стр. 1

Информационни технологии – 9 клас – задочно

ТЕМА 1: Компютърни системи и ИТ. Търсене и съхраняване на информация от

Интернет

1. Информационни технологии.

Информационните технологии обхващат всички човешки дейности, които имат информационен

характер и всички области, в които се прилагат методите и средствата на информатиката. Те са една

много динамично развиваща се област.

Докато информатиката е наука за информацията, информационните дейности и методите и

средствата за автоматизирането им, то информационните технологии се отнасят за приложния аспект на

информатиката.

Информационни технологии – съвкупност от методи и средства, осигуряващи въвеждането на

инструкции и заявки, тяхната обработка, както и извеждането на логически и надеждни резултати.

2. Основни информационни технологии.

Основните информационни технологии можем да разделим на:

- Технологии за работа с естествени езици (текстообработка, електронни речници, системи за

превод, издателски системи и др.);

- Технологии за таблична информация (електронни таблици);

- Бази от данни;

- Технологии за компютърна графика (създаване и обработка на изображения, сканиране, CAD

системи – за проектиране на сгради, машини, облекла и др).

- Мултимедийни технологии (съчетаване на текст, звук, графика и видео);

- Експертни системи (за вземане на решения);

3. Компютърна система.

Всяка компютърна система представлява съвкупност от хардуер, софтуер и данни.

- хардуер – съвкупност от всички физически компоненти в състава на компютъра (апаратна част).

- софтуер – съвкупност от всички компютърни програми, най-общо разделени на системни и

приложни. Системните подпомагат правилната организация и функциониране на компютърната

система, а приложните обслужват потребителките заявки.

- данни – информацията, съхранявана върху различни периферни устройства и използвана от

софтуера.

4. Принципи за търсене:

Търсенето на информация по Мрежата може да бъде осъществено по няколко начина. Могат да се

обособят следните основни методи за търсене, които в зависимост от целите и задачите се използват

самостоятелно или в комбинация един с друг:

1) Непосредствено търсене с използване на хипертекстови връзки - доколкото всички

сайтове в WWW пространството фактически се оказват свързани помежду си, търсенето на информация

може да се извърши чрез последователно преглеждане на свързаните web-страници с помощта на какъв

да е браузър.

2) Търсене с помощта на машини за търсене - днес този метод се явява един от основните и

фактически единствен при извършване на предварително търсене. Резултатът от него е списък с

ресурси, които съдържат вероятно търсената информация. Използването на търсещите машини се

основава на използвани ключови думи, въз основа на които се извършва селекцията на ресурсите.

Формирането на списъка с ключови думи изисква предварителна работа по определяне на понятийния

апарат и намирането на точните термини на английски или друг език.

3) Търсене с използване на специални средства - този напълно автоматизиран метод за

търсене може да се окаже по-ефективен при първичното търсене. Една от технологиите на метода се

основава на използването на специална програма - "спайдър", която преглежда web-страници за

търсената информация. Естествено резултатите от търсенето изискват допълнително преглеждане.

Използването на даденият метод е целесъобразно, ако използваните машини за търсене не дават

желания резултат. Други специялни средства се явяват специализирани мрежи за обмен на данни ,

форуми , пощенски списъци и др.

4) Анализ на нови ресурси - търсенето на нови (пресни) ресурси може да бъде необходимо

при повторно търсене, при търсене на по-нова информация или за анализ на тенденцията на динамично

стр. 2

развитие на изследвания обект. Друга причина може да бъде това, че повечето машини за търсене

обновяват индексите си със значително закъснение, поради огромните обеми от постъпващите за

обработка нови данни.

ТЕМА 2: Създаване на презентация. Споделяне на документи в Интернет

Правила при създаване на компютърни презентации

Каквато и да е темата, писменият текст остава най-важния компонент на всяка компютърно

подготвена презентация. Ако не можете да прочетете написаното, тъй като думите се виждат трудно,

нагледният текст става безсмислен. По-долу са включени няколко основни съвета, които е добре да

следвате при разработване на компютърни слайдове:

контрастните цветове – използването на достатъчно контрастиращи цветове е особено важно при

подготвяне на компютърно генерирани презентации. Използвайте светли букви на тъмен фон или

обратното – тъмни букви и светъл фон. Избягвайте такива, в които са преплетени тъмни и светли

цветове. Причината е, че светлите букви се четат трудно върху бледите полета от фона. По същия начин

по-тъмните букви не се различават добре и се смесват със затъмнените му участъци. Новите версии на

редица програми за създаване на презентации включват множество фонове, включващи светли и тъмни

цветове, които могат да се използват като шаблони;

цветовете на буквите, подходящи за използване – въведете бели или жълти букви върху тъмен

фон или черни букви върху бял или светъл фон;

цветовете на буквите, които е по-добре да избягвате – червеният цвят никога не е за

препоръчване, особено ако използвате тъмен фон. Една от причините за това е, че той лесно се размива

с останалите, което затруднява четенето на съответния текст. Избягвайте комбинирането на цветове,

които си приличат. Например червеното и тъмнозеленото се различават трудно при прожектиране;

шрифт и големина на буквите – при тях трябва да следвате следните правила:

– шрифтовете, които принадлежат към семейството на Sans serif, например Arial, Helvetica и CG

Omega, са по-лесни за четене от екрана в сравнение с тези, отнасящи се към Serif, какъвто е Times New

Roman. Подходящи са всички шрифтове, принадлежащи към Sans serif, без тези, за които са характерни

линии в краищата на всяка буква;

– размерът на буквите в заглавията на слайдовете и на отделните теми трябва да бъде между

35 и 45 пункта. Текстът в главната част на всеки слайд трябва да бъде с големина между 28 и 32 пункта.

Размер на шрифта под 28 ще затрудни четенето от публиката;

– използвайте удебелен шрифт и подчертаване, за да акцентирате върху определен текст.

Въпреки че на екрана на компютъра наклонените букви се четат лесно, това съвсем не е така при

прожектирането им. Затова е най-добре да избягвате използването на наклонен шрифт;

– при презентация на слайдове е най-добре да бъдете отдалечени на 1.80 метра от монитора. Ако

от това разстояние не можете да прочетете съдържанието им, това ще се отнася и за публиката;

– брой думи/редове – въпреки че имате възможност да включите много редове текст в единичен

слайд, това съвсем не означава, че трябва да го правите. Едновременната поява на твърде много думи на

екрана затрудняват четенето на информацията. Едно добро правило гласи, че трябва да ограничите

думите до шест на всеки ред. Редовете, които се извеждат на екрана, също не трябва да бъдат повече от

шест. Един от най-подходящите начини за представяне на информацията е чрез използване на списъци с

точки (bullets) или с помощта на ключови думи;

– използване на главни и малки букви четенето на текст, който е съставен само от главни букви,

е трудно. Затова е най-добре да използвате комбинация от главни и малки;

– визуални и звукови специални ефекти – новите версии на програмите за създаване на

компютърни презентации включват множество специални ефекти, които се изпълняват при прехода

между съседните слайдове. Част от тях са звукови. Главното правило, към което е необходимо да се

придържате, е да използвате специални ефекти, само когато наистина са нужни. Всеки от тях трябва да

бъде добавен с определена цел, като най-добре е да ги използвате пестеливо. Не забравяйте, че

прекомерната употреба на звукови ефекти може да придаде на една сериозна презентация комичен

ефект, когато това е най-малко необходимо. PowerPoint например включва множество аудиоефекти,

например звуци от състезателна кола, чупещо се стъкло, лазер, пишеща машина и др. Преди да решите

стр. 3

да използвате някой от тях, отговорете за себе си на въпроса: За какво ми е необходим този ефект?" Ако

не успеете да откриете смислен отговор, по-добре не го използвайте;

ефектно показване и преход между съседните слайдове – съвременните програми предлагат

широк избор от възможности за интересно извеждане на текстове и осъществяване на преход между

отделните слайдове, като се започне от текстове, които се топят" на екрана и се стигне до тези, които се

уголемяват", започвайки от левия, десния, горния или долния ръб. И тук е най-добре да ги използвате

пестеливо. В противен случай е възможно публиката да остане толкова впечатлена от ефектното

визуализиране и преходи между слайдовете, че да пропусне основните моменти в презентацията ви;

случайни ефекти – избягвайте употребата на т.нар. случайни ефекти" (random effects) при

показване на текстове, изображения и при преминаване към следващ слайд. Ако рискувате да ги

включите, няма да знаете как ще се появи съответният текст на екрана в този режим на изпълнение.

