馆藏文献资源建设与图书馆采访工作

北京大学信息管理系 教授 刘兹恒 博士

Ziheng@pku.edu.cn

图书馆采访工作出现的新情况 （ 1）馆藏资源的类型结构发生了巨大的变化，出现了文献信息资源、电子信息资源和网络信息资源三者并存的局面；

（ 2）馆藏资源的空间结构发生了巨大的变化，出现了实体馆藏与虚拟馆藏并存的局面；

图书馆采访工作出现的新情况 （ 3 ）馆藏资源的采访方式发生了巨大的变化，出现了传统采访方式、网上采购方式、集团联合采访方式以及资源导航方式等多种采访方式并存的局面。

（ 4）馆藏资源的供货形式发生了巨大的变化，出现了以政府招标方式确定文献供应商来替代采访人员自主选择文献供应商的局面。

一、采访工作在图书馆的地位 采访工作是图书馆最重要的工作之一，采访人员应该是图书馆业务水平最高的人员之一。因为以拥有物理实体形式的文献资源为目的的文献资源建设，是图书馆开展所有服务工作的基础，当然也应该是图书馆核心能力的基础。图书馆如果不进行文献采访、不建设优质的信息资源，读者凭什么要依赖图书馆，社会凭什么要投资设立或维持图书馆？

一、采访工作在图书馆的地位 最近有学者提出，未来图书馆的竞争力，主要将产生于图书馆活动的新领域，或称之为新的业务生长点，即知识服务。他们批评图书馆以资源为基础的发展模式，认为这种将图书馆与实际资源捆绑的做法不能真正揭示图书馆工作的性质，也未能真实体现图书馆员作为信息工作者和知识工作者的巨大能力。因而得出结论说，我们显然已不能将拥有一定资源作为核心竞争力了。

一、采访工作在图书馆的地位 图书馆是搜集、整理、保管和利用书刊资料，为一定社会的政治、经济服务的文化教育机构。最近，为了适应信息社会的发展，人们对图书馆的定义又有了更加抽象和普适的描述：图书馆是社会记忆（通常表现为书面记录信息）的外存和选择传递机制。

一、采访工作在图书馆的地位 事实上，作为社会分工产物的图书馆，从它诞生之日起，就以选择、搜集、整序、收藏各种文献为己任，向社会提供以文献为基础的信息服务。随着信息存储技术的发展，文献载体形式发生了许多改变。与此相适应，图书馆的文献收藏与整序也出现了多元化的发展趋势。从纸张印刷型文献到缩微型文献、视听型文献再到机读电子型文献，图书馆一直以其全面、丰富的收藏承担着各种社会文献管理的任务，成为了社会文献交流系统的枢纽和中心。

一、采访工作在图书馆的地位 上个世纪九十年代后期，以色列巴伊兰大学经济管理系的施瓦兹博士曾经查阅比较了因特网和世界三大图书馆——美国国会图书馆、纽约公共图书馆和英国不列颠图书馆在若干专题上拥有的资料情况，发现因特网上所提供的资料从内容到范围都远不如图书馆丰富。由此可见，图书馆对社会文献信息资源的管理，已形成了特有的社会分工，是别人难以替代的。

一、采访工作在图书馆的地位 那种要求图书馆放弃以资源为基础的发展，解除图书馆与实际资源的“捆绑”，而通过动态搜寻、链接、组织网上资源来提供知识服务，即将“存取”能力作为图书馆的核心能力加以发展，是不切实际的。

由此我们可以得出结论，即使是在网络环境下，图书馆的信息资源建设仍然非常重要，必须加大对信息资源建设的投入，丝毫不能削弱信息资源建设在图书馆工作中的基础地位。

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 我们很难泛泛地用“以谁为主”或“两者并重” 这样抽象的说法来描述这种关系。因为不同的图书馆有自己不同的情况，他们的性质、任务不同，读者需求不同，基础和条件不同，因而在处理传统文献和数字文献采访的关系时，必须要根据自己的实际做出不同的选择。

