월에 발표된 대통령비서실 - kipe.re.kr¼하는방식개선지침.pdf · 불필요한...

이 지침은 지난 4월에 발표된 대통령비서실(참여혁신수석실)의 ꡔ2004년 참여정부

혁신 길라잡이ꡕ의 내용을 참고하여 각급 행정기관들이 행정현장에서 혁신활동을

구체적으로 실천하는데 활용할 수 있도록 제작되었으며, 향후 국무조정실의

기관평가 및 행정자치부의 정부포상 활동 등과 관련될 수도 있음을 알려 드립니다.

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• ｢행정개혁 로드맵 과제｣ : 정부혁신의 목표 제시• ｢혁신추진 길라잡이｣ : 혁신 추진의 기본틀 제공• 「일하는 방식 개선지침」 : 실천방안의 제시

로드맵 및 지침과의 상호관계

Ⅰ. 개 요 / 1

1. 현황 및 문제점 2. 개선방향 3. 기대효과 4. 추진전략

Ⅱ. 주요 사업내용 / 5

1. 불필요한 일 버리기

2. 유연하고 탄력적인 조직문화의 창출

3. 참여와 수평적 협력

4. 업무프로세스의 개선

Ⅲ. 행정사항 / 33

※ 붙임 : 추진현황 점검 및 평가항목(안)

순 서

Ⅰ. 개 요

w w w .m o g a h a .g o .k r

2004년도 일하는 방식 개선지침

－3－

Ⅰ. 개 요

1. 현황 및 문제점

○ 불필요한 일이 많고, 업무처리체계가 효율적이지 못하여 각자 노력한 만큼 전체적인 성과로 반영되지 못함

○ 업무에 관한 지식과 경험이 체계적으로 공유․관리되지 못하여 유사한 시행착오를 되풀이함

○ 경직적이고 불합리한 조직문화와 관행이 상존, 창의와 참여에 바탕을 둔 조직의 성장과 발전을 저해함

○ 조직간 칸막이 현상으로 부처간․부서간 의사소통과 협조를 저해함. (‘04. 4, 혁신담당관 워크샵시 제기된 의견)

2. 개선방향

일하는

방식의

개 선

변 화 와 혁 신 의동력창출

국민과 함께하는

일 잘하는 정부

불필요한 일 버리기

업무프로세스의 개선

유연하고 탄력적인 조직문화

참여와 수평적 협력

－4－

3. 기대효과

업 무 ◦ 불필요한 일의 축소, 미래지향적 핵심업무의 효율적 수행 ◦ 참여와 분권으로 권한과 책임의 일치, 지식과 정보공유의 확대

직 원 ◦ 업무에 대한 보람, 직무 만족도 제고 ◦ 자기계발, 전문성 제고, 업무수행의 질 향상

기 관 ◦ 기관전체의 역량 제고, 환경변화에 대한 대응력 향상 ◦ 선택과 집중을 통해 기관역량을 효과적으로 배분, 정책의 질 향상

국 민 ◦ 국민의 참여 확대, 고품질의 행정서비스 이용 ◦ 정부에 대한 국민의 신뢰도 및 만족도 제고

4. 추진전략

분야별 다양한 실천전략의 제시

․｢행정개혁로드맵과제｣(정부혁신위) : 정부혁신의 목표 제시

․｢혁신추진길라잡이｣(대통령비서실) : 혁신 추진의 기본틀 제공

․｢일하는 방식 개선 지침｣(행정자치부) : 실천방안의 제시

기관 실정에 맞는 과제 선택 및 실천 ․기관별로 실천계획 수립(지침 등을 활용)

․4대 분야별로 1개 과제 이상 선택 권장

실천에 필요한 기술적 지원 ․행자부 및 정부혁신위에서는 워크숍, 순회교육 등 실시

․기관차원의 자체 혁신지원 프로그램 운영 권장

성과평가 및 우수사례 확산 ․활동성과 등을 국무조정실 평가에 반영

․우수기관 및 사례 등에 대한 소개 및 포상 추진

Ⅱ. 주요 사업내용



－7－

Ⅱ. 주요 사업내용 1. 불필요한 일 버리기

1-1. 불필요한 일 버리기의 전략적 추진

현황 및 문제점

○ 불필요한 업무의 존속으로 새로운 행정수요에

효율적으로 대응하지 못함

○ ‘불필요한 일 버리기’에 대한 조직 내부의

공감대와 지지 부족

○ 각 기관에서 버려야 할 업무는 충분히 발굴

하였으나, 실제 활용 실적은 저조한 편임

○ 불필요한 일 버리기의 형식적 추진으로 과거

업무행태의 잔존

○ 과제발굴에 그치고 법령 등 제도개선으로

이어지지 않아 단기적 효과에 그칠 우려

개선방안

< 추진체계 구축 >

○ ｢불필요한 일 버리기 TF｣ 등의 구성․활용

- 조직내 주니어보드 등 활용, 대상업무 발굴

- 기관장 관심과 지원하에 신속․과감하게 개선

< 단기실천 과제의 우선 추진 >

○ 실행이 용이하고 파급효과가 큰 업무를 대상

으로 우선 추진

- 성공사례 홍보를 통해 조직내 공감대 확산

< 활동의 제도화 >

○ 퇴출업무의 재발방지 대책 강구

- 불필요한 일 버리기 추진상황 모니터링

○ 우수 부서에 대한 인센티브 부여

－8－

《 불필요한 일의 발굴 추진사례 (행정자치부) 》

◦ 주 관 : 혁신담당관실

◦ 절 차 : 직원 설문조사(‘04.3.13~20), 세부 추진계획 수립(‘04.5.3), 토론을 통한 발굴(‘04.5.10~22)

