ПРОГРАМА BG07 "ИНИЦИАТИВИ ЗА ОБЩЕСТВЕНО ЗДРАВЕ"

Приложение № 3

ОБЩИ УСЛОВИЯ

КЪМ ДОГОВОР ЗА БЕЗВЪЗМЕДНА ФИНАНСОВА ПОМОЩ

ПО МЯРКА 1 „ПОДОБРЯВАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА ПСИХИЧНО ЗДРАВЕ НА БЪЛГАРСКИТЕ ГРАЖДАНИ“, ФИНАНСИРАНА ОТ ФИНАНСОВИЯ МЕХАНИЗЪМ НА ЕВРОПЕЙСКОТО ИКОНОМИЧЕСКО ПРОСТРАНСТВО (ФМ НА ЕИП) 2009 - 2014

Настоящите Общи условия са утвърдени от Програмния оператор по Програма BG07 въз основа на Регламента за изпълнение на ФМ на ЕИП 2009-2014 (Регламентa), Програмното споразумение между Комитета на финансовия механизъм и Националното координационно звено за финансиране на Програма BG07 „Инициативи за обществено здраве“, Споразумението за изпълнение на Програма BG07, сключено между Националното координационно звено и Министерство на здравеопазването както и Междуинституционалното споразумение между Министерство на здравеопазването и Администрацията на Министерския съвет за управление на Програмата.

Съдържание

ИНСТИТУЦИОНАЛНА РАМКА......................................................................................................... 3

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ..................................................................................................................... 4

II. ДОПУСТИМОСТ НА РАЗХОДИТЕ................................................................................................6

III. ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗБОР НА ИЗПЪЛНИТЕЛИ..........................................................................8

IV. ПЛАЩАНИЯ.................................................................................................................................. 9

V. ОТЧИТАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ПРОЕКТА....................................................................10

VI. ПРОВЕРКА И ВЕРИФИЦИРАНЕ НА МЕЖДИННИТЕ/ФИНАЛНИ ДОКЛАДИ И

ФИНАНСОВИ ОТЧЕТИ................................................................................................................... 14

VII. НАБЛЮДЕНИЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО...................................................................................15

VIII. НЕРЕДНОСТИ.......................................................................................................................... 15

IX. ФИНАНСОВИ КОРЕКЦИИ........................................................................................................ 16

X. ИЗМЕНЕНИЕ НА ДОГОВОРА.....................................................................................................17

XI. ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ДОГОВОРА..............................................................................................19

XII. ИЗВЪНРЕДНИ ОБСТОЯТЕЛСТВА..........................................................................................19

XIII. ИНФОРМАЦИЯ, КОМУНИКАЦИЯ И ПУБЛИЧНОСТ.........................................................20

ПРИЛОЖЕНИЯ..........................................................................................................................................21

Стр. 2 от 21

ИНСТИТУЦИОНАЛНА РАМКА

Бенефициент

Бенефициент по Програмата е юридическо лице /ЮЛ/, сключило договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ с Програмния оператор.Програмен оператор (ПО)

Програмен оператор по Програмата е Министерство на здравеопазването, определено чрез РМС № 151 от 23.02.2012 г., с Решение № 545/23.07.2015 г. на Министесркия съвет

Програмният оператор е отговорен за цялостното управление на програмата съгласно чл. 4.7 от Регламента.

Адрес: п.к. 1000, гр. София, пл. „Света Неделя“ № 5

Контакти: тел.: 02/9031 125; email: efoteva @ mh . government . bg Подкрепящо звено (ПЗ)

Подкрепящо звено (ПЗ) по Програмата е дирекция „Добро управление” в Администрацията на Министерския съвет, определена чрез РМС № 151 от 23.02.2012 г., изм. с Решение № 545/23.07.2015 г. на Министесркия съвет

Ролята и отговорностите на ПЗ са посочени в Междуинституционалното споразумение между Министерство на здравеопазването и Администрацията на Министерския съвет за управление на програмата.

Адрес: бул. „Дондуков“ № 1;

Контакти: тел.: 02/940 36 52; факс: 02/940 25 19; email: i.parvanova@government.bgНационално координационно звено /НКЗ/

Национално координационно звено по Програмата е Дирекция „Мониторинг на средствата от ЕС” в Администрацията на Министерски съвет. Отговорностите на Националното координационно звено са описани в чл. 4.3. на Регламента.Сертифициращ орган

Сертифициращ орган по Програмата е дирекция “Национален фонд” в Министерство на финансите. Ролята и отговорностите на Сертифициращия орган са описани в чл. 4.5 на Регламента.Одитен орган

Одитен орган по Програмата е Изпълнителна агенция „Одит на средствата от ЕС” към министъра на финансите. Ролята и отговорностите на одитния орган са описани в чл. 4.6 на Регламента.Офис на финансовия механизъм

Офисът на Финансовия механизъм подпомага КФМ и НМВнР при управлението на ФМ на ЕИП и НФМ 2009 – 2014. ОФМ, част от Европейската асоциация за свободна търговия (ЕАСТ), е отговорен за оперативното изпълнение от името на КФМ и НМВнР и служи за контактно звено по отношение на програмите.

Стр. 3 от 21

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Член 1. Тези Общи условия уреждат правата и задълженията на ПО, ПЗ и Бенефициентите, които възникват във връзка с изпълнението на финансираните по програмата проекти и при отчитането и контрола на извършените дейности и разходи, и постигнатите резултати по тези проекти.

Член 2. Бенефициентът е длъжен да спазва основните принципи за изпълнение на проекти, финансирани по ФМ на ЕИП 2009-2014, посочени в чл. 1.6 на Регламента: Най-високата степен на прозрачност, отчетност и ефективност на разходите, както и на принципите за добро управление, устойчиво развитие, равенството между половете и равните възможности трябва да се прилагат във всички фази на изпълнението на ФМ на ЕИП за периода 2009-2014 г. Страната – донор проявява нулева толерантност към корупцията.

