姓氏 簡校呈

課程教師 方榮爵

課程名稱 知識管理

日期 2012/5/31

個人知識管理系統

E V E R N OT E使用心得報告

1. 個人知識管理系統簡介

個人知識管理(Personal Knowledge Management,PKM)是一種新的知識管理的理念與方法，

其主要概念是儲存個人的想法與所見的事物並加以管理彙整，將資訊轉化為更具價值的知

識。在實際的操作過程中，可以概括為：搜尋資訊、評估資訊、組織資訊、分析資訊、表達

資訊、資訊安全以及資訊協同七種方式。底下列出了學者對個人知識管理的定義：

Paul A. Dorsey : 個人知識管理應該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解

決問題的技巧與方法。

Frand & Hixon : 為一種概念框架，指個人組織和集中自己認為重要的訊息，使其成為我

們知識基礎的一部分。此外，它還提供某些將散亂的訊息片段轉化為可以系統性應用的資

訊，並藉此擴展我們的個人知識。

2. Evernote介紹

Evernote為一款個人的雲端筆記本軟體，其跨足PC、Mac OSX、iOS、Android四大平台，

且能夠進行資料同步的動作，因此不管使用者使用何種作業系統與平台都可以隨時使用其軟

體及服務。如同官方網頁的標題「隨手擷取，輕鬆記事」一般，能夠隨時看見的事物加以擷

取並記錄，但單純的筆記本軟體並無法滿足進行個人知識管理的需求，為此，Evernote中有

許多與其合作的軟體與附加程式(如圖1)，使得Evernote能夠成為一套完整的個人知識管理系

統。在以下的介紹中，將搭配其附加程式進行介紹。

圖1 Evernote 附加程式

3.搜尋資訊

一般使用者在進行資料搜尋上不外乎是使用搜尋引擎，而Evernote提供了一些附加程式

讓使用者能夠很容易的進行資料蒐集，例如：Evernote Web Clipper、Skitch Plus等。此外，透

過隨身裝置，Evernote也可以讓使用者隨時隨地都在進行搜尋資訊的行為。底下將介紹一些

透過Evernote附加程式進行資料搜尋的方式：

若使用者在網路中看見想記錄的資訊時，透過Evernote Web Clipper可以將其網頁進行抓

取存放至Evernote之中，如圖2所示：

圖2 網頁資料擷取

其中我們可以針對擷取的資料進行一些描述，例如：標題、標籤與資料夾等。除此之

外，也可以對於擷取的資訊進行評估、描述，方便往後進行資料彙整時的判斷。

而在隨身裝置上，Evernote也透過內建或附加程式提供不同的資料蒐集方式，底下我們

將使用iPad進行內建程式與附加程式的示範。如下圖3

圖3 Evernote資料蒐集方式

透過Evernote，可以做到人際關係記錄、美食記錄、以及圖片記錄等，在人際關係記錄

中，我們可以將實際生活中遇到的人，快速的記錄下來，且能夠透過GPS自動記錄見面的地

點與時間並加上註解，當資料建立完成之後會自動與Evernote進行同步，方便以後存取彙

整。如圖4與圖5：

圖4 人際關係記錄

圖5 自動同步至Evernote

而在內建程式中，可以記錄資訊加上自己想描述的語句， 除了一般文字編輯工具有的功

能之外，Evernote還提供了待辦事項的功能，可以在記事中自行加入並更改。此外，還可以

加入錄音筆記、圖片、以及即時拍攝照片的功能。 如下圖6

圖6 內建記錄程式

Evernote也可以夾帶文檔資料，例如：Word或PDF檔案，只需透過簡單的拖移動作即可

完成，相較於Word檔案，Evernote對於PDF檔案有著極佳的支援，能夠即時顯示於筆記之

中。如圖7與圖8。

圖7 加入word檔案

圖8 加入PDF檔案

Evernote也提供繪製心智圖的附加軟體，我們可以透過Skitch plus

以上關於資料蒐集的方式， 並不足以代表為Evernote全部的資料蒐集功能，而是最基本