◦ 실 적 : 17개 실․국에서 278건의 사례 발굴, 부서별 검토를 거쳐 실천 추진중

< 불필요한 일 발굴 사례 >

개선유형 주 요 사 례

관 행 요 인․신문스크랩 및 공람자료의 종이 출력 폐지

․휴일․야간의 동반 대기성 근무 자제 등

중 복 요 인 ․부내 각종 유사 소식지의 통합운영, 보고자료의 재요약 등

형 식 요 인 ․단기 교육의 입교식, 각종 행사시 과도한 현수막 제작 등

목적저해요인 ․위임전결규정 준수, 개인 우편물은 자택에서 수령하기 등

행정품질저하 ․量 위주의 白書 발간 개선, 회의안건의 사전 송부 등 회의운영의 합리화

◦ 향후 추진계획

- ｢변화와 혁신 추진협의회｣ 중심 추진(간부 중심에서 직원 중심으로 조직 구성 확대․보강)

- 분기별 추진상황 종합평가 실시(과제별 실적분석 및 설문조사 병행)

- 실천 우수자(부서) 인센티브 부여, 우수사례는 행자부 소식지 등을 활용 홍보

－9－

▣ 불필요한 일에 관한 인식 (중앙부처 과장급 대상 설문조사 결과, 2004.5)

◦ 귀하께서는 현재 불필요한 업무의 양이 많은 이유는 무엇이라고 생각하십니까?

① 관행(41%) ② 외부기관의 요구(30%) ③ 업무방식의 불합리(20%)

◦ 위의 문항과 관련하여 그 밖의 다른 이유가 있다면?

① 조직내외로부터의 지나치게 많은 보고자료 요구 ② 보고서 꾸미기 ③ 불필요한 회의의 과다

④ 빈번한 행사 ⑤ 오래된 법령에 의한 불필요한 일의 지속 등

◦ 귀하는 불필요한 일을 어떤 방법으로 개선할 수 있다고 생각하십니까?

① 간소화(52%) ② 폐지(22%) ③ 권한위임 (20%) 등

무슨 개혁을 하느냐? 일을 개혁 합시다. 지금 우리가 하고 있는 일이 과연 효율적인가? 국민에게 필요한

일인가? 꼭 내가 해야 하는 일인가? 꼭 이 방법으로 해야 하는 일인가? 등을 분석하고 모든 일을 전부

다시 한번 점검해보고 꼭 필요한 일에서 빠진 것이 있는지 찾아서 새로운 일을 해야 합니다.

새로운 일을 찾아내고 필요 없는 일은 버리고, 또 넘겨줄 것이 있으면 넘겨주는 것을 개혁의 내용으로

삼았으면 좋겠습니다. < 제1차 참여정부 국정토론회(2003. 3) >

대통령 말씀

－10－

1-2. 회의문화 개선


○ 일방적이고 갑작스런 회의 소집

○ 안건의 현장제공 등 사전검토 미흡

○ 상급자 위주의 형식적 참석자 선정

○ 단순 정보전달형 회의 소집

○ 청사의 분산으로 이동시간 과중

○ 회의시작 및 종료시각 미준수

○ 회의 진행, 토론기술 미숙

○ 회의운영을 위한 표준 매뉴얼 부재

○ 주제가 없는 정례회의 과다

○ 주관부서의 책임 회피형 회의

○ 권한 없는 자의 회의 참석

○ 회의 개최에 따른 기회비용 개념 희박

개선방안

< 불필요한 회의 감축 >

○ 목적이 불분명한 회의는 축소․폐지

○ 지시나 정보전달형 회의는 이메일 등 대체

○ 회의 재고조사를 통한 회의 빈도 감축

○ 정보공유 확대로 회의소집의 원인 축소

< 회의 운영방식의 개선 >

○ 스탠딩(Standing) 회의, 회의 사전예고제,

회의시간 종량제, 시작․종료시간 준수 등

○ 기간관 원격 영상회의, 인터넷 화상회의,

메신저, 노트북 회의 등 종이 없는 회의

○ 참석범위 최소화, 직급 내실화

○ 회의운영 및 토론 기법의 개발․교육

< 회의결과의 활용 확대 >

○ 명확한 결론 도출 및 회의록 작성 등

－11－

▣ 회의에 관한 인식 (중앙부처 과장급 대상 설문조사 결과, 2004.5)

◦ 귀하께서는 외부기관과의 업무협조를 주로 어떠한 형태로 하고 계십니까?

① 전화․이메일 활용(44.7%) ② 회의참석(35.3%) ③ 보고서 제출(13.0%)

◦ 외부회의 참석이 업무의 효율적 추진에 도움이 된다고 생각하십니까?