Член 3. Бенефициентът е длъжен да изпълни Проекта във вида, в който е одобрен за финансиране, съгласно изискванията на Договора за безвъзмездна финансова помощ, с оглед осъществяването на заложените в него цели, дейности и резултати. Проектът (проектното предложение с всички съпътстващи го приложения) представлява неразделна част от Договора за безвъзмездна финансова помощ, наричан по-нататък за краткост „Договора“.

Член 4. Бенефициентът се ангажира да мобилизира всички свои финансови, човешки и материални ресурси, необходими за цялостното и точно изпълнение на Проекта.

Член 5. Бенефициентът се задължава своевременно да уведоми ПЗ при възникването на обстоятелства, които възпрепятстват изпълнението на заложените по Проекта дейности и/или биха възпрепятствали постигането на очакваните резултати.

Член 6. Бенефициентът поема цялата отговорност към трети лица, в това число и отговорността за вреди и увреждания от всякакъв характер, нанесени на тези лица, във връзка с изпълнението на Проекта. ПО, ПЗ и ОФМ не носят отговорност, произтичаща от искове или жалби вследствие неизпълнение на нормативни изисквания от страна на Бенефициента, неговите служители или такива в резултат на засягане на правата на трети лица.

Член 7.(1) Бенефициентът се задължава да поддържа счетоводни отчетност по Проекта, позволяваща, пряко съпоставяне на разходите и приходите, извършени в изпълнение на проекта със съответните счетоводни отчети и разходооправдателни документи.

(2) Бенефициентът се задължава да използва подходяща електронна система за документация и двустранно счетоводство. Тази система може да е неразделна част от текущата счетоводна система на Бенефициента или допълнение към тази система, така че да бъде осигурена отделна счетоводна аналитичност за дейностите по проекта, в съответствие с националното законодателство.

(3) Счетоводните отчети и разходите, свързани с Проекта, трябва да подлежат на ясно идентифициране и проверка.

Стр. 4 от 21

(4) Бенефициентът гарантира, че данните, посочени в докладите, отговарят на тези в счетоводната система и документация, и са налични до изтичане на сроковете за съхранение на документацията.

Член 8. (1) Бенефициентът се задължава да съхранява всички документи по Проекта, включително разходооправдателните документи за извършените разходи и цялата свързана с тях документация или като оригинали или във вид, потвърждаващ съответствие с оригинала на общоприети носители на данни.

(2) Документите трябва да се съхраняват за срок от минимум 5 (пет) години след одобрението на Финалния финансов отчет по проекта и не по-кратък от предвидения срок по българското законодателство.

(3) При завеждане на административни, досъдебни или съдебни производства, свързани с изпълнението на Проекта, Бенефициентът е длъжен да съхранява документацията най-малко 1 (една) година след датата на приключване на заведените производства.

(2) Бенефициентът е длъжен да осигурява достъп до цялата документация по проекта на представители на ПО, НКЗ, СО, ОО, КФМ и Борда на одиторите на ЕАСТ, при необходимост. Документите трябва да бъдат лесно достъпни и подредени, така че да се улеснява тяхната проверка, като Бенефициентът трябва да уведомява ПО за тяхното точно местонахождение.

Член 8а. (1)По отношение на безвъзмездната финансова помощ, предоставяна в рамките на Програмата, спрямо Бенефициентите и Партньорите по Проекти, се прилагат правилата (ако е приложимо) за минимална помощ („de minimis“ aid) съгласно Регламент (ЕС) № 360/2012 на Комисията от 25 април 2012 година относно прилагането на членове 107 и 108 от Договора за функционирането на Европейския съюз към помощта de minimis (ОВ, L 114 от 26.04.2012 г.). При промяна в посочения Регламент, Програмният оператор ще прилага актуалните към момента на подписване на Договора за безвъзмездна финансова помощ с Бенефициента изисквания.

(2) Съгласно посочения Регламент максимално допустимият размер на минимална помощ, получена от едно и също предприятие (ако е приложимо), независимо дали в качеството й на Бенефициент, или на Партньор по проект, не трябва да надхвърля сумата от 500 000 евро, или 977 915 лева, за три последователни данъчни години независимо от нейната форма или източник на придобиване.

(3) Минимална помощ не може да бъде предоставяна в случаите, в които са налице изключенията, предвидени в чл. 1 от Регламент (ЕС) № 360/2012 на Комисията.

(4) Обстоятелствата, свързани с режима за минимални помощи, се декларират в Декларация за държавни и минимални помощи, подписана от Бенефициента и от всеки Партньор.

(5) При Решение на Европейската комисия за възстановяването на неправомерно предоставената помощ принудителното изпълнение е по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), като се дължи и лихва, начислена за периода от датата, на която неправомерната помощ е била на разположение на получателя, до

Стр. 5 от 21

датата на нейното възстановяване. Размерът на лихвата се определя от Европейската комисия.

(6) За Бенефициентите и Партньорите по проекти, за които са приложими правилата за минимална помощ („de minimis“ aid) максималният размер на предоставяната в рамките на Програмата безвъзмездна финансова помощ на едно и също предприятие, съгласно чл. 2, параграф 2 на Регламент (ЕС) № 360/2012 на Комисията, като Бенефициент и/или като Партньор, включително и средствата по Фонда за двустранни отношения, не може да надхвърли 500 000 евро, равняващи се на 577 915 лв., изчислени по фиксирания курс на БНБ от 1 евро = 1.95583 лева за период от три последователни данъчни години.