Например, един от визуалните ефекти, които предлага PowerPoint, се нарича crawl" (пълзене). Ако

именно той се активира на случаен принцип, ще се наложи да чакате дълго, преди текстът да се покаже

изцяло. Причината е, че той ще се придвижва твърде бавно, пълзейки";

изображения от клипарт, снимки и графики тук отново не трябва да забравяте за

предназначението и смисъла на всяко от тях. Уверете се, че всички те са в хармония със съдържанието

на слайдовете ви. Ако не спомагат за по-доброто разбиране на идеите, заложени в презентацията ви, по-

добре не ги включвайте. В този случай добавете повече нагледни материали.

Споделяне на документи Една от основните причини за широкото използване на компютърните мрежи е възможността за

споделяне (sharing). Споделянето всъщност е съвместно използване на устройства, файлове, място,

програми и изчислителни ресурси. В компютърната терминология споделен ресурс (shared resource

или network share) е устройство или информация, намиращи се на даден компютър, до който може да

бъде осъществен отдалечен достъп от друг компютър чрез локална мрежа по начин, по който това би

станало от локалния компютър.

С dox.bg дори без регистрация може да качвате и споделяте няколко файла с обща големина до 1

GB. Регистрираните потребители имат възможност освен файлове да споделят и папки, което позволява

да се сподели цялото пространство от 3 GB.

Какво означава „Споделяне на файл“? Dox.bg дава възможност да се споделят файлове или

папки с приятели и познати. Имате пълен контрол върху това кой ще вижда файловете и можете да

прекратите достъпа на всеки човек до тях по всяко време.

Споделянето НЕ е изпращане на файл. Когато споделяте даден файл/папка, DOX генерира линк,

който дава достъп до файла и може бързо и лесно да се изпраща по е-мейл или чрез MSN.

Какво е „Линк за достъп“?

Линкът за достъп се генерира от dox.bg при споделяне на файл при минаване с мишката върху

бутон „Сподели“ и след това избор от падащото меню на „Вземи линк“. Може да се копира линка и да

се изпрати по е-мейл или месинджър. Всеки човек, получил този линк, има достъп до споделения файл.

Добавяне на файл от компютъра в моя Dox.bg Влизаме в dox.bg и натискаме бутон „Качи“, горе вляво на страницата. От отворилия се прозорец

избираме файла/файловете, които желаем да прикачим. Натискаме бутон „Open“ и изчакваме

прикачването им. Как да изтеглим файл/файлове от dox.bg на личния си компютър?

Влизаме в dox.bg. Маркираме файла/файловете, които желаем да изтеглим. Натискаме бутон

„Свали“ и избираме място на локалния компютър, където да бъде записан. Изчакваме изтеглянето.

Споделяне без регистрация Максималният размер на файл, който може да се сподели в dox.bg е 1 GB.

На началната страница на dox.bg, кликаме върху „Сподели файл“. Споделянето на файл е

разделено на три стъпки.

(1 стъпка) Натискаме върху линка „Избери файл“, избираме един или няколко файла от

компютъра си и натискаме бутон „Open“. Появява се списък с избраните файл или файлове. Натискаме

бутон „Качи файл“.

(2 стъпка) На тази стъпка можем да вземем (копираме) линк за достъп до файла. Линкът за

сваляне можем да копираме и изпратим по е-мейл или месинджър. С линкът за изтриване можем да

спрем достъпът до споделения файл.

(3 стъпка) На тази стъпка можем да изпратим линковете за достъп до файл по е-мейл.

Линкът за сваляне и линкът за изтриване са валидни 14 дни.

стр. 4

ТЕМА 3: Представяне на презентация пред публика. Анализ на представянето на

презентация пред публика

Една от основните информационни дейности е разпространението на информация. Начините, по

които това може да бъде направено са много, но един от тях е от съществено значение. Това е

представянето на информацията пред публика.

1. Начини на представяне на информацията пред публика Различават се два основни начина на представяне:

• Директно.

Директното представяне на информация пред публика е свързано с осъществяването на пряка

връзка между представящият информацията и нейните потребители. В този случай, хората се срещат

очи в очи на специално организирани мероприятия - представяния на продукти, стоки и услуги.

Връзката между представящия и аудиторията е двупосочна, което позволява наличието на обратна

реакция в момента на представянето. Потребителите на информация могат да задават въпроси, да

правят коментари и да получават отговор. Прекият контакт, който се осъществява между говорещия и

слушателите, оказва силно въздействие на аудиторията.

• Индиректно. Индиректното представяне на информация е свързано с нейното представяне, посредством

някакъв носител. Това е случаят, когато хората получават информация от медиите – вестници,

телевизия, радио, списания, афиши, електронни табла. При тях информацията се предава еднопосочно

от информиращото средство към потребителя. В този случай трудно може да се окаже влияние върху

субекта, тъй като липсва възможност за директно влияние върху неговвите имоции. Може да прекрати

предаването на информацията, когато си поиска.

2. Традиционни медийни формати. Традиционните медийни формати, които се използват в директното представяне на информация

пред публика, са : черна и бяла дъска, флип чарт, диапрожекционен апарат с диапозитиви,

шрайбпроектор със слайдове от прозрачно фолио, табла. В самото представяне на информацията те

играят поддържаща роля към изложението на говорещия. С тяхна помощ той може да онагледи своите

думи и по този начин да привлече вниманието на аудиторията към разглежданата тема. Някой от тези

медийни формати могат да се използват и в индиректно представяне на информация, като там тяхната

роля е превърната в основна.

3. Етапи в разработката на едно представяне Създаването на презентация с определен софтуер е само част от компютърната презентация.

Необходимо е и тя да се представи успешно пред публиката. Всичко това налага една по-задълбочена

работа, която преминава през следните етапи:

3.1. Първи етап – планиране Първият етап в разработката на едно представяне е планирането. То включва следните основни

пунктове:

• Анализ на аудиторията

На аудиторията трябва да се гледа не като еднородна група от хора, а като на съвкупност от

индивиди, поради което да се обърне внимание на възрастта, пола, образованието, мотивите за участие.

Всеки от тези фактори оказва пряко влияние върху стила и начина на поднасяне на информацията.

• Уточняване на целите и съдържанието на представянето. Определя смисъла на представянето за

слушателите.

• Определяне на ключовите моменти

По-ясно определяне на неговото съдържание и структура. От 5 до 9 ярко откроени основни

пункта. Към всеки основен момент да има подточки в които да се разгледат съпътстващите ги детайли.

Тяхната бройка да бъде в същия интервал от 5 до 9.

• Добро разпределяне на времето между основните части на едно представяне

Не по-дълго от 20 минути. То се разпределя в определени пропорции между основните части на

представянето.

В основата на всяко представяне стои формулата за успеха, разработена от психолози работещи в

рекламата. Тя съдържа четири основни елемента:

стр. 5

• Събуждане вниманието на слушателите.