的功能，其他還有很多利用附加程式進行蒐集的行為，本報告中不加以介紹。

4.組織資訊

Evernote對於組織資訊的方式，主要可以透過筆記本（或稱資料夾）、標籤等方式進行

資訊分類與彙整，底下將實際介紹其組織資訊的方式：

進行資料蒐集時，我們除了可以給予筆記資料一個標題之外，還可以透過標籤功能將資

料給其一個標籤，敘述其內容並進行分類。如下圖

圖9 標籤

透過給予標籤，使用者可以很容易找到相關的筆記，使得使用者在進行資料彙整時不會

因筆記數量龐大而找不到所需的資料。如下圖

圖10 標籤分類

此外，當有許多零散的筆記時，使用者也可以透過合併筆記將兩個以上的筆記其整合為

一，如下圖

圖11 彙整筆記

除了透過標籤之外，Evernote還提供一些索引的方式，使得資料能透過這些分類快速的

找尋資料，如：建立時間、行動電話、包含檔案類型等。如下圖所示：

圖12 索引欄位

圖13 索引欄位

除了透過索引與標籤來找尋資料之外，Evernote也提供了搜尋介面進行資料搜尋。在

Evernote中，可以搜尋記事中的資料，其中包含標題、內文、以及內嵌的PDF檔案內文。除

此之外，搜尋時也可以使用精準搜尋，在其搜尋欄位中加入「AND 」「OR」等判斷字詞，

使得能夠進行更精準的搜尋。

圖14 一般搜尋

圖15精準搜尋

5.資訊分享與協同

最後使用者可以將整理的筆記進行分享，將使用者的筆記分享至Facebook、Twitter等社

群網站，或者公開於網路上。而Evernote也提供協同合作進行筆記，不過僅限於付費會員才

能使用協同合作之功能。共用功能如下圖所示：

圖16：共用記事本

使用者也可以獲取從其他人所建立的記事本，如上圖的與個人共用方式，透過此方式能

夠有效的建立起知識圈，能將擁有共同知識的人加入至一起討論，進行知識交流。

除此之外，每個Evernote會員都會有一個專屬於自己的E-mail帳號，透過此郵件帳號也可

以與人分享知識，或透過其他人分享知識給使用者，只需將內容郵寄至對方即可。

6.結論與心得

雖然Evernote只是單純的一套記事軟體，不過其完善的功能結合其他的附加程式之後，

便成為一套功能強大的個人知識管理軟體，雖然也有其他知識管理軟體可以使用，但是大多

都是建立於本機資料之中，並不像Evernote有著雲端系統的好處，且其跨足多平台，不管使

用者使用什麼平台都能輕鬆存取知識。除此之外，Evernote在知識安全上也做好十足的把

關，其透過帳號區別使用者的資料，且知識必須進行雙方面的確認之後才能進行存取。此

外，在儲存裝置上由於是儲存於企業伺服器中，一般企業中都會將資料進行異地備援，因此

並不需擔心資料遺失，能夠很安全放心的將知識儲存於中。

一套完善的知識管理軟體，我認為必須有能夠隨時隨地進行資料蒐集的行為，因為靈感

大多都是忽然湧現，或者資料是存在於戶外等，並非必須坐在電腦桌前才能進行知識蒐集與

管理。這點Evernote有著與其他軟體不同的優點，能夠透過平板電腦、手機等隨身裝置即時

的蒐集資料與進行彙整的工作。相較於一般網路架構式的知識管理系統，其編輯知識與存取

知識都必須仰賴瀏覽器以及處於網路連線狀態下，並無法離線進行編輯行為，Evernote其資

料同步功能能夠支援離線存取編輯，能夠於無網路連下狀態下進行資料蒐集與彙整工作，直

到處在網路環境之下與其伺服器同步即可。

Evernote之所以為一套強大知識管理軟體，我認為其主因為具有數量龐大的附加軟體支

援，且其每個附加軟體都有其完善的功能。例如：名片管理、心智圖、文件管理等。相較於

其他知識管理系統，雖然說具有模組功能，但是模組間功能並無法互相配合，且進行模組安

裝必須具備有一定的程式基礎，而Evernote的附加程式只需簡單的進行安裝動作即可與

Evernote串連在一起。透過這些附加軟體，使得Evernote成為一個更加完善的知識管理系統。