II. ДОПУСТИМОСТ НА РАЗХОДИТЕ

Член 9. (1) Разходите за изпълнение на Проекта са допустими, ако са действително извършени и платени от Бенефициента в периода от датата на влизане в сила на Договора до 30 април 2016 г. и отговарят на следните критерии:

(а) възникнали са между първата и последната дата на допустимост за даден проект, съгласно договора за безвъзмездна помощ;

(б) свързани са с предмета на договора за безвъзмездна финансова помощ и са посочени в прогнозния общ бюджет за проекта

(в) разходите са пропорционални и необходими за изпълнението на проекта;

(г) извършени са с цел постигане на целите на проекта и очаквания(ите) резултат(и) по начин отговарящ на принципите за икономичност, ефикасност и ефективност на вложените средства.

(д) разходите са определими и доказуеми чрез първични счетоводни документи и са осчетоводени от бенефициента и са съобразени с приложимите счетоводни стандарти на страната, където е регистриран бенефициента и в съответствие с общоприетите счетоводни принципи; и

(е) съответстват на изискванията на приложимото данъчно, осигурително и трудово законодателство.

(2) Разходите се считат за действително извършени, когато са фактурирани, платени и доставката/услугата е извършена. По изключение, разходи, за които фактура или друг документ с равносилна доказателствена стойност или еквивалентен документ е издаден в последния месец на допустимост, се считат за допустими, ако са платени в срок до 30 дни от 30 април 2016 г. Разходите за организация управление и амортизация на оборудването се считат за действително извършени, когато те са осчетоводени от Бенефициента.

Член 10. Допустимите преки разходи за изпълнение на проекта са разходи, които са идентифицирани от Бенефициента, като специфични разходи, пряко свързани с изпълнението на дейностите по Проекта и които могат да бъдат директно осчетоводени към него. По-специално, следните преки разходи са допустими при условие, че отговарят на основните принципи за допустимост, посочени по-горе и в чл. 7.2 от Регламента:

Стр. 6 от 21

1. Разходи за персонал, ангажиран по проекта, които включват действителните заплати, вноски за социално осигуряване и други регламентирани разходи, свързани с изплащаното възнаграждението, при условие, че това съвпада с обичайната политика на Бенефициента и Партньора по проекта по отношение на възнагражденията. Съответните разходи за заплати на служителите в държавната администрация са допустими дотолкова, доколкото те се отнасят до дейности, които съответната институция не би осъществявала, ако въпросният проект не се изпълнява;

2. Пътни, дневни и квартирни разходи за персонала, участващ в проекта, при условие, че те са в съответствие с обичайните практики на Бенефициента и Партньора по проекта по отношение на разходите за командировки и не превишават съответните национални ставки;

3. Разходи за ново или втора ръка оборудване, при условие, че то се амортизира в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, приложими за Бенефициента за артикули от същия вид. Само частта от амортизационните разходи, съответстваща на продължителността на проекта и процента на действително използване за целите на проекта могат да бъдат включени по проекта от Бенефициента;

4. Разходи за консумативи и материали, при условие, че те са установими и пряко свързани с изпълнението на проекта;

5. Разходи, произтичащи от други договори, възложени от Бенефициента за целите на изпълнението на проекта, при условие, че възлагането е извършено в съответствие с приложимите правила за обществените поръчки и Регламентите; и

6. Разходи, произтичащи пряко от изискванията на договора по проекта (напр. разпространение на информация, специфична оценка на дейността, одити, преводи и др.), включително разходи за финансови услуги (напр. разходи за финансови гаранции).

Член 11.(1) Допустими непреки разходи за изпълнение на проекта са всички допустими разходи, които не могат да бъдат идентифицирани от Бенефициента, като пряко свързани с дейности по проекта, но които могат да бъдат идентифицирани и обосновани от неговата счетоводна система като извършени в пряка връзка с допустимите преки разходи по проекта. Непреките разходи не могат да включват допустими преки разходи.

(2) Непреките разходи по всеки проект трябва да бъдат отразени в бюджета на проекта, като се използва една от опциите / методите по-долу:

1. Въз основа на действителните непреки разходи, които могат да бъдат идентифицирани чрез аналитична счетоводна система на кандидата и / или партньора по проекта, но не повече от 10% от общите допустими разходи.

или

2. фиксирана сума в размер до 15% от разходите за труд на кандидата и / или партньор по проекта;

Член 12. Следните разходи са недопустими:

Стр. 7 от 21

1. лихви върху кредити, такси по обслужване на дългове и неустойки за забавени плащания;

2. такси за финансови транзакции и други чисто финансови разходи;

3. резерви за загуби или евентуални бъдещи задължения;

4. загуби от обмен на валута, освен ако не са загуби, одобрени за възстановяване от КФМ;

5. подлежащо на възстановяване ДДС;

6. разходи, които се покриват от други източници;

7. глоби, неустойки и разходи за съдебни процеси;

8. прекомерни или необосновани разходи.III. ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗБОР НА ИЗПЪЛНИТЕЛИ

Член 13. Бенефициентът има право да възлага извършването на част от дейностите по Проекта, при спазване на разпоредбите на Закона за обществените поръчки и ПМС № 118/20.05.2014 г., ако тяхното естество изисква това и възлагането им е предвидено в одобрения за финансиране Проект.

Член 14. Бенефициентът носи пълна отговорност за подготовка и провеждане на процедури за избор на изпълнител.

Член 15.(1) В срок от 2 месеца след сключване на договора за безвъзмездна финансова помощ бенефициентите представят на ПО за информация график на планираните обществени поръчки, свързани с изпълнението на проекта по (Приложение №1 към Общите условия).

(2) За всяка промяна в план-графика на планираните обществени поръчки, бенефициентът е длъжен да информира ПЗ до 5 работни дни от настъпване на промяната.