① 그렇다(58%) ② 그렇지 않다(37%) ③ 전혀 그렇지 않다(4%)

◦ 회의참석이 업무 추진에 도움이 된다면, 가장 큰 이유는 무엇입니까?

① 관련 정보의 공유(41%) ② 갈등문제에 대한 이견조정(30%) ③ 필요한 업무협조의 요청(25%)

◦ 도움이 되지 않는다면, 그 이유는 무엇입니까?

① 허술한 사전 회의준비(34%) ② 기타(33%) ③ 지나치게 많은 참석 인원(22%)

◦ 관계부처 회의 등 외부회의의 경우, 회의내용과 참석자 지위는 적절하다고 생각하십니까?

① 적절하다(50%) ② 높은 편이다(40%) ③ 잘 모르겠다(5%)

－12－

1-3. 보고업무의 개선


○ 보고서 내용보다 형식과 모양에 치중

- 시간 및 노력의 낭비 요인

○ 지나친 개조식 중심의 보고서 작성

- 상세한 의사전달에 한계

○ 전자․이메일 보고 보다 對面보고를 선호

○ 장시간 대기로 업무활동에 부담

○ 부서간 경쟁적인 중복보고 만연

○ 보고서 내용의 재요약 관행

개선방안

< 보고서 내용 >

○ 이해하기 쉽게 서술식 표현 병용

- 서술식 및 개조식 문서의 탄력적 운영

* 대국민 홍보자료 등

○ 일상적 사항은 표준 서식을 마련․활용

< 보고 방식 >

○ 메모 및 구두보고, 이메일 보고 확대

○ 실시간 즉시 보고체계 활용

○ 보고시간 사전 예약 등

< 보고 체계 >

○ 보고계층 간소화

○ 위임전결 규정의 준수 등

－13－

1-4. 결재의 개선


○ 결재단계가 지나치게 복잡, 의사결정 지연

및 행정력 낭비

○ 위임전결규정의 형식적 준수

○ 책임전가형 상향결재 경향으로 장․차관 등 고위직의 업무부담 초래

○ 전자결재와 종이문서 결재를 병행하는 일부

불합리한 행태 잔존

개선방안

< 제도적 측면 >

○ 결재단계의 간소화(2～3단계 원칙 준수)

○ 위임전결규정의 준수(정기점검 실시)

○ 업무전담제의 부분적 도입․활용

- 업무성격, 중요도 등을 감안, 개인별

수평적 업무분장

< 행태적 측면 >

○ 기관 자체적인 결재현황 파악 및 개선

- 결재실태 조사 및 자율적 개선 활동 전개

- 결재단계 준수, 전자결재 이용도 등 파악

○ 형식적인 전자결재 이용사례 공개 등

－14－

※ 기준결재비율(‘01년도 권장률의 현실화)

기 관

직 위기존 권장률(‘01년)

재조정한 권장률

중앙행정기관 시․도 및 시도교육청

기 관 장 1% 5%이내 4%이내

부기관장 2% 10%이내 8%이내

실 국 장 30% 30%내외 25%내외

과 장 55% 50%내외 55%내외

담당이하 12% 5%이상 8%이상

(산출근거: '00. 4. 중앙 및 지방공무원 대상 실태조사 결과, 실제 결재율과 바람직한 결재율을 기초로 산정)

※ 참고사항

「사무관리규정」(대통령령제17811호, 2002.12.26.개정)

제117조의2(문서 미등록자등에 대한 조치)행정기관의 장은 다음 각호의 1에 해당하는 공무원에 대하여는

징계 기타 필요한 조치를 하여야 한다.

1. ……………………

2. 제16조제2항의 규정에 의한 훈령 또는 규칙으로 정한 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안․검토 및 결재를 한 자

－15－

2. 유연하고 탄력적인 조직문화의 창출

2-1. 토론의 일상화


○ 상급자 위주의 토론 관행

- 일방적 지시․전달로 하의상달 부재

○ 토론을 책임 회피의 수단으로 이용

- 위원회, 합의체의 형식적 운영

○ 성과없는 회의, 무용한 토론 빈번

- 결론이 없고, 대안제시가 미흡

○ 지나치게 많은 회의참석 인원

○ 회의주제와 부적절한 자의 참석

○ 체계적인 토론진행을 위한 전문적 지식 미흡

○ 자발적인 학습․연구모임에 대한 지원 저조

개선방안

< 토론의 활성화 >

○ 주요 정책 등에 토론 실시여부 확인

○ 직장내 각종 연구․학습활동 적극 지원

- 결과물은 조직차원에서 공유

< 토론의 내실화 >

○ 토론 주제에 대한 정보의 사전 안내

○ 책임 회피형, 일방적 지시 위주의 토론 방지

< 토론의 전문화 >

○ Town Meeting, Can Meeting 등 다양한

토론방식 도입 및 의사소통 기법 교육 실시

< 연구모임, 학습활동 강화 >

○ 연구모임, 학습활동 적극 장려

- 혁신사례 학습단 등 벤치마킹 확대

※ Town Meeting, Can Meeting은 국내외 민간기업 등에서 운영하고 있는 토론 및 회의 기법으로서 직급에 관계없이 공통주제에

대해 격의없는 토론을 통해 해결방안을 찾는 토론․회의의 형태로 조직내 커뮤니케이션 증대 및 직원들의 일체감 및 근무의욕 제고

－16－

◦ 정책입안 과정부터 모든 공무원이 토론을 당연히 거쳐야 하는 절차로, 일단 현장을 찾아가 만나서 토론

하고 확인하는 것을 당연한 것으로 받아들이도록 제도화 할 필요가 있다고 생각합니다.

