кадрів, розстановки робочих місць та

проведення навчань із працівниками, залученими

до роботи Центру;

• забезпечує співпрацю Центру із

уповноваженими органами з питань дозвільної

системи та державної реєстрації; організовує

вирішення питань матеріально-технічного

забезпечення діяльності Центру;

• вносить пропозиції керівництву міської ради та

її виконкому, керівництву учасників Центру щодо

заохочення та притягнення до дисциплінарної

відповідальності представників (працівників),

задіяних у роботі Центру;

• забезпечує виконання інших завдань та

доручень керівництва міської ради з питань

забезпечення організації надання якісних

адміністративних послуг через Центр та

функціонування Центру

Керівник Центру

У Вінницькій міській раді запроваджено програму Муніципальний університет, що сприяє перепідготовці та

підвищенню кваліфікації працівників.

• Відсутність повноважень ОМС щодо координації органів і служб у забезпеченні

єдиної системи обслуговування мешканців;

• Роздробленість та обмеження доступу в користуванні загальнодержавних

електронний баз даних (реєстрів);

• Відсутність нормативного врегулювання можливостей запровадження в межах

діяльності Центру надавати комплексні адміністративні послуги;

• Відсутність чітких алгоритмів надання адміністративних послуг;

• Відсутність налагодженого механізму співпраці між Центром, органами

Держземагентства та Укрдержреєстру з питань реєстрації земельних ділянок та

прав на них із урахуванням вступу в дію Закону України «Про Державний

земельний кадастр»

• Технологічні та законодавчі перешкоди у запровадженні якісного електронного

документообігу та впровадження дистанційного отримання адміністративних

послуг;

• Обмежені можливості ОМС в питаннях контролю за дотриманням

адміністративними органами термінів та процедур надання адміністративних

послуг.

Проблемні питання:

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!