Член 16. (1)Бенефициентът се задължава да изпрати документацията за провеждане за всяка процедура за избор на изпълнител, за осъществяване на предварителен контрол от страна на ПЗ, най-малко 15 дни преди датата, на която планира обявяването й.

(2) ПЗ осъществява предварителен контрол на документацията за съответствие с одобрените по проекта дейности и със ЗОП, като в срок от 15 дни изпраща писмено становище до Бенефициента, което може да съдържа забележки и препоръки.

(4) В случай, че Бенефициентът не изпълни отправените препоръки посочени в становището по ал. 2, ПЗ има право да не одобри разходите за възложената обществена поръчка.

(3) Възложителят на обществената поръчка (Бенефициентът) прилага към документацията за процедурата всички документи, които е получил в резултат на проведения предварителен контрол и ги съхранява в срока, посочен в чл. 7 от настоящите Общи условия.

Член 17. ПЗ извършва последващ контрол на всички проведени процедури за обществени поръчки. Законосъобразността на проведените процедури за обществени поръчки се проверява по време на изпълнението на проекта и преди извършване на окончателното плащанане.

Стр. 8 от 21

IV. ПЛАЩАНИЯ

Член 18.(1) Плащанията по Договора се извършват въз основа на исканията за плащане подадени от Бенефициента. Всички плащания по проекта се извършват от ПЗ по Програма BG07.

(2) Плащанията се извършват в сроковете, посочени в тези Общи условия, при спазване разпоредбите на действащото българско законодателство и при наличие на средства в сметката на ПЗ. Плащането се извършва в български лева по банков път по сметката на Бенефициента, както следва:

1. Авансово плащане

Бенефициентът има право да получи до 20% от максималния размер на предоставената безвъзмездна финансова помощ, посочен в чл. 3.1 от Договора под формата на авансово плащане. Авансовото плащане се извършва в срок от 20 работни дни от получаване на искане за авансово плащане.

2. Междинни плащания

Междинните плащания се извършват на база верифицираните от ПЗ действително извършени и платени от бенефициента разходи, в срок от 20 работни дни от одобряване на искането за междинно плащане и съответните отчети и доклади към него.

Общата стойност на авансовото плащане и междинните плащания не може да надвишава 90% от общата стойност на безвъзмездната финансова помощ.

3. Окончателно (изравняващо) плащане

Окончателно плащане се извършва на базата на верифицираните от ПЗ, действително извършени и платени от бенефициента разходи през последния отчетен период по проекта. Окончателното плащане се извършва в срок от 20 работни дни след верифициране и одобрение на финалното искане за плащане и съответните отчети и доклади към него.

Член 19. Бенефициентът подава искане за авансово плащане по образец (Приложение №2 към Общите условия) в срок до 3 месеца от датата на сключване на Договора.

Член 20. (1)Бенефициентът подава искане за междинно плащане по образец (Приложение №2 към Общите условия) по проекта в съответствие със следния график:

Период на отчитане Срок за подаване на отчети

1 януари – 30 април до 5 юни

1 май – 31 август До 5 октомври

1 септември – 31 декември До 5 февруари

(2) Бенефициентът подава искане за финално плащане по образец (Приложение 2 към Общите условия) по проекта в срок до 45 дни от приключване изпълнението на Проекта.

(3) Към всяко искане за междинно или финално плащане Бенефициентът се задължава да представи следните документи:

Стр. 9 от 21

1. Междинен или финален финансов отчет (Приложение 3 към Общите условия);

2. Копия (заверени) на всички разходооправдателни документи за разходите, включени в отчета;

3. Междинен доклад за напредъка (Приложение 4 към Общите условия) или Финален доклад за напредъка (Приложение 5 към Общите условия);

4. Заверени копия на всички документи и материали, доказващи изпълнението на дейностите и постигнатите резултати;

5. Информация за размера на невъзстановимия ДДС (Приложение 6 към Общите условия);

6. Декларация от бенефициента (Приложение 7 към Общите условия);

(4) Исканията за плащане се подписват от лицето, подписало договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ или упълномощено от него с нотариално заверено пълномощно лице.

(5) Исканията за плащане по проекта заедно с всички доклади, отчети и документи към тях се представят на ПЗ в писмен вид с официална корепонденция или по електронен път, при спазване изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис.

V. ОТЧИТАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ПРОЕКТА

Член 21. Бенефициентът носи пълната отговорност за отчитане на изпълнението на дейностите и на извършените и платени разходи по Проекта при спазване на тези Общи условия.

Член 22. Бенефициентът е длъжен да изготвя и представя следните отчети и информация:

1. Междинни и финален финансови отчети и доклади за напредъка, изготвени по образец (Приложения 3, 4 и 5 към Общите условия). Отчетите и докладите трябва да съдържат пълна информация за всички аспекти на изпълнението на проекта за съответния отчетен период;

2. Годишни доклади за изпълнението и окончателен доклад, изготвени по образец. (Приложение 8 към Общите условия).

3. Прогнози за плащания, изготвени по образец. (Приложение 9 към Общите условия)

Член 23. Междинни и финален финансов отчет и доклади за напредъка

(1) Бенефициентът представя междинни и финален финансов отчет и доклади за напредъка заедно с всяко искане за плащане и в съответствие със следния график:

Стр. 10 от 21

1. до 5 юни за междинните финансови отчети, които обхващат периода от януари до април на текущата година;

2. до 5 октомври за междинните финансови отчети, които обхващат периода от май до август на текущата година;

3. до 5 февруари за междинните финансови отчети, които обхващат периода от септември до декември на предходната година;

(2) Доклади за напредъка

1. Докладите за напредъка се изготвят по образец (Приложение 4 или Приложение 5 към Общите условия). Те трябва да съдържат подробна информация за изпълнението на всички дейности през отчетния период, като информацията в доклада за напредъка следва да отговаря на финансовата информация, представена във финансовия отчет.