< 부처 업무보고시(2004.3) >

◦ 토론에 대해 우리가 기대할 수 있는 것은 그와 같은 토론이 활발하게 이루어지고, 그 다음에 그 토론을

통한 성과가 있어야 한다는 겁니다. ………………………

앞으로 토론자체를 어떻게 발전시켜 나갈 것이냐는 것과 토론을 통해서 혁신의 기법을 어떻게 도입

하며, 그 과정을 어떻게 추진해 나가고 나중에 점검과 평가, 그리고 그 결과에 대한 포상까지 어떻게

할 것인지에 대한 계획을 세웠으면 합니다. < 청와대 참모진 간담회(2004.1) >

많은 것을 배우는 것 보다 노력하는 자세를 확인하는 것이 더 중요하다고 생각합니다. 가장 바람직한

조직은 학습하는 조직입니다. 학습을 열심히 하는 조직이 좋은 조직이고 강한 조직입니다. 항상 모자라지

않을까 불안해하면서 채우려고 노력하는 마음가짐이 있어야 학습이 되는 것입니다.

< 제1차 참여정부 국정토론회(2003. 3) >

대통령 말씀

대통령 말씀

－17－

《 범정부적 혁신사례 학습단 운영방안 (예시) 》

❖ 추진목적 ○ 다양한 혁신사례 발굴․분석으로 범정부적 혁신지식 인프라 확충․지원

○ 벤치마킹, 자기학습화 과정을 통해 혁신마인드와 전문적 업무역량 강화

❖ 혁신학습 대상 ○ 학습대상 : 중앙․지방정부, 공기업, 민간기업, 외국정부의 성공정책․사업의 핵심요소 분석

○ 학습분야 : 효율성, 봉사성, 투명성, 고객참여, 자율과 분권

구 분 효율성 투명성 봉사성 고객참여 자율과 분권

중앙정부 ∙성과중심 시스템

구축

∙BPR을 통한

일하는 방식개선

∙탄력적 조직문화

조성 등

∙과정, 결과의

투명성 제고 노력

∙정보화를 통한

투명성 제고 등

∙서비스 전달체계

혁신 사례

∙서비스 공급역량

제고 노력

∙고객만족도 제고

방법 추구 등

∙고객관계관리

(CRM)우수사례

∙고객참여를 통한

혁신 사례 등

∙분권형 조직설계

사례

∙분권에 따른

책임성 확보 등

자치단체

공 기 업

민간기업

외국정부

－18－

❖ 단계별 추진내용 ○ 제1단계 : 사례발굴․선정

- 중앙․지방, 민간․공기업, 외국의 분야별 Best Practice 선정

○ 제2단계 : 벤치마킹 대상 우수사례 확산

- 각 부처 기관장, 실․국장, 정책실무자 대상 Best Practice 발표회 / 전문가, 분야별 세미나 개최

○ 제3단계 : 기관별 사례학습단 활동

- 구 성 : 혁신담당관, 주요 정책과제추진 공무원으로 분야별 구성

- 활 동 : 혁신아카데미를 통해 Best Practice 교육 및 학습, 온라인 커뮤니티 활용(⇒정책공동체로 발전)

