全国档案事业统计年报全国档案事业统计年报信息管理系统软件培训信息管理系统软件培训

海南省档案局海南省档案局20142014 年年 22 月月 1212 日日

一、全国档案事业统计年报信息一、全国档案事业统计年报信息管理系统介绍管理系统介绍

（一）运行环境（一）运行环境

（二）使用须知（二）使用须知

（三）安装步骤（三）安装步骤

（四）系统菜单（四）系统菜单

1 、建议硬件环境： IBM/PC 兼容机， 586以上 CPU ， 16M 以上内存（建议 32M 以上），500M 硬盘空间， VGA 彩色显示器，鼠标。 2 、 软 件 环 境 ： 支 持 中 文 Window 98 、 Windows 2000 、 Windows NT 、 Windows XP 、 Vista 、 Windows 7 操作系统，在这些操作系统下须具有管理员权限。 ◆ 建 议 使 用 Windows 2000 、 Windows XP 操作系统。

（一）运行环境（一）运行环境

1 、按照统计工作的要求，软件需要填报单位的“组织机构代码”（可到全国组织机构代码管理中心网站 http://www.nacao.org.cn/ 查询）。 2 、系统需要正确填报“单位类别代码”。 3 、数据填写结束后，需要执行“全运算”操作，计算机才会将基层表数据填入综合表。 4 、在数据“汇总” 后，须执行“审核”功能，“传出”数据时才不会出错。

（二）使用须知（二）使用须知

1、系统参数安装

2、任务选择

（三）安装步骤（三）安装步骤

11 、系统安装、系统安装

下载“全国档案事业统计年报管理系统 1.4 版”，打 开 后 双击“ setup.exe” 。

点 击 “ 下 一步”。

在“选择目标文件夹”对话框中，建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径，请点击“浏览”修改路径，否则点击“下一步”。

在“选择开始菜单文件夹”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“选择附加任务” 对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“准备安装” 对话框中，点击“安装”。

系统正在安装。安装结束后，系统会自动进入参数安装界面。

系统安装完毕后会自动进入参数安装界面。此时需要更改参数的安装路径。点击“浏览”，选择其它盘符，文件夹名可不变。然后点击“安装”。（注：参数安装也可单独进行。）

需改盘符，如D:\

系统正在安装。

参数安装完成，点击“确定”。

点击“关闭窗口”，关闭安装对话框。

这时，桌面上出现一个“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标，到此软件安装完毕。

双击桌面上的系统图标进入系统，出 现 “ 任 务 选择”对话框。选择“ 2013 年”，点击“作为当前任务”。

22 、任务选择、任务选择

菜单分为两层，上层（小字）是系统菜 单 ， 下 层 （ 图标）是快捷菜单。 系统菜单包括：任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助（具体内容看软件讲解）。

（四）系统菜单（四）系统菜单

二、全国档案事业统计年报信息管二、全国档案事业统计年报信息管理系统的使用理系统的使用

（一）基层单位操作流程（一）基层单位操作流程

（二）主管单位操作流程（二）主管单位操作流程

（三）高级功能简介（三）高级功能简介

（四）数据上报及系统软件下载（四）数据上报及系统软件下载

（一）基层单位操作流程（一）基层单位操作流程新 增

报表打印

单位盖章数据传出

档基表录入

全 运 算

审 核

修改错误

修改错误

上报上级主管单位

保 存（修改错误）

编 辑

全 审

（1）填写封面代码

（2）基层表录入

（3）全运算

（4）报表全审

（5）单位审核

（6）数据传出

（7）报表打印

基层单位操作步骤

在快捷菜单中点击“编辑”按钮，出现“封面代码”对话框，在第二排菜单栏上点击“新增”按钮，就可以开始填写“封面代码”了。

（（ 11 ）填写封面代码）填写封面代码

封面代码的作用：

一是确定统计数据的来源；

二是确定填报单位的唯一性；

三是数据查询分析的依据。

特别注意：各单位的“组织机构代码”是10 位，而系统只有 9位，在录入时不录入“组织机构代码”中的 “－”。 点击菜单栏上的“保存”，相应基层表解锁，可以进入基层表录入了。

保存前

保存后

点击“基层表”，选择相应的基层表，便可以开始录入了。

（（ 22 ）基层表录入）基层表录入

基层表录入完毕后，点击“保存” 。 此时系统将对录入数据进行校验。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”，如果没有问题，将进入“全运算”环节。

点击“全运算”，此时系统将把数据填入档综表（非常重要的步骤）。 点击“确定”完成“全运算”操作。

（（ 33 ）全运算）全运算

点击“全审”，此时系统将对所填报表进行逻辑审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”、 “全运算” ，再点击“全审”，如果没有问题， 点 击“确定”进入下一环节。

（（ 44 ）报表全审）报表全审

点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出编辑状态，进入主界面。

（（ 55 ）单位审核）单位审核

点击菜单栏上的“审核”，出现审核对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出审核状态，回到主界面。