Като оръжие за това можа да се използва някаоя хумористиччна случка или шеговит цитат;

• Насочване на интересите.

Още в началото на представянето е задължително да се дефинира в явен вид ползата от

презентацията;

• Пораждане на желание.

Това е моментът на привличане вниманието на слушателите да научат нещо повече по темата. Тук

се предоставя същността на презентацията;

• Предизвикване на действие.В зависимост от характера на темата това действие може да бъде

изразено в задаване на въпроси и необходиммост от още информация, ипредоставяне на важни факти;

3.2. Втори етап – разработване на презентацията.

В този етап с помощта на приложна програма се създава компютърна презентация. Създадената

презентация трябва да бъде съобразена с изискванията към основните елементи на визуалния дизайн на

презентационните материали. Тя може да бъде представена върху екрана на компютъра, да бъде

прожектирана чрез мултимедия, за по-голяма аудитория или да бъде отпечатана върху фолио,

диапрожекционен филм или върху хартия.

• Разработване на слайдове . При разработване на слайдове има няколко основни положения,

чието спазване би увеличило тяхното въздействие:

• Хоризонталния формат е по-добрият формат за разполагане на информация;

• Визуалните послания имат по-силно въздействие при показване на слайдовете, отколкото

вербалните;

• Диаграми, графики и схеми трябва да присъстват като основни елементи, а не написания текст;

• На един слайд трябва да бъде представена само една идея. Представянето на по-голям брой води

до объркване у публикяата;

• Във вербалното послание трябва да фигурират минимален брой думи. Ограничението, което е

препоръчително да се спазва е 6 думи на ред и не повече от 6 реда на слайд;

• Присъствието на ключови думи помага на аудиторията да запомни всеки пункт в представянето.

Те имат по-голям ефект, когато са изведени като заглавия в горната част на слайда;

• Рамкирането на отделни елементи в един слайд позволява да се прадставят по-сложни идеи като

едно цяло.

• Разработване на печатни материали за раздаване .

Това може да са листовки, ръководства, брошури. За тяхната ефективност също има няколко

елемента, които са определящи:

• Заглавията трябва да са в началото на всяка нова страница;

• Поставянето на подзаглавия дава възможност за бърз преглед на цялото съдържание, преди да се

премине към неговото изчитане;

• Главната идея или тема трябва да се въведе още в началото;

• Простите изречения спомагат за по-лесно четене на материала;

• Техническите терммини е препоръчително да бъдат обяснени още на същата страница, където се

срещат;

• Шрифтовете с прост дизайн са за предпочитане при заглавията, а в основния текст може да се

използват и серифни шрифтове;

• Различните заглавия могат да бъдат оформени с различни шрифтове;

• Изображенията трябва да се разполагат коллкото се може близо до текста, за който се отнасят;

• Ако в изображението има детайли на които трябва да се обърне внимание, то неговият размер

трябва да е по-голям;

• Подреждането на страниците оказва влияние върху цялостното въздействие на материала;

• Използването на ляво подравняване е за предпочитане от двустранното, тъй като при него не се

появяват неравномерни празноти в текста;

• Наличието на бели пространства в текста и около него улеснява четенето и позволява водене на

бележки.

3.3. Трети етап – представяне

Класическата структура на едно представяне съдържа:

Увод- от 10 до 15 % от времето на представяне. В тази част слушателите трябвя да получат

необходимата им информация за личността на представящия и общия план на представянето.

стр. 6

Изложение- около 75% от времето за представяне. Представянето на основната информация става

именно в изложението. То трябва да съдържа от 3 до 5 части, които трябва да бъдат поднесени

интригуващо да аудиторията. В своето изложение той трябва да се стреми да активира непрекъснато

вниманието на публиката чрез показване на лично отношение към разглежданата проблематика,

поддържане на активен диалог с публиката или периодично поставяне на въпроси. Ако разглеждапния

материал и времето позволяват може да се вмъкнат така наречените активни фази на слушателите,

работа на малки групи /двойки/ в рамките на няколко минути по поставен въпрос от водещия.

Заключение – от 10 до 15 % от времето за представяне. Прави се кратко представяне на

заключенията, до които са достигнали работещите групи.

4. Класификация на презентационните материали Материалите, които се използват в

представянето на информация пред публика се наричат презентационни материали. В зависимост от

ролята им в предсавянето презентационните материали се разделят на две групи:

4.1. Спомагателни. Към тях се причисляват материалите, които представящият използва в

подкрепа на своето изложение. Те служат за илюстрация на неговите думи и нямат самостоятелно

въздействие върху аудиторията.

4.2. Самостоятелни . Към тази група спадат материалите, които се използват самостоятелно за

представяне на информация пред публика. Това са табла, брошури, клипове.

5. Дизайн на презантационни материали.

Възможността на приложните програми за избор на шрифтове, цветове, изображения е

многообразна при минимален разход на време и средства. Видът и начинът на оформяне на материалите

се нарича дизайн на презентационните материали.

Основните елементи , които присъстват във визуалния дизайн на презентационните материали са:

текст, линии, форми, текстури и цветове.

Текст. С текстът се предсавя същността на информацията за възприемане. Често той е свързващо

звено между другите визуални средства. Това определя стилът на буквите.

• Текстът трябва да е в хармония с останалите елементи;

• Текстът трябва да съдържа ясни изречения;

• Да се използват класически букви, а не декоративни;

• Да се работи с несерифни шрифтове при подготовка на непечатен текст;

• Заглавията в слайдовете да са кратки и ясни; да описват предназначението на слайда; да се

поставят в началото на слайда; да не се използват съкращения; да се центрират и разполагат в

горната част на слайда; да се изписват с голям шрифт; след заглавието да се оставя по един празен

ред; Заглавията описват предназначението на слайда и е добре в тях да се използвот ключови думи за

по-лесно ориентиране на аудиторията; Дължината на текста в заглавията да не надвишана 3 реда;

• Използване на курсив подсилва текста, привлича вниманието и неговата четливост.

Цветове. Цветовете добавят акценти в съдържанието на представения материал. Те повишават

реализма чрез добавяне на естествени цветове, насочват вниманието към по-важна информация,

открояват приликите и разликите.

• Цветът на буквите трябва да контарстира с цвета на фона;

• Топлите цветове привличат внимманието, докато студените го отдалечават. Подходящи

комбинации са:

Цвят на фона Цвят на обекта

Бяло Тъмно син, зелен, черен

Светло сив Син, зелен, черен

Син Светло жълт, бял

Светло син Тъмно син, тъмно зелен

Светло жълт Виолет, кафяв, черен

Черен Жълт

• Цветовите комбинации, които трябва да се избягват като неподходящи са синьо-зелено, жълто-

зелено, оранжево-червено.

Линии. Линиите са едноизмерни структури, чиято роля е да привлекат вниманието чрез

придвижване на окото около дадена област. Те внушават действие, посока, движение и се използват за

разделяне, свързване и изграждане.

Форми. Формите са двуизмерни структури, които представляват контур на обект. Те могат да

бъдат силуети, геометрични и неопраделени форми. Поради изчистения рисунък, който притежават, са

лесни за възприемане и смисълът им е еднозначен.

стр. 7

Текстури. Текстурите са тримерни структуре, които придават усещане за обем. Използват се за

отличаване на отделни части, като по този начин се поставя акцент върху тях.

ТЕМА 4: Настройка на работния екран на MS WORD. Текстови шаблони

Текстообработваща система Microsoft Word е част от пакета Microsoft Office.

След стартирането й (от Start/(All) Programs/Microsoft Word) се отваря основният прозорец на

програмата. В заглавния ред на прозореца, разположен най-отгоре, е изписано името на текущия файл

(Document1 е името на нов файл, който се отваря автоматично) и името на програмата Word. Под

заглавния ред е разположено т.нар. хоризонтално или лентово меню. При кликване с мишката върху

елемент от това меню (или натискане на клавиш Alt + подчертаната буква) се отваря списък от команди.

Под хоризонталното меню е разположено инструментално меню, съдържащо бутони,

илюстриращи най-често използваните команди. Чрез тях потребителят лесно може да избира команди,

без да е необходимо да използва лентовото меню. Бутоните от инструменталното меню са групирани по

категории, като на всяка от тях съответства определено име. Потребителят сам избира коя група бутони

да бъде видима. Настройването на инструменталното меню се извършва от меню View с команда

Toolbars. Поставянето на отметка пред съответната група предизвиква появата й върху екрана.

Следващият елемент на прозореца е работното поле, представляващо бял лист, в който се

въвежда текстът. Листът е ограден с две линии (ако не са видими от меню View се избира команда

Ruler). Бялата част от линията определя наборното поле, а сивата – празните полета. В началото на

наборното поле премигва вертикална чертичка, наречена курсор или точка на вмъкване. Тя показва

позицията, в която се въвеждат символите.

Отдясно и отдолу под листа са разположени вертикален и хоризонтален плъзгач, даващи

възможност да се разглеждат частите от листа, които не са видими.

Най-отдолу е лентата за състоянието, даваща информация за номера на текущата страница,

общия брой страници в документа, позицията в реда и колоната, в която е курсорът.

Съхраняване на текстов файл от средата на текстообработващата система Запаметяването на текстов файл се осъществява като от меню File се избере команда Save As…

Отваря се диалогов прозорец с име Save As. В полето Save in се избира къде да се запамети

файлът, а във File name се въвежда името му и се щраква върху Save.

Microsoft Word автоматично поставя разширение на файла doc.

За да се запаметят корекции в текстов документ, който веднъж е съхранен, се щраква върху бутон

Save от инструменталното меню или от меню File се избира команда Save.

При опит да се затвори програмата, без да бъде запаметен файлът, на екрана се появява съобщение

с въпрос дали файлът да се съхрани:

Избор на Yes предизвиква отваряне на прозорец Save As. При щракване върху No програмата се

затваря, без да се съхрани файлът.

Зареждане (отваряне) на файл от средата на текстообработващата система

От меню File се избира команда Open… или от инструменталното меню се избира бутон

Отваря се диалогов прозорец с име Open.

Посочва се файлът или в полето File name се въвежда името му и се щраква върху бутон Open.

Създаване (отваряне) на нов файл

От меню File се избира команда New… В дясната част на работното поле се отваря панел с име

New Document, от който се избира Blank Document. Същото действие изпълнява и бутонът New

Blank Document от инструменталното меню.

ШАБЛОНИ

1. Какво представляват шаблоните.

Шаблоните се използват, когато трябва да се създават и обработват текстови документи с точно

определена структура – автобиографии (CV), визитни картички, формуляри и т. н.

Шаблонът след стартиране създава копие на себе си. Той се записва с разширение .dotx (или .dotm,

ако се използват макроси). След като бъде създаден и съхранен шаблон с определено оформление за

стр. 8

страница, шрифтове, полета, стилове, той може да бъде попълнен с информацията, специфична за

конкретния документ и може да се съхрани отделно от шаблона с разширение .docx (или .docm).

2. Използване на готов шаблон.

Използването на готов шаблон става от File -> New. Готовите шаблони са структурирани в

отделни групи за по-лесното им намиране. Вдясно се вижда зона за преглед на избрания шаблон. След

като се изтегли, шаблонът се зарежда.

3. Създаване на шаблон.

Документът най-напред се създава с изглед и форматиране, каквото желаем, а след това се записва

в подходящия формат. Записването може да стане от File -> Save As, като в полето File Type се избира

форматът или от File -> Save & Send -> Change File Type, като се избира към коя група формати да

причислим документа.

4. Защита на съдържанието на шаблон.

За да се избегне промяна на шаблона, той може да бъде защитен от File -> Info -> Protect

Document.

5. Тема.

а) същност, прилагане

Темата на компютърен документ е съвкупността от унифицирани дизайнерски елементи – цветове,

шрифтове и графики, които определят външния вид на документа.

Може да се използват готови теми от Page Layout -> Themes

б) промяна на тема

Промяна в цветовата схема става от Page Layout -> Colors, на шрифтовете – от Page Layout ->

Fonts, а на ефекти (контурни линии, запълващи конструкции, графики, фигури, картини и т .н.) – Page

Layout -> Effects.

ТЕМА 5: Циркулярни писма. Нетекстови елементи в текстов документ

1. Що е циркулярен документ.

Това е компютърен текстов документ, който представлява образец, състояш се от постоянна и

изменяема част. Използва се в случаи, когато трябва да бъдат създадени голям брой екземпляри от

даден документ, в който да се променят само някои компоненти. Под такава форма може да се създават

писма, електронни съобщения, формуляри и др.

2. Създаване на циркулярни документи

Създаването на циркулярни документи преминава през няколко етапа.

1) Избор на тип на циркулярния документ (писмо, пощенки плик, електронно съобщение и др.)

2) Избор на основния документ (нов, вече създаден или от шаблон)

3) Свързване към файл с база от данни за изменяемата част от документа и избор на записи от нея.

(Файлове с данни могат да бъдат таблици в Word, работни листове в таблица на Excel, база от данни на

Access и дори обикновен текстов файл.

4) Добавяне на полета към основния документ.

5) Визуализиране и преглед на получения документ.

6) Разпечатване или съхраняване на документа.

Пример: Създаване на циркулярно писмо

Създаването на настройките за отпечатване и форматиране на текста става от Mailing -> Start Mail

Marge -> Envelope. След това се създава файл със записи, като предложените полета могат да бъдат

предварително редактирани. Като се попълнят данните, файлът се записва. Обединяването на файла с

данни и визуализацията на записите в него с циркулярното писмо става чрез Mailing -> Insert Mage

Field. Чрез Preview Result може да се види резултатът, а ако искаме да запишем или отпечатаме

получения документ с персонализираната информация се използва меню Finish & Marge.

Нетекстови елементи в документите на Word

1. Вграждане на нетекстови елементи от лента Drawing

Използване на лентата с инструменти "Drawing" за чертане на фигури:

стр. 9

2. Редактиране на графични обекти

- групиране на обекти: маркират се с мишката (изпозлва се задържан клавиша CTRL), от менюто

Draw на лентата Drawing се избира Group. Така се получава нов обект - обединение на съставните

обекти.

- разгрупиране на обекти: меню Ungroup

- настройка на предния или задния план: меню Order

- завъртане на обект и огледално изображение: Rotate or Flip

- обливане на текст около обект: меню Text Wrapping

3. Вграждане на обекти от други приложения в документи на Word

Insert -> Object - извежда списък от всички обекти, които са инсталирани в системата и могат да

се вграждат в документи на Word.

Технологията за вграждане на обекти от едно приложение в друго се нарича OLE (Object Linking

and Embedding) - "Свързване и вграждане на обекти". При вграждането на обект се запазва връзката,

която указва на приложението, с което е създаден дадения обект.

4. Въвеждане на математически формули

Insert -> Object -> Microsoft Equation 3.0

5. Вмъкване на графични изображения

Insert -> Picture - From File (от файл, записан на диск или дискета), From Scanner or Camera (от

сканер или камера)

За елементарна обработка на графичните изображения може да се използва лентата с инструменти

Picture: (яркост, контраст, черно-бяло изображение, завъртане, обливане с текст и др.)

ТЕМА 6: Специализиран софтуер за изчертаване на схеми

Графичен редактор Paint

След стартиране на програмата (Start/(All)Programs/Accessories/Paint) на екрана се отваря

основният прозорец.

За визуализиране на лентата с инструменти от меню View се избира Tool Box.

За показване на палитрата с цветове от меню View се избира Color Box.

Настройки за работа

Размерите на работния лист се определят от меню Image с команда Attributes…

В полетата Width и Height се задават съответно широчината и височината на работния лист.

Чрез радиобутоните в областта Units се избира мерна единица.

В областта Colors се избират цветовете за работа: Black and white – черно и бяло или Colors –

цветно.

Цветове

При създаване на изображение се работи с два цвята: основен, с който се рисува и чертае (с левия

бутон на мишката) и допълнителен или цвят за фон (с който се работи при използване на десния бутон

на мишката).

Всеки цвят от палитрата може да бъде избран за основен или допълнителен цвят, съответно с

левия или десния бутон на мишката.

стр. 10

В дясната част на палитрата са показани основният (на преден план) и допълнителният цвят (на

заден).

Всеки един от 28-те цвята на палитрата може да бъде заменен с друг. Двукратното щракване върху

съответния цвят предизвиква отваряне на прозорец Edit Colors, от който се избира нов цвят.

Чрез бутон Define Custom Colors>> потребителят може сам да дефинира нов цвят.

От преливащата гама се избира цвят, който се показва в полето Color|Solid. Наситеността може да

се регулира чрез плъзгача вдясно от гамата.

Чрез въвеждане на интензитети (числови стойности) на цветовете в полетата Red, Green и Blue се

образува нов цвят.

Новият цвят се добавя в палитрата чрез бутон Add to Custom Colors или OK.

Създаване на изображение

При избор на инструмент от лентата показалецът на мишката променя вида си и под лентата се

показват допълнителни възможности за избрания инструмент.

Рисуване Избира се инструмент и се рисува чрез влачене на мишката при натиснат ляв (с основен цвят) или

десен бутон (с допълнителен цвят).

Pencil (молив) – рисува тънки линии (с дебелина един пиксел). При натиснат клавиш Shift

рисува хоризонтална, вертикална или линия 45° спрямо хоризонталата.

Brush (четка) – рисува линии с различна дебелина, която се избира от полето с допълнителни

възможности под лентата с инструменти.

Airbrush (спрей) – рисува петно от спрей, чиято големина се определя от полето с

допълнителни възможности.

Изтриване на част от изображение

Eraser (гума) – при влачене при натиснат бутон изтрива част от изображението, като

дебелината за триене може да се избере от полето с допълнителни възможности.

От меню Image с команда Clear Image се изчиства целият лист.

Чертане на линии Избира се инструмент и се чертае чрез влачене на мишката при натиснат ляв (с основен цвят) или

десен бутон (с допълнителен цвят).

Line (права линия) – чертае прави линии, чиято дебелина се избира от полето с

допълнителни възможности.

При натиснат клавиш Shift рисува линия под 0°, 45° или 90° спрямо хоризонталата.

Curve (крива линия) – чрез влачене изчертава права линия, която чрез двукратно изтегляне с

мишката встрани се огъва.

Чертане на фигури Избира се инструмент и се чертае чрез влачене на мишката при натиснат ляв (с основен цвят) или

десен бутон (с допълнителен цвят).

Rectangle (правоъгълник) – чертае правоъгълник. При натиснат клавиш Shift чертае

квадрат.

Ellipse (елипса) – чертае елипса. При натиснат клавиш Shift чертае окръжност.

Rounded Rectangle (заоблен правоъгълник) – чертае правоъгълници със заоблени ъгли. При

натиснат клавиш Shift чертае заоблен квадрат.

Polygon (многоъгълник) – чертае многоъгълници, като всяка страна се изчертава с влачене и

с двукратно щракване фигурата се затваря.

При избор на инструмент от тази група в полето с допълнителни възможности се появяват три

варианта:

- да се очертае само контурът на фигурата с основния цвят;

- контурът да се очертае с основния цвят, а да се запълни с допълнителния;

- контурът и вътрешната част са с основния цвят.

Запълване на фигури

стр. 11

Чрез инструмента и еднократно щракване с мишката във фигурата, чийто контур трябва да е

затворен.

Fill With Color (кофа) – запълва областта с основния цвят при щракване с левия бутон и с

допълнителния – при щракване с десния бутон.

Вмъкване на текст в изображение

Text (текст) – служи за добавяне на текст към изображението.

При щракване с мишката в областта за рисуване се появява пунктиран правоъгълник, в който се

въвежда текст.

За характеристиките на текста от меню View се избира команда Text Toolbar. Всички символи в

текстовото поле имат еднакви характеристики. Цветът им съвпада с основния цвят, но може да бъде

променен по време на въвеждане.

Размерът на полето може да се коригира с помощта на водачите. Полето може да се мести, докато

е активно. След щракване с мишката извън него текстът не може да бъде редактиран или променян.

Работа с изображение

Вземане на цвят

Възможно е да се избере цвят от изображението, който вече не фигурира в цветовата палитра.

Pick Color (пипетка) – след избор на инструмента и щракване с левия бутон върху цвета този

цвят става основен. При щракване с десния бутон цветът става допълнителен.

Увеличаване на изображение

Използва се при рисуване на по-дребни детайли.

Magnifier (лупа) – увеличава изображението, като от полето с допълнителни възможности

може да се избере степента на увеличение.

Увеличаване на изображението се извършва и от меню View с команда Zoom.

Маркиране на част от изображение Чрез влачене на мишката се обгражда част от изображението. Маркираната област се очертава с

пунктирана линия.

Free-From Select (произволна форма) – чрез влачене се очертава произволна област от

изображението.

Select (правоъгълна форма) – маркира се правоъгълна част от изображението.

Преглед на изображение

Изображението се извежда върху целия екран от меню View с команда View Bitmap.

Натискане на произволен клавиш или щракване с мишката връща в режим на обработка.

ТЕМА 7: Обработка на данни от тип дата в електронна таблица

Електронните таблици се използват за извършване на изчисления и графично представяне на

данни.

Електронната таблица Microsoft Excel е част от пакета Microsoft Office.

След стартирането й (от Start/Programs/Microsoft Excel) се отваря основният прозорец на

програмата.

В заглавния ред на прозореца, разположен най-отгоре, е изписано името на програмата Microsoft

Excel и името на текущия файл (Book1 е името на нов файл, който се отваря автоматично). Файлът в

Excel се нарича още работна книга (Workbook).

Под заглавния ред е разположено лентово (хоризонтално) меню. При щракване с мишката върху

елемент от това меню се отваря списък с команди.

Под хоризонталното меню е разположено инструментално меню, съдържащо бутони,

илюстриращи най-често използваните команди. Настройването на инструменталното меню се извършва

от меню View с команда Toolbars.

Допълнителен елемент в прозореца е т.нар. редактиращ ред (Status bar).

Следващият елемент на прозореца е работното поле, представляващо лист, разделен на колони и

редове. Колоните са наименовани с главни букви от латинската азбука (първите 26 – с буквите от A до

стр. 12

Z, 27 – с AA, 28 – с AB и т.н.). Редовете са номерирани с последователни арабски цифри. При

пресичането си редовете и колоните образуват клетки. Адресът на всяка клетка се определя от името

на колоната и номера на реда, в който е разположена ( например B5 – клетката е в колона B, на 5 ред).

Една от клетките е очертана с по-тъмна рамка от останалите. Тя се нарича активна клетка и в нея

се въвеждат данните от клавиатурата.

В лявата част на редактиращия ред се извежда адресът на активната клетка, а в дясната част –

съдържанието й.

Отдясно и отдолу под таблицата са разположени вертикален и хоризонтален плъзгач, даващи

възможност да се разглеждат частите от листа, които не са видими.

В отделни етикети под таблицата са изобразени листовете на работната книга – Sheet1, Sheet2,

Sheet3 и т.н.

Данните от клавиатурата се въвеждат в активната клетка. Въведените символи се виждат в

редактиращия ред. За край на въвеждането се натиска клавиш Enter или се щраква в друга клетка.

Маркиране на област от клетки

Маркиране на съседни клетки

I начин: С влачене – при натиснат ляв бутон на мишката от първата клетка се влачи до последната.

II начин: Активира първата клетка, като се щраква с мишката в нея, натиска се клавиш Shift и се

щраква в последната клетка от областта.

III начин: С помощта на стрелките от клавиатурата при натиснат клавиш Shift.

Маркиране на несъседни клетки – активира се първата клетка, задържа се натиснат клавиш Ctrl

и се щраква в останалите клетки.

Маркиране на цяла колона– щраква се върху името на колоната.

Маркиране на цял ред– щраква се върху номера на реда.

Маркиране на цялата таблица– щраква се върху празния бутон в пресечната точка на реда с

имената на колоните и стълба с номерата на редовете.

Въвеждане на серии

Въвеждане на серии от данни с мишка

При придвижване на показалеца на мишката върху малкото квадратче (манипулатор) в долния

десен ъгъл на активната клетка, той се променя в тънко кръстче (+).

Серии от еднакви данни се въвеждат, като се въведе стойността в активната клетка и при

натиснат ляв бутон на мишката се влачи манипулаторът в една от четирите посоки.

Аритметична прогресия с разлика 1се въвежда като се въведе началната стойност в активната

клетка, задържи се натиснат клавиш Ctrl и се влачи манипулаторът.

Аритметични прогресии с произволна разлика се създават, като се въведат първият и вторият

елемент в две съседни клетки, маркират се двете клетки и се влачи манипулаторът.

Въвеждане на серии от данни с команда

Първият елемент на серията се въвежда в активната клетка. Маркират се съседните клетки, в които

ще се получат следващите елементи и се избира от меню Edit подменю Fill. Съдържанието на активната

клетка се въвежда в маркираните клетки с командите Down, Right, Up, Left – така се въвежда серия от

еднакви данни.

При избор на команда Series се отваря диалогов прозорец Series, чрез който могат да се въвеждат

аритметична и геометрична прогресия и дати.

Съставяне на собствени серии

От меню Tools се избира командата Options…

Подреждане на листове в работна книга:

Активиране на листове – по подразбиране е активен лист Sheet1, за да се активира друг, е

необходимо да се щракне върху неговия етикет (името му).

Добавяне на листове – от меню Insert се избира команда Worksheet.

Изтриване на листове – активира се листът и се избира от меню Edit команда Delete Sheet.

Преименуване на листове – от меню Format се избира Sheet и Rename. Изтрива се старото и се

въвежда новото име.

Преместване и копиране на листове:

В същата работна книга:

Преместване – с влачене на етикета (името) на листа в реда с имената на листовете.

стр. 13

Копиране – задържа се натиснат клавиш Ctrl и името на листа се влачи в реда с имената на

листовете. Копието има същото име и след него в скоби се добавя 2 (Sheet 1 (2)).

В нова или друга работна книга:

Щраква се върху името на листа и се избира от меню Edit команда Move or Copy Sheet…

Добавяне на клетки

Маркират се толкова съседни клетки, колкото трябва да се добавят и се задава Insert Cells…

Изтриване на клетки

Маркират се клетките, които трябва да се изтрият и се избира от меню Edit команда Delete…

Добавяне и изтриване на редове и колони

Добавяне– маркират се толкова реда (колони), колкото трябва да се добавят и се избира от меню

Insert команда Rows (команда Columns).

Изтриване – маркират се и се избира от меню Edit команда Delete.

Промяна ширината на колона

От меню Format подменю Column с команда Width...

Промяна на ширината може да се извърши и като се влачи с мишката дясната граница на името на

колоната при натиснат ляв бутон или се щракне двукратно върху тази граница.

Промяна височината на ред

От меню Format с подменю Rows с команда Height…

Друг начин за промяна е като се посочи с мишката по долната граница на номера на реда и се

влачи нагоре и надолу при натиснат ляв бутон или се щракне двукратно върху тази граница.

Запаметяване (съхраняване) на работна книга като файл

Запаметяването на електронна таблица се осъществява като от меню File се избира команда Save

As…

Microsoft Excel автоматично поставя разширение на файла xls.

Зареждане (отваряне) на съществуващ файл

От меню File се избира команда Open…

Създаване (отваряне) на нова работна книга (файл)

От меню File се избира команда New… и се избира Blank Workbook.

ТЕМА 8: Специализирани функции (DATE, IF, TODAY(), LOOKUP, MOD)

Най-същественото предимство в използването на ЕТ е възможността за пресмятане с формули

на базата на въведени стойности в работния лист както и вградените средства за изчисление

(функции), които извършват сложни финансови и статистически пресмятания, помагат при вземане на

решения или обработват текст. Използването на вградени функции намалява вероятността за грешки.

Формулите са указания за Excel как да изчислява данните. Техните съставки са стойности и

операции (+,-,/,*,^,%). Стойностите (операнди) са константи, константни стойности или аргументи.

Във формулата се използват адреси на клетки, като C1 или D4, които се обръщат към стойностите

на тези клетки. Изпозват се и имена на области от клетки.

Формулата винаги започва със знак “=”, в противен случай Excel я счита за текст. Изпозват се

само малки скоби, изпозването на “:” е за дефиниране на област, а “,” е за изброяване на адреси на

клетки или области от клетки. На всяка отваряща скоба трябва да съответства затваряща.

Относителни и абсолютни адреси

В повечето случаи при изграждането на формули, се използват относителни адреси на клетки.

При копиране на формулата, адресите на клетките участващи в нея се коригират така, че да се

отнасят към адреса на новата клетка, както са се отнасяли клетките във формулата в старата клетка към

нейния адрес.

Ако се намирате в C5 и от формулата описвате адрес C3, Excel си представя използването на

клетка, която е два реда над текущата и четири колони наляво.

Абсолютните адреси са полезни, ако желаете формулата да използва данни от конкретни клетки

вместо да ги адаптира към положението на новата клетка.

Формулите с абсолютни адреси винаги сочат към тях, независимо къде се намират.

стр. 14

Абсолютните и относителни адреси могат да се комбинират в смесени адреси. Тогава колоната е

абсолютна, а редът относителен или обратното. При въвеждане на $A1, при копиране редът ще се

променя, а колоната не.

Ако се позовавате на други работни листове, пред адреса въведете името на листа, следвано от

“!”.

Sheet1!A1 е обръщение към клетка A1 в лист Sheet1. Ако в името на листа има празни интервали,

оградете го с кавички.

Може да се ползват работни листове от други файлове. Адресът на клетката изглежда така:

‘[име на файла]’Sheet1!A1.

Оператори за формули

Операторите реализират аритметични пресмятания с формули, обработка на текст, сравнения и

връзка между обращенията към клетки.

Съществуват:

- аритметични оператори: събиране(+), изваждане(-), умножение(*), деление(/), процент(%),

степенуване(^); - текстови оператори: слепване на текст(&);

- оператори за сравнение: равно(=), по-малко(<), по-голямо(>), по-малко и равно(<=), по-

голямо и равно(>=) и различно(<>).

Редът за изпълнение на операторите следва приоритета за изпълнение на математическите

действия. Той може да бъде променен с използване на малки скоби. На всяка отваряща скоба

съотвества затваряща.

Excel разглежда датите и часовете като числа. За целта те трябва да се въвеждат в използвания

от Excel формат, като ги оградите в кавички.

Разлика между две дати се описва така: “6/2/1998” - “05/27/1998” и е равно на 6.

Ако въведените данни не се разпознават като дата или час, те се приемат като текст, а резултатът

от формулата е съобщение за грешка #VALUE. В такъв случай можете да използвате функцията

DATE(year;mounth;day) и чрез нея да се извърши изваждането на дати: DATE(1998;06;02) –

DATE(1998;05;27).

Когато във формулите и функциите използвате адреси на клетки, те не дават информация какво се

крие зад данните в тези клетки. Използването на именувана област от клетки прави информацията във

формулата по- ясна и по- изразителна. (например =NALICHNO – PRODADENO, ако се касае за

изваждане на две количества, като областите от клетки са предварително именувани с

Insert/Define/Name)

Изграждане на функции

Excel предлага следния набор от функции: математически, финансови, статистически и за

бази данни, за дата, час и информация, логически, за търсене и адресиране, текстови и

тригонометрични. Всяка функция се състои от знака “=”, име и аргументи – адреси на клетки, които се използват

при изчисленията. В активната клетка се вижда резултата от действието на функцията. Най-често

аргументите са числа, но могат да бъдат текст, стойности, дати, часове и масиви.

Въвеждането на функцията можете да осъществите по няколко начина:

- директно въвеждане;

- вмъкване на функция от бутона <fx> Function Wizard; - вмъкване на функция чрез менюто Insert/Function/Paste Function.

В последните два случая се работи по един и същи начин. В прозореца Paste Function, в полето

Function Category се появяват категориите, а в полето Function Name List по азбучен ред се изреждат

самите функции от актуалната категория. Аргументът може да бъде клетка, област от клетки или

друга функция. Изреждат се със запетая или точка и запетая (в зависимост от настройката на

Windows).

След избора на функцията се появява втори прозорец с полета за аргументите, кратко

описание на функцията и място за резултата (Formula result=). Едновременно с това тя се изписва и

в Formula Bar.

След щракане на бутона <OK>, прозорецът се затваря, а резултатът от изчислението на

функцията се появява в клетката.

стр. 15

Редактиране на формули и функции

Ако формулата е непълна или некоректна, възможно е да се появи съобщение за грешка от

типа на #NAME или #NUM. В някои случаи се локализира онази част от формулата, в която Excel

предполага, че се намира грешка.

Може да редактирате вече въведена функция с помощта на Paste Function или директно да

нанесете корекциите в реда за формули.

Ако използвате Paste Function:

-Активирайте клетката, съдържаща функцията.

-Изберете Insert/Function. Появява се диалогов прозорец за въвеждане на аргументи.

-Извършете необходимите корекции.

-Щракнете бутона <OK>.

Ако извършвате ръчно корекции:

-Активирайте клетката, съдържаща функцията.

-Извършете необходимите корекции.

-Натиснете <Enter> или щракнете бутона с отметката.

Ако се нуждаете от помощ за прилагане на функциите:

-Изберете Help/Contents&Index

-Щракнете върху Find.

-Въведете Function by Category, а в долното поле двукратно щракнете върху Worksheets

functions listed by category. Получава се списък от функции, подредени по категории. Функциите са

описани най- подробно със синтаксиса си, съвети и примери за приложение.

ТЕМА 9: Валидация на данни. Защита на данни в електронна таблица

Много често при ежедневната ни работа с Microsoft Excel се налага да обработваме данни, които

преди това са въвеждани от някой друг. За съжаление, много хора въвеждат данните така, както им е

удобно, и не се замислят дали в последствие това няма да затрудни анализа им.

Пример е следната ситуация: един въвежда стойността на кирилица, друг – на латиница. За Excel това

ще бъдат две различни стойности и дори при най-обикновено филтриране или сортиране, данните няма

да бъдат третирани по желания от нас начин.

Един от инструментите в Excel, който би ни помогнал в тази насока, е Data Validation. Чрез него

можем да ограничим типа данни, които е позволено да се въвеждат в дадена област от клетки. По този

начин, когато някой се опита да въведе данни, неотговарящи на условието, Excel не позволява

действието и показва предупредително съобщение, чийто текст ние можем да контролираме.

Една от възможностите, които ни дава инструментът Data Validation, е да създадем списък с

позволени стойности, от които можем да избираме чрез падащо меню.

Как да зададем списък с допустими стойности в Excel 2010 / 2007 / 2003?

За да създадете списък с позволени стойности, трябва предварително да маркирате желаната

област от клетки, за която ще се отнася ограничението. След това от Data изберете Validation. В

страницата Settings отворете списъка Allow и изберете List. Списъкът с позволени стойности се задава

в полето Source.

Има два начина за задаване на списъка:

1. Изпишете всички елементи в полето Source, като ги разделяте със запетая или точка и

запетая (зависи от регионалните настройки на вашия компютър).

2. Посочете областта от клетки, съдържащи позволените стойности.

Важно!

Чрез втория начин можете да изберете само клетки с данни, намиращи се на същия лист. Ако

вашите данни се намират на друг лист, то ще трябва да използвате Name Range. Или по друг начин

казано, ще трябва да зададете предварително име на областта от клетки, съдържащи допустимите

стойности. След това в полето Source изпишете името, което сте задали, като пред него поставите знак

за равно „=”. По този начин Excel разбира, че това не е обикновен текст, а област от клетки.

Използването на именувана област от клетки важи само за Excel 2007 / 2003. В Excel 2010 този

проблем вече е отстранен.

стр. 16

Всяка организация притежава документи с чувствителна информация, като официални документи,

файлове с бази данни, планове за бъдеща бизнес дейност, договор с нов партньор и т.н.

Основната защита, която повечет от нас прилагат на подобни документи обаче, често се свежда

единствено до паролата на персоналния компютър. В случай на забравен отключен компютър,

подхвърлена флашка, или неволно споделяне/изпращане към трети лица, конфиденциалната

информация може лесно да изтече и да навлече неприятности на цялата организация.

Тук Microsoft са свършили чудесна работа, предлагайки опцията за заключване на определен файл

с парола. Функцията работи с достатъчно надеждния криптиращ механизъм AES 128-bit. Функцията се

предлага за Word, Excel, Access и Project, като задаването на парола става по един и същи начин в две

лесни стъпки:

Отидете в главното меню и намерете опцията за криптиране съответно на Office 2007:

Въведете сигурна парола и след това потвърдете.

Функцията е налична и в по-стари версии на MS Office, но се намира в Tools -> Options -> раздел

Security -> поле Password to open.

За да премахнете паролата отидете в същото меню и при запитване за нова парола оставете празно

поле и натиснете OK.

ТЕМА 10: Формуляр за поръчка. Търсене на данни в електронна таблица

Формулярът, отпечатан или онлайн, е документ, проектиран със стандартна структура и формат,

който улеснява събирането, организирането и редактирането на информация.

Отпечатаните формуляри съдържат инструкции, форматиране, етикети и празни пространства за

писане или въвеждане на данни. Можете да използвате Excel и шаблони на Excel за създаване на

отпечатани формуляри.

Онлайн формулярите съдържат същите характеристики като отпечатаните. Освен това, онлайн

формулярите съдържат контроли. Контролите са обекти, които показват данни или улесняват

потребителите при въвеждане или редактиране на данни, извършване на действия или избор.

Обикновено контролите улесняват използването на формуляра. Примери на често използвани контроли

са списъчни полета, бутони за опции и командни бутони. Контролите могат също така да изпълняват

присвоени макроси и да отговарят на събития, като например щраквания на мишката, чрез изпълнение

на код на Visual Basic for Applications (VBA).

Можете да използвате Excel по много начини, за да създадете отпечатани или онлайн формуляри.

Типове формуляри на Excel

Има няколко типа формуляри, които можете да създадете в Excel: формуляри за данни, работни

листове, които съдържат формуляр и ActiveX контроли, и потребителски формуляри на VBA. Можете

да използвате всеки тип формуляр сам за себе си или пък да ги комбинирате по различни начини, за да

получите подходящото за вас решение.

Формуляр за данни

Формулярът за данни предоставя удобен начин за въвеждане или показване на един пълен ред

информация в диапазон или таблица без хоризонтално

превъртане. Може да прецените, че използването на формуляр

за данни улеснява въвеждането на данните, в сравнение с

придвижването от колона на колона, когато имате повече

колони с данни, отколкото се побират на екрана. Използвайте

формуляр за данни, когато ви е достатъчен прост формуляр с

текстови полета, които изброяват заглавията на колоните като

етикети, и нямате нужда от сложни или потребителски

функции, като например списъчно поле или брояч.

Excel може да генерира автоматично вграден формуляр за

данни от вашия диапазон или таблица. Формулярът за данни

показва всички заглавки на колони като етикети в единичен

диалогов прозорец. Всеки етикет има съседно празно текстово

поле, в което можете да въведете данни за всяка колона, максимум до 32 колони. В даден формуляр за

данни можете да въведете нови редове, да намирате редове чрез обхождане или (на базата на

стр. 17

съдържанието на клетките) да актуализирате и изтривате редове. Ако дадена клетка съдържа формула,

резултатът от формулата се показва във формуляра за данни, но не можете да променяте формулата

посредством формуляра за данни.

Данните, с които работи една електронна таблица, са константни или променливи величини.

Константни величини са тези, които се въвеждат директно в клетката и тяхната стойност не може

зависи от стойността на други клетки. Те могат да бъдат число, текст, дата, време или логически

стойности TRUE/ FALSE (истина/лъжа).

Променливите величини зависят от стойностите на други клетки. Тези зависимости се реализират

чрез формули. Основните типове данни, с които се работи са: текст, числа, дати, време и логически

стойности. Сортиране на данни може да бъде извършвано в нарастващ или намаляващ ред. Могат да се

сортират както числови данни, така и текст, дата и време.

Търсене и замяна на данни се налага често при работа с големи електронни таблици. Чрез тези

действия данните могат лесно да бъдат актуализирани. В някой програми има възможност за

дефиниране на филтри, с които да бъдат задавани условия за търсене, а не просто съвпадение да

данните. Когато с данните от една таблица работят няколко потребителя са необходими средства за

защита на данни. Някой клиенти могат да бъдат защитени и достъпът до тях да е разрешен с парола.

За по-доброто представяне на данните в таблиците програмите за управление на електронните

таблици, предлагат набор от инструменти за форматиране на клетките. Основните възможности за

форматиране са предназначени за: вида на данните в клетката-шрифт, цвят, размер, стил, ефекти;

разположение на данните в клетката; контур и пълнеж на клетката; размер на клетката.

Ще Ви представя задача за търсене на информация в база данни. Базата се състой от следните

полета: Регистрационен номер, име, град, клас и точки. Има 92 записа. Вие задавате регистрационният

номер и системата Ви връща информацията от другите полета за посоченият регистрационен номер.

Използвани са функция за извличане на стойност на клетка VLOOKUP и функция за показване на

пореден номер на клетка MATCH Рег.№ Име Град Клас Точки

109 Деница Веселинова Данаилова Русе 8 41

150 Михаил Красимиров Карапетков Пирдоп 10 41

159 Теодора Петрова Сигалова Русе 9 41

219 Екатерина Петкова Горанова Гоце Делчев 9 41

119 Мирослав Пламенов Младенов Видин 9 40

25 Светослава Пейчева Славова Добрич 10 40

100 Карина Димчева Димова Балчик 9 39

17 Цанислава Живкова Йорданова Варна 10 39

125 Иван Кръстев Спириев Гоце Делчев 8 37

43 Светлин Красимиров Симеонов Монтана 9 36

24 Деница Костова Петрова Добрич 10 36

155 Боян Мирославов Хвърчилков Русе 8 36

27 Любомира Руменова Янакиева Добрич 10 36

Сортирайте таблицата по колона Точки в намаляващ ред. В клетка G1 въведете етикета

Регистрационен номер, като увеличите размера на колоната. Въведете и другите етикети в колана G

както е показано на картинката

В клетка Н1 въведете числото 121. Това е

регистрационен номер. Може и друг регистрационен номер

да въведете, но трябва да съществува. В клетка Н2 въведете

функция, която да показва името на участника, чийто

регистрационен номер е въведен в клетка Н1. Това е Елеонора

Иванова Георгиева, а функцията, която трябва да използвате е

VLOOKUP. Тя има 4 аргумента:

- стойността, по която става търсенето. Може да е число,

текст или адрес на клетка, където е записана стойността.

- Област, където ще се търси. Може да бъде цялата таблица или част от нея.

- Номер на колона, от която трябва да се извлече стойността. Извлечената стойност е на същият

ред, но който е стойността по която става търсенето. Номерата на колоните започват с числото 1 - това е

колона А. Следва 2 - това е колона В и така нататък.

стр. 18

- Четвъртият аргумент приема две стойности. TRUE или FALSE. Ако е TRUE не е необходима

точност, ако е FALSE е необходима точност.

Създайте формулите с функцията VLOOKUP и за

другите клетки от колона G

А те са име на участника, град, клас и точки.

В клетка G7 въведете етикета Класиране/Място. В

клетка Н7 въведете функция, която да показва на кое

място се намират данните на участника.

За пореден номер в клетка се използва функцията

MATCH. Функцията има 3 аргумента

-Първият е стойността, по която става търсенето

- Вторият е областта за търсене

- Третият е за точността. Напишете 0

Ако функцията не се вижда в прозореца за вмъкване на функции използвайте полето за търсене на

функция.

За вторият аргумент трябва точно да определите областта.

Сега променете регистрационният номер и вижте дали работи коректно. Ако записите в базата не

са сортирани може да не работи коректно.

ТЕМА 11: Обработка на данни. Анализ на данни в електронна таблица

Обработка и анализ на информацията

1. Какво може да се извърши:

Обобщение на данните – от всички налични данни се издаждат обобщените материали – суми,

средни стойности, срещане и т.н.;

Филтриране – автоматичният филтър ви позволява да създавате запитвания към таблицата в

много интерактивен режим, за да намерите бързо необходимата ви информация;

Подсуми – интерактивно подреждане на таблицата в йерархична форма;

Сортиране – сортира таблицата по определени параметри;

Проверка за коректност – позволява да въведете някакъв критерий за дадена клетка или група от

клетки;

Конверсия на текст в колони – позволява ви да препаботите текст в колони по определени

критерии;

Групиране на колони или редове – групира няколко

колони или редове, така че да можете да ги скривате.

2. Сортиране на таблица – Командата за сортиране е

Data/Sort.

Изпълнение: поставете маркера някъде вътре в текста или

данните – не е необходимо да избирате цялата таблица. При

операцията може да сортирате:

Ascending – нарастваща,

Descending – намаляваща.

Имате максимум три полета за сортиране, което е напълно

достатъчно. Обръщам ви внимание на следните опции:

My list has – моята таблица (списък) има:

Header row – заглавен ред;

No header row – без заглавен ред, тогава имената на полетата ще бъдат Column A, Column B –

колона А, колона В.

3. Филтриране – отново поставете маркера някъде в текста и изберете командата Data/Filter/Auto

Filter. Ще видите, че в началото на всяка колона се появява падащо меню.

Използване – за да се активира филтъра, трябва да изберете едно от условията. След това може от

друго падащо меню да активирате друго условие. Дезактивирането става с избирането на All.

Изготвил: Мехмед Мехмед