※ 자기 과제화 : 혁신마인드의 일체화, 혁신기법의 개발, 장애요인 극복, 효율적 평가와 보상

제 1 단계

사례발굴․선정

○ 대상(중앙, 지방, 민간․공기업, 외국)별 협의회 구성

○ 분야별 Best Practice 발굴․선정 및 발표

제 2 단계

우수사례 확산○ Best Practice 발표회, 세미나 등을 통한 우수사례 확산․공유

제 3 단계

기관별 사례학습단 활동○ 각 부처 혁신담당관 중심, 범정부적인 혁신사례 학습단 운영

－19－

2-2. 권위주의 행정문화 청산


○ 형식적이고 경직화된 업무수행 구조

- 정책결정과정에 하위직 참여 배제

○ 법령과 직위에 의한 권위의 오․남용

- 부하직원의 사적 동원, 공용물품의 사적

이용 관행 등

○ 청사시설물 이용 등에 비공식적인 직급

차별 존재

○ 고객개념의 미흡, 공급자 편의 위주의

업무수행 행태 잔존

○ 형식적․동원형 의전행사의 답습

개선방안

< 직장내 권위주의 행정문화 개선 >

○ 법령에 의해 부여된 정당한 권위와 권한의

존중과 건전한 행사를 장려

○ 수직적 업무분장에 따른 권한과 책임 분담

○ 정기적 조직문화 진단을 실시, 문화변동의

추이를 파악․관리

○ 승강기, 구내식당, 주차장의 구분이용 등은

직무수행과 연계하여 운영

○ 지나치게 과도한 의전활동 등 간소화

< 외부활동에서의 권위주의적 행태 개선 >

○ 조직 내외 고객에 대한 만족도 조사 실시

- 정기적인 만족도 조사와 개선조치 강구

○ 전 직원 대상 친절 안내교육의 실시

- 전화 친절도 개선 등

－20－

《 권위주의적 문화 청산을 위한 30대 리모델링 과제 》

- 정부혁신지방분권위원회 연구용역결과(’03. 12월) -

구 조 개 혁 행 태 개 혁 환 경 개 혁

▪팀제 등 대안적 관료조직 모색

▪수평적 조직문화의 조기 정착

▪직위분류제의 적극적 도입

▪업무전담제의 실시

▪전결권의 위임 확대

▪정책결정과정에 하위직 참여 확대

▪외부전문가의 충원 및 활용

▪국민참여 활성화 및 민간과의 상호

협력체제 구축

▪정기적 부처별 문화진단․평가단 가동

▪고객 만족도 조사

▪적발위주 감사시스템 개선

▪다면평가 활성화

▪공무원 고충처리 내실화

▪교육훈련제도 강화

▪실행 공동체의 강화

▪행정정보공개 활성화

▪대표관료제 강화

▪공무원 의식 변화

▪부패방지 프로그램 활성화

▪여성공직자 역할 제고

∙사무실 공간의 리모델링

∙자율적 근무분위기 조성

∙고객친화적 업무환경 조성

∙총체적 품질관리제도(TQM)의 도입

∙특정 전용시설 최소화

∙사이버 민원처리시스템 확대

∙창의성 계발을 위한 환경조성

∙여성전용 휴게공간 확보

∙재택근무의 점진적 도입

∙탄력시간 근무제 확대

※ 행정개혁본부의 2004년도 진단‧변화관리 대상 부처의 경우, 조직문화 진단 활동 지원 예정

－21－

2-3. 정부지식관리(KM) 활성화


○ 등록지식의 활용도 저조

○ 등록지식의 양과 질이 충실하지 못하며,

가치없는 정보의 무분별한 등록

○ 지식등록 및 활용에 대한 인센티브 부재

○ 지식관리 전담인력, 조직, 예산 부족

○ 지식관리 활동에 대한 기관장 및 직원의

관심 부족

○ 시스템 구축 위주의 지식관리 추진

○ 지식과 경험의 체계적 활용 필요성에 대한

인식과 노력 부족

＊ 총 66개 기관에서 KM 운영, 23개 기관이 행자부의

정부지식관리센터(GKMC)와 연계 운영중(‘04.7)

개선방안

< 지식의 충실한 등록 및 관리 >

○ 주요 보고서, 문서, 통계자료 등 업무수행에

필요한 각종 자료의 충실한 등록

○ 우수 지식 등록자에 대한 인센티브 부여

○ 등록지식의 정제기능(Filtering) 강화

- 지식승인 기준 제시, 지식전문가 운영 등

< 등록지식의 이용 활성화 >

○ 객관적이고 공정한 평가체계 구축

○ 현실적이고 풍부한 인센티브 부여

○ 사용자 위주의 시스템 보강

- 사용자 기호에 맞는 검색기능 보강 등

※ ‘03. 12월 시행한 ꡔ정부지식관리 활성화 지침ꡕ과 연계하여 추진

－22－

▣ 정부지식관리에 관한 인식 (각 부처 공무원 약 1천명 대상 온라인 설문조사, ’04.6월)

◦ 공무원들이 직무관련 지식과 경험을 주로 어떤 형태로 공유한다고 생각하십니까?

① 당사자간 대화(전화, 이메일 포함) (44%) ② 보고서 등 자료제공․열람 (38%)

③ 정부지식관리시스템(KMS) (14%)

◦ 공무원들의 지식활동을 저해하는 가장 큰 요인은 무엇이라고 생각하십니까?

① 지식에 투자할 수 있는 시간부족(본연의 업무 과다) (37%)

② 부서 이기주의, 권위주의 등 칸막이식 조직문화 (32%)

③ 지식관리의 필요성․중요성에 대한 인식부족 (27%)

◦ 귀하가 지식관리시스템(KMS)에서 가장 많이 열람 또는 이용하는 지식은 무엇입니까?

① 업무관련 경험이나 노하우(暗黙知) (39%)

② 각종 문서, 보고서, 계획서 등 기록자료 (27%)

③ 법령, 예산, 통계 등 참고자료 (14%)

－23－

◦ 귀하께서 지식관리시스템(KMS)에 등록해 주길 바라는 지식은 무엇입니까?

① 업무관련 경험이나 노하우(暗黙知) (59%)

② 각종 문서, 보고서, 계획서 등 기록자료 (21%)

③ 일상생활에 유익한 지혜나 정보 (10%)

◦ 지식관리시스템(KMS)이 잘 운영되고 있지 않다면 가장 큰 이유는 무엇이라고 생각하십니까?

① 등록된 지식․정보의 내용이 빈약하기 때문에 (36%)

② 잘 알려져 있지 않기 때문에 (33%)

③ 시스템 접속 등 이용이 불편하기 때문 (11%)

④ 민간의 정보시스템이 더 유용하기 때문에 (11%)

◦ 바람직한 지식관리시스템(KMS)의 활성화 방안은 무엇이라고 생각하십니까?