当然，在图书馆制定信息资源建设政策、安排数字信息资源和传统文献资源采访比例的时候，我们还是有一些基本的原则可以遵循。这些原则主要是：

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 1 、需求导向的原则 图书馆采访数字资源首先是为了服务于本馆的性质任务，服务于本馆读者，而不是为了赶时髦，更不能盲目追求数字资源的数量，以此炫耀图书馆的“现代化”。 其实，就是在数字化程度最高的美国，据美国《图书馆杂志》报道， 2001年，美国高校图书馆的经费大多数仍是用于购置印刷型文献，仅美国研究图书馆协会所属 120多所综合性大学，每年就要花费 6 亿美元来买印刷型文献。可见，纸本书刊将继续占据图书馆的大量书架。

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 三所图书馆 2001 年文献采访经费中传统文献和电子文献所占的比例

单位总经费（元）

传统文献（元）

百分比（%）

电子文献（元）

百分比（%）

北京大学图书馆

1800 万（人民

币）

1480 万 82.22 320万 17.78

中国医科院图书馆

1300 万 1200 万 90.10 100万 9.90

解放军医学图书馆

600万 540万 90.00 60万 10.00

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 经过几年的发展，电子出版物的数量有了较大增长，用户对数字文献的使用也逐渐熟悉，到 2006 年，为了适应用户的需要，图书馆对电子文献采访的经费比例有了较大的增加，但仍然在全部采访经费中只占到小部分。如北京大学图书馆只占 1/4 ；清华大学图书馆和中国人民大学图书馆占 1/3 ；首都图书馆则只有 1/8—1/7；中国社科院文献情报中心更是只有 6—7%。可见，传统文献的采访还是采访工作的主要内容。

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 2 、协调互补原则 图书馆建设数字资源，不是要在图书馆已有的馆藏体系之外另外再建设一个独立的馆藏体系，而是要通过数字信息资源的建设使已有的馆藏体系更加完善。也就是说，数字信息资源的建设和传统文献资源的建设必须进行协调，成为互为补充的一个整体。

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 对那些学术性强，利用率高的核心期刊，可以既订印刷版，又订电子版；而电子期刊制作发行有一定的时滞，所以在订了这些期刊的电子版后，仍应该允许它们的印刷版继续保留。相反，对那些利用率很低却有较高学术价值的期刊，可以只订电子版，不订印刷版；而对那些学术性不强，利用率却较高的期刊，则只需订印刷版，不订电子版。对于检索型、工具型的文献，由于它们的功能主要是提供参考、检索，电子版具有比印刷版更大的优势，就应该优先订购电子版。对一般的图书，电子版阅读反而不方便，所以印刷版仍应该是主流馆藏。

二、数字资源采访和传统资源采访的关系 3 、成本效益原则 以尽可能小的成本获得尽可能大的效益，是信息资源建设一项基本的经济法则，在处理数字资源和传统文献资源采访的关系时，也必须遵循这一法则。具体来说，就是要考虑数字资源和传统文献资源的价格 /信息量之比。当某一数字资源所包含的内容全部或大部为本馆所需，且价格又比订阅这些内容的印刷版文献的总价格低或接近，就应该选择数字资源；反之，如果该数字资源所包含的内容大部分是本馆不需要的，而价格又高于购买等量信息内容的印刷型文献，就没有必要购买这种数字资源。

三、文献采访中“存取”和“拥有”的关系

我们知道，信息资源建设的目标是资源共享，这在以前很难完全实现，但计算机网络技术的普及让这一目标的实现成为了可能。但随即出现的问题是，在文献资源建设的理论研究和实践中，越来越多的人将远程获取馆外文献作为馆藏发展策略的一部分，提出了“存取”重于“拥有”，用“存取”取代“拥有”的观点，认为这是馆藏发展的趋势。实际上，这种看法是不对的。 “存取”与“拥有”是互相辅助、长期共存、缺一不可，并且是互动的关系。

三、文献采访中“存取”和“拥有”的关系

早在 1994年，美国的俄克拉荷马大学和俄克拉荷马大学基金会就联合举办了以“存取、拥有与资源共享”的专题会议，当时就有论文提出了“资源共享 =存取十拥有”的公式。

“存取”与“拥有”是现代图书馆信息资源建设的两种方式，我们没有必要去论证到底哪一种方式更好，或者一定要分出一个高低，把其中一种方式凌驾于另外一种方式之上，或者要取而代之，这不是实事求是的态度。