数据传出是指系统生成一个加密的数据包。 点击快捷菜单栏上的“传出”按钮，打开“数据传出向导”对话框。

（（ 66 ）数据传出）数据传出

系统默认“传出全部报表数据”（不需要更改）。点击 “下一步” 。

出现对话框时，请注意系统默认数据包传出的位置。也可以在这里改变数据包传出的位置，然后点击“完成”，再点击“确定”，完成数据包的生成。

当打开“资源管理器”（或我的电脑），在指定的路径下，就可以看到一个后缀名是“ *.jio” 的数据包文件。这个文件名的结构是“年度 + 单位名称 + 传出日期”。

基层单位打印报表，只需打印“封面代码”和相应的“档基表”。 ① 当前报表打印（可打档基表） ② 多表打印（可打封面代码） ③ 选定区域打印（自选数据打印）

（ 7）报表打印

在编辑状态下，使当前界面显示需要打印的档基表，点击 “打印”下拉菜单，选择“打印”，即可将当前档基表打印出来。

① ① 当前表打印（可打档基表）当前表打印（可打档基表）

在编辑状态下，点击 “打印”下拉菜单，选择“多表打印”，出现“多表打印”对话框。

② ② 多表打印（可打封面代码）多表打印（可打封面代码）

系统默认：一是打印全部报表，二是没有数据的报表不打印 。 用户可根据需要自行选择，然后点击“确定”，即可将所需打印的报表打印出来。

在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表时，用鼠标选定需要打印的区域（点蓝），然后点击 “打印” 菜单，选择“打印选定区域” 。

③ ③ 选定区域打印（自选数据打印）选定区域打印（自选数据打印）

出现“打印预览”对话框后，查看、确认所需要打印的报表数据，然后点击 “打印” ，即可将所需报表数据按规范格式打印出来。

（二）主管单位操作流程（二）主管单位操作流程接 收

综合报表打印

单位盖章

上报上级主管单位

数据传出

审 核

汇 总

审 核

保 存（修改错误）

修改错误

新 增

档基表录入

（1）接收上报数据

（2）单位接收审核

（3）节点汇总

（4）完全汇总

（5）单位审核（略）

（6）数据传出（略）

（7）汇总表打印

主管单位操作步骤

点击快捷菜单栏上的“装入”按钮，打开“数据装入向导”对话框。

（（ 11 ）接收上报数据）接收上报数据

点击 “路径”按钮，在对话框中，按上报数据包的存放路径，找到后缀名为“ *.jio” 的数据包文件。然后点击“打开”。

这时“数据装入向导”对话框中出现了数据包信息，点击“下一步”。

点击“下一步”。

点击“开始”。

这时，如果有重复的 “ 组 织 机 构 代码”，会出现“重码单位数据列表”对话框，打开“是否覆盖”下拉菜单，可选择“不装入、装入和改用临时代码”。注意：当选择“装入”时，该单位原数据将被覆盖。

点击“否”，返回“重码单位数据列表”对话框。点击“是”，数据开始装入，点击“确定”，数据装入完成，系统返回到主界面。

点击快捷菜单栏上的“审核”，出现“公式审核”对话框，点击“选择单位”，选定单位，点 击 对 话 框 上 的“审核”按钮，系统开始对选定单位进行审核。

（（ 22 ）单位接收审核）单位接收审核

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出审核界面。

当接收的单位是一个汇总单位，且数据有错，并对其档基表进行了更改，执行了“全运算”后，就必须对这个单位节点进行“节点汇总”，以更正综合表数据。 点击主菜单栏上的“汇总”。

（（ 33 ）节点汇总）节点汇总

在下拉菜单栏上选择“节点汇总”。

选定要汇总的节点（点蓝） ，“汇总范围”选择“所有下级节点”，然后点击 “汇总”，系统开始节点汇总。要退出节点汇总状态，点击“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，返回主界面。

“节点汇总”完成，点击“确定”。这时可以继续“节点汇总”，也可退出。要退出节点汇总状态，点击“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，返回主界面。

当汇总单位完成所有本级、下级单位报表录入、接收后，就需要执行“完全汇总”形成上报数据。 点击快捷菜 单 栏 上 的 “ 汇总 ” 按 钮 ， 选 择“新建汇总封面” 。

（（ 44 ）完全汇总）完全汇总

在对话框中，可直接录入封面代码信息。也可退出“汇总”状态，到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”，再进入“汇总”界面，点击“粘贴代码”，将信息录入。点击“确定”按钮，系统开始汇总。

系统汇总完成，点击“确定”，返回主界面。

参见基层单位操作步骤（ 5 ）

（（ 55 ）单位审核）单位审核

参见基层单位操作步骤（ 6 ）

（（ 66 ）数据传出）数据传出

主管单位在上报数据时，必须打印“汇总表”，这样才能反映出本辖区内的统计数据。 点击快捷菜单上的“打印”按钮，在本单位汇总数据上打“√”，再点击“确定”。

（（ 66 ）汇总表打印）汇总表打印

点击“确定” 。

系统开始执行打印作业，完成打印后，系统退回到主界面。

1 、显示所有扩展功能

2 、“批量运算” 功能

3 、 “批量删除”功能

4 、“数据库维护”功能

5 、 “查询”功能

（三）高级功能简介（三）高级功能简介

通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”生成“数据包”和“报表打印”后，请各单位将纸质报表送本单位分管领导审定。审定通过，在“单位名称”上加盖单位印章，并连同“数据包”一起寄送给上一级主管单位。

（四）数据上报及软件下载（四）数据上报及软件下载

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