2. Бенефициентът е длъжен да приложи към докладите за напредъка копия на всички документи и материали (писмени и/или аудиовизуални), удостоверяващи реализацията на проектните дейности. Оригиналите на документите се съхраняват в досието на проекта от Бенефециента.

3. Крайният срок за представянето на ПЗ на финален доклад за напредъка е 45 дни след изтичане на срока на изпълнение на Проекта.

4. Непредставянето на финален доклад за напредъка, представлява основание ПЗ, съвместно с ПО да вземе решение за едностранно прекратяване на Договора поради виновно неизпълнение от Бенефициента и за претенция за възстановяване на изплатеното финансиране по Проекта.

(3) Финансови отчети

1. Финансовите отчети се изготвят по образец (Приложение 3 към Общите условия).

2. Бенефициентът е длъжен да приложи към финансовите отчети заверени копия на всички разходооправдателни документи:

2.1. за извършени плащания, като банкови извлечения от деня на извършване на плащането, доказващо плащане от страна на бенефициента, съгласно Наредба № 27 Чл. 3 ал. 1 на БНБ, платежни нареждания и други;

2.2. за извършени покупки, като фактури, квитанции, билети и други;

2.3. за разходи за възнаграждения - Трудови и/или граждански договори, уведомления по чл.62 от КТ, придружителни писма и справки издадени от НАП за регистрация на трудови договори, месечни ведомости за изплатени суми, сметки за изплатени суми, отчети за извършена работа, констативни

Стр. 11 от 21

протоколи, платежни нареждания, банкови бордера и банкови извлечения, разходни касови ордери;

2.4. за получаване на стоки и услуги, като приемно-предавателни и или констативни протоколи и други;

2.5. за възлагане извършването на част от дейностите по Проекта, при спазване на разпоредбите на Закона за обществените поръчки – договори;

2.6. за командировъчни разходи – заповеди за командировки, пътни листове, пътни книжки, фактури за нощувки, разходни документи за гориво, билети, абонаментни карти;

2.7. за организиране на конференции, обучения, консултации и други дейности по Проекта;

2.8. за включения в съответното искане за плащане невъзстановим ДДС: копие от дневника за покупки; декларация по ЗДДС, която е подал в НАП, за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал. 1 от ЗДДС, от които е видно че не е ползвал данъчен кредит; информация за размера на невъзстановимия ДДС (Приложение 6 към Общите условия);

2.9. за СМР - заменителни таблици, Акт 19, констативни протоколи, протоколи за приемане на СМР; строителна документация – разрешение за строеж, пълна документация съгласно Наредба № 3/2003 за съставяне на актове и протоколи по време на строителството, заповедна книга, бетонов дневник, декларации за съответствие на вложените материали, сертификати и др.

2.10. Оборотна ведомост, главна книга, аналитична ведомост.

Следва да се има предвид, че поместеният по-горе списък е примерен и не изчерпва набора от всички разходооправдателни документи.

3. Документите по т. 2 трябва да бъдат подредени по бюджетни раздели и пера в хронологичен ред. Досието на проекта следва да съдържа опис на документите с референции към местонахождението на оригиналните разходооправдателни документи. В случай на необходимост или одит, те трябва да бъдат предоставени за проверка.

(4) Данък добавена стойност

1. Бенефициентът определя начисления му данък върху добавена стойност (ДДС) по получени стоки и услуги или извършени плащания в изпълнение на проекта в следните две категории: възстановим и невъзстановим данък върху добавена стойност.

2. При промяна на статута си по ЗДДС, бенефициентът е длъжен да информира незабавно ПЗ.

Член 24. Годишни доклади за изпълнението

Стр. 12 от 21

(1) Бенефициентът е длъжен да представя на ПЗ годишен доклад в срок до 31 декември за всяка календарна година на английски език по образец (Приложение 8 към Общите условия). Докладът се представя официално на ПО в писмен вид на адресите, посочени в чл. 46 ал.1 на настоящите Общи условия, и се изпраща и по електронна поща до Ръководителя на ПЗ.

(2) Бенефициентът е длъжен да попълни подробно цялата изискуема информация в образеца на годишния доклад, съгласно предоставените указания към всяка точка от образеца. ПЗ може да върне отчета по електронна поща с коментари и забележки, които следва да се отразят и в срок от 3 (три) работни дни от получаването на коментарите, Бенефициентът е длъжен да изпрати ревизиран вариант на годишния доклад на ПЗ официално в писмен вид на адресите, посочени в чл. 46 ал.1 на настоящите Общи условия, и по електронна поща до Ръководителя на ПЗ.

Член 25. Окончателен доклад

(1) Бенефициентът представя на ПО окончателен доклад в срок от 2 месеца от приключването на дейностите по проекта на английски език по образец (Приложение 8 към Общите условия).

(2) Бенефициентът е длъжен да попълни подробно цялата изискуема информация в образеца на окончателен доклад, съгласно предоставените указания към всяка точка от образеца. Окончателният доклад следва да обхваща целия период на изпълнение на проекта.

(3) ПО има право да върне отчета по електронна поща с коментари и забележки, които следва да се отразят и в срок от 7 (седем) работни дни от получаването на коментарите, Бенефициентът е длъжен да изпрати ревизиран вариант на годишния доклад на ПО в писмен вид на адреса, посочени в чл. 46 ал.2 на настоящите Общи условия.

Член 26. Прогнози за плащания

Бенефициентът е длъжен да представя периодично на ПЗ прогнози за предвидените плащания (Приложение 9 към Ръководството) по проекта в следните срокове: до 25 януари, 25 април, 25 август и 25 ноември. Прогнозите следва да са максимално реалистични с оглед навременното получаване на необходимите средства по Програмата и съответно по проектите.