① 유용한 지식․정보의 충실한 등록․관리 (40%)

② 정보공유의 조직문화 확산 (21%)

③ 우수 등록 및 이용자에 대한 인센티브 부여 (18%)

④ 전자문서 결재시스템 등 다른 정보시스템과의 연계 (13%)

－24－

2-4. 개방형 ․ 복지형 사무환경 조성현황 및 문제점

○ 업무능률 측면에서 사무환경의 중요성에

대한 인식 부족

○ 직원 건강․복지를 고려한 사무환경 인식 부족 - 냉․난방, 조명, 환기, 소음 등 개선에 미온적 - 책상, 의자 등 배치에 소홀

○ OA기기, 업무중심의 획일적인 배치

- 계급 중심의 T자형 자리배치

- 지식공유 또는 動線 고려 미흡

○ 동일 局內 부서간 정보공유․의사소통 미흡 ○ 고객(시민)의 편의성 또는 접근성 저하

○ 여성․장애인을 위한 편의시설 등 부족

개선방안

< 직원의 복지향상 측면 >

○ 직원 건강을 고려한 사무환경 조성

- 적정한 냉․난방, 환기, 소음기준 마련․점검 - 휴게실, 체육시설 등 후생복지 시설 확충

- 動線과 직원건강을 고려한 OA기기 배치

< 토론과 학습의 확대 측면 >

○ 토론과 지식공유형 책상 배치

- T자형 자리배치 대신 다양한 방식 개발

○ 실․국 중심의 大사무실 지향 < 대민 서비스 개선 등 >

○ 고객(시민)의 접근성․편의성을 최대한 확보 ○ 여성, 장애인 등 소수 또는 약자를 배려하는

편의시설 확충

＊ 정기적인 고객(직원, 방문객) 만족도 조사 실시

－25－

< 그림 > 책상배치의 다양한 방법

〈토론 중심형〉

〈개별 분업형〉

－26－

3. 참여와 수평적 협력

3-1. 정책과정에 이해관계자의 참여 확대


○ 정책과정에 대한 이해관계자의 참여 욕구

및 필요성이 확대되고 있으나

- 이해관계자 및 전문가의 참여 미흡 등으로

저항과 갈등 및 정책실패 초래

○ 정책의 성공 및 실패요인에 대한 분석 및

사례연구가 취약하여

- 실패를 반복하고, 성공사례 확산에 한계

○ 참여과잉 또는 부재 등 참여 불균형

○ 정책의 취지와 내용을 제대로 알리지 않아

오해와 갈등 초래

○ 갈등 발생 후에서야 새로운 대안 모색

○ 정책관리에 관한 절차나 매뉴얼 부재

개선방안

< 정책에 대한 이해와 공감대 확대 >

○ 설문조사, 인터뷰, ARS 등을 통한 의견수렴,

만족도 조사 등 실시

○ 정책 확정전 Pilot Study 등 문제점 보완

< 정책사례 분석과 관리 매뉴얼 운영 >

○ 성공 및 실패사례 원인 분석 및 공유

○ 정책관리 프로세스 등 매뉴얼화

○ 정책유형별 참여방안과 절차 마련

○ 교육과정에 정책사례연구과정 신설 등

< 효과적인 정책 홍보 >

○ 이해관계자의 대표성 있는 참여 확대

○ 정책내용에 대한 충분한 홍보

－27－

◦ 홍보를 생색내기로 조금 쑥스러워 하는 경향이 없지 않아 있다고 생각합니다. 이것은 생색내기가

아니라 정책의 수용성과 효율성을 높이기 위해 반드시 필요한 절차입니다. 정책에 대해 호감을 가진

국민과 정책을 추진해 나가야 성공하는 것이지, 잘 모르거나 반감을 가진 국민과 정책을 수행해

나간다는 것은 거의 성공 가능성이 없습니다.

◦ 局은 局대로, 課는 課대로, 개별담당자 한사람 한 사람이 자기의 고객을 설득해 나가려는 자세로

이해관계자, 전문가 집단, 일반 국민, 매체 관계자를 설득해야 합니다.

…………………………………………………………………

◦ 다른 부처에서 하고 있는 일을 ‘우리 부처는 잘 몰라’ 하는 것 보다는 전 부처 공무원들이 중요한

쟁점이 된 정책에 관해서 깊이 이해하고, 일가친척․동창생․동료라도 확실하게 설득해서 국가가 하나가 되어야 합니다.