三、文献采访中“存取”和“拥有”的关系

文献资源是一种重要的资源，而且是一种基础性的知识资源。从战略高度上讲，为了保证我国的文献信息需求有一个较高的保障，我们必须对自己所需的文献有一个较为完备的收藏。事实上，即使是那些“获取”做得很好的国家也没有放弃对文献的“拥有”，他们仍在不断完善自己的文献资源保障体制。而我国作为一个发展中国家，文献资源本身就比较贫乏，如果我们长期不能改变这种状况，不能拥有属于自己的比较丰富的文献资源，我们很可能会在未来文献需求的满足上受制于人。

三、文献采访中“存取”和“拥有”的关系

为了实现资源共享的目标，图书馆需要在“存取”与“拥有”之间作适当的协调，否则谁也不愿意“拥有”，谁都想更多地利用“存取”，这样势必会造成图书馆整体信息资源缺失，最终导致“存取”失去来源。而文献资源作为国家的战略资源，从战略的高度看，对于那些重要的文献，图书馆必须要拥有。拥有资源才可以保证国家信息开发利用的自主性，才能不过多地受制于人。

三、文献采访中“存取”和“拥有”的关系

那些大型图书馆，如国家图书馆、北京大学图书馆等，必须承担国家信息资源的拥有任务。其他图书馆也应该根据自己的性质、任务，拥有自己的特色资源。一般来说，为科学研究服务的研究图书馆和大型专业图书馆，需要及时获取国内外最新最前沿的科技信息，其信息资源建设应以存取为基本模式；公共图书馆，尤其是中小型公共图书馆，读者更多的需要是各种类型的通俗读物、科普读物或休闲读物，因而应该以扩大馆藏文献的拥有量为主要任务；

三、文献采访中“存取”和“拥有”的关系

高校图书馆为满足学生课程学习和扩大知识面的需求，必须拥有相关的文献，而为满足教师和研究生科研的需要，又必须以存取的方式从多方获取文献。此外，对于不同类型的文献，也应该采取不同的方针，如读者经常使用的文献，应该提高馆藏的拥有率；读者不经常使用但又比较重要的文献，则可以通过馆际互借，以异地存取的方式来提供文献保障。

四、关于馆藏建设的分工协调 尽管现在图书馆已经基本普及了网络，但我国文献信息资源建设中重复订购与缺藏的矛盾却并没有得到真正解决。这个老生常谈的问题依然严重存在。一方面是图书馆普遍感到经费短缺，文献购置力不从心，舍书报刊不解决问题，又不得不大量削减期刊的订量；另一方面，从整体来看，各图书馆已经大大减少了的文献购置，却有相当多是互相重复的，在一个地区、一个系统，一些文献你有我有大家都有；而另一些重要的文献，你没有我没有大家都没有，使有限的经费没有发挥应有的作用。

四、关于馆藏建设的分工协调

据有关专家对中国高等医药院校《订购 2000 年外文生物医学期刊联合目录》的统计，共 128 个入编的单位，其西文期刊重复订购的在 30份以上的有 135种； 40份以上的有 102 种； 50份以上的有 87种； 60份以上的有48种； 70份以上的有 14 种； 80份以上的有5种，有 1种期刊竟有 91个单位重复订购。

四、关于馆藏建设的分工协调 拿我国西部地区 2000 年的基数来说，当年西部地区医学图书情报系统订购了 1100种生物医学方面的外文期刊，重复订购达 615种，约 4000份，平均每种重复率达 6.5 份。如果今后我们稍微努一点力，做一些分工协调，将重复订购的期刊由平均每种 6.5份减少到 4份，我们就可以将省下来的钱用来增订其他重要的外文期刊约 1500种，这就比原来所订外文期刊的品种翻了一番还要多，即由 1100种增加到了 2600种左右。

四、关于馆藏建设的分工协调 教育部全国高校人文社会科学文献中心（ CASHL），由北京大学图书馆、复旦大学图书馆作为全国中心；武汉大学图书馆、中山大学图书馆、南京大学图书馆、吉林大学图书馆和四川大学图书馆作为地区中心，分工收藏国外人文社会科学期刊。教育部向中心拨款，各图书馆再配套同样的经费来购买国外期刊，这就保证了国家经费的有效使用，也强化了图书馆的责任。该中心目前收藏的人文社科外文期刊已经达到 7000多种，已经大大超过了我国所有高校图书馆以前收藏国外人文社科期刊的总和；而 CASHL的国外人文社科期刊收藏量计划达到 12000种。该中心通过文献传递服务向全国高校用户提供服务。