Член 27.

ПО, ПЗ, НКЗ и ОФМ имат право да изискат по всяко време допълнителна информация по проекта, като бенефициентът е длъжен да я предостави в срок до 5 (пет) работни дни от поискването й, освен ако в нормативен документ или указания на компетентен орган не е определено друго.

Стр. 13 от 21

VI. ПРОВЕРКА И ВЕРИФИЦИРАНЕ НА МЕЖДИННИТЕ/ФИНАЛНИ ДОКЛАДИ И ФИНАНСОВИ ОТЧЕТИ

Член 28.(1) Процесът на верифициране на разходи се осъществява от ПЗ, и се основава на получения от бенефициента финансов отчет и разходооправдателни документи. На проверка от ПЗ подлежи:

1. Съответствието със стандартния формат на отчетите; 2. Наличността на всички необходими разходооправдателни документи;3. Законосъобразността на извършените разходи, включени във финансовия отчет.

(2) ПЗ осъществява проверка на докладите за напредъка. На проверка от ПЗ подлежи:

Съответствието със стандартния формат на докладите; Наличността на всички необходими документи и материали,

доказващи изпълнението на дейностите и постигнатите резултати; Съответствието между одобрените в проекта цели, дейности и

резултати и реализираните такива. (3) Проверката на финансовите отчети и докладите за напредъка и

верифицирането на разходите се извършва от ПЗ в срок до 20 работни дни от официалното им получаване от ПЗ.

Член 29.(1) ПЗ имат право да преустанови временно срока за одобрение на искане за плащане/финансов отчет/доклад за напредъка ако:

не е спазен образеца за съответния финансов отчет и/или доклад за напредъка;

докладът за напредъка е схематичен и/или липсва информация; образците са некоректно попълнени и възпрепятстват

извършването на проверката; липсват разходооправдателни документи за извършени разходи

през отчетния период; липсват документи и материали, доказващи изпълнението на

дейностите и постигнатите резултати; към съответния финансов отчет и/или доклад за напредъка са

представени неясни или нечетливи копия на документи.(2) В случаите по ал. 1, ПЗ изпраща писмо до Бенефициента, с което го

уведомяват, че искането за плащане (и съответните отчети и доклади към него) не може да бъде одобрено и са необходими допълнителна информация и/или липсващи документи и/или необходимост от представяне на коригиран финансов отчет и/или доклад за напредъка. Бенефициентът е длъжен да предостави изисканата информация и/или документи в рамките на посочения в писмото срок, освен ако в нормативен акт не е определен друг срок.

(3) След получаване от страна на ПЗ на изисканата документация/документи по ал. 2, срокът за одобрение на искане за плащане/финансов отчет/доклад продължава да тече от деня, следващ

Стр. 14 от 21

деня, на който е получена изисканата информация. В случай, че за вземането на решение от страна на ПЗ е необходимо становище от друг орган, срокът за вземане на решение се удължава с нормативно определения срок за издаване на съответния документ.

VII. НАБЛЮДЕНИЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО

Член 30.(1) ПЗ, със съдействието на ПО, осъществява мониторинг и контрол на физическия и финансов напредък на Проекта, включително и чрез проверки на място при Бенефициента и/или на мястото на изпълнение на проекта.

(2) Проверките на място са редовни: с предварително уведомяване на бенефициента (минимум 5 работни дни преди датата на проверката) или внезапни: по всяко време в рамките на работния ден без предварително известяване от страна на ПЗ, при идентифицирана нужда от страна на ПЗ или ПО.

(3) В срок от 20 работни дни след приключване на проверката, ПЗ изпраща на Бенефициента доклад от извършената проверка на място, като направените в него препоръки са със задължителен характер..

VIII. НЕРЕДНОСТИ

Член 31. При изпълнението на Договора, Бенефициентът следва да има предвид определението за нередност, приложимо по Програмата, съгласно чл. 11.2 от Регламентите:

"Нередност" означава нарушение на:

(a) правната рамка на ФМ на ЕИП 2009-2014, посочени в чл. 1.4 от Регламента;

(b) разпоредбите на правото на ЕС; или

(с) разпоредбите на националното законодателство на страната бенефициент, което влияе или вреди на който и да било етап от изпълнението на ФМ на ЕИП 2009-2014 в страната-бенефициент, по-специално, но без да се ограничава до изпълнението и/или бюджета на програма, проект или друга дейност, финансирана от ФМ на ЕИП 2009-2014, например чрез необосновани или прекомерни разходи, или чрез намаляване или загуба на приходи по програма и/или проект.

Член 32. Бенефициентът се задължава да прилага всички необходими мерки за превенция на нередности, съгласно дефиницията в член 31 на тези Общи условия, за периода на изпълнение на този Договора.

IX. ФИНАНСОВИ КОРЕКЦИИ

Стр. 15 от 21

Член 33.(1) При установяване на нередност, ПЗ има право да налага финансови корекции с решение на Ръководителя на ПЗ. Копие от решението се изпраща до Бенефициента, заедно с уведомление за установено нарушение, за което предстои да бъде наложена финансова корекция, в което се посочва нейния размер.

(2) Размерът на финансовите корекции, е равен на размера на финансовата загуба за бюджета на Програмата. Точното определяне на размера на корекциите не винаги е възможно и изпълнимо, като в тези случаи корекциите се определят като определена сума – процент. Корекциите чрез определена сума се определят в зависимост от сериозността на установеното нарушение, както и от финансовите последици от нередността.