< 부처 업무보고시 (2004. 2) >

대통령 말씀

－28－

《 Policy Process 참여 모델 》

정보제공 의견 수렴 ․ 협의 적극적 참여

정책입안 ꋯ정책백서 ․자료 제시ꋯ행정 ․입법예고ꋯ설문조사ꋯ의견수렴

ꋯ정책제안 ․대안 제시ꋯ현안에 대한 토론

정책집행 ꋯ새로운 정책 홍보ꋯ이메일 ․뉴스레터ꋯ제도개선 협의회 등 운영

ꋯ집행과정 모니터링ꋯ집행업무 민간위탁ꋯ민관합동 집행조직

정책평가 ꋯ평가과정 및 참여방법 안내

ꋯ인터넷 설문 ․토론ꋯ평가위원회 ․간담회 ꋯ민관합동평가 등

－29－

3-2. 부처(부서)간 협력 및 이해증진


○ 정책목표에 대한 부처간의 시각차이 또는

부처 이기주의 등으로 갈등 및 실패 초래

○ 부처 및 부서간 칸막이 문화로 정보와

경험이 공유되지 못하고 시행착오 반복

○ 갈등 조정 절차나 제도가 취약

○ 부처간 정보 및 인력 등의 교류 미흡

○ 새로운 업무영역 선점을 위한 갈등

- 법령제정 등을 통한 영역 다툼 등

○ 총괄 조정부서와 사업추진 부서간의 갈등

개선방안

< 갈등조정 시스템 마련 >

○ 협의가 필요한 정책현안 리스트 작성

○ 부처(부서)간 정책현안 협의체 운영

○ 조정을 위한 프로세스, 매뉴얼 운영

○ 조정의 최종시한 명시

○ 국민 배심원제, 공무원 배심원제 운영

< 상호 이해와 협력을 위한 활동 >

○ 갈등 직위․부처간 상호 인사교류 등

○ 갈등부처간 교환 교육, 견습 프로그램

○ 단계별 관계부처(부서) 조정회의 운영

○ 부서간 연찬회, 체육대회, 토론회 개최

○ 공동으로 공청회, 보고, 여론조사, 입법추진

－30－

4. 업무프로세스의 개선


○ 업무프로세스 개선 필요성에 대한 인식 부족

- 불합리한 업무절차 상존으로 행정 낭비

및 국민 불편 초래

○ 업무프로세스재설계 교육에도 불구하고

각 기관내 업무재설계 확산 미흡

- 기관장 및 직원의 관심과 이해 미흡

- 잦은 인사이동으로 전문인력 부재

- 업무 감축 등에 따른 불이익 우려

- 교육 참가에 그치고 기관내 확산 미흡

※ 행정업무프로세스 재설계(PAPR)

업무처리절차를 알아보기 쉽게 표시한 다음,

중복․낭비적 요인을 발굴, 합리적으로 개선하는 활동 (간소화, 표준화, 정보화, 폐지 등)

개선방안

< 전문가 양성 >

○ 기관별 전문인력을 양성, 자체 업무프로세스

재설계 능력 배양

- 교육 이수자의 활용 등 전문성 제고

- 기관별 자체교육을 위한 관심 및 노력

< 현장 실천 및 업무혁신 >

○ 기관내 업무프로세스 혁신의 적용 및 확산

- IT 기술을 이용, 업무절차 개선 등

○ 공통업무에 대해서는 행정자치부에서

표준프로세스 개발 및 보급

< 우수사례 확산 >

○ 기관별 실천사례 평가 및 인센티브 부여

- 우수사례 소개 및 정부포상 지원

- 지식관리시스템(KMS)와 연계 활용

※「행정업무프로세스재설계(PAPR) 매뉴얼」참고 : ‘03.12월 발간․배부 (행자부 홈페이지/행정개혁/능률행정 게시)

－31－

《 기관별 행정업무프로세스재설계(PAPR) 활용계획 》

❖ 추진방법대상업무 선정

․대상업무별 프로세스

재설계팀 구성(4～5명)

- 교육이수자, 대상업무

담당자, 전임자, 혁신

담당자 등

․추진기간 : ’04.7～9월

․정부혁신위원회의 행정

개혁 아젠다 추진 반영

․국무조정실 기관평가 반영

․표준업무프로세스 개발

․우수모델 포상 및 공유

․2개 대상업무

- 각 기관 공통업무 1

- 기관 자율선정업무 1

․일하는 방식 개선 실태

조사와 병행(’04.10월경)

행정자치부 지원

기관별 추진 실 태 조 사 결과 활용

※ 대상업무 : 2개 단위업무 (전 행정기관 공통추진 1개, 기관 자율선정 1개)

○ 전 행정기관 공통추진 대상업무 : 아래 4개 업무중 1개 선택 (PAPR기법교육(‘04.6월)시 분임별 추천업무)

