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WRITING

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DAY 1 2 3 4 5

電話の伝言メモを書く

DAY 5　電話の伝言メモを書く

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Ultra 社の国際部の課長 Bob Thomas

のところにかかってきた電話を里佳が

取りました。Bob が席をはずしている

ため、里佳は伝言をメモしています。

president「社長」　　headquarters「本社」

available「時間が取れる、手が空いている」　　attend ...「…に出席する」

reception「レセプション、歓迎会」　　

cell (＝ cell phone, mobile phone)「携帯電話」

finalize ...「…を確定する、決定する」　　details「詳細」

! ヒント CD 1-16

LISTEN & WRITE CD 1-15

年月日を言ったり書いたりすることは日常生活でもよくありますが、英語で

表現するとなると意外に間違いやすいものです。特に、アメリカとイギリス

では表記方法が異なりますので、気をつけましょう。

・日付の表現「3月 18日です」

★ It is March 18.（アメリカ） ★ It is the 18th of March.（イギリス）

・年月日（2005年 3月 18日）の表記

★ 3/18/05（アメリカ） ★ 18/3/05（イギリス）

★ March 18, 2005（アメリカ） ★ 18th March, 2004（イギリス）

年月日の表し方

q Bob Thomas　最初にだれにあてた伝言かを書きます。同じ会社の社員同士

の場合、たとえ上司でも敬称は不要です。ファーストネームの Bob だけを

使う場合もあります。

w Mr. に ✓ 印　名前の前にMr.（男性）やMs.（女性）と敬称を付けておく

と、名前だけでは性別を判断できないときなどにも役立ちます。

e TELEPHONED と PLEASE CALL に ✓ 印　Forman さんが電話をして

きたこと、電話をこちらからかけ直してほしいと言っていたことがこれで伝

わります。参考までに CALLED TO SEE YOU は、「訪問されました」と

いう意味です。

r Wed. AM

t Thurs.

y Fri. 6:30 PM

里佳は伝言メモ用紙にメモを記入しています。CD を聞きながら、q～uに必

要な事項を書き入れましょう。wとeのチェック項目は該当箇所に✓印を付

け、伝言部分は空欄を埋めて完成させてください。聞き取れないところや、わ

からないところがあったら、ヒントを参考に、もう一度取り組んでみましょう。

To: q　　　　　　　　Date: 5/9/05　　Time: 9:30　□✓ AM　□ PMWHILE YOU WERE OUTw□Mr.　□Ms.　Dan Formanof Lawrence SemiconductorsPhone 909-8856-3902□ TELEPHONED □ PLEASE CALL

e□ CALLED TO SEE YOU □WILL CALL AGAIN□WANTS TO SEE YOU □URGENT□ RETURNED YOUR CALL

Message: He’ll be in Tokyo next week. Wants to meet with you onr　　　　　　 or t　　　　　　. Also wants you to attendreception on y　　　　　　 at Park Hyatt. u　　　　　　 callhim to finalize.

Received by: Rika

A N S W E R S 和訳はp.107

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WEEK 1　オリエンテーション DAY 5　電話の伝言メモを書く

u Pls　メモなどのようにスペースが限られている場合、please を省略して pls

と書くことがあります。

�曜日や午前、午後の省略形が使われるのに加え、主語や冠詞など、文の構成要素も省略される場合があります。また、A.M. や P.M. などの略語を示すピ

リオドも、このような手書きのメモでは省略される場合があります。

Dan : Hello ... May I speak to Bob Thomas ... oh, sorry, do you understand English?

Rika: Uh ... yes. Mr. Thomas just left. He should be back in about an hour. Shall I have

him call you?

Dan : I’ll be in a meeting then. Could you give him a message?

Rika: Of course.

Dan : My name is Dan Forman. I’m with Lawrence Semiconductors. The president of

our U.S. headquarters will visit Japan soon and I would like to meet with Bob to

discuss some of our current projects before then. Our Japan office is in Osaka,

but I am going to be in Tokyo next week. I’m available on Wednesday morning,

or anytime on Thursday.

Rika: Wednesday in the A.M. ... and anytime on Thursday?

Dan : Yes, that’s right. If he is free, I would also like Bob to attend a small reception

I’m having at the Park Hyatt on Friday night, starting at half past 6:00. Many of

our Tokyo associates will be there, so I think it would be a good networking

opportunity for him.

