Настоящее и будущее СЭД/ECM-систем: безопасность, мобильность, архивы

электронных документов

Сергей Полтев

WWW.EOS.RU

Тренды и технологии

WWW.EOS.RU

Общие тенденции

1. Облачные сервисы

2. Мобильные устройства

3. Новые технологии обработки: Извлечения

данных. Поиск по фото и видеоматериалам

4. Электронные оригиналы документов

Обмен электронными оригиналами и их

долговременное хранение.

WWW.EOS.RU

1. Облачные сервисы

По данным IDC Russia в 2012 году совокупный объем рынка SaaS в России составил более 100 млн. долл. Рост по отношению к 2011 году составил боле 200%. Более 50% системы управления контентом (СЭД/ECM), Enterprise Content Management, Enterprise Information Management, Cloud Content Management

Преимущества: гибкость, скорость

Риски: БЕЗОПАСНОСТЬ

WWW.EOS.RU

Облачные сервисы

Использование облачных сервисов на платформе eDocLib в финансовых, девелоперских, торговых компаниях

ДЕЛО и SharePoint готовы к использованию в режиме частного, публичного и гибридного облака

WWW.EOS.RU

Облачные сервисы. Решения.• Надежность инфраструктуры провайдера • Service Level Agreement• Возможность «вернуть» данные «из

облака» • Соответствие законодательству,

физическое расположение дата-центра?

«гибридное» использование, критичные данные –

в собственной инфраструктуре

Решение:

WWW.EOS.RU

2. Мобильные устройства67% считают использование мобильных технологий важным фактором для улучшения рабочих процессов

• 45% считают, что мобильные технологии помогут повысить производительность работы на треть и выше

WWW.EOS.RU

Мобильные устройства

55%20%

25% Мобильный доступ к ECM-системе есть

Планируем внедрить

Мобильного доступа нет

Результаты исследования DOCFLOW (май-июль 2013) – использование мобильных устройств для доступа к

СЭД/ECM-решениям.

WWW.EOS.RU

2.Мобильные устройства

Оперативный доступ к информации, скорость принятия решений, наглядные интерфейсы.

БЕЗОПАСНОСТЬ?

WWW.EOS.RU

Мобильные устройства

WWW.EOS.RU

Шифрование и электронная подпись

• Хранение закрытого ключа («как подключить токен к iPad?») • Необходимость сертификации СКЗИ для каждого версии

операционной системы. Для iPad ( iOS) – это в настоящее время iOS 5.0.1/5.1/5.1.1/6.0/6.0.1/6.0.2/6.1.2/6.1.3/7.0/7.0.2

• Повышенные риски утраты устройства и несанкционированного доступа

использование смарт-карты, подключаемой к разъёму Apple Dock

Решение:

WWW.EOS.RU

ЭП на мобильных устройствах

Интегрированное решение для ЭП на iPhone/ iPad компании Alladin

WWW.EOS.RU

3.Новые технологии обработки

Реквизит Значение

Контрагент 1

Контрагент 2

….

Реквизит Значение

Контрагент 1 ООО «Энская транспортная компания»

Контрагент 2 ООО «Агроимпульс»

…. ….

Анализ изображения, извлечение значимой

информации

Автоматическое заполнение учетной карточки данными

из документа

WWW.EOS.RU

Новые технологии обработки

Какие задачи актуальны при работе с бумажными документами

(опрос посетителей вебинаров проекта DOCFLOW, октябрь 2013)

WWW.EOS.RU

ECM (eDocLib)

Извлечение данных

ABBYY FlexiCaptureСканирование

3.Новые технологии распознавания

Документ

WWW.EOS.RU

ECM (eDocLib) +

ABBYY FlexiCapture

Оцифровка

Возможность «облачной» обработки

Документ

WWW.EOS.RU

Загрузка документа с iPad

WWW.EOS.RU

4. Электронные оригиналы документов

• Обмен электронными оригиналами между системами документооборота

• Обеспечение юридической значимости при долговременном хранении

WWW.EOS.RU

Хранение документов с ЭП• Срок жизни сертификата

ЭП 1-3 года• По истечению этого

времени сертификат недействителен

• Срок хранения документов, например, счетов фактур 5 лет

Автоматическое переподписание документов ( предусмотрено в 63-ФЗ «Об электронной подписи»)

Решение:

WWW.EOS.RU

Хранение документов.Переподписание.

10.2010

10.2011

10.2012

Сертификат действителен 3 года

Срок действия сертификата заканчивается

Автоматически подписывается новым сертификатом, подтверждающим

валидность ЭП на момент подписания09.2013 – Подпись верна

10.2013

При необходимости, процедура подписания новым сертификатом

повторяется09.2015 – Подпись верна

10.2015

Документ с электронной

подписью (ЭП)

WWW.EOS.RU

Также можно было рассказать • Персонализация, аналитическая

обработка• Процессное управление• Новые виды данных – мультимедиа• Новые способы взаимодействия –

телеконференции

WWW.EOS.RU

Персонализация рабочего места

Рабочее пространство пользователя в CЭД/ECM-решении EOS for SharePoint

WWW.EOS.RU

Перспективы

Геймификация – новые управленческие решения

Социализация (интеграция с социальными сетями, интерактивность, мгновенные сообщения)

Новые устройства– «умные» часы, сенсорные панели, дополненная реальность

БЕЗОПАСНОСТЬ, БЕЗОПАСНОСТЬ и БЕЗОПАСНОСТЬ

WWW.EOS.RU

мобильные устройства будущего

Умные очки

Умные часы

Устройство для чтения мозговых волн

Гибкие экраны

WWW.EOS.RU

Больше информации

www.eos.ru https://www.facebook.com/EOSblog