(3) В случай на установени нередности, свързани с неспазване на правилата, относно обществените поръчки и ако не е възможно определяне на точния размер на финансовата загуба, размерът на финансовите корекции ще се определя на базата на пропорционалния метод, като за референция ще се използват „Насоки за определяне на финансови корекции върху разходи, финансирани от Общността на принципа на споделеното управление, за несъответствия с правилата за обществени поръчки“, приети с решение на ЕК от 19.12.2013 г. (Brussels, 19.12.2013 C(2013) 9527final).

Член 34.(1) В срок до 10 работни дни от датата на получаване на решението за установяване на нередност и предстоящото налагане на финансова корекция Бенефициентът може да представи на ПЗ коментари, бележки и/или допълнителни документи, с които да мотивира искане да не се налага финансова корекция или да се намали нейният размер.

(2) В случаите, когато се приеме искането на бенефициента да не се налага финансова корекция, Ръководителят на ПЗ издава решение за прекратяване на нередността. В случаите, когато не се приеме искането на бенефициента да не се налага финансова корекция, Ръководителят на ПЗ издава решение за окончателно определяне на размера на финансовата корекция.

(3) В случаите, когато това е възможно, размерът на финансовата корекция се приспада от последващите плащания по проекта. ПЗ изпраща уведомление до Бенефициента за дължимата сума във връзка с наложена финансова корекция, която ще бъде удържана от последващите плащания по проекта. ПЗ не възстановява верифицирани разходи по проекта до пълното удържане на наложената финансова корекция.

(4) При невъзможност за прихващане на наложената финансова корекция от последващите плащания се изпраща уведомление до бенефициента за дължима сума във връзка с наложена финансова корекция и покана

Стр. 16 от 21

за доброволно възстановяване в 14-дневен срок от датата на получаването на поканата.

(5) В случай, че Бенефициентът не възстанови или възстанови частично дължимата сума в срока за доброволно изпълнение, Ръководителят на ПЗ уведомява Националната агенция за приходите за необходимостта от предприемане на действия по принудителното им събиране.

X. ИЗМЕНЕНИЕ НА ДОГОВОРА

Член 35.(1) Изменения на Договора, включително приложенията към него, могат да бъдат правени единствено по взаимно съгласие между страните, изразено в писмена форма, освен ако в Договора не е предвидено друго.

(2) Изменения на Договора могат да бъдат инициирани по всяко време в периода на изпълнение на проекта, но не по-късно от четири месеца преди крайната дата на изпълнение на проектa.

Член 36.(1) В случай че изменението на Договора е по инициатива на Бенефициента, последният подава до ПЗ искане за изменение на проекта (свободен формат) чрез официална писмена кореспонденция.

(2) Искането за изменение следва да съдържа детайлно описание на промяната, обосновка и да е подкрепено със съответните приложения, доказващи необходимостта от исканата промяна.

(3) Искането за изменение се подава в срок от минимум 25 работни дни преди предвидената дата на влизане в сила на предвидената промяна.

(4) В срок до 20 работни дни ПЗ изпраща писмено мотивирано становище за одобрение или отхвърляне на искането за изменение.

Член 37.(1) В случай, че изменението на Договора е по инициатива на ПО, последният отправя до Бенефициента мотивирано искане за изменение чрез официална писмена кореспонденция, ведно с подписано от Ръководителя на ПО допълнително споразумение към Договора (ако е приложимо).

(2) В срок до 20 работни дни бенефициентът изпраща на ПО писмено становище за приемане на искането за изменение, ведно с подписаното от бенефициента допълнително споразумение към Договора (ако е приложимо).

Член 38.(1) Допълнително споразумение към договора се сключва между страните при следните обстоятелства:

1. Промяна на юридическия статут на Бенефициента;

2. Изменение на дейности, продукти и резултати по проекта и/или промени, които водят до въвеждане на нови дейности и/или нови бюджетни раздели/редове и/или количества.

Стр. 17 от 21

3. Изменение на бюджета, чийто финансов ефект представлява прехвърляне на средства между бюджетните раздели, което възлиза на над 10 % от стойността на който и да било от договорените бюджетни раздели, между които се прави прехвърлянето. При изменения в бюджета на проекта следва да се представи и бюджетна модификация (Приложение 10 към Общите условия).

(2) Разходи, извършени преди сключването на Допълнително споразумение към Договора, които са били обект на изменението не са допустими.

Член 39.(1) Изменение на договора без сключване на Допълнително споразумение се извършва при следните обстоятелства:

1. Промяна на банкова сметка/подсметка на Бенефициента;

2. Промяна на законния представител на Бенефициента;

3. Смяна на член на екипа по проекта;

4. Промяна в плана за действие по проекта;

5. Изменение на бюджета, чието финансово отражение се ограничава до прехвърлянето на средства в рамките на един бюджетен раздел или промяна до 10 % от договорен бюджетен раздел (в случай на прехвърляне на средства между раздели).

(2) В случай, че ПО не изпрати писмено мотивирано становище за отхвърляне на искането за изменение в посочения в чл. 36 срок, промяната се счита за приета.

Член 40. Недопустими промени в договора:

1. Увеличаване на договорения размер на безвъзмездната финансова помощ, посочен в чл. 3.2 от договора;

2. Превишаване на средствата по бюджетни раздели, за които има определен процент.

3. Промяна на целите на проекта;

4. Удължаване на срока на допустимост на разходите след 30 април 2016 г.

5. Промени в техническото изпълнение, водещи до намаляване на предвидените в договора индикатори и резултати.

XI. ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ДОГОВОРАЧлен 41.(1) Ако някоя от страните твърди, че Договорът повече не може да се

изпълнява ефективно, тя следва да се обърне за съгласуване към другата страна.

Стр. 18 от 21

(2) При постигане на уговорка за прекратяване на Договора, Бенефициентът изготвя Финален финансов отчет и финален доклад за напредъка.

Член 42. ПО, съвместно с ПЗ имат право едностранно да прекратят действието на Договора, във всеки от следните случаи, при които Бенефициентът:

1. неоснователно не изпълнява някое от своите задължения и не предприема действия за промяна или не представя задоволително обяснение в срок от 5 (пет) работни дни след изпращането на писмено уведомление;

2. допусне нередност, по смисъла на настоящите Общи условия;

3. е уличен в измама, корупционни действия, участие в престъпни организации или всякакви други неправомерни действия в ущърб на финансовите интереси на Европейските общности или държавите донори (Исландия, Лихтенщайн и Норвегия);

4. бъде доказано, че е декларирал неверни или непълни данни с цел да получи безвъзмездната помощ, предмет на Договора, или представи отчети, които не отразяват действителното положение;

5. не представи финален доклад за напредъка;

6. откаже да приеме мотивирано искане за изменение на Договора, по инициатива на ПО.

Член 43.(1) В срок до 30 дни от датата на решението за прекратяване на договора, Бенефициентът представя искане за окончателно плащане за периода, следващ отчетения с последното междинно искане за плащане период (до датата на решението за прекратяване).

(2) При предсрочно прекратяване, договорът се счита за прекратен в деня на извършване на окончателното плащане от страна на ПЗ към Бенефициента или респективно в деня, в който Бенефициентът възстанови дължимата на ПЗ сума, определена от ПЗ при произнасянето по искането за окончателно плащане.

XII. ИЗВЪНРЕДНИ ОБСТОЯТЕЛСТВАЧлен 44.(1) Извънредно обстоятелство е всяко непредвидимо събитие, което е

извън контрола на страните, което не позволява на някоя от тях да изпълни задълженията си по Договора, възникването на което не се дължи на умисъл или непредпазливост на някоя от тях (или на техни подизпълнители, представители или служители) и което не може да се преодолее при полагане на дължимата грижа.

(2) Страните не отговарят за неизпълнение на задълженията си по Договора, ако то се дължи на възникване на извънредно обстоятелство. Страната, засегната от извънредно обстоятелство, е длъжна да уведоми незабавно другата страна за възникването на извънредно

Стр. 19 от 21

обстоятелство, като посочи характера, вероятната продължителност и предвидимите последици от него, както и да предприеме всички необходими мерки за ограничаване до минимум на възможните вредни последици.

(3) Недостатъци в оборудването или материалите, закъснения в предоставянето им, трудови спорове, стачки или финансови затруднения не представляват извънредни обстоятелства, на които страните могат да се позовават.

XIII. ИНФОРМАЦИЯ, КОМУНИКАЦИЯ И ПУБЛИЧНОСТЧлен 45.(1) Бенефициентът се задължава да направи всичко необходимо за

разгласяване на факта, че проектът се финансира от ФМ на ЕИП 2009-2014.

(2) Бенефициентът е длъжен да упомене финансовия принос, предоставен от ФМ на ЕИП 2009-2014 чрез Програмата, във всички документи (вкл. и вътрешни), обяви и публикации, свързани с изпълнението на дейностите по проекта и при всякакви контакти със средствата за масова информация. Бенефициентът е длъжен да изтъква ролята на ФМ на ЕИП 2009-2014, като трябва да предоставя информация за проекта на възможно най-широка аудитория.

(3) Бенефициентът е длъжен да гарантира, че мерките за информация и публичност се изпълняват според Плана за публичност съгласно описанието на проекта (Приложение 1 към Договора) и да координира дейностите за публичност и информация със служителя по комуникация на ПО. Информацията и снимките за всички публични дейности се предоставят на ПО за публикуване на интернет страницата на програмата: http://www.bg07eeagrants.bg/bg/

(4) Всички информационни и публични събития и материали трябва да са съобразени с ръководството за комуникация и дизайн, достъпно за справки на следния уебсайт:

http://eeagrants.org/Media/Files/Toolbox/Communication-manual .

Образци на логото могат да бъдат ползвани на същия уебсайт: http://eeagrants.org/Results-data/Results-overview/Documents/Logos .

(5) Неспазването на изискванията за информиране, публичност и визуална идентификация се счита за нередност и създава риск от загуба на финансиране.

Чл. 46 Цялата официална комуникацията във връзка с изпълнението на проекта се извършва в писмена форма на хартиен носител или по електронен път, съгласно Закона за електронния документ и електронния подпис, като се посочва референтния номер и името на проекта и се изпраща до:

Стр. 20 от 21

(1) ПО на следния адрес: Министерство на здравеопазванетоДирекция „Международни дейности, проекти и програми”Адрес: 1000 София, площад „Света Неделя” № 5

На вниманието на:Д-р Елвира ФотеваДиректор на дирекция „Международни дейности, проекти и програми”Тел.: +359 2 930 11 06Факс: +359 2 930 11 25Email: efoteva@mh.government.bg

и/или

(2) ПЗ на следния адрес:

Администрация на Министерския съветДирекция „Добро управление“ Адрес: 1594 София, ул. „Сердика” № 6-8

На вниманието на:г-жа Ирена ПървановаРъководител на Подкрепящото звено идиректор на дирекция „Добро управление“ тел. +359 2 940 36 25факс +359 2 940 2519Email: i.parvanova@government.bg

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1: График на тръжните процедури (ЗОП)

Приложение 2: Искане за плащане

Приложение 3: Междинен/ Финален финансов отчет

Приложение 4: Междинен доклад за напредъка

Приложение 5: Финален доклад за напредъка

Приложение 6: Информация за размера на невъзстановимия ДДС

Приложение 7: Декларация от Бенефициента

Приложение 8: Годишен/Финален доклад по проекта

Приложение 9: Прогноза за плащания

Приложение 10: Бюджетна модификация

Стр. 21 от 21