Rika: Friday night at 6:30. Got it.

Dan : I need to leave the office now, so Bob can call me on my cell at 909-8856-3902

and we can finalize the details.

Rika: You said your mobile number is: 909-8856-3903?

Dan : No, 909-8856-3902!

Rika: 909-8856-3902. Sorry.

Dan : No problem. Thank you.

Rika: Certainly. I’ll give Mr. Thomas the message. Thank you for calling.

□ Shall I have him call you?「お電話するように伝えましょうか」

「have ... +動詞の原形」で、「…に～させる」の意味です。

□Could you give him a message?「伝言をお願いできますか」

May I leave him a message? という表現もあります。

WORDS & PHRASES ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

S C R I P T 和訳はp.107

□ discuss ...「…について話し合う」

日本語では「…について話し合う」とよく言うので、間違って about を付け

てしまう人が多いようですが、discuss は話し合う対象がすぐうしろにきます。

□ I’m available on Wednesday morning.

「私は水曜日の午前中に時間があります」

available には「利用できる、入手できる」という意味もあります。This

article is available on our website.なら「この記事は当社のウェブサイトで

入手できます」という意味です。

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今日学習した電話伝言メモの形式に基づいて、次の内容のメモを英語で書いて

みましょう。（解答は p.108）

1. 2005年 5月 10日午後 2時に Mooncast Communications 社の Ryan Murphy から Bob Thomas あてに電話があった。

2. Mooncast 社の新製品について話し合うために来週月曜日の午後に会いたいが、またあとで電話するとのこと。

3. 伝言を受けたのは斉藤健太。

To: 　　　　　　　　　　　　Date: 　　　　　　Time: 　　　　　 　□AM □ PMWHILE YOU WERE OUT□Mr. □MSofPhone XXX-XXXX-XXXX□ TELEPHONED □ PLEASE CALL□ CALLED TO SEE YOU □ WILL CALL AGAIN□ WANTS TO SEE YOU □ URGENT□ RETURNED YOUR CALLMessage: _________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Received by: ______________________________________________

　今日のグローバルな経済では、国境を越えたコミュニケーションがこ

れまでになく重要性を増しています。コミュニケーションの手段には、

会議、郵便による文書の交換、電話、Fax、メールなどがありますが、当

事者の言語や文化、ビジネス習慣などが大きく異なる場合、効果的で正

確なコミュニケーションのためにはそれなりの努力が必要になります。

　電話の場合、その 1つの方法は、話したあとできるだけ早いうちに、

内容の要点をまとめたメールを取り交わすことです。特に、少し複雑な

話の場合は、電話の最後に、どちらがまとめのメールを書くかを決め、

相手がその内容を確認することを取り決めておくようにすると良いで

しょう。

　そのほか、電話による国際コミュニケーションで心がけたいのは次の

ような点です。

❖ 重要な電話をするときには、あらかじめ要点をまとめて書いたメモを

用意しておきましょう。英語で書いておけば、いざというときに参照

できるので安心です。もちろん、相手が話した内容をメモに取ること

も忘れずに。

❖ はじめて電話をする相手には、電話をかける日時とその目的を記した

メールを送っておくのも良いでしょう。

❖ 相手が不在で、かけ直してくれるように頼んだり、こちらからあとで

かけ直すように言われた場合は、時差を考慮して不都合のないように

注意しましょう。案外、時差に無頓着なビジネスパーソンも多いよう

です。

❖ 日本語の固有名詞などは、相手にはっきりわかるようにゆっくりと伝

えましょう。重要なことはローマ字の綴りを伝えて書き取ってもらう

と確実です。

❖ アメリカ人などはビジネスの場面でもカジュアルな英語を使うことが

多いので、耳慣れない表現を使われて意味がわからないときは、遠慮

なく聞いて、誤解を避けましょう。

ビジネス電話心得

C O L U M N 1

健太と里佳は、Bob といっしょに

Mooncast 社の日本支社を

訪問することになりました。

日本支社の Ryan Murphy と初対面の

あいさつをしたあと、Mooncast 社の日本市場進出計画や

製品の特長について説明を受けます。

WEEK2　　　　取引先訪問

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