【일반업무】① 자체업무평가절차 ② 목표관리제 운영 【제도개선업무】① 행정정보공개 ② 물품불용결정 및 처분

○ 기관 자율선정 대상업무(1개) : 해당 기관에서 선정하는 업무

- 선정범위 : 수평/수직프로세스에 관계없이 자율적으로 선정

- 선정기준 : 각 기관에서 공통적으로 수행하는 업무가 아닌 해당 기관 고유기능중에서 선정

－32－

《 주요사업별 행정개혁본부의 지원사항 》

분 야 실 천 과 제 개혁본부 지원사항 비 고


• 불필요한 일 버리기의 전략적 추진

․토론․회의매뉴얼 제작․배포

․우수사례의 발굴 및 확산능률행정과

• 회의문화 개선

• 보고업무 개선

• 결재제도 개선


• 토론의 일상화 ․혁신사례 학습단 운영 능률행정과

• 권위주의 행정문화 청산 ․진단․변화관리 프로그램 운영 조직진단과

• 지식관리(KM) 활성화 ․실태조사 및 고도화 사업 추진 능률행정과

• 개방형․복지형 사무환경 조성․전문가 의견수렴 및 사례조사

사무환경개선을 위한 가이드북 마련능률행정과

참여 및 수평적 협력 강화

• 정책과정에 이해관계인의 참여 확대․시민평가단제, 행정서비스스탠다드제

등의 개발․확산

참여정책과

시민협력과

• 부처(부서)간 수평적 협력 증진․혁신워크숍 등 부처간 의사소통

활성화 기회 마련혁신총괄과

업무프로세스 개선 • 업무프로세스 기법 교육 실시 및

업무프로세스 적용을 통한 업무재설계

․행정업무프로세스재설계기법

순회교육 실시(‘04. 6～10)능률행정과

Ⅲ. 행정사항



－35－

Ⅲ. 행정사항

❖ 각 기관별 ｢일하는 방식 개선｣ 실천계획 수립 및 시행 ○ 기관별 실정에 맞는 과제를 선택 또는 자체개발하여 추진

○ 4대 분야별로 최소 1개 이상씩 선택, 총 4개 분야 4개 이상의 과제를 자율적으로 실천

❖ 업무프로세스재설계(PAPR) 대상업무 제출 (’04.7.23.까지) ○ 업무프로세스재설계 활용계획(p31)에 따라 재설계 대상업무명(공통 1, 자체 1)과 각각의 프로세스개요서를 ’04.7.23.까지

FAX(3703-5532) 및 E-mail([email protected])로 행정자치부 능률행정과로 제출(프로세스개요서는 PAPR 매뉴얼 참조)

❖ 추진현황 확인 및 평가 (‘04. 10~11월) ○ 주 관 : 행정자치부(중앙부처, 시․도, 시․도교육청) * 시․군․구에 대한 추진실태 확인은 시․도에서 담당 ○ 국무총리실 정부업무평가(기관관리역량평가, 시․도 합동평가) 등 각종 혁신추진활동평가와 연계

※ 평가일정 등 세부계획은 추후 공지

❖ 우수기관 및 유공공무원 포상 (‘04. 12월) ○ 4대 분야별 포상 예정 : ① 불필요한 일 버리기 ② 유연하고 탄력적인 조직문화의 창출

③ 참여 및 부처(부서)간 수평적 협력 증대 ④ 업무프로세스 개선 활동 등

※ 구체적인 포상규모와 시기 등은 관계부서 협의 후 추후 통보 예정

❖ 우수사례집 발간 및 벤치마킹 확대 ○『일하는 방식 확 바꿔봅시다 Ⅳꡕ 발간 및 배포 예정(’04. 12월)

－36－

《｢일하는 방식 개선｣ 업무 흐름도 》

지침 시행(‘04. 7)

행정자치부(능률행정과) 중앙행정기관(혁신담당관실)

시․도(담당부서) 시․도교육청(기획부서)

지침 전파(‘04. 7)

중앙행정기관시․도

시․도교육청

중앙부처 제1,2차 소속기관 특별지방행정기관

시․군․구 시․군․구교육청

자체계획수립 및 시행(‘04. 7～ )

모든 기관 모든 기관

추진현황조사 및 평가(‘04. 10～11)

행정자치부시․도

시․도교육청

중앙행정기관, 시․도

시․군․구 시․군․구교육청

우수기관 및 유공자 포상(‘04. 12)

행정자치부

－37－

< 국민과 대화하는 정부, 일 잘하는 정부 > < 신뢰받는 정부 >

불필요한 일

버리기

유연하고 탄력적인

조직문화

업무프로세스

개선

참여와 수평적

협력

변 화 와 혁 신 의 동력 창출

행정수요 행정공급

다양하게 변화하는 행정수요에 정부의 서비스 공급이 탄력적으로 대응

불필요한 일행정서비스

사각지대

－38－

붙임 1 >

《 추진현황 점검 및 평가항목(안) 》

분 야 실 천 과 제 주요 평가항목 비 고


• 불필요한 일 버리기의 전략적 추진

• 과제 선정의 적정성

• 기관장의 의지와 관심

• 추진지원 활동 및 체계

• 추진실적

• 인센티브 부여 실태

• 회의문화 개선

• 보고업무 개선

• 결재제도 개선


• 토론의 일상화

• 권위주의 행정문화 청산

• 지식관리(KM) 활성화

• 개방형․복지형 사무환경 조성

참여 및 수평적 협력 • 정책과정에 이해관계인의 참여 확대

• 부처(부서)간 수평적 협력 증진

업무프로세스 개선 • 업무프로세스 기법 교육 및

업무프로세스 적용을 통한 업무재설계

붙임 2 >

《 과제별 담당자 연락처 》

분 야 실 천 과 제 담당자 전화번호 E-mail 주소



이은영

전인철3703-4685

[email protected]

[email protected]

회의문화 개선

보고업무 개선

결재제도 개선


토론의 일상화 이은영전인철

3703-4685권위주의 행정문화 청산

지식관리(KM) 활성화박대영연난희

[email protected]

[email protected]

개방형․복지형 사무환경 조성이은영전인철

3703-4685

참여 및 수평적 협력 강화정책과정에 이해관계인 참여 확대 이은영

정지만3703-46853703-4682

[email protected]

[email protected]부처(부서)간 수평적 협력 증진

업무프로세스 개선 PAPR 적용을 통한 업무프로세스재설계 전인철 3703-4685

－40－

월에 발표된 대통령비서실 - kipe.re.kr¼하는방식개선지침.pdf · 불필요한...

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