五、关于馆藏文献的政府采购 目前，全国有一定规模的图书馆大约在 16000个左右，其文献采购经费近年来平均每年的增长幅度在 40%—60%之间， 2005年已经超过 30 个亿。其中，高校图书馆特别是研究型大学图书馆则更是成为图书市场的采购主力。如 2004年北京大学图书馆的购书经费为 2400万元，厦门大学图书馆为 2700万元。南京大学图书馆为 3000万元。据估计，现阶段具有同等采购能力的高校图书馆大概有 20多家。而到 2010 年，有不少研究型高校图书馆的采购经费将会突破 5000万元。

五、关于馆藏文献的政府采购 另一方面，国内图书出版量也在迅速增长，近五年来每年增速都在 6—10% ， 2005年全国出版图书达到 128578种。但图书馆并没有感觉中文图书出版丰富而使得文献采访更加容易，原因是， 1 、出版内容趋于低俗化 2 、学术图书出版比例减少 3 、选题雷同，出版跟风严重 4 、教材、教辅占据出版资源半壁江山

五、关于馆藏文献的政府采购 随着图书发行体制改革的深入，图书馆的信息资源采访还是有了很多便利，选择的途径更加多元化。尤其是近年来科研院所图书馆、大型公共图书馆和重点大学图书馆的采购经费增加了很多，成为图书市场的大买家，引起了书业各方尤其是图书发行商的充分重视，他们开始专门针对图书馆提供各种服务，给图书馆带来很多实惠。

五、关于馆藏文献的政府采购 但部分发行商并没有按照图书发行的正常规律，对图书馆客户片面实行高折扣、低价格的策略，掩盖了他们服务中的许多缺憾，误导了图书馆的采访人员。因此，图书馆采访人员不要只注重发行商给出的高折扣、低价格，因为“高折扣并不等于高质量”，采购低价格图书的结果，可能会导致图书馆入藏图书质量下降，期刊可能残缺不齐，甚至盗版书也可能进入图书馆。特别是一些书商为了得到图书馆的订单，采用商业贿赂的方式，使一些贪图私利的馆长和采访人员走上了犯罪的道路，教训非常深刻。

五、关于馆藏文献的政府采购 为了规范图书馆的文献采访行为，现在许多图书馆都实行了政府采购。政府采购的优点在于：文献采访工作公开、公平、公正、合理，消除了文献采访工作中的各种腐败现象；通过招标，图书馆可以获得更多的价格减让和更好的服务；图书馆可以选择资信优良的代理商，扩大了选择的范围；图书馆与中标商签订采访合同使图书馆与书商间的合作在法律的约束下进行，最大限度地保护了图书馆的合法权益。

五、关于馆藏文献的政府采购

按照《中华人民共和国政府采购法》的规定，各级各类国家机关或事业单位，凡使用财政性资金进行的各种物品采购，都要实行政府采购，因此图书馆文献政府采购很可能会是一种趋势。 政府采购又可以分为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购等形式。

五、关于馆藏文献的政府采购

图书馆政府采购首先要在上级政府采购管理部门的指导下，成立由图书馆和上级相关职能部门（如政府采购中心、财务、纪检、审计等）人员组成的文献招标采购委员会，负责确定各类文献应该采取的政府采购方式及基本操作方法，组建文献招标评标小组和谈判（询价）小组。但需要注意，在这些组织中，图书馆的专业人员一定要占半数以上，以充分表达图书馆的实际需求。

五、关于馆藏文献的政府采购 1 招标采购 按照《中华人民共和国招投标法》的规定，招标分为公开招标和邀请招标两种形式，招标的标的物可分为固定标的物和非固定标的物。固定标的物指所采购的文献内容和形式明确，能够详细列出文献的名称、卷期次、数量、到货期限等具体事项，如已经出版的中外文图书和连续出版物、文献数据库等。非固定标的物是指，不能列出所采购文献的具体名称、数量，而是按年度或其他时间段对文献采购的数量或金额进行控制，一般用于选择长期供应商，也称招“资格标”。招标的一般程序是：发标 — 收标 — 开标 — 评标 — 定标

五、关于馆藏文献的政府采购 2 竞争性谈判 邀请不少于 3家符合条件的供应商参加；组建谈判小组；由谈判小组与各供应商进行单独谈判；谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价；谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向上级政府采购管理部门推荐，或经政府采购部门授权，直接确定中标供应商。

五、关于馆藏文献的政府采购 3 询价采购 图书馆向上级政府采购管理部门提交实施某项询价采购的申请报告及相关资料，由采购管理部门审批，重大项目还需图书馆上级主管领导审批；成立询价小组；询价小组根据采购需求，从符合条件的供应商中选取不少于 3家的被询价的供应商，并向其发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格；询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向上级政府采购管理部门推荐，或经政府采购部门授权，直接确定中标供应商。

五、关于馆藏文献的政府采购 4 单一来源采购 一些邮发期刊或影印外文书刊，只有一个供应商，就需要采用这种方式。通常是由图书馆向上级政府采购管理部门提交实施某项单一来源采购的申请报告及相关资料，由采购管理部门审批，重大项目还需图书馆上级主管领导审批；成立单一来源谈判小组；就项目的技术、服务和价格展开谈判，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

五、关于馆藏文献的政府采购 政府采购能否成功，文献供应商的选择是一个关键。通常情况下，图书馆在有限资金的制约下，折扣多少往往是各图书馆选择书商的首要条件或唯一条件。但我们认为，这是非常片面。书商们竞标时给出的折扣价格都是均价，在实际操作中，有些专业图书发行量小，书商不得不考虑自身的利润，一定不愿以均价配送给图书馆，这就必然会造成图书馆所需文献的缺藏，直接影响图书馆文献资源建设的质量。显然，书商折扣给得越多，对图书馆所需文献的到货率影响就越大，图书馆采访质量就越难得到保证。

五、关于馆藏文献的政府采购 选择文献供应商，首先是看他的综合实力。一个优秀的文献供应商必须具有其他供应商无法与之比拟的组织书源的优势，有完善的进货和备货渠道，可以为图书馆提供各种需求的文献；要有较大的现货优势、期货优势，能够在最短时间内向图书馆供货；具有较强的运营能力和周转能力，能够为图书馆开展直供服务，减少中间环节。此外还应该考察它的人员素质、技术设备以及网络资源等。

五、关于馆藏文献的政府采购 除了综合实力，文献供应商提供的售后服务也是必须考虑的。现在许多书商都能够免费为图书馆提供 ISO电子文件的书目数据，并附带图书馆编目的标准 MARC数据，有些书商还能够在所供应的文献上代图书馆免费贴磁条、贴条形码，盖馆藏章，甚至帮助图书馆新书上架等。对于到货的文献，如果在验收时发现有残破，也能够及时退货或补换等。总之，只有那些能够认真对待图书馆需求并不断改进服务的文献供应商才应该是图书馆的合作伙伴。

五、关于馆藏文献的政府采购 在拟定标书时应考虑根据图书资料采购的持续性，以购书经费的总额来进行集中招标；根据图书资料品种的丰富多样性，将招标项目划分为若干分标来操作，根据图书资料的到货率和质量，划分出版社责任还是代理商责任，并对不同的责任情况做出要求。签订合同时应注意付款方式的约定，规定图书资料品种与金额的变动范围，违约的认定与处罚办法等。只有做好了招标前的各项准备工作，履行了招标中的各项操作程序，注意了招标中可能出现的各类问题，招标采购才能顺利实现。

五、关于馆藏文献的政府采购 图书文献是一种特殊的商品，图书馆对文献的采购虽然属于大宗购买，但所需图书品种多，来源广，而复本却很少，发行商要真正满足图书馆的采访要求并不容易。而图书馆一旦选择了某一个发行商，通过它具体采购的每一种图书能不能符合图书馆的要求，图书馆就很难控制了。所以，建议实行招标采购的图书馆，在招标时能够将不同类型的文献分开进行，选择不同的发行商，以保证本馆的重点馆藏能够完整。最好还要预留一些经费，用作招标采购之外的临时采购，以弥补采购中的缺漏。